EL PRESENTE MANUAL Y PROCEDIMIENTOS FUE ELABORADO POR EL Lic. CARLOS ALBERTO GUZMÁN BONILLA, MBA GERENTE DE COOPEASAMBLEA R.L. EL CUAL SE APROBÓ EN

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1 EL PRESENTE MANUAL Y PROCEDIMIENTOS FUE ELABORADO POR EL Lic. CARLOS ALBERTO GUZMÁN BONILLA, MBA GERENTE DE COOPEASAMBLEA R.L. EL CUAL SE APROBÓ EN SESIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN No. DEL MES DE DE 2007 Y RATIFICADO EN SESIÓN No. DEL MES DE DE 2007.

2 INDICE CONTENIDO PÁGINA I. GENERALIDADES 3 II. COSTO Y REGISTRO 3 III. DEPRECIACIÓN 5 IV. ASIGNACIÓN DE PLACAS DE IDENTIFICACIÒN 6 V. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL USUARIO 7 VI. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL ENCARGADO DE ACTIVOS 11 VII. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LA CONTABILIDAD 14 VIII. GUÍA PARA REALIZAR UN INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVOS FIJOS 16 IX. FORMULA DE ENTREGA DE ACTIVOS 18 X. FORMULA DE TRASLADO O EXCLUSIÓN DE ACTIVOS FIJOS 19 XI. FORMULA DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS 20

3 I GENERALIDADES ARTÍCULO No. 1: Mediante el presente Manual y Procedimientos de Activos, se establece las normativas que regularan la administración, adquisición, registro, custodia, manejo y mantenimiento de los activos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Empleados de la Asamblea Legislativa. ARTÍCULO No. 2: Los activos identificados como inmueble, maquinaria y equipo, son aquellos bienes tangibles que se utilizan en la operación normal de Coopeasamblea R.L., cuyo destino no es la venta en el curso ordinario del negocio y su vida útil sea relativamente extensa. Estos activos se dividen en dos grandes grupo, el primero, se refiere a los Activos Capitalizables, que son aquellos cuyo valor de adquisición mas el costo de poner el activos en condiciones de funcionamiento sean igual o mayor a los y tengan una vida útil superior a los dos años, los cuales se deprecian durante esa probable vida útil. El segundo grupo se refiere a aquellos Activos Menores, cuyo costo de adquisición es inferior a los y superior a los , tengan una vida útil mayor a los dos años y se registran al valor de un colon, llevando la diferencia al gasto. En este grupo podrán reclasificarse aquellos activos capitalizables cuyo valor es igual al monto de rescate y se encuentren en uso por Coopeasamblea R.L. Las adquisiciones de bienes que no cumplan con alguno de los dos perfiles comentados en los párrafos anteriores, se deben considerar como suministros de oficina, por lo tanto, su costo total se registra como gasto. ARTÍCULO No. 3: II COSTO Y REGISTRO El costo de los bienes adquiridos está compuesto por su valor de compra más todas las erogaciones necesarias para poner al bien en el sitio y condiciones requeridas para su uso. En el caso de que exista financiamiento para la adquisición o construcción del activo, los intereses, costos y gastos de formalización generados pasarán a formar

