SEGUIMIENTO No. 4 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015

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1 SEGUIMIENTO No. 4 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2015

2 CONTENIDO 1. Introducción 2. Objetivo General 3. Objetivos Específicos 4. Seguimiento a las acciones del mapa de riesgos 5. Seguimiento a la estrategia antitrámites 6. Seguimiento a la estrategia rendición de Cuentas 7. Seguimiento a la estrategia Atención al Ciudadano

3 1. INTRODUCCION El municipio de Viterbo a fin de fortalecer la transparencia en la gestión y en cumplimiento de las directrices señaladas en el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), busca desarrollar una estrategia que permita eliminar los riesgos de corrupción en la ejecución de sus procesos, es por eso que el Alcalde del Municipio de Viterbo con el apoyo de su equipo de trabajo, adopta mediante decreto número DECRETO No. 005 DE ENERO 31 DE 2015, EL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÒN AL CIUDADANO de acuerdo al artículo 73 de la ley 1474 de La Oficina de Control Interno de la Administración Municipal de Viterbo Caldas, en aras de fortalecer el trabajo institucional y de dar un marco de referencia para el buen gobierno, ha Verificado el respectivo cumplimiento del que hacer de la entidad, de acuerdo a lo definido con respecto a las directrices y los mecanismos básicos para la realización de una administración clara, Transparente de cara a la comunidad y de conformidad al marco legal aplicable a la gestión pública. En materia de lucha contra la corrupción, con el propósito de orientar la gestión hacia la eficiencia y transparencia y dotar de más herramientas a la ciudadanía para ejercer su derecho a controlar la gestión que realiza la Administración Municipal, en cabeza del profesional Félix Alan Gaspar Arcila; la oficina de Control Interno realizó el respectivo seguimiento a las estrategias instauradas por la Administración, conforme a los procesos institucionales, en torno al cumplimiento de las metas enmarcadas en las siguientes políticas: a) Riesgos de corrupción, b)estrategias Anti trámites b) Rendición de cuentas y c) estrategia de atención al ciudadano. Lo anterior, con el fin de buscar las acciones correctivas que se deban realizar para brindar un servicio transparente a la ciudadanía en general.

4 2. Objetivo General Promover la cultura de la legalidad en el municipio generando espacios de trabajo con los órganos control y motivando a la ciudadanía en el ejercicio de los deberes del control social. 3. Objetivos Específicos Promover a través de la institucionalidad un escenario apto y adecuado para la implementación de estrategias concretas en materia de la lucha contra la corrupción. Proveer de herramientas a la ciudadanía para que ejerza sus derechos constitucionales. Dotar de instrumentos a la ciudadanía para que ejerza el control social y político, todo esto orientado a la prevención de actos de corrupción. Mejorar el acceso a los productos y servicios de la administración publica 4. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION Y MEDIDAS CONCRETAS PARA MITIGAR LOS RIESGOS La administración municipal dentro de su estructura orgánica cuenta con un sistema de control interno, el cual tiene definido los procesos y procedimientos, con sus respectivos mapas de riesgos, identificando las posibles causas, clasificándolos y realizando el análisis con su valoración. En el proceso de construcción del mapa de riesgo de la administración municipal de Viterbo Caldas, cada una de sus dependencias elaboró una matriz en la cual se definen los procesos y procedimientos que pueden llegar a tener probabilidad de materialización de un acto de corrupción, así mismo se establecen las medidas que se deben implementar con el fin de impedir la materialización de los mismos. 4.1 RIESGOS DE CORRUPCION DESPACHO ALCALDE Proceso: DIRECCION MUNICIPAL Objetivo: Direccionar a la Administración Municipal

5 Riesgo 1: Direccionamiento de contratos: Beneficiar a un oferente el cual no cumple con los requisitos legales exigidos en los estudios previos, pliegos de condiciones o invitaciones. Causa: Desconocimiento u Omisión de requisitos legales para beneficiar a un oferente en particular- Exigencia de requisitos adicionales para beneficiar a un oferente en particular-colocar algunos requisitos que restringen la pluralidad de oferentes, direccionado a beneficiar a un oferente en particular. Acciones: capacitación permanente a los directivos en temas contractuales Revisión previa por parte del secretario de gobierno como responsable del proceso de contratación. Revisión de los estudios previos, pliego de condiciones, Pliego Definitivo y los informes de evaluación y verificación. Auditorías internas a la contratación. Publicación de los procesos de contratación en los medios establecidos para ello, permitiendo la modificación de los mismos por solicitudes expresas de los oferentes. Indicador: 100% de contratos revisados y publicados - Nro. De auditorías realizadas. Seguimiento: 100% de contratos revisados y publicados Cumple - Nro. De auditorías realizadas 2. Riesgo 2: Ejecución de proyectos no incluidos en el Plan de Desarrollo Causa: Decisiones ajustadas a intereses particulares Falta de ética- Intereses Políticos-Abuso de poder Indicador: 100% de proyectos incluidos en el plan de desarrollo Seguimiento: 100% de proyectos incluidos en el plan de desarrollo Riesgo 3: Ordenar gastos sin el cumplimiento de requisitos legales Causa: Falta de ética-abuso de poder-intereses Políticos- Indicador: Número de seguimientos realizados Seguimiento: Se realiza 1 seguimiento a la ejecución del presupuesto 2015 Riesgo 4: Hechos Cumplidos: Adquisición de obligaciones contractuales para adquisición de bienes y servicios, sin que haya un soporte legal que lo respalde.

