PROCESO: PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO. PROCEDIMIENTO: Capacitación servidores públicos al servicio del SENA.

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1 PROCESO: PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: servidores públicos al servicio del SENA. Objetivo: Desarrollar las competencias, capacidades y habilidades especificas de los servidores públicos del SENA, a través de programas de inducción, entrenamiento en puesto de trabajo, re inducción y capacitación, con el fin de propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional para el mejoramiento en la prestación de los servicios. Responsable: Este procedimiento aplica en Dirección Regionales y Centros de Formación Profesional, inicia con la inducción y entrenamiento en puesto de trabajo de los servidores públicos que se vinculan a la Entidad y finaliza con la preparación del retiro laboral. Alcance: Este procedimiento aplica en Dirección Regionales y Centros de Formación Profesional, inicia con la inducción y entrenamiento en puesto de trabajo de los servidores públicos que se vinculan a la Entidad y finaliza con la preparación del retiro laboral. DEFINICIONES CAPACITACION: Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la formación para el trabajo y el desarrollo humano, como a la educación informal, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. (Ley General de Educación) COMPETENCIA: Capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado. (Decreto 2539 de MEDICIÓN DE LA BRECHA DE COMPETENCIA: Valoración del nivel de desarrollo de una competencia respecto al estándar definido para la misma. La comparación entre el estándar requerido y la competencia real del empleado, puede dar como resultado una brecha de competencia (mínima, moderada, considerable o crítica). PLAN INDIVIDUAL DE APRENDIZAJE: Conjunto de acciones organizadas para que un participante en un proyecto de aprendizaje en equipo logre sus objetivos personales de aprendizaje, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos del equipo. Especifica los objetivos y actividades de aprendizaje y las evidencias de aprendizaje que debe elaborar y recopilar la persona. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION (): Conjunto de acciones de capacitación y formación articuladas para lograr unos objetivos específicos de desarrollo de competencias para el mejoramiento de los procesos y servicios institucionales y el crecimiento humano de los empleados públicos, derivados del diagnóstico de necesidades, que se ejecuta en un tiempo determinado y con unos recursos definidos. PROYECTO DE APRENDIZAJE EN EQUIPO: Conjunto de acciones de aprendizaje de un grupo de empleados para el desarrollo de competencias que mejoren el servicio o producto de una Organización. El proyecto de aprendizaje surge de un problema del contexto laboral en el cumplimiento de la misión institucional (dificultad para obtener resultados laborales, no conformidades, retos institucionales) y se concreta en un plan de acción, con los objetivos, actividades, recursos y cronograma para resolver sus necesidades específicas de aprendizaje que contribuyan a transformar y aportar soluciones a los problemas de su contexto laboral. N 1 GENERALIDADES Establecer necesidades de capacitación del área o dependencia: Analizar y registrar las acciones de capacitación requeridas por los funcionarios de cada área, que permitan adelantar exitosamente los planes, programas, proyectos y metas asignados al área, registrándolas en el formato GTH-F Aplicar una prueba de conocimiento, habilidad y aptitud que permita establecer las brechas de conocimiento o necesidades de entrenamiento de cada funcionario por perfil y por eje temático requerido por el grupo. Con estos resultados y los obtenidos en los planes de mejoramiento individual y planes de manejo que resultan de la evaluación de la gestión de cada funcionario, de una parte y de la otra de la evaluación de la competencia laboral que se aplican a cada perfil, se conforma el registro individual de necesidades de capacitación (formato GTH-F-027) DE-F-000 V-02

