Nombre del trabajo: MIS DecisionWare, soporte para la toma de decisiones en las empresas. Temática en que clasifica: Inteligencia Empresarial

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1 Nombre del trabajo: MIS DecisionWare, soporte para la toma de decisiones en las empresas. Temática en que clasifica: Inteligencia Empresarial Autores: Grisel Reyes León Yenlis V. González Roblejo Institución: Grupo de Tecnologías de la Información Dirección postal. Avenida 5ta A No % 44 y 60, Miramar, Playa, Ciudad de La Habana. Países: Cuba. Teléfonos: , , , Fax: URL: Resumen La obtención y gestión de la información de una manera inteligente y eficaz resultan fundamentales en empresas y organizaciones, para la toma de decisiones. En esta ponencia hacemos la presentación de una herramienta alemana llamada MIS DecisionWare cuyo principal objetivo es: ofrecer el soporte informático para el análisis voluminoso de información de forma ágil, sencilla y dinámica, en un ambiente gráfico. Este producto será distribuido en Cuba por la empresa DESOFT, S.A, del Grupo de Tecnologías de la Información del Ministerio de Informática y Comunicaciones, a la cual fue otorgada esta licencia por la filial española de MIS AG, empresa propietaria del sistema. Palabras claves: Cuadro de mando integral (Balanced Scorecard), EIS (Sistema de Información para ejecutivos), DSS (sistema de soporte a la decisión), gestión de la información, base de datos relacional, base de datos multidimensional, OLAP, BI (Negocios Inteligentes), minería de datos.

2 Introducción Las décadas anteriores a los 90 s, llamada desde el punto de vista de las ciencias empresariales Era Industrial, se caracterizaron en general por tener un entorno estable con cambios incrementales. La Alta Dirección se basaba en ordeno y controlo, estructura jerárquica, tradición, burocracia, orientación al producto, eficiencia en costes y la visión de los sistemas informáticos era transaccional y operativa. Los cambios ocurridos desde el punto de vista económico, de mercado, culturales y sociales, han llevado al mundo empresarial hacia una transformación, en la cual la base es el conocimiento, por lo que esta nueva era se ha dado en llamar en Era del Conocimiento. Esta era está caracterizada por cambios permanentes; la Alta Dirección se basa en el liderazgo, el soporte y la facilitación, la participación y el compromiso; la gestión es estratégica, las estructuras son planas, orientación al cliente, eficacia en crecimiento y con una visión estratégica del sistema. Estos cambios continuos en el entorno y las organizaciones promueven la necesidad de mejorar el proceso de soporte a la toma de decisiones, lo que repercute en un mejoramiento de la información a la más alta dirección. En la actualidad la información es excesiva: informes inmensos; no integrados que hacen que a la Alta Dirección lleguen tantas informaciones distintas como fuentes de esta existan. Es incompleta porque en su gran mayoría es financiera, no corporativa. Son informes reales, del momento actual, sin una visión de futuro, o sea, estratégicos. La información no está personalizada o focalizada en lo que a cada cual compete. A todos llega la misma. Existe un cúmulo de información histórica, sin valor añadido; lo cual significa que no es usada para pronosticar o simular casos futuros. Además de no estar compartida por los complejos mecanismos de acceso y distribución que se fijan. Los Sistemas de Información para la Dirección están concebidos para saltar estos escollos. Su objetivo es poner a disposición de los directivos la mayor cantidad de información, hechos y circunstancias sobre la actividad, para ayudar a la toma de decisiones, a la gestión eficaz de la actividad, el alineamiento estratégico de los recursos y la asignación de responsabilidades. Estos sistemas están divididos en dos clases o tipos: los sistemas de información ejecutiva (EIS) y el cuadro de mando integral (CMI), muy conocido por su terminología en inglés: Balanced Scorecard (BSC). Los sistemas de información ejecutiva (EIS) pueden conceptualizarse como modelos de información para la alta dirección, que permiten medir la eficacia de los procesos de la organización, a través de indicadores. Los EIS comprenden los siguientes niveles de información, según su grado de elaboración: 1- Cuadros de mando para la dirección: Modelos de información para la toma de decisiones que permite disponer de información muy resumida, sin elevado nivel de detalle, con enormes capacidades visuales, alertas, indicadores gráficos, mapas, etc. 2

