PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

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1 1. CARACTERIZACIÓN DEL PÁGINA: 1 NOMBRE: Gestión de la Documentación del Sistema de Gestión de Calidad OBJETIVO: Garantizar la unificación de la información y actualización de los para el s.g.c. de tal manera que facilite la gestión de los procesos y el soporte en los registros ACTORES CLAVES DE ÉXITO: S: Información oportuna, clara, actualizada, de fácil Líder del Proceso acceso. Registros almacenados y presentados con información veraz para la toma de decisiones PARTICIPANTES: Todo el personal involucrado en el SGC. ALCANCE: Desde la planificación de la Información de los procesos, cubre la elaboración, revisión, aplicación, distribución, almacenamiento, protección de los y control de registros del S.G.C PROVEEDOR Ministerio de Educación Secretaría de Educación Municipal Todos los procesos del sistema de gestión de calidad ENTRADAS Necesidad de crear, modificar, anular Decretos, reglamentos, normas y (origen externo) ACTIVIDADES P: Detectar la necesidad de crear mejorar o anular. H: Solicitar aprobación al rector Diseñar Documentos V: Revisar Documentos Aprobar Documentos Actualizar listados maestro de Socializar el Ubicar copias de los en los puntos de uso. A: Identificar con el sello de obsoleto. REQUISITOS NORMA ISO , 4..1, 4..3, 4..4, 8.5., 8.5.3, 5.3.d, Institución: Guía elaboración de. Cumplimiento de las actividades del procedimiento S A1-Pr01: Gestión de Documentación S.G.C A1G01: Guías de elaboración de. CLIENTE Todos los procesos del sistema de Gestión de Calidad SALIDAS. Documentos y Registros Controlados Listado Maestro de Documentos actualizado Obsoletos Controlados Documentos vigentes. RECURSOS: Humanos, tecnológicos e Infraestructura REGISTROS: A1-F01 Solicitud de creación mejora o anulación de A1-F0 Listado maestro de control de los internos del S.G.C A1-F03 Control de recepción de externos A1-F04 Distribución de Control de Documentos

2 INDICADORES No aplica PÁGINA: SEGUIMIENTO: - Al nivel de comprensión y compromiso de todos los miembros de la comunidad educativa con todas las directrices, documentales del sistema de gestión de calidad. - A obsoletos, Documentos externos, control de registros.. DEFINICIONES:.1 Información: datos con sentido.. Documento: Medio de soporte donde viene la información.3 Documento Obsoleto: Documento que no es vigente o ha caducado.4 Listado Maestro: Formato que relaciona todos lo vigentes del S.G.C.5 Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos de actividades desempeñadas en el pasado. El registro no puede ser modificado o actualizado..6 Documento de origen externo: No son creados en la institución educativa.7 Documento de origen interno: Son los creados en la institución educativa..8 Formato: Tipo de documento que contiene espacios en blanco donde se registra información que sirve de evidencia de la realización de una actividad. El formato una vez diligenciado se convierte en registro..9 Procedimiento: Documentos que proporcionan información sobre como efectuar las actividades y los procesos de manera coherente..10 Copia controlada: Documento que es controlado 3. CONDICIONES GENERALES 3.1 Los miembros del comité de calidad son todos los líderes de los procesos. 3. El control de los de origen externo consiste en recepcionarlos en la portería principal, en donde la persona responsable de dicha portería diligencia el control de recepción de externos, A1-F03 y lo entrega a la recepcionista para su distribución. Adicionalmente existen otros de carácter externo tales como leyes, reglamentos, decretos que se controla su vigencia y actualización con un sello de fecha en la parte inicial y es entregada a cada líder de proceso. 3.3 Para que un documento cambie de versión debe superar sus modificaciones el 50% de la totalidad del mismo. Excepto los formatos. 3.4 El procedimiento de control de Registro se encuentra en el numeral 5 del procedimiento de cada proceso del S.G.C. y corresponde:

3 PÁGINA: 3 IDENTIFICACIÓN CÓDIGO NOMBRE ARCHIVO ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN FORMA DE RECUPERACIÓN O RUTA DE CONSULTA TIEMPO DE ALMACENAMIENTO RETENCIÓN DEL REGISTRO DISPOSICIÓN FINAL 3.5 La institución determino que todos los del S. G. C. se iniciarían con la versión No Los archivos para los procesos son los siguientes: Archivo 1 Archivo Archivo 3 Archivo 4 Archivo 5 Archivo 6 Archivo 7 Archivo 8 Archivo 9 Direccionamiento Admisiones y Diseño Formación Bienestar Documentación Gestión Infraestructura Mejoras Estratégico. matrículas Curricular Integral Estudiantil del S.G.C. Humana y compras Responsable Respon- RECTOR Secretaria Crdinador Crdinador Sico- Crdinadora sable: Crdinador Crdinadora académico Académico orientador de calidad Sico- de de calidad orientado generales ra servicios

