OBSERVACIONES DE LA EMPRESA SIGNAL SECURITY TECHNOLOGY S.A., DE FECHA MARTES 16 DE MARZO DE 2010:

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1 OBSERVACIONES DE LA EMPRESA SIGNAL SECURITY TECHNOLOGY S.A., DE FECHA MARTES 16 DE MARZO DE 2010: Bt Security es una compañía de seguridad electrónica Cuya sede principal está ubicada en Bogotá con sedes en Medellín, Cali, Barranquilla y Ecuador y estamos interesados en participar en la LICITACIÓN PUBLICA, por lo cual me gustaría ponerme en contacto con el Jefe de Sistemas para verificar la cantidad de materiales conocer si existen planos y diseños previos. Nos permitimos informarle que para verificar las cantidades debe desplazarse hasta las instalaciones del ITM en el campus fraternidad en Medellín. No hay diseños ni planos. OBSERVACIONES DE LA EMPRESA BT SECURITY TECHNOLOGY S.A., DE FECHA MIÉRCOLES 17 DE MARZO DE 2010: Actualmente estamos interesados en participar en la LICITACIÓN PUBLICA, por tal motivo siguiendo con el cronograma previsto en este proceso enviamos las Observaciones al Proyecto de Pliegos, estas Observaciones y aclaraciones descritas por BT se describen a continuación en azul : OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGOS BT SECURITY TECHNOLOGY S.A. Licitación Pública 001 de 2010 Ítems extraídos del pliego denominado: PPC_PROCESO_ _ _ El presupuesto oficial es de $ incluido el IVA 1.3. PRESUPUESTO OFICIAL. El INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO ha estimado el presupuesto oficial para esta contratación de licitación en la suma de $ , respaldados en la disponibilidad presupuestal No. 445 de 2010, expedida por el Jefe del Departamento Financiero OBSERVACIONES -BT// el precio anterior es después de IVA? 1

2 7.4. Forma de Pago El pago se hará una vez recibido los trabajos a entera satisfacción por el ITM. OBSERVACIONES -BT// las condiciones comerciales de pago es posible que se reconsidere como mínimo en 2 pagos con los porcentajes que Uds. consideren pertinentes, uno denominado anticipo y el ultimo contra entrega de equipos y recibido a satisfacción de la solución total, lo anterior ayudaría a cualquier proponente en este proceso administrar su gestión, administración y el flujo de caja del proyecto. Ejemplo: 50% Anticipo, 50% contra entrega de equipos y recibido a satisfacción de la solución total. El pago del 100% del valor del contrato se hará una vez terminada la obra y entregada a satisfacción al interventor del contrato. Por ningún motivo se dará anticipo. FORMATO N 5 FICHA TECNICA DE ESPECIFICACIONES, ITEM 7: Cantidad 1. Presupuesto $ Suministro e instalación de software para administración, configuración y programación del sistema. La aplicación debe ser compatible con la plataforma Windows 2008 R2 y base de datos SQL La aplicación una vez instalada quedará de propiedad del ITM, incluyendo los archivos fuentes. OBSERVACIONES -BT// El Software que ofrecerá BT será compatible con lo descrito, sin embargo el Servidor ó PC y la base de datos SQL es suministrado por ITM?, lo anterior se debe a que no se menciona en ningún Ítem el suministro de estos elementos, adicionalmente no se menciona las características técnicas del Servidor ó PC el cual es crucial para el buen desempeño de la plataforma del sistema de control acceso. El proveedor o contratista solo suministra el software, la plataforma de servidores así como el sistema operativo y el motor de base de datos no hace parte de este contrato. FORMATO N 5 FICHA TECNICA DE ESPECIFICACIONES, ITEM 8: Cantidad 1. Presupuesto $ g) El proveedor deberá tener en cuenta en su propuesta que las cantidades de materiales son aproximadas para 102 puertas, en caso de que se requieran materiales adicionales a los contemplados en los estudios y pliegos de 2

