UNIDAD 1 La Dirección de Recursos Humanos

Transcripción

1 UNIDAD 1 La Dirección de Recursos Humanos

2 Administración de Recursos Humanos 18

3 La dirección de Recursos Humanos UNIDAD 1 Introducción La Dirección de Recursos Humanos es una área de actividad relativamente nueva dentro de las organizaciones empresarias. En nuestro país comenzó a conocerse de este modo hacia fines de la década del 50, cuando se impulsó el proceso de industrialización y la radicación de empresas multinacionales que trajeron su particular estilo de estructura organizacional. Hasta ese momento, en nuestras organizaciones. existía un sector denominado generalmente Jefatura de Personal, que dependía de alguna de las gerencias tradicionales, habitualmente de la Administrativo Financiera, cuyas decisiones tenían un alcance muy limitado y su actividad principal consistía en la liquidación de sueldos y jornales, el control del ausentismo y la puntualidad, el mantenimiento de la disciplina, el trato con los delegados de personal y muy pocas cosas más. Asimismo, cuando dependía de la Gerencia General, su función y poder de decisión no diferían demasiado y su nivel jerárquico estaba por debajo del de las demás áreas de la empresa. Conforme los problemas de conducción del personal se tornaron más complejos, las organizaciones tuvieron que recurrir a expertos que pudieran brindarles una ayuda especializada. Y a su vez, en las empresas de gran envergadura, sus responsables debieron recurrir a otros colaboradores como analistas de tareas, capacitadores, administradores de remuneraciones, seleccionadores de personal, etc. Es entonces desde mediados de la década del 60, en adelante, que la Administración de Recursos Humanos comienza a cobrar importancia como disciplina. En ese momento surgen las primeras carreras de grado para la formación de profesionales en el área, si bien debió transcurrir bastante tiempo antes de que los primeros egresados asumieran posiciones de liderazgo en las empresas. Nuestro propósito es que al finalizar el estudio de esta unidad usted conozca las principales funciones que desarrolla la Administración de RR.HH., su evolución a lo largo del tiempo así como los principales elementos que integran un programa de RR.HH. y su forma de administrarlos. Asimismo, esperamos que tome conciencia de la importancia de la actividad del área de recursos humanos para el funcionamiento del resto de la organización. Y, finalmente, que comprenda la incidencia del medio ambiente interno y externo de una organización en la dirección de recursos humanos. 19

4 Administración de Recursos Humanos Para profundizar los conceptos que acabamos de plantear nos detendremos en el análisis de los siguientes temas: a. El desarrollo de la Administración de Recursos Humanos 1. El papel de la Administración de RR.HH. 2. Mayor especialización de las funciones 3. El programa para administrar los RR.HH. 4. El Departamento de RR.HH. b. El ambiente de la Dirección de Recursos Humanos 1. Elementos del medio ambiente de una organización 2. Cambios que representan un reto para los gerentes de RR.HH. Para comenzar el estudio de los temas que integran esta primera unidad deberá realizar, en esta instancia, una lectura general del siguiente capítulo del libro de Sherman, Bohlander y Snell, correspondiente a la Parte 1: Administración de recursos humanos en perspectiva. Capítulo 1 El desafío de la administración de recursos humanos Para ayudarle a organizar su estudio le presentamos un diagrama conceptual de esta primera unidad. Medio Ambiente Externo Cultura Organizacional Administración de Recursos Humanos Departamento de Recursos Humanos Plan General de Recursos Humanos Funciones de Dirección Funciones Ejecutivas 20