6 Causa: Desconocimiento u Omisión de requisitos legales-incumplimiento de las normas legales vigentes- Falta de ética-abuso de poder-intereses Políticos- Acción: Capacitación permanente a los directivos en temas contractuales Indicador: Nro. De capacitaciones realizadas Seguimiento: Se han capacitado una vez a los funcionarios en temas de contratación estatal. Riesgo 5: Ordenar Gastos no permitidos por la ley Causa: Desconocimiento u Omisión de requisitos legales-incumplimiento de las normas legales vigentes- Falta de ética-abuso de poder-intereses Políticos- Acción: Capacitaciones en Presupuesto Público para el personal encargado de realizar los pagos. Indicador: Nro. de capacitaciones realizadas Seguimiento: Se capacitan los líderes de proceso financiero en temas de presupuesto público. 4.2 RIESGOS DE CORRUPCION SECRETARIA DE PLANEACIÓN, VIVIENDA E INFRAESTRUCTURA Proceso: Autorización para englobes, desenglobes y propiedad Horizontal Riesgo 1: Un cobro por fuera de lo estipulado para la obtención de un trámite Causa: El funcionario realice cobros o reciba dádivas a beneficio personal por el trámite. El Cliente que pague la aprobación de dicho trámite sin el lleno de los requisitos. Cohecho Acciones: Rotación del personal Indicador: Tres funcionarios de la Secretaria capacitados para realizar dicho trámite y realizar auditoria sin previo aviso

7 Seguimiento: se realiza la rotación de funcionarios de la Secretaria para realizar dicho trámite y revisión periódica por parte de la oficina de control interno. Proceso: Centro de Información Estadística del Municipio Riesgo 2: Que se utilicen las bases de datos con intereses personales Causa: El funcionario expida datos diferentes a los reales o en su defecto manipule la información oficial con el fin de obtener el lucro personal Acciones: Rotación del personal Indicador: Tres funcionarios de la Secretaria capacitados para realizar dicho Trámite Seguimiento: se realiza la rotación de funcionarios de la Secretaria para realizar dicho trámite y revisión periódica por parte de la oficina de control interno. Proceso: Presentación y Ejecución de Proyectos Riesgo 3: incumplimiento de las normas existentes para el trámite de los proyectos según orden de radicación. Que los proyectos no se presenten en las metodologías exigidas y con los anexos requeridos Causa: El funcionario expida el respectivo certificado sin el lleno de los requisitos. Se puede presentar tráfico de influencias y amiguismo Acciones: Rotación del personal y continuar con el control establecido Indicador: Tres funcionarios de la Secretaria capacitados para realizar dicho trámite y realizar auditoria sin previo aviso Seguimiento: Se realiza la rotación de funcionarios de la Secretaria para realizar dicho trámite y revisión periódica por parte de la oficina de control interno. Proceso: Revisión del POT y Actualización del Código de Construcciones Riesgo 4: Que el POT no contenga elementos jurídicos claros y bien definidos como norma general. Causa: Los funcionarios modifiquen elementos estructurales del POT con el fin de beneficiar a terceros Acciones: Adelantar estudios y diseños soportados desde el punto de vista técnico, económico, jurídico entre otros Indicador: Decisiones soportadas en estudios técnicos. Seguimiento: se verifico que todas las decisiones son soportadas en estudios técnicos.

