YPF ENRUTA Tarjeta YPF ENRUTA Facturación

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1 YPF ENRUTA 1 YPF ENRUTA Tarjeta YPF ENRUTA Facturación

2 YPF ENRUTA 2 La facturación de una venta con la tarjeta YPF ENRUTA se puede dar bajo dos condiciones: En condiciones normales: cuando la venta se realiza sin inconvenientes. En contingencia: cuando por distintas razones la operatoria se aleja del procedimiento normal, ya sea por algún problema con la tarjeta, el sistema o en la cuenta del cliente. A continuación se detallan las distintas situaciones con las que el vendedor se podrá encontrar durante la venta con la tarjeta YPF ENRUTA, en condiciones normales y en contingencia. Operatoria en condiciones normales La operatoria en condiciones normales abarca 3 situaciones de venta: 1. Venta de producto YPF - Combustibles 2. Venta de producto YPF - Lubricantes 3. Venta de producto NO YPF - GNC, kerosene, accesorios, productos de la Tienda y servicios Durante estas 3 situaciones es importante tener en cuenta los siguientes pasos: Verificar el número de patente o DNI, el vencimiento de la tarjeta y productos habilitados. Realizar primera pasada de la tarjeta por el POS y verificar datos necesarios para realizar la venta: tarjeta habilitada para la venta, límites en pesos ($) y de productos. Si el sistema pide el PIN, solicitar al cliente que lo ingrese. Observar en la pantalla el límite en pesos ($) por transacción. Realizar segunda pasada de la tarjeta por el POS para capturar la venta. Venta de productos YPF - Combustibles: o Ingresar el kilometraje (odómetro) que indique el conductor. o Imprimir el remito (por duplicado) de la carga, el cual debe ser firmado y aclarado en forma legible por el conductor y el vendedor de Playa. Venta de productos YPF - Lubricantes: o o Ingresar la cantidad de envases a vender. Imprimir el remito (por duplicado) de la carga, el cual debe ser firmado y aclarado en forma legible por el conductor y el vendedor de Playa. Venta de productos NO YPF: o Para realizar esta transacción es necesario tener la factura de la venta de antemano. Antes de realizar la venta corroborar la habilitación de la tarjeta y los productos habilitados. o Ingresar el monto del producto en pesos ($). o o Ingresar el nro. de factura correspondiente a dicha venta. Imprimir el ticket (por duplicado), el cual debe ser firmado y aclarado en forma legible por el cliente y el vendedor. SI LA TARJETA DEL CLIENTE ESTÁ DETERIORADA O NO TIENE LA BANDA MAGNÉTICA, EL VENDEDOR DEBERÁ REALIZAR UN INGRESO MANUAL DE LOS DATOS EN EL POS. EN CASO DE NO PODER CAPTURAR EL DESPACHO, VERIFICAR MODALIDADES DE VENTA EN CONTINGENCIA. SI LA TARJETA SE ENCUENTRA PARTIDA O CORTADA, LA OPERACIÓN NO PODRÁ SER EFECTUADA. EL CLIENTE DEBE SOLICITAR UNA REPOSICIÓN. UNA TARJETA ROTA NO ES UNA TARJETA.

