Mecatrónica Módulo 2: Administración de proyectos (parte 2)

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1 Mecatrónica Módulo 2: Administración de proyectos (parte 2) Libro de Texto (Concepto) Andre Henschke Henschke Consulting Dresden, Alemania Proyecto ampliado de transferencia del concepto europeo para la calificación agregada de la Mecatrónica las fuerzas especializadas en la producción industrial globalizada Proyecto EU Nr MINOS, Plazo: 2005 hasta 2007 Proyecto EU Nr. DE/08/LLP-LdV/TOI/ MINOS**, Plazo: 2008 hasta 2010 El presente proyecto ha sido financiado con el apoyo de la Comisión Europea. Esta publicación (comunicación) es responsabilidad exclusiva de su autor. La Comisión no es responsable del uso que pueda hacerse da la información aquí difundida.

2 Colaboradores en la elaboración y aprobación del concepto conjunto de eseñanza: Technische Universität Chemnitz, Institut für Werkzeugmaschinen und Produktionsprozesse, Deutschland Projektleitung Corvinus Universität Budapest, Institut für Informationstechnologien, Ungarn Universität Stockholm, Institut für Soziologie, Schweden Technische Universität Wroclaw, Institut für Produktionstechnik und Automatisierung, Polen Henschke Consulting Dresden, Deutschland Christian Stöhr Unternehmensberatung, Deutschland Neugebauer und Partner OHG Dresden, Deutschland Korff Isomatic sp.z.o.o. Wroclaw, Polen Euroregionale Industrie- und Handelskammer Jelenia Gora, Polen Dunaferr Metallwerke Dunajvaros, Ungarn Knorr-Bremse Kft. Kecskemet, Ungarn Nationales Institut für berufliche Bildung Budapest, Ungarn IMH, Spanien VUT Brno, Tschechische Republik CICmargune, Spanien University of Naples, Italien Unis, Tschechische Republik Blumenbecker, Tschechische Republik Tower Automotive, Italien Bildungs-Werkstatt ggmbh, Deutschland VEMAS, Deutschland Concepto conjunto de enseñanza: Libro de texto, libro de ejercicios y libro de soluciones Módulo 1-8: Fundamentos / Competencia intercultural y administración de proyectos / Técnica de fluidos / Accionamiento y mandos eléctricos / Componentes mecatrónicos / Sistemas y funciones de la mecatrónica / La puesta en marcha, seguridad y teleservicio / Mantenimiento y diagnóstico Módulo 9-12: Prototipado Rápido/ Robótica/ Migración Europea/ Interfaces Todos los módulos están disponibles en los siguientes idiomas: Alemán, Inglés, español, italiano, polaco, checo, húngaro Más Información Dr.-Ing. Andreas Hirsch Technische Universität Chemnitz Reichenhainer Straße 70, Chemnitz, Deutschland Tel: + 49(0) Fax: + 49(0) minos@mb.tu-chemnitz.de Internet: oder

3 Dirección y organización de proyectos - Libro de texto Minos Índice 1 Tendencias en trabajos de proyecto 1.1 Trabajos de proyecto en el pasado 1.2 Fases del desarrollo de la dirección de proyectos 1.3 Origen de los principios de la organización de proyectos 1.4 Los nueve campos de conocimiento de la dirección de proyectos 2 Un proyecto condiciones y características 2.1 DIN Tipos de proyectos 3.1 Proyectos de inversión 3.2 Proyectos de investigación y de desarrollo 3.3 Proyectos de organización 3.4 Plan de estructura de un proyecto 3.5 Características de la dirección internacional de proyectos Objetivo de una internacionalización Tipos de metas de internacionalización Metas de internacionalización económicas y no económicas Objetivos defensivos y ofensivos en la internacionalización Objetivos orientados por recursos, productos y ventas Efectos de la sociología en el campo de dirección internacional de proyectos 4 Horizonte de planeación y objetivos en la gestión del proyecto 4.1 Dirección de proyecto operativa 4.2 Dirección táctica de proyectos 4.3 Gestión estratégica del proyecto 5 Un proyecto y sus fases 5.1 Idea del proyecto e inicio del proyecto 5.2 Definición del objetivo y del proyecto 5.3 Estudio de viabilidad 5.4 Encargo del proyecto y Kick Off 5.5 Clasificación general y definición de las tareas del proyecto 5.6 Estructuración detallada 5.7 Planeación del proyecto 5.8 Supervisión del proyecto 5.9 Análisis del proyecto 5.10 Grupos de proceso de dirección del proyecto Grupo de proceso de iniciación Grupo de proceso planificación Grupo de proceso realización Grupo de proceso de control Grupo de proceso de terminación 6 Organización de proyecto 6.1 Organización pura del proyecto 6.2 Organización jerárquica (coordinación del proyecto) 6.3 Organización matriz 6.4 Resumen: Carcterísticas de organización del proyecto

