INTRODUCCIÓN OBJETIVO GENERAL

Transcripción

1 CONTROL INTERNO CONTABLE INTRODUCCIÓN El Control Interno Contable es un proceso que está bajo la responsabilidad del Representante legal o máximo directivo de la Entidad Pública, así como de los Directivos de primer nivel responsables de las áreas Financiera y Contable, el cual se lleva a cabo con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, que sean capaces de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de la Contabilidad Pública (CGCP). Teniendo en cuenta que la Ley 87 de 1993 en su artículo 12 determina que la oficina de control interno o quién haga sus veces debe verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido, La Oficina de Control Interno procedió a evaluar el Sistema de Control Interno Contable de la Entidad.. OBJETIVO GENERAL Evaluar el sistema de control interno contable a fin de dar cumplimiento a lo Dispuesto por la Resolución No. 048 de Febrero 10 de 2004, Circular Externa No.042 de agosto de 2001, Numeral 5, Ley 87 de 1993, y demás normas concordantes, con el fin de determinar la aplicación de la normatividad existente y validar el grado de efectividad de las recomendaciones realizadas para el mejoramiento de las deficiencias identificadas en el proceso contable. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Evaluar y determinar, que los procedimientos utilizados por la Alcaldía, en el proceso del Control Interno Contable, son capaces de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el CGCP, dentro de un marco de eficiencia, eficacia y economía de los controles establecidos en éste proceso y realizando el seguimiento necesario para que se apliquen las medidas recomendadas así como de los controles y mecanismos de verificación implementados. FECHA: JULIO DE 2007 Página 1 de 9

2 CONTROL INTERNO CONTABLE ALCANCE La evaluación del control interno contable se ejecutó en la Alcaldía de Leticia, evaluando y determinando la eficiencia, eficacia y economía de los ciclos o procesos corporativos realizados durante el ejercicio fiscal del año a saber: Planeación, Presupuesto, Rentas y/o Cuentas por Cobrar - Ingresos, Nómina, Adquisiciones o Compras, Deuda Pública, Tesorería, Cuentas por Pagar, Propiedades Planta y Equipo, Inversiones, Archivo y Documentación de la Fuente de respaldo. PERIODO EVALUADO El ejercicio fiscal del año PERIODO DE EVALUACIÓN Enero 01 a Diciembre 31 de IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN La fuente de información primaria la constituyeron los estados financieros de la Entidad, al corte del 31 de diciembre de, con destino a la Contaduría General de la Nación. METODOLOGÍA Se aplicaron normas de auditoria generalmente aceptadas y técnicas de auditoria tales como: la obtención de evidencia válida y suficiente por medio del análisis, inspección de documentos, conciliaciones, preguntas y programas de Control Interno. FECHA: JULIO DE 2007 Página 2 de 9

3 CONTROL INTERNO CONTABLE AVANCES EN EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTABLE (Cifras en Miles de Pesos) 1. La existencia y cumplimiento de políticas y planes sobre necesidades de información presupuestal contable y financiera por parte de la Entidad. En la Alcaldía de Leticia se sigue en proceso de elaboración los manuales y procedimientos específicos que den cobertura al manejo de la información presupuestal, contable y financiera. Sin embargo, se aplican alternativamente las instrucciones estipuladas en leyes, decretos, resoluciones, circulares, cartas circulares y el Plan General de la Contabilidad Pública, que rigen y conllevan a cumplir las políticas y planes de la información presupuestal contable y financiera en la Entidad. 2. Comprobación de la existencia de los libros de contabilidad debidamente registrados según lo establecido en el acápite del Plan General de Contabilidad Pública, el ordenamiento y disposición de los respectivos documentos fuente o soporte y la fecha en la cual se lleva el registro de los libros principales y auxiliares de las operaciones de la Entidad, en el momento de la verificación. La existencia de las políticas de seguridad sobre el manejo de copias del respaldo de la información en lugar distinto de la sede de la entidad. La Alcaldía de Leticia tiene sus libros Mayor y Diario debidamente registrados por Acta suscrita del Representante Legal; estos libros al igual que los auxiliares, están al corte del 31 de Diciembre de. Básicamente, los documentos fuente son las Ordenes de Pago generadas en Presupuesto y boletines de tesorería, que a su vez generan una orden de Egreso y ésta origina una causación o un pago. Los boletines tienen su soporte de origen, están archivados por días independientemente. Cada registro queda contabilizado en la fecha misma que se produce (día a día), proceso que alimenta a su vez los auxiliares, diario y mayor de la Entidad. Complementariamente, en la Entidad, los registros contables también se producen a través del sistema financiero SINAP, que se está contratando una nueva versión mejorada del mismo. El área de Sistemas de la Alcaldía elabora diariamente copias completas y diferenciales de las bases de datos de información en CD y disco duro. Los mecanismos de comprobación se realizan haciendo pruebas de los backup por medio del restore. De los registros contables de la Entidad, existe copia de seguridad, que como se dijo anteriormente, se realiza diariamente. No hay copias de seguridad fuera de la Entidad. FECHA: JULIO DE 2007 Página 3 de 9

