CONTENIDO 1 OBJETIVO ESCANEAO DOCUMENTOS VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ESCANEADOS CONSULTA DE DOCUMENTOS ASIGNADOS...

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1 Página 1 de 21 CONTENIDO 1 OBJETIVO ESCANEAO VERIFICACIÓN DE ESCANEADOS CONSULTA DE ASIGNADOS CONSULTA DE Elaborado por: Nombre: Héctor Alfonso Pérez U Cargo: Coordinador Grupo de Trabajo Infraestructura Tecnológica y Seguridad Informática Fecha: Revisado por: Nombre: Jaroslav Marlen López Chávez Cargo: Jefe Oficina de Tecnología e Informática ( E ) Fecha: Firma: (Original firmado) Aprobado por: Nombre: Giselle Johanna Castelblanco Muñoz Cargo: Representante de la dirección para Calidad Fecha: Firma: (Original firmado) Cualquier copia impresa, electrónica o de reproducción de este documento sin la marca de agua o el sello de control de documentos, se constituye en copia no controlada. SC01-F02 ( )

2 Página 2 de 21 1 OBJETIVO Proveer de un instructivo para realizar el proceso de escaneo, asignación y almacenamiento de los documentos que son recibidos en el Centro de Documentación e Información de la Superintendencia de Industria y Comercio, precisando la estructura de directorios, la denominación de archivos y directorios. 2 ESCANEAO a. Verificar información del rótulo. b. Alistar físicamente cada uno de los documentos recibidos. c. Ingresar al aplicativo de escaneo. Para lo cual se debe dar clic en le aplicativo Capture Software de Kodak. (ver figura 1). Software para capturar los documentos KODAK CAPTURE Software para transferir la información al servidor destinado para el almacenamiento de los documentos. Figura 1

3 Página 3 de 21 d. Abrir el paquete de escaneo: Una vez abierto el aplicativo Capture Software de Kodak se despliega la siguiente pantalla (ver figura 2) Figura 2 Automáticamente el aplicativo identifica el consecutivo del paquete de escaneo a trabajar asignándole un número secuencial. Siempre se debe trabajar en la opción Production Documentos, para que en dicho agrupador se almacene temporalmente todos los documentos escaneados en el paquete de escaneo trabajado. e. Escanear: Una vez identificado el consecutivo del paquete de escaneado a trabajar aparecerá la pantalla de la figura 3. Pulsando el botón Play de dicha pantalla se inicia el proceso de escaneo de páginas de documentos, una vez obtenidas las imágenes del documento, las mismas se ubican en la bandeja de entrada del paquete de escaneo del aplicativo del escáner Capture Software de Kodak.

4 Página 4 de 21 Botón play para escanear Front y Rear para escanear por ambas caras Procesar imágenes Figura 3 Imágenes de hojas escaneadas Una vez el software recibe las imágenes de los documentos, el aplicativo muestra las hojas escaneadas. f. Control de Calidad 1. g. Legajar. h. Encasillar. i. Procesar imágenes: Luego de haber escaneado las hojas de los documentos y las imágenes obtenidas son agrupadas en el paquete de escaneo, se debe procesar el paquete de escaneo, es decir, convertir las imágenes en archivos de imagen TIF, para tal efecto, se debe dar clic en el botón Process del aplicativo escáner Capture Software de Kodak. La figura 4 visualiza la pantalla presentada una vez se ha dado clic sobre el botón Process. Figura 4

5 Página 5 de 21 La figura 5 visualiza la pantalla presentada una vez finaliza el procesamiento de imágenes, nótese que el aplicativo del escáner Capture Software de Kodak, automáticamente crea un nuevo consecutivo de paquete de escaneo a trabajar asignándole un número secuencial. Figura 5 j. En el escritorio del computador de escaneo se encuentra el icono de aplicativo GuildFTPd, el cual debe estar en ejecución (dar doble clic sobre el aplicativo GuildFTPd y luego minimizar el mismo). k. Ingresar a la aplicación Sistema de Gestión Documental : Para acceder a la aplicación se hace a través de la URL. (ver figura 6) Figura 6 En la pantalla presentada en la figura 6, se debe ingresar login (usuario) y password (clave de acceso) para acceder a la aplicación. Una vez se ingresa a la aplicación, se tienen las siguientes opciones (Ver figura 7). Figura 7