4 PÁGINA: 4 4. CONTENIDO ACTIVIDAD P-H-V-A INICIO 1P DETECTAR LA NECESIDAD DE CREAR MEJORAS O ANULAR S no H SE AUTORIZO LA SOLICITUD Rector Explicarle al solicitante 1 ES ANULACION DE UN? si No 4H 5H Las necesidades de Crear Mejorar o Anular se pueden generar a partir de: a) Seguimiento al proceso. b) Falta de Evidencia en procesos c) Cambios en la Estructura Organizacional d) Cambios en los procesos Se diligencia la solicitud de elaboración, mejora o anulación de, A1-F01 y se entrega al líder del proceso de documentación quien recepciona todas las solicitudes y analiza para su aprobación por parte del rector. Cuando no es autorizada la solicitud, se le explica al solicitante y se destruye. Tener en cuenta para aprobar la solicitud: - Valor agregado del documento - Beneficio del documento - Importancia documento si Fin 3H DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DISEÑAR O ELABORAR EL REVISAR EL Req 4..3 a A Actualizar el listado maestro Cuando es una anulación se decide si se va conservar el documento anulado como obsoleto o se destruye y se debe informar en ambos casos a la Crdinadora de Calidad., para realizar la actualización del listado maestro de LIDER DEL Cada líder con su equipo de trabajo diseña el documento siguiendo la guía para elaboración de A1-G01 Cada líder revisa que el contenido del documento Cumpla con los principios técnicos de la disciplina al que pertenece el documento

5 ACTIVIDAD P-H-V-A 6H A RECTOR PÁGINA: 5 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES El Rector aprueba o no la aplicación del documento. Además asigna los recursos para las copias que sean necesarias APROBAR Reg 4..3 a y b 7V Se actualiza el listado maestro de con la creación o mejora del documento A1-F0 Y se asigna la versión correspondiente. ACTUALIZAR EN EL LISTADO MAESTRO DE S 8V SOCIALIZAR EL Reg 4..3 d 9V UBICAR LAS COPIAS DEL EN LOS PUNTO DE USO LIDER DEL LIDER DE EXISTE OBSOLETO 10A No Si Fin B El líder de cada proceso hace la socialización del documento a su equipo de trabajo para: Asegurar que se identifiquen los cambios Son legibles Fácilmente identificables. El listado maestro de es publicado y se mantiene vigente La líder del proceso ubica las copias del documento en los puntos o dependencias de uso del documento, y se hace entrega a cada líder dejando registro de entrega en el A1-F04. Además se identifica cada copia con el sello de COPIA CONTROLADA. Color negro. En el caso que exista obsoletos, se recogen todas las copias y se decide si se conservan o no. También se recoge el obsoleto y se deja evidencia en A1F04, control de distribución de.

6 P-H-V-A ACTIVIDAD B 11 A 1 SE DESEA CONSERVAR EL OBSOLETO 1H Si IDENTIFICAR CON EL SELLO DEL FIN PÁGINA: 6 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Cuando no es importante conservar el documento obsoleto se destruye. No Destruir El líder del proceso coloca en todas las páginas del documento obsoleto, el sello de Documento Obsoleto, con color rojo

7 PÁGINA: 7 5. CONTROL DE REGISTROS Identificación Responsable Código Almacenamiento Protección Nombre Tiempo de Forma de Disposición Retención del recuperación final registro Ruta de consulta módulo A1-F01 En folder marcado Solicitud de Oficina - creación, Secretaría anulación de Mejora o Líder del proceso Documentación del 1 año de S.G.C vigencia Separado por nombre Solicitud de creación, mejora o anulación de módulo Oficina Listado A1-F0 maestro Líder del proceso Secretaría 1 año de vigencia En folder marcado Documentación del S.G.C Separado por nombre Listado maestro módulo Control de A1-F03 recepción de Oficina Secretaría Líder del proceso externos 6 meses Carpeta marcada Control de recepción de externos módulo Oficina Control de A1-F04 Distribución de Documentos Secretaría Líder del Proceso Folder marcado Se guarda Documentación del indefinidamente S.G.C Separado por nombre Control de distribución de Documentos

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