I. AUTORIZACIONES, VERSIÓN E HISTORIAL DE CAMBIOS

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1 PERSONAL AUTORIZADO Página: 1/10 I. AUTORIZACIONES, VERSIÓN E HISTORIAL DE CAMBIOS # PROCEDIMIENTO: PENDIENTE Fecha Creación: Fecha Efectividad: Substituye: Próxima Revisión: Dueño del Procedimiento: 24 de Marzo de días después de la publicación N/A 24 de Septiembre 2011 DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN SANITARIA Procedimientos relacionados: N/A Áreas a las que aplica el PNO: GERENCIA DE FARMACIAS, DIRECCIÓN OPERATIVA, PERSONAL DE OPERACIÓN EN FARMACIAS, PERSONAL DE OPERACIÓN DE ALMACENES, DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS, DIRECCIÓN DE COMPRAS, REGULACIÓN SANITARIA. Originado por: (Nombre, Rúbrica y fecha) Q.F.B. HÉCTOR ISMAEL GUEVARA NIEVES H.GUEVARA 24 MARZO 2011 Revisado y Aprobado por: (Nombre, Rúbrica y fecha) Lic. CHRISTIAN HERNÁNDEZ C.HERNÁNDEZ 24 MARZO 2011 DIRECTOR GENERAL Autorizado por: (Nombre, Rúbrica y fecha) Q.F.B. HÉCTOR ISMAEL GUEVARA NIEVES H.GUEVARA 24 MARZO 2011 RESPONSABLE SANITARIO HISTÓRICO DE CAMBIOS # Revisiones Cambios Fecha Revisó Autorizó N/A N/A N/A N/A N/A

2 PERSONAL AUTORIZADO Página: 2/10 II. ÍNDICE I. AUTORIZACIONES, VERSIÓN E HISTORIAL DE CAMBIOS...1 II. ÍNDICE III. OBJETIVO IV. ALCANCE V. DOCUMENTOS RELACIONADOS VI. RESPONSABILIDADES VII. PROCEDIMIENTO VIII. ANEXOS.. 7 IX. BIBLIOGRAFÍA...10

3 PERSONAL AUTORIZADO Página: 3/10 III. OBJETIVO Implementar un procedimiento en el que se establezcan las reglas y parámetros necesarios para asegurar que solamente las personas pertenecientes a la empresa tengan acceso a las instalaciones de los establecimientos. Esto con la finalidad de poder garantizar la seguridad de los trabajadores dentro del establecimiento, evitar fugas de información y de producto perteneciente a la empresa y poder garantizar a los clientes que solamente el personal autorizado será el que pueda brindar servicios de salud. IV. ALCANCE Este procedimiento tiene aplicación para las áreas de GERENCIA DE FARMACIAS, DIRECCIÓN OPERATIVA, PERSONAL DE OPERACIÓN EN FARMACIAS, PERSONAL DE OPERACIÓN DE ALMACENES, DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS, DIRECCIÓN DE COMPRAS, REGULACIÓN SANITARIA. V. DOCUMENTOS RELACIONADOS N/A VI. RESPONSABILIDADES No. Rol Responsabilidades 1 2 Gerencia de Farmacias / Dirección Operativa Personal de Operación de Farmacias / Personal de Operación de Almacenes 3 Departamento de Recursos Humanos Verificar y dar seguimiento directamente a la operación del personal para el cumplimiento del presente procedimiento. Proporcionar autorización al personal, cuando proceda, para poder cambiar su horario de labores en caso de que deba de ausentarse por causas de fuerza mayor. Cumplir con las disposiciones del presente procedimiento así como de estudiar los anexos que lo conforman. Dar acceso únicamente al personal autorizado para acceder a las áreas restringidas del establecimiento correspondiente. Proveer a los trabajadores de los insumos necesarios para su identificación. Difundir la información necesaria para que los trabajadores reconozcan al personal autorizado para tener acceso a los establecimientos.

4 PERSONAL AUTORIZADO Página: 4/10 4 Dirección de compras 5 Departamento de Mercadotecnia 6 Regulación Sanitaria Monitorear los accesos del personal. Informar en tiempo y forma a las sucursales de la visita del personal de mantenimiento perteneciente a empresas que son propietarias de el, o los refrigeradores que se tienen en los establecimientos. Proporcionar al personal ajeno a la empresa que se dedica a promocionar productos una carta de acceso, expresando la vigencia de la misma así como los horarios de este personal visitante. Evaluar el desempeño del procedimiento. Autorizar el procedimiento. Reportar al cargo más alto de la empresa las desviaciones encontradas. VII. PROCEDIMIENTO PASO N CARGO 1.1 Departamento de Recursos Humanos 1.2 Departamento de Recursos Humanos 1.3 Personal de Operación de Farmacias / Personal de Operación de Almacenes 1.4 Departamento de Recursos Humanos ACCIÓN REALIZADA Dar aviso a la sucursal que va a recibir a un nuevo elemento en la plantilla de su personal. Realizar esta acción un día antes del ingreso del nuevo elemento, proporcionando el nombre de la persona y el horario en el que ésta va a ingresar. Dicho horario será acordado entre el departamento de Recursos Humanos y el encargado del establecimiento. El área de Recursos Humanos deberá de informar, si fuera el caso, de que el nuevo elemento haya desistido a asistir a su primer día de trabajo. Proporcionar al personal de nuevo ingreso el uniforme reglamentario (Ver Anexo 1) así como credencial reglamentaria (Ver Anexo 2). Permitir el ingreso del personal nuevo, solo después de haber recibido la notificación por parte de Recursos Humanos y después de haberse cerciorado que porta la credencial reglamentaria, y que el nombre y la imagen de la misma coinciden con la persona de recién ingreso. Realizar una llamada a la sucursal en donde se integra el nuevo elemento de la plantilla para