5 La dirección de Recursos Humanos UNIDAD 1 a. El desarrollo de la Administración de Recursos Humanos 1. El papel de la Administración de RR.HH. Lo expuesto en el libro desarrolla lo que usted debe saber acerca del papel de la Administración de los Recursos Humanos y de las diferentes etapas por las que atravesó su desarrollo. Estudie detenidamente las características de cada una de ellas. 2. Mayor especialización de las funciones Como lo expresamos con anterioridad, la actual denominación como Area de Recursos Humanos tiene un origen reciente y está relacionada con la terminología utilizada por los economistas. Pero, como dice el viejo refrán, el hábito no hace al monje y lo verdaderamente importante, más allá de su nombre, es la filosofía y la política que la sustentan así como los resultados que alcanza. El área de RR.HH. debe depender de la Gerencia o Dirección General, pues está destinada a ocuparse de los demás sectores de la empresa. Sin embargo, todavía suelen encontrarse organizaciones en las cuales depende de sectores como Administración o Producción, lo que revela claramente el concepto que la dirección de esas empresas tienen acerca de su función e importancia así como de la del personal. Recursos humanos desarrolla funciones específicas dentro de la organización que implican el manejo de conocimientos provenientes de diversas disciplinas como el derecho individual y colectivo del trabajo, la sociología, la psicología industrial, la economía, la administración general, la ingeniería industrial, la medicina e higiene y la seguridad, entre otras. Las funciones mencionadas pueden clasificarse en: DE DIRECCION F U N C I O N E S EJECUTIVAS 21

6 Administración de Recursos Humanos Las funciones de dirección son aquellas que se relacionan con la participación en las decisiones que definen políticas de personal a mediano y largo plazo, así como su seguimiento y control. Estas se toman a nivel de Directorio o Comité Gerencial y forman parte del planeamiento estratégico de la organización. Las funciones ejecutivas se refieren a las actividades específicas del área, relacionadas con el reclutamiento, la administración y el control del personal, su mantenimiento y desarrollo, así como con el logro de relaciones armoniosas con los empleados y sus representantes. Realizaremos aquí una primera aproximación a cada una de ellas, pues serán objeto de un análisis más profundo en unidades posteriores. Obtención de los recursos humanos Se trata de una función crítica pues la incorporación, más allá del tipo de fuente de reclutamiento o de la fiabilidad del proceso de selección que se utilice (temas que trataremos más adelante) es la llave de entrada del recurso más importante a la organización y los fracasos en esta gestión pueden ser muy costosos. Mantenimiento y motivación El índice de rotación de los empleados, que se relaciona con la cantidad de desvinculaciones del personal, es uno de los indicadores que mide la eficiencia de las organizaciones. Este, salvo casos de fuerza mayor como puede ser la jubilación o el fallecimiento, representa el grado de satisfacción e integración que la gente tiene con la empresa. La satisfacción del personal no pasa tanto por los aspectos económicos como por los sentimientos y actitudes que la dirección les provoca. Empresas con altos niveles de remuneración y beneficios pueden evidenciar alta rotación de personal y otras, con menores recursos, pueden presentar un bajo índice de rotación. Las acciones necesarias para lograr un alto grado de satisfacción del personal se vinculan a la justicia interna en materia de remuneraciones, en relación con la importancia de cada función y el nivel de reconocimiento individual, en virtud del desempeño de cada empleado. Asimismo, está relacionado en forma muy importante con las posibilidades de crecimiento dentro de la organización. Desarrollo El desarrollo de los recursos humanos debe estar orientado a lograr que el personal crezca junto con la organización. Para ello resulta indispensable instrumentar una política y un plan de capacitación que permita su concreción. Este es uno de los factores que más incide en la estabilidad y en la motivación del personal. La capacitación y formación continua aseguran una mayor eficiencia operativa y crean en el personal un grado de motivación que repercute en la moral en general y en el establecimiento de cordiales relaciones. 22

