PROCEDIMIENTO REVISION POR LA DIRECCION DEL SGC

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1 1. OBJETIVO Establecer los parámetros y criterios para realizar a intervalos planificados la revisión formal del S.G.C., para garantizar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas de éste, considerando el punto 5.6 de las Normas NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000: ALCANCE: Este procedimiento aplica para el proceso de Direccionamiento Estratégico del SGC de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA. incluyendo desde el análisis de los informes de gestión de todos los procesos que lo conforman y hasta la generación de decisiones y acciones para mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC y la evaluación de los recursos necesarios para ello. Comprende e involucra a todos los procesos del SGC que le suministran información para ello. 3. DESARROLLO 3.1. Definiciones: Para este procedimiento aplican: Alta dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización ( NTC ISO 9000:2005 y 3.5 NTC GP 1000:2009) Adecuación. Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos (3.3 - NTC ISO 9000:2005 y 3.5 NTC GP 1000:2009) Aseguramiento de la calidad: parte de la gestión de la calidad (3.2.8) orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad, ( NTC ISO 9000:2005). Calidad: grado en el que un conjunto de características (3.5.1) inherentes cumple con los requisitos, ( NTC ISO 9000:2005 y 3.9 NTC GP 1000:2009) La norma NTC GP 1000:2009 presenta la siguiente nota: El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo especialmente, como una característica permanente. Conveniencia. Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. (3.18 NTC GP 1000:2009). Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados, ( NTC ISO 9000:2005 y 3.23 NTC GP 1000:2009). La norma NTC GP 1000:2009 presenta la siguiente nota: La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado. Eficiencia: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados, ( NTC ISO 9000:2005 y 3.24 NTC GP 1000:2009). Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles (3.22 NTC GP 1000:2009).. La norma tiene la siguiente nota: La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto. Página de 5

2 Gestión: actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad ( NTC ISO 9000:2005 y 3.31 NTC GP 1000:2009) Gestión De La Calidad: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización (3.3.1) en lo relativo a la calidad, ( NTC ISO 9000:2005). Indicador: Es un instrumento que sirve para mostrar algo. fórmula matemática-lógica que permite medir un parámetro especifico. Se define como la relación entre una variable cuantitativa o cualitativa, que permite observar (comparar) la situación y las tendencias de cambio generados en la situación o característica observada, entre distintos periodos, respecto de objetivos, metas previstas e influencias esperadas. Indicadores de Gestión: instrumento de medición de las variables asociadas a las metas. Medición: actividades realizadas para evaluar la eficacia del SGC y de los procesos, a través de instrumentos que permitan establecer el grado de utilización de los recursos, los resultados obtenidos y su impacto Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos, ( NTC ISO 9000:2005) y Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño (3.36 NTC GP 1000:2009) Objetivo de calidad: Algo ambicionado, o pretendido relacionado con la calidad. Política de calidad: Intensiones globales y de orientación de una organización relativas a la calidad tal como son expresadas formalmente por la alta dirección. Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia (3.2.14) del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos ( NTC ISO 9000:2005 y 3.49 NTC GP 1000:2009). Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos (3.50 NTC GP 1000:2009) Metodología Frecuencia La revisión por la dirección, en la Contraloría Departamental del Tolima, se realiza como mínimo una vez al año, y/o cuando se estime conveniente de acuerdo a las necesidades de seguimiento y control del SGC que se prevean Información de Entrada para la revisión En cumplimiento de las normas NTC GP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008, según el numeral 5.6.2, se debe considerar la siguiente información para la realización de la revisión por la dirección: a. Resultado de las auditorias b. Retroalimentación del cliente (resultados encuestas de satisfacción, análisis de quejas y reclamos). c. Desempeño de los procesos y conformidad del producto d. Estado de Acciones Correctivas, preventivas y de mejora Página de 5

