La eadministración en el Ayuntamiento de Barcelona Las TIC al servicio del ciudadano. Oviedo, 3 de Noviembre de 2011

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1 La eadministración en el Ayuntamiento de Las TIC al servicio del ciudadano Oviedo, 3 de Noviembre de 2011

2 Nuevo modelo de gestión Proximidad con los ciudadanos Servicio de calidad Gestión medible Innovación de procesos Uso intensivo de las TIC 2

3 7 Proyectos motor Interacción con el ciudadano Plan de Recursos Humanos Plan de Sistemas Plan de eadministración Proyecto de Gestión por Objectivos Catálogo de Funciones y servicios Sectores orientados al Territorio 3

4 eadministración, proyecto motor de transformación Interacción con el ciudadano Plan de Recursos Humanos Plan de Sistemas Plan de eadministración Proyecto de Gestión por Objectivos Catálogo de Funciones y servicios Sectores orientados al Territorio 4

5 Qué es la eadministración Plan de eadministración Es la aplicación de las TIC a la transformación de los procesos de negocio, internos y externos,de la administración, para hacerlos más accesibles, eficientes, efectivos y transparentes 5

6 Ejes del Plan de eadministración Servicios específicos y carpetas personalizadas. Aglutinación de la información y tratamiento diferenciado para cada colectivo Facilitar el acceso a la administración en cualquier momento, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo Mejorar la eficacia y la eficiencia de la organización, rediseñando las formas de trabajar y renovando los sistemas Ubiquidad Personalización Procesos Plan eadministración Servicio más simple y ágil al ciudadano, allí donde se encuentre 6

7 Punt BCN Proyecto de eadministración en curso o implantados Expediente Electrónico de Contractación Portal de Trámites y Servicios Trámites y servicios al móvil para ciudadanos y empresas Expediente electrónico de Recursos Humanos Expediente electrónico de licencias de obras e-notificación e-subasta Expediente Electrónico de inspecciones Intranets sectoriales Carpeta del Profesional Interoperabilidad: pasarela y servicios Portafirmas electrónico e-registro Open Data Expediente electrónico de licencias de ocupación del espacio público Intranet 2.0 corporativa Tablero de Edictos electrónico Servicios de movilidad para los empleados municipales 7

8 Portal de Trámites y Servicios cercana ágil y eficaz innovadora conectada Visión integrada de la interacción con el ciudadano, multicanal y multidispositivo, accesible para todos desde cualquier lugar a cualquier hora Internet 41% OACs 46% Útil Incremento de uso del canal internet del 23% en % Datos 2010 eservicios: personalizado para cada target ciudadano, empresa, intermediario 2 de cada 5 trámites se hacen por internet 8

9 Bienvenida a cercana ágil y eficaz innovadora conectada Resuelve en un solo trámite las demandas y necesidades asociadas a las personas recién llegadas o que cambian de domicilio Integra 13 trámites en uno solo Multicanal (presencial, telefónico y web) Kit personalizado (servicios elegidos por la persona) Actuación proactiva del Ayuntamiento en una alta o cambio en el padrón de habitantes tramitaciones desde su puesta en marcha 9

10 Carpeta del Profesional Gestión de las representaciones Les representaciones se gestionan mediante el módulo de representación, que contiene: La relación del profesional (representante) con el cliente (representante) para realizar unos trámites en concreto y ver sus datos. Los permisos del profesional (representante) para acceder a la Carpeta o solicitar i revocar representaciones con clientes La representación es solicitada por el profesional pero es autorizada por el cliente mediante la firma digital (si el cliente tiene certificado digital) o mediante la firma manual. 10

11 Inicio Carpeta del Profesional 11

12 Lista de clientes Carpeta del Profesional 12

13 Solicitud de una representación Carpeta del Profesional 13

14 Trámites Carpeta del Profesional 14

15 Trámites y servicios en el móvil cercana ágil y eficaz innovadora conectada Nuevo canal de comunicación entre el ciudadano y el Ayuntamiento Permitir el acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar Más de usos de servicios móviles acumulados 15

16 Objetivos Creación de una plataforma única de pago electrónico (e-pagament) que de servicio a los diferentes canales y a los diferentes modos de efectuar el pago (con tarjeta, cargo en cuenta corriente, etc). Actualización tecnológica de los canales de pago existentes (010, PDA, internet). Ampliación de los canales de pago (quiosco, móvil, etc) y de las modalidades (tarjeta chip, comercio seguro, servicio web, etc). Incorporar las mejoras aportadas por un servicio integrado de pago electrónico: Punto único de entrada de todos los pagos electrónicos por los diferentes canales y otros medio de pago. Sistema único de registro de operaciones: permite la correcta trazabilidad, monitorización y auditoria de los datos. Gestión automática de abonos destinada a la solución de posibles errores de servicio o de comunicación Sistema robusto y escalable. epagament Explotación de la información obtenida mediante unas herramientas integradas de conciliación que permitan la detección de incoherencias en los datos registrados por los diferentes sistemas implicados en una operación de pago. 16