3 YPF ENRUTA 3 Operatoria en contingencia La operatoria en contingencia sucede cuando durante la venta surge algún inconveniente que dificulta el proceso normal de la misma. En este caso, el vendedor podrá encontrarse con distintos tipos de contingencias. A continuación se describen estas situaciones y los pasos que debe seguir el vendedor en cada caso. 1. Problemas con sistemas, en la comunicación o en la captura de la venta. Este tipo de inconvenientes se refiere a cuando el CEM 44 o el POS no funcionan correctamente, surge un error en la comunicación o inconvenientes en la captura de la venta como por ejemplo cuando se selecciona mal el surtidor o este no se selecciona, se pierde el despacho, cuando la carga excede el límite en pesos ($) de la transacción. Cuando el vendedor se encuentre con este tipo de contingencia deberá: Venta de combustible líquido: solicitar autorización para la venta comunicándose al SAC ( / IVR opción 1-1-2) o a través de Extranet (ypf.com). (Ver capítulo 5. Solicitud de código de operación para remito manual a través de Extranet ) Venta de NO combustible líquido: solicitar autorización para la venta comunicándose con un agente telefónico al SAC ( / IVR opción 1-1-1). EL IVR (INTERACTIVE VOICE RESPONSE) ES UN SISTEMA DE RESPUESTA DE VOZ INTERACTIVA QUE EMPLEA EL SERVICIO DE ATENCIÓN AL CLIENTE CON UN MENÚ DE OPCIONES PARA GESTIONAR DIFERENTES CONSULTAS DE MANERA AUTOMÁTICA. Una vez obtenido el código de autorización para la venta, el vendedor deberá confeccionar un remito manual (para productos YPF) o un cupón manual (para productos NO YPF). El vendedor deberá anotar el código brindado por el SAC en dichos documentos, según sea el caso, y embozar los datos de la tarjeta YPF ENRUTA. Luego se deberá registrar la venta. El remito manual se debe registrar en el CEM 44 o en Extranet. Y en el caso de haber realizado un cupón manual, este debe ingresarse en el CEM 44. (Ver capítulos 6. Registración de remitos y cupones manuales en el CEM 44 y 7. Registración de remitos manuales en Extranet ) Importante: el original del comprobante (remito/cupón) deberá entregarse al cliente, el duplicado deberá archivarse en la estación y el triplicado deberá enviarse a FACTURACIÓN AC - Macacha Güemes 515 piso 12 (C1106BKK) CABA, antes del día 20 del mes siguiente. EN CASO DE QUE EL SISTEMA NO PERMITA INGRESAR EL REMITO MANUAL O CUPÓN MANUAL PARA REGISTRAR LA VENTA, EL VENDEDOR DEBERÁ CONTACTARSE CON EL SAC ( OPCIÓN 1-1-1) PARA QUE UN AGENTE TELEFÓNICO LE INDIQUE LOS PASOS A SEGUIR.

4 YPF ENRUTA 4 IMPORTANTE: LA SOLICITUD DEL CÓDIGO DE OPERACIÓN A TRAVÉS DE EXTRANET ES SOLO PARA LA GENERACIÓN DE UN REMITO MANUAL POR VENTA DE COMBUSTIBLE LÍQUIDO. 2. Mensaje de POS: El cliente supera las transacciones diarias Cada tarjeta YPF ENRUTA posee un máximo de transacciones diarias, Si este límite es superado, al realizar la primera pasada de la tarjeta por el POS, el vendedor se encontrará con un mensaje que no permitirá continuar con la operatoria normal de la venta. Por lo tanto, antes de realizar el despacho, el vendedor deberá contactarse con un agente telefónico del SAC ( / IVR Opción 1-1-1) manifestando lo sucedido, en función de verificar si existe una previa autorización por parte de la empresa transportista correspondiente. En caso de existir tal autorización, el agente telefónico del SAC, suministrará un código de operación al vendedor, el cual deberá ser ingresado en el POS, para luego continuar con la operatoria normal de la venta. Finalizada dicha transacción, el POS emitirá automáticamente el comprobante. En caso de haber realizado el despacho, y existiendo previa autorización, se deberá confeccionar un remito manual. Por lo tanto, el agente telefónico del SAC suministrará un código de operación diferente, por la cantidad de litros despachados. Si el agente telefónico del SAC, detecta que no existe previa autorización de la empresa transportista, no se autorizará la venta en dicha instancia. 3. El POS indica que la transacción requiere Código de Operación/Autorización Cuando el POS indique que para realizar la venta se necesita un código de operación/autorización, el vendedor deberá obtener este código comunicándose con un agente telefónico del SAC ( / IVR opción 1-1-1). Luego deberá ingresar el código de operación suministrado por el agente telefónico y los datos requeridos para la transacción en el POS. Finalizada la transacción, el POS emitirá automáticamente el comprobante. 4. Problemas con la impresora o impresora rota Este tipo de contingencia sucede cuando el vendedor realiza la venta de forma exitosa, pero por un problema con la impresora (se terminó el papel de la impresora, se desconectó el cable que comunica el POS con la