5 PERSONAL AUTORIZADO Página: 5/10 Gerencia de Farmacias / Dirección Operativa 1.5 Departamento de Recursos Humanos 2.1 Departamento de Recursos Humanos 2.2 Personal de Operación de Farmacias / Personal de Operación de Almacenes verificar la llegada en tiempo y forma del mismo. Proporcionar las llaves de acceso de los establecimientos a los líderes de los mismos. Llevar el control de las llaves. En el caso de robo o extravío de las mismas levantar el reporte necesario y cambiar las cerraduras del establecimiento. Solicitar la credencial y el uniforme a las personas que dejen de laborar en la empresa. Así como difundir a toda la empresa mediante correo electrónico la información de las personas que dejen de laborar en la empresa. Dando la indicación de no permitir el acceso a los ex trabajadores a las áreas restringidas de las instalaciones. El departamento de Recursos Humanos deberá de difundir la información del personal de nuevo ingreso que esté destinado a laborar en áreas diversas a las de Farmacia o Almacén así como de proporcionarles credencial reglamentaria para que de esta forma estos trabajadores tengan acceso a los diversos establecimientos de la empresa. Proporcionar al personal de los establecimientos un formato destinado al control de registros de entradas y salidas del personal de la empresa proveniente de otras áreas (Ver Anexo 3), así como de un formato en donde queden asentados los horarios preestablecidos de toda la semana entrante para todo el personal que labore en el establecimiento. Este formato tiene un espacio para detallar la hora real en la que asistió y se retiró el personal. Enviar vía correo electrónico el formato de horarios establecidos, detallando el horario de entrada y salida así como las horas de comida del personal que labora en el establecimiento. Enviar el día domingo de cada semana el formato de la semana que termina con la información de las entradas y salidas reportadas. El mismo día enviar el formato con los horarios preestablecidos para la semana entrante. Este formato será la fuente de información para las áreas auditoras y verificadoras para cerciorarse de la correcta puntualidad del

6 PERSONAL AUTORIZADO Página: 6/ Dirección de compras 3.2 Personal de Operación de Farmacias / Personal de Operación de Almacenes 4.1 Departamento de Mercadotecnia Personal de Operación de Farmacias / Personal de Operación de Almacenes Regulación Sanitaria e instancias evaluadoras correspondientes personal. Informar a las sucursales de la asistencia del personal de mantenimiento que realizará las tareas de compostura o verificación de los equipos refrigeradores que hay en la empresa. Para lo cual, el área en cuestión deberá solicitar al proveedor un tiempo máximo de respuesta de una semana para poder asistir a realizar las labores de mantenimiento de los equipos refrigeradores. La notificación a las sucursales de la asistencia del personal ajeno a la empresa se hará vía electrónica acompañada de la notificación telefónica. Permitir el acceso al área de los refrigeradores al personal proveniente de la empresa dueña de estos aparatos. Esto siempre y cuando el personal se presente debidamente identificado y con documentación que deje evidencia del servicio realizado. Realizar la carta de acceso necesaria para poder coordinar los accesos del personal involucrado en degustaciones y propaganda de los productos que se manejan en la empresa. Proporcionar este documento al establecimiento vía correo electrónico así como al personal ajeno que se presente en el establecimiento. Este documento deberá de establecer el nombre de la compañía que visita, la fecha en la que se realiza la visita, el número e identificación de los visitantes y los horarios de entrada, comidas y salida del personal en cuestión. Permitir el acceso al que previamente fue notificado y autorizado por el área de mercadotecnia. Se deberá solicitar la carta de acceso la cual debe de estar dentro de la vigencia establecida así como identificaciones del personal. El personal operativo de los establecimientos se encargará de supervisar el cumplimiento del horario establecido para el personal promotor de productos. Revisar el cumplimiento del siguiente procedimiento mediante la inspección periódica de la realización de los formatos diseñados. Evaluar el desempeño del personal mediante

7 PERSONAL AUTORIZADO Página: 7/10 visitas de verificación y proceder a sanciones de ser el caso, basándose en las políticas correspondientes en la empresa. Reportar al grado jerárquico más alto de la empresa el incumplimiento o la presencia de desviaciones al presente procedimiento. IX. ANEXOS ANEXO 1 IMAGEN DEL UNIFORME REGLAMENTARIO

8 PERSONAL AUTORIZADO Página: 8/10 ANEXO 2 IMAGEN DE LA CREDENCIAL REGLAMENTARIA

9 PERSONAL AUTORIZADO Página: 9/10 ANEXO 3 FORMATO DE REGISTRO DE INGRESOS DE PERSONAL

10 PERSONAL AUTORIZADO Página: 10/10 X. BIBLIOGRAFÍA NORMA Oficial Mexicana NOM-059-SSA1-2006, Buenas prácticas de fabricación para establecimientos de la industria químico farmacéutica dedicados a la fabricación de medicamentos. Farmacopea de los Estado Unidos Mexicanos, Suplemento para Establecimientos dedicados a la Venta y Suministro de Medicamentos y demás Insumos para la salud. Cuarta Edición, Año 2010.