VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PLIEGOS DEFINITIVOS

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1 VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PLIEGOS DEFINITIVOS INVITACIÓN OFERTA PRIVADA PARA PROVEEDORES QUE SE ENCUENTREN INSCRITOS EN EL REGISTRO DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA OBJETO: CONTRATAR LOS SERVICIOS DE HOSPEDAJE Y ALIMENTACIÓN PARA LOS PARTICIPANTES DE LA CAPACITACIÓN ADAPTACIÓN AL CAMBIO CLIMÁTICO DEL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA Ibagué, Febrero de 2014

2 INDICE CAPITULO I 1 GENERALIDADES 1.1 RECOMENDACIONES PARA LOS PROPONENTES 1.2 INFORMACIÓN A LOS PROPONENTES 1.3 MODALIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN 1.4 OBJETO DE LA PROPUESTA Y ALCANCE 1.5 CANTIDADES Y ESPECIFICACIONES TECNICAS 1.6 PLAZO DE EJECUCIÓN 1.7 PRESUPUESTO OFICIAL 1.8 FORMA DE PAGO 1.9 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 1.10 PARTICIPANTES 1.11 LUGAR DE EJECUCIÓN 1.12 RESERVA DE DOCUMENTOS 1.13 INFORMACIÓN SUMINISTRADA A LA UNIVERSIDAD CAPITULO II 2 CRONOGRAMA DEL PROCESO 2.1 CONVOCATORIA VEEDURIAS CAPITULO III 3 CONDICIONES GENERALES 3.1 ADVERTENCIAS 3.2 CAUSALES DE INADMISIÓN 3.3 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS 3.4 IRREVOCABILIDAD DE LA PROPUESTA 3.5 INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL CONTRATO Análisis del Riesgo A. CONTRATISTA B. LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA 3.6 GASTOS A CARGO DEL CONTRATISTA.

3 CAPITULO IV 4 DOCUMENTOS JURIDICOS SOLICITADOS 4.1 DOCUMENTOS A PRESENTAR CON LAS PROPUESTA CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA (ANEXO 1) REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES RUP (Vigente) CÉDULA DE CIUDADANÍA O DE EXTRANJERÍA DEL REPRESENTANTE LEGAL INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES EN CASO DE CONSORCIO Ó UNIONES TEMPORALES PODER DEL PROPONENTE O QUIEN LO REPRESENTE CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA 4.2 DOCUMENTOS FINANCIEROS SOLICITADOS REGISTRO UNICO TRIBUTARIO RUT 4.3 DOCUMENTOS TECNICOS SOLICITADOS EXPERIENCIA DEL PROPONENTE 4.4 PROPUESTA ECONOMICA CAPITULO V 5 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS. 5.1 EVALUACIÓN JURÍDICA 5.2 EVALUACIÓN FINANCIERA 5.3 EVALUACION TECNICO DE LAS PROPUESTAS CAPITULO VI 6 CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS 6.1 CRITERIOS DE EVALUACION PORCENTAJE MÁXIMO CRITERIOS DE DESEMPATE REQUISITOS Y DOCUMENTOS PARA LA AUDIENCIA ANEXOS Anexo 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

4 Anexo 2 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Anexo 3 ESPECÍFICACIONES TÉCNICAS PROPUESTA ECONOMICA 1. GENERALIDADES CAPITULO I 1.1 RECOMENDACIONES PARA LOS PROPONENTES 1. Antes de preparar la propuesta lea cuidadosamente el pliego, esto le evitará errores u omisiones que impidan tener en cuenta su propuesta. 2. De manera general se recomienda a los proponentes tener en cuenta toda la información suministrada y las condiciones de ejecución para la elaboración de la propuesta; observar y cumplir todos los requerimientos legales, jurídicos, técnicos y económicos señalados en este documento. 3. Verifique que no se encuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad y prohibición constitucional, legal o reglamentaria para contratar con la. 4. Antes de entregar la oferta, verifique que se hayan incluido la totalidad de documentos exigidos. Revise si están debidamente firmados, actualizados, etc. y preséntelos siguiendo el orden señalado en el Pre pliego. 5. Revise la garantía de seriedad de la oferta: la vigencia, el valor asegurado, el beneficiario, el tomador y el objeto de la misma, fírmela antes de incluirla en la propuesta. 6. La carta de presentación de la propuesta debe ser firmada por el proponente persona natural, o por el representante legal de la persona jurídica. Su nombre será verificado con el que aparece en la cédula de ciudadanía y el certificado de la Cámara de Comercio. Si usa sigla debe estar autorizada en el certificado de la Cámara de Comercio. 7. Los proponentes tienen la obligación de enterarse en forma suficiente de las condiciones particulares de ejecución, resolver previamente las inquietudes que le surjan de estos Pre Pliegos. 8. En aplicación de los principios de lealtad, economía procesal y buena fe, los proponentes deben advertir a la los errores e inconsistencias que adviertan en este documento. 9. Identifique su propuesta tanto el original como las copias en la forma indicada en este documento. 10. Tenga presente la fecha y hora previstas para el cierre de la presente invitación; la hora que se tendrá en cuenta es la que marque el reloj de la

