INSTRUCTIVO SEMINARIO DE INDUCCIÓN PARA ALCALDES Y GOBERNADORES ESAP

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1 INSTRUCTIVO SEMINARIO DE INDUCCIÓN PARA ALCALDES Y GOBERNADORES ESAP Por disposición del gobierno nacional, la Escuela Superior de Administración Pública- ESAP está designada para emprender el proceso de capacitación en administración pública a alcaldes y gobernadores electos para el periodo Al ser este un evento de carácter académico y con la firme intención de proponer un espacio para la construcción de una sana convivencia en todo el territorio nacional, el equipo organizador del encuentro no tendrá en cuenta, ni para efectos de traslados y acomodación hotelera, ningún tipo de filiación política de los participantes. Para tal efecto, les remitimos el instructivo para el buen desarrollo de este evento. GENERALIDADES El proceso de capacitación se realizará los días 1, 2, 3 y 4 de diciembre de 2015 en la ciudad de Bogotá. El encuentro es de carácter OBLIGATORIO, PERSONAL E INTRASFERIBLE. La capacitación entregará una certificación necesaria e ineludible para tomar posesión del cargo el 1º de enero de No obstante los organizadores del evento se comunicaran por medios telefónicos y electrónicos con urgencia con cada uno de los mandatarios elegidos para verificar: 1) Datos personales. 2) Ubicación de tiquetes aéreos. 3) Asignación de reintegros de transporte. 4) Sitio del evento. 5) Logística de traslados y alimentos (de existir alguna condición especial). La información solicitada deberá ser veraz, dado que la llamada de contacto será grabada y los datos recibidos verificados. La Procuraduría General de la Nación podrá tomar acciones sancionatorias con los alcaldes y gobernadores electos que no cumplan con el mínimo de horas exigido para ser certificados. TRASLADOS Y HOSPEDAJE Se garantiza el traslado, ya sea aéreo o terrestre, desde los lugares de origen hasta la ciudad de Bogotá y viceversa, a todos los mandatarios regionales. De igual manera se garantiza el hospedaje y alimentación de los alcaldes y gobernadores asistentes al evento de acuerdo a los servicios contratados, cualquier consumo adicional a esto deberá ser cancelado por el mandatario directamente al hotel o a quien corresponda. Para verificar y confirmar la modalidad e itinerario de cada participante en la capacitación, el equipo organizador se comunicará vía telefónica y electrónica con cada uno de ustedes. Los costos de transporte necesarios para que los alcaldes y alcaldesas arriben a la ciudad capital de departamento con aeropuerto más cercano a su ciudad de origen, serán reembolsados en la ciudad de Bogotá en el momento de registro en el hotel Tequendama según tarifas y soportes de desplazamiento en caso de que el mismo sea superior al asignado por la organización del evento. valores de dichos desplazamientos están enmarcados en los tarifarios oficiales sugeridos por el Ministerio de Transporte.

2 Para los participantes que deseen movilizarse en su vehículo particular a la ciudad capital del departamento con aeropuerto más cerca a su lugar de residencia solo se les reconocerá el valor de la tarifa que estipula el Ministerio de Transporte, lo que significa que NO SE REEMBOLSARAN valores referentes a peajes ni gasolina que excedan dicho valor. Tampoco se reconocerán traslados en vehículos de transporte público, vehículos de servicio especial o de servicio privado. El valor reembolsado que se reconocerá, será tanto para el trayecto de salida como de regreso al municipio de residencia de cada uno de los participantes en la capacitación (Ejemplo: el alcalde electo de Condoto debe llegar a Popayán vía terrestre. La tarifa estipulada por el Ministerio de Transporte es de $ el trayecto. El candidato paga la tarifa en el terminal de Condoto, llega a Popayán y toma el vuelo a Bogotá. En Bogotá, al registrarse en el hotel, el participante recibirá un reembolso de $ ; $ que le costó llegar a Popayán y $ que necesitará para ir de Popayán a Condoto en el momento del regreso). Solo se reconocerán valores extraordinarios en traslados a ciudades capitales cuando sean casos específicos o bajo verificación del equipo organizador, previa presentación de recibos. Todos los participantes en la capacitación se hospedarán en el mismo complejo hotelero en la ciudad de Bogotá, para esta oportunidad será el Hotel Tequendama. La ocupación se realizará, en su mayoría, en habitaciones dobles, excepto algunos casos especiales que estarán en habitación sencilla. PARA TRASLADOS AÉREOS HACIA BOGOTÁ: La información referente a reservas de tiquetes e itinerarios están determinadas por la proximidad en tiempo o distancia de su municipio al aeropuerto. Una vez validada la reserva del tiquete, ésta no podrá modificarse. En la eventualidad de que el mandatario regional, por alguna razón incumpla su itinerario o desee modificarlo, deberá hacerse cargo de la penalidad y asumirla con recursos propios. PARA TRASLADOS TERRESTRES HACIA BOGOTÁ: La información referente a fecha y hora de recogida en el municipio de residencia del mandatario serán acordadas con cada participante. Una vez validado el itinerario de recogida, este no podrá modificarse so pena de pagar el total de la penalidad. En cada vehículo viajarán los mandatarios que se encuentren dentro del trazado definido para llegar a la ciudad de Bogotá, sin distingo de filiación política. El conductor del trayecto se comunicará con el mandatario 15 minutos antes de arribar al destino, para confirmar ubicación y hora de la recogida. El conductor tendrá un tiempo de 20 minutos de espera al mandatario. Si el participante no se presenta, el conductor continuará con su recorrido. Cuando el mandatario regional, por alguna razón, incumpla su itinerario, el participante deberá hacerse cargo de los transportes y las tarifas extraordinarias que haya lugar a efectuar para llegar a la ciudad de Bogotá. Tanto vehículos como conductores cuentan con todos los documentos de ley y seguros requeridos para su movilización. No se permiten, bajo ninguna circunstancia, acompañantes en el mismo hotel donde se hospedan los participantes en el encuentro.