4 parte del costo del mismo, durante la construcción o instalación del activo. Pasada esta etapa, los intereses se cargaran al gasto directamente. Cuando se adquiere equipos de cómputos completos, debe identificarse el costo de lo que corresponde al CPU, el costo que corresponde al Monitor y el costo que corresponde a la impresora. Los accesorios como teclado mouse, parlantes y otros similares, se deben considerar como parte del valor del CPU. En aquellos casos en que se adquiera activos donde se incluyen varios componentes, si éstos solo pueden ser usados en forma conjunta, podrá considerarse su valor como un solo activo, de lo contrario, debe prorratearse su costo entre los diferentes componentes. La descripción que debe quedar registrada en los auxiliares, tiene que identificar sus componentes en cuanto a cantidad y características. Cuando se compren activos en lotes, los cuales van a ser distribuidos a diferentes usuarios o lugares, su costo debe tratarse en forma individual, por lo tanto es importante identificar su valor por activo. Una vez identificado ese valor, aplicar lo establecido en el artículo 2 del presente Manual. Las mejoras a edificios, que extiendan su vida útil o den mayor valor al bien, deben capitalizarse en una cuenta separada y depreciarse a la estimación de la vida útil del Bien. Cuando representen una transformación importante en la infraestructura del inmueble (que se estime en un 60% del valor en libros del viejo activo), se debe eliminar de los registros el valor del viejo inmueble (incluyendo su depreciación) y capitalizar el valor del nuevo. Cuando una construcción se ha terminado y entregado a Coopeasamblea R.L. y está en uso, debe informarse por escrito por parte de la Gerencia a la Contabilidad para su respectiva clasificación del costo. Cuando un activo se da como parte del pago de otro, el valor del nuevo activo es igual a la suma del valor recibido del viejo activo más la cantidad entregada en efectivo, procediendo a eliminar el valor en libros y la depreciación acumulada del viejo bien. En caso de una diferencia entre el costo del activo nuevo y el valor en libros del viejo activo más el efectivo pagado, se considerará una pérdida o ganancia producto de esta transacción. Los componentes electrónicos para computadora, como tarjetas, puertos, modens unidades de disco, discos de almacenamiento magnético, quemadores etc., que se van a agregar a algún CPU de computadora, dada la dificultad para poderlas identificar y ubicar posteriormente, obliga a que estas adquisiciones se consideren como un gasto, sin importar su monto. En caso de que sea una actualización que genere una mayor vida útil al CPU de la computadora (basado en un criterio técnico de la Unidad de Informática), debe agregarse al valor en libros, el costo de los nuevos componentes y otros desembolsos incurridos y comenzar un nuevo periodo

5 de depreciación por el tiempo que se estima va a extender su vida útil, el cual no debe ser superior a los cuatro años. Los casos especiales o que presenten alguna duda en cuanto a su evaluación y que no se ajusten a lo antes comentado, podrán someterse a consulta de otros profesionales en el ramo. En el caso de activos donados, podrá considerase como Activos Menor, con el fin de llevar un control sobre éstos. ARTÍCULO No. 4: Todos los bienes adquiridos deben quedar registrados según corresponda en grupos homogéneos de subcuentas (Equipo de oficina, Equipo de Computo, etc.), en consideración al artículo 2 del presente documento y a sus características, tipo de uso que se le va a dar. Además, se tiene que reflejar la siguiente información de cada uno de ellos: Descripción detallada del activo-nombre genérico (fax, CPU, impresora etc.), marca, modelo, serie, tipo de material en que está hecho, color, tamaño y otros detalles que permitan identificar con claridad el activo a registrar. Número de placa asignado. Valor de adquisición (ver artículo dos de éste documento). Fecha de adquisición. Ubicación y usuario. Depreciación (tasa de depreciación y vida útil). Descripción de la factura (número, proveedor) y cheque de cancelación (número, fecha y cuenta corriente). ARTÍCULO No. 5: III DEPRECIACIÓN Procedimiento contable cuyo propósito es la distribución del costo de los activos a través de su vida probable útil. Se entiende como costo depreciable el resultado neto del costo original menos el valor de rescate o de desecho. El valor en libros es resultado de rebajar acumulada. al costo depreciable, la depreciación La depreciación Acumulada es el resultado de sumar el monto que se ha depreciado un bien durante su vida útil.

6 El valor de desecho (rescate), es la porción del valor original no depreciable. El valor de desecho será de un colón. ARTÍCULO No. 6: El método de depreciación a utilizar será el de línea recta. ARTÍCULO No. 7: Se tomara como referencia para efectos del índice de depreciación, la tabla oficial de la Dirección General de Tributación, en casos excepcionales, justificables y autorizados, se aplicará una tasa diferente a la antes mencionada. ARTÍCULO No. 8: Los activos que se encuentra a su valor de rescate y que siguen prestando un servicio a Coopeasamblea R.L., deben reclasificarse en la cuenta de Activos Menores, como una medida de control. ARTÍCULO No. 9: IV ASIGNACIÓN DE PLACAS DE IDENTIFICACIÓN Los bienes inmuebles o muebles que son propiedad de Coopeasamblea R.L. deben tener adherida su respectiva placa con el número que le corresponde de acuerdo un orden consecutivo y cronológico numérico. En el caso de activos que por sus características físicas o técnicas (ejemplo, vehículos, lotes, edificios), no es conveniente adherirle una placa, se les podrá agregar su respectivo número en un tarjetero con la descripción completa del activo y otras referencias de su adquisición o construcción o documento oficial y legal como lo es el registro de propiedad. ARTÍCULO No. 10: Los bienes muebles adquiridos por Coopeasamblea R.L., no deben entregarse a los usuarios hasta que sean debidamente plaqueados. ARTÍCULO No. 11: El número de placa que se le asigne a los activos nuevos deben reportarse a la Contabilidad mediante la boleta de Activos Entregados en dos tantos, una para adjuntar al cheque y la segunda conservar en el archivo. ARTÍCULO No. 12:

7 Cuando a un activo en uso se le asigna un nuevo número de placa, este acto debe informarse a la Contabilidad (específicamente al encargado del registro de los activos) a través de un memorando para que proceda a hacer el cambio en sus registros. En dicho memorando debe indicar la descripción del activo, ubicación, el nuevo número de placa y si fuera posible, el anterior número de placa que éste poseía. ARTÍCULO No. 13: El número de placa solo podrá cambiarse en los casos de extravío de la misma o por situaciones especiales como cambio en el sistema de numeración u otras circunstancias que la administración así lo considere. Por ninguna situación, un activo debe poseer dos placas adheridas al mismo. Si esto ocurriere, se tomara como número de placa oficial la que se encuentre registrada en Contabilidad o la más reciente si no existiera registro de ello. ARTÍCULO No. 14: Cuando existan activos con otros componentes y que formen un solo conjunto y se registre bajo un solo costo, cada componente deberá ser plaqueado en una numeración consecutiva y reportar a la Contabilidad que el activo consta de determinados elementos cuyas placas van de tal número a tal número. Para efectos de registro, el número de placa de referencia como base del registro es el número inicial que va a ir en el componente principal, el resto de la numeración podrán formar parte de la descripción del activo, ejemplo de estos casos son las mesas de comedor con sillas de las cabinas. ARTÍCULO No. 15: Las placas deben contener como información básica, el nombre de Coopeasamblea R.L. y el número. V DEBERES Y RESPONSABILIDAD DEL USUARIO Con el propósito de definir claramente la responsabilidad sobre el uso, custodia y control del activo fijo se establece las siguientes regulaciones. ARTÍCULO No. 16: El personal administrativo será el responsable directo ante la administración, de la custodia, el buen uso y manejo diligente de los activos que se encuentren prestando un servicio, por lo tanto también debe velar que los activos que sean usados por sus

8 asistentes o subalternos se encuentren en buen estado, ejerciendo un control sobre estos bienes. ARTÍCULO No. 17: Para determinar la responsabilidad sobre un bien en forma indirecta (usado por un jefe o subalternos) o directa de un Director o Jefe de un departamento, se origina cuando se cumple con alguna de las siguientes condiciones: Director o Jefe de quien solicita su adquisición. Departamento de quien recibe el activo. Autoridad sobre el uso y custodia de un bien. Usuario habitual del bien. Usuario a quien se le traslado (usando la formula correspondiente) un bien en forma temporal o permanente. ARTÍCULO No. 18: Es obligación del Director o Jefe de departamento de prever las necesidades de equipo que requiera su unidad con el fin de lograr su objetivo. Estas necesidades deben quedar documentadas en el presupuesto anual, por otra parte también debe considerar estimar una cantidad razonable para destinarla al mantenimiento preventivo y correctivo del equipo a su cargo. ARTÍCULO No. 19: Solo el personal administrativo o el encargado de la finca de recreo podrán solicitar la adquisición de un nuevo activo observando el siguiente procedimiento: Preparar la formula de Solicitud de Bienes y Servicios Varios, donde deberá describir en forma detallada el tipo de bien que se desea adquirir. Si es posible, indicar una estimación del precio que podría costar, con el fin de tener como referencia ese monto con el contenido del presupuesto. Esta solicitud debe entregarse a la Gerencia para iniciar el trámite de la compra. Velar porque exista contenido presupuestario, de lo contrario, solicitar un Modificación Presupuestaria de acuerdo a las políticas de Coopeasamblea R.L. (consultar a la Gerencia la forma de como se procede a hacerlo). Cuando se requiera, debe brindar alguna otra información que necesite, sobre el bien que se va a comprar.