2 PROCESO: PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: servidores públicos al servicio del SENA. Consolidar las necesidades de capacitación por dependencias: Teniendo en cuenta las necesidades registradas en el formato Objetivo: Desarrollar las competencias, capacidades y habilidades especificas de los servidores públicos del SENA, a través de GTH-F-028, se procede a consolidar las necesidades de capacitación del área o dependencia. Estas necesidades deben programas de inducción, entrenamiento en puesto de trabajo, re inducción y capacitación, con el fin de propiciar su eficacia presentarse priorizadas, registrándolas en orden descendente desde la más urgente e importante de atender y se entregarán personal, grupal y organizacional para el mejoramiento en la prestación de los servicios. al Líder del procedimiento de capacitación de funcionarios de la Entidad, previa concertación ante las Comisiones de 3 Personal Regional y Nacional respectivamente, para los planes de capacitación de los Trabajadores Oficiales, las necesidades de capacitación someterán a concertación ante las Comités Convencionales Regional y Nacional respectivamente. 4 Programación y planeación de necesidades de capacitación: Realizar los siguientes pasos: Recibir los PRC (Planes Regionales de ) de cada Regional o Dependencia, verificando el cumplimiento de parámetros prestablecidos, o solicita ajustes requeridos. Consolida los PRC. Priorizar necesidades de capacitación de acuerdo con los criterios y políticas pres establecidas por la entidad. Establecer la posible fuente de ejecución, o tipo de proveedor que ejecutará la acción de capacitación o entrenamiento. (SENA, proveedor externo, convenios) Establecer la metodología a aplicar para el desarrollo de las acciones (virtual, presencial, mixta) Establecer la ciudad en las que posiblemente se ejecutará la acción, de acuerdo con la ubicación geográfica del mayor numero de solicitudes. Cuantificar las acciones de capacitación de acuerdo con los parámetros prestablecidos. Establecer presupuesto requerido por Dependencia. Priorizar requerimientos de capacitación Distribuir presupuesto en dependencias de acuerdo con los recursos disponibles para la vigencia fiscal. Someter a concertación el (Plan Institucional de ) ante la Comisión Nacional de Personal y se realizar los ajustes pertinentes según el caso. Publicar el, en la pagina de intranet de la entidad para su difusión y conocimiento de todos los funcionarios de la entidad. Evaluación de las acciones de capacitación, para esta etapa se realizan las siguientes actividades: Coordinar con el ejecutor la disponibilidad de los ambientes de formación, materiales de formación, facilitadores y de mas recursos programados por lo menos un día antes de la fecha prevista para la realización del evento. Remitir los formatos de evaluación del evento a cada uno de los participantes del evento con mínimo un día antes de la fecha de inicio prevista. Consolidar los resultados de la evaluación del evento y evalúa la calidad y pertinencia alcanzado. GTH-F-023 Formato de acta de compromiso participantes GTH-F-024 Formato Matriz de consolidación GTH-F-027 Formato Plan Individual de Aprendizaje GTH-F-028 Propuesta de necesidades y equipos de aprendizaje GTH-F-029 Formato Proyecto de Aprendizaje en Equipo GTH-F-030 Formato Registro de Inducción de Funcionarios GTH-F-055 Evaluación percepción de la capacitación GTH-F-056 Formato Prioridades de Desarrollo de Competencia GTH-F-025 Formato Matriz de reporte DOCUMENTOS ASOCIADOS GTH-F-054 Formato Matriz de consolidación plan regional de capacitación NORMATIVIDAD Ley 909 de Septiembre de 2004, los decretos reglamentarios, Tablas de Retención Documental vigentes, Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean el SNC sistema nacional de capacitación y estímulos para los empleados del estado, Decreto 1227 de 2005, Acuerdo 17 de 2000, por el cual se formula el sistema de capacitación para los funcionarios del SENA. GTH-P-004 V02 DE-F-000 V-02

3 DIAGRAMA DE FLUJO inicio 1. Inscribir nuevos servidores públicos a curso virtual de inducción Mensualmente recibir del procedimiento de vinculación el listado de Grupo de formación y Listado de funcionarios los nuevos servidores públicos, y remitirlo a la Dirección de formación desarrollo del talento humano vinculados - Correo Electrónico profesional para que realice la inscripción y desarrollo del curso virtual Responsable del proceso de - Registro de matricula en Sofia de inducción. Gestión de formación Plus Profesional integral No Directivo? El funcionario objeto de inducción es un directivo? Grupo de formación y Listado de funcionarios desarrollo del talento humano vinculados 2. Programar curso presencial de Act. 4 Contextualizar al funcionario en el sector, la entidad y el cargo, a través de una inducción presencial. Grupo de formación y Listado de funcionarios desarrollo del talento humano vinculados 3. Entrenamiento en el puesto de trabajo 4. Registrar resultados de inducción 5. Formular los proyectos de aprendizaje en equipo PAE Una vez posesionado