3 e. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas f. Cambios identificados que puedan afectar el Sistema de Gestión de la Calidad. g. Recomendaciones para la mejora. h. los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad, los cuales deben estar actualizados 3.3. Responsabilidad Todos los integrantes del SGC y principalmente los líderes de los procesos La administración del SGC, debe preparar con anterioridad la recopilación de la información suministrada por los líderes de los procesos con relación a la gestión de los procesos por los cuales son responsables, para lo cual prepara el documento RDE-04 INFORME PARA LA REVISION POR LA DIRECCION : La Alta Dirección, que analiza los resultados de gestión y operación de los procesos verificando la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas., toma decisiones y determina acciones para mantener y mejorar el sistema Los líderes de procesos que suministran la información veraz y de manera oportuna, con relación a sus procesos a cargo 4. DESCRIPCION DEL INSTRUCTIVO. La revisión del Sistema de Gestión de Calidad por parte de la dirección, se realiza, así: Recopilación de los informes de Gestión de cada uno de los procesos Líder Gestión de Calidad Líderes de todos los procesos La administración del SGC, prepara el Informe para TODOS LOS infla revisión por la dirección compilando de acuerdo el INFORMES, punto de las normas: NTC ISO 9000:2005 y NTC DOCUMENTOS Y GP 1000:2009) REGISTROS DE a. Resultado de las auditorias LOS PROCESOS QUE APORTEN b. Retroalimentación del cliente (resultados encuestas de satisfacción, análisis de quejas y reclamos). Administración del INFORMACION SGC PARA CUMPLIR c. Desempeño de los procesos y conformidad del CON LOS DATOS producto REQUERIDOS EN d. Estado de Acciones Correctivas, preventivas y de EL NUELRAL mejora DE LAS NORMAS e. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas RDE-04 Página de 5

4 f. Cambios identificados que puedan afectar el Sistema de Gestión de la Calidad. g. Recomendaciones para la mejora. h. los resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad, los cuales deben estar actualizados INFORME PARA LA REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN MC-01 MANUAL DE CALIDAD Revisión De la Política de Calidad y Objetivos de Calidad. Se debe revisar la política de calidad y al mismo tiempo los objetivos uno por uno, haciendo despliegue de la matriz de calidad. Revisión de las Auditorías Internas. Revisar el informe final de las auditorías internas, teniendo en cuenta las no conformidades y las opciones de mejora de las mismas y así poder determinar si se están llevando acabo las acciones correctivas generadas. Retroalimentación del cliente. Se debe revisar la tabulación de encuestas de satisfacción del cliente y la tabulación de las Quejas y Reclamos. Desempeño de los Procesos y Conformidad del Producto. Se revisan los informes de Gestión de cada proceso. Estado Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Se revisan el estado de las acciones correctivas de cada proceso. Acciones de Seguimiento de Revisiones Previas de la Dirección. Se debe analizar el informe o acta anterior de revisión de la dirección y así determinar las tareas pendientes y la realización de las mismas Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión. Se debe revisar los cambios que afectan el sistema de gestión de la calidad, siguiendo el procedimiento (PDE- 01). Recomendaciones para la mejora. Se debe revisar el informe de estado del sistema de gestión de calidad y así poder tomar las decisiones pertinentes para la mejora de los procesos. Los resultados de las acciones realizadas sobre los riesgos identificados para cada uno de los proceso, que permanentemente debe estar actualizados Líder Direccionamiento Estratégico Administración del SGC MC-02 MANUAL DE PROCESOS MC-01 MANUAL DE CALIDAD RDE-04 INFORME PARA LA REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN Página de 5

5 Informe Final de la Revisión por la dirección, que incluye las decisiones y acciones para mantener el sistema y que corresponden a la mejoras para la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC, el producto y/o servicio y la apropiación de recursos para ello Se confirma su socializan y los análisis y resultados de dicha revisión en el comité de comité de calidad. Alta Dirección Representante de la Dirección RGC-08 ACTA COMITE SGC Página de 5

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