ALMACENAMIENTO & ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN FÍSICA

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1 ALMACENAMIENTO & ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN FÍSICA

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3 ALMACENAMIENTO Recolección, organización y resguardo de archivos y documentos físicos para su consulta y conservación, según las necesidades que cada cliente requiera. 1. Definimos con los responsables de los documentos (información) la forma de identificarlos. 2. Nuestro personal prepara la información del cliente para la recolección. 3. Identificamos la información en nuestro Centro de Procesamiento, de acuerdo a la estructura definida. 4. Se coloca la caja en su ubicación definitiva, en la unidad controladora, para consultas posteriores. 5. Se entrega la base de datos con el reporte de su información. 6. Los usuarios autorizados podrán solicitar en cualquier momento su información. 7. Nuestros tiempos de entrega varían de acuerdo a la modalidad del servicio. Completo control de tu información. Acceso inmediato a tu información, a través del personal autorizado. Evitas distraer a tu personal clave en búsquedas complejas. Ahorros de espacios en tu oficina. Condiciones óptimas para la conservación y seguridad de tu información. Obtención de base de datos con el reporte de su información. Reducción sustancial en costos de operación. Destrucción Digitalización Safe Image Index Web

4 MEDIA Recolección y resguardo de medios magnéticos u ópticos que contienen información altamente delicada para el cliente, mitigando así el riesgo por pérdida o corrupción de ésta y haciéndola disponible cuando el cliente lo requiera. 1. Identificamos el tipo de medio magnético u óptico a resguardar. 2. Se define un programa de recolección y entrega de los medios magnéticos en función de las necesidades del cliente. 3. Traslado de medios magnéticos en transportes dedicados y en contenedores especiales para su seguridad y conservación. 4. Registro e identificación de cada medio magnético para su control. 5. Resguardo de los medios magnéticos en nuestra bóveda de seguridad con condiciones controladas de temperatura, humedad y libres de polvo dentro de mobiliario especializado. Programa de respaldo y custodia con ubicación distinta a las instalaciones del cliente. Nuestro servicio ayuda a nuestros clientes a validar que se realicen respaldos. Entrega de respaldos 24 horas los 365 días del año. Las solicitudes solo podrán ser efectuadas por personal autorizado por nuestros clientes. Mitiga riesgos de pérdida de información por mal uso o por contingencias dentro de las instalaciones del cliente. Destrucción Duplicat México (55) , (55) Guadalajara (33) Monterrey (81)

5 INDEX WEB Aplicación en línea que permite administrar tu archivo físico dentro de tus propias instalaciones. Permite además llevar un control de entradas y salidas de documentos y una interacción con Safe Data en la recolección y entrega de archivos Determinar el volumen del archivo administrado en sitio. Definición de responsables del manejo del programa. Definición de catálogos. Determinar los usuarios y privilegios de acceso. Captura de la información y la ubicación dentro de la estructura física. Administración de entradas y salidas de la información. Mayor control de tu archivo: localización física, identificación, registro de entradas y salidas, control de préstamos, etc. La indización realizada en Safe Data se actualizará automáticamente en Index Web para consultar en línea, reduciendo los costos de indización de archivo. Automatiza la solicitud de entrega y recolección de la información almacenada en Safe Data. Eficiente búsqueda y localización de tu documentación. Generación de reportes estadísticos de la administración del archivo. Almacenamiento Destrucción Media Magnética

6 DESTRUCCIÓN Diseñamos procedimientos para establecer plazos de conservación de documentos, basados en los requerimientos legales, fiscales y las necesidades de tu empresa. Colocamos contenedores sellados en tus oficinas para el acopio de documentos confidenciales, periódicamente hacemos la recolección y destrucción segura en nuestras instalaciones. 1. Ayudamos a elaborar el procedimiento adecuado para el almacenamiento, digitalización o destrucción de tu información. 2. Ubicación del contenedor en un lugar estratégico dentro de las instalaciones del cliente. 3. Establecer un calendario de recolección de los documentos depositados en el contenedor. 4. Se deja preparado el contenedor para que continúe su funcionamiento en las instalaciones del cliente. Garantía de destrucción de información de manera confidencial. Asegúrate de guardar documentos durante el tiempo necesario. Ahorros en el costo de almacenamiento de información. Seguridad en el manejo de información. Almacenamiento Digitalización Safe Image Index Web México (55) , (55) Guadalajara Guadalajara (33) Monterrey Monterrey (81)