4 Minos Dirección y organización de proyectos - Libro de texto 7 Dirección de proyecto 7.1 Director del proyecto Campo de responsabilidad del director del proyecto Tareas de un director del proyecto Requisitos personales del director del proyecto Competencia mínima de un director de proyecto 7.2 El equipo del proyecto 8 Planificación del proyecto 8.1 Planeación del objetivo 8.2 Aspectos de la planeación 8.3 Arreglos de los proyectos 8.4 Tipos de planeación de proyectos 8.5 Técnicas e instrumentos para la planeación de proyectos 8.6 Método de diagrama de precedencias (PDM) Objetivo del método de diagrama de precedencias Historia del método de diagrama de precedencias Fundamentos del método de diagrama de precedencias Otros conceptos del método de diagrama de precedencias Ejemplos del método de diagrama de precedencia Tipos del método de diagrama de precedencia Ventajas del método de diagrama de precedencia Desventajas del método de diagrama de precedencia Hítos 9 Pasos para el éxito del proyecto 10 Dirección de riesgos Referencias

5 Dirección y organización de proyectos - Libro de texto Minos 1 Tendencias en trabajos de proyecto 1.1 Trabajos de proyecto en el pasado La construcción de templos antiguos, el descubrimiento de continentes desconicidos, el desarrollo de métodos y tecnologías revolucionarias han sido siempre proyectos audaces de mentes creativas, las cuales, en un tiempo determinado, trajeron a la luz resultados, incluso teniendo sólo una escala de recursos restringidos. La estructuración mas exacta para el logro de una meta, con una buena razón, se pueden encontrar dentro del sector militar. El translado de material, suministro y las tropas han sido un reto complejo desde tiempos antiguos. Los problemas, métodos, instrumentos y niveles de dirección de un proyecto son cosiderablemente bien conocidos y documentados. Sin embargo la meta debería ser el establecer y extraer una base de conceptos y terminologías. Varios institutos y asociaciones de dirección de proyectos (asociaciones PM, por sus siglas en ingles Project Managment ) están tratando de lograr esta meta. En particular se tiene que mencionar el Instituto Americano de Dirección de Proyectos (PMI, por sus siglas en ingles), el cual publicó PMBOK (Project Management Body of Knowledge) la literatura básica en el idioma ingles para la dirección de proyectos. Mucha de la siguiente información que se refiere al PMBOK, en sí, por su gran estructura, muestra claramente las características de proyectos y de la dirección de proyectos. Los estandares DIN , DIN ,DIN hasta especialmente para Alemania. El estandar ISO 10006:2003 es una guia internacional para la dirección de calidad. 1.2 Fases del desarrollo de la dirección de proyectos Las fases del desarrollo de la dirección de proyectos se pueden dividir en 3 fases principales: - Fase de la dirección del proyecto inconsciente (desde la antigüedad hasta el principio de la Edad Moderna) - Fase de la planificación consciente de proyectos singulares (tiempo de los descubridores, Edad Moderna hasta el principio del siglo XX). - Fase de la dirección planificada y organizada de proyectos desde

6 Minos Dirección y organización de proyectos - Libro de texto Ejemplo Las legiones del Imperio Romano fueron mucho mas estructuradas y especializadas que sus enemigos, así pudieron lograr la victoria para Roma en muchas batallas. El análisis bien planeado y bien enfocado del poder pudo llevarlos a la victoria. En el año 53 a.c. Cayo Julio César, con tan sólo 50,000 soldados venció a un ejercito de 320,000 y se convirtió en el conquistador victorioso de Galia. Este es sólo un ejemplo de las oportunidades ofrecidas por el uso bien calculado de los medios. El 5 de Diciembre de 1757 Federico II el Grande derrotó al ejercito austriaco que era tres veces más grande. Esta victoria no fue resultado de una diferencia de números, sino de la aplicación óptima de poderes. 1.3 Origen de los principios de la organización de proyectos Importante El primer trabajo del trabajo planeado y complejo de las operaciones militares de los tiempos modernos, De la guerra, fue publicado en 1832, por un oficial prusiano llamado Carl von Clausewitz. Sus teorias son enseñadas hasta la fecha en univesidades élite como la Universidad de Harvard y muchas otras. La capacidad de transmitir sus ideas a la economia provee de una base importante también a la dirección de proyectos. Hoy en día casi todos los planes en la economia, administración pública, investigación, la politica y la educación son también hechos por equipos de proyectos. También las empresas realizan formulaciones más pequeñas e internas a través de equipos de proyectos. Especialmente se pueden solucionar problemas más complejos e interdisciplinarios de una forma fácil con la ayuda de la dirección de proyectos. La cantidad de proyectos ha aumentado rápidamente en los úlimos años. Pero la dirección de proyectos no es un arma de milagros. Es un intrumento complejo que puede ser usado eficientemente. La dirección de proyectos existe en su mayoria, en las mentes. Con frecuencia la gente es por si misma parte de los puntos débiles y factores de riesgo, por que la dirección exitosa de un proyecto depende en su mayoria del líder de una empresa que tenga competencia (social). 6

