AUDIENCIA ACLARACIONES INVITACION Proceso No

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1 AUDIENCIA ACLARACIONES INVITACION Proceso No Con el fin de efectuar aclaraciones relacionadas con la Invitación No , cuyo objeto es: Adquirir una solución tecnológica de última generación integrada que incluya un ERP y una solución de FIDUCIA, que le permita a FIDUPREVISORA S.A. soportar y gestionar toda la operación de sus negocios y de empresa, dando cumplimiento a la normatividad vigente, apoyando el modelo de negocio definido y sus estrategias de crecimiento, de acuerdo con las condiciones de los presentes Términos. El Proponente debe contemplar dentro de la solución mencionada, el suministro de todo el software adicional y base, licenciamiento y herramientas necesarias, requeridas para cubrir todos los requerimientos descritos en las especificaciones funcionales anexas., se dio inicio a la Audiencia para precisión y alcance del contenido de los Términos de Referencia, conforme se estipula en el numeral 2.4 de los mencionados términos, a las 9:300 A.M. con la asistencia de las siguientes personas: Nombre Compañía / Entidad Martha Patricia García Tecnoevolución Ltda. Alfonso Marino Perea Luna Tecnoevolución Ltda. Adriana Moncada CTA Alta Tecnología Alexandra Gomez Forero INDRA Jorge Ortiz INDRA Mauricio Quevedo Oracle Laura Marquez Oracle Felipe Velosa Oracle Augusto Hernandez Heinsohn Aracely Quisaboni Procibernetica S.A. Jorge Betancur Procibernetica S.A. Ulises Feijoo Altavia Consulting Esteban Sepúlveda IT Consultores Ltda. Ángela Martinez Oratech Ltda. Marisol Benavidez Sonda de Colombia Claudia Liliana Rodriguez Castillo Gerente Nacional de Planeación Fiduprevisora S.A. Jorge Guillermo Neira Bossa Gerente de Tecnología e Información Fiduprevisora S.A. Silvana Habib Daza Directora Jurídica - Fiduprevisora Diego Mauricio Montañez Sierra Director de Software - Fiduprevisora S.A. Jaime Panchano Mena Jefe de Infraestructura Fiduprevisora S.A. DESARROLLO El Ing. Jorge Guillermo Neira Bossa Gerente de Tecnología de Fiduprevisora S.A., realizó una presentación en donde ilustró el detalle del alcance de la solución tecnológica requerida por la Fiduciaria. 1

2 A través de la mencionada presentación, se aclaró el alcance y el porqué de la solución requerida por la Fiduciaria, con base en el modelo planteado. Se aclaró que debido al modelo perseguido, la solución general debía contar con dos soluciones separadas e independientes, que contemplaran un ERP y la solución de Fiducia, pero que estas deberían estar integradas completamente. Igualmente se ilustró la integración necesaria con otros aplicativos actuales existentes en la Fiduciaria, los cuales deberán seguir operando también en forma integrada. Se mencionó también que, la definición del modelo y la necesidad planteada, responde a los resultados de consultorías y análisis efectuados La mencionada presentación, por solicitud de los asistentes, se adjunta a esta acta como anexo. Se informó que dadas las sugerencias recibidas en la etapa de publicación de borradores y después de someter el tema a un análisis cuidadoso, la Fiduciaria decidió ampliar el presupuesto inicialmente estimado y disminuir el alcance retirando de los pliegos definitivos la adquisición e implementación de los módulos de BI y BPM, manteniendo todo lo demás inicialmente incluido. En el transcurso de la presentación, se preguntó acerca de la posibilidad de ofrecer una única solución que incluyera el ERP y la solución de Fiducia, aduciendo la integralidad total; frente a esta pregunta, se aclaró que dado el modelo requerido por la Fiduciaria, y tal como se establece en los términos, Fiduprevisora S.A. requiere dos soluciones de software independientes, que respondan a los requerimientos planteados y que se integren totalmente. En este punto se indicó que las preguntas se resolverían al finalizar la presentación. Terminada la presentación, se dio paso a la sesión de preguntas y respuestas, las cuales se mencionan a continuación: 1. Se solicita indicar en qué momento se iniciaría la implementación de los módulos de BI, BPM y Gestión Documental. R/FP: De acuerdo a la revisión del cronograma, se indica que la ejecución de este contrato iniciaría en enero del 2010, en cuya primera fase de planeación, se verificaría la oportunidad en que se debe implementar el software en mención para proceder a su adquisición. 2. Se solicita aclarar el término Última generación en el entendido de la Fiduciaria. R/FP: Se aclara que se entiende por parte de Fiduprevisora S.A., que una solución de última generación hace referencia a aplicaciones desarrolladas ó construidas bajo arquitecturas web, con aplicación de los últimos conceptos y tendencias en ingeniería de software para sus fases de diseño, construcción y pruebas. Así mismo aplicando las mejores prácticas de la industria de software frente a seguridad de la información, dando cumplimiento a normas exigidas, entre otra, la Circular 052 de Superfinanciera. 2