7 SERVICIOS ESPECIALES Estantería Abierta: Recepción de documentos sueltos para ser archivados en expedientes activos en los que se adicionan documentos de forma constante. Destrucción Programada: Colocación en sus instalaciones de contenedores especiales cerrados para disposición de documentos confidenciales, posteriormente hacemos la recolección y destrucción segura en nuestras instalaciones. Estantería Confinada: También contamos con el servicio de almacenamiento para todo lo que no es archivo y que no ponga en riesgo el papel, por ejemplo: pruebas de retención, muestreos de calidad, libros, uniformes, promocionales, etc. Resguardo de documentos de valor: Almacenamiento en gabinetes de alta seguridad para los documentos de valor de los clientes, por ejemplo: pagarés, contratos, etc. POCAR: Sistema que ayuda nuestros clientes a generar políticas documentales para la administración de sus archivos e información.

8 SAFE DATA: EXPERTOS EN EL MANEJO DE INFORMACIÓN La disponibilidad y el fácil acceso a la información son cruciales para el éxito y el buen funcionamiento de toda empresa; en algunos casos puede ser determinante para la supervivencia y continuidad de un negocio. En Safe Data lo sabemos! Por ello ponemos a tu disposición los servicios necesarios para que tu información esté siempre segura, ordenada y sea fácilmente accesible. Contamos con 20 años de experiencia ayudado a diversas empresas en la administración y el resguardo de su información: Física: documentos, archivos, cajas o en estantería abierta. Electrónica: en cintas magnéticas u ópticas. Digital: desde documentos o facturas hasta el respaldo de toda tu información. Fiscal: mediante la validación y resguardo de CFDIs o ayudando a cumplir con la Ley Antilavado. Entendemos el valor y la delicadeza de tu información, es por eso que definimos y desarrollamos cada uno de nuestros procesos con los más altos estándares de control de calidad, basados en las normas internacionales ISO, además estamos comprometidos con nuestra comunidad, certificándonos como Empresa Socialmente Responsable. Nuestro principal reto es lograr la satisfacción constante de nuestros clientes! México (55) , (55) Guadalajara (33) Monterrey (81)

9 Infraestructura Sabemos que la accesibilidad y la cercanía con nuestros clientes son importantes: por eso contamos con 6 unidades dentro del D.F. y Área Metropolitana, además de nuestras oficinales centrales; una unidad en Guadalajara y una en Monterrey, cubriendo así las principales zonas comerciales del país. Cada una de nuestras unidades cuenta con todo lo necesario para darle seguridad y acceso a su información: Estrictos controles de seguridad, incluyendo sistemas de detección temprana de humo y áreas de almacenamiento libres de instalaciones eléctricas. Bóvedas especializadas para la conservación de medios magnéticos u ópticos. Vigilancia y sistema de alarma 24 horas al día, 7 días a la semana, los 365 días al año. Sistemas de circuito cerrado con acceso remoto. Estantería especialmente diseñada para el manejo y la conservación de archivos. Además contamos con nuestra propia flota vehicular que nos permiten recolectar y entregar desde un expediente hasta 300 cajas en una sola visita. Nuevo León: Monterrey Jalisco: Guadalajara Distrito Federal: Santa Fe Perisur San Bernabé México: Naucalpan Toreo Atizapán Lerma

10 ALMACENAMIENTO & ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN DIGITAL

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12 RESGUARDO DIGITAL Servicios de validación masiva y automatizada, resguardo seguro y generación de índices para búsquedas avanzadas de la información contenida en tus comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDIs) Recepción automatizada y masiva de CFDIs vía buzones electrónicos. Extrae los índices de los CFDIs y los organiza. Valida automática y masivamente con base en los requisitos establecidos por el SAT. Notifica al administrador del sistema y al emisor del CFDI el resultado de la validación. Resguarda de manera centralizada en bóveda digital. Consulta vía Web. Optimización de recursos humanos y tecnológicos. Control contable total de la administración de CFDIs tanto emitidos como recibidos. Generación de reportes personalizados. Búsquedas avanzadas para filtrar CFDIs. Alta disponibilidad: multiusuario, multiempresa, con acceso universal vía internet. Comunicación cifrada y segura. Evita pérdidas de información. Safe Image Digitalización Duplicat