6 Página 6 de 21 Asignación de Documentos: Opción para asociar imágenes de un documento con su respectivo consecutivo de radicación Consulta de Documentos: Opción para consultar documentos ya digitalizados Cerrar Sesión: Opción para salir de la aplicación. l. Ingresar a la opción Asignar Documentos : El usuario responsable debe seleccionar la opción Asignar Documentos, con lo cual se despliega la pantalla selección de repositorio de datos. (ver figura 8). Figura 8 m. Seleccionar el repositorio de documentos: Una vez se despliega la pantalla selección de repositorio de datos, la misma, permite seleccionar uno de los repositorios de documentos (radicación, hojas de vida, etc.) habilitado para el usuario. Si el usuario, tan solo tiene habilitado un repositorio de documentos la aplicación no genera esta pantalla sino que lo enviara directamente a la pantalla Asignación de Documentos (Ver figura 9).

7 Página 7 de 21 Botón para asignación Número de hojas listas a ser asignadas Vínculo para desplegar hojas escaneadas y listas para transferir Consecutivos de documentos listos para asignación Figura 9 Documentos listos para asignación Después de ser procesado el paquete que fue escaneado es necesario transferirlo al servidor de documentos, estando allí es posible la asignación y la posterior consulta de documentos por parte de los usuarios. (Ver figura 9) n. Transferir documentos: Estando en la pantalla Asignación de Documentos, se debe dar clic sobre la opción Transferir Archivos. (ver figura 9a).

8 Página 8 de 21 Opción para insertar consecutivos de radicación para asignar Opción para listar consecutivos de radicación pendiente por asignar Opción para trasferir al servidor de documentos los archivos Tif de las páginas de los documentos escaneados Opción para eliminar imágenes repetidas. Opción para borrar asignaciones mal elaboradas. Figura 9a Al dar clic sobre la opción Transferir Archivos, aparece la pantalla Transferencia de Documentos al Servidor (ver figura 10).

9 Página 9 de 21 Documentos disponibles para subir a la aplicación de asignación Figura 10 En color azul se listan los paquetes disponibles para transferir al servidor de documentos, la transferencia se efectúa con tan sólo hacer clic sobre ellos, cada archivo TIF (hoja) se transferirá individualmente y la aplicación respectivamente ira informando acerca del estado del proceso (Ver figura 11). Figura 11 Al finalizar la transferencia del paquete de imágenes, la aplicación presentará una pantalla en la cual lista los archivos transferidos al servidor de documentos (Ver figura 12).

10 Página 10 de 21 Archivos transferidos al servidor de documentos Figura 12 Una vez se encuentran los archivos (hojas) disponibles en el servidor de documentos, se debe realizar la asignación (asociar las imágenes con el consecutivo de radicación), lo cual corresponde a identificar el documento (visualmente, ver figura 13) y ubicar dentro del listado de numeración el tipo de documento y consecutivo de radicación que se debe asociar con el documento. (Ver figura 14) Identificación visual del número y tipo de documento Figura 13

11 Página 11 de Se marcan las imágenes (hojas) respectivas 2. Se ubica el consecutivo de radicación 1. Se identifica el tipo de documento Figura 14 Verificado el tipo y el consecutivo de radicación del documento, se procede a buscarlo dentro del listado de consecutivos y asignar las imágenes del documento, para lo cual se debe seleccionar cada casilla de verificación de cada página del documento, con esto, queda asignado el tipo de documento, año, número, control, consecutivo de radicación y número de página. (Ver figura 15).

12 Página 12 de 21 Botón de asignación En la ventana izquierda de la figura 15 se puede observar los datos de asignación: Año: año de radicación del documento. Número: número de radicación del documento Ctrl: control de radicación del documento. Cons: consecutivo de radicación del documento. Pag: número de página de la imagen (hoja) la cual se incrementa automáticamente en la medida que se asignan las hojas. Tipo: tipo de serie documental del documento. En la ventana derecha de la figura 15 se puede observar las imágenes con su respectiva casilla de verificación seleccionada para asignar los datos de de tipo de documento, consecutivo de radicación y número de página. Figura 15 Una vez se tienen seleccionado las casillas de verificación de las imágenes con los datos de consecutivo de radicación se debe dar clic en el botón Asignar para que las imágenes (hojas) sean asignadas respectivamente. (Ver figura 15). Terminado el proceso de asignación las imágenes del documento pasan a ser parte de la base de datos de documentos escaneados, por lo tanto, pueden ser consultados a través de los diferentes aplicativos. 3 VERIFICACIÓN DE ESCANEADOS En la siguiente figura se muestra la interfaz de la aplicación de consulta de documentos (ver figura 16)