3 3. Se solicitó aclarar el alcance del portal WEB requerido en el Anexo 7. R/FP: Fiduprevisora aclara que en cuanto al alcance del portal WEB solicitado, la solución debe generar servicios de consulta y transaccionales vía WEB que deben poderse integrar con el portal WEB de la Fiduciaria, pero que igualmente pueda generar servicios o funcionalidades WEB independientes que no necesariamente se publiquen a través del portal y que puedan ser accedidas directamente a través de una URL, contando con todas las medidas de seguridad de informacion exigidas. 4. Se solicita aclarar si las certificaciones requeridas pueden ser de contratos en el exterior. R/FP: Se aclara que conforme el numeral de los términos, Las certificaciones deberán corresponder a contratos ejecutados o en ejecución, en el Territorio Colombiano o en el exterior. 5. Se solicitó aclarar cómo se calificaría el tema de desarrollos adicionales sobre las soluciones ofrecidas. R/FP: Se aclara que en el numeral de los términos, se especifica la forma en que se calificarán los desarrollos necesarios en las soluciones ofrecidas. 6. En varios puntos del anexo 7 - Técnico se especifica que se requieren campos específicos o informes específicos; en los aplicativos que serán propuestos, estos puntos se solucionan a través de parametrización o cambios mínimos en el aplicativo. En estos casos se debe asumir el tema como Desarrollo? R/FP: Se aclara que los proponentes deben considerar, de acuerdo a las características de sus soluciones, si se requiere o no efectuar desarrollos para cubrir los requerimientos estipulados en el Anexo 7, y asi deben manifestarlo al contestar el mencionado anexo. Fiduprevisora exigirá el cumplimiento de los compromisos adquiridos por el proponente en el mencionado anexo, ya que esta propuesta configura obligatoriedad. 7. Se solicita informar el número estimado de reportes requeridos por la Fiduciaria R/FP: Se aclara que conforme el Anexo 7, se requiere de una funcionalidad de reporteador, que permita la generación dinámica de reportes conforme criterios y parámetros definidos por usuarios finales. 8. Se requiere aclarar el número de usuarios por solución, con fines de licenciamiento R/FP: Fiduprevisora aclara que se requieren mínimo quinientas (500) licencias de usuarios independientemente de la solución. Lo anterior teniendo en cuenta que la planta usuaria se aproxima a este número. Igualmente se aclara que el 3

4 proveedor puede ofrecer cualquier tipo de licenciamiento (nombrado, por procesador, etc.), siempre y cuando cubra el mínimo exigido. 9. Se solicita verificar la suma de los porcentajes de pago definidos porque solo suman el 80%. Se propone que el 20% restante en la definición de la forma de pago se incluya en la parte de anticipo. R/FP: Fiduprevisora informa que se revisará el tema y se comunicará mediante Adenda. 10. Debido a que por la forma de pago, los proponentes deberán contar con recursos para financiar el proyecto en promedio 8 meses, se solicita verificar la solidez financiera solicitada. R/FP: Fiduprevisora informa que se revisará el tema y se comunicará mediante Adenda 11. Se solicita conocer con qué licenciamiento de Base de Datos cuenta actualmente la Fiduciaria y si este se destinará al proyecto o debe contemplarse licenciamiento adicional. R/FP: Fiduprevisora informa que a la fecha cuenta con licenciamiento e base de datos Oracle por procesador y que este soporta la operación actual de la Fiduciaria. Para efectos del proyecto, en los entornos de Desarrollo y Pruebas, el proveedor debe contemplar el suministro del licenciamiento requerido. 12. Aunque se bajo el porcentaje de valor de cada certificación del 60% al 50%, al incrementar el valor del presupuesto el resultado matemático es igual, se solicita validar el tema 2. Se concentran 700 de los puntos en el tema de certificaciones. Se solicita permitir la suma de los contratos de licenciamiento e implementación que se hayan hecho para un mismo proyecto aunque se efectúen en contratos diferentes R/FP: Fiduprevisora informa que se revisará el tema y se comunicará mediante Adenda 13. Se solicita aclarar el alcance de los cambios regulatorios que deben ser contemplados sin costo tanto en el periodo de garantía, como en los contratos de soporte y mantenimiento posteriores. R/FP: Fiduprevisora aclara que se mantienen los términos establecidos en la invitación. Igualmente aclara que este alcance sólo es por temas regulatorios y que en caso de funcionalidades adicionales distintas a los mencionados temas, se trabajará con base en el modelo y costos que se solicitan en los términos. 14. Se solicita aclarar el alcance en cuanto a los temas contenidos en el capítulo de Planeación Estratégica, específicamente el tema de indicadores. Se entiende que los requerimientos de este punto harían parte del BI. 4