5 Universidad. EN NINGÚN CASO SE RECIBIRÁN PROPUESTAS FUERA DEL TIEMPO PREVISTO, NI LAS QUE SEAN ENVIADAS POR FAX, CORREO ELECTRÓNICO O CUALQUIER OTRO MEDIO. Las propuestas entregadas después de la hora establecida como límite para su presentación, conforme a la hora que aparezca en la radicación o las entregadas sin radicar, serán devueltas al oferente sin evaluar. 11. Toda consulta deberá formularse por escrito; no se atenderán consultas personales ni telefónicas. Ningún convenio verbal con personal de la Universidad, antes o después de la firma del contrato, podrá afectar o modificar alguno de los términos y obligaciones estipulados. 12. Con la sola presentación de su propuesta, los proponentes autorizan a la Universidad a verificar toda la información que en ella suministren INFORMACIÓN A LOS PROPONENTES Régimen de Contratación Aplicable LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA es una entidad estatal creada mediante Ordenanza 005 de 1945, que goza de autonomía universitaria de acuerdo con lo previsto en el artículo 69 de la Constitución Política y las normas que regulan el servicio público de la educación superior, en especial las establecidas en los artículos 93 y 94 de la Ley 30 de 1992, donde se expresa que la legislación de contratación se rige por normas de derecho privado y demás normas concordantes. En consecuencia, este proceso de selección se rige por lo establecido en el Estatuto de Contratación de la Universidad adoptado mediante Acuerdo 011 del Dando cumplimiento a su Estatuto de Contratación (Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior), la UNIVERSIDAD DEL TOLIMA procede a establecer los Pliegos Definitivos, recibir cotización y seleccionar contratista para la PRESTAR LOS SERVICIOS DE HOSPEDAJE Y ALIMENTACIÓN PARA LOS PARTICIPANTES DE LA CAPACITACIÓN ADAPTACIÓN AL CAMBIO CLIMÁTICO DEL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA, los cuales quedan a disposición de los proveedores que se encuentran inscritos en el Registro de Proveedores de la, a través de la página web para la preparación de ofertas. El Estatuto de Contratación de la Universidad también puede ser consultado en la página web

6 Podrán participar las personas naturales o jurídicas que se encuentran inscritos en el REGISTRO DE PROVEEDORES DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA, y que no tengan inhabilidades, ni incompatibilidades para contratar con el Estado MODALIDAD DEL PROCESO DE SELECCIÓN Este proceso se realizará bajo la modalidad Oferta Privada, de conformidad con lo establecido en el literal b del artículo 28 Y el artículo 30 del Estatuto de Contratación (Acuerdo 001 de 2005) 1.4 OBJETO DE LA PROPUESTA Y ALCANCE Seleccionar proveedor que PRESTE LOS SERVICIOS DE HOSPEDAJE Y ALIMENTACIÓN PARA LOS PARTICIPANTES DE LA CAPACITACIÓN ADAPTACIÓN AL CAMBIO CLIMÁTICO DEL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA CANTIDADES Y ESPECIFICACIONES TECNICAS Para el servicio de hospedaje se hace necesario contar con una planta física verificable, capaz de albergar a un máximo de 80 personas en acomodación múltiple en habitaciones con mínimo dos camas sencillas y máximo 6 camas sencillas, el servicio sanitario debe estar en perfecto funcionamiento y debe contarse con una batería sanitaria por habitación. Para el servicio de alimentación se hace necesario contar con la capacidad de suministrar a un mínimo de 100 personas por sesión para cubrir hasta 3 sesiones diarias entre refrigerios y almuerzos, para lo cual el proveedor debe contar con la capacidad material y logística. PRIMERA SESIÓN: 100 refrigerios para el día viernes 21 de febrero a las 9:30am en las instalaciones del aula múltiple de la universidad del Tolima, a las 12:30 pm se debe tener servido el almuerzo con los implementos necesarios de decoración tipo bufet, en las instalaciones del aula múltiple de la universidad del Tolima. SEGUNDA SESIÓN: El día 21 de Febrero en horas de la tarde, a las 3:00 pm en las instalaciones del aula múltiple de la universidad del Tolima. TERCERA SESIÓN: El día sábado 22 de febrero a las 5:30 am se debe entregar los dos cientos (200) refrigerios restantes, para estos últimos se debe proponer alimentos no perecederos que puedan ser consumidos en las horas de la tarde y soporten un viaje a una zona de clima caliente