13 Página 13 de 21 Figura 16 Ya sea que la aplicación se acceda directamente o a través de uno de los diferentes sistemas de información de la entidad se presenta la anterior pantalla, la cual permite realizar la consulta de documentos, en todo caso se puede realizar utilizando diferentes parámetros de consulta. Una vez es desplegada la anterior pantalla, en los campos correspondientes se deben ingresar los datos del número de radicación del documento a verificar, esto es, se ingresa año, número, control (opcional) y consecutivo de radicación, con lo que se obtiene como resultado las imágenes del documento que se desea verificar. Parámetros de Verificación Verificar documento con datos pero sin imágenes Caso: se presenta cuando en el sistema se tiene información de indexación de las imágenes del documento pero se tienen las imágenes del mismo, se detecta en la consulta de documentos cuando en la sección derecha de la pantalla de consulta titulada contenido se presenta listado de páginas pero en la sección derecha de la pantalla no se visualizan las imágenes del número de radicación. Reportar: con datos pero sin imágenes Verificar Documentos sin Datos y sin Imágenes Caso: se presenta cuando en el sistema NO se tiene información de indexación de las imágenes del documento y NO se tienen las imágenes del mismo, se detecta en la consulta de documentos cuando la misma no retorna ningún resultado, es decir, cuando en la sección izquierda de la pantalla de consulta titulada Contenido NO presenta listado de consecutivos y en la sección derecha de la pantalla NO se visualizan las imágenes del número de radicación. Reportar: sin datos y sin imágenes

14 Página 14 de 21 Verificar Secuencia de Consecutivos Caso: Para cada número de radicación se debe verificar en la sección izquierda de la pantalla de consulta titulada Contenido que exista secuencia completa de consecutivos de radicación, desde el menor hasta el mayor consecutivo de radicación. Reportar: Para cada consecutivo faltante se debe reportar: Falta consecutivo XXX Verificar Stiker Vs Indexación Caso: Para cada consecutivo de número de radicación se debe verificar la correcta indexación, es decir, se debe verificar que efectivamente las imágenes que se están visualizando correspondan con el consecutivo del número de radicación bajo el cual se indexaron. Para lo cual, se debe localizar la imagen que contiene el Stiker, generalmente es la página número 1 en cada consecutivo, luego se debe confrontar la información de radicación del Stiker (año, número y consecutivo de radicación) versus la información de indexación del consecutivo desplegada en la sección izquierda de la pantalla de consulta titulada Contenido. Reportar: Si el resultado de la confrontación de la información de radicación del stiker versus la información de indexación del consecutivo no sea igual, se debe reportar: o Año de radicación NO corresponde: Cuando el año de radicación del stiker no corresponda con el año de radicación bajo el cual se indexaron las imágenes del consecutivo de radicación. o Número de radicación NO corresponde: Cuando el número de radicación del stiker no corresponda con el número de radicación bajo el cual se indexaron las imágenes del consecutivo de radicación. o Consecutivo de radicación NO corresponde: Cuando el consecutivo de radicación del stiker no corresponda con el consecutivo de radicación bajo el cual se indexaron las imágenes del consecutivo de radicación. Nota: Es posible que se presente simultáneamente dos o tres de las inconsistencias citadas anteriormente, en tal caso, se debe reportar cada inconsistencia. Verificar Nitidez de la Imagen Caso: Para cada imagen, de cada consecutivo de radicación se debe verificar la nitidez de la imagen, es decir, que la imagen no se presente borrosa y/o difusa, que la imagen sea clara y de fácil visualización. Reportar: Si la imagen no es clara, de debe reportar: Imagen NO nítida. Verificar Alineación de la Imagen Caso: Para cada imagen, de cada consecutivo de radicación se debe verificar la alineación de la misma, es decir, que la imagen se presente correctamente alineada ya sea vertical u horizontal. Reportar: Si la imagen no está alineada, se debe reportar: Imagen NO alineada Verificar Imagen Mutilada

