Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras. Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información

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1 Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información La Planificación Estratégica en una unidad de Información. La Planificación Estratégica (C I N F 6415) Para: Dra. Luisa Vigo Cepeda Todos los Derechos Reservados por Eric N. Muñiz Villanueva, 2006.

2 La Planificación Estratégica en una Unidad de Información. En la base de la sociedad humana, de la familia y de todo el funcionamiento social está la cuestión de cómo el ser humano puede combinar sus esfuerzos y su imaginación para trabajar de formas que potencien la calidad de vida a través del logro de determinados objetivos. Precisamente porque los seres humanos han aprendido a trabajar y a cooperar juntos, hemos realizados un progreso asombroso como civilización y especie. Cuando colaboramos en el trabajo podemos conseguir infinitamente más de lo que lograríamos si lo hiciéramos individualmente. Desde tiempos remotos conocer el futuro ha atemorizado e intrigado a la humanidad y aunque hoy en día resulta imposible despejar esta incógnita, la construcción de probables escenarios futuros a partir del uso de tecnologías y herramientas que se han ido incorporado a las metodologías de planificación estratégica nos permite predecir rutas alternativas y elegir la que a nuestro criterio resulte la más probable. De aquí en adelante con este mapa teórico del futuro nos tocará navegar manejando con flexibilidad las desviaciones que la práctica nos imponga. Un buen plan es aquel que logra elaborar un excelente análisis de situación y en consecuencia permite que la ruta elegida sea lo suficientemente precisa para evitar serios desvíos; a los cuales nos enfrenta la realidad en la práctica. Por lo que el diseño de planes de contingencia, sistemas de monitoreo y estructura organizacional descentralizadas y flexibles complementan un exitoso proceso de planeación estratégica. Concluido el proceso de elaboración del plan estratégico queda por delante la importante tarea de gestionar la implementación del plan, aspecto que requiere el compromiso explícito de la alta gerencia y habilidades de liderazgo para movilizar a las personas y los recursos de la organización en función de los propósitos definidos. Siendo así, el proceso de planeación estratégica es continuo, la planeación estratégica precede y preside las funciones de dirección de la empresa. Ahora bien como definimos Planificación Estratégica, según Bryson (1989), es la acción de cómo una organización pretende alcanzar unos propósitos definidos. La planificación estratégica busca mejorar la flexibilidad de la organización, su creatividad, y capacidad de adaptarse al cambio. Como lo expresa Bryson (1989), la misma no se centra en los problemas operativos diarios estratégicos o en los presupuestarios, sino que fija la misión y los objetivos a largo plazo. Lo que ayuda a compaginar los mismos con la definición de los objetivos, políticas y normas colectivos de la organización. Se desarrollan objetivos corporativos a largo plazo. La administración de unidades de información como conjunto de funciones directivas, que suponen la toma de decisiones de alto nivel tiene que utilizar la planificación estratégica. La administración de unidades de información implica planifica, organiza, dirigir, controlar y supervisar el funcionamiento de los recursos activos, financieros y humanos. En la cual se basa en la aplicación de unos principios científicos, de unas reglas y de métodos propios orientados a lograr los objetivos de la organización. La función de administrar