el servidor publico, el superior inmediato debe: Responsables de todos los Formato registro de inducción a) Realizar el entrenamiento en el puesto de trabajo según instructivo procesos, Directores funcionarios. GTH-F-030 establecido. Regionales y Subdirectores de Formato matriz de reporte b) Diligenciar formato de registro de inducción reinducción Centro, Coordinador de Grupo. desarrollo, GTH-F-025 c) Reportar a la General el entrenamiento realizado, mediante informe mensual de capacitación a servidores públicos al servicio del SENA. Recibir reportes de entrenamiento e inducción y registrar Grupo de formación y Base de datos actualizada mensualmente en la base de datos de capacitación el listado de desarrollo del talento humano servidores públicos beneficiarios de los mismos. Anualmente las áreas del SENA, realizan un diagnóstico de necesidades Responsables de todos los Formato propuesta de de capacitación de sus servidores públicos, con base en las metas procesos, Directores necesidades y equipos de definidas en el plan estratégico de la entidad, las funciones, los planes y Regionales y Subdirectores de aprendizaje GTH-F-0028 proyectos del área, obteniendo como resultado los Proyectos de Centro, Coordinador de Grupo. Aprendizaje en Equipo - PAE, realizando los siguientes pasos: Formato proyecto de a) Sensibilizar a los responsables de formulación PAE b) Consolidar necesidades de desarrollo de competencias aprendizaje en equipo GTH-F- 029 c) Conformar Equipos de proyectos de aprendizaje d) Definir problemas, objetivos y necesidades de aprendizaje e) Elaborar el Plan de Aprendizaje en equipo PAE 6. Elaborar plan individual de aprendizaje PIA 7. Formular el Plan Regional de PRC 8. Remitir PRC 9. Formular el Plan Institucional de 10. Divulgar el Plan Institucional de Identificar Proyectos de Aprendizaje en Equipo pertinentes, a partir del Responsables de todos los Formato plan individual de análisis que cada persona hace de los perfiles de proyectos formulados procesos, Directores aprendizaje GTH-F-027 en la fase anterior y de sus necesidades de capacitación asociadas a las Regionales y Subdirectores de necesidades institucionales y al cierre de brechas de competencia. Centro, Coordinador de Grupo. Registrar las necesidades individuales de aprendizaje Priorizar los PAE que deben ser incorporados en el, dando prelación Responsables de todos los Formato prioridades de a situaciones problema de los proyectos de aprendizaje que se procesos, Directores desarrollo de competencias relacionen directamente con los procesos y proyectos establecidos Regionales y Subdirectores de GTH-F-056 como necesidad institucional y a aquellos que tengan mayor cobertura Centro, Comisión Regional de por nivel jerárquico y número de personas. personal Anualmente y mediante un Ci por Radicar del Director Regional a la Responsables de todos los Acta de priorización de remitir los PAE, los PIA y actas de concertación de procesos, Directores Proyectos Regionales de las comisiones de personal y comités convencionales. Regionales y Subdirectores de Aprendizaje en Equipo. Ci por Centro, Comisión Regional de radicar. personal, Comité Convencional Formato Matriz consolidación Plan Regional de capacitación GTH-F-054 Recibir, consolidar y priorizar los PAE que deben ser incorporados en el Grupo de Formación y Formato prioridades de, frente a: desarrollo del talento humano, desarrollo de competencias a) Prioridades presentadas. B) Articular los PAE en el, agrupándolos por afinidad frente a procesos, áreas o niveles. C) Programar la ejecución del : Recursos, presupuesto. Comisión Nacional de personal GTH-F-056 Acta de priorización nacional de PAE Publicar en la pagina de intranet del SENA o demás medios que la Grupo de Formación y Intranet del SENA link entidad establezca para tal fin el que fue adoptado por la entidad desarrollo del talento humano Funcionarios para cada vigencia. 11. Ejecutar el Plan Institucional de Programar el desarrollo de las acciones previstas en cada uno de los Grupo de Formación y Formato Matriz consolidación PAE (equipos, roles, responsables, facilitadores, recursos, cronogramas), desarrollo del talento humano; Plan Institucional de en coordinación con las áreas. Directores Regionales capacitación GTH-F Solicitar cotizaciones Solicitar cotizaciones a entidades de formación para el desarrollo de las necesidades priorizadas que no puedan ser atendidas por el SENA. Recibir de las entidades de capacitación, las cotizaciones de las acciones de capacitación ofertadas y adelantar tramites para su ejecución: a) Tramitar de aval Técnico y administrativo b) Tramitar contrato si requiere c) Confirmar la realización Responsable del proceso de Cotizaciones Formación Profesional del SENA, Coordinador Grupo Formación y Desarrollo del Talento