3 2- Cuadros de mando para la gestión operativa: Modelos de información que permite la navegación por grandes volúmenes de información, facilitando el cruce entre de múltiples ejes de análisis, utilizado para conocer en detalle la evolución de la actividad. El cuadro de mando integral, técnica de gestión y planificación creada por Robert S. Kaplan y David P. Norton, se basa en una idea muy simple: el objetivo de una empresa, la obtención de ganancias o beneficios, es el resultado de una cadena de causas y efectos que se suceden en cuatro ámbitos, llamados ejes de la estrategia empresarial: el financiero, el comercial, los procesos internos y la formación. Simplificadamente podría verse como que los buenos resultados financieros se basan en la disponibilidad de una cartera de clientes fieles y rentables, lo cual solamente se consigue mediante un correcto funcionamiento de los procesos internos. Para que esto ocurra se requiere de un equipo de personas motivadas y capaces de llevar a cabo las tareas asignadas. La gestión que se realice de la información debe estar enfocada hacia el modelo estratégico de la empresa, perfectamente coordinada y con toda la cooperación de la Alta Dirección, de manera que las acciones que se generen a partir del análisis de esta información conlleven a la consecución de los objetivos estratégicos. Con los nuevos tipos que surgen todos los años, la cantidad de fuentes de datos de una empresa está creciendo rápidamente. La nueva fuente es operaciones de comercio electrónico. Las empresas quieren integrar los datos del clickstream de sus sitios Web con otros datos internos en el orden de conseguir un cuadro completo de sus clientes e integrar los procesos internos. Otras fuentes externas para completar los datos internos de las empresas podrían ser las listas de la perspectiva, demográfico, y en el perfil comercial adquirido de terceros proveedores. Las empresas también podrían querer usar un proveedor externo para la ayuda en la comparación de las fuentes internas de la compañía con una lista del amo para asegurar la exactitud de los datos. Adicionalmente, algunas industrias tienen sus propias fuentes específicas de datos externos. Por ejemplo, la industria de ventas al por menor usa los datos de los escáneres de la tienda. MIS DecisionWare Por lo anteriormente expuesto, se deduce que las empresas para poder competir con éxito en la actual Era del Conocimiento, necesitan transformar los procesos de análisis y planificación de negocios. Lo que previamente eran acciones separadas han de convertirse en continuas y los resultados de los análisis han de ser compartidos a través de toda la estructura empresarial. Un entorno analítico apropiado debería: Permitir a los analistas de los diferentes niveles corporativos definir modelos de negocio apropiados, seleccionando la información relevante para su toma de decisiones en tiempo real. Permitir que cada usuario acceda a la información relevante. Facilitar el flujo de información de manera multidireccional, en vez de la tradicional uni o bidireccional. 3

4 En los tiempos actuales los cambios son excepcionalmente rápidos y tienden a producirse en diferentes áreas de la empresa simultáneamente. Los departamentos de TI se ven comúnmente colapsados por peticiones de los usuarios finales para producir nuevos modelos e informes. La planificación, el análisis y los sistemas de control proporcionan a las empresas una gestión flexible y adaptable. Por qué MIS DecisionWare? Reunir los elementos de datos apropiados desde diversas fuentes de aplicación en un ambiente integral, simplifica el problema de acceso a la información y en consecuencia, acelera el proceso de análisis, consultas y el menor tiempo de uso de la información. Hoy en día existen varios productos de este tipo en el mercado, casi todos estadounidenses. Tal es el caso de Microsoft Analysis Services, Hyperion Essbase, Cognos PowerPLay, Business Objects, MicroStrategy, Oracle Express, Applix TM1. Cada uno de ellos lo implimenta con más o menos comodidad, velocidad o legibilidad, pero todos tienen un enfoque bastante técnico, dirigido a especialistas informáticos. Controlar y planificar sistemas directamente puede provocar cierta inflexibilidad en la empresa. Estas herramientas, aunque pueden proporcionar esa flexibilidad, requieren de largos y costosos proyectos de implantación que, además suelen ser realizados especialistas que generalmente no tienen una visión clara de todos los procesos de control y gestión empresarial. MIS DecisionWare logra este propósito, pero en un ambiente de más alto nivel, dando la posibilidad de que usuarios ya no con tantos conocimientos técnicos, sean capaces de diseñar o modificar la información que necesitan. Brinda la posibilidad de manejar una plataforma común tanto para un enfoque EIS como para uno BSC. Ofrece además un conjunto de herramientas heurísticas, ya implementadas, para el análisis proyectivo o futurista del negocio, a partir del comportamiento histórico del mismo. Soporta la plataforma WEB de forma que se garantiza el mantenimiento del proyecto sin costo prácticamente. Los sistemas MIS DecisionWare se pueden alimentar de grandes volúmenes de información, procedentes de diferentes fuentes y ofrecerlas a diversos grupos de usuarios, según el rol que desempeñen en la empresa. La suite de productos MIS DecisionWare está formada por: MIS Alea MIS ImportMaster MIS Excel Integration Mis Alea Java Client MIS Plain MIS OnVision MIS DeltaMiner Front ends 4