3 comprende tanto el proceso como el resultado de las actividades. La administración conlleva actuar sobre unos activos o recursos según Wright (1996). Como podemos explicar la Planeación Estratégica es con la siguiente definición: Incluye la aplicación de la intuición y el análisis para determinar las posiciones futuras que la organización o empresa debe alcanzar. Proceso dinámico lo suficientemente flexible para permitir y hasta forzar modificaciones en los planes a fin de responder a las cambiantes circunstancias. Es el componente intermedio del proceso de planeación, situado entre el pensamiento estratégico y la planeación táctica. Trata con el porvenir de las decisiones actuales, observa la cadena de consecuencias de las causas y efectos durante un tiempo, relacionadas con una decisión real o intencionada que tomara la dirección. Es identificar y llevar a la práctica los objetivos a Largo Plazo de la empresa. Todo esto gracias al trabajo en equipo de la organización. En nuestro entorno muchas veces los recursos son escasos por definición y esto lleva a establecer estrategias para identificar nuevas oportunidades, explotarlas y ofrecer valor a los clientes. Para actuar en los entornos cambiantes, las unidades de información tienen que ser creativos y aprovechar la capacidad para que el personal pueda aprender nuevas ideas, se comuniquen entre sí, que comprendan el funcionamiento de la organización, formen una visión colectiva y trabajen en la consecución de unas metas. Fomentando el espíritu emprendedor del más valioso de los recursos que es el humano. Porque la mayor de las metas es buscar la excelencia. Un líder o director es quien establece los objetivos, los proyectos y los plazos, toma las decisiones estratégicas y en consecuencia asumo los riesgos. Quien dirige una unidad de información debe de ser ecuánime y ejercer una justicia distributiva. Tiene que ser empático, tener dominio de sí mismo, automotivación, templanza, perseverancia entusiasmo, encanto e inteligencia. Porque las unidades de información son unos complejos de estructuras especializadas interrelacionadas en un entorno global, competitivo, diverso y dinámico que le fuerza al cambio continúo. También esas unidades están organizadas en estructuras de personas y servicios. La cual se agrupan en las actividades y responsabilidades del personal. Las tareas y autoridad se coordinan mediante el diseño de estructuras. Con un buen liderazgo se logran dirigir las actividades de un grupo e influir en la conducta para la toma de decisiones acertadas y posibles soluciones a problemas dentro de la unidad de información. Desde luego que para solucionar un problema se tiene que constar con una información para predecir alternativas y minimizar los riesgos. El líder junto a la organización

4 toma unas decisiones estratégicas importantes y de gran impacto. Las mismas tendrán unas implicaciones a largo plazo. Para esto se toman unos criterios de calidad, aceptación y de tiempo requerido. El trabajo en equipo ayuda a lograr las metas y propósitos trazados por la organización. La planificación estratégica depende de todo el componente y niveles para el éxito de las metas a seguir. Todos los componentes dentro del organigrama ya sean de forma horizontal o vertical, son importantes para las tareas a seguir y los planes a construirse dentro de la organización. Los beneficios de la Planificación Estratégica son diversos. Entre los que podemos mencionar que mantiene a la vez el enfoque en el futuro y en el presente. Refuerza los principios adquiridos en la misión, visión y estrategia. Fomenta la planeación y la comunicación interdisciplinarias. Asigna prioridades en el destino de los recursos. Constituye el puente con el proceso de planeación táctica a corto plazo. Obliga a los ejecutivos a ver la planeación desde la macro perspectiva, señalando los objetivos centrales. La planeación estratégica es un proceso que mantiene unido al equipo directivo para traducir la misión, visión y estrategia en resultados tangibles, reduce los conflictos, fomenta la participación y el compromiso a todos los niveles de la organización con los esfuerzos requeridos para hacer realidad el futuro que se desea. La misión es la imagen actual que enfoca los esfuerzos que realiza la organización para conseguir los propósitos fundamentales, indica de manera concreta donde radica el éxito de nuestra empresa. Es importante identificar y construir la misión sin confundir los fines y los medios de que nos valemos para lograr su materialización, ejemplo: la misión de un periódico no es vender papeles impresos sino información. No es el producto o servicio que ofrecemos nuestra razón de ser si no qué necesidad estamos satisfaciendo. La misión pone de manifiesto la identidad de la organización para ser reconocida en su entorno los valores, reglas, principios, que orientan la actividad de los integrantes la cohesión alrededor de objetivos comunes, lo cual facilita la resolución de conflictos y motivación del personal. La misión define la interrelación entre la organización y sus actores relevantes: clientes, proveedores, empleados, comunidad, accionistas, medio ambiente, suele denominársele finalidad y es la concepción implícita del por qué o razón de ser de la Empresa; debe ser un compromiso compartido por todos en la organización; debe ser precisa y factible. Una vez terminado el proceso sus resultados se difunden a todas las áreas de gestión para su análisis y contribuciones. Cada área (en dependencia de la naturaleza de empresa) deberá a su vez generar su propia misión, para que todos se dirijan hacia los mismos fines. Para lograr un buen Plan Estratégico es recomendable un análisis de situación. Es el medio por el cual la empresa realiza un reconocimiento de su realidad tanto a lo interno como del entorno y sirve para valorar, evaluar y