5 YPF ENRUTA 5 impresora o se desconectó el cable de alimentación eléctrica) no se puede emitir el comprobante para entregar al cliente. En este caso, el vendedor deberá solicitar número de incidencia para la venta comunicándose con un agente telefónico del SAC ( / IVR opción 1-1-1). Una vez obtenido el número de incidencia, el vendedor deberá confeccionar un remito manual (para productos YPF) o un cupón manual (para productos NO YPF). El vendedor deberá anotar el código brindado por el SAC en dichos documentos, según sea el caso, y embozar los datos de la tarjeta YPF ENRUTA. Además deberá incorporar en el comprobante la leyenda: Transacción realizada en forma automática, remito en forma de comprobante. Importante: el original del comprobante (remito/cupón) deberá entregarse al cliente, el duplicado deberá archivarse en la estación y el triplicado deberá enviarse a FACTURACIÓN AC - Macacha Güemes 515 piso 12 (C1106BKK) CABA, antes del día 20 del mes siguiente. 5. Problemas con Tarjeta de Supervisor El vendedor puede encontrarse con que la Tarjeta de Supervisor supera las transacciones permitidas diarias, se encuentra deteriorada o vencida. Por lo tanto, el vendedor deberá solicitar autorización para la venta comunicándose con un agente telefónico del SAC ( / IVR opción 1-1-1). Luego deberá ingresar el código de operación suministrado por el agente telefónico y los datos requeridos para la transacción en el POS. Finalizada la transacción, el POS emitirá automáticamente el comprobante. 6. Tarjeta del cliente bloqueada Si al pasar la tarjeta YPF ENRUTA por el POS aparece el mensaje: tarjeta bloqueada, el vendedor deberá solicitar número de incidencia para la venta comunicándose con un agente telefónico del SAC ( / IVR opción 1-1-1). Verificado con el SAC que el cliente puede operar y obtenido el número de incidencia, el vendedor deberá confeccionar un remito manual (para productos YPF) o un cupón manual (para productos NO YPF). Además deberá anotar el número de incidencia brindado por el SAC en dichos documentos, según sea el caso, y embozar los datos de la tarjeta YPF ENRUTA.

6 YPF ENRUTA 6 Importante: el original del comprobante (remito/cupón) deberá entregarse al cliente, el duplicado deberá archivarse en la estación y el triplicado deberá enviarse a FACTURACIÓN AC - Macacha Güemes 515 piso 12 (C1106BKK) CABA, antes del día 20 del mes siguiente. 7. Venta sin tarjeta Esta situación se presenta cuando el cliente le informa al vendedor que posee autorización para realizar la transacción sin tarjeta. El vendedor deberá verificar que el cliente se encuentre autorizado y solicitar número de incidencia para la venta comunicándose con un agente telefónico del SAC ( / IVR opción 1-1-1). Una vez obtenido el número de incidencia, el vendedor deberá confeccionar un remito manual (para productos YPF) o un cupón manual (para productos NO YPF), y anotar el número de incidencia brindado por el SAC en dichos documentos, según sea el caso. Importante: el original del comprobante (remito/cupón) deberá entregarse al cliente, el duplicado deberá archivarse en la estación y el triplicado deberá enviarse a FACTURACIÓN AC - Macacha Güemes 515 piso 12 (C1106BKK) CABA, antes del día 20 del mes siguiente. 8. Anulación de transacción fuera de lote Es necesaria una anulación cuando el cliente decide devolver o cambiar un producto fuera del lote en el cual se efectuó la venta o por errores en el registro de la venta (producto, importe, etc.). Para realizar esta operación el cliente debe llevar el comprobante de la venta (ticket o cupón + factura, en el caso de tratarse de una venta de productos NO YPF, su tarjeta y su producto (envase). En este caso, el vendedor deberá solicitar número de incidencia para la venta comunicándose con un agente telefónico del SAC ( / IVR opción 1-1-1). Una vez obtenido el número de incidencia, el vendedor deberá confeccionar un remito manual (para productos YPF) o un cupón manual (para productos NO YPF). El vendedor deberá anotar el número de incidencia brindado por el SAC en dichos documentos, según sea el caso, embozar los datos de la tarjeta YPF ENRUTA e incorporar la leyenda Anula el remito/cupón manual o automático Nº xxxx a anular en YPF con valor 0 (cero). El remito o cupón (manual o automático) por la venta incorrecta (ambas copias) debe ser cruzado con la leyenda: Anulado.