7 La dirección de Recursos Humanos UNIDAD 1 Administración y control La administración y el control se relacionan más directamente con el cumplimiento de la legislación laboral vigente, el mantenimiento de registros confiables que permitan afrontar, sin dificultad, las auditorías y controles de los organismos de fiscalización. Asimismo, implican llevar adelante un eficiente control de la asistencia y la puntualidad; manejar con exactitud las liquidaciones de sueldos y jornales, que eviten reclamos y quejas del personal. Además, se debe realizar el inventario permanente de los recursos humanos, que permita seguir su evolución y orientar su futuro. Adicionalmente, el área de Recursos Humanos suele tener funciones de carácter externo, relativas al trato con los dirigentes de las organizaciones sindicales, con empresarios, con miembros de cámaras empresarias, de organismos oficiales, etc. En relación con el tema de las capacidades que debe tener el profesional de RR.HH, le presentamos aquí: LAS HABILIDADES CRÍTICAS DEL PROFESIONAL DE RR.HH. PARA EL AÑO 2000 promover las relaciones interpersonales facilitar la comunicación resolver problemas HABILIDADES analizar y cuantificar dominar idiomas aprender y enseñar con rapidez adaptarse al cambio Este profesional tendrá a su cargo responsabilidades tales como: - Definir las políticas, las normas y los procedimientos sobre el área de personal, someterlos a consideración de la Dirección y asesorarla para lograr su aprobación. - Aplicar las políticas, normas y procedimientos aprobados. - Supervisar el proceso de reclutamiento y selección de personal, así como la calidad del personal que se incorpora a la empresa. 23

8 Administración de Recursos Humanos - Determinar la estructura de la organización y el cuadro de dotación del personal teniendo en cuenta la estrategia general de la empresa. - Implementar y controlar las políticas y procedimientos de reclutamiento y selección, remuneraciones y beneficios, higiene, seguridad y medio ambiente, comunicaciones, capacitación y desarrollo, administración y control, relaciones laborales y auditoría. - Mantener relaciones fluidas con los representantes sindicales a nivel zonal y nacional, así como con las autoridades de aplicación. - Representar a la empresa ante los Tribunales de Trabajo para absolver posiciones en los juicios laborales y ante las Cámaras Empresarias. 3. El Programa para administrar los RR.HH. El Plan General para administrar los RR.HH. de una organización se deriva de los planes y objetivos estratégicos de la organización en su totalidad. Planear la administración de recursos humanos significa atraer a las personas más capaces y mantenerlas en la organización, logrando que brinden el máximo de sí mismas con una actitud favorable a los intereses de la empresa. Implica, además, fomentar todas aquellas actividades que promueven el entusiasmo en la gente, que la satisface y le hace desear su permanencia en la empresa. Es importante tener presente que un buen plan pone en juego la continuidad de la organización y de su gente, así como la calidad de vida presente y las posibilidades futuras. Cómo definen Sherman y Bohlander el Programa? Qué elementos básicos debe incluir? 4. El Departamento de RR.HH. El área de Recursos Humanos de una organización cumple una función de carácter staff y asesora al resto de los sectores en todo lo referente a la filosofía, políticas y procedimientos a aplicar para obtener, mantener y desarrollar un alto grado de motivación en el personal, en pos de los objetivos de la empresa. La organización de esta área debe estar orientada al logro de tales objetivos y su estructura tiene que permitir llevar a cabo todas aquellas actividades que posibiliten una gestión eficiente. El siguiente organigrama ilustra una estructura típica, si bien ésta puede variar de una organización a otra, en función del grado de desarrollo de la empresa y del nivel profesional de sus integrantes. 24

9 La dirección de Recursos Humanos UNIDAD 1 Gerente de Recursos Humanos Reclutamiento y Selección Administración de Personal Capacitación y Desarrollo Remuneraciones Beneficios Higiene y Seguridad Comunicaciones Relaciones Laborales Auditoría En los casos en que no se cuente con personal suficiente para realizar estas tareas, la empresa podrá recurrir a consultores externos que podrán emprender y desarrollar nuevos programas. Ahora bien, en la empresa en la que usted se desempeña, dónde se encuentra ubicado el Departamento de Recursos Humanos? Le proponemos que dibuje aquí el organigrama de su empresa. Ahora compárelo con el que le presentamos a continuación. 25

10 Administración de Recursos Humanos PRESIDENTE VICEPRESIDENTE ejecutivo Finanzas Gerente de Producción Gerente de RR.HH. Mercado Administración de Personal Relaciones Laborales Qué lugar ocupa en ambos la función de Recursos Humanos? Si existen diferencias, a qué razones considera usted que obedecen? 26