8 Proceso: Expedición de Licencias de Construcción y Urbanismo Riesgo 5: Un cobro por fuera de lo estipulado para la obtención de un trámite Causa: El funcionario realice cobros por el trámite. El Cliente que pague la aprobación de dicho trámite sin el lleno de los requisitos. Cohecho Acciones: Rotación del personal Indicador: Tres funcionarios de la Secretaria capacitados para realizar dicho trámite y realizar auditoria sin previo aviso Seguimiento: Se realiza Rotación del personal para la expedición de este documento. Proceso: Certificaciones Riesgo 6: Un cobro por fuera de lo estipulado para la obtención de un trámite Causa: El funcionario realice cobros por el trámite. El Cliente que pague la aprobación de dicho trámite sin el lleno de los requisitos. Acciones: Rotación del personal Indicador: Tres funcionarios de la Secretaria capacitados para realizar dicho trámite y realizar auditoria sin previo aviso Seguimiento: Rotación de funcionarios de la Secretaria para realizar dicho trámite. Proceso: Hilos y Niveles Riesgo 7: Es un cobro por fuera del estipulado para la obtención de un trámite Causa: El funcionario realice cobros por el trámite. El Cliente que pague la aprobación de dicho trámite sin el lleno de los requisitos Acciones: Rotación del personal Indicador: Tres funcionarios de la Secretaria capacitados para realizar dicho trámite y realizar auditoria sin previo aviso Seguimiento: Se realiza rotación del personal Proceso: Sistema de Información de Beneficiarios para programas sociales SISBEN Riesgo 8: Un cobro por fuera de los estipulados para la obtención de un trámite Causa: El funcionario realice cobros por el trámite. El Cliente que pague la aprobación de dicho trámite sin el lleno de los requisitos. Acciones: Rotación de funcionarios y Auditorias sin previo aviso

9 Indicador: Dos funcionarios de la Secretaria capacitados para realizar dicho trámite y realizar auditoria sin previo aviso Seguimiento: Se verifica la Rotación de funcionarios de la Secretaria para realizar dicho trámite. Proceso: Formulación Plan de Desarrollo Riesgo 9: Que el Plan de Desarrollo no contenga la estructura adecuada que permita definir claramente los programas y proyectos requeridos por la comunidad Causa: El funcionario modifique elementos estructurales del Plan de Desarrollo con el fin de beneficiar a terceros. Acciones: Adelantar estudios y diseños soportados desde el punto de vista técnico, económico, jurídico entre otros. Indicador: Numero de decisiones soportadas en estudios técnicos. Seguimiento: Se evidencian Decisiones soportadas en estudios técnicos. Proceso: Formulación Planes Indicativos Riesgo 10: Que el Plan de Indicativo no contenga la estructura adecuada que permita definir claramente los programas y proyectos requeridos por la comunidad. Causa: El funcionario modifique elementos estructurales del Plan Indicativo con el fin de beneficiar a terceros. Acciones: Adelantar estudios y diseños soportados desde el punto de vista técnico, económico, jurídico entre otros. Indicador: Decisiones soportadas en estudios técnicos. Seguimiento: Se verifica decisiones soportadas en estudios técnicos. Proceso: Formulación Planes de Acción Riesgo 11: Que el Plan de Acción no contenga la estructura adecuada que permita definir claramente los programas y proyectos requeridos por la Comunidad. Causa: El funcionario modifique elementos estructurales del Plan de acción con el fin de beneficiar a terceros. Acciones: Adelantar estudios y diseños soportados desde el punto de vista técnico, económico, jurídico entre otros Indicador: Numero de decisiones soportadas en estudios técnicos. Seguimiento: se verifican decisiones soportadas en estudios técnicos Proceso: Información y Documentación

10 Riesgo 12A: Deficiencia en el manejo documental y de archivo Causa: Espacio insuficiente en donde se ubica el área documental de la dependencia * Existencia de documentación de años anteriores sin enviar a archivo central Acciones: Organización del archivo en el espacio destinado para esto, dentro de la dependencia y clasificación de documentos además del traslado documental al archivo central Indicador: 100% de Organización física y Técnica del Archivo de la dependencia Seguimiento: La documentación de las oficinas es organizada de acuerdo a las tablas de retención documental y remitida al archivo central. Riesgo 12B: Sistema susceptible de manipulación y adulteración Acciones: Diseño y puesta en marcha de un sistema de protección de la información aprovechando las nuevas tecnologías de la comunicación creando un servidor central para el respectivo archivo de seguridad. Indicador: Implementación de Software y mecanismos de protección utilizando las nuevas tecnologías de la información Seguimiento: Se ha implementado Software y Mecanismos de protección en las dependencias. Proceso: Gestión Documental, garantizar la veracidad de la información de los documentos y certificaciones. Riesgo 13: Funcionarios que se presten para sustracción de documentos o información Causa: Carencia de Ética profesional de algunos funcionarios Acciones: Realizar charlas de sensibilización al personal para el manejo adecuado de la información documental. Indicador: Dos Charlas para los Funcionarios de la dependencia Seguimiento: Se cumple con esta acción Proceso: Mantenimiento y Software que la dependencia requiere Riesgo 14: Desconocimiento de las actividades de mantenimiento Causa: No hacer mantenimiento preventivo en los equipos a cargo dentro de la dependencia Acciones: Actualización de antivirus, capacitación en el buen uso de equipos, bloqueo de páginas inadecuadas Indicador: Dos mantenimientos preventivos por año Seguimiento: se realiza mantenimiento de los equipos por parte de personal capacitado