5 No sólo trabaja con su propia base de datos MIS Alea, sino que sus front ends son capaces de extraer y procesar información de bases de datos multidimensional tipo OLAP que provee Microsoft Analysis Services 2000 (Microsoft SQL Server 2000). MIS Alea En el núcleo de MIS DecisionWare se halla una base de datos multidimensional llamada MIS Alea, que puede gestionar grandes volúmenes de información en mínimos espacios, de forma rápida y efectiva, consolidando y realizando elaborados cálculos. MIS Alea es una base de datos que procesa en tiempo real. Esto significa que se puede cambiar un determinado dato y ver en ese mismo momento el impacto que este cambio provoca en el modelo de negocio o en el valor consolidado. Las bases de datos de MIS Alea ocupan cien veces menos espacio que una base de datos relacional. Esto permite modelar y hacer tests de grandes aplicaciones desde un PC portátil antes de trasladarlo a un entorno cliente/servidor para su uso generalizado. MIS Alea es la herramienta ideal para complementar los DWH y los sistemas ERP. Está integrada con sistemas de este tipo tales como SAP, con Microsoft OLE DB for OLAP, Applix, etc. MIS ImportMaster La integración de diferentes bases de datos en un modelo de negocio consistente es uno de los retos más grandes cuando se construye una aplicación de planificación/ presupuestación. MIS ImportMaster se encarga de conectar los datos operacionales con las bases de datos analíticas. Es una aplicación de fácil configuración y uso que permite la conectividad con cualquier gestor de bases de datos relacionales (Oracle, SQL Server, Informix, DB2, etc). También dispone de un conector específico para SAP R/3. Front ends Almacenar y distribuir información dentro de una empresa es aún un reto en entornos de trabajos modernos. Sin embargo con los diferentes front ends se puede acceder, analizar, visualizar y distribuir cualquier tipo de información dentro de su empresa; en todo momento y en cualquier lugar, personalizándola para cada tipo de usuario. Todos estos productos muestran la misma información porque acceden a la misma base de datos, sólo que la muestran y tienen funcionalidades diferentes. MIS Excel Integration Uno de los front ends más intuitivo es MIS Excel Integration, que es la integración de MIS DecisionWare con Microsoft Excel, herramienta de amplio conocimiento y uso por parte de los 5

6 analistas de información de cualquier empresa. Proporciona a estos, por tanto, un entorno de trabajo conocido, rápido, sencillo e intuitivo para interactuar desde el primer momento con MIS Alea, con la gran ventaja y distinción, de estar trabajando sobre una base de datos que está siendo visualizada por todos los que lo deseen en ese mismo momento. O sea, todos pueden acceder a la misma información tanto en entorno local como en un entorno cliente/ servidor. Esta interfaz multidimensional permite introducir nuevos datos en la base de datos MIS Alea. Además, entre otras de sus múltiples ventajas, está la posibilidad de añadir comentarios individuales sobre cada celda, que también van a la base de datos. Se puede navegar por los datos con un simple drag and drop. Se conservan todas las prestaciones y funcionalidades propias de Microsoft Excel; además de un amplio grupo de tipos de gráficos incorporados por MIS. MIS Alea Java Client Este front end es un entorno Web con una apariencia similar a Microsoft Excel, pero sin las prestaciones de cálculos de esta hoja. En todo lo demás: introducción y lectura de datos, graficación y análisis, es como MIS Excel Integration. No requiere tener instalado en su PC ninguno de los productos MIS DecisionWare. Es suficiente tener Internet Explorer y acceder a la dirección url donde se encuentran lan bases de datos Estos dos primeros front ends están dirigidos a los llamados buzos de información, analistas y controladores, no tanto a la Alta Dirección. Están diseñados para hacer búsquedas y estudios dentro de las bases de datos. MIS Plain Este producto proporciona a los usuarios una herramienta flexible y de fácil uso para Microsoft Analysis Servicess 2000 (Microsoft SQL Server 2000). Es una nueva generación de software integrado con Microsoft Excel, con el cual llevar a cabo tareas orientadas a la planificación, el reporte, el análisis ad hoc desde la comodidad de una herramienta de uso tan extendido como Excel. Posee un motor de informes orientados a celdas en vez de tablas, lo cual permite a los usuarios crear y combinar con suma facilidad tanto la información proveniente de otras fuentes de datos, como hojas Excel ya existentes dentro de la empresa. MIS OnVision Client Este es un front end muy visual, dirigido fundamentalmente a la más Alta Dirección, donde la presentación de informes y reportes se puede hacer mediante gráficos de diversos tipos y controles semafóricos; aunque también permite explorar la base de datos. Como componente integrado del paquete MIS DecisionWare, MIS OnVision permite acceder a los datos tanto de 6

7 OLAP o bases de datos relacionales, como de documentos Word, y cualquier otro tipo de datos semiestructurados. Se pueden integrar rápidamente los datos de manera directa o vía OLE DB, lo que permite presentar información simultáneamente desde diferentes fuentes de datos en un mismo informe. Entre las características principales que distinguen este front end del resto están: Alto nivel de funcionalidad. Interfaces directas con MIS Alea, Analysis Servicess, Hyperion Essbase, SAP, etc. Múltiples asistentes. Presentaciones definidas por el usuario funcional. Estructura jerarquizada de informes Actualización personalizada de los informes. Informes a la medida. Total compatibilidad vía Web: introducción y lectura. HTML nativo. Páginas webs dinámicas. MIS OnVision es quien permite presentar la información de un cuadro de mando integral, desde sus cuatros ejes de la estrategia empresarial, o como una consecución de objetivos estratégicos. MIS DeltaMiner Data Mining es el proceso de extracción de información significativa de grandes bases de datos, información que revela inteligencia del negocio a través de patrones ocultos, tendencias y correlaciones para permitir al usuario realizar predicciones que resuelven problemas del negocio proporcionando una ventaja competitiva. Las herramientas de Data Mining, como es MIS DeltaMiner, predicen las nuevas perspectivas y pronostican la situación futura de las empresas, esto ayuda a las mismas a tomar decisiones de negocio pro activamente. Las técnicas de Data Mining son el resultado de largos procesos de búsqueda y desarrollo del producto. Esta evolución permite navegar a través de la información en tiempo real. Podemos decir que las técnicas de Data Mining vienen a convertirse en una poderosa herramienta de trabajo para el soporte en la toma de decisiones gerenciales como una respuesta a la necesidad de profundizar en el análisis de datos. La información almacenada en las bases de datos de MIS Alea puede ser muy amplia. Mientras muchos usuarios necesitan realizar informes y consultas, ciertos usuarios necesitan herramientas informáticas que realicen automáticamente búsquedas de desviaciones basándose en criterios que ellos definen. 7

8 Con sólo hace un clic de ratón se pueden generar informes sobre series temporales, búsqueda de los n mejores o peores, navegación para buscar desviaciones, etc. Además es muy sencillo hacer disponible estos resultados a los otros usuarios, puesto que se pueden convertir en páginas HTML. Entre las herramientas de análisis que provee este producto están el análisis de ranking y portfolio, clasificaciones ABC, pronósticos mediante el uso de diferentes modelos basados en series temporales. Muchos resultados tienen únicamente sentido como combinación de diferentes análisis, en lo que se denomina análisis en cadena. Para mantener una visión general de este tipo de análisis, MIS DeltaMiner grabará de forma automática y visual todos los pasos realizados en un árbol de análisis. Esta representación visual de cada uno de los pasos que se van realizando le ofrece la posibilidad de retomar el análisis en cualquier punto, para poder contemplar otra alternativa en sus decisiones a la hora de analizar una determinada área de negocio. MIS DeltaMiner identifica al momento la información estratégica a partir de un gran y complejo volumen de datos. Con esta información se podrá realizar cualquier tipo de análisis y una vez llevado a cabo, generar un resumen del mismo con un simple clic de ratón y transferirlo a Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft Power Point. Una vez más ahorrará tiempo a la hora de reportar la información. Conclusiones Según estudios publicados, desde el año 1996 la industria de las herramientas de análisis ha multiplicado casi cuatro veces su cifra de negocio. Esta cifra confirma la gran demanda que las herramientas y tecnologías BI están teniendo en los medios empresariales, y evidencia cómo las empresas de soluciones y servicios BI han sabido atender, a los requerimientos de un mercado ávido en herramientas para la gestión empresarial. Hoy, el mercado de este tipo de producto se presenta con más soluciones aunque con una reducción de la cantidad de suministradores de las mismas dada la gran cantidad de adquisiciones y fusiones que ha vivido el sector. Los consultores de este tipo de aplicaciones sugieren que para seleccionar una solución BI se tengan en cuentan los siguientes puntos. 1. Aplicación de back-end única. Una única aplicación que maneje una completa gama de procesos será fácil de implementar, gestionar y usar, más que una