4 CONTROL INTERNO CONTABLE 3. Determinación de planes de trabajo y procedimientos específicos que permiten la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores hacia el proceso de contabilidad de forma oportuna. En la Alcaldía de Leticia, existen claras instrucciones hacia todas las dependencias generadoras de información presupuestal, financiera o contable sobre la oportunidad e integridad con la cual deban fluir sus operaciones hacia el proceso contable diario. Por no tener el Sistema Contable por Causación, estos hechos financieros, económicos y sociales no se registran en el mismo día en que se suceden o cuando surgen derechos u obligaciones de las decisiones tomadas en la Entidad, sino, al momento de su pago se procesan a través de los procesos contables en el programa SINAP, como se mencionó en el punto anterior. Las operaciones se originan en presupuesto y culminan en tesorería y las de pago se inician en el área de cuentas y culminan en tesorería; cada uno de estos procesos tiene un tiempo definido, control de seguimiento a su registro y paso por presupuesto, contabilidad, cuentas y tesorería. Contabilidad se relaciona directamente con presupuesto y tesorería a través del programa SINAP en la Entidad. 4. Verificación de la causación oportuna de ingresos, gastos y costos según la naturaleza del ente público. En la Entidad, existe el Sistema Contable de Caja o Efectivo, no existe el Sistema de Causación, por esto no es oportuno los registros La fuente de ingresos son presupuestado de Ley, Tributarios, No-Tributarios, Ingresos Corrientes de la Nación, del SPG. Los gastos realizados son contabilizados en su totalidad al momento de pago y de los potenciales y de aquellos de los cuales se tiene conocimiento (litigios y demandas por ejemplo), no hay registro por la misma causa del Sistema Contable de Caja o Efectivo. 5. La existencia y efectividad de procedimientos administrativos para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la elaboración oportuna de informes relacionados, la autorización de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos periódicos y la oportunidad en la en la legalización de los avances. En la Entidad, existen los rubros por los cuales se registran los recaudos de la Alcaldía, como son Ingresos Tributarios, No Tributarios que se afectan; Ingresos Corrientes de la Nación, Operaciones Interinstitucionales, por aportes y traspasos de fondos recibidos y por Otros Ingresos, donde están registrados los intereses sobre depósitos y reintegros de vigencias anteriores principalmente. Este proceso de registro se contabilizan en el en momento de la ocurrencia del evento, por Sistema Contable de Caja y no por Causación, como se ha expuesto anteriormente. Los informes relacionados, se producen trimestralmente a la C.G.N., y sus conciliaciones se llevan mensualmente, habiéndose producido atraso en las conciliaciones bancarias. Los soportes correspondientes reposan con cada reporte de tesorería, los cuales están debidamente autorizados por funcionario competente (Tesorero, Contador o Jefe Área Financiera). FECHA: JULIO DE 2007 Página 4 de 9

