CAPÍTULO I MARCO CONCEPTUAL

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1 CAPÍTULO I MARCO CONCEPTUAL 1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 1.1 TÍTULO DESCRIPTIVO DEL PROBLEMA Diseño de un Sistema de Control Interno para la Fundación Morazán en Acción de la Ciudad de San Francisco Gotera para la Administración Razonable de sus Recursos. 1.2 SITUACIÓN PROBLEMÁTICA El Salvador ha tenido a través de su historia una serie de conflictos sociales; los cuales se han suscitado por la lucha de clases. Esto llevó al país a soportar un conflicto armado que duró doce años, las secuelas de dicho conflicto se manifiestan aún cuando ya han transcurrido quince años de haberse firmado los acuerdos de paz. La pobreza ha sido cada día más evidente en el área rural y sobretodo en las regiones más afectadas por dicho conflicto. El departamento de Morazán fue uno de los que sufrió mayormente los efectos de la guerra y eso hace que aún persistan muchas necesidades sociales. Con el propósito de contribuir al desarrollo de la región, muchas organizaciones sin fines de lucro de origen internacional han dirigido su esfuerzo para orientar recursos al beneficio social de las comunidades, dentro de estas instituciones están las Organizaciones no Gubernamentales conocidas como ONGs. Quienes haciendo uso de la gestión a nivel internacional obtienen financiamiento para el desarrollo de proyectos. Las Organizaciones No Gubernamentales (ONGs) han estado presentes en los asuntos internacionales desde la segunda mitad del siglo XIX. Ahora las ONGs se ocupan de una gran variedad de asistencias: el intercambio científico, la ayuda de emergencias y los asuntos humanitarios. A mediados de 1990 habían más de instituciones en todo el mundo, hoy en día desempeñan un papel más protagónico al ser reconocidas por la Organización de las Naciones Unidas. Las 1

2 ONGs son militantes, efectivas y disponen de un amplio apoyo económico. Su actividad permite los contactos y los acuerdos transfronterizos sin que los gobiernos se vean involucrados. Son aceptadas como parte de las relaciones internacionales y, al influir sobre las políticas nacionales y multilaterales, adquieren cada vez un mayor protagonismo. Sin embargo, han recibido críticas del Estado por la falta de transparencia en el manejo de los recursos financieros; esto llevó a que en el mes de noviembre de 1996 se aprobara el Decreto Legislativo No. 894 que le da vida a la Ley de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, las cuales son obligadas a llevar contabilidad formal según el Artículo 40 de dicha ley y que en su texto dice: Las Asociaciones y Fundaciones quedan obligadas a llevar contabilidad formal de su patrimonio, de acuerdo con algunos de los sistemas contables generalmente aceptados y conforme a las normas tributarias, autorizada por la Dirección General del Registro. Las Asociaciones y Fundaciones deberán llevar los registros contables exigidos por la técnica contable y necesidades propias de la entidad, siempre que llenen los requisitos establecidos por la ley. Las entidades cuyo activo en giro sea inferior a diez mil colones solamente están obligadas a llevar un libro encuadernado y legalizado, en el que asentarán separadamente los gastos, compras y ventas. En dicho libro harán al final de cada año un balance general de todas las operaciones, con especificación de los valores que forman el activo y pasivo. La Fundación Morazán en Acción, por estar dentro del marco normativo de la Ley, está obligada a llevar contabilidad formal y a dar cuenta al Estado y a los Organismos que financian los proyectos; esto hace que la administración se esfuerce para ser eficiente en el uso de los recursos y efectiva en el logro de resultados. Sin embargo esta tarea se hace cada día más difícil de alcanzar por carecer de instrumentos administrativos necesarios para alcanzar el desarrollo sin poner en riesgo la administración de sus recursos. La estructura organizacional de la institución es de estilo matricial y por tanto existe una centralización de funciones que no es congruente con los requerimientos de un efectivo control interno. 2

3 1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La Fundación Morazán en Acción inició sus actividades en el año 2004, como resultado de la descentralización de operaciones de la Organización no Gubernamental Ayuda en Acción que en la actualidad funciona en la ciudad de San Salvador como una oficina cooperante en la gestión de recursos. Desde esa fecha ha tenido un crecimiento significativo en la ejecución de obras sociales en la zona de cobertura del Departamento de Morazán, sin embargo no ha existido una mejora en el sistema de administrar los recursos, no obstante contar con un Sistema de Contabilidad sistematizado, ello no garantiza que la información que se procesa sea completa, fidedigna y razonablemente apegada a las Normas Internacionales de Información Financiera; y en consecuencia que cumpla con la Norma Legal emanada del Artículo 40 de la Ley de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro aprobadas mediante Decreto Legislativo No. 894, de fecha 27 de noviembre de La no existencia de un Sistema de Control Interno, da la pauta para determinar que no existe una administración que pueda garantizar un control razonable de los recursos con que cuenta la Fundación.- La falta de una herramienta tan importante como es un Sistema de Control Interno hace deficitario el registro de operaciones y hace que la institución se exponga a cometer infracciones, como las consignadas en el Artículo 83 de la Ley antes referida que dice lo siguiente: Las infracciones cometidas por las asociaciones y fundaciones, sus dirigentes o administradores, para los efectos de esta ley, son las siguientes: No llevar contabilidad formal en los casos establecidos por la ley y no aplicar las normas de contabilidad establecidas; No presentar al Registro los Balances Generales y Estados de Resultados debidamente dictaminados por Auditor; Alterar maliciosamente los valores y contenido de los estados financieros e inventarios; suministrar datos falsos al Registro La responsabilidad recae en la administración la cual está dirigida por una Asamblea General, una Junta Directiva, la Dirección Ejecutiva, las áreas 3