5 R/FP: Fiduprevisora manifiesta que, si bien es cierto que desde el punto de vista de un BI, se puede contemplar el alcance desde al definición de los indicadores, así como su formulación, el requerimiento puntual, hace referencia a la existencia de funcionalidades que permitan la generación y definición dinámica de los indicadores (ver punto 7, reporteador), dejando para el BI la visualización de el resultado de estos, así como la posibilidad de generar diversas vistas para análisis. 15. Se solicita aclarar el alcance del punto de migración incluido en el anexo 7. R/FP: Fiduprevisora aclara en este tema, que el alcance se limita a que las soluciones cuenten con funcionalidades y capacidades que permitan efectuar una migración ágil, segura y consistente de información, que garantice un alto grado de calidad de la información. Se recalca que la depuración y preparación de la información a ser migrada, es responsabilidad de la fiduciaria, sin embargo, se espera por parte del proveedor, asesoría frente a la metodología a utilizar, acorde con la solución propuesta. 16. Se solicita por parte de los asistentes, la ampliación del plazo de entrega de las propuestas. R/FP: Fiduprevisora informa que se revisará el tema y se comunicará mediante Adenda 17. Se solicita aclaración en cuanto al alcance en la integración con los portales bancarios, especialmente teniendo en cuenta que no todos lños bancos manejan el mismo estándar de formatos ni tampoco brindan posibilidades tecnológicas para efectuar esta integración. R/FP: Fiduprevisora aclara que las soluciones deben contar con funcionalidades específicas que permitan generar las conexiones requeridas en caso de estas existan y sean suministradas por los bancos. Se informa que existen bancos, con los cuales la fiduciaria mantiene relaciones comerciales, que ya cuentan con este tipo de servicios y que otros están en proceso de implementación con proyecciones a final del año Se solicita la entrega de la Cadena de Valor de la fiduciaria, con el fin de evidenciar las interrelaciones a nivel de proceso. R/FP: Fiduprevisora informa que se revisará el tema y en caso de ser aceptada la solicitud, se publicará en la página WEB como anexo. 19. Dado que en los términos se dice que no se aceptará la oferta de aplicativos que ya hayan sido utilizados por la fiduciaria en proceso anteriores, se solicita la publicación del inventario de software. 5

6 R/FP: Fiduprevisora informa que se revisará el tema y en caso de ser aceptada la solicitud, se publicará en la página WEB como anexo. 20. Si la empresa proponente es un integrador, se puede presentar la certificación CMMI de la casa fabricante del software? Teniendo en cuenta que se solicitan dos software diferentes (ERP y Fiducia), como se valorara el tema de CMMI, si uno de las dos casas de software lo tiene se vale el puntaje, se puntúa mitad y mitad o es obligatorio que ambas casas lo tengan? R/FP: Fiduprevisora aclara que en el caso de integradores de software, las certificaciones corresponderían a la casa fabricante de éste. Igualmente aclara que en el numeral de los términos se especifica cómo se asignará el puntaje parea este tema en particular. 21. Debido a la cantidad de aplicativos y áreas impactadas en la organización, se solicita aclarar si el proponente puede contar con la asignación del 100% de las personas requeridas por parte de la Organización. Esto debido a que uno de los mayores riesgos es compartir los recursos con la operación normal de la Entidad R/FP: Fiduprevisora aclara que no afectar la ejecución del proyecto ni su operación normal, se asignarán recursos de la entidad a la ejecución de dicho proyecto, conforme se defina en las fases de planeación. Dicha dedicación será por el tiempo y disponibilidad que allí se determine. 22. Se solicita que el Anexo 7 sea entregado en formato Excel o Word para facilitar el diligenciamiento del mismo R/FP: Fiduprevisora informa que se revisará el tema y en caso de ser aceptada la solicitud, se publicará en la página WEB como anexo. 23. Se solicita que se publique la Minuta del Contrato que se suscribiría. R/FP: Fiduprevisora informa que la >Minuta del Contrato se publicará en la página WEB como anexo y que se considerarán todas las observaciones sobre esta en el mismo plazo establecido para las observaciones de los términos. Siendo las 11:30 A.M se da por finalizada la Audiencia. 6

7 ANEXO. Presentación Audiencia de Aclaración de Términos Invitación Pública No Fiduprevisora S.A. Objeto Adquirir una solución tecnológica de última generación integrada que incluya un ERP y una solución de FIDUCIA, que le permita a FIDUPREVISORA S.A. soportar y gestionar toda la operación de sus negocios y de empresa, dando cumplimiento a la normatividad vigente, apoyando el modelo de negocio definido y sus estrategias de crecimiento, de acuerdo con las condiciones de los presentes Términos. El Proponente debe contemplar dentro de la solución mencionada, el suministro de todo el software adicional y base, licenciamiento y herramientas necesarias, requeridas para cubrir todos los requerimientos descritos en las especificaciones funcionales anexas. 7