11 La dirección de Recursos Humanos UNIDAD 1 Actividad Le proponemos que recabe información acerca de las tres principales empresas de su zona, tratando de responder a los siguientes ítemes: 1. Elabore el organigrama de cada una de las empresas que visitó, indicando dónde se ubica el área de RR.HH. en cada una de ellas. 2. Describa la forma en que está organizada el área de RR.HH. de cada organización visitada. 3. Señale cuál es la denominación que recibe el puesto del responsable de los Recursos Humanos: Jefe de Personal Gerente de Personal Gerente de Recursos Humanos Gerente de Relaciones Industriales Gerente de Relaciones con el Personal Otras denominaciones 4. De quién depende? Gerente General Gerente de otra Area, cuál? 5. Qué nivel de estudios posee? Estudios Secundarios completos Estudios Universitarios: Abogacía Ingeniería Lic. en Administración Contador Otros 27

12 Administración de Recursos Humanos 6. Indique qué actividades se realizan en el sector: Selección Administración de Personal Capacitación Remuneraciones y Beneficios Higiene y Seguridad Comunicaciones Relaciones Laborales 7. Infiera, sobre la base del análisis de toda información recabada, el grado de importancia que otorga cada una de las empresas a la función de Recursos Humanos. Consulte sus conclusiones con su Profesor Tutor. 28

13 La dirección de Recursos Humanos UNIDAD 1 b. El ambiente de la Dirección de Recursos Humanos 1. Elementos del medio ambiente de una organización Las organizaciones empresarias no son islas y, por consiguiente, son influenciadas y a su vez influyen sobre el medio ambiente externo. Este grado de influencia mutua está condicionado por el grado de importancia que tiene la empresa a nivel internacional, nacional y local. El mundo se halla cada vez más interconectado y los cambios que se producen en un lugar tardan muy poco en repercutir en todas partes. Los cambios en el ambiente físico, tecnológico, social, político y económico inciden sobre el personal y ello trae aparejado modificaciones en la efectividad de las organizaciones, que deben tratar que los RR.HH. no se conviertan en la única variable de ajuste. 2. Cambios que representan un reto para los gerentes de RR.HH. Los gerentes de RR.HH. deben orientar la política de las empresas para que los cambios que se producen en el entorno no signifiquen un perjuicio para el personal. La globalización de la economía, por ejemplo, trajo aparejados tanto beneficios como inconvenientes. Beneficios, en tanto ha provocado una mejora en la calidad y precio de los productos, así como se ha diversificado la oferta pudiendo adquirir bienes de las más remotas partes del planeta. Por otro lado, el aspecto negativo estaría relacionado con la pérdida del mercado local y con el desempleo. De allí que las empresas que tienen la posibilidad de conquistar nuevos mercados deben conseguir que sus productos tengan el nivel de calidad que las normas internacionales exigen, invirtiendo en tecnología y actualizando los procesos de producción (Normas ISO 9000, AQS, pasar de la producción en masa a la producción ajustada, etc). Pero, para llevar adelante estas transformaciones es preciso más que invertir en tecnología modificar conductas, especialmente de quienes tienen a su cargo funciones de dirección. Este nuevo escenario exige el compromiso de toda la comunidad: el Estado, dictando leyes que estén a la altura de la legislación comparada de los países más avanzados; los sindicatos, aceptando los cambios de legislación sin tener que resignar la defensa de los legítimos derechos y colaborando para lograr los mejores resultados y las empresas, desarrollando políticas, normas y procedimientos que permitan al personal alcanzar los más altos niveles de conocimiento y ocupar mejores posiciones. Para afrontar esta transición es necesario imaginar nuevos modelos organizativos que permitan modificar la lógica de base tradicional. 29

