Consolidación: Automatización del proceso

Transcripción

1 Consolidación: Automatización del proceso 2004 GLOBAL VALUE CONSULTING GROUP, S.L.U. Año

2 Automatizar la consolidación Indice Factores a tener en cuenta Cuando se debe tomar la decisión Pros y Contras Que problemas pueden aparecer y su solución Herramientas de consolidación Anexo 2

3 Objetivo Factores a tener en cuenta Explicar los factores a considerar en el proceso de consolidación. Nos vamos a centrar fundamentalmente en dos aspectos importantes del proceso: Consolidación en un grupo fiscal. Tecnología aplicada en el proceso de consolidación. Proceso Complejidad del proceso consolidación Optimización del proceso Grupo Necesidades crecientes de información Automatización del consolidado 3

4 Factores a tener en cuenta Automatización del proceso de consolidación Estructura del proceso de consolidación REPORTING INDIVIDUAL FILIALES INTRODUCCIÓN DATOS AL SISTEMA DE CONSOLIDACIÓN CONSOLIDADO ANTES DE IMPUESTOS ASIENTOS GRUPO FISCAL CONSOLIDADO DESPUÉS DE IMPUESTOS 4

5 Factores a tener en cuenta Reporting individual filiales ERP Captación información directamente desde ERP filiales Paquete consolidación Introducción automática paquetes individuales al sistema Otros Introducción manual en sistema consolidación 5

6 Factores a tener en cuenta Introducción datos al sistema EE FF filiales Tipos Cambio Homogeneización contable Sistema Consolidación IAS Información necesaria en el proceso de consolidación Transmisión automática de la información al sistema Información procesada en el sistema 6

7 Factores a tener en cuenta Consolidado antes de impuestos Sistema Consolidación BALANCE CONSOLIDADO ACTIVO PASIVO PÉRDIDAS Y GANANCIAS CONSOLIDADA DEBE HABER Procesamiento de la información en el sistema BAI Unidad Fiscal 7

8 Factores a tener en cuenta Asientos fiscales de consolidación EE.FF. Consolidados provisionales Impuesto devengado y a pagar Sociedades Grupo Fiscal (PACTO) Sociedades no Grupo Fiscal EE.FF. Consolidados definitivos BAI + consolidado Efecto impositivo de eliminaciones en el Consolidado mercantil = BDI o Resultado neto consolidado Efecto impositivo de eliminaciones Otros temas: activación de deducciones, regularizaciones, etc.. 1er proceso ERP Asientos fiscales en ERP de consolidación Proceso final ERP 8

9 Factores a tener en cuenta Consolidado después de impuestos Reporting BALANCE CONSOLIDADO ACTIVO PASIVO PÉRDIDAS Y GANANCIAS CONSOLIDADA DEBE HABER EE FF INDIVIDUALES Y CONTRIBUCIÓN INDIVIDUAL AL CONSOLIDADO BALANCE P Y G BDI CONSUMIDORES Y USUARIOS EXTERNOS INTERNOS ANALISTAS INSTITUCIONES Y MERCADOS ALTA DIRECCIÓN Y ÓRGANOS SOCIETARIOS CONTROL DE GESTION 9

10 Cuando se debe tomar la decisión Factores que nos llevan a tomar la decisión de Automatizar el Proceso de Consolidación. Creciente complejidad en la elaboración de Estados Financieros Consolidados (EE FF). Estados Financieros Consolidados como herramienta de gestión, versus mera información legal de la compañía. (planificación, presupuestación, elaboración de escenarios, etc.) Tendencia del mercado a dar una mayor importancia al Control Interno de las Empresa. (Ej.. Sabox). 10

11 Cuando se debe tomar la decisión Complejidad en la elaboración de los EE FF consolidados La información para confeccionar los EE FF consolidados proviene de muchas y diversas fuentes. (Países, Negocios, Sociedades, ) La diversidad de personas y fuentes de la información puede generar inconsistencias. (EE FF para información legal, diferentes, EE FF para presupuestación y gestión, diferente EE FF para planificación) Es necesaria la confección de los estados financieros consolidados de forma periódica y con una fuerte presión de tiempo. (De información legal anual, pasamos a información de gestión mensual, información a mercado trimestral, información de gestión, mensual) 11