7 Nota: por ningún motivo se admitirá la acomodación de 2 o más personas en una sola cama, o en colchonetas Las cantidades y especificaciones técnicas detalladas para los respectivos servicios, se encuentran en el anexo 3 de los presentes pliegos 2 de estos términos de referencia 1.6 PLAZO DE EJECUCIÓN La establece un plazo máximo de ejecución de 1 día para el hospedaje y 2 días para el servicio de alimentación, contados a partir de la suscripción del acta de inicio. 1.7 PRESUPUESTO OFICIAL para el servicio de hospedaje el valor estimado es la suma de CUATRO MILLONES CIEN MIL PESOS ($ ) MONEDA CORRIENTE, incluido IVA, incluidos también impuestos, retenciones y demás gastos a que hubiere lugar, el cual se respalda con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 630 del 27 de Enero de Para el servicio de alimentación El valor estimado es la suma de TRES MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS ($ ) MONEDA CORRIENTE, incluido IVA, incluidos también impuestos, retenciones y demás gastos a que hubiere lugar, el cual se respalda con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 631 del 27 de Enero de El proponente deberá tener en cuenta que el valor propuesto debe contemplar los gastos y descuentos que se genera para la suscripción y legalización del contrato. 1.8 FORMA DE PAGO. La universidad una vez efectuada la legalización del contrato y firmada el acta de inicio, pagará al contratista al finalizar el servicio y comprobar la calidad requerida en esta oferta. Nota: la, no acepta la solicitud de anticipo para la ejecución del objeto de la presente oferta. El PROPONENTE deberá manifestar en su carta de presentación de la propuesta,

8 la aceptación expresa a la forma de pago sugerida por la UNIVERSIDAD. 1.9 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES El proponente NO deberá encontrarse incurso dentro de ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar, a que se refieren la Constitución Política y/o normas concordantes. El proponente declarará en la Carta de Presentación de la propuesta, que no se encuentra dentro de dichas inhabilidades e incompatibilidades; se entiende que lo hace bajo la gravedad del juramento con la presentación de la propuesta PARTICIPANTES Podrán participar las personas Naturales y jurídicas que se encuentren inscritos en el Registro de Proveedores de la Universidad, cuya actividad económica esté relacionada con el objeto a contratar. Igualmente podrán participar los consorcios o Uniones Temporales, conformadas por proveedores que se encuentren inscritos en el Registro de la Universidad, para cuyo caso y en cumplimiento de la ley, el oferente deberá indicar en el documento de conformación si la propuesta se formula a título de Consorcio o Unión Temporal, para lo cual deberá cumplir con lo siguiente: - En el documento consorcial, los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán señalar las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos. De igual manera deberán indicar claramente el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes. Los términos de extensión de la participación en la presente oferta, no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la. - Los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal responderán por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato. - Los miembros del Consorcio y/o de la Unión Temporal, deberán designar el Representante Legal del Consorcio o Unión Temporal en el documento consorcial, con la firma autorizada de cada una de las partes so pena de rechazo - El Consorcio o Unión Temporal deberá tener una duración igual al plazo de ejecución del contrato y dos (2) años más, lo cual, deberá constar en el documento de conformación del consorcio, so pena de rechazo

9 1.11 LUGAR DE EJECUCIÓN La ejecución del contrato generado de la presente OFERTA PRIVADA, se llevará a cabo en la sede central del proponente seleccionado, ubicado en el Municipio de Ibagué INFORMACIÓN SUMINISTRADA A LA UNIVERSIDAD La UNIVERSIDAD, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el PROPONENTE allegue a esta invitación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la UNIVERSIDAD podrá verificar la información suministrada por el PROPONENTE. 2. CRONOGRAMA DEL PROCESO CAPITULO II ETAPA Publicación Pre-Pliegos Febrero 3 de 2014 FECHAS DE INICIO Recepción de observaciones Febrero 4 de 2014 en la oficina de servicios administrativos desde las 8:00am hasta las 11 am Respuesta de las observaciones Febrero 5 de 2014 Publicación Pliegos Definitivos. Febrero 6 de 2014 Entrega de Propuestas y Febrero 10 de 2014, entrega de propuestas a Audiencia de Cierre. partir de las 8:00 AM hasta las 11:30 AM, en el bloque 26, laboratorio de fisiología vegetal. Evaluación Febrero 11 de 2014 Audiencia de Adjudicación Febrero 12 de 2014 a las 2.00 pm en el bloque 26, laboratorio de fisiología vegetal. Subscripción del contrato Dentro de los cinco días siguientes a la adjudicación.