14 Administración de Recursos Humanos EMPRESA TRADICIONAL Optimización de cada tarea Especialización Trabajo individual en el puesto Actividad parcelada Enfasis en la ejecución Centralización de las decisiones Estrategia: controlar el producto Optimización interfuncional (integración orientada al resultado) Polivalencia Trabajo en equipo EMPRESA ACTUAL Actividad basada en Proceso/Producto Enfasis en la prevención y el mejoramiento continuo (participación y aprendizaje colectivo) Descentralización de las decisiones para el gobierno de los procesos (rapidez y conocimiento de los hechos específicos) Estrategia: gobernar el proceso Los gerentes de RR.HH. tienen una gran reto en esta transformación, pero no será obra de un sólo hombre sino que dependerá de la participación activa de todos los niveles jerárquicos de la organización, para que la totalidad del personal se involucre decididamente. Cuáles son los cambios que, según los autores, permiten identificar tendencias que pueden orientar ajustes en las políticas y procedimientos de RR.HH.? La dinámica de la cultura organizacional tiene gran importancia en la administración de los RR.HH. pues uno de sus fines es tratar de modificar la manera de pensar y sentir de las personas y, sobre todo, generar el deseo de perfeccionarse y alcanzar la excelencia empresaria. Así, la administración de RR.HH. debe lograr una mejora positiva en la dinámica del comportamiento de la dirección que favorezca, luego, el cambio en el resto del personal. La principal barrera a vencer, de modo de superar las resistencias, se encuentra en la manera tradicional de pensar y sentir de los que dirigen las organizaciones más que en la de los dirigidos, pues tienen miedo de perder poder y no están convencidos de que alcanzarán los resultados con un estilo distinto de conducción del que han aprendido. Por el contrario, el personal acepta los cambios con más facilidad pues le proporcionan más conocimientos operativos y más libertad para decidir sobre su propia gestión. Según Sherman, Bohlander y Snell, Cuál es la importancia de la cultura organizacional en la administración de recursos humanos? 30

15 La dirección de Recursos Humanos UNIDAD 1 Actividad Busque ejemplos concretos de factores de nuestro medio ambiente externo que están influyendo actualmente en las organizaciones y clasifíquelos según las categorías que proponen los autores en su libro. Para ilustrar sus expresiones puede utilizar artículos periodísticos, de revistas especializadas, etc. Comente su respuesta con el Profesor Tutor de la asignatura. 31

16 Administración de Recursos Humanos 32

17 La dirección de Recursos Humanos UNIDAD 1 Actividad Lea la situación que seguidamente le presentamos y luego responda las preguntas formuladas. El supermercado Azul inaugurará dos nuevas sucursales en la ciudad. Su dueño ha decidido buscar gerentes para cada una de ellas entre los empleados más antiguos del supermercado, con el fin de recompensarlos por sus leales servicios. Revisando los antecedentes se da cuenta de que diez de sus colaboradores lo acompañan desde sus inicios, pero carece de la información necesaria para evaluar quiénes podrían cubrir las vacantes. A pesar de ser conciente de que cada uno desempeña satisfactoriamente su función, tiene tantos problemas que atender que ya no puede mantener conversaciones con el personal como solía hacerlo. Además, no recuerda qué estudios tiene cada uno y piensa que es un aspecto que debería ser tenido en cuenta para la elección, dada la responsabilidad de las funciones que deberán desempeñar. Por otro lado, considera que los seleccionados deberán ser capacitados para desarrollar las nuevas tareas y que necesitará nuevo personal para ocupar los demás puestos de las sucursales. Ante esta compleja situación y viendo que no puede ocuparse personalmente de todas estas actividades, decide contratar a un responsable para el área de personal. 1. Por qué el dueño del supermercado decide contratar a un responsable del área de personal? 2. Qué funciones deberá llevar a cabo este nuevo administrador? 3. En este caso, cómo considera usted que se podría organizar el Departamento de RR.HH.? 4. Si usted fuera la persona contratada, cuál sería el Programa de RR.HH. que intentaría implementar? Determine los objetivos y las políticas que formarían parte de dicho plan. 33