9 Dar un seguimiento a la solicitud en trámite. ARTÍCULO No. 20: Para la recepción de los activos. Éstos serán entregados por el encargado de los activos al personal u otra persona autorizada por ellos mediante el documento denominado Entrega de Activos (Ver formula 1), siendo la responsabilidad de quien recibe de: Revisar que el activo se recibe en buen estado (dentro de un criterio razonable) y que corresponda a lo solicitado. Verificar que tenga adherida la placa de Coopeasamblea R.L. Cotejar que la información que se describe en el documento de Entrega de Activos corresponda físicamente al activo que se recibe, por ejemplo, serie, modelo, marca y otras características específicas del mismo. Firmar el documento antes mencionado como evidencia de que se recibió satisfactoriamente en el espacio correspondiente. Con este documento se traslada la responsabilidad del activo al Solicitante. Solicitar y conservar una copia del documento de Entrega de Activos. ARTÍCULO No. 21: El personal o encargado deberá llevar y conservar un control detallado de los activos bajo su responsabilidad por usuario, quedando en dicho control, la firma del usuario como evidencia de que están a su cargo. Este detalle se debe actualizar con cada cambio de condiciones (asignación de un nuevo activo, traslado o eliminación de un activo o sustitución de un activo). El usuario es responsable ante su jefe inmediato del uso correcto y cuidado del activo que se le encarga. El detalle en mención podrá ser utilizado cuando un usuario deja de laborar para el Departamento, lo mismo, debe prepararse cuando llega un nuevo usuario de los activos, quien será el nuevo responsable ante su jefe inmediato del cuido de los activos que se le entregan. ARTÍCULO No. 22: Velar en todo momento que cada activo mantenga adherida su correspondiente placa de Coopeasamblea R.L. si no la tuviera, reportar en forma escrita esta situación al encargado del control de activos. Dentro de lo posible, conservar la

10 placa original que se desprendió de dicho activo para que esa misma sea otra vez adherida. ARTÍCULO No. 23: Reportar en forma oportuna a la Gerencia, de cualquier cambio de condición de deterioro físico o de funcionamiento que sufra el activo a su cargo, mediante la Solicitud de Bienes y Servicios Varios. ARTÍCULO No. 24: Cuando un activo se encuentra fuera de Coopeasamblea R.L. por motivo de reparación, el personal (o a quien ellos asignen) es responsable de dar el debido seguimiento ante la Gerencia, del activo que se encuentra en reparación, siendo el personal encargado el responsable ante la Administración de la condición y recuperación del activo que se encuentra en los talleres de reparación. ARTÍCULO No. 25: El personal o Jefe debe informar a la Contabilidad y al encargado de los activos del traslado de los mismos a otros departamentos o zonas que no estén bajo su responsabilidad, mediante el documento denominado Traslado o Exclusión de Activos (que podrán solicitar al Encargado de Activos) e indicar si ese traslado es temporal o permanente (Ver formula 2). Esta formula debe llenarse con toda la información que en ella se consigna y observar lo siguiente: Que el préstamo cuente con el Visto Bueno del Gerente o Jefe que presta el Activo. Exista la firma de Recibido Conforme del personal o del Jefe que recibe el activo. El formulario de Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos Fijos, debe distribuirse como sigue: Original = Departamento que entrega el activo. Copia 1 = Departamento que recibe el activo. Copia 2 = Contabilidad (al encargado del registro de activos). Copia 3 = Encargado de Activos. Cuando el activo se devuelve, el original de la boleta como en la copia 1 (del solicitante) debe quedar la leyenda Devuelto, indicando además, la fecha de la devolución y la firma de quien recibe el activo devuelto. Inmediatamente después, la boleta original se envía al encargado de los Activos y la copia 1 a la Contabilidad, con la finalidad de informar sobre la devolución del activo y que estas unidades procedan a lo que corresponda.

