SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS 622 CONSULTORÍA SISTEMAS DE SEGURIDAD FÍSICA. ADENDO No. 1

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1 SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS 622 CONSULTORÍA SISTEMAS DE SEGURIDAD FÍSICA ADENDO No. 1 El presente constituye el Adendo No.1 al proceso de Solicitud Privada de Ofertas 622, mediante el cual XM S.A. E.S.P., realiza las siguientes modificaciones y aclaraciones: ACLARACIONES Pregunta 1: Es viable ampliar el plazo de presentación de oferta para el día 20 de Abril. Respuesta 1: Se acepta la solicitud del proponente. En las modificaciones de este adendo se presenta el cambio sugerido. Pregunta 2: Cuenta XM con matrices de riesgo de seguridad física de su centro de control actualizadas? Respuesta 2: XM cuenta con matrices de riesgo sin embargo y de acuerdo al análisis y recomendaciones del proveedor que resulte adjudicado para la ejecución del contrato, son susceptibles de ser revisadas y ajustadas durante la ejecución del mismo. Pregunta 3: El software de seguridad del centro de control cuenta con contratos de soporte y mantenimiento? Estan bajo garantía? Respuesta 3: Actualmente Intercolombia S.A E.S.P se encuentra en el proceso de selección del proveedor para la prestación del servicio de Soporte y mantenimiento para el software de seguridad del centro de control. Este software se encuentra bajo garantía. Pregunta 4: Quien son los proveedores de los sistemas de seguridad? Respuesta 4: El proveedor actual es INSI S.A Pregunta 5: La evaluación del funcionamiento del sistema requiere valorar procedimientos alrededor de los mismos, por ejemplo: Licenciamiento, personal entrenado, riesgos del negocio que mitiga. El alcance de la evaluación comprende dichos controles generales o sólo se concentra en evaluación del software? Respuesta 5: El sistema de seguridad física incluye más que el software en sus componentes. La evaluación incluye los componentes mencionados por el proponente.

2 Consultoría sistemas de seguridad física 2 Pregunta 6: Se admiten experiencias de evaluación de seguridad física de centros de cómputo bajo ISO 27001? Respuesta 6: La experiencia de la firma solicitada en el numeral que se refiere a la seguridad física en centros de control, no especifica bajo que norma se prestó el servicio. Pregunta 7: La implementación de los sistemas seleccionados será responsabilidad del proveedor respectivo? Respuesta 7: La implementación no hace parte del objeto del contrato. Pregunta 8: Por el tipo de consultoría y dada nuestra experiencia es posible que la implementación toma más de un año. En dado caso, Cómo queda el contrato de acompañamiento? Se extiende?. Respuesta 8: De acuerdo a la solicitud del proponente y una vez analizado el cronograma de selección del proveedor de implementación y la realización de esta, se amplía el plazo del contrato a dieciocho (18) meses. En las modificaciones de este adendo se presenta el cambio sugerido. Pregunta 9: Para cumplir con los requisitos de experiencia estipulados en los numerales Experiencia del profesional propuesto, Experiencia de la firma y Equipo de trabajo. Formulario B.2, de la Solicitud Privada de Ofertas 622 en los cuales se pide como medio para acreditar dicha experiencia, certificaciones de las empresas en las cuales la firma o los profesionales hayan prestado sus servicios, no es factible entregar dichas certificaciones, ya que los clientes se reservan la información de los contratos celebrados relacionados con seguridad física. Se solicita validar si es posible presentar otro tipo de certificación para cumplir con lo solicitado. Respuesta 9: De acuerdo a la solicitud de los proponentes se permitirá que la experiencia se acredite a través de un formulario firmado por el representante legal de la firma proponente, en la cual se detalle la información solicitada para cada caso descrito en los numerales Experiencia del profesional propuesto, Experiencia de la firma y Equipo de trabajo. Formulario B.2, que se detallan en las modificaciones y anexos del presente adendo. Pregunta 10: Para los proponentes que pertenecen a grupos empresariales, conformados por firmas nacionales y extranjeras, el ingeniero con experiencia en diseño de sistemas de seguridad física bajo las normas NERC disponible para la prestación del servicio objeto de la Solicitud Privada de Ofertas 622 pertenece a la nómina de alguna de las firmas extranjeras del grupo empresarial. Es posible que el servicio se preste a través de empleados que no hacen parte de la firma proponente pero si del grupo empresarial al cual pertenece?. Respuesta 10: Sí. Caso en el cual se debe acreditar con la información básica y legal, que la sociedad proponente y el empleador del ingeniero con experiencia en