11 Seguridad de la Información Riesgo 15: Información con poca seguridad Acciones: Implementar claves de acceso personal con seguimiento Indicador: Implementación de un Plan de Accesibilidad Seguimiento: Se cumple con esta acción 4.3 RIESGOS DE CORRUPCION SECRETARIA DE GOBIERNO Proceso: GESTION SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA Riesgo 1: Recibir dadivas para la manipulación de la base de datos de comparendos. Causa: Falta de control del procedimiento de comparendos- Falta de ética del funcionario responsable Acciones: Realizar seguimientos cada seis (6) meses a los comparendos de competencia municipal Indicador: Nº de seguimientos realizados Seguimiento: un seguimiento realizado a los comparendos en el municipio Riesgo 2: Recibir dadivas para la expedición de certificados, permisos y licencias de inhumación Causa: Falta de control del procedimiento de licencias, permisos y certificados- Falta de conocimiento de los usuarios del procedimiento de licencias, permisos y certificados- Falta de capacitación de los usuarios Acciones: Incluir en el formato de licencias, permisos y certificados la apreciación "Servicio Gratuito" cuando no se requiere el pago de ningún tipo de impuestos de acuerdo a lo establecido en el Código de Rentas Municipal y demás normas concordantes o "Cancele dinero únicamente en la Secretaría de Hacienda Municipal" cuando el trámite correspondiente requiere pago de impuestos. Indicador: Nº de formatos con la apreciación "Cancele dinero únicamente en la Secretaría de Hacienda Municipal" o "servicio gratuito". Seguimiento: Se incluye en el formato de licencias, permisos y certificados la apreciación "Servicio Gratuito" Riesgo 3: Recibir dadivas para agilizar procedimientos o trámites en el restablecimiento de derechos. Causas: Falta de control del procedimiento de restablecimiento de derechos. Acciones: Realizar seguimientos cada seis (6) meses a los casos de restablecimiento de derechos. Indicador: Nº de seguimientos realizados Seguimiento: Se realiza un seguimiento.

12 Riesgo 4: Recibir dadivas por omitir requisitos legales a los establecimientos de comercio. Causa: Falta de control del procedimiento requisitos legales a los establecimientos de comercio. Acciones: Realizar visitas a los establecimientos de comercio dentro de los treinta (30) días siguientes al control realizado. Indicador: Nº de visitas realizadas Meta: Realizar control mediante la visita a los establecimientos de comercio objeto de control. Seguimiento: Se realiza un seguimiento 4.4 GESTION DEL TALENTO HUMANO Riesgo 1: Nombramiento de personal sin el perfil para el cargo o sin el Cumplimiento de requisitos legales. Causa: Falta de control del procedimiento talento humano. Acciones: Realizar seguimientos cada vez que se haga una vinculación de personal. Indicador: Nº de seguimientos realizados Seguimiento: cuando ingresa un funcionario, se solicita verificación de información a las universidades e institutos según sea el caso Riesgo 2: Manipulación indebida de las historias laborales Acciones: Realizar seguimientos aleatorios y semestrales a las historias laborales Indicador: Nº de seguimientos realizados Seguimiento: Se revisan hojas de vida aleatoriamente 4.5 GESTION CONTRATACION ESTATAL Riesgo 1: Direccionamiento de procesos contractuales Contratación sin el lleno de los requisitos legales. Causa: Falta de ética del funcionario responsable. Acciones: Realizar seguimientos cada seis (6) meses a los procesos contractuales por cada modalidad contractual Indicador: Nº de procesos contractuales revisados Seguimiento: Se realiza seguimiento a los contratos en físico y a través de la plataforma covi. 4.6 GESTION DOCUMENTAL Riesgo 1: Recibir dádivas para agilizar la búsqueda de documentos. Causa: Falta de ética en el funcionario encargado del archivo municipal.

13 Acciones: Contactar aleatoriamente como mínimo 10 usuarios durante el año. Indicador: N de usuarios contactados Meta: Contactar aleatoriamente los usuarios de la administración municipal que hayan solicitado documentos. Seguimiento: Se realiza aleatoriamente mediante llamada telefónica Riesgo 2: Manipular los consecutivos y fechas de radicados Causa: Incumplimiento de la normatividad de archivo legal vigente por parte del funcionario encargado del archivo municipal. Acciones: Realizar seguimiento semestralmente a las planillas de radicación. Indicador: N de seguimientos realizados Seguimiento: Se realizó un seguimiento. Riesgo 3: Extravío y eliminación de documentos obviando la normatividad legal vigente para el manejo de archivos Causa: Soborno Acciones: Realizar seguimiento semestralmente a las solicitudes de documentos con respuesta negativa para el usuario Indicador: N de seguimientos realizados Seguimiento: Se realiza un seguimiento 4.7 GESTIÓN CONTABLE Riesgo 1: Presentar la información contable y financiera del Municipio en forma adulterada Causa: Manejo irregular de la información contable y financiera del Municipio Acciones: Revisar y analizar periódicamente la información contable y financiera del Municipio. Indicador: N. de revisiones realizadas Seguimiento: Se realiza una revisión trimestral 4.8 GESTIÓN PRESUPUESTAL Riesgo 1: Mala afectación presupuesta por parte del Técnico de Presupuesto Causa: Falta de conocimiento del personal encargado de la actividad presupuestal Acciones: Capacitar el personal de la unidad de presupuesto y contabilidad mediante la asistencia a talleres o seminarios sobre presupuesto y contabilidad pública. Indicador: No. de asistencias a talleres o seminarios

