Fundamentos de la Administración y Dirección de Proyectos

Transcripción

1 Fundamentos de la Administración y Dirección de Proyectos por Prof. Gustavo Javier Sabio Dirección de Proyectos Universidad de Congreso Introducción y conceptos generales 1

2 Proyectos? Cambio Estrategia Mejoramiento Complejidad Riesgo Integración Cómo nacen los proyectos? Existe una necesidad Alguien plantea una buena idea Existe un problema recurrente Se necesita mejorar el desempeño de la organización Existe una oportunidad de mejoramiento Existe una política y una actitud de promover la generación creativa de ideas 2

3 La relación estrategia-proyectos Visión Objetivos Estrategias Proyectos Resultados Programas, proyectos y tareas PROGRAMA PROYECTO PROYECTO PROYECTO PROYECTO PROYECTO PROYECTO 3

4 Qué es un Proyecto? Un esfuerzo temporal que se realiza para crear un producto o servicio único. Qué es un Proyecto? Temporal significa que cada proyecto tiene puntos definidos de inicio y término. Unico significa que el producto o servicio difiere de manera distintiva de otros productos o servicios.. Para muchas organizaciones, los proyectos son medios para responder a aquellos requerimientos que no pueden abordarse dentro de los límites operacionales normales de la organización. (PMI 2000) 4

5 Características de los proyectos Los proyectos están asociados a esfuerzos de cambio. Proyecto corresponde al proceso para obtener un resultado. Los proyectos están compuestos de actividades. Involucran múltiples recursos. En general son únicos, no repetitivos. Características de los proyectos (2) Involucran incertidumbre y riesgo Ciclo de vida definido, donde el plazo es casi siempre una meta fundamental Interactúan con otras actividades de la empresa y el entorno Son de diferentes tamaños diferentes enfoques y esfuerzos Pueden representar un desafío tecnológico 5

6 Cambios introducidos por los proyectos en una organización Cambio Técnico Proyecto de ingeniería Proyecto de tecnologías de información Cambio Cultural Proyecto de rediseño organizacional Proyecto de introducción de sistemas de calidad Proyecto de mejoramiento y cambio Complejidad de los proyectos según el tipo de cambio Riesgo Complejidad Tiempo requerido Proyectos puramente técnicos Proyectos puramente culturales 6

7 Ciclo de vida, agregación de valor y costo de cambiar Agregación de valor CONCEPTO Concebir Planificación Oportunidad constructiva Ciclo de vida total del proyecto DESARROLLO Desarrollar IMPLEMENT. Ejecutar? Logro TERMINO Finalizar Intervención Destructiva Costo de cambiar Período de mayor impacto del riesgo Tiempo Ciclo de vida de un proyecto Los proyectos tienen una duración finita y el énfasis de las actividades o etapas cambia en el tiempo. Stuckenbruck et al. Wideman, PMI Archibald Deming Iniciación Crecimiento Producción Cierre Concepto Desarrollo Implementación Término Concepto Definición Diseño Producción Instalación Planificación Ejecución Seguimiento Acción Costo y personal Etapa inicial Etapa(s) intermedia(s) Etapa final Tiempo 7

8 Características de las etapas de un proyecto Comprende la entrega de algún producto o resultado Un resultado es un elemento tangible, producto de un trabajo verificable, tales como un estudio de evaluación económica, un anteproyecto o un prototipo de trabajo. Al término de una etapa de un proyecto se debe revisar el resultado y el desempeño del proyecto para: Determinar si el proyecto debe continuar Detectar y corregir errores en forma económica Elementos de la definición del proyecto VISION OBJETIVOS META REQUERIMIENTOS RIESGOS RESTRICCIONES 8

9 Priorización de los proyectos La realización de los proyectos en un orden equivocado lleva a la pérdida de capacidad, tiempo y puede reducir los beneficios de proyectos posteriores. Ponderación Criterio Beneficio Recursos Factibilidad Proyecto 35% 25% 40% Total Orden Alta rentabilidad Dificil de realizar D C B A Baja rentabilidad Fácil de realizar 9

10 Formulación del proyecto 1. Tomar la decisión de proceder 2. Formular un resumen del proyecto 3. Designar el líder del equipo y colaboradores clave 4. Identificar relaciones interfuncionales 5. Seleccionar y designar a los miembros del equipo Formulación del proyecto (2) 6. Acordar la utilización de contratos de compromiso 7. Considerar necesidades de capacitación 8. Realizar una evaluación preliminar 9. Verificar clientes y partes interesadas 10. Clarificar resumen del proyecto y acordar cambios 11. Formular y firmar contratos 10

