CONTROL DE ACCESOS Y SALIDAS A/DE SUCURSALES

Transcripción

1 A.1 Nombre del proceso CONTROL DE ACCESOS Y SALIDAS A/DE SUCURSALES CAS A.2 Finalidad del proceso: Proteger al personal y patrimonio de Internacional de Divisas S.A. de C.V.; dar acceso solo a las personas autorizadas por los funcionarios facultados a las instalaciones de la empresa. A.3 Responsable de Ejecución: Toda persona que se encuentre a cargo del control de accesos de la sucursal en caso. A.4 Supervisores: Gerente de Servicios A.5 Apoyos necesarios para hacer eficientemente el trabajo: Catálogo de personal autorizado Libro de control de accesos. Teléfono y Fax Formato Autorizaciones de acceso. Exclusa de acceso Catálogo de firmas autorizadas. REGLAS DE OPERACIÓN. I. Solo tendrán acceso a las sucursales el personal asignado a cada una de estas y solo durante los horarios de trabajo contratados, la asignación de personal a sucursales es una facultad exclusiva del Director y/o Gerente de Sucursales. II. A excepción de la regla anterior se permitirá el acceso a terceras personas o a personal de la empresa fuera de su horario de trabajo a los que llamaremos visitantes siempre y cuando estos cumplan con las siguientes reglas de operación: a) Tendrán acceso a las sucursales visitantes autorizados por el Personal facultado para el control de accesos. Es facultad exclusiva del Director General nombrar al Personal facultado para el control de accesos, hecho que hará público a través de oficio girado a cada una de las sucursales. b) De contarse con la presencia física de cualesquiera del Personal facultado para el control de accesos, bastara con que estos señalen al visitante al que autorizarán el acceso a las sucursales, y así iniciar el proceso descrito más adelante. En ausencia de Personal facultado para el control de accesos, el visitante deberá presentar oficio firmado, invariablemente, de manera autógrafa por al menos uno de los miembros del Personal

2 facultado para el control de accesos. Todo oficio deberá cumplir con la forma y contenido del formato titulado Autorización de acceso a sucursales, del cual se anexa copia. c) El formato de Autorización de acceso a sucursales al que se refiere el párrafo anterior deberá ser elaborado en tres tantos por el Personal facultado para en control de accesos, remitiendo el primer tanto a la sucursal, para la cual se autoriza el acceso, con el tiempo suficiente para anticipar a la misma sobre la visita autorizada, el segundo tanto deberá entregarse al visitante haciendo énfasis en que este es requisito indispensable para permitirle el acceso a las sucursales, finalmente el tercer tanto deberá integrarse al consecutivo de correspondencia enviada del Personal facultado para en control de accesos correspondiente. El primer tanto podrá ser remitido vía mensajería, fax o , y en este último caso no será necesario que el mismo contenga firma del funcionario. d) El Personal facultado para el control de accesos tendrá acceso a las sucursales de la empresa sin mayor formalismo que su sola presencia. e) Cuando el Personal facultado para el control de accesos desee entrar a alguna sucursal acompañado de terceros, sean visitantes o empleados, deberá conceder el acceso, en primer lugar y solo al Personal facultado para el control de accesos, una vez que este haya ingresado a la sucursal se permitirá el acceso a sus acompañantes. De igual manera al momento de retirarse el último en salir será el Personal facultado para el control de accesos. Habiendo observado estas reglas de operación la persona a cargo de la cual estarán las labores de control de accesos deberán proceder como sigue: A.7 Actividades a desarrollar para el control de acceso de personal de la empresa. (a). Cuando se cuente con autorización escrita. Sec. Responsable Actividad Observaciones 1. Responsable 2. Responsable Recibe la autorización de acceso escrita girada por el Personal facultado para el control de accesos, junto con una identificación oficial citada en la misma autorización. Verifica que la firma contenida en la Autorización de acceso a sucursales sea autógrafa y corresponda a uno de los miembros del Personal facultado para el control de accesos. Verifique que la autorización contenga los requisitos de contenido y forma de la Autorización de acceso a sucursales. Auxiliarse con el catálogo de personal facultado para el control de accesos. 3. Responsable Se pone en contacto vía telefónica con el Personal facultado para el control de accesos,, para confirmar los datos de la visita. El catálogo de personal facultado para el control de accesos, contiene los teléfonos del personal facultado.