5 CONTROL INTERNO CONTABLE Por Resoluciones está fijada la responsabilidad del manejo de las cajas menores y los funcionarios designados cuentan con las instrucciones precisas para su manejo operativo (clases de operaciones a pagar, montos máximos, soportes a exigir etc.). Los arqueos de estas cajas menores se producen con periocidad. El reembolso de estas cajas menores, se produce dentro del período Contable y su reembolso se efectúa cuando se cubre un 75% de su monto total. Se ha comprobado el cumplimiento estricto de cada de las fases reglamentadas como son las de aprobación, soportes, retenciones de ley aplicadas y reembolsos oportunos. 6. Establecimiento de las conciliaciones de saldos del disponible e Inversiones, entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad y tesorería, examinar los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información. Fueron verificadas las conciliaciones bancarias al corte del 31 de diciembre de, de las cuentas corrientes, ahorros e inversiones se constató la oportunidad de su elaboración, su cuadre contra los saldos de los libros auxiliares y mayores y el cruce contra los extractos bancarios o reportes correspondientes. También se comprobó que en ninguna de las cuentas existentes de la Alcaldía de Leticia, existen partidas conciliatorias de una vigencia de permanencia mayor a 180 días. Finalmente, se comprobó el cruce y cuadre entre las diferentes áreas responsables de su control y manejo: presupuesto, tesorería y contabilidad. 7. Verificación, si es del caso, de la existencia de mecanismos de control para la colocación y redención de Inversiones y sus actividades relacionadas. En la Entidad no hay políticas ni mecanismos de control en colocación y redención de Inversiones. Al corte del 31 de diciembre de la Alcaldía de Leticia, solo tenía una inversión en CDT del Banco de Bogotá por $ con un plazo mensualizado, operación previamente aprobada por la Tesorería y Despacho del Alcalde. 8. Establecimiento de medidas para la salvaguarda de los activos fijos, realización periódica de toma física de inventarios y conciliación de saldos con la contabilidad. La Administración Municipal, tiene constituidas pólizas globales de cubrimiento en seguros que protegen y salvaguardan los activos fijos de la Entidad de los riesgos de incendio, rayo, terremoto, inundaciones, etc. El último inventario físico en el Almacén fue efectuado al corte de Diciembre de y sus saldos están pendientes de ser revisados y conciliados contra la Contabilidad. 9. Medidas de protección para la guarda y custodia de los activos, valores, títulos valores, especies venales, cheques girados, chequeras, cheques anulados, tarjetas magnéticas, sellos y protectores, claves de cajas fuertes, y demás bienes asociados al manejo del disponible. La Tesorería de la Alcaldía de Leticia, es el área encargada de la protección, custodia y salvaguarda de las chequeras de cuentas corrientes, libretas de ahorros, sellos de tinta, FECHA: JULIO DE 2007 Página 5 de 9

6 CONTROL INTERNO CONTABLE sellos secos, protectores, cheques girados pendientes de entrega, clave de la caja fuerte, elementos que son de uso restringido y exclusivo de los funcionarios del área, además de que el acceso a tesorería es restringido a los restantes funcionarios de la Entidad. Los cheques que gira tesorería llevan dos firmas autorizadas. Al cierre del día, en la caja fuerte son guardadas las chequeras, libretas, sellos de tinta y los cheques girados no cobrados; los protectógrafos quedan con llave en oficina cerrada. A los cheques anulados se les quita el número consecutivo, número que es pegado al talonario de la respectiva chequera y el resto del cuerpo mutilado del cheque se adjunta al boletín de tesorería soporte de la transacción. 10. Existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboración, revisión y depuración oportuna de las conciliaciones bancarias que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros. En la Alcaldía de Leticia, la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorro están autorizadas por el Alcalde, previo estudio y análisis de las ofertas recibidas del sector financiero. Los procedimientos establecidos no han permitido la oportuna elaboración de las conciliaciones bancarias y para las elaboradas al corte del 31 de diciembre de de cuentas corrientes y ahorros, se demorará, su cuadre contra los saldos de los libros auxiliares y mayores y el cruce contra los extractos bancarios o reportes correspondientes. Finalmente, se demorará la comprobación del cruce y cuadre entre las diferentes áreas responsables de su control y manejo: presupuesto, tesorería y contabilidad. 11. Determinación de políticas relacionadas con la incorporación de los inmuebles, vehículos automotores y demás bienes al patrimonio de la entidad, lo que incluye seguimiento sobre su legalización y valoración actualizada. En la Entidad la incorporación de bienes se realiza de acuerdo con los procedimientos establecidos, en los registros del Almacén y se transfiere a contabilidad por la interfase entre éstas. Las legalizaciones de propiedad de los bienes muebles e inmuebles, se realizan en acción coordinada entre la Oficina Asesora Jurídica, Oficina Asesora de Planeación, Secretaría Administrativa y Financiera donde se incluye Presupuesto. Los estados financieros de la Entidad, no registran valorización o desvalorización de sus bienes inmuebles, por cuanto hacen falta los avalúos correspondientes que puedan determinar su valor actual. 12. Evaluación de los procesos de depuración de saldos en los rubros de Rentas y Cuentas por Cobrar de vigencias anteriores, que contribuyan a garantizar la razonabilidad de los estados e informes contables. FECHA: JULIO DE 2007 Página 6 de 9

