REGLAMENTO DE ACTIVOS FIJOS PARA LA CORPORACION MEDICA MONTE SINAI.

Transcripción

1 REGLAMENTO DE ACTIVOS FIJOS PARA LA CORPORACION MEDICA MONTE SINAI. Art. 1. DEFINICIONES 1.1 Activo Fijo.- Son aquellos bienes que tienen una vida útil estimada mayor a un año, y un costo superior a los 300 dólares a la fecha de adquisición, destinados para el giro normal de las actividades de las empresas. 1.2 Suministros de Control.- Podrán ser considerados todos aquellos activos cuyos costos estén comprendidos entre los 30 y los 299 dólares, los mismos que estarán sujetos al control interno administrativo de cada Departamento. También serán denominados como suministros de control ciertos bienes como el instrumental médico u otros, que pueden tener un costo superior a los 300 dólares, pero que por su corta vida útil o por su utilización frecuente, no se lo puede considerar como Activos fijos. 1.3 Activos en Desuso.- Son aquellos Activos que por su deterioro, obsolescencia o cambio de tecnología no están en condiciones aptas de ser utilizados por los empleados, funcionarios y trabajadores, es decir son bienes inservibles u obsoletos que deben ser devueltos, para que sean dados de baja o en algunos casos podrían ser susceptibles de venta. 1.4 Formulario de Solicitud de Movimiento de Activos Fijos y/o Suministros de Control.- documento a ser llenado previo al movimiento de los Activo Fijos y/o suministros, ya sea por obsolescencia, baja, mantenimiento, préstamo, reposición u otros, formulario que deberá ser llenado por el custodio o responsable del bien para su descargo de la entrega. 1.5 Gasto.- Las compras de bienes o partes que sirvan para reponer o cambiar los componentes dañados de los activos fijos como por ejemplo fuentes de poder, discos duros para las computadoras y otros como cambio de cables, deberán ser considerados directamente como gastos de mantenimiento. De igual forma también se podría considerar directamente como gasto las compras con costos inferiores a los 30 dólares, pero sujetos a un control administrativo si el caso lo amerita. Art. 2. OBJETIVOS 2.1 Identificar los Activos Fijos de acuerdo a su uso, vida útil y costeo. 2.2 Aplicar la Depreciación en forma técnica, utilizando los procedimientos y porcentajes, de conformidad a lo dispuesto en las normas contables y tributarias vigentes. 2.3 Definir un procedimiento para el Registro, Control y Uso de los Activos, baja remate o venta de los Activos de propiedad de las empresas.

2 Art. 3. PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE LOS ACTIVOS FIJOS 3.1 El Departamento de Contabilidad registrara los activos fijos al valor razonable de compra (neto de descuentos y bonificaciones), mas cualquier costo directamente atribuible relacionado con la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda funcionar de la forma prevista, así como todo lo relacionado con los aranceles de importación, seguros y otros que hubiere, para lo cual recibirá todos los documentos que justifiquen la compra con la debida autorización. Además ingresaran de forma correcta al Sistema en el módulo de Activos Fijos, toda la información pertinente de acuerdo a lo especificado en la factura, y en el sello que deberá venir colocado en la parte posterior del documento debidamente llenado, con el nombre del activo, fecha, nombre de la persona a quien se le asignará, marca, modelo, serie, para que el activo de forma automática sea codificado según corresponda. Similar procedimiento se lo deberá efectuar para el ingreso de los suministros de control. 3.2 Luego de haberse registrado los activos tanto contablemente como en el respectivo modulo, Auditoria Interna procederá a efectuar en el sistema la asignación a nombre de la persona que va a ser el custodio o responsable, en base a la información especificada en la parte posterior de la factura, luego de lo cual se firmará la respectiva acta de entrega recepción, lo que dará fe de haber recibido el activo y de ser el responsable del mismo. 3.3 Los Activos fijos se depreciarán al mes siguiente de su recepción en Bodega, y el método de Depreciación a utilizase es de línea recta y el tiempo de vida útil que se aplicara, estará de acuerdo con las normas contables y tributarias vigentes. Art. 4 RESPONSABLES 4.1 Las personas encargadas de las compras son las responsables de recibir los activos y suministros, verificando que todo este correcto, así como colocar el sello en la parte posterior de la factura y detallar toda la información requerida en el mismo. 4.2 Será responsable de la administración del módulo de activos fijos el Departamento de Contabilidad, y la persona encargada de los ingresos al sistema deberá conciliar mensualmente con los saldos que presenta el Mayor Contable. 4.3 Auditoria Interna será la responsable de verificar que la información ingresada al sistema, concuerde con la de los activos que se está asignando, y colocar los stickers correspondientes en los mismos. 4.4 Cada Empleado o Trabajador a cuyo cargo se encuentre los Activo Fijos y/o suministros de control, será el responsable de su custodia y uso adecuado del bien, tendrá también la responsabilidad de informar oportunamente cualesquier situación que modifique las condiciones del Bien como de su uso. Además al recibir los Activos