3 condiciones para el ITEM 1, el contratista deberá suministrarlos sin ningún costo adicional. Para verificar la cantidad de materiales el proponente podrá hacer su propio levantamiento en el campus Fraternidad del ITM, previo contacto con el jefe del departamento de sistemas. OBSERVACIONES -BT// de acuerdo a lo descrito en donde se comenta que las cantidades son aproximadas y en donde ratifican que los materiales adicionales deberán ser asumidos por el contratista, BT pone a su consideración realizar una visita en campo la próxima semana 23 ó 24 que nos permita determinar y evaluar bajo planos las posibles rutas que justifiquen que las cantidades solicitadas de (cableados, tuberías y canaleta) son las apropiadas. Adicionalmente que nos permita evaluar las cantidades de Obras civiles requerida para la adecuación en la implementación del sistema de control de acceso, lo anterior de acuerdo a lo descrito en el Ítem 1. Es importante que también se reconsidere colocar por separado en las cantidades el rubro de las Obras civiles ya que este no se describe en ningún Ítem del pliego, ó que se describa en el pliego como desean que se maneje este rubro, lo anterior para las comparaciones de costos 1 a 1 que hayan lugar. El proveedor puede hacer la visita al campus Fraternidad el 23 o 24 de marzo para hacer sus verificaciones de cantidades como se contempla en las observaciones del pliego. Se le solicita confirmar el día y la hora al teléfono Departamento de Sistemas o al raulsalazar@itm.edu.co. Las obras civiles son mínimas y no requieren discriminarse por separado. Como se aclara en los pliegos el ítem contempla las canchas, resanes y acabados de muros. La comparación es posible ya que el proponente debe cotizar el ítem incluyendo las obras civiles a que haya lugar. h) La solución total debe entregarse funcionando e integrada entre los dispositivos de hardware y la aplicación de software; además, deberá tener en cuenta que el ITM tiene en la sede de Robledo un sistema (WINPACK) funcionando similar al solicitado y que el sistema a proponer deberá ser compatible en cuanto a lectoras, carnets y sistema de administración, es decir, el carnet que se utilice en Robledo debe poder utilizarse en Fraternidad. El sistema de software y base de datos debe permitir el registro de mínimo 10 franjas horarias los 7 días de la semana para mínimo 2000 usuarios (docentes, administrativos). 3

4 OBSERVACIONES -BT// de acuerdo a lo descrito las bases de datos de Robledo y Fraternidad fusionaran en forma separa?(sic) Robledo tiene un sistema y una base de datos, Fraternidad debe contar con otro sistema y otra base de datos pero compatibles. Para determinar que la compatibilidad de los carnet que utilizan en Robledo puedan ser utilizados en Fraternidad se debe especificar en las cantidades: la marca y referencias de las Lectoras de proximidad Mifare y las tarjetas que actualmente están utilizando en la sede de Robledo, sin embargo en el FORMATO N 5 FICHA TECNICA DE ESPECIFICACIONES, ITEM 2 y 4 están especificando las tarjetas de proximidad pero en el Item 2 no se especifica marca., estas referencias son las mismas que están utilizando en la sede de Robledo?. Si son las mismas que se utilizan en Robledo, el proponente puede cotizar otras marcas siempre y cuando cumpla los estándares de calidad y características técnicas de compatibilidad. NOTA: Lo anterior se debe a que por experiencia, todas las marcas tienen soluciones que funcionan con una frecuencia de operación 13,56 Mhz, pero su protocolo de comunicación son propietarios, en resumen las Tarjetas de proximidad y las Lectoras de proximidad deberán ser de la misma Marca, lo anterior podría ser aclarado en la visita de campo propuesta. OBSERVACIONES DE LA EMPRESA DIEBOLD, DE FECHA MIÉRCOLES 17 DE MARZO DE 2010: Frente al proceso cuyo objeto es el de Suministro e instalación de un sistema de dispositivos electrónicos para el control de acceso en 102 espacios del campus Fraternidad, de conformidad con las especificaciones técnicas contempladas en los pliegos de condiciones., solicitamos de manera muy respetuosa aclarar el alcance del objeto, pues vemos falta de claridad en la descripción técnica de la solución, toda vez que en los pliegos de condiciones la única especificación técnica encontrada que nos permita construir la solución de control de acceso se limita a: 4