10 Presupuesto oficial $ Cuatro millones Cien mil pesos m/cte para el servicio de hospedaje y $ Tres millones Quinientos mil pesos m/cte para el servicio de alimentación. 2.1 CONVOCATORIA VEEDURIAS Se convoca a las veedurías ciudadanas de conformidad con lo establecido en el artículo 270 de la constitución política Colombiana y la ley 850 de 2003; Para que participen con recomendaciones escritas y oportunas en las etapas Precontractual, contractual y pos- contractual de la presente convocatoria. Así mismo, podrán intervenir en todas las audiencias que se realicen durante el proceso contractual, la Universidad suministrará toda la información y documentación pertinente que no esté publicada en su página Web; el costo de las copias y la atención de las peticiones presentadas seguirán las reglas previstas del Código Contencioso Administrativo. 3. CONDICIONES GENERALES 3.1 ADVERTENCIAS CAPITULO III En caso de PRESENTARSE UNA SOLA PROPUESTA HABIL, para la audiencia de adjudicación, el proceso sigue con el único oferente, cumpliendo el cronograma y términos establecidos. Se recomienda a los participantes, ser muy cuidadosos con la presentación de todos los documentos exigidos, se debe tener igualmente especial cuidado que las copias de la propuesta deben ser iguales al original en su contenido y documentos, cada una de las cuales deben estar debidamente foliadas. La, no se hace responsable por las ofertas enviadas por correo.

11 En caso que no se presente propuesta, la Junta de Licitaciones, Pedidos y Contratos recomendará al ordenador del gasto que se abra una nueva convocatoria, atendiendo a lo preceptuado en el estatuto General de Contratación de la Universidad. 3.2 CAUSALES DE INADMISIÓN Cuando NO se suscriba la carta de presentación de la propuesta por la persona natural proponente o por el Representante Legal de la Sociedad proponente. Cuando se omita la presentación de los formatos exigidos y sus documentos soporte. Cuando se descubran inconsistencias en cualquiera de los documentos subsanables de la propuesta. La NO aclaración o respuesta de manera satisfactoria a los requerimientos hechos por la Universidad o la no presentación de los documentos subsanables necesarios para evaluar las propuestas, dentro del término concedido por la misma. La NO presentación de la garantía de seriedad de la propuesta en los términos, condiciones y valores establecidos en el presente pliego y su factura de compra de la póliza. Cuando las propuestas (original y copia) no estén debidamente foliadas. NOTA 1: Cuando el proponente resulte incurso en alguna o algunas de las anteriores causales de inadmisión, la le otorgara un plazo para la debida corrección. este plazo se cuenta a partir del momento de la notificación por el Secretario de la Junta de Licitaciones Pedidos y Contratos. 3.3 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar, según lo establecido en la Constitución o en la leyes y el Estatuto de Contratación, Acuerdo 011 del 2005 del Consejo Superior de la. Cuando se presenten dos (2) o más propuestas por el mismo oferente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes, o por personas diferentes pertenecientes al mismo grupo empresarial (en Consorcio o Unión Temporal).

12 Cuando el proponente haya tratado de interferir o influenciar indebidamente en el análisis de las propuestas o cuando el proponente haya tratado de influir indebidamente en la decisión sobre la adjudicación. Cuando se descubra cualquier intento de fraude y/o engaño por parte del proponente a la Universidad o a los demás participantes. Presentar la propuesta después de la hora estipulada para el cierre de la invitación. Cuando el proponente se encuentre incluido en el último BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES, que al momento de realizar la evaluación de las propuestas por parte de la Universidad, haya publicado la Contraloría General de la República, en los términos del Artículo 60 de la Ley 610 de 2000 y demás disposiciones legales pertinentes sobre la materia Cuando a criterio de la Universidad, la propuesta presente deficiencias que no puedan ser subsanadas. Cuando el Proponente haya sido evaluado como regular o malo en contratos anteriores con la. Cuando se presente inconsistencia en el contenido de la propuesta económica en cualquiera de sus partes. Cuando la propuesta Económica aportada por el oferente presente errores en sus precios y que no arrojen el resultado propuesto por el oferente. Cuando se haya modificado en cualquiera de sus ítem, descripciones, unidad, y cantidades del anexo tres en la propuesta económica ( no subsanable) Cuando no se corrija la propuesta dentro del plazo otorgado por la Junta de Licitaciones ante alguna o algunas causales de inadmisión. Cuando la propuesta no se ajuste a los términos del presente Pre pliego. Cuando la propuesta económica inferior al 96% y superior al 100% del presupuesto oficial Cuando la propuesta exceda el presupuesto oficial del presente Pre pliego. Cuando el proponente no acredite la actividad económica establecida en el presente Pre pliego. Nota:

13 Después de abrir el sobre económico no se puede subsanar ningún documento y será causal de rechazo. 3.4 IRREVOCABILIDAD DE LA PROPUESTA Para los proponentes la propuesta presentada será irrevocable, por lo cual estos no podrán retractarse una vez presentada, so pena de indemnizar los perjuicios que con su revocación causen a la UNIVERSIDAD DEL TOLIMA. Lo anterior sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta. 3.5 INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL CONTRATO Análisis del Riesgo A. CONTRATISTA Variación de precios. Son los efectos derivados de las variaciones en los precios de mercado de los insumos y otros costos necesarios para la ejecución del contrato. Del Objeto contratado. Son los efectos derivados de la no ejecución e Incumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato Incumplimiento de obligaciones laborales. Ocurre cuando no se cumplen oportunamente las disposiciones laborales vigentes, relacionadas con el personal vinculado. Financiero. Se deriva de los efectos provenientes de las variaciones de las tasas de interés, de cambio (cuando se cotiza en pesos), devaluación real y otras variables del mercado, frente a las estimaciones iniciales del Contratista, que puedan afectar las utilidades esperadas o generar pérdidas. B. LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA Cambios normativos o de legislación tributaria. Ocurre por la expedición de normas posteriores a la celebración del contrato, que impliquen un nuevo componente técnico o efectos tributarios que varían las condiciones económicas inicialmente pactadas Notas:

14 a) Cuando se presenten razones de conveniencia o necesidad institucional, LA UNIVERSIDAD podrá prorrogar los plazos establecidos en el cronograma, antes de su vencimiento, para lo cual se informará a los PROPONENTES a través de la página Web acerca de las modificaciones o variaciones necesarias. b) Todas las adendas, avisos y comunicaciones que emita la Universidad, con relación al pliego de condiciones, pasarán a formar parte del mismo, y serán comunicadas a través de la página Web. 3.6 GASTOS A CARGO DEL CONTRATISTA: El contratista asumirá los gastos que se relacionan a continuación: a) Las pólizas que se requieran en el contrato. b) Adherir al contrato las estampillas por el valor del contrato antes de IVA. c) Retención sobre el impuesto de Industria y Comercio y la sobretasa de Bomberos RETEICA, (El valor según tabla acorde con la actividad económica). d) Retención en la fuente y Retención de IVA en el porcentaje exigido por las normas tributarias. CAPITULO IV 4. DOCUMENTOS A PRESENTAR CON LAS PROPUESTA 4.1 DOCUMENTOS JURIDICOS SOLICITADOS CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA (ANEXO 1) Debidamente firmada por la persona natural o por el representante legal de la empresa, o por la persona que se encuentre facultada y autorizada mediante poder con indicación de alcance del mismo, registrando su nombre y documento de identidad, anexando los documentos que lo acrediten como tal. La propuesta deberá presentarse en castellano en forma escrita, sin

15 enmendaduras ni borrones, en sobre sellado rotulado (DOCUMENTOS JURIDICOS, FINANCIEROS Y TECNICOS EN ORIGINAL Y DOS COPIAS) y en otro sobre (PROPUESTA ECONOMICA UN ORIGINAL EN SOBRE SELLADO) debidamente legajada, foliada y rotulado con el nombre del proponente, dirección, teléfono, fax, y con el siguiente título: O f e r t a p r i v a da SERVICIOS DE HOSPEDAJE Y ALIMENTACIÓN, PARA PARTICIPANTES EN CAPACITACIÓN ADAPTACIÓN AL CAMBIO CLIMÁTICO DEL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA, diligenciado el anexo REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES RUP (Vigente) Los proponentes, bien sean personas naturales o jurídicas, deberán acreditar su Registro Único de Proponentes, expedido por la Cámara de Comercio. La expedición del certificado de inscripción en el registro de proponentes, no podrá ser superior de TREINTA (30) días calendario a la fecha de presentación de la propuesta y debe estar vigente. En caso de consorcio o de unión temporal cada uno de los integrantes debe estar inscrito calificado y clasificado en la actividad, especialidad y grupos exigidos CÉDULA DE CIUDADANÍA O DE EXTRANJERÍA DEL REPRESENTANTE LEGAL El PROPONENTE deberá presentar la respectiva copia de la Cédula de Ciudadanía o de Extranjería del Representante Legal. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los miembros deberá presentar éste documento INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES El proponente deberá declarar, por escrito, bajo la gravedad de juramento, que no se encuentra incurso en inhabilidades e incompatibilidades, que le impidan legalmente, contratar con entidades del Estado. (Anexo 2).