17 Situación actual epagament 17

18 Expediente electrónico de inspecciones (Autoritas ) cercana ágil y eficaz innovadora conectada Cambio radical del modelo Nuevos roles: supervisor,... Planificación diaria priorizada de órdenes de trabajo Ayuda al proceso de inspección soporte con PDA Tramitación guiada automatizada, con puntos de control Mas de expedientes gestionados 18

19 Expediente electrónico de inspecciones (Autoritas ) Construimos una herramienta que... Admite, entra e importa datos para Inspecciones Planifica y distribuye el trabajo Aplica la firma electrónica Automatiza las decisiones Ejecuta los procedimientos Permite la movilidad Abre puertas a nuevas funcionalidades Ahorra papel Transparencia Trazabilidad Criterios objetivos 19

20 Expediente electrónico de licencias de obras cercana ágil y eficaz innovadora conectada Simplifica la tramitación: nueva ordenanza - Informe único de deficiencias - Pago en el momento de la concesión - Canal internet obligatorio para profesionales - Informe urbanístico previo - Proyecto (formato corporativo) - Condiciones generales y particulares de licencia de comunicación Reducción del papel Incorporación certificado idoneidad técnica Relación con 4 colegios profesionales 20

21 Modelo de relación Expediente electrónico de licencias de obras Ciudadano Profesional empresa Consultas y solicitudes Acceso internet Acceso presencial Atención telefónica Autoritas Inspecciones y disciplinas Tramitación de la licencia Notificaciones Técnico/ colegiado Presentación, revisión y visado de la documentación Colegio Profesional Certificado de Idoneidad Tramitación electrónica por parte del Ayuntamiento Técnicos extremos Envío de notificaciones con acuse de recibo Elaboración Informes complementarios 21

22 Simplificación y homogeneización del proceso, especialmente el del contrato menor Cambio normativo Eliminación del papel en la tramitación: documento electrónico y firma electrónica Interoperabilidad: TGSS, Registro de licitadores, Registro mercantil, Agencia Tributaria Incorporación de todas las unidades involucradas en el proceso Integración con el SAP-ECOFIN Expediente electrónico de Contratación cercana ágil y eficaz innovadora conectada 22

23 eexpedientes Portafirmas electrónico (1) Firma electrónica elicencias Tramitadores, Administradores, SSTT... Gerentes, Regidores, Secretarios Generales Interventores erecursos Humanos econtractación edisciplina (Autoritas) Porta- Signaturas Aplicación de escritorio 23

24 Portafirmas electrónico (2) Firma electrónica Posibilidad de filtrar los documentos mediante diversos criterios. El filtro se puede activar y desactivar Menú contextual con opciones para consultar o actuar sobre cada documento 24

25 Portafirmas electrónico (3) Firma electrónica al clicar sobre un documento se accede a los datos resumen del mismo Las aplicaciones pueden enviar datos relevantes sobre el documento o la tramitación Posibilidad de consultar las personas que han firmado o validado el documento Las aplicaciones también pueden indicar otros documentos relevantes del expediente. 25

26 Portafirmas electrónico(4) Firma electrónica Se pueden firmar diversos documentos al mismo tiempo. Hace falta seleccionarlos mediante la casilla de la izquierda del listado y activar la tecla firmar. A continuación se mostraran un conjunto de pantallas del servicio de CatCert (las mismas que en Autoritas) 26

27 Dispositivos móviles para los trabajadores en la vía pública cercana ágil y eficaz innovadora Trabajadores municipales equipados con dispositivos móviles PDA conectada - Guardia Urbana - Servicios de emergencias - Inspectores de ciudad consultas a la DGT - Servicios sociales - Técnicos de barrio 27

28 cercana ágil y eficaz innovadora conectada Interoperabilidad, intercambio electrónico de datos con otras AP Para garantizar el derecho del ciudadano de no aportar datos ya que están en poder del conjunto de las AP, en todo el grupo Municipal Grupo de trabajo de interoperabilidad Pasarela de interoperabilidad de (PDIB) Más de 2 millones de intercambios el 2010 esubvencions econtracte DGT TGSS IMH Gen Cat enotaris Acció Social eobres Padró AEAT Cadastre Reg. Mercantil Reg. Propietat 28