3 4. Responsable 5. Responsable 6. Responsable 7. Responsable Habiendo confirmado como verdaderos los datos de la visita permitirá el acceso uno a uno a los visitantes. Permitir el acceso uno a uno a los visitantes, estos deben registrar sus datos claramente en el libro de control de accesos. Estará pendiente de la visita durante todo el tiempo que permanezca dentro de las instalaciones. Cuando la visita se retire registrar el hecho en el libro de control de accesos, a la hora exacta de salida. Solo a los nombrados en el oficio, a ninguna otra persona más. Observa que la visita solo recorra las áreas indicadas en la autorización de accesos. (a). Cuando se cuente con autorización verbal. En este caso los pasos 1 a 4 se suplen por la autorización verbal y se prosigue a partir del paso 5. A.8 Descripción de problemas y soluciones más comunes P R O B L E M A S 1.- El visitante no presenta una identificación valida. S O L U C I O N E S 1.- Indicarle al visitante que la autorización de acceso contiene ese requisito sin el cual no es posible permitirle el acceso. 2.- El visitante presenta una autorización de acceso y el responsable del acceso no cuenta con el tanto correspondiente que le debió ser remitido. 3.- En el caso de visitantes que realizarán labores de mantenimiento y vencido el tiempo de su autorización de acceso no hayan terminado su trabajo. 4. El responsable del control de acceso no localiza telefónicamente al funcionario que autorizó el citado. 2.- Identificar al funcionario que dio la autorización y solicitarle telefónicamente que envíe la autorización vía mensajería, fax o Informar a el funcionario que autorizó el acceso, del vencimiento del tiempo y solicitar una extensión de tiempo por escrito enviarla vía fax o Negar el acceso y explicar dicha situación al visitante. 5. La visita se presenta fuera del horario o fecha autorizada. 5. Negar el acceso e informar al visitante que es necesario vuelva a tramitar la autorización de acceso a sucursales. Y posteriormente informar de esta situación al funcionario respectivo. A.9 Características de Supervisión: 1. Se califica el apego al procedimiento, que cumpla las etapas descritas en el. 2. La actitud de la persona que ejecuta, que manifieste seriedad, cordialidad y confianza en el trato con sus interlocutores. 3. Revisa el libro de control de accesos, de acuerdo a un periodo: semana, quincena, mes; y determina la cantidad de veces en que los usuarios se anotaron en forma incompleta.

4 4. Revisa los oficios de autorización de accesos y determina el correcto requisitado y compara con los datos del Libro de Control de Accesos (deben coincidir nombres y fechas de visita). 5. Determina las partes del proceso que se omitan o se ejecuten equivocadamente. 6. Las observaciones obtenidas se comparan con las de la anterior supervisión; determinando reincidencias, se le informa al trabajador evaluado de las conclusiones para su corrección. A.10 Descripción de los indicadores de calidad de desempeño: Cero omisiones al mes en registros del libro de control de accesos. Cero registros incompletos al mes en el libro de control de accesos; por registro incompleto se entiende la falta de alguno de los datos de las personas que se registran: Nombre, Fecha, Hora de entrada, hora de salida, firma, etc. Cero omisiones en la recolección de oficios de autorización de acceso y el archivo cronológico de todos los recabados en el mes. Cero reportes por omisión en la revisión o auscultación del personal que ingresa. Cero reportes por falta de cordialidad o educación. A.11 Formatos Formato Libro de entradas y salidas. Autorización de acceso No. de control.

5 AUTORIZACIÓN DE ACCESO A SUCURSALES. REFERENCIA No. VIA: Fecha: Responsable de sucursal : Agradeceré faciliten el acceso a el (los) Sr.(Sres.): De la empresa: quienes para la acreditación de su personalidad presentarán: Precisamente el (los) día(s): en un horario comprendido entre: a la sucursal a su cargo, para realizar labores de: en el(las) área(s) de: Sin otro asunto que tratar, quedo de Usted. NOMBRE PUESTO NOTA 1. Estimado visitante es importante recordarle que para tener acceso a la sucursal descrita es indispensable que presente el original de ésta autorización así como la identificación de la que aquí mismo se hace referencia, ya que en caso contrario le será negado el acceso.