3 Los posibles acompañantes deberán hospedarse en un hotel diferente al de los participantes y los costos de habitación, alimentación y desplazamientos serán cubiertos por el mandatario regional que lo desee. Ningún acompañante, si lo hubiere, podrá hacer uso de los servicios de hospedaje, alimentación ni transporte destinados para los alcaldes y gobernadores. De igual manera estará prohibido su ingreso tanto al hotel como al recinto académico en donde se desarrollará el seminario de inducción. DESPLAZAMIENTOS Y SEGURIDAD Una vez en la ciudad de Bogotá, todos los mandatarios regionales estarán a cargo del equipo organizador. Se garantizarán los desplazamientos entre el aeropuerto y el hotel, el hotel y el lugar de la capacitación y viceversa, para todos los mandatarios regionales. Todos los desplazamientos estarán amparados por un fuerte dispositivo que garantiza la seguridad de los mandatarios regionales, que estará a cargo de empresas especializadas y coordinado por la Policía Nacional. Los mandatarios que tengan estructuras de seguridad especiales, deben reportarlas en la llamada de verificación de datos, para realizar la coordinación pertinente con el equipo de seguridad en Bogotá con 20 días de anterioridad. La organización del evento se hará cargo de la seguridad de los participantes en la medida que se encuentren dentro del hotel y dentro del recinto académico. Los vehículos y personal de seguridad dispuestos en el hotel serán utilizados, EXCLUSIVAMENTE, para traslados por urgencias médicas o contingencias de traslados de mandatarios a sus regiones por motivo de calamidad doméstica. ALIMENTOS Y BEBIDAS La organización del evento se hará cargo de la alimentación de los participantes durante los días en los que se desarrolle el encuentro (desayuno, refrigerio am, almuerzo, refrigerio pm y cena). Los mandatarios regionales que, por cuestiones de itinerario, deban llegar con algunos días de anterioridad, tendrán garantizada su alimentación en el hotel. Dentro de las situaciones especiales de alimentación NO ESTÁN CONTEMPLADAS dietas con fines cosméticos, solo se contemplan dietas específicas por diabetes, vegetarianismo o por alergias a algún tipo de alimento. Los desayunos y cenas están garantizados en el hotel, los almuerzos y refrigerios de mañana y tarde están garantizados en el recinto académico. Si alguno de los participantes decide salir del hotel o del recinto académico para tomar algún tipo de alimento, deberá gestionar un formato en donde exime de cualquier responsabilidad generada por comidas ingeridas en un lugar diferente a los previstos por la organización. Las bebidas alcohólicas, así como los consumos de mini bar NO ESTÁN INCLUIDOS dentro de la cobertura del evento. La ingesta de este tipo de bebidas están bajo la responsabilidad y costo de los participantes al evento que decidan consumirlas.