11 ARTÍCULO No. 26: El Jefe de Departamento debe reportar a la Contabilidad y al Encargado de los Activos cuando uno de éstos debe ser excluido de libros, usando la misma formula de Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos Fijos, Entrega de Activos e indicando las causas del retiro y detalle de las características del activo. La distribución de la formula es como sigue: Original = Contabilidad Copia 1 = Encargado de Activos Copia 2 = Departamento que retira el activo. Es importante que para estas situaciones, en dicha boleta se consigne previamente el Visto Bueno de la Gerencia VI DEBERES Y RESPONSABILIDAD DEL ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS ARTÍCULO No. 27: Con la finalidad de velar por el correcto manejo de los activos y canalizar la información de éstos a la Contabilidad, se asigna esta labor al Encargado de contabilidad que para estos efectos se le denomina como Encargado de los Activos. ARTÍCULO No. 28: Será responsable de recibir directamente el activo del proveedor. ARTÍCULO No. 29: Tendrá acceso a la base de datos a nivel de consulta, con ello verificará la información que en esa base se consigna para comprobar que existe un detalle o descripción exacta, correcta, completa y veraz de cada activo (nombre genérico, calidades, costo, ubicación, responsable y número de placa) con base a los documentos de Entrega de Activos, Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos Fijos que recibe de otros departamentos y al inventario físico que se realice. Además comprobará que la base de datos tenga incluido todos los activos que se encuentren en uso, estén debidamente clasificados y su registro oportuno. A su vez, verificará que los activos no utilizados por Coopeasamblea R.L. y que tengan reportes de su exclusión se encuentren fuera de esa base de datos. Cuando detecte

12 una situación contraria a lo aquí señalado, deberá reportar por escrito a la Gerencia de la anomalía encontrada, con la finalidad de que sea corregida por el Departamento de Contabilidad. ARTÍCULO No. 30: Debe adherir la placa a cada uno de los activos de Coopeasamblea R.L. ARTÍCULO No. 31: Entregar el activo fijo al Departamento solicitante mediante el formulario de Activos Entregados. ARTÍCULO No. 32: Informar a la Contabilidad de las nuevas adquisiciones de activos y entregar copia de la boleta de Activos Entregados con la factura respectiva para los efectos que corresponde. En la factura deberá investigar y detallar claramente el valor de cada bien adquirido cuando sea necesario, además, velar porque se entregue a la Contabilidad una descripción completa del mismo. ARTÍCULO No. 33: Informar a la Contabilidad de cualquier cambio que se presentara sobre la situación de los activos y que afecten los registros contables. ARTÍCULO No. 34: Coordinar con la Contabilidad la realización de inventarios físicos y conciliar sus registros con la Contabilidad y el inventario físico.

13 ARTÍCULO No. 35: Custodiar las placas no utilizadas que van a ser usadas para identificar los activos, así también las formulas de Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos Fijos, Entrega de Activos, tanto las formulas en blanco como las que recibe para efectos de información. ARTÍCULO No. 36: Atender las recomendaciones de la administración o de la Auditoria Externa. Prestar colaboración cuando se le solicite. ARTÍCULO No. 37: Custodiar en la bodega los activos en mal estado o en desuso y preparar un reporte semestral a la Gerencia sobre ellos, con la finalidad de tomar una decisión al respecto. ARTÍCULO No. 38: Participara en todos los actos donde se desechen activos. El grupo podrá estar integrado por un miembro del Consejo De Administración, un miembro del comité de vigilanci, un miembro del comité de educación y la Gerencia. ARTÍCULO No. 39: Deberá levantar un acta de los activos que la Gerencia a decidido desechar de la bodega. En dicha acta debe indicar la descripción del activo, su número de placa, quitar la placa (si la tiene adherida) y mantenerlas para efectos de consulta posterior, causa (si se trata de venta, donación o botado a un basurero autorizado). En esta acta debe indicar los nombres de las personas que participan y su puesto (cuando se trate de gente externa, debe indicar el nombre de la organización a la que pertenecen o si se trata de un comprador particular), así como sus firmas, fecha y hora. El documento original debe mantenerlo en un expediente y enviar copias a la Gerencia. ARTÍCULO No. 40: Informar a la Gerencia, de cualquier anomalía que detecte sobre el manejo de los Activos Fijos. ARTÍCULO No. 41:

14 Velar en conjunto con los responsables de los activos para que éstos mantengan en todo momento su placa adherida. ARTÍCULO No. 42: Realizar cualquier otra actividad que considere necesaria, que le permita cumplir con su responsabilidad con respecto a los activos de la Cooperativa. VII DEBERES Y RESPONSABILIDAD DE LA CONTABILIDAD ARTÍCULO No. 43: La Contabilidad será responsable de mantener sus registros con información confiable, oportuna, actualizada, real, veraz y completa, basado en las políticas y normativas contables y legales que rigen en Costa Rica y en el Coopeasamblea R.L. ARTÍCULO No. 44: Mantener conciliado mes a mes sus registros contables (cuenta auxiliar y con la cuenta mayor) como los reportes que deben emitir mensualmente. ARTÍCULO No. 45: Velar porque la información que se les suministra cumpla con lo establecido en este Manual y que la obtengan en forma oportuna y completa, con el objetivo de que les permita cumplir con lo establecido en el artículo 43 del presente Manual. ARTÍCULO No. 46: Realizar en coordinación con el encargado de los activos, inventarios físicos de éstos al menos una vez al año, con el fin de comprobar su existencia, estado y ubicación. ARTÍCULO No. 47:

15 Preparar los ajustes que correspondan, previa autorización de la Gerencia cuando se trate de los reportes de Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos Fijos, Entrega de Activos o ajuste por sobrantes o faltantes de activos. ARTÍCULO No. 48: Cuando se determinen faltantes no justificados de activos como consecuencia de un inventario físico, se debe informar por escrito a la Gerencia, y al Jefe de Departamento responsable, del o los activos faltantes, indicando su descripción completa, número de placa, posibles causas y ubicación, con la finalidad de analizar la situación y tomar las medidas del caso. En el caso de sobrantes, analizar e investigar la razón de ello, determinar su capitalización o se registra como un Activo Menor. ARTÍCULO No. 49: Reclasificar a la cuenta de Activos Menores aquellos bienes cuyo valor en libros es igual al valor de rescate y que se mantienen en uso por la Cooperativa he Informar de esta situación al Encargado de Activos. ARTÍCULO No. 50: Atender con previa autorización de la Gerencia, las recomendaciones en esta materia y brindar la información que se les solicite cuando este dentro de su competencia.

16 GUÍA PARA REALIZAR UN INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVOS 1. Planifique el inventario físico considerando los siguientes aspectos: a. Fecha de realización-cronograma. b. Participantes. c. Distribución de equipos, encargados y áreas asignadas a cada equipo. d. Preparación de recursos y logística necesaria para realizar el inventario. e. Reuniones de seguimiento. f. Medidas a tomar con respecto a activos sobrantes, en mal estado, ociosos o no localizados. g. Elaboración del informe de resultados. 2. Tomar como referencia el último reporte contable con respecto a los Activos Fijos, asegurándose que Contabilidad lo tenga conciliado con la cuenta mayor y el resto de auxiliares, de lo contrario, preparar la conciliación respectiva. 3. Preparar las hojas de anotación del inventario físico, ver formula 3, manteniendo una copia que va a ser entregada al responsable de cada Departamento donde se efectué el inventario, y el original para quienes realizan el inventario. 4. emitir una circular a los diferentes departamentos de la Cooperativa, para solicitar su colaboración y que dentro de lo posible se evite el traslado de activos en el periodo en que se realiza la verificación física de los activos. 5. Llenar la formula 3 en forma correcta y completa (indicando en el espacio de descripción, el nombre genérico del activo, ejemplo: computadora, mesa, escritorio etc.) después un detalle de sus características (modelo, serie, tamaño, material, color, y otros señas particulares del activo). 6. Además de lo anterior, se debe indicar el número de placa que tiene adherida (cuando no la tiene debe indicarse en la columna de placa S/P, que significa sin placa), su condición física (mal estado, buen estado, regular), ubicación firma del responsable (Director o Jefe de Departamento Ver artículos 17 y 18 del presente Manual), fecha del inventario y orden numérico de cada hoja. Es importante que el inventario no sea fraccionado, es decir, que donde se inicie se termine y no se pase a otro departamento hasta haber terminado en donde se inició el inventario. 7. Cada activo inventariado debe marcarse de forma tal que nos permita controlar cuales activos ya fueron considerados e identificar cuales están pendientes de tomarse en cuenta. Al final de la visita a cada Departamento, se debe inspeccionar para determinar si existen activos que se hubiesen omitido.