13 DIGITALIZACIÓN Digitalizamos, indizamos y resguardamos los documentos que requieres más frecuentemente para proporcionarte una consulta más ágil y en el momento requerido Identificar con nuestros clientes aquellos grupos documentales que son de alto valor para efectuar la digitalización (p.e. contratos, pedimentos, expedientes de personal o de pacientes, etc). Definición de la estructura del expediente a digitalizar. Determinar los índices con los cuales se identificarán los expedientes. Preparación de documentos para escanear. Conversión de documentos a imágenes. Control de calidad de la imagen. Reintegración de expedientes y entrega de imágenes. Consultas más eficientes y productivas de la información. Consulta simultánea entre varios usuarios y/o en diversos lugares. Previene el deterioro y pérdida de documentos. Reduce espacios de archivo físico. Optimiza la toma de decisiones. Safe Image Duplicat Almacenamiento Destrucción México (55) , (55) Guadalajara (33) Monterrey (81)

14 SAFE IMAGE Es una aplicación en línea que permite consultar y realizar búsquedas avanzadas de los documentos previamente digitalizados. 1. Definición de la estructura que se utilizará para guardar los archivos digitalizados. 2. Se determinan los usuarios que podrán acceder al servicio, mediante perfiles. 3. Preparación de la información digitalizada para la carga al sistema. 4. Capacitación a usuarios. Reducción de gastos en infraestructura tecnológica. Sin gastos por licenciamiento ni actualizaciones. Consulta los documentos desde cualquier sitio, de manera simultánea y con acceso inmediato. Respaldo de la información. Control de acceso a usuarios. Seguridad en la consulta mediante la transportación encriptada de la información. Sistema SaaS (Service as a Software), amigable e intuitivo. Digitalización Duplicat Resguardo Digital

15 DUPLICAT Es un sistema centralizado de respaldo y recuperación de información en la nube, que de manera sencilla, confiable y segura permite que toda la información trascendente para tu negocio se encuentre almacenada, actualizada y disponible ante cualquier contingencia Definir usuario y equipos a respaldar. Instalación del sistema en un equipo asignado. Definir parámetros de información a resguardar: versiones, persistencia, tipo de archivos, periodicidad, etc. Generación de avisos de actividad. Recuperación de información granulada (a nivel archivo). Minimiza el involucramiento humano: servicio desatendido, autoejecutable y autoreparable. Recuperación de información de manera segura, rápida y confiable. Instalación y administración centralizada, sin necesidad de instalar un cliente en cada equipo. Es un sistema intuitivo, escalable y flexible. Interfaz gráfica jerarquizada. Respaldo resguardado en centros de datos certificados. Complementa el plan de continuidad de tu negocio ante una eventualidad. Media Magnética Digitalización Safe Image Resguardo Digital IDC México (55) , (55) Guadalajara (33) Monterrey (81)

16 IDC (Identificación de Clientes) Servicio en línea que sirve de apoyo al cumplimiento de la Ley Antilavado* (LFPIORPI) para identificar clientes y/o usuarios, registrar operaciones, resguardar de manera segura y confidencial dicha información y emitir los reportes necesarios a la autoridad Alta y registro de clientes y/o beneficiarios involucrados en operaciones catalogadas como vulnerables. Registro de los actos y las operaciones con cada cliente. Reglas de negocio para identificar al cliente y los documentos necesarios. Carga de documentos electrónicos. Resguardo de los registros. Emisión de reportes solicitados por la autoridad. Auxiliar en el cumplimiento de la Ley Antilavado*. Seguridad en el cumplimiento para la conservación de información durante 5 años. Control interno de las actividades sujetas de aviso ante la SHCP. Generación automática del archivo XML para la presentación de avisos. Alta disponibilidad: multiusuario, multiempresa, con acceso universal vía internet. Búsquedas inteligentes de operaciones y/o de personas. Generación de flujos de trabajo. Digitalización Safe Image Duplicat *Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita

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