4 DIAGRAMA DE FLUJO 11.2 Programar las acciones de capacitación 11,3 Convocar participantes De acuerdo con la disponibilidad de instalaciones requeridas, Responsable del Proceso Comunicaciones relacionadas facilitadores, equipos y ayudas, agendas de beneficiarios, programar las Gestión del Talento Humanoacciones de capacitación requeridas para el desarrollo del. Publicar los cronogramas de programación de las acciones de formación Responsable del Proceso Convocatoria publicada en la en la pagina web, y demás medios electrónicos de difusión disponibles intranet en el SENA cumpliendo los parámetros y plazos establecidos. Convocando a los beneficiarios de las acciones de capacitación, a través de los medios establecidos para tal fin dentro de los plazos y condiciones previstas para cada acción. No 11.4 Asignar los cupos Se requieren gastos de viaje y matrícula? 11.5 Autorizar gastos de desplazamiento y matriculas Recibir actas de compromiso suscritas por los beneficiarios y aprobadas Responsable del Proceso Formato acta de Compromiso por su jefe inmediato, asignar los cupos solicitados a los beneficiarios participantes GTH-F-023 que cumplan los requisitos de la convocatoria, estableciendo los beneficiarios objeto de cada acción de formación de acuerdo con el, los PAE y los PIA. para la capacitación se requieren gastos de viaje y pago de matrícula Responsable del Proceso o valor de cupo continua con la actividad 11.5, de lo contrario pasa a la Gestión del Talento Humanoactividad 11.7 Liquidar el monto de los auxilios de transporte, gastos de traslado y Responsable del Proceso Comunicación cupo para cada beneficiario de acuerdo con las tarifas y normas Gestión del Talento Humanoestablecidas, y emitir las autorizaciones al Director Regional para financiar con recursos del rubro de capacitación los gastos de viaje y matriculas de las acciones de capacitación. Humano, 11.6 Autorizar participación Emitir ordenes de viaje, tramitar tiquetes aéreos y pago de matriculas de acuerdo a tarifas y normatividad vigente. Responsable del Proceso Resolución y/o Ordenes de viaje por capacitación Directores Regionales y Subdirectores de Centros 11.7 Recibir Asistir a las acciones de capacitación de acuerdo con la programación Funcionarios prevista Listas de asistencia 12 Control de la ejecución de las acciones de 13. Evaluar el aprendizaje 14 Registrar, consolidar y analizar resultados de la capacitación 15. Evaluar el Verificar y controlar que las acciones de capacitación se ejecuten de acuerdo con la planeación y programación prevista. Responsable del Proceso Listas de asistencia Programar la evaluación y el seguimiento al y a sus Proyectos de Servidor publico que recibe Formato evaluación aprendizaje en Equipo aplicando los instrumentos establecidos para tal aprendizaje, Entidad percepción de la capacitación fin: capacitadora, Jefe inmediato, GTH-F-055 a) Percepción b) Conocimiento Control Interno, Dirección de Planeación y Direccionamiento Formato plan individual de c) Aptitud d) Resultado Corporativo aprendizaje GTH-F-027 Mensualmente consolidar, registrar y reportar los resultados del Responsable del Proceso Base de datos actualizada proceso de evaluación de la calidad, pertinencia, cobertura, e impacto Informe obtenidos, de las acciones de formación realizadas. Anualmente generar informe y proponer estrategias de mejora. Programar la evaluación y el seguimiento al y a sus Proyectos de aprendizaje en Equipo mediante el análisis de cumplimiento: a) Logros de aprendizaje, frente a lo planificado. b) Evidencias producidas y posible impacto en la solución del problema institucional que dio origen a los PAE. c) Resultados de la evaluación de aprendizajes. d) Dificultades en el desarrollo del PAE y mecanismos de solución. e) Nuevas oportunidades de aprendizaje Responsable del Proceso Informe anual del

5 No DIAGRAMA DE FLUJO Existen funcionarios en 16. Adelantar capacitación para retiro laboral El funcionario se encuentra en etapa pre pensional? Responsable del Proceso Base de datos Adelantar las acciones de capacitación que se definan por parte del Responsable del Proceso Planes de retiro proceso de Gestión del talento Humano para el retiro laboral de los Gestión del Talento Humanofuncionarios en etapa pre pensional. Repetir los pasos desde el punto 11 al 33 de este procedimiento. GTH-P-04 V.02

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