4 gerenciales y de operación. Ésta estructura de dirección está sometida a constantes exigencias para alcanzar la eficiencia y la efectividad, pero lograr éste propósito se está volviendo cada día un desafío por el solo hecho de carecer de Normas de Control Interno y por lo tanto un auditor no puede definir en forma clara la valoración de los riesgos en que se llevan a cabo las actividades, estos aspectos deficitarios de control elevan el riesgo y hace creer que la Fundación no está exenta de cometer irregularidades relevantes en el uso de los recursos. No se puede esperar que el Sistema de Contabilidad por si solo responda a las exigencias de las Normas Internacionales de Auditoría, las cuales consideran como necesaria la existencia de un Sistema de Control Interno. Por otra parte, el funcionamiento del Sistema de Control generaría una mayor exigencia a los empleados responsables de manejar cada actividad, esto ayudará a alcanzar los objetivos estratégicos de la institución y por ende coadyuva a deducir responsabilidades por irregularidades cometidas; acciones que hoy en día son casi imposibles de controlar. Si el problema al que se han enfrentado las ONGs en El Salvador es la falta de confianza por los limitados controles con que usan los fondos, entonces sano es que la Fundación Morazán en Acción de inicio a una nueva forma de administrar sus recursos, para ello necesita un Sistema de Contabilidad y un efectivo Sistema de Control Interno que proporcione seguridad razonable en el manejo de los recursos y contribuya al alcance de los objetivos estratégicos y/o operativos, pues se considera el Control Interno como la primer línea de defensa para la salvaguarda de los activos, prevenir y detectar errores. La fundación destina los recursos económicos a proyectos de Educación, Auspiciamiento y Vínculos Solidario de niños de las comunidades de intervención, Dinamización de Economías con programas de capacitaciones a productores en la elaboración y venta de artesanías en mercados locales y del exterior; para ello se destinan cifras presupuestarias anuales de hasta un millón de dólares. 4

5 1.4 ENUNCIADO DEL PROBLEMA En qué medida el diseño de un sistema de control interno para la Fundación Morazán en Acción facilitará una administración razonable de sus recursos? 1.5 JUSTIFICACIÓN El Sistema de Control Interno proporciona una seguridad razonable de que se alcancen los objetivos institucionales porque exige a las personas efectividad en la ejecución de sus actividades, por otra parte, aumenta la confiabilidad y hace oportuna la información financiera y finalmente facilita la labor del auditor en los procesos de verificación en razón de las auditorias que ejecuta. Disminuir los riesgos en el uso de los recursos traerá aspectos favorables para la Fundación Morazán en Acción; entre tales aspectos se mencionan: el fortalecimiento de la confianza hacia los organismos Cooperantes y mejores posibilidades para la gestión de recursos. Con el presente estudio se pretende beneficiar a los siguientes sectores: 1. A la Fundación Morazán en Acción de San Francisco Gotera porque a través de este documento tendrán un mayor control de los recursos y aumentará la posibilidad de obtener mayor financiamiento para la ejecución de proyectos. 2. A la comunidad porque se garantiza que los fondos de inversión sean canalizados a los proyectos de forma adecuada. 3. A la universidad por que le permite la proyección social 4. A los alumnos porque tendrán un instrumento de consulta. 1.6 DELIMITACION Espacial La presente investigación se realizó en la Fundación Morazán en Acción de San Francisco Gotera que tienen como desarrollo social la zona del Departamento de Morazán Temporal 5

6 La Fundación desde su inicio incorporó como control de sus operaciones un sistema de contabilidad pero el mismo no cuenta con un Sistema de Control Interno que coadyuve a una práctica sana de sus actividades Unidades de Observación La investigación se realizó a la Junta Directiva y al personal de todas las áreas administrativas y operativas de la Fundación El problema se enmarca en diferentes contextos: Socio-económico La falta de un Sistema de Control Interno impide a la fundación demostrar a la comunidad local e internacional el buen uso de los recursos que le son asignados y por consiguiente dificulta la gestión de financiamiento para nuevos proyectos que beneficien a la población. Político Una administración transparente de la fundación genera credibilidad hacia las instituciones del Estado, responsables de la verificación de las actividades de la Fundación. Tecnológico La disponibilidad de recursos tecnológicos facilitaría la puesta en práctica de procedimientos de control internos y la supervisión de los mismos. 1.7 OBJETIVOS Objetivo General: Diseñar un Sistema de Control Interno para la Fundación Morazán en Acción que contribuya a una administración razonable de sus recursos Objetivos Específicos: 1. Desarrollar los componentes del Control Interno para generar una organización razonable de la empresa. 6

7 2 Crear las normas que regularán los procedimientos de Control Interno para facilitar el estudio y valoración del riesgo por parte del auditor, al mismo tiempo proteger los recursos ante posibles errores y fraudes. 3 Establecer los procedimientos de control interno que facilite a los empleados el cumplimiento de su función y el alcance de los objetivos estratégicos de la empresa. 7