5 Cada dispositivo corresponde a una puerta y los 102 dispositivos deben formar un sistema integrado que permita abrir las puertas individualmente o por grupos con tarjeta inteligente o activarse desde una terminal de computador. Para que el sistema entre en funcionamiento el proveedor deberá suministrar todos los materiales y hacer todas las obras físicas, incluyendo canchas en muros para empotrar tubería y los resanes y acabados correspondientes, entre otros, el contratista debe deberá suministrar los siguientes materiales: Esto definitivamente carece de definición de arquitectura a nivel de software, hardware, certificaciones que debe cumplir, cantidad de usuarios, conectividad, solo se limita a enumerar cantidad de dispositivos, Por lo anterior solicitamos nos informen donde está disponible esta especificación con la cual se elaboró el proyecto, así como lo especifican en los insumos de tarjetas, impresoras y Tanto los estudios previos como el proyecto de pliegos indican claramente las especificaciones de la solución a cotizar. Las obras civiles son mínimas y no son influyentes en los precios unitarios para el ítem 1, no obstante si el proponente lo estima conveniente puede hacer su levantamiento como se estipula en el literal g de las observaciones de las especificaciones técnicas. OBSERVACIONES DE LA EMPRESA GRUPO VERYTEL S.A., DE FECHA MIÉRCOLES 17 DE MARZO DE 2010: Respetuosamente solicitamos ampliar las actividades de experiencia específica del proponente (numeral 8.3.4) a actividades de suministro e instalación de dispositivos de seguridad electrónica. Lo anterior debido que la mayoría de proyectos incluyen además de sistemas de control de acceso otros sistemas dentro del área de seguridad electrónica como CCTV, sistemas de alarmas de intrusión, etc. Por lo tanto y en busca de una mayor pluralidad de oferentes que beneficia al Instituto Tecnológico Metropolitano ITM, solicitamos se tenga en cuenta esta observación. Se acepta que la experiencia sea en suministro e instalación de dispositivos de seguridad electrónica. 5

6 OBSERVACIONES DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ- ETB S.A ESP, DE FECHA JUEVES 18 DE MARZO DE 2010: Son 102 puertas. Cada espacio solo tiene una puerta. La Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá- ETB S.A ESP, está evaluando los pre pliegos presentados por ustedes para la licitación 001 de 2010 Suministro e instalación de un sistema de dispositivos electrónicos para el control de acceso en 102 espacios del campus fraternidad. Después de analizarlos presentamos las siguientes observaciones: 1. Por favor darnos el número exacto de las puertas requeridas para los 102 espacios (Cada espacio tiene una sola puerta o mas de una). 2. Para el diseño del proyecto sería de gran importancia conocer los planos arquitectónicos donde aparezcan entre otras cosas las distancias aproximadas entre los espacios. No existen planos. Las obras civiles son mínimas y las cantidades de obra no son influyentes en los precios unitarios del ítem 1. El proponente para efectos de verificación puede hacer su propio levantamiento. OBSERVACIONES DE LA EMPRESA GRUPO UNIÓN, DE FECHA JUEVES 18 DE MARZO DE 2010: Por medio de la presente UNIÓN ELÉCTRICA S.A. a continuación presenta las siguientes observaciones relacionadas con el Proyecto de Pliegos del asunto en mención. 1. Dado a que el objeto del contrato esta relacionado con sistemas de seguridad electrónica (control de acceso) y para dar cumplimiento al Articulo 54 del Decreto 356 de Febrero de el cual establece como obligación para las personas que realizan actividades de fabricación, importación, comercialización, instalación y arrendamiento de equipos para la vigilancia y seguridad privada, registrarse en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, se hace necesario con ello dentro de los requisitos de participación del presente proceso de contratación que los posibles oferentes presenten copia del registro ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada vigente que les permita desarrollar las actividades relacionadas con el presente proyecto. 6