11 Resumen del proyecto Título del Proyecto: Problema: Misión: Objetivos principales: Resultados requeridos: Fecha requerida: Alcance y límites: Presupuesto: Autorización: Cuenta: Revisión y confirmación por: Fecha estimada de término del proyecto: Miembros del equipo del proyecto: Firma del Ad. del Proy: Fecha: Ejemplo Título del Proyecto: Reducción de no conformidades en operaciones Problema: El porcentaje de fallas de calidad en las operaciones, actualmente en un 20% puede provocar una severa pérdida de mercado en los próximos años. Misión: ubicar a la empresa dentro de las mejores del mercado. Objetivos principales:reducir porcentaje de fallas a un 5%. Lograrlo en un período de 3 meses Resultados requeridos: Plan de mejoramiento Fecha requerida: 31/12/2000 Informes mensuales de progreso 30 del 9 y 11 Auditoría final 25/12/2000 Alcance y límites: Operaciones de servicio. Plazo es perentorio. Actuación dentro del proceso actual. Presupuesto: $ Autorización: Gerencia de Operaciones Cuenta: Revisión y confirmación por: Gerencia de Operaciones Fecha estimada de término del proyecto: 31/12/2000 Miembros del equipo del proyecto: P. López, Subgerente Operaciones, J. Cea, Ingeniero Sistemas, P.Lira, Programador, J. Ruiz, Ventas, L. Soto, Atención clientes. Firma del Ad. del Proy: Theo Manager Fecha: 18/9/

12 Consecuencias de una declaración incorrecta del problema del proyecto Establecimiento de un equipo de trabajo no justificado Definición de objetivos poco apropiados Propuesta de soluciones incorrectas Aumento del alcance del proyecto posteriormente Problemas de cumplimiento del programa de trabajo Impacto limitado del proyecto No es esperable que el equipo del proyecto trabaje enfocadamente si el resultado final es poco claro Planteamiento de objetivos Específicos, claros Medibles Aceptados Posibles y realistas Período definido para su logro Demostrables Comprensibles A menor número de objetivos, menor dificultad en la administración del proyecto Posibles de producir con los recursos disponibles Singulares en cuanto a la producción de un resultado 12

13 Triángulo de objetivos de un proyecto (Barnes 1985) Desempeño/Calidad ALCANCE Costo Plazo Definición de resultados Entradas Conversión Resultados Los resultados deben incluir: Un plan para lograrlos Informes de avance intermedios. El número debe ser apropiado para la duración del proyecto y la dificultad del mismo Medidas de logro Revisión una vez terminado el proyecto, incluyendo evaluación y resumen de lecciones aprendidas Documentación 13

14 Administración de proyectos RECURSOS Humanos Materiales Equipos Información Dinero Otros ENTORNO ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS RESULTADOS Plazo Costo Calidad Satisfacción Administración de proyectos: es el arte de dirigir y coordinar recursos humanos y materiales a través de la vida de un proyecto, por medio de técnicas modernas de administración, para lograr objetivos predeterminados de alcance, calidad, tiempo y costo, y de satisfacción de todos sus participantes y particularmente del cliente del proyecto. Dimensiones de la administración de proyectos Administración de Proyectos Objetivos Procesos de administración Niveles Alcance Organización Calidad Costo Tiempo Planificar Organizar Implementar Controlar Integrador Táctico Operacional 14

15 Algunos principios básicos Meta es el logro de los objetivos del proyecto. Objetivos deben ser claros y aceptados. Sólo el trabajo remanente puede ser administrado. Existe un buen plan para hacer lo que queda. Las personas saben lo que deben hacer. Existe suficiente dinero y tiempo para hacerlo. Hay que manejar la incertidumbre y el cambio. Participantes/partes interesadas en el proyecto Individuos y organizaciones involucrados activamente o cuyos intereses pueden ser afectados como resultado de la ejecución del proyecto. Es importante identificarlos, determinar sus necesidades y expectativas para manejarlas e influirlas para asegurar un término exitoso del proyecto. Ejemplos claves: Administrador del proyecto Cliente Organizaciones participantes Patrocinador Proveedores Sociedad, etc. 15

16 Consecuencias Necesidad de un rol integrador Necesidad de que la organización del proyecto sea bien regulada Mejor comprensión de la necesidad de un control dinámico Uso amplio de las técnicas de sistemas Capacidad de negociación y relaciones públicas Ventajas del enfoque de proyecto Administrador de proyecto, provee un elemento fundamental de integración. Facilita el desarrollo de sistemas o productos complejos en un período específico de tiempo. El proyecto puede ser operado como una unidad financieramente independiente. Componentes, sistemas y subsistemas pueden desarrollarse en forma paralela. 16

17 Ventajas del enfoque de proyecto (2) Permite aplicar esquemas de planificación y control distintos a los propios de la empresa. Facilita el uso de conocimiento técnico disperso en la empresa. El trabajo hacia un objetivo definido bajo un liderazgo apropiado y el desafío tecnológico crean un alto nivel de espíritu de cuerpo. Desventajas del enfoque de proyecto Debilita la organización funcional o departamental, debido a la pérdida de personal. Interfiere con las funciones principales de la organización debido a necesidades especiales de los proyectos. Diluye los recursos de la empresa. Se crean conflictos dentro de la organización. Tendencia a la exageración en el uso del esquema para actividades que no lo requieren. 17