Manual de Activos Fijos.
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- Juan José Montes Robles
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1 Manual de Activos Fijos. Documentación Intelisis. Derechos Reservados.
2 1 Introducción DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP VERSIONES DISPONIBLES DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN DIAGRAMA DE PROCESO 5 2 Cuentas ARTÍCULOS ATEGORIA DE ACTIVO FIJO PERSONAL 8 3 Funcionalidad ASIGNACIÓN DEVOLUCIÓN DEPRECIACIÓN DEPRECIACIÓN TOTAL 15 4 Exploradores, Reportes y Cubos EXPLORADORES REPORTES CUBOS 18 5 Errores Frecuentes ERRORES FRECUENTES 19 6 Temas Relacionados TEMA RELACIONADO 20 Manual de Activos Fijos - 2
3 1 Introducción 1.1 Definiciones generales y aplicación con el ERP Los Activos fijos son las propiedades, bienes o derechos que representan una inversión de capital. Ejemplo: maquinaria, equipo, edificios y terrenos, equipo de transporte, mobiliario, concesiones, derechos y acciones de compañías afiliadas etc. Activos Tangibles: Son aquellos Activos con presencia física tales como Terrenos, Edificios, Maquina y Equipo. Son activos tangibles que: a) Tiene una empresa para usar en la producción o suministro de bienes y servicios, para rentar a otros, o para propósitos administrativos, y pueden incluir las partidas para mantenimiento o reparación de dichos activos. b) Han sido adquiridos o construidos con la intención de emplearlos sobre una base continua. c) No están destinados a la venta en el curso normal del negocio. Los activos tangibles, se clasifican en los siguientes dos grupos: 1. Inversiones no sujetas a depreciación, como terrenos, que tienen una existencia ilimitada y normalmente no disminuye su valor. 2. Inversiones sujetas a depreciación, representadas por aquellos bienes con vida útil o de servicio limitada, como edificios, maquinaria, equipo de reparto, transporte, mobiliario y equipo de oficina. Activos Intangibles: Son aquellos activos fijos que no tienen existencia física, pero sin embargo tienen un valor importante para la empresa. Depreciación: Es la disminución del valor de los bienes como consecuencia de determinadas causas. Las causas pueden ser: 1. La duración física del activo; se incluyen las causas por: Agotamiento, Desgaste, Envejecimiento. 2. La duración económica del activo; se incluyen las causas por: Explotación por tiempo limitado, Envejecimiento técnico, Envejecimiento económico. 3. La duración del activo según la contabilidad; se incluyen las causas por: Consolidación, Política de dividendos, Políticas tributarias. 1.2 Versiones Disponibles 4600 v3 Manual de Activos Fijos - 3
4 1.3 Diagrama de Integración Gastos Activos Fijos Contabilidad Imagen 1.Diagrama de Integración Manual de Activos Fijos - 4
5 1.4 Diagrama de Proceso COMPRAS DE ACTIVOS FIJOS Inicio Proceso Compras Compras AF MÓDULO ACTIVOS FIJOS ASIGNACIÓN DE ACTIVO FIJO Se asigna el Activo Fijo? Si Generar el movimiento Asignación 1 NO 1 MÓDULO ACTIVOS FIJOS Generar el movimiento Depreciación MÓDULO GASTOS Se generar en automático el movimientos Depreciación ACTIVO FIJO DEPRECIACIÓN Se Vende el Activo Fijo No Se Deprecia totalmente el AF? Si MÓDULO ACTIVOS FIJOS Generar movimiento Depreciación Total 2 1 Si DEVOLUCIÓN DE ACTIVO FIJO ASIGNADO El Activo esta Asignado? SI MÓDULO ACTIVOS FIJOS Generar movimiento Devolución VENTAS DE ACTIVOS FIJOS NO Proceso Ventas - Venta AF Fin 2 Imagen 2. Diagrama de Proceso Activo Fijo Manual de Activos Fijos - 5
6 2 Cuentas 2.1 Artículos Se requiere tener registrado el artículo tipo Serie y con Categoría de Activo Fijo para relacionarlo a las operaciones o registros que en el sistema se van a realizar. Ruta Cuentas Artículos Artículos. 2.2 Ategoria de Activo Fijo Se requiere tener registradas en un maestro las Categorías de Activo Fijo, en donde se definen los parámetros para el proceso de Depreciación: o Porcentaje de Depreciación. o Vida Útil. o Inicio de la Depreciación. Manual de Activos Fijos - 6
7 o Método de Depreciación. o Cuentas Contables para el registro de operaciones: o Cuenta, donde se indica el valor de adquisición del Activo Fijo. o Cuenta Fiscal, que se utiliza para el registro de la depreciación a nivel Activo. o Cuenta Depreciación, que se utiliza para el registro contable de la Depreciación en el rubro de Gastos. Ruta Cuentas Artículos Artículos Maestros Categorías Activos Fijos. Manual de Activos Fijos - 7
8 2.3 Personal En este catálogo se requiere para el registro de las Asignaciones (Resguardos) de los Activos Fijos, al personal de la empresa. Ruta Cuentas Personal Personal Manual de Activos Fijos - 8