7 CONTROL INTERNO CONTABLE En la Alcaldía de Leticia, existen saldos por el rubro de rentas y de vigencias anteriores sin depurar. En cuentas por cobrar existen partidas pendientes de recaudo de vigencias anteriores que deben ser provisionadas. 13. Existencia y pertinencia de los procedimientos de control para soportar la conciliación de los saldos relacionados con los valores correspondientes a Pensiones de Jubilación cálculos actuariales cesantías consolidadas y sus intereses, operaciones de crédito Público y manejo de deuda, retenciones tributarias y demás pasivos que de acuerdo con la naturaleza de la entidad se consideren significativos. La Entidad hasta el momento no se tiene un cálculo actuarial que registre el pasivo estimado correspondiente a pensiones de jubilación, para lo cual utiliza la base de datos PASIVOCOL, cuyo último reporte fue el correspondiente al año 2005, al 31 de Diciembre, y asciende a $ No obstante lo anterior, en Cuentas de Provisión para Pensiones se registran en pasivos pensionales la suma de $ desde el año El registro del pasivo por cesantías consolidadas y sus intereses, se efectúa mensualmente según el reporte que produce la Oficina de Recursos Humanos de la Entidad y las doceavas partes correspondientes, son trasladadas dentro del tiempo estipulado por Ley que en este caso es el Fondo Nacional de Ahorro. Lo relacionado con los fondos de cesantías privados se realiza anualmente en los términos señalados por la normatividad vigente. Los procedimientos de control para el manejo de la operaciones de crédito público las realiza la Entidad cumpliendo la normatividad exigida por el Ministerio de Hacienda y la Dirección Nacional del Tesoro, previa a las ejecuciones presupuestales que se hayan planeado. Las retenciones tributarias generadas en la Entidad, se registran diariamente según se produzcan en las operaciones de compras, contrataciones y servicios prestados a la Entidad y las provenientes de la liquidación de la nómina mensual que genera Recursos Humanos; una vez Tesorería consolida las retenciones efectivamente realizadas en el mes, se producen y pagan las declaraciones mensuales de retención en la fuente dentro de los plazos establecidos por el Ministerio de Hacienda. 14. Determinación de la existencia y cumplimiento de planes de compras, funcionamiento de comités de adquisiciones y cumplimiento de las políticas sobre los procesos de contratación de adquisición de bienes y servicios. En la Alcaldía de Leticia se aplica en materia de compras lo estipulado por la Ley 80 de 1993 y por el Decreto 2170 de 2002 y demás normas concordantes; tiene constituido el Comité de Contrataciones integrado por el Secretaría Administrativa, Jefe Oficina Asesora Jurídica, Secretaría Administrativa y Financiera, y el Jefe del área promotora de la compra o contratación. FECHA: JULIO DE 2007 Página 7 de 9