14 Seguimiento: No se evidencia asistencia a talleres ni capacitación sobre el tema. Riesgo 2: Prescripción de las obligaciones tributarias de los contribuyentes. Causa: Ausencia de actualización en los temas tributarios Acciones: Enviar al funcionario de la Unidad de Fiscalización y Cobro a 2 capacitaciones sobre temas tributarios-realizar al menos 3 visitas anuales a los establecimientos de comercio con el fin de detectar a los evasores de los impuestos municipales. Indicador: Nro. De visitas realizadas Seguimiento: Se realiza una visita 4.9 GESTIÓN CONTABLE Riesgo 1: Permitir la evasión y la elusión de los impuestos municipales Causa: Ausencia de Acciones de Fiscalización a los contribuyentes Municipales, principalmente del Impuesto de Industria y Comercio. Acciones: Realizar al menos 3 visitas anuales a los establecimientos de comercio con el fin de detectar a los evasores de los impuestos municipales Indicador: N. de visitas realizadas Seguimiento: Se realiza una visita 4.10 GESTIÓN DE TESORERIA Y RECAUDO Riesgo 1: Aplicar descuentos tributarios a los contribuyentes sin ninguna justificación legal Causa: Manipulación indebida de la Base de Datos de los Contribuyentes Acciones: Realizar dos auditorías anuales al recaudo de impuestos. Indicador: No de auditorías realizadas Seguimiento: una auditoria al proceso y 4 arqueos de caja 4.11FISCALIZACIÓN Y COBRO Riesgo 1: Favorecer a los contribuyentes con la prescripción de sus obligaciones Acciones: Realizar al menos dos capacitaciones en el tema de cobros Indicador: No de Capacitaciones Realizadas. Meta: Capacitar a la funcionaria de la Unidad de Fiscalización y cobro en el tema de cobros persuasivos y coactivos de los impuestos. Seguimiento: se capacita en temas tributarios 4.12 SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

15 Riesgo 1: Afiliar al régimen subsidiado a una persona que no cumpla los requisitos para hacerlo o que tenga capacidad de pago para el régimen contributivo. Causas: desconocimiento o desacato de la norma frente a la priorización de beneficiarios Acciones: Verificar que el puntaje Sisbén de la persona que solicita afiliación se encuentra en el rango permitido por la Resolución 3778 de Realizar cruces de bases de datos para detectar multiafiliaciones, afiliados al contributivo o personas con capacidad de pago. Indicador: número de verificaciones realizadas Seguimiento: se realizan constantemente las verificaciones Realizar cruces de bases de datos para detectar multiafiliaciones, afiliados Al contributivo o personas con capacidad de pago. Indicador: Número de verificaciones realizadas Seguimiento: Se verifican que el puntaje Sisbén de la persona que solicita afiliación se encuentra en el rango permitido por la Resolución 3778 de 2011 Proceso: Elaboración Plan Municipal de Salud Riesgo 1: Contratar menos del 60% de las acciones del plan municipal de salud pública de intervenciones colectivas con la red pública Causa: Realizar la contratación del plan de salud pública con instituciones o personas de carácter privado por encima del 40% del valor total del plan Acciones: Cuantificación del valor total de los recursos del plan municipal de salud pública de intervenciones colectivas para la vigencia y determinación de topes de contratación con el Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud, respetando el porcentaje mínimo permitido con la red pública como el 60%. Indicador: Número de certificaciones exigidas Seguimiento: Se evidencia que se solicita la certificación de la no capacidad técnica de la E.S.E Hospital San José para aquellos contratos del Plan Municipal de Salud que ella no pueda ejecutar ACCESO A PROGRAMAS SOCIALES Riesgo 1: Manejo inadecuado de los datos registrados en la encuesta del Sisbén o del programa Red Unidos para favorecer algún beneficiario del programa Familias en Acción en época de inscripción. Causa: Intención de direccionar subsidios estatales hacia personas que no reúnen los requisitos para ello Acción: Solicitar a la Secretaría de Planeación o consultar en la página del DNP el puntaje Sisbén y revisar los folios de la base de datos de Red Unidos.