7 No se acepta la solicitud. El proyecto no es de seguridad privada es un proyecto de administración de espacios a partir de controlar los accesos por medios electrónicos. 2. En el numeral Capacidad Financiera, en uno de sus apartados se menciona lo siguiente: Índice de Endeudamiento Para que la propuesta sea considerada ADMISIBLE el endeudamiento deberá ser menor al 70% Para consorcios y uniones temporales todos sus integrantes deben cumplir con este requisito. En caso contrario se calificara como NO ADMISIBLE Estos datos serán tomados del Balance General del 31 de Diciembre de 2008 Respecto a ello solicitamos por favor aclarar nos si los indicadores financieros objeto de evaluación serán calculados a partir del Balance General de 2008 ó 2009, además solicitamos muy comedidamente sea flexibilizado dicho requerimiento para el índice de endeudamiento para con ello permitir mayor pluralidad de oferentes y de paso nuestra participación. Lo anterior en razón de que basados en las exigencias actuales planteadas para este indicador financiero, empresas como la nuestra, con una alta trayectoria en el mercado de la seguridad electrónica, quedarían por fuera. Adicional a ello, por varios años nuestra empresa ha hecho parte de varios proyectos desarrollados con el ITM en este area de la seguridad electrónica, incluyendo la prestación de servicio de soporte tecnológico. Sugerimos por favor que dicho indicador financiero sea flexibilizado en lo posible para permitir nuestra participación: Si los cálculos serán partir del Balance General de 2008, nuestro índice de endeudamiento es de 74,9%. 7

8 Si los cálculos serán partir del Balance General de 2009, nuestro índice de endeudamiento es de 78,7%. En caso de no ser posible acceder a dicha solicitud, en su defecto flexibilizar el requerimiento para el caso de consorcios o uniones temporales de la siguiente manera: Para el caso de consorcios o uniones temporales, la modalidad asociativa deberá cumplir con este requisito, a partir de la ponderación de los valores de cada una las empresas que conforman la modalidad asociativa y que son utilizados en la formula para el calculo del indicador (Ej: ((Σ Pasivos Totales) / (Σ Activos Totales))*100. Lo anterior en razón de que la idea de conformación de una modalidad asociativa es unir sinergias en todo sentido en aras afrontar un proyecto. Por favor tener también presente lo anterior (ponderación de los valores) para los demás indicadores financieros solicitados (Patrimonio, Liquidez, Capital de Trabajo). Consideramos que si la idea a partir de estos indicadores es garantizar la integridad y estabilidad del proyecto, dichos indicadores no son un referente representativo para ello (considerando que estos indicadores difieren en gran medida entre las empresas, debido al tipo, tamaño y envergadura de los proyectos que afrontan, entre otros factores), existiendo otras maneras de garantizarlas, como lo es a través de las diversas pólizas que se expiden durante todas las etapas del proyecto. Se aclara que la verificación de los indicadores se hará con los datos informados en el Balance General a diciembre 31 de Frente al índice de endeudamiento solicitado por el Instituto, se informa que la solicitud no es admisible y por tanto no será objeto de modificación en el pliego de condiciones. 3. En el FORMATO No.5 FICHA TECNICA DE ESPECIFICACIONES en el apartado de OBSERVACIONES, se menciona que los equipos a ofertar en la sede de Fraternidad deberán ser compatibles con la plataforma de control de acceso actualmente existente en la sede de Robledo correspondiente al WINPACK, para que de esta manera allá integración de los dos campus, integración que debe ser a nivel de hardware y software. 8