4 REGISTRO Y PROCESO DE CAPACITACIÓN Todos los participantes deberán realizar el proceso de registro para la capacitación en el hotel, antes de hacer el chequeo para hospedaje. En el registro se validarán los datos del participante, para verificarlos. Una vez realizada la verificación, se entregará un carné con foto, personal e intransferible y que será la identificación única dentro del evento. Adicionalmente, todos los participantes deberán firmar, con huella, una carta de compromiso en la que se exime a la ESAP y al operador logístico de cualquier responsabilidad en cuanto a afectaciones por seguridad o alimentación que se presenten por ausentarse del hotel o del recinto académico para asistir a reuniones políticas o privadas, lo mismo que por la ingesta de comidas por fuera de los espacios controlados por la organización del evento. En caso de pérdida del carné, se podrá solicitar una copia en los puntos de registro ubicados en la recepción del hotel o en los puntos de atención habilitados en la entrada del recinto académico. Para llevar un correcto control de la participación de los mandatarios regionales electos, la organización tiene dispuesto un sistema de lectura de código de barras y un sistema de identificación biométrico en los puntos clave del evento, para llevar el registro de participación en las jornadas académicas. De presentarse alguna inconsistencia en los puntos de control con un código de barras o con el registro biométrico, dicho código será cancelado y se asumirá la inasistencia total del dueño del carné al proceso académico, lo que acarreará la NO CERTIFICACIÓN en la capacitación. Con la debida anterioridad, la ESAP enviará la agenda oficial del evento, en la que los participantes podrán conocer la propuesta de contenidos establecidas para el encuentro. La organización tendrá dispuestos los espacios propicios para cada momento de la capacitación. La ESAP se encargará de proveer los capacitadores en cada tema y de auditar los contenidos de cada espacio académico. No será permitido el ingreso de participantes en estado de embriaguez ni bajo la influencia de sustancias alucinógenas al recinto académico. No se permite el consumo de bebidas alcohólicas ni de sustancias alucinógenas dentro del recinto académico. De comprobarse el estado de embriaguez o el uso de sustancias alucinógenas, la organización podrá dar por inhábil el código del participante, lo que acarreará la NO CERTIFICACIÓN de asistencia al evento, previa validación con las directivas de la ESAP. Está terminantemente prohibido el ingreso al recinto académico de personas no autorizadas por la ESAP o por la organización del evento, sin importar el cargo público o privado que ejerzan. El ingreso de personas NO DIRECTAMENTE relacionadas con el desarrollo del evento, deberá ser autorizado con, por lo menos, 72 horas de anterioridad, para efectos del cumplimiento de los protocolos de seguridad. Las personas autorizadas deberán registrarse con anterioridad y recibirán un carné de acceso limitado y por tiempo establecido. Ningún acompañante de alguno de los participantes, sin excepciones, tiene acceso al recinto académico. El estudio de aprobación de ingreso de las personas no directamente relacionadas con el evento se realizará entre los coordinadores generales de la ESAP y el operador logístico.

5 CERTIFICACIÓN Los participantes deberán cumplir con un mínimo del 80% de la intensidad horaria propuesta para la capacitación. El incumplimiento de éste mínimo horario acarreará la NO certificación de la participación y sanciones por parte de la Procuraduría General de la Nación. La certificación de la capacitación hace parte ineludible de los documentos que se deben presentar para acreditar a los candidatos electos como mandatarios regionales que deben posesionarse el 1º de enero de La certificación se emitirá por medio electrónico (archivo PDF), que los mandatarios electos deberán imprimir de manera independiente. Si alguno de los asistentes al evento NO COMPLETA la intensidad horaria mínima exigida para recibir su certificación, deberá, bajo su responsabilidad y costo, someterse a los planes de contingencia que tenga la ESAP para este tipo de excepciones. EVENTOS EXTRAORDINARIOS La ESAP no organiza ni patrocina ningún evento o reunión que esté por fuera de los contenidos académicos. De presentarse algún tipo de evento extraordinario organizado por una entidad, la asistencia será voluntaria y bajo la responsabilidad de cada participante. Están completamente prohibidas las reuniones con entidades o personas durante la ejecución de sesiones académicas. De haberlas, se habilitarán salas auxiliares ubicadas en un espacio aparte del recinto académico, que deberán ser reservadas y pagadas por el participante que las desee utilizar, en horarios preestablecidos por la organización del evento. CONTINGENCIAS El evento o alguno de sus contenidos académicos solo podrán ser cancelados bajo las siguientes razones: Amenaza extrema a la seguridad de cualquiera de los participantes. Calamidad natural (terremoto, inundación, etc.). Calamidad por inundación causada por ruptura de tubería. Calamidad por fallo estructural del recinto. Asonada o manifestación en el recorrido o alrededor del hotel o del recinto académico. Enfermedad o intoxicación masiva de los asistentes. Inasistencia por enfermedad grave o calamidad doméstica por parte de los capacitadores. La organización cuenta con el apoyo de Ambulancias medicalizadas, Bomberos, Policía y Defensa Civil para el manejo de Plan de Emergencia. La organización cuenta con todas la pólizas de cumplimiento y responsabilidad para garantizar la perfecta ejecución del encuentro.

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