8 Presupuesto FIDUPREVISORA S.A., mediante el CDP No de 2009, cuenta con un presupuesto disponible de Dos mil cuatrocientos millones de pesos (COP$ ) para cubrir los gastos emanados del contrato que resulte de esta Invitación Pública, incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), si a éste hubiere lugar y demás impuestos, tasas, de carácter nacional legales vigentes al momento de la apertura del presente proceso de selección y demás costos directos o indirectos que la ejecución del contrato conlleve. Este presupuesto incluye el licenciamiento de software, instalación y consultoría requeridas para el desarrollo del proyecto. Plazo de Ejecución La propuesta que ofrezca el menor tiempo de implementación de la solución, a partir de un plazo máximo de dieciocho (18) meses, se hará acreedora del total del puntaje establecido para este punto (200 puntos) y en forma inversamente proporcional los demás Proponentes. 8

9 Modelo Requerido Gestión Documental Modelo DIKW Infraestructura de Hardware Procesos alineados con mejores prácticas Seguridad y control Estrategia de Cambio Organizacional Gerenciamiento de Transformación Empresarial y de Implementación de sistemas de información Infraestr. Hardware Solución ERP Módulos: 1. Administrativos y Financieros: Activos, Contabilidad, Tributario, Costos, Presupuesto, Tesorería Caja/Bancos Conciliación Bancaria, Facturación y Cartera, Cuentas por pagar, Planeación estratégica, Terceros. 2. Comerciales: CRM, Servicio al Cliente, Encuestas, Gestión Comercial 3. Gestión Humana: Nómina, Evaluación de desempeño / competencias, Bienestar y desarrollo del talento humano, Hojas de vida Selección y reclutamiento 4. Cadena de Abastecimiento: Compras, Proveedores, Inventarios. 9

10 Módulos: Solución Fiducia 1. Planeación y Gestión Operativa 2. Administración de otros activos y pasivo: Administración de acreencias, Otros activos contingentes, Administración de propiedad accionaria 3. Liquidación de entidades 4. Carteras Colectivas 5. Fideicomitentes: SARLAFT, Riesgo Operativo, Portal de Servicios WEB Integración con otros aplicativos 1. Software Jurídico(ORION): BD Oracle/ Arquitectura WEB/.Net 2. Software de Inversiones (PORFIN): BD Oracle / Arquitectura C/S / Oracle Developer 6i 3. Software de Gestión de Calidad (ISolucion): BD Oracle / Arquitectura WEB/.Net 4. Software Administración Fondo de Prestaciones del Magisterio (FOMAG): BD Oracle/ Arquitectura WEB/ J2EE 5. Software Nómina de Pensionados: BD Oracle / Arquitectura WEB / J2EE 6. Software de Gestión Documental: BD Oracle / Arquitectura WEB / J2EE. A ser provisto en contratación posterior 7. Software Inteligencia de Negocios (BI): A ser provisto en contratación posterior 8. Software BPM: A ser provisto en contratación posterior 10

11 ETAPAS FECHA Y HORA LUGAR Del 28 de septiembre hasta el 9 de octubre de 2009 Publicación borrador Términos de Referencia Recepción de observaciones y sugerencias al borrador del Términos de Referencia Cronograma de la Invitación Del 28 de septiembre hasta el 9 de octubre de 2009 Página Web de la FIDUPREVISORA S.A. Piso 2 y/o al correo electrónico Publicación Términos de Referencia definitivo Recepción de observaciones al Términos de Referencia Del 19 de octubre hasta el 30 de octubre de 2009 Del 19 de octubre hasta el 28 de octubre de 2009 Página Web de la FIDUPREVISORA S.A. Piso 2 y/o al correo electrónico Audiencia precisión y alcance contenido del Términos de Referencia Cierre del plazo para entrega de propuestas Evaluación de propuestas y solicitud de aclaraciones Publicación del informe de evaluación 21 de octubre de 2009 a las 9:30 a.m. 30 de octubre de 2009, 5:00 P.M. 30 de octubre al 13 de noviembre de 2009 Audiencia de Adjudicación 18 de noviembre de 2009, 4:00 P.M. Suscripción y legalización del contrato Piso 5, Sala de Juntas. Piso 2, Gerencia Administrativa. Piso 2, Gerencia Administrativa. 13 de noviembre de 2009 Página Web de la FIDUPREVISORA S.A. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la adjudicación. Piso 5, Sala de Juntas. Piso 2, Vicepresidencia Jurídica 11

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