18 Administración de Recursos Humanos 34

19 La dirección de Recursos Humanos UNIDAD 1 Clave de corrección 1. Debido al crecimiento de la empresa, el dueño no dispone de tiempo suficiente para dedicarse a la gestión de RR.HH. y, por otra parte, esa no es su especialidad. Tampoco dispone, dentro del personal de su confianza, de alguien a quien pueda delegarle esa función. Si bien es conveniente que las empresas implementen un plan de carrera que permita formar gente para cubrir reemplazos, en este caso se trata de una función de carácter profesional y no se puede improvisar. 2. El nuevo administrador deberá diseñar un plan a corto plazo que comprenda todas las actividades del área de RR.HH. y consensuarlo con el dueño para evitar malos entendidos o frustraciones posteriores. 3. Deberá comenzar por conocer y dialogar con todo el personal de modo de familiarizarse con los nombres y funciones de cada uno; luego, realizar un censo con el fin de disponer de un inventario actualizado de RR.HH. Por otra parte, debería revisar todo el proceso administrativo del área con el propósito de constatar que se estén realizando las cosas en forma legal y eficientemente, para evitar futuros problemas con inspecciones o auditorías. 4. Una vez acordado con el dueño el plan mencionado en la pregunta 2, el cronograma de implementación podría ser el siguiente: CRONOGRAMA Conocer al personal Realizar el Censo Diseñar una Base de Datos de Personal para disponer de un sistema integrado Revisar todos los legajos para verificar que contengan toda la información necesaria Revisar las liquidaciones de sueldos y jornales para comprobar que se esté cumpliendo con todas las disposiciones legales Verificar el sistema de control de asistencia y el porcentaje de ausentismo y tomar las medidas correctivas si fuese necesario TIEMPO 1 semana 1 semana 3 meses 1 mes 2 semanas 1 semana 35

20 Administración de Recursos Humanos Controlar el funcionamiento del sistema de liquidación de sueldos y jornales e integrarlo a la base de datos Comprobar el cumplimiento de la legislación laboral vigente sobre higiene y seguridad y tomar las medidas correctivas pertinentes Definir y consensuar con el dueño la política a largo plazo, en lo relativo a reclutamiento interno y externo, promociones, planes de carrera, plan de comunicaciones, remuneraciones, beneficios, relaciones con los delegados del personal y con el sindicato, etc. 6 meses 1 mes 2 meses 36

21 La dirección de Recursos Humanos UNIDAD 1 A modo de síntesis Los temas que hemos estado analizando en esta primera unidad nos hacen tomar conciencia de que la gestión de recursos humanos no es una novedad nacida de una moda impuesta en el mercado, por razones coyunturales. Su importancia radica en lo relevante que son los recursos humanos para el éxito de las organizaciones. El hecho de que hasta ahora en algunas empresas todavía no sea una prioridad está revelando porqué a ciertas organizaciones le ocurren cosas no deseadas. La mayoría de nosotros participamos en organizaciones y, en una u otra forma, necesitamos conocer los procesos mediante los cuales los servicios de la Dirección de Recursos Humanos se desarrollan, dirigen y coordinan con otros recursos. Todos, estemos o no afectados al trabajo en esta área, debemos estar interesados en cada una de las actividades que desarrolla ya que, probablemente, seremos partícipes de su aplicación. Todos necesitamos conocer qué es lo que comprende, tanto para resolver los problemas propios como los del personal a nuestro cargo. Y, ahora, que ha concluido el estudio de esta unidad, sabe cuáles son las principales funciones que lleva a cabo la administración de recursos humanos? Se encuentra en condiciones de determinar qué elementos integran un Programa de RR.HH.? Se da cuenta de la importancia que reviste la actividad que realiza el área para el resto de la organización? Si no se siente seguro en relación con la comprensión de alguno de estos temas, le solicitamos que vuelva a trabajarlos y que consulte a su Profesor Tutor. 37

22 Administración de Recursos Humanos 38