16 Acta de suspensiones preventivas del programa Más Familias en Acción. Indicador: número de solicitudes realizadas- número de actas realizadas Seguimiento: se realiza la verificación de datos a través de la solicitud del puntaje Sisbén a la Secretaría de Planeación y solicitud del número de folio a red unidos. Riesgo 2: Inscripción de alguna familia en el Programa Familias en Acción con condición de desplazamiento sin cumplir con la condición. Acciones: Revisión de los oficios remisorios al DPS con la preinscripción de población desplazada al Programa Más Familias en Acción Indicador: número de oficios revisados Seguimiento: se realiza la verificación permanente de la solicitud de ingreso enviada por la Personería Municipal que certifica la condición de desplazamiento. Riesgo 3: Beneficiar a un menor con el programa desayunos infantiles conociendo que es beneficiario de otro programa del I.C.B.F Acciones: Intención de dar doble beneficio a una o varias personas que ya tienen subsidios estatales sabiendo que no es permitido estar en ambos Indicador: Cruce y verificación permanente de la base de datos del programa Seguimiento: Se realiza el cruce y verificación de la información Riesgo 4: Tener como beneficiario algún niño extra edad en el programa Desayunos infantiles con amor Causa: Intención de dar beneficios y privilegios a personas que no cumplen los requisitos para tenerlos. Acciones: Revisión inicial y permanente para ingresos nuevos o permanencia en el programa Seguimiento: Se realiza la y verificación permanente de las bases de datos de los programas de subsidios para menores Riesgo 5: Beneficiar con desayunos infantiles a niños que no vivan en el municipio Causa: Intención de dar beneficios y privilegios a personas que no cumplen los requisitos para tenerlos. Acciones: Llamadas telefónicas por la demora en reclamar las raciones y seguimiento en la asistencia a las reuniones por faltas injustificadas o a razón de traslado de residencia hacia otro municipio con el certificado del DNP. Indicador: Número de llamadas telefónicas realizadas Seguimiento: se realiza el seguimiento permanente a la población

17 Riesgo 6: Tener como beneficiario algún niño extra edad en el programa Desayunos infantiles con amor Causa: Intención de dar beneficios y privilegios a personas que no cumplen los requisitos para tenerlos Acciones: Revisión inicial y permanente para ingresos nuevos o permanencia en el programa Indicador: Número de revisiones realizadas Seguimiento: Se realizan los seguimientos a las bases de datos y fechas de nacimientos Riesgo 7: Incluir a algún adulto mayor que no se encuentre en listado por orden de priorización Causa: Intención de direccionar la priorización del subsidio a quienes no cumplen los requisitos o alterar el orden de priorización Acciones: Actualización del listado y verificación permanente del orden de priorización de adultos mayores Indicador: Número de actualizaciones realizadas Seguimiento: se realiza cruce de información, actualización y verificación permanente de las bases de datos de priorización EDUCACIÓN, DEPORTE Y CULTURA Riesgo 1: Deficiencias en el manejo documental y de archivo. Causa: Desconocimiento o desacato de la ley Acciones: revisión periódica de la organización del archivo Indicador: porcentaje de cumplimiento de acuerdo a la ley de archivo Seguimiento: Se detecta falencias en la aplicación de las tablas de retención documental y la ley general de archivo. Riesgo 2: Que se sobrecoste la contratación Causa: falta de planeación financiera Acciones: proyectar financiera mente los programas Indicador: número de contratos elaborados/número de contratos presupuestados Seguimiento: Se realiza la proyección financiera de los programas Riesgo 3: Que se contrate personal no idóneo y competente Causa: falta de establecer mecanismos para la selección de personal Acciones: verificación de las hoja de vida del personal a cargo de los programas Indicador: Personal contratado/personal capacitado Seguimiento: se realiza la verificación de las hojas de vida del personal a cargo de los programas