16 4.1.5 EN CASO DE CONSORCIO Ó UNIONES TEMPORALES Anexar copia de conformación de la misma y definir claramente las responsabilidades asumidas por cada uno de los participantes en dicho Consorcio o Unión Temporal. Igualmente, cada una de las firmas debe presentar los documentos exigidos en el presente pre pliego. Los proponentes indicarán si su participación es a título de Consorcio o de Unión Temporal, y en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la Universidad. Los miembros del Consorcio y/o de la Unión Temporal, deberán designar a la persona que para todos los efectos los representará y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad PODER DEL PROPONENTE O QUIEN LO REPRESENTE En ausencia del representante legal de la empresa, el delegado presentará poder con nota de presentación personal, autenticada por el representante legal, en el que le dé facultades para actuar en todos o en parte del proceso de la Oferta Privada; así mismo para que intervenga si es el caso en la audiencia de adjudicación, dejando claramente establecido el alcance de la autorización. (Se deberá anexar copia de las cedulas tanto del poderdante como del apoderado.) CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Cuando el PROPONENTE, o alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal, sea una persona jurídica, deberá comprobar su existencia y representación legal mediante Certificado expedido por la Cámara de Comercio.

17 4.1.8 PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA Póliza de seriedad de la propuesta por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, por un valor del 10% del presupuesto oficial del(s) ítem(s) ofertado(s) y valido por 60 días contados a partir de la fecha de entrega de la propuesta, según cronograma numeral 7; debidamente firmada y anexar copia del recibo de pago. Al proponente se le hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta en el evento que: a) Solicite el retiro de la propuesta después del cierre del proceso, salvo en caso de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente. b) Cuando el proponente favorecido con la adjudicación no suscriba el contrato en el término señalado por la Universidad, o no cumpla con las garantías contractuales. 4.2 DOCUMENTOS FINANCIEROS SOLICITADOS El proponente debe anexar los estados financieros: Balance general y estado de resultados del año2012, firmados por el representante legal y el contador. Desde el punto de vista financiero, se verificará la capacidad financiera del proponente con base en su liquidez, su índice de endeudamiento y su capacidad de contratación, de conformidad a la información del Registro Único de Proponentes y/o estados financieros 4.2.1REGISTRO UNICO TRIBUTARIO RUT En caso de Consorcio o Uniones Temporales se anexarán de cada uno de los componentes. Los proponentes que sean personas naturales o jurídicas deberán acreditar la clasificación de actividad económica CIIU, en el código 5511, 5611 o 5621 según resolución 139 de noviembre 21 de 2012, expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

18 4.3. DOCUMENTOS TECNICOS SOLICITADOS EXPERIENCIA DEL PROPONENTE EXPERIENCIA GENERAL: El proponente deberá acreditar como mínimo experiencia general igual o mayor a 3 años, acreditada con la Matricula Comercial (cámara de comercio) EXPERIENCIA ESPECIFICA: para el ítem de servicio de hospedaje deberá anexar por lo menos un contrato anterior en el cual certifique el alojamiento en su planta física de un grupo de más de 80 personas por mínimo una noche en acomodación múltiple brindando las condiciones de espacio y servicios básicos necesarios; para el ítem servicio de alimentación deberá anexar por lo menos dos (2) contratos anteriores en los cuales certifique la alimentación de más de 100 personas y decoración de locaciones para la misma cantidad de personas 4.4 PROPUESTA ECONOMICA La propuesta económica se debe entregar en sobre sellado, ORIGINAL debidamente foliada y firmada por el proponente, Las ofertas deben contener el o los ítems en que participa, descripción, unidad y cantidad, contenida. NOTA 1: En ningún momento y en ninguna circunstancia se admitirá bajar la calidad del sistema objeto del presente Pre pliego. NOTA 2: Se abrirá el sobre de la propuesta económica solamente a las propuestas que cumplan con todos los requisitos jurídicos, financieros y técnicos, y sean habilitadas para continuar en el proceso. CAPITULO V 5. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS. LA UNIVERSIDAD efectuará la verificación de los aspectos jurídicos, financieros y técnicos de las propuestas, cuyo cumplimiento permitirá que se pueda entrar a evaluar la propuesta.