17 8. En la columna de observaciones de la formula 3, se debe anotar si el activo se encuentra ocioso y sus razones y alguna otra información pertinente que sea de utilidad y afecte el inventario. 9. Al finalizar el inventario, se debe proceder a lo siguiente: a. Tabular la información del inventario de acuerdo a los siguientes aspectos: i. Activos por responsabilidad ii. Activos en mal estado. iii. Activos sin placa. iv. Activos ociosos. v. Activos con dos placas. b. Cotejar el inventario físico con los registros contables, determinando si existen: i. FALTANTES, cuando se detectara que en los reportes contables se mantienen registrado activos que físicamente no se localizaron durante el inventario, buscar su última ubicación en la base de datos y después de ello comprobar la existencia de documentos de traslado o reporte de exclusión de activos, si no existiera evidencia de ello, solicitar al director o jefe responsable de la custodia del activo no localizado, una explicación sobre su paradero. ii. SOBRANTES, al comparar el inventario físico con los registros contables se determina que algunos de ellos no fueron registrados, se debe comprobar si el departamento de Contabilidad tubo acceso a la factura de compra y al formulario 1 (cuando se trate de activos recientes). Como segundo paso, determinar si fue excluido por error. En el primer caso, en caso de omisión de registro se debe prepara el ajuste correspondiente considerando su depreciación a la fecha del inventario. En el segundo caso, proceder a registrarlo como Activo Menor. Preparar un informe de los resultados obtenidos del inventario y recomendar los ajustes por concepto de activos como: en mal estado, activos no localizados, activos no registrados, activos ociosos, el cual debe ir dirigido a al Gerente y Encargado de Activos. COOPEASAMBLEA R.L.

18 ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS Y OTROS, CONSECUTIVO No. Departamento Receptor: Recibido por: El Encargado de Activos le hace entrega del (los) siguiente(s) artículo(s): DESCRIPCIÓN COSTO NÚMERO DE PLACA PROVEEDOR:. FACTURA No.. CHEQUE DE CANCELACIÓN: FECHA: T. DE C.:. ORDEN DE COMPRA:. SOLICITUD:. EXPEDIENTE DE COMPRAS No.. NOTA: Importante presentar esta boleta, por cualquier desperfecto que presente el equipo, para la ejecución de su garantía. Atentamente, ENCARGADO DE ACTIVOS Firma y Sello de Quien Recibe Satisfactoriamente Original-Usuario Copia 1-Contabilidad Copia 2-Encargado de Activos Copia 3-Cheque

19 COOPEASAMBLEA R.L. SOLICITUD DE TRASLADO, PRÉSTAMO O EXCLUSIÓN DE ACTIVO FIJO MARQUE EN LA CASETILLA QUE CORRESPONDE EL OBJETIVO DE ESTE DOCUMENTO: SOLICITUD DE TRASLADO (cuando es en forma permanente a otro Departamento) SOLICITUD DE EXCLUSIÓN (cuando va a dejarse de usar por la Cooperativa) SOLICITUD DE PRESTAMO (cuando es en forma temporal) Número de Placa: Descripción del Activo:(indicar su nombre,serie,modelo, material, color, tamaño) DEPARTAMENTO QUE ENTREGA RESPONSABLE DEPARTAMENTO QUE RECIBE RESPONSABLE Observaciones:(indicar si se entrega con otros componentes, motivo del préstamo, traslado o exclusión y condiciones físicas-en caso de préstamo o traslado) DEVOLUCIÓN DEL ACTIVO FIJO NOMBRE DE QUIEN RECIBE FIRMA DE RECIBIDO CONFORME FECHA DE LA DEVOLUCIÓN:

20 COOPEASASMBLEA R.L. INVENTARIO FÍSICO DE INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIPO UBICACIÓN: AL Hoja No. No. De Placa Descripción del Activo (Serie, Modelo, Color, Cantidad, Tamaño, etc.) Estado Físico Observaciones HECHO POR: RESPONSABLE :