7 Dirección y organización de proyectos - Libro de texto Minos 1.4 Los nueve campos de conocimiento de la dirección de proyectos La dirección de proyectos consiste básicamente de los siguientes campos prácticos o científicos ( de acuerdo con el Project Management Institute): La dirección de integración: Los diferentes elementos de ciertos proyectos son coordinados aqui. Tener en cuenta, en todo momento, los estándares de la dirección de proyectos, facilita esta tarea. La administración de contenido y alcance (Scope Management): La dirección del marco de proyecto ( también: administración de contenido y alcance) se encarga de lograr las metas propuestas. Sin embargo, no se encarga sólo de la orientación al resultado con respecto a los objetivos iniciales, sino que tiene como tarea en particular, el incluir desviaciones de estas metas en el proyecto, que durante el proceso del proyecto se manifestarán, al igual que inducir un nuevo plan correspondiente. Administración del tiempo: Está enfocado a mantener los marcos de tiempo y debe de incluira todos los grupos implicados. El plan de proyecto es más que nada, un instrumento de comunicación. Administración de gastos: Tiene como objetivo el cumplimiento del presupuesto. Para esto es necesario llevar una cuenta de los gastos que se vayan haciendo. Eventualmente se tienen que hacer contramedidas. Administración de calidad: La administración de calidad específica del proyecto abarca la estandarización de los procesos de dirección del proyecto, la documentación del trabajo y los resultados y una administración de medidas adecuada. Dirección del personal: Corresponde a la distribución eficiente de los recursos con respecto a las habilidades y la capacidad disponible, además del desarrollo del trabajo en equipo. Dirección de comunicación: A menudo se refiereal 50% del trabajo en un proyecto e incluye a todas las personas implicadas, se tiene que considerar además, la administración de cambios (Change Management). 7

8 Minos Dirección y organización de proyectos - Libro de texto Dirección de riesgos: Es específico para la dirección del proyecto. Incluye análisis de riesgo, medidas preventivas y planes de emergencia. Es especialmente importante en el caso de proyectos complejos. Dirección de logística: Se encarga del trabajo en conjunto y la cooperación con los socios y porveedores. Consejo importante: Los campos se trabajan de la misma forma, como equivalentes de la dirección general, pero se refieren a los térmninos específicos del proyecto. La dirección de un proyecto, através de cualidades específicas para un proyecto (unicidad de la producción del producto, restricciones temporales, la orientación de la parte implicada y la forma iterativa de proceder) procesos de la dirección de proyectos especiales (vea los grupos de proceso de la dirección de un proyecto), puede ser considerablemente diferente de la dirección general. 8

9 Dirección y organización de proyectos - Libro de texto Minos 2 Un proyecto condiciones y características 2.1 DIN Definición De acuerdo con DIN , un proyecto es: Un plan que básicamente se caracteríza por su unicidad de las condiciones en su totalidad Es la sucesora de la DIN Método de diagrama de precedencias (PDM Precedence Diagram Method ), el cual abarcó estos términos por primera vez. Asimismo, conceptos de la dirección de proyectos son definidos en las DIN 69902, y Este espacio de normas deberá de ser presentado. Condiciones: - Tiene que existir un objetivo previsto. - El comienzo y el final del proyecto tendrá que ser definido. - Un proyecto debe ser limitado temporal, financieramente y personalmente ó de otra forma. - Tiene que presentar un proyecto independiente delimitado en comparación a otros proyectos. - La organización específica del proyecto. - La designación de tareas tiene que ser nueva y compleja. - Una variedad de diciplinas están involucradas. Ésto significa que: - Los proyectos terminan con la consecución de la meta. - Un proyecto consta de varias actividades que están relacionadas mutuamente, también conocidas como tareas o procesos. Estas tienen que ser realizadas con el fin de lograr un propósito en particular, o parcial. En suma, los procesos son procesados en un cierto órden (prioridad) con la ayuda de recursos asignados ( medios de aplicación) tales como los recursos humanos y medios de trabajo que la dirección de proyectos puede mantener en las condiciones básicas dadas, como tiempo, presupuesto y resultado. 9