19 Solamente las propuestas calificadas como CUMPLE jurídica, financiera, técnica, serán tenidas en cuenta para la Evaluación Económica. 5.1 EVALUACIÓN JURÍDICA Se verificará que la documentación allegada con cada propuesta se encuentre presentada de conformidad con las condiciones y requisitos establecidos en el presente pliego. El resultado será CUMPLE o NO CUMPLE. ASPECTO 1. Carta de presentación de la propuesta 2. Registro Único de proponentes Cámara de Comercio 3. Fotocopia de la cedula de ciudadanía o extranjería del representante legal. 4. Certificado Inhabilidades e Incompatibilidades 5. Documento que formal que acredite la conformación del consorcio o unión temporal. 6. Poder del proponente o quien lo represente. 7. Certificado de existencia y representación legal. 8. Póliza de Seriedad de la Propuesta. CUMPLE SI NO OBSERVACIONES 5.2 EVALUACIÓN FINANCIERA En el aspecto financiero, se verificará la capacidad financiera del proponente con base al Registro Único de Proponentes y estados financieros (balance general y estado de resultados), que correspondan a la vigencia anterior a la presentación de la presente oferta. (31 de diciembre de 2012) y su resultado será CUMPLE o NO CUMPLE.

20 5.2.1REGISTRO UNICO TRIBUTARIO RUT Fotocopia del RUT del proponente, en caso de Consorcio o Unión Temporal se anexarán la de cada uno de los integrantes. Deberán acreditar la clasificación del código o 5621; personas jurídicas o naturales con el RUT actualizado; según resolución de noviembre 21 de 2012, expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. EL ANÁLISIS FINANCIERO se hará sobre la base de los siguientes indicadores financieros: Para calcular estos indicadores, se aplicaran las siguientes fórmulas de evaluación: Índice de Liquidez: Deberán ser hábiles o elegibles las propuestas que presenten un índice de liquidez mayor o igual a 1.1 Activos Corrientes Pasivos Corrientes Índice de Endeudamiento: Deberán ser hábiles o elegibles las propuestas que presenten un índice de endeudamiento menor a igual al 70%. Pasivo Total X 100 Activo Total K de Contratación: Serán hábiles las propuestas que presenten una capacidad igual o mayor a 50 SMMLV de Total patrimonio SMMLV del año EVALUACION TECNICO DE LAS PROPUESTAS Serán hábiles para la evaluación técnica las propuestas que sean viables jurídica y financieramente y que se enmarquen dentro del presupuesto oficial

21 de la presente oferta y su resultado será cumple o no cumple. CAPITULO VI 6. CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas serán evaluadas teniendo en cuenta los criterios que se enuncian a continuación: 6.1 CRITERIOS DE EVALUACION Y PONDERACION SERVICIO DE HOSPEDAJE Se brindaran 50 puntos a quien brinde alimentación (desayuno) en sus propuestas, 30 puntos a quien compruebe el uso de baterías sanitarias por cada 5 personas, 10 puntos a quien compruebe ventiladores en sus habitaciones y 10 puntos a quien compruebe televisión por cable en sus habitaciones. SERVICIO DE ALIMENTACION Se brindaran 50 puntos a quien preste la capacidad logística y decorativa para servir los 100 almuerzos, 30 puntos a quien disponga 1 mesero por cada 20 personas, 10 puntos a quien proponga el uso de implementos en loza y cristalería para la propuesta CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de empate en el puntaje total de dos o más ofertas, la Universidad del Tolima: 1. Dirimirá con la propuesta que presente el mayor (K) de contratación. 2. Preferirá la oferta nacional frente a la oferta extranjera. 3. se desempatara por balota y quien saque el mayor número inscrito en la balota será a quien se le adjudicara la presente convocatoria REQUISITOS Y DOCUMENTOS PARA LA AUDIENCIA