9 Basados en ello y debido a la envergadura del proyecto dentro de la operación del ITM, solicitamos que dentro de la exigencia de experiencia solicitada en el numeral Experiencia Especifica del Proponente, se solicite acreditar dentro de las experiencias como mínimo un (1) contrato ejecutado con la plataforma WINPACK, garantizando con ello la idoneidad de los posibles oferentes en este tipo de plataforma de control de acceso. No se acepta la solicitud. La experiencia solicitada es suficiente y el proyecto se recibe funcionado y con soporte y mantenimiento de un año incluido en el valor del contrato. OBSERVACIONES DE LA EMPRESA IDENTICO S.A., DE FECHA JUEVES 18 DE MARZO DE 2010: Atendiendo el interés que nos asiste como proveedores de la solución solicitadas por ustedes en el proyecto de pliegos de la referencia, respetuosamente nos permitimos elevar las siguientes observaciones: Observación No Forma de Pago El pago se hará una vez recibido los trabajos a entera satisfacción por el ITM. Teniendo en cuenta que el desarrollo del proyecto implica el desarrollo de Obra Civil y en algunos casos la importación de algunos equipos, solicitamos que la forma de pago sea la siguiente: 50% a la Firma del Contrato como Anticipo, para lo cual se expedirá a favor del ITM una póliza de buen manejo del anticipo. 50% Una vez recibido los trabajos a entera satisfacción por el ITM. El pago del 100% del valor del contrato se hará una vez terminada la obra y entregada a satisfacción al interventor del contrato. Por ningún motivo se dará anticipo. Observación No Experiencia especifica del proponente. Requisito habilitante Los proponentes deberán acreditar experiencia en contratos en ejecución o ejecutados en los últimos CINCO (5) años contados a partir de la fecha de cierre de esta contratación, en por lo 9

10 menos, una de las siguientes actividades: Suministro e instalación de dispositivos para control de acceso En el caso de Consorcios, Uniones Temporales u otra forma asociativa, solicitamos que La experiencia específica pueda ser certificada por uno de los participantes de la Unión temporal. Se acepta la solicitud siempre y cuando la experiencia certificada cumpla con el requisito de los pliegos. Observación No.3 Ficha Técnica Especificaciones. La solución especificada contempla cableado UTP CAT6 y cableado encauchetado 2x18AWG. En las plataformas corporativas de control de acceso, la comunicación entre lectoras y controladoras de acceso se hace a través del protocolo Wiegand. Por norma internacional, el cableado para este tipo de comunicación debe ser cable multifilar y apantallado, para tal fin recomendamos que sea empleado cable FTP stranded o el STP stranded en CAT5E o CAT6, de mayor calidad en la transmisión de información, facilidad de instalación y durabilidad. Solicitamos que el proyecto permita la utilización del Cableado sugerido que por norma internacional es empleado en las plataformas de control de acceso del protocolo Wiegand. Se acepta la solicitud puede ser cable UTP categoría 5e o 6 y será objeto de modificación en los pliegos. Observación No.4 Ficha Técnica Especificaciones. Controlador principal (incluye módulo de comunicaciones, ampliación de memoria, fuente de alimentación y batería de respaldo) Existen plataformas corporativas de control de acceso en las cuales las controladoras se implementan modularmente. Cada controladora de acceso cuenta con entradas para cuatro lectoras, y se comunican a través de interfaz 10