10 Minos Dirección y organización de proyectos - Libro de texto Características: - Limitación temporal - Objetivo previsto (propósitos de material, de plazo y de costos, mensurabilidad, así como porpósitos especiales) - Carácter único (sin trabajo rutinario) - Estructuración (fases, secciones, procesos/unidades de trabajo) - Organización específica para el proyecto 3 Tipos de proyectos Para fines prácticos se lleva a cabo una vasta división de los tipos de proyectos, como una difereciación a partir de las objetivos que se proveeran en el proyecto: - Proyectos de inversión - Proyectos de investigación y de desarrollo - Proyectos de organización Esto tiene sus ventajas, ya que para éstos tipos de proyectos uno puede pedir ayuda a las fases de modelos existentes de proyectos estándares. Definición Modelo de fase de proyectos es una presentación estandarizada del desarrollo del proyecto, que es estructurado en etapas temporales, que se puede denominar inequívoco y que representan un resultado parcial del proyecto entero. Otra posible división es: - Proyectos en un sistema de trabajo (de tipo organizacional) por ejemplo: introducción de un sistema de dirección de caliadad ó un nueva unidad electronica de tratamiento de datos. - Proyectos sobre un objeto de trabajo (de clase técnico) por ejemplo: el desarrollo de un prototipo - Proyectos en el sitio de la empresa (plantas de fabricación, fabrica) por ejemplo: Modificación de un sistema de almacén a un almacén de grandes cantidades (High-bay warehouse) completamente automático. 10

11 Dirección y organización de proyectos - Libro de texto Minos 3.1 Proyectos de inversión Los proyectos de inversión se destacan por la gran cantidad comparable de precios de compra de productos de alta calidad. Definición Estos productos se caracterizan por una gran vida de uso y normalmente sólo se compran una vez. Los sectores típicos para los proyectos de inversión son las bienes raíces, grandes arreglos técnicos, todo tipo de productos especiales dirigidos a un grupo de clientes target individual. Los proyectos de inversión deben de ser planeados con ciudado y tienen que ser llevados a cabo en terrenos de su tamaño y del rango financiero para la empresa. A comparación con los proyectos de investigación y proyectos de desarrollo, en el caso de los proyectos de inversión siempre se decide sobre soluciones de compra, sólo dentro de las modificaciones ofrecidas por el equipo del proyecto. Además no ocurre un cambio en el objeto de inversión. Los proyectos de inversión requieren un extenso equipo de proyecto (vea capítulo 7, equipo de proyecto). 3.2 Proyectos de investigación y de desarrollo Los proyectos de investigación y los proyectos de desarrollo muestran la forma más intensa en planeación y la forma de control intensa de la dirección de proyectos. Definición Un proyecto de investigación y de desarrollo está caracterizado por la meta de desarrollo de un nuevo método, un nuevo sistéma ó una nueva aplicación. Además, la conversión del resultado se encuetra como un producto industrial, como un método o como un software ó una estructura en primer plano. Los proyectos de investigación, al igual que los de desarrollo, se llevan a cabo con mas frecuencia en los campos de investigación y de desarrollo de las empresas. El desarrollo de nuevos materiales de construcción en la industria y también la construcción de de nuevos vehículos también pueden contar dentro de ésta área. Especialmente en los institutos especializados de investigación aplicada ( en Alemania en la Sociedad Fraunhofer) gran cantidad de proyectos de investigación y proyectos de desarrollo son en su mayoria realizados paralelamente por un empleado. Además un empleado puede ocupar diferentes posiciones en diferentes proyectos. Especialmente en el caso de proyectos de investigación y proyectos de desarrollo la frecuente coordinación del desarrollo del proyecto es importante. A causa de que todos los miembros del equipo del proyceto (véase capítulo 7 equipo del proyecto ) acceden a los resultados de los otros miembros del proyecto, se tienen que tomar las decisiones importantes con el equipo completo. Más tarde un cambio de la dirección tomada sólo es posible con mucho esfuerzo. 11