22 El proceso de audiencia se desarrollará de la siguiente manera: A partir de la hora y fecha establecida en el cronograma, se llevara a cabo la Audiencia Pública de Adjudicación, en sesión de la Junta de Licitaciones, Pedidos y Contratos de la. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre el informe de evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. La Universidad de Tolima concederá el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la Junta de Licitaciones Pedidos y Contratos señale para tal fin. Si hay pronunciamientos que a juicio de la entidad estatal requiere análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado. Si no hay lugar a la suspensión de la Audiencia los miembros de la Junta de Licitaciones Pedidos y Contratos, procederán a la apertura de los sobres que contengan la propuesta económica en presencia de los proponentes, realizándose la respectiva verificación en lo enunciado en el anexo 3, y se continuara con la revisión aritmética. Una vez verificadas y revisadas las propuestas, quienes cumplan con los requisitos establecidos en el anexo 3, continuaran en el proceso de selección.

23 Se aplicara el criterio de Evaluación y Ponderación: formula del precio promedio y se procederá a la recomendación al Ordenador del Gasto, para la Adjudicación de la presente Oferta. ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Ciudad y Fecha: Señores UNIVERSIDAD DEL TOLIMA Barrio Santa Elena Ibagué, Tolima Nosotros los suscritos, de acuerdo con lo establecido en el Pliego de la Presente Oferta Privada, presentamos la siguiente propuesta para el para la UNIVERSIDAD DEL TOLIMA. Declaramos así mismo: Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse solo comprometen a los firmantes de esta carta. Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tienen interés comercial en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive. Que conocemos la información general, especificaciones y demás documentos de los Términos de Referencia del presente proceso y aceptamos los requisitos en ellos contenidos. Que nos comprometemos a ejecutar el objeto del contrato en un plazo máximo de días, contados a partir de la fecha del acta de iniciación, con posterioridad al perfeccionamiento del contrato, la aprobación de su garantía y demás requisitos de orden contractual. Que no nos hallamos incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en las normas sobre la materia y que tampoco nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. (Se recuerda al proponente que si está incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, no puede participar en el proceso de selección de contratistas y debe abstenerse de formular propuesta).

24 Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a suscribir el mismo, a constituir su garantía única, y así mismo a pagar los impuestos a que haya lugar dentro de los términos señalados para ello. Que la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados. Así mismo, declaramos bajo la gravedad del juramento: Que no hemos sido sancionados mediante acto administrativo por ninguna entidad oficial dentro de los últimos (_) años anteriores a la fecha de entrega de las propuestas. Atentamente, Nombre o Razón Social del Proponente: Nit Nombre del Representante Legal: C.C. No. de Dirección Comercial del Proponente Teléfonos Fax Ciudad FIRMA: NOMBRE DE QUIEN FIRMA: (*) En caso de discrepancia entre el valor en letras y números prevalecerá el valor escrito en letras.

25 ANEXO 2 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Yo, identificado con cedula de ciudadanía número, actuando como representante legal de la empresa, con Nit número, declaro bajo la gravedad de juramento que no me encuentro incurso en ninguna inhabilidad e incompatibilidad consagrada en la constitución nacional, ley 1474 de 2011, acuerdo 011 de 2005 (estatuto de contratación ) y demás normas concordante, para contratar con entidades del Estado Firma Identificación No Ciudad y fecha

26 ANEXO 3 CANTIDADES Y ESPECIFICACIONES TECNICAS ITEM DESCRIPCION CANTIDAD PRESUPUESTO OFICIAL 1 2 Hospedaje en acomodación múltiple hasta 5 personas con servicio de baño en cada habitación para la noche del viernes 21 de febrero con ingreso desde las 8:00 horas al hotel -Almuerzos para el día viernes 21 de febrero a las 12:30 servido en el aula múltiple de la universidad del Tolima en loza tipo bufet con excelente presentación personal, aspecto y sabor. En los platos, se debe pasar la propuesta del tipo de plato que ofrecen con una o dos carnes según aplique. -Refrigerios deben entregarse en 3 jornadas y horarios distintos así: - Para el dia 21 de febrero se deben traer 100 refrigerios al aula múltiple de la universidad del Tolima a las 9:00am. Se debe entregar el segundo refrigerio para 100 personas a las 3:00pm en el aula múltiple de la universidad del Tolima - Para el dia 22 de febrero se deben entregar personas $4` oo 100 $3` oo 400

27 refrigerios a las 5:30am en el aula múltiple de la universidad del Tolima. éstos refrigerios deben ser de alimentos no perecederos y resistentes a una temperatura alta, pues deben ser consumidos en las horas de la tarde. NOTA: Se pueden presentar ofertas por cada Item, sin superar el presupuesto oficial. PRESUPUESTO OFICIAL TOTAL $