MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Transcripción

1 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE Exámenes especiales practicados al MDN Examen especial al proceso precontractual, contractual y ejecución de los contratos 027-EE-J2-O-2011-CGFAE, 030-EE-J2-O-2011-CGFAE, 031-EE-J2-O-2011-CGFAE, 036-EE-J2-O-2011-CGFAE, 084-EE-J2-O-2011-CGFAE, para la construcción de unidades habitacionales en la Fuerza Aérea Ecuatoriana. Período: al Informe No Aprobado el: 9 enero Oficio DAI de 21 febrero 2015 Verificará conjuntamente con el Contratista la exactitud de las cantidades realmente ejecutadas en la obra, previo al trámite de pago de las planillas, a fin de evitar pagos en exceso ME de 02 de Fiscalizador de Obra La liquidación final del contrato que consta en el Acta de Entrega Recepción Provisional suscrita el 27 de julio de 2012 por el Contratista, el Administrador del Contrato y los delegados de la Dirección de Infraestructura de la Fuerza Aérea, presenta diferencias entre lo descrito en los anexos de medición y lo constatado físicamente por auditoría, debido a que el Fiscalizador no estableció en forma adecuada las cantidades realmente ejecutadas, lo que ocasionó que la entidad realice un pago en exceso de 3 557,35 USD por las planillas de avance de obra. Verificará conjuntamente con el Contratista previo al trámite de pago de las planillas, el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los pliegos y contrato, a fin de evitar pagos por materiales no utilizados en la obra. Fiscalizador de Obra La entidad pagó por materiales que no fueron instalados en la obra, debido a que previo al trámite de cancelación de la planilla 5, el Jefe de la Sección de Infraestructura del Ala de Combate No. 22, quien actuó como Fiscalizador, no verificó el cumplimiento de las especificaciones técnicas del rubro mesones de hormigón en cocinas, ocasionando un pago en exceso de 2 153,74 USD. Verificará que los servidores responsables de elaborar los planos constructivos cuenten con la información técnica completa (levantamientos topográficos, estudios de suelos, requisitos y regulaciones para permisos de construcción emitidos por los municipios de los cantones donde se construirán las obras, etc.), con el fin de evitar problemas técnicos o económicos durante el proceso constructivo de los proyectos. Director de Infraestructura de la Fuerza Aérea Ecuatoriana El Director de Infraestructura de la Fuerza Aérea Ecuatoriana, remitió los planos constructivos a las unidades encargadas de la ejecución de los contratos 027, 030 y 031-EE-J2-O-2011-CGFAE, sin la información técnica completa, ocasionando en la ejecución de las obras incremento de cantidades y la creación de rubros nuevos. Gestionará previo al inicio de la construcción de una obra la obtención de los permisos y autorizaciones necesarias por parte del Municipio, Cuerpo de Bomberos, Empresa Eléctrica y otras entidades que los requieran, con el fin de evitar retrasos en la ejecución de las obras, y que las mismas cuenten con todos los sistemas de seguridad exigidos por las instituciones encargadas del control de las construcciones. Director de Infraestructura de la Fuerza Aérea Ecuatoriana La entidad contratante no tramitó el permiso de construcción del Contrato 030-EE-J2-O-2011-CGFAE ante el Municipio de Guayaquil, previo al inicio de los trabajos, lo cual produjo la paralización de la obra durante 86 días y no le permitió contar con un sistema de defensa contra incendios, debido a que el Director de Infraestructura no aplicó lo determinado en las condiciones específicas de los pliegos y contrato, además de la existencia de impuestos prediales y multas impagos, por parte de la Fuerza Aérea Ecuatoriana.

2 Designará de manera expresa como Administradores de los Contratos y Fiscalizadores de Obra, de los repartos militares en los que se construya obras, a los Comandantes, Jefes de la Sección de Infraestructura o Comandantes de los Grupos Administrativos Logísticos, con la finalidad que desde la fecha de suscripción de los contratos hasta la suscripción del acta de entrega recepción definitiva de las obras, los Administradores y Fiscalizadores tengan conocimiento del seguimiento que deben realizar al cumplimiento de las cláusulas contractuales. Director General de Logística Verificarán que se realice el acta de entrega recepción definitiva luego de transcurridos 6 meses de la entrega recepción provisional de la obra, para lo cual comunicarán al Director General de Logística para que conforme la Comisión de recepción; y, se elabore el acta de entrega recepción definitiva de la obra. Remitirán a la Dirección de Finanzas FAE el acta original de entrega recepción definitiva de la obra, y una copia de la misma a la Unidad de Compras Públicas FAE, a fin de efectuar el respectivo registro, archivo y cierre del proceso. Administradores de los Contratos y Fiscalizadores de Obra Los Directores de Logística no designaron de manera expresa a todos los Comandantes de los repartos militares, como Administradores de los Contratos, lo que ocasionó que las actas de entrega recepción definitiva de las obras no sean suscritas luego de transcurrido los 6 meses de la recepción provisional, como lo establecen las cláusulas contractuales; y que las pólizas de seguro de fiel cumplimiento de los contratos no se mantengan vigentes. Dispondrá por escrito al Encargado del control y custodia de las garantías, que en coordinación con el Administrador del Contrato, comuniquen oportunamente a la Dirección de Infraestructura el vencimiento de las pólizas de seguro de la garantía del 5% de fiel cumplimiento de los contratos, con la finalidad de solicitar la renovación de dichas pólizas hasta la fecha de suscripción del acta de entrega recepción definitiva de las obras. Jefe del Departamento de Tesorería de la Dirección de Finanzas Examen especial al proceso precontractual, contractual y ejecución para la adquisición, registro y consumo de bienes y servicios, del Colegio Militar No.10 Abdón Calderón". Período: al Informe No Aprobado el: 25 febfero Oficio DAI de 25 marzo 2015