9 3 Funcionalidad 3.1 Asignación Mediante este movimiento, se lleva un control de los empleados, que tiene bajo su resguardo uno o diversos Activos Fijos. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta Financiero Activos Fijos Datos Generales Movimiento: Asignación Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: N/A UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Manual de Activos Fijos - 9
10 Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento. Personal: Campo que tiene la finalidad de seleccionar a la persona a la que se le asignará el o los Activos Fijos Detalle Artículo: En este campo se especifica la clave correspondiente al Activo Fijo. Cada Activo Fijo deberá contar con una clave en el catálogo de artículos y debe tener asignada una categoría de Activos Fijos. Serie: Se utiliza para especificar el número de serie asignado al Activo Fijo. Una vez afectado el movimiento queda en estatus Concluido. Manual de Activos Fijos - 10
11 3.2 Devolución Mediante este movimiento, se definen todos los Activos Fijos, que se devolvieron a la empresa, por parte del empleado. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta Financiero Activos Fijos Datos Generales Movimiento: Devolución Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: N/A UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento. Manual de Activos Fijos - 11
12 Personal: Campo que tiene la finalidad de seleccionar a la persona que está entregando el Activo Fijo que tenía bajo su custodia Detalle Artículo: En este campo se especifica la clave correspondiente al Activo Fijo. Cada Activo Fijo deberá contar con una clave en el catálogo de artículos y debe tener asignada una categoría de Activos Fijos. Serie: Se utiliza para especificar el número de serie asignado al Activo Fijo. Una vez afectado el movimiento queda en estatus Concluido. Manual de Activos Fijos - 12
13 3.3 Depreciación Este movimiento se genera con la finalidad de llevar a cabo el registro de la Depreciación de los Activos Fijos de la compañía. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta Financiero Activos Fijos Datos Generales Movimiento: Depreciación Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: N/A UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento. Manual de Activos Fijos - 13
14 3.3.2 Detalle Artículo: En este campo se especifica la clave correspondiente al Activo Fijo. Cada Activo Fijo deberá contar con una clave en el catálogo de artículos y debe tener asignada una categoría de Activos Fijos. Serie: Se utiliza para especificar el número de serie asignado al Activo Fijo. Una vez afectado el movimiento queda en estatus Concluido. Manual de Activos Fijos - 14
15 3.4 Depreciación Total Este movimiento se genera con la finalidad de realizar una Depreciación Total del Activo Fijo. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta Financiero Activos Fijos Datos Generales Movimiento: Depreciación Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: N/A UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento Detalle Manual de Activos Fijos - 15
16 Artículo: En este campo se especifica la clave correspondiente al Activo Fijo. Cada Activo Fijo deberá contar con una clave en el catálogo de artículos y debe tener asignada una categoría de Activos Fijos. Serie: Se utiliza para especificar el número de serie asignado al Activo Fijo. Una vez afectado el movimiento queda en estatus Concluido. Manual de Activos Fijos - 16
17 4 Exploradores, Reportes y Cubos 4.1 Exploradores A continuación rutas para consulta de información mediante opción de exploradores; Ruta Exploradores Activos Fijos Activos Fijos 4.2 Reportes A continuación ruta para consulta de información mediante opción de reportes; Ruta Reportes Activos Fijos Adquisiciones Activos Fijos Manual de Activos Fijos - 17
18 4.3 Cubos Ver manual de Cubos Manual de Activos Fijos - 18
19 5 Errores Frecuentes 5.1 Errores Frecuentes Recurso incorrectoel campo Personal debe tener valor. Al momento de capturar el movimiento Asignación y Devolución del módulo de Activos Fijos. Esto es originado porque al capturar un movimiento en módulo de Activos Fijos se omitió capturar la clave del Personal. Solución: Realizar la captura de la clave del Personal que corresponda. Manual de Activos Fijos - 19
20 6 Temas Relacionados 6.1 Tema relacionado Ninguno Manual de Activos Fijos - 20
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