11 TCP/IP con el servidor principal del sistema. La plataforma permite manejar una cantidad ilimitada de controladoras de acceso, las cuales pueden estar distribuidas en diferentes bloques, edificios, pisos o inclusive sedes, lo cual permite minimizar los tramos de cableado para protocolo Wiegand. La escalabilidad de una solución que no dependa de una sola controladora principal minimiza costos en futuros proyectos; dado que controladoras modulares de menor tamaño hacen posible que la interface de una a otra sea más sencilla y económica, el proyecto actualmente planteado implicaría que para el desarrollo de un nuevos proyectos se deba incluir una controlador de alto costo para el nuevo desarrollo; en el caso expuesto por nosotros solamente se aumentaría las controladoras necesarias y la comunicación no requiere emplear grandes recursos para nuevos tramos de cableado y de obra civil Adicionalmente depender de 3 Controladoras principales implica que ante una eventual caída del sistema por daño o mal funcionamiento de una de las controladoras quedaría en un alto riesgo de perder el control en un alto número de puertas, lo que generaría un colapso en la solución, en caso contrario, cuando nos referimos a controladoras de menor tamaño, ante un eventual fallo el riesgo de generar inconvenientes en el control de acceso es mínimo. Dado lo anterior solicitamos que el proyecto sea presentado de manera tal que el numero de controladoras sean las necesarias para el buen funcionamiento, lo que no afecta el costo y si mejora notablemente la escalabilidad del mismo y minimiza el riesgo por operación. Además de presentar ahorros significativos en costos de cableado, obras civiles y escalabilidades futuras del Proyecto. Teniendo en cuenta el diseño y arquitectura del proyecto. Se acepta la solicitud y será objeto de modificación de los pliegos. Las cantidades contempladas en los estudios previos y en el proyecto de pliegos están ajustadas a las necesidades de los espacios, sin embargo, el proponente puede instalar las controladoras necesarias que garanticen el normal desarrollo de la solución. Observación No.5 Ficha Técnica Especificaciones. Las cantidades de tubería EMT, canaleta plástica, cableado y fuentes de alimentación especificadas en el documento suponen algún diseño previo de cableado y distribución de equipos. 11

12 Es necesario revisar dicho diseño, con el fin de validar las cantidades tubería, canaleta plástica, cableado y fuentes de alimentación requeridas para implementar la solución del proyecto teniendo en cuenta nuestras observaciones, presentadas en los párrafos anteriores. Es importante tener en cuenta que no basta con la solución de software y hardware. Por experiencia en proyectos similares se debe contemplar que los oferentes tanto de la solución de Software y Hardware, sean quienes garanticen la compatibilidad estructuras de transmisión de datos. Por tal motivo es necesario que el oferente presente el Software, Hardware y Cableado estructurado. No se acepta la solicitud. Las cantidades de obra obedecen a un levantamiento previo con holgura por eventos contingentes. La compatibilidad en las estructuras de transmisión de datos está contemplada en el proyecto de pliegos. Observación No.6 Ficha Técnica Especificaciones. El ITEM 7 del documento especifica que los archivos fuentes de la aplicación de software que permite la administración, configuración y programación del sistema serán propiedad del ITM una vez ésta sea instalada. Los códigos fuentes y las aplicaciones de software son propiedad del fabricante de la solución, y no es posible entregarlos o venderlos. Para el caso en que el ITM desee implementar requerimientos a futuro sobre la plataforma de control de acceso, ofrecemos el servicio de desarrollo de funcionalidades a la medida, o alternativamente podemos entregar el SDK (Software Development Kit) de la plataforma, sin costo adicional, para que el ITM realice sus propios desarrollos. Solicitamos se contemple en este punto la entrega de kit de desarrollo que le permitan al ITM realizar lo requerido para dar escalabilidad a la solución. No se acepta la solicitud. La indicación del ítem 7 es clara en el sentido que todo lo que el contratista entregue para el correcto funcionamiento de la solución queda de propiedad del ITM. 12

13 OBSERVACIONES DE LA EMPRESA SMARTCHIP S.A., DE FECHA VIERNES 19 DE MARZO DE 2010: Comedidamente solicitamos replantear las especificaciones del sistema de carnetización solicitado, puesto que la impresora Datacard CP40 solicitada sólo la comercializa la empresa Identificación Plástica S.A. en el País. La familia CP es una línea exclusiva de Datacard que sólo comercializa la mencionada compañía para el territorio Colombiano. En aras de la pluralidad de oferentes consideramos que el sistema de carnetización no debe tener marca ni modelos, y debe poder ofertarse cualquier sistema que cumpla o sobrepase las características funcionales solicitadas. No obstante su observación ser extemporánea, le informamos que no se acepta la solicitud. El equipo solicitado garantiza la compatibilidad con los equipos y carnets existentes Atentamente, RAÚL GILBERTO SALAZAR SALDARRIAGA Jefe Departamento de Sistemas LUIS FERNANDO ZULUAGA GUTIÉRREZ Secretario General Original firmada 13