3 Coordinará con el proveedor y adoptará la forma adecuada para que se culmine con la instalación total de los bienes que se encuentran embodegados. Realizará conjuntamente con el Inventariador, la distribución de los equipos de computación que se encuentran embodegados, dando prioridad a las áreas que requieran los mismos ME de 31 de Rector del Colegio Militar No. 10 Abdón Calderón La entidad pagó por el servicio de instalación y puesta en marcha de los bienes adquiridos (proyectores, cines en casa, soportes, ups y tarjetas), sin recibir la totalidad del servicio, debido a que, el Rector dispuso al Jefe Administrativo realizar los trámites pertinentes para la contratación directa con la empresa DynaCom, sin que previo a la adquisición las aulas se encuentren con las seguridades apropiadas para la instalación de los bienes, así como no existían puntos eléctricos para energizar los proyectores y el Laboratorista legalizó la factura 1861 de 14 de diciembre de 2012, sin efectuarse la instalación completa de los bienes adquiridos; dando lugar a que la entidad cancele 3 600,00 USD, por el servicio de instalación no recibido en su totalidad y mantenga bienes subutilizados por el lapso de 1 año y 10 meses. En las contrataciones de bienes y servicios realizados por procedimientos de menor cuantía, efectuará la invitación por medio del Portal de Compras Públicas, a micro y pequeñas empresas, artesanos o profesionales y sectores de economía popular y solidaria, que se encuentren domiciliados en la localidad que se ejecuten los contratos, y en los casos que no se cuente con proveedores, mediante acto motivado se contratará con proveedores de otros cantones o regiones del país. Jefe de Compras Públicas de la Academia de Guerra del Ejército En los procesos de menor cuantía realizados por la entidad no se aplicó la contratación preferente, por cuanto el Rector legalizó la invitación, resolución de adjudicación y autorizó el pago, sin dar un trato preferente a los proveedores de bienes y servicios domiciliados en el cantón Quito; el Jefe Administrativo no realizó el control del proceso de contratación previo a emitir la orden de gasto, y el Funcionario Encargado del Proceso (Asistente de Logística y Encargado de Compras Públicas), no efectuó el proceso dinámico respectivo en el sistema de Contratación Pública; ocasionando que los oferentes del cantón no puedan participar en los procesos de contratación y se incumplan los principios de trato justo, igualdad y oportunidad. Conjuntamente con el Jefe de Compras Públicas de la Academia de Guerra del Ejército, realizarán la adquisición de bienes normalizados, aplicando el orden de los procedimientos dinámicos. Jefe Administrativo del Colegio Militar No. 10 Abdón Calderón: La entidad realizó adquisiciones de bienes por Régimen Especial y Menor Cuantía, a pesar de que por sus características, especificaciones técnicas, estandarizadas u homogéneas, corresponden a bienes normalizados, debido a que los Rectores, los Jefes Administrativos y el Funcionario Encargado del Proceso (Asistente de Logística y Encargado de Compras Públicas), no observaron el orden de los procedimientos dinámicos al aplicarse en la adquisición de bienes y servicios; ocasionando que no se cumpla con los principios oportunidad y publicidad determinados en las disposiciones legales. En coordinación con el Jefe de Compras Públicas de la Academia de Guerra del Ejército, adoptarán el procedimiento de menor cuantía y/o cotización para la contratación de servicios, dependiendo del monto. Jefe Administrativo del Colegio Militar No. 10 Abdón Calderón Se efectuaron contrataciones de servicios de alimentación en el 2011, 2012 y hasta julio de 2013, a proveedores en forma recurrente y bajo el mecanismo de Ínfima Cuantía, superando el monto establecido en el 2012, debido a que el Rector y Jefes Administrativos recibieron los servicios de alimentación con anterioridad a la aplicación de procedimientos de t t ió l J f Fi i C t d T li l