12 Cuando se debe tomar la decisión EE FF consolidados como herramienta de gestión La información financiera deja de tener como objetivo único el ser información legal para convertirse en la base de la información de gestión. Por este motivo, se hace necesario una integración de los sistemas de gestión (sistemas comerciales, de compras, de inventarios, activos fijos ) dentro del sistema de información económica, tanto a nivel sociedad como a nivel grupo. Ya no existen sistemas independientes sino que la información de un sistema de gestión es la unidad de información más desagregada de un sistema de información económica. (Información desagregada - Sistema Comercial dentro de la información agregada - Sistema Contable - Sistema Consolidación) La información financiera, no sólo deber ser un fiel reflejo de la realidad actual del negocio, sino ser la base inicial de información para la toma de decisiones. Pasamos de concepto de sistema contable al concepto BPM (Business Performance Management), en el que la información económica es la base de la información de planificación, presupuestación, modelización de hipótesis, etc. 12

13 Cuando se debe tomar la decisión Eficiencia del Control Interno del Proceso Corriente legislativa que pretende mejorar transparencia y veracidad de la información que se presenta. (Ej.. USA Sabox, Europa IAS, etc... Se trata de evitar la posibilidad de introducir apuntes arbitrarios fuera de control en el proceso) Necesidad de tener un proceso que permita llegar desde los Estados Consolidados, resultado final del proceso, al origen de la información para realizar un seguimiento del proceso. Dada por un lado la complejidad creciente y por otro la presión de tiempo se hace imposible, sin una sustitución de muchos controles manuales descentralizados, por pocos controles centralizados automáticos. (Auditoría de sistemas y su funcionamiento versus auditoría de procesos manuales). 13

14 Pros y Contras Ventajas Rapidez. Flexibilidad. Mayor seguridad al establecer controles de acceso adecuados. Facilita la comunicación de la información. Información integrada. Se evitan islas de información. Ampliación de tipos de informes, simulaciones, y personalización de informes. Reducción de costes relativos. Mejora proceso de introducción datos y control interno, gran consumidor de tiempo y recursos. Desventajas Requerimientos mínimos de sistemas, procedimientos, etc... Barrera de entrada: inversión y cuota de mantenimiento. Los procesos manuales o semi-automáticos (hoja excel) son fáciles de entender e implementar. Todo el mundo sabe manejar hojas de calculo. 14

15 Problemas que pueden aparecer y su solución Problemas Duplicidad de información. Informes de gestión basados en hojas de cálculo propias en vez de en la información del sistema. Realidad heterogénea en grupo empresas. Dificultad en coordinar a todas las partes con especificaciones propias. Aversión al cambio en las sociedades del grupo, cuando no se percibe un beneficio propio. Proyecto con implicaciones de tal magnitud que excede el objetivo de inicial mecanizar una serie de procesos. Solución No permitir ninguna información dentro de la organización que no provenga de las fuentes oficiales y únicas. Establecer una cultura de grupo que considerando las especificaciones propias cuando sea imprescindible, establezca una forma de actuar homogénea. Informar sobre los objetivos de grupo obtenidos y los beneficios individuales que se derivaran. Considerar el proyecto estratégico. Apoyo de la Dirección ya que muchos de los cambios necesarios son globales para la organización. 15

16 Herramientas de consolidación Cognos Controller Cartesis Herramientas utilizadas para la consolidación de Estados Financieros por las empresas españolas 11% Hyperion 18% 40% Kalido SAP 31% Hoja de cálculo Sistemas empresariales (solución empaquetada) Aplicaciones desarrollo interno En vías de desarrollar o adquirir un sistema nuevo GEAC (Comshare) Hoja de Cálculo 16

17 Herramientas de consolidación COGNOS (FRANGO) HSBC UNION FENOSA AGBAR TELEFÓNICA INDITEX RICOCH CARTESIS DIAGEO RENAULT / NISSAN DANONE E-ON AIR FRANCE LÓREAL HILTON HYPERION FIAT GRUPO PRISA OTIS TAFISA VIRGIN PUMA OLYMPUS KALIDO SHELL UNILEVER HBOS PHILLIPS BP SAP HP T-MOBILE LUFTHANSA GEAC (COMSHARE) DIESEL NBC BDO SEIDMAN SWISSPORT 17

18 Global Value in our services San Juan de Ortega, 38 5º Madrid ESPAÑA 18