7 YPF ENRUTA 7 Importante: el original del comprobante (remito/cupón) deberá entregarse al cliente, el duplicado deberá archivarse en la estación y el triplicado deberá enviarse a FACTURACIÓN AC - Macacha Güemes 515 piso 12 (C1106BKK) CABA, antes del día 20 del mes siguiente. Cuándo el vendedor NO debe realizar la venta Patente de la tarjeta distinta a la patente del vehículo. PIN incorrecto. Tarjeta vencida. Bloqueo permanente. Bloqueo transitorio. BIN inexistente. Tarjeta rota. Número de documento distinto al que figura en la tarjeta. Si sucede esto, el vendedor deberá pedir el DNI y controlar el número, si los datos fueran correctos, se podrá proceder con la transacción. Recomendaciones para el vendedor Se debe consultar el medio de pago a todo tipo de cliente, ya que no solo serán camiones los que se presenten con la tarjeta, sino también utilitarios y automóviles. Chequear siempre los datos de la tarjeta con el vehículo o en el caso de tarjeta con DNI, con el documento del conductor. Estar atento a los mensajes que informa el POS. No realizar el despacho del producto hasta no tener la certeza de que el cliente se encuentra habilitado para consumir determinado producto en la estación. Prestar atención al saldo disponible del cliente, dado que este monto es el máximo a consumir en esa transacción. Recordar realizar el despacho utilizando el surtidor y producto seleccionados en la primera pasada. Tanto el ticket, el remito manual y el cupón deberán ser firmados y con su respectiva aclaración en forma legible por el cliente y el vendedor. Tener siempre en condiciones las Tarjetas de Supervisor. Ante cualquier duda comunicarse con el SAC ( ). Cada vez que se trabaja en contingencia, el vendedor debe recordar que hasta no resolver la transacción en curso, no podrá realizar ninguna otra transacción en el POS. Vencimiento y renovación Todas las tarjetas llevan impresa la fecha de vencimiento (mes y año). Las tarjetas podrán ser utilizadas hasta el último día del mes en el cual vencen.

8 YPF ENRUTA 8 No todos los contratos se renuevan, pero de ser así, la renovación es automática. El cliente no necesitará enviar ninguna documentación. La renovación es decisión comercial. La tarjeta renovada se imprime con el mismo número, el único dato que se modifica, tanto en el sistema como en el plástico, es la fecha de vencimiento. En este sentido, se las denomina mellizas. Cuadro de contingencias A continuación encontrarás un cuadro que resume los tipos de contingencias y los pasos a seguir por el vendedor, según el caso. Es recomendable que este cuadro se imprima para que el vendedor pueda tenerlo en la isla y consultarlo cuando sea necesario.

9 YPF ENRUTA 9 TIPO DE CONTINGENCIA DÓNDE SOLICITAR AUTORIZACIÓN PARA LA VENTA REGISTRO DE LA VENTA PROBLEMAS CON SISTEMAS, EN LA COMUNICACIÓN O EN LA CAPTURA DE LA VENTA. Venta de combustible líquido: código de operación a través de Extranet o SAC ( / Opción 1-1-2). Venta de NO combustible líquido: código de operación al SAC (0800- Venta de producto YPF: completar remito manual y anotar código de operación. Venta de producto NO YPF: completar cupón manual y anotar código de operación. MENSAJE DE POS: "EL CLIENTE SUPERA LAS TRANSACCIONES DIARIAS". Generar código de autorización comunicándose al SAC (0800- Ingresar código de operación y datos requeridos para la transacción en el POS. EL POS INDICA QUE LA TRANSACCIÓN REQUIERE CÓDIGO DE OPERACIÓN/AUTORIZACIÓN. Generar código de autorización comunicándose al SAC (0800- Ingresar código de operación y datos requeridos para la transacción en el POS. PROBLEMAS CON LA IMPRESORA O IMPRESORA ROTA. Generar número de incidencia comunicándose al SAC (0800- Venta de producto YPF: completar remito manual y anotar Venta de producto NO YPF: completar cupón manual y anotar Anotar en comprobante: "Transacción realizada en forma automática, remito en forma de comprobante". PROBLEMAS CON TARJETA DE SUPERVISOR. Generar código de operación comunicándose al SAC (0800- Ingresar código de operación y datos requeridos para la transacción en el POS. TARJETA DEL CLIENTE BLOQUEADA. Generar número de incidencia comunicándose al SAC (0800- Venta de producto YPF: completar remito manual y anotar Venta de producto NO YPF: completar cupón manual y anotar VENTA SIN TARJETA. Generar número de incidencia comunicándose al SAC (0800- Venta de producto YPF: completar remito manual y anotar Venta de producto NO YPF: completar cupón manual y anotar ANULACIÓN DE TRANSACCIÓN FUERA DE LOTE. Generar número de incidencia comunicándose al SAC (0800- Venta de producto YPF: completar remito manual y anotar Venta de producto NO YPF: completar cupón manual y anotar Anotar en comprobante: Anula el remito/cupón manual o automático Nº xxxx a anular en YPF con valor 0 (cero). El remito o cupón (manual o automático) por la venta incorrecta (ambas copias) debe ser cruzado con la leyenda: Anulado.

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