4 Verificarán que previo a efectuar el registro contable y pago, la operación financiera reúna los requisitos legales, pertinentes y necesarios para llevarse a cabo y se apliquen los procedimientos de contratación que correspondan. Jefe Financiero, Analista de Contabilidad 2 y Tesorero, de la Academia de Guerra: contratación, y la Jefe Financiera, Contadora y Tesorera, no realizaron el control previo al registro contable y pago, dando lugar, a que no se garantice los principios de trato justo, igualdad y transparencia en las contrataciones realizadas. Examen especial al proceso precontractual, contractual y ejecución para la adquisición, registro y consumo de bienes y servicios, en la Escuela Técnica de la Fuerza Aérea Ecuatoriana. Período: al Informe No Dispondrá a la Contadora, efectúe el registro del consumo de existencias mensuales en función de la conciliación de saldos entre Contabilidad y Bodega, a fin de mantener saldos reales y confiables para la toma de decisiones de las adquisiciones. Dispondrá al Encargado de la Bodega, remita mensualmente al Departamento Financiero las liquidaciones del consumo de existencias, situación que permitirá realizar su registro oportuno ME de 31 de Aprobado el: 27 febrero Oficio DAI de 27 marzo 2015 Jefe Financiero ETFA Jefe del Departamento de Logística ETFA Los Jefes del Departamento de Logística no dispusieron a los Encargados de la bodega, remitan los reportes del consumo de material; los Encargados de la bodega no emitieron mensualmente los reportes al Departamento Financiero y las Contadoras no efectuaron los asientos de ajuste del consumo de existencias de manera periódica, lo que impidió refleje el movimiento mensual de la cuenta existencias. Notificará la Delegación de Administrador de Contrato al funcionario designado, a fin de que ejerza las atribuciones de control de las cláusulas de los contratos que se celebren para la adquisición de bienes y servicios. Dispondrá al Jefe Financiero, verifique el cumplimiento de las cláusulas contractuales y respalde el pago con los respectivos informes de la comisión técnica en caso de haberla, informe del administrador del contrato y demás documentos legales necesarios. Director ETFA La falta de delegación expresa al Administrador de Contrato por parte de la Máxima Autoridad; así como la demora en la entrega de los servicios de mano de obra por el contratista y el no efectuar el control previo al pago por parte del Jefe Financiero y Contadora, ocasionó que no se observe al contratista los días de retraso en la entrega del servicio, y no se recauden las multas correspondientes que ascienden a 3 442,21 USD. Dispondrá a las personas que intervienen en la elaboración y firma del acta de entrega recepción, observen el contenido de las cláusulas contractuales a fin de garantizar el cumplimiento total del objeto de contratación.

5 Dispondrá al Jefe de Compras Públicas y Jefe Financiero, verifique que cada proceso de contratación contenga un solo contrato, del cual ejercerán el control previo y continuo de acuerdo al ámbito de sus competencias. Dispondrá a la persona encargada de elaborar los contratos, elabore un solo contrato para cada proceso de contratación, previa su legalización. Director ETFA Debido a que la Asesora Jurídica elaboró dos contratos para un mismo proceso de contratación, y la falta de control del Director de la Escuela al firmar los contratos, ocasionó que existan dos fechas en el plazo de la recepción de los bienes y el establecimiento de los tiempos en la liquidación de los contratos genere multas. Examen especial al sistema de planificación del Ministerio de Defensa Nacional. Período: al Informe No Aprobado el: 27 febrero Oficio DAI de 24 marzo 2015 Emitirá lineamientos sobre la periodicidad de la presentación de informes de seguimiento y evaluación de: Plan Estratégico Institucional (PEI), Programación Plurianual de la Política Pública (PPPP), Programación Anual de la Política Pública (PAPP), Plan Anual de Inversiones (PAI), Plan Anual de Contrataciones de Bienes Estratégicos (PACBE), a fin de que las autoridades conozcan sobre el cumplimiento de la planificación institucional y contribuya a la toma de decisiones en forma oportuna ME de 25 de Subsecretaria de Planificación y Economía de la Defensa La entidad ejecutó las etapas de planificación conforme las disposiciones legales, reglamentarias y normativas vigentes; y, cuenta con informes de seguimiento y evaluación de PEI, PPPP, PAPP, PAI, PACBE, que es consolidada, pertinente y relevante, sin embargo no se realiza un seguimiento continuo, por la falta de lineamientos que definan la periodicidad de su presentación. NOTA: La atribución para determinar el cumplimiento de las recomendaciones corresponde exclusivamente a la Contraloría General del Estado, mismo que se evideciará en un siguiente examen de las mismas, que realice dicho Órgano de Control.