5 analizar variables y factores tanto pasados, presentes así como tendencias de futuros. Es recomendable estructurar este análisis en tres niveles: Atmósfera Ambiental Entorno específico Situación interna Los primeros dos niveles se ubican en el entorno y el tercero en lo interno. Existen diversas herramientas que nos permiten realizar este ejercicio, entre ellas: Guías y cuestionarios específicos, análisis estructural de los sectores industriales (5 F de Porter), análisis de actores claves y el FLOA (fuerzas, limitaciones, oportunidades y amenazas. El análisis del entorno es el marco contextual de la planeación estratégica. El ambiente interno de la empresa es el contexto en que se da el trabajo. El punto de partida es reconocer que existen fuerzas en el interno y entorno, que actúan influenciando (obstaculizando o impulsando) la concreción de nuestros propósitos básicos y objetivos estratégicos. Una visión proactiva en el análisis es reconocer que también podemos desarrollar acciones estratégicas desde nuestra organización para influir estas fuerzas. El análisis de situación es un paso crítico en la elaboración del Plan Estratégico, tomando en cuenta que la calidad y efectividad de las decisiones que se tomen estarán ligadas directamente proporcionales a la calidad y efectividad de la información generada. Un buen Plan Estratégico debe de tener unas características para una estructura exitosa. En cuatro fases es factible estructurar un diseño que aúne: 1) La filosofía del plan con los principios y valores. La estructura de la misión-visión y la política subsiguiente. 2) El análisis que permite escanear la realidad institucional junto a las fortalezas y debilidades. 3) Concreción de metas, objetivos estrategias flexibles. 4) Ejecución racionalizada del plan centrado en las oportunidades de las personas como de la propia institución. Según, Laurence (2004), la planificación estratégica responde más a las expectativas de las personas en su pleno desarrollo emocional, intelectual, político y social. Al final las dimensiones personal e organizacional se entretejen en tanto el rumbo que elegimos para nuestras organizaciones influirá en las personas y viceversa. En general se trata de la interacción

6 entre entorno y el interno de los entes y la habilidad de estos para actuar de manera pro activa configurando estrategias que nos permitan aprovechar nuestras fortalezas internas y las oportunidades externas. Todo depende de nuestra actitud y de la forma de ver el éxito. Intentemos el cambio y planifiquemos el mismo. Esto nos hará más competitivos en este mundo tan globalizado. Nosotros somos los llamados hacer el cambio en las unidades de información, tomemos el reto. Vamos a ser los líderes del futuro. Referencias: Borrell, F. (1996). Equipos de Trabajo. En Diseño Visual (Ed.) Como Trabajar en Equipo, (pp.10-40). Barcelona, España.: Ediciones Gestión 2000, SA. Bryson, J. (1989). Técnicas de Gestión. (p. 94). Barcelona, España.: Ediciones Gestiones, SA. Díez, C. (2002). Administración de unidades informativas :concepto e Historia, (pp ). Asturias, España.: Ediciones Trea, S. L Laurence, A. (2004. De la Planificación Piramidal a la Planificación Estratégica. Recuperado el 20 de enero de 2006 de Wright, M. (1996). El trabajo eficaz en equipo. Barcelona, España: Ediciones Paidos Ibérica, SA. La Planificación Estratégica: Crear, Expandir e Intercambiar Conocimientos y Capacidades. (s.f) Recuperado el 20 de enero de 2006 de:

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