3 mediante la firma del Acta entrega Recepción, el usuario asume plena responsabilidad sobre aquel y se obliga a procurar su conservación, utilizando en forma adecuada y solamente para labores relacionadas con las empresas. Para los casos en los cuales los activos son utilizados por varias personas, la responsabilidad será compartida entre todos los usuarios. 4.5 En los casos de renuncia el trabajador, empleado o funcionario, hará la entrega formal por escrito al Departamento de Auditoria los Activos y/o suministros que tenía a su cargo. 4.6 El Departamento de Recursos Humanos, para realizar la liquidación de haberes del personal que se retira de la empresa, solicitará previamente a Auditoria Interna el informe correspondiente sobre la entrega recepción de los activos. 4.7 En caso de incumplimiento de este artículo, se aplicarán las sanciones estipuladas en el Reglamento Interno. Art. 5. BIENES FALTANTES Cuando se detecten faltantes injustificados, el custodio o responsable de los activos a su cargo, deberá notificar sobre este particular dentro de las 24 hs siguientes de ocurrido el hecho, y reemplazar los mismos en un plazo máximo de 8 días, su reposición puede ser en dinero al precio de mercado o con un bien de similares características y estado previa autorización correspondiente, caso contrario se reportará al Departamento de Recursos Humanos, a fin de que se proceda con el descuento y las sanciones que de lugar. Art. 6 TRANSFERENCIA DE ACTIVOS 6.1 Queda terminantemente prohibido la transferencia o intercambio de activos y/o suministros de forma permanente entre el personal del mismo Departamento o con otros, salvo que por necesidad u otra justificación lo amerite, para lo cual el o los custodios de los activos solicitarán la autorización de la Gerencia, luego de lo cual se comunicará al personal de Mantenimiento para el traslado de los bienes y a Auditoria Interna para que proceda a realizar la reasignación de los bienes en el sistema. 6.2 Los activos que dejen de prestar servicios en algún Departamento y puedan volver a ser utilizados, se ingresarán a la Bodega siguiendo el mismo procedimiento señalado en el punto anterior. 6.3 Para todos los casos que implique la entrega de bienes por parte de los custodios, ya sea por transferencias, bajas, intercambios, reposiciones, u otros; tendrán que llenar la Solicitud de Movimiento de Activos y Suministros; siendo muy importante que el personal de mantenimiento y de compras exijan este documento debidamente llenado y firmado como requisito por la entrega de los activos y suministros de control.

4 Art. 7 BAJA, REMATE Y VENTA DE ACTIVOS FIJOS EN DESUSO O TOTALMENTE DEPRECIADOS Si por cualquier razón un activo deja de ser de utilidad para las empresas, o si bajo un análisis de costo - beneficio es recomendable su baja se procederá de la siguiente manera: 7.1 BAJA DE ACTIVO El Jefe del Departamento a cargo del bien, solicitara a la Gerencia la baja del activo, indicando las razones que justifiquen este hecho La Gerencia documentará toda la información relacionada al bien incluyendo una estimación del precio que podría tener en caso de ser susceptible de venta y la remitirá a Auditoria Interna para su análisis, quien realizará la inspección conjuntamente con el Jefe de Mantenimiento y emitirá su informe correspondiente La Gerencia dispondrá al Departamento de Contabilidad el registro contable que corresponda y solicitará además la baja en el módulo de Activos Fijos a Auditoria Interna El personal de Mantenimiento realizará el traslado de los bienes a darse de baja utilizando el formulario correspondiente, y además será el custodio de los mismos hasta su destrucción o venta según corresponda En los casos de baja y destrucción de los Activos fuera de Uso, se elaborará la respectiva acta de destrucción por parte de Auditoria Interna, la misma que deberá ser debidamente notariada si el caso lo amerita, copia de la cual se entregará a los custodios finales (responsables de Bodega). Estos procesos se realizaran de acuerdo a las necesidades de las empresas, pudiendo ser mensual, trimestral, semestral o acumulada en el mes de diciembre de cada año. Además para la baja de los activos fijos que tienen relación directa con la actividad normal de las empresas, como equipos médicos y otros, se deberá notificar al Servicio de Rentas Internas. Art. 7.2 REMATE Y VENTA Cuando los activos dados de baja sean susceptibles de venta, la Gerencia dispondrá que se practiquen los avalúos a través de peritos internos, y en los casos que amerite se contrataran a valuadores externos, a fin de establecer el precio base sin IVA, que se utilizará como referencia para el remate o la venta directa de bienes que podría ser interno o externo. Si los bienes dados de baja no pueden ser vendidos por ser el costo mayor al beneficio, estos podrán ser entregados en donación previa autorización de la Gerencia y/o Directorio.

5 7.2.2 Para los casos de venta, remate o donaciones de los bienes dados de baja, Auditoria Interna elaborará un acta con el detalle de todos los activos, copia de la cual se entregará a los custodios finales (bodega) documento que respaldará el egreso correspondiente. Art. 8 DISPOSICION GENERAL Cualquier situación no incluida en este Reglamento será resuelta por los Directorios, Junta general de Accionistas o por la Gerencias según corresponda, con base a las normas legales, reglamentos, políticas y procedimientos establecidos.