18 Proceso: Acceso a la Canasta Educativa Riesgo 1: Tráfico de influencias, (amiguismo, persona influyente). Causa: falta de focalización en la entrega de subsidios Acciones: Focalización de la población a atender y Solicitar información con anterioridad a las instituciones educativas y verificación de la misma Indicador: Número de estudiantes beneficiados/número de estudiantes del nivel 1 y 2 del Sisben Seguimiento: se realiza la Focalización de la población a atender, se Solicita información con anterioridad a las instituciones educativas y se verifica. Proceso: Estadísticas actividad educativa Riesgo 1: Que se infle el número de estudiantes matriculados Causa: Falta de control en la consolidación de matriculas Acciones: Verificación en las instituciones educativas de la información suministrada y seguimientos periódicos. Indicador: número de estudiantes presenciales/ número de estudiantes SIMAT Meta: Que se infle el número de estudiantes matriculados Seguimiento: Se realiza la verificación en las instituciones educativas de la información suministrada y seguimientos periódicos 4.15 AGRICULTURA, TURISMO Y DESARROLLO SOSTENIBLE Riesgo 1: Otorgar el porcentaje de descuento de línea amarilla no indicado para el predio. Causas: Medición inadecuada del área protegida del predio control en la consolidación de matrículas - Amiguismo, soborno- Utilización inadecuada de los instrumentos de medición. Acciones: Realizar por lo menos dos seguimientos anuales a los beneficios otorgados de línea amarilla. Indicador: Nº de seguimientos realizados Seguimiento: Se realizar seguimiento a los beneficios otorgados por línea amarilla mediante visitas periódicas a los predios beneficiados. Riesgo 2: Cobro de la asistencia técnica ambiental Causa: Falta de control del procedimiento de asistencia técnica ambiental Acciones: Visitar a los usuarios del servicio de asistencia ambiental por lo menos tres veces al año. Divulgar a través de la página WEB, medios de comunicación y reuniones los servicios de asistencia técnica ambiental con la aclaración de servicio gratuito. Indicador: No visitas Realizadas

19 Seguimiento: Se realiza en seguimiento a los predios beneficiarios, se divulga en la página web y reuniones los servicios de asistencia técnica ambiental con la aclaración de servicio gratuito GESTION DESARROLLO RURAL Riesgo 1: Cobro de la Asistencia Técnica Rural Causas: Falta de control del procedimiento de asistencia técnica agropecuaria Rural- Falta de conocimiento de los usuarios del procedimiento de asistencia técnica rural. Acciones: Visitar a los usuarios del servicio de asistencia directa rural por lo Menos tres veces al año Divulgar a través de la página WEB, medios de comunicación y reuniones Indicador: No. De Visitas Realizadas Seguimiento: Se realizara seguimiento, se divulga a través de la página web Riesgo 2: Expedición de guías sin el lleno de los requisitos legales Causas: Falta de control del procedimiento de expedición de guías- Amiguismo, soborno- Intereses políticos- ofrecimiento de dadivas por parte de los usuarios. Acciones: Realizar por lo menos dos seguimientos anuales al procedimiento de expedición de guías. Indicador: No de Seguimientos Realizados Seguimiento: Se realiza un seguimiento al proceso 4.17 GESTION DE DESARROLLO ECONOMICO Riesgo 1: Exigencia de dadivas para acceder a los proyectos sociales adelantados por la unidad de turismo y desarrollo económico. Causa: Falta de control del procedimiento establecido para acceder a los proyectos sociales de la unidad de turismo y desarrollo económico-abuso de poder, soborno -Falta de ética del funcionario Acciones: Realizar por lo menos dos seguimientos anuales a los proyectos sociales adelantados por la unidad de turismo y desarrollo económico. Indicador: No. de Seguimientos Realizados Seguimiento: Se realiza un seguimiento a los proyectos sociales 4.18 GESTION TURISMO Riesgo 1: Exigencia de dadivas para acceder a los beneficios que puedan derivarse de algunos proyectos de desarrollo turístico del municipio.

20 Causa: Falta de control del procedimiento establecido para acceder a los proyectos sociales de la unidad de turismo y desarrollo económico. Acciones: Realizar por lo menos dos seguimientos anuales a los proyectos de Desarrollo Turístico. Visitar a algunos usuarios beneficiarios de los proyectos de desarrollo Turístico para establecer el grado de satisfacción del servicio prestado. Indicador: No de Seguimientos Realizados No de Usuarios Visitados Seguimiento: Se realiza un control a los proyectos de desarrollo turístico 4.19 GESTION DESARROLLO COMUNITARIO Riesgo 1: Exigencia dadivas a las juntas de acción comunal y a las víctimas del conflicto Armado para acceder a los proyectos sociales adelantados a través de la unidad de Desarrollo Comunitario. Causa: Falta de control del procedimiento establecido para acceder a los proyectos sociales de la unidad de Desarrollo Comunitario. Acciones: Realizar por lo menos dos seguimientos anuales a los proyectos sociales adelantados por la unidad de Desarrollo comunitario. Indicador: No. de Seguimientos Realizados Seguimiento: Se realiza control a los proyectos sociales orientados a las juntas de acción comunal y víctimas del conflicto armado PRENSA Y COMUNICACIONES Riesgo 1: La comunidad desconoce los mecanismos y costos para realizar un trámite Causa: Falta de publicación de los trámites de la entidad Acciones: Realizar el levantamiento de las hojas de vida de los tramites de la entidad, publicación de los tramites en la plataforma SUIT.3 Indicador: Numero de Tramites Publicados en el portal institucional Seguimiento: se han publicado el 97% de los trámites Riesgo 2: Omitir publicación de información de contratación y financiera en el portal institucional Causa: Ocultar a la comunidad información de interés Público Acciones: Cargar información actualizada de la contratación y la situación financiera de la entidad Indicador: Número de actualizaciones en los ítems correspondientes a contratación y estado financiero Seguimiento: se está realizando, el 100% de la contratación se publica en el aplicativo COVI y SECOOP.