3 Consultoría sistemas de seguridad física 3 diseño de sistemas de seguridad física bajo las normas NERC disponible para la prestación del servicio objeto de la Solicitud Privada de Ofertas 622, hacen parte de un mismo grupo empresarial en los términos señalados en la legislación colombiana. MODIFICACIONES MODIFICACIÓN 1 CAPITULO 1: INFORMACION GENERAL 1.1 INVITACIÓN XM S.A. E.S.P., le invita a presentar Oferta para la Solicitud Privada de Ofertas 622 cuyo objeto se describe en el numeral 1.2 -Objeto de la solicitud-. La oferta deberá ser presentada de acuerdo con lo que se indica a continuación: 1. La oferta económica, Formulario C.1, y la copia del formato único de vinculación (FUV) con sus anexos, deberán ser entregados en un (1) original en sobre cerrado independiente de la oferta técnica, formularios y demás información. 2. La oferta técnica, formularios y demás información deberá ser entregada en dos (2) originales y una (1) copia en papel, el Proponente puede optar por entregar la copia de su Oferta, digitalizada en CD independiente. Estos documentos deberán ser entregados en la oficina de Recepción de Documentos de XM, en la sede principal, ubicada en la Calle 12 Sur , Bloque 2 Piso 2, Medellín, a más tardar el 20 de abril de 2015, fecha límite para el recibo de Ofertas. MODIFICACIÓN 2 Se hace una precisión en el literal a. del alcance. CAPITULO 1: INFORMACION GENERAL 1.3 ALCANCE DE LA SOLICITUD CAPITULO 4: MINUTA CONTRATO MENOR CUANTÍA CLÁUSULA TERCERA: ALCANCE a. Realizar mínimo tres (3) referenciamientos sobre el funcionamiento de los sistemas de seguridad física para centros de control que cumplan con estándares definidos en la norma NERC (North American Electric Reliability Corporation) Normas CIP (Critical Infrastructure protection) a la

4 Consultoría sistemas de seguridad física 4 Norma CIP cumpliendo con requisitos determinados por la misma. MODIFICACIÓN 3 CAPITULO 2: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA EXPERIENCIA DEL PROFESIONAL PROPUESTO. FORMULARIO A.3 Dentro del equipo de trabajo, el proponente deberá presentar al menos un (1) ingeniero con experiencia en diseño de sistemas de seguridad física bajo las normas NERC. Este profesional deberá acreditar una experiencia profesional mínima de tres (3) años adquirida después de la fecha graduación, en diseño de sistemas de seguridad física bajo las normas NERC. El profesional deberá acreditar sus estudios presentando copia de los diplomas, certificado de grado y/o tarjeta profesional. Esta experiencia profesional se acreditará diligenciando el Formulario A.3, el cual debe ser firmado por el representante legal del proponente, en la se detalle la siguiente información: Nombre completo del profesional Responsabilidades del cargo desempeñado, indicando si trabajo en el diseño de sistemas de seguridad física bajo las normas NERC. Tiempo de ejecución de las actividades indicando mes y año de inicio y finalización. Nombre de la empresa o actividad realizada por la empresa en la cual el profesional presto el servicio. MODIFICACIÓN 4 CAPITULO 2: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA 2.3 INFORMACIÓN TÉCNICA. FORMULARIOS B EXPERIENCIA DE LA FIRMA. FORMULARIO B.1 El proponente deberá acreditar experiencia de la firma mínima de dos (2) contratos o proyectos suscritos, realizados o ejecutados en los últimos (5) años (contados a partir de marzo de 2010 inclusive), en la ejecución de contratos relacionados con la seguridad física de centros de control. Se aceptan experiencias simultáneas en el tiempo.