15 Página 15 de 21 Caso: Para cada imagen, de cada consecutivo de radicación se debe verificar que la imagen no esté mutilada, es decir, que la imagen se haya escaneado completa, que no esté recortada o suprimida alguna parte de ella. Reportar: Si la imagen no está completa, se debe reportar: Imagen Mutilada Verificar Imagen Manchada Caso: Para cada imagen, de cada consecutivo de radicación se debe verificar que la misma NO tenga mancha(s) Reportar: Si la imagen presenta mancha(s), se debe reportar: Imagen Manchada. Verificar Integridad de la Imagen Caso: Para cada imagen, de cada consecutivo de radicación se debe verificar la integridad de la misma, es decir, que la imagen se haya escaneado completa y que la información de la misma este completa. Reportar: Si la imagen no está integra, se debe reportar: Imagen NO Integra Verificar Imagen con Doblez Caso: Para cada imagen, de cada consecutivo de radicación se debe verificar que la misma NO haya sido escaneada con doblez (ces). Reportar: Si la imagen presenta doblez (ces), se debe reportar: Imagen Con Doblez Verificar Imagen Repetida Caso: Se debe verificar que NO exista(n) imagen (es) repetida (s) Reportar: Para cada imagen(es) repetida(s), se debe reportar: Imagen Repetida Verificar Secuencia de Foliación Caso: Para cada conjunto de imágenes, correspondientes a un consecutivo de radicación se debe verificar la correcta secuencia de foliación en las imágenes. Reportar: En caso de presentarse error en la secuencia de foliación, se debe reportar para cada error de foliación en la imagen: Imagen Mal Foliada.

16 Página 16 de 21 4 CONSULTA DE ASIGNADOS 1. Asignación automática de radicaciones (ver procedimiento de digitalización diaria): Todo documento que es radicado en el sistema de trámites, ya sea a través del módulo de radicación de entrada o de traslado, realiza una asignación automática al funcionario responsable de la dependencia o en casos particulares al funcionario responsable de atender dicho asunto. Una vez es efectuada la asignación, el sistema envía un correo electrónico al funcionario informándole acerca de la asignación. 2. Asignación manual de radicaciones (ver procedimiento de digitalización diaria): Este tipo de asignación puede ocurrir cuando el jefe de la dependencia determina que un documento debe ser asignado a un funcionario en particular para su trámite. En este caso se realiza la asignación utilizando el módulo de asignación a funcionarios, de igual forma que en el caso anterior el sistema envía un correo electrónico al funcionario informándole acerca de la asignación. 3. Operación de los documentos digitales: Ingresar a la aplicación Sistema de Trámites : Una vez el funcionario ha recibido el correo electrónico en el cual se le informa de la asignación de radicación, ingresa al sistema de trámites, para lo cual lo puede hacer ingresando a la intrasic ( dar clic en la opción Sistemas de Información, dar clic en la opción Generales y finalmente dar clic en la opción Sistema de Trámites (ver figura 17) Figura 17 Introducir datos de acceso: En la pantalla presentada en la figura 17, se debe ingresar login (usuario) y password (clave de acceso) para acceder a la aplicación. Consultar asignación de documentos: Al ingresar los datos solicitados se accede al aplicativo de consulta de asignaciones, en el cual se listan los documentos asignados ya sea que se hayan asignado de forma automática o de forma manual (ver figura 18).

17 Página 17 de 21 Figura 18 Visualizar documento digital de la asignación: Para visualizar el documento digital se debe dar click sobre el ícono de la columna Ver de la asignación deseada (ver figura 19 y 20). Dar clic para ver el documento digital Figura 19

18 Página 18 de 21 Figura 20 5 CONSULTA DE 1. Ingresar a la consulta de trámites: Para lo cual lo puede hacer ingresando a la intrasic ( dar clic en la opción Sistemas de Información, luego haga click en la opción Generales y finalmente dar clic en la opción Consulta de Trámites (ver figura 21)

19 Página 19 de 21 Figura Ingresar criterios de búsqueda: En los campos correspondientes se pueden ingresar los datos de la radicación, como son: año, numero, control, consecutivo, secuencia evento, fecha de radicación, solicitante, etc, luego dar clic en el botón Consultar, con lo cual se obtienen una pantalla de resultados (ver figura 22).

20 Página 20 de 21 Figura 22 Tabla de resultados (consecutivos de radicación) de la búsqueda Clic para visualizar el documento (consecutivo de radicación) 3. Visualizar documento (consecutivo de radicación): En la tabla de resultados se puede dar clic sobre el icono para visualizar el documento, es decir, visualiza las imágenes relacionados con el consecutivo de radicación (ver figura 23).

21 Página 21 de 21 Figura 23