21 Riesgo 3: Impedir a la ciudadanía instaure una queja o un reclamo Causa: Falta de Socialización de los protocolos de servicios y canales de atención quejas y reclamos Acciones: promover los canales de quejas y reclamos atreves de los medios de comunicación Indicador: Número de quejas y reclamos resueltos Seguimiento: Se realiza permanentemente seguimiento y se da respuesta dentro de los términos establecidos por la ley 4.21 CONTROL INTERNO Riesgo 1: Manipulación de las Auditorías Internas Causa: falta de ética y valores Acciones: Gestionar ante la oficina de Talento Humano Capacitación en ética y valores, socialización del código de ética a todos los funcionarios. Poner en conocimiento de las autoridades competentes la situación presentada. Indicador: 100% de funcionarios Capacitados- 100% de amenazas denunciadas en caso de presentarse Seguimiento: Se ha capacitado a los funcionarios y se ha socializado de código de ética Riesgo 2: Desvío de visitas Causa: Clientelismo y Falta de Planeación Acciones: Realizar el 100% de los seguimientos de evaluación y control de acuerdo al cronograma establecido. Realizar la planeación de seguimientos de evaluación y control de acuerdo a cronogramas establecidos previamente y a los riesgos detectados. Conformar el equipo auditor por funcionarios que no ejecuten los procesos Indicador: 100% de seguimientos ejecutados de acuerdo al cronograma establecido 100% de seguimientos ejecutados de acuerdo al cronograma establecido 0% funcionarios auditando sus propios procesos Seguimiento: Siempre se da cumplimiento al plan de auditorías internas y los funcionarios son de otra dependencia, generalmente el jefe de control interno y el líder de calidad. 5. ESTRATEGIAS ANTI TRÁMITES Se ha realizado el levantamiento de 16 hojas de vida trámites que hacen parte del funcionamiento de la administración municipal.

22 Se han publicado 80 trámites que el ciudadano puede adelantar en la entidad en el Sistema Único de Información de Tramites SUIT. Se han priorizado de acuerdo a las necesidades de la comunidad los trámites y Servicios para su automatización. Se ha Generado las herramientas de acceso a los trámites y servicios desde de la Página web institucional. 6. ESTRATEGIA RENDICION DE CUENTAS Se ha designado una oficina para que realice la atención al ciudadano, Se han implementado canales de comunicación de doble vía en los cuales el Ciudadano puede obtener respuesta a sus peticiones, quejas y reclamos. Entre ellos están: Página web, líneas telefónicas, buzón de quejas y reclamos, Solicitudes directas y vía electrónica. El portal institucional es un canal en el cual el ciudadano pueda interactuar con un funcionario de la administración municipal. Se realiza seguimiento semestral las quejas y reclamos, con el fin de verificar el cumplimiento de los tiempos establecidos por la ley. Se han ubicado mapas, se ha fortalecido de la comunicación externa, la cual este orientada a mejorar el desplazamiento y ubicación del usuario por la planta física de la administración municipal. Se realizó la Implementación de sistemas de turnos en dependencias con alta afluencia de usuarios (secretaria de Hacienda) Cuando hay modificaciones en horario de atención al público se Informa oportunamente el cambio o modificación. 7. ESTRATEGIAS ANTENCION AL CIUDADANO Se realizan audiencias públicas de rendición de cuentas a la ciudadanía, de acuerdo a la ley 489 de 1998, resolución 482 de 2010, resolución 324 de 2011 y a procesos internos. Se Involucra a la comunidad en los procesos de gestión pública, como formulación y elaboración del Plan de Desarrollo, participación en juntas, comités, consejos; identificación y priorización de proyectos de inversión social para ser incluidos en los POAI anuales. Se realiza difusión y se publica a través de los medios de comunicación (emisora, cartelera, página web, canal local, folletos, gacetas informativas etc.) los informes de gestión, que den cuenta de la situación financiera, administrativa e institucional del municipio. Apoyar las veedurías y organismos que se constituyan para realizar control social a la gestión pública local.

23 Se requiere implementar campañas pedagógicas que logren la apropiación por parte de los ciudadanos con relación al acceso y uso de la información pública. Se debe fortalecer la publicación constante en la página web de los programas, proyectos con informes periódicos de su estado de ejecución para que la ciudadanía los conozca y pueda opinar y hacer sugerencias sobre los mismos. STELLA IDARRAGA CARDONA Asesora de Control Interno