5 Consultoría sistemas de seguridad física 5 La acreditación de la experiencia deberá realizarse diligenciando el Formulario B.1 el cual debe ser firmado por el Representante legal del proponente, en el cual se detalle la siguiente información: Objeto y/o Alcance del contrato. Tiempo de ejecución del contrato indicando mes y año de inicio y finalización. Nombre de la empresa o actividad realizada por la empresa en la cual el proponente presto el servicio. El proponente deberá verificar y garantizar que la información diligenciada esté completa y sea correcta. MODIFICACIÓN 5 CAPITULO 2: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA 2.3 INFORMACIÓN TÉCNICA. FORMULARIOS B EQUIPO DE TRABAJO. FORMULARIO B.3 El Proponente deberá relacionar en este formulario el personal profesional que se propone para la realización de los trabajos, indicando si se trata de personal de la firma o por contratar y en este último caso, deberá, anexar las cartas de compromiso de los profesionales por contratar. Este personal por contratar, no podrá estar asignado a actividades de dirección. Los profesionales propuestos deberán acreditar sus estudios presentando copia de los diplomas, certificados y/o tarjeta profesional (Este último si aplica). Para el ejercicio de las diferentes profesiones acreditadas por el Ministerio de Educación Nacional, la experiencia profesional se computará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior. Cuando se trate de personas domiciliadas en el exterior, la experiencia profesional se computará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior, sin perjuicio de la obligación de solicitar el permiso temporal o la licencia especial ante la entidad respectiva, cuando el objeto del contrato se desarrolle en el territorio nacional. El equipo de trabajo deberá estar conformado por profesionales que cumplan con la siguiente experiencia, la cual deberá acreditarse, mediante constancia escrita y debidamente firmada por el funcionario responsable de la empresa contratante o por el empleador, que certifique. - Para todo estudio diferente a los impartidos por una institución como formación Universitaria, el proponente deberá presentar con claridad la intensidad horaria del curso y su fecha de finalización

6 Consultoría sistemas de seguridad física 6 - El proponente deberá verificar y garantizar que la información diligenciada esté completa y sea correcta y que la acreditación es completamente legible. Las tarjetas profesionales deben anexarse legibles tal que se logré visualizar toda la información requerida. - La educación universitaria tomada en el extranjero debe tener validez en Colombia, esto es, debe venir acompañada de su respectiva certificación PROFESIONAL CON EXPERIENCIA EN SEGURIDAD FÍSICA. FORMULARIO B.4 Dentro del equipo de trabajo el proponente deberá presentar al menos (1) un profesional con conocimiento y experiencia en seguridad física para centros de control mínima de dos (2) años, en los últimos cinco (5) años, contados a partir de marzo de Las experiencias presentadas pueden ser simultáneas en el tiempo. La acreditación de la experiencia deberá realizarse diligenciando el Formulario B.4 el cual debe ser firmado por el Representante legal del proponente, en el cual se detalle la siguiente información: Nombre completo del profesional Responsabilidades del cargo desempeñado Tiempo de ejecución de las actividades indicando mes y año de inicio y finalización. Nombre de la empresa o actividad realizada por la empresa en la cual el profesional presto el servicio. MODIFICACIÓN 6 CAPITULO 3: CONDICIONES ESPECÍFICAS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS 3.1 PLAZOS MÁXIMOS El Proponente deberá tener en cuenta para la elaboración del programa de ejecución del trabajo, que el plazo objeto del presente Contrato es de dieciocho (18) meses, contados a partir de la fecha en que XM S.A. E.S.P. ordene por escrito la iniciación de los trabajos. CAPITULO 4: MINUTA DE CONTRATO DE MENOR CUANTÍA CLÁUSULA NOVENA: El plazo para la ejecución total de los trabajos objeto del presente contrato, es de dieciocho (18) meses, contado a partir de la fecha señalada por XM S.A. E.S.P. en la orden de iniciación escrita de los mismos. Este plazo podrá ser modificado por acuerdo entre las partes, mediante Cláusula Adicional.

7 Consultoría sistemas de seguridad física 7 MODIFICACIÓN 7 CAPITULO 2: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA OFERTA 2.5 FORMULARIOS DE LA OFERTA Formularios A - INFORMACIÓN BÁSICA Y LEGAL Formulario A.1 Formulario A.2 Formulario A.3 Carta de presentación Pago de aportes a la seguridad social y parafiscales Experiencia del profesional propuesto Formularios B - INFORMACIÓN TÉCNICA Formulario B.1 Formulario B.2 Formulario B.3 Formulario B.4 Experiencia de la firma Enfoque y Metodología Equipo de Trabajo Profesional con experiencia en seguridad física Formularios C - INFORMACIÓN COMERCIAL. Formulario C.1 Lista de cantidades y precios El(los) proponentes deberán elaborar y presentar la oferta de acuerdo con las instrucciones y formularios que se detallan en la Solicitud de Ofertas 622. Fin del adendo 1 Anexos: Formularios A.3, B.1, B.2, B.3 y B.4.