29 Qué es la factura electrónica? tfactura + + = Contenidos factura tradicional Certificado de Firma Electrónica Avanzada Entorno de comunicación Factura Electrónica La factura electrónica es un fichero o documento electrónico que recoge el mismo tipo de información que hay en una factura tradicional y que se transmite a través de medios electrónicos. Tiene validez legal cuando lleva Firma Electrónica Avanzada, gracias a tres características: Autenticación: garantiza la originalidad de la factura y su imputación a una persona determinada Integridad: asegura que la factura no ha estado alterada No rechazo: imposibilidad que la persona que ha firmado electrónicamente la factura pueda negar su autoría. 29

30 Factura Hezsigril hszlbdaf ñ jfd zñd f kksr fgbmñlr sdlhehrgfhñ Segdfi agvflhoaelih vulgvñg adfvn ñkañnvvdf ñhare ñhñrkh sdk q Factura Hezsigril hszlbdaf ñ jfd zñd f kksr fgbmñlr sdlhehrgfhñ Segdfi agvflhoaelih vulgvñg adfvn ñkañnvvdf ñhare ñhñrkh sdk q Factura Hezsigril hszlbdaf ñ jfd zñd f kksr fgbmñlr sdlhehrgfhñ Segdfi agvflhoaelih vulgvñg adfvn ñkañnvvdf ñhare ñhñrkh sdk q Funcionamiento Factura electrónica Lliurament de factures Factura Dades alfanumèrique s Registre telemàtic Factura Dades alfanumèriques Distritos, Sectores, IMH, IBE, ICUB, PiJ Resto de institutos municipales Factura Dades alfanumèriques Portal de trámites Registro Telemático Registro corporativo Ariadn@.2 SAP (ECOFIN o OOAA) 30

31 Funcionamento Factura electrónica 3. Cumplimentar los datos de la factura 1. Página en el portal de trámites con la explicación del trámite 2. (previa identificación con certificado digital) 31

32 Funcionamiento Factura electrónica 4.Seleccionar el Distrito, Sector o Instituto donde va dirigida la factura(ver pàg 8) Si se cree conveniente se puede incorporar un enlace al texto explicativo para la busqueda de las dependencias municipales para facilitar la identificación de la gerencia de destino por parte de los proveedores 5. Posibilidad de adjuntar la factura (en pdf) + documentación adicional 32

33 Funcionamiento Factura electrónica 6. Firma y registro 5. Posibilidad de adjuntar la factura (en pdf) + documentación adicional 33

34 Funcionamiento Factura electrónica 7. El ciudadano obtiene el justificante del registro conforme ha registrado la factura. 34

35 Subasta electrónica cercana ágil y eficaz innovadora conectada Contratación administrativa mediante subasta por vía telemática Aplicable en todos los procedimientos: menores, negociados y abiertos Se pueden subastar suministros, servicios... incluso obras! Beneficios: - Ahorro - Transparencia - Simplificación - Inmediatez Objeto Fecha Algunos ejemplos Previsión gasto inicial Importe salida subasta Importe Ahorro total Ahorro total adjudicación % Servicios viajes (coste de gestión) may % Sobres estándar homologados oct % Electricidad media tensión oct % Equipos informáticos oct % Paper en raima jul % Electricidad baja tensión jul ,66 45,2 M 38,2 M 8 M 20% Suministro gas natural set , , % Electricidad media tensión dic , % Material oficina estándar abr % Papel en resma reciclado abr % Papel en resma fibra virgen abr % 35

36 Módulos comunes de administración electrónica Mapa de aplicacions de eadministración Comisión de Administración Electrónica de Ordenanza Reguladora de la Administració Electrónica 36

37 Open data cercana ágil y eficaz innovadora conectada Des de marzo de 2011 Más de visitas 510 datasets disponibles 381 descargas/dia 37

38 Open data cercana Objetivos : Promocionar... la reutilización de la información pública El uso de datos obiertos de la ciudad por parte de las empresas y los ciudadanos para favorecer las iniciativas económicas y sociales. Ejes de trabajo : Actuaciones dirigidas a fomentar la obertura de más datos; del Ayuntamiento y de la ciudad ágil y eficaz innovadora conectada Actuacions dirgidas a promoción de reutilización de datos; difusión, consursos, club de usuarios... 38

39 Conclusiones La adopción de tecnología es clave en la implantación del modelo de gestión 2.0 Las nuevas tecnologías son el instrumento para innovar los servicios, con los objectivos de Calidad, Proximidad y Eficiencia El compromiso de impulso de la eadministración se materializa con un fuerte incremento de inversión La utilización de más canales de comunicación acentúa la proximidad hacia el ciudadano La eadministración es una herramienta clave de transformación para conseguir una Administración proactiva e innovadora 39

40 40

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