8 CONTROL INTERNO CONTABLE Para el año se aplicaron los siguientes rangos: Sin Formalidades Plenas, para compras hasta un valor igual o menor a $ , alternativamente, se sigue el proceso de estudio previo, términos de referencia, 3 cotizantes previamente inscritos en el SICE; el Grupo de Contratos efectúa revisión, elabora minuta de orden de servicios, de compra de suministros y Secretaría Administrativa y Financiera ordena el gasto correspondiente. Con Formalidades Plenas, se efectúan compras o contratos mayores a $ El 10% de la Menor Cuantía $ Menor Cuantía Contratación Directa hasta $ Mayor Cuantía, Licitación o Concurso Público de $ en adelante. En la Entidad se tiene el Plan de Compras de la vigencia anual. 15. Evaluación, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, del proceso adelantado por el área Administrativa y Financiera y Contable del ente publico, para lograr la conciliación de saldos recíprocos con las entidades y cuentas relacionadas de que trata el formato CGN 002. Este proceso debe incluir la realización de confirmación de saldos a través de la circularización periódica entre las entidades objeto de conciliación. En la Entidad al cierre del 31 de Diciembre de, no habían saldo pendientes por depurar. 16. Para las entidades y organismos pertenecientes al Nivel Nacional y cubiertos por el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, se deberá verificar la existencia del proceso de conciliación de los saldos registrados en el sistema con los consignados en sus sistemas alternos o paralelos si llegasen a existir y por el tiempo que se mantengan. No Aplica 17. Indicar el sentido del último dictamen sobre el Balance General de la entidad por parte de la Contraloría respectiva. La Contraloría General de la República e Febrero de, entregó el dictamen de la visita de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Abreviada a la Alcaldía de Leticia, a vigencias , el cual se transcribe a continuación: La Información Financiera de la Entidad NO es Confiable NI Razonable Igualmente, se enviaron Planes de Mejoramiento a la Contraloría General y a la Departamental, los cuales estamos en proceso de ejecución. 18. Verificar la respuesta oportuna a los requerimientos realizados por la Contaduría General de la Nación en la vigencia. No hubo requerimientos de información en el año. FECHA: JULIO DE 2007 Página 8 de 9

9 CONTROL INTERNO CONTABLE SANEAMIENTO CONTABLE Se deberá indicar con relación al cumplimiento de la Ley 901 de 2004: 19. El estado actual del proceso de saneamiento contable en la Entidad. Los cuatro años de vigencia de la Ley 716 de 2001, en los cuales la Alcaldía de Leticia ha tenido que recorrer y sortear un sinnúmero de dificultades para su cumplimiento, pero no ha podido culminar el proceso, a pesar de los riesgos a que se expone los servidores públicos responsables por el incumplimiento de la Ley. Muy a pesar que, en especial en el año anterior, la dinámica del proceso se incrementó debido a la sensibilización y socialización que se despertó en los servidores públicos responsables del proceso y el gran apoyo de las Entidades de Control del Estado a través de seminarios de capacitación, artículos de revistas, revisión de información contable trimestral, evaluaciones y recomendaciones de las auditorias practicadas por organismos de control fiscal. La Alcaldía de Leticia hace Convocatoria Pública en 2005, pero se declara desierta por falta de oferentes. Luego, por contratación directa, contrata siete (7) profesionales para llevar a cabo el Saneamiento Contable, pero también se tiene dificultades por incumplimiento de cinco (5) de los profesionales contratados. La Alcaldía de Leticia durante el año 2005, no desarrolló ninguna actividad de depuración y ajuste a las cuentas del Balance. Con la Ley 998 de 2005, de Presupuesto Nacional, se prorroga hasta Diciembre de, la culminación del Proceso de Saneamiento Contable, por pertenecer la Alcaldía de Leticia a la categoría 6ª. En Enero de, la Administración Municipal celebra contrato con personal especializado para desarrollar el Saneamiento Contable en la entidad. En Enero de 2007 aún se estaban haciendo los ajustes correspondientes y no se ha producido el informe final por parte de los interventores del mismo. 20. Qué actividades adelantó la Oficina de Control Interno de Gestión y Resultados o quien haga sus veces, para dar cumplimiento sobre evaluación al saneamiento contable de la entidad u organismo respectivo?. Durante el año, la Oficina de Control Interno de Gestión y Resultados de la Entidad, en cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución No. 119 de Abril 27 de, se desarrollaron reuniones para determinar el rumbo a tomar en dicha materia. Con la plena aplicación del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, según la mencionada Resolución 119, esperamos que la entidad pueda garantizar la producción de información razonable y oportuna que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado en la entidad. FECHA: JULIO DE 2007 Página 9 de 9