8 Consultoría sistemas de seguridad física 8 XM S.A. E.S.P. SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS 622 FORMULARIO A.3 EXPERIENCIA DEL PROFESIONAL PROPUESTO Nombre del proponente: Hoja de El suscrito <NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL PROPONENTE> representante legal de < RAZÓN SOCIAL PROPONENTE>, certifico que el profesional < NOMBRE DEL PROFESIONAL PROPUESTO>, ha tenido la experiencia que se detalla a continuación, la cual se acredita de acuerdo a las condiciones estipuladas en el numeral Experiencia del profesional propuesto. Firma, nombre del representante legal Debe detallarse la siguiente información: Responsabilidades del cargo desempeñado, indicando si trabajo en el diseño de sistemas de seguridad física bajo las normas NERC. Tiempo de ejecución de las actividades indicando mes y año de inicio y finalización. Nombre de la empresa o actividad realizada por la empresa en la cual el profesional presto el servicio. Anexo a este formulario, el profesional deberá acreditar sus estudios presentando copia de los diplomas, certificado de grado y/o tarjeta profesional.

9 Consultoría sistemas de seguridad física 9 XM S.A. E.S.P. SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS 622 FORMULARIO B.1 EXPERIENCIA DE LA FIRMA Nombre del proponente: Hoja de El suscrito <NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL PROPONENTE> representante legal de < RAZÓN SOCIAL PROPONENTE>, certifico que la empresa a la cual represento ha tenido la experiencia que se detalla a continuación, de acuerdo a las condiciones estipuladas en el numeral Experiencia de la firma. Firma, nombre del representante legal Debe detallarse la siguiente información: Objeto y/o Alcance del contrato. Tiempo de ejecución del contrato indicando mes y año de inicio y finalización. Nombre de la empresa o actividad realizada por la empresa en la cual el proponente presto el servicio.

10 Consultoría sistemas de seguridad física 10 XM S.A. E.S.P. SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS 622 FORMULARIO B.2 ENFOQUE Y METODOLOGÍA. Nombre del proponente: Hoja de En este formulario el proponente deberá exponer el enfoque, el cual permitirá evidenciar el entendimiento que se tuvo del alcance de la Solicitud.

11 Consultoría sistemas de seguridad física 11 XM S.A. E.S.P. SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS 622 FORMULARIO B.3 EQUIPO DE TRABAJO (DILIGENCIAR UN FORMATO POR ROL PROPUESTO) Nombre del Proponente: NOMBRE DEL PROFESIONAL MATRICULA PROFESIONAL Nº FECHA EXPEDICIÓN MATRICULA PROFESIONAL *PROFESIONAL DE LA FIRMA o CON CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ( ) POR CONTRATAR ( ) FORMACIÓN ACADÉMICA: (1) NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO FECHA DE GRADO MM AA DURACIÓN ESTUDIO (MM) TITULO OBTENIDO EXPERIENCIA LABORAL NOMBRE DE LA EMPRESA (2) ALCANCE DEL PROYECTO (3) ROL DENTRO DEL PROYECTO (4) DURACIÓN (5) DE MM- AA A MM- AA Contacto especifico de la empresa para verificar información, con su respectivo número telefónico

12 Consultoría sistemas de seguridad física 12 NOTAS: (1) Deberá relacionar los estudios de pregrado y/o postgrado con título certificado. La duración se indicará en meses. (3) Se refiere al alcance de cada uno de los proyectos realizados, que tengan relación con el objeto y alcance de la Solicitud de Ofertas. (4) Rol desempeñado durante el Contrato respectivo. (5) Tiempo de ejecución del rol en el proyecto relacionado. * El Contratista podrá incluir en su propuesta, personal profesional individual por contratar. Este personal será tenido en cuenta en la evaluación de la propuesta siempre y cuando el Contratista adjunte las cartas de compromiso y los diplomas, certificaciones, etc.

13 Consultoría sistemas de seguridad física 13 XM S.A. E.S.P. SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS 622 FORMULARIO B.4 PROFESIONAL CON EXPERIENCIA EN SEGURIDAD FÍSICA Nombre del proponente: Hoja de El suscrito <NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL DEL PROPONENTE> representante legal de < RAZÓN SOCIAL PROPONENTE>, certifico que el profesional < NOMBRE DEL PROFESIONAL PROPUESTO>, ha tenido la experiencia que se detalla a continuación, la cual se acredita de acuerdo a las condiciones estipuladas en el numeral Profesional con experiencia en seguridad física. Firma, nombre del representante legal Debe detallarse la siguiente información: Responsabilidades del cargo desempeñado Tiempo de ejecución de las actividades indicando mes y año de inicio y finalización. Nombre de la empresa o actividad realizada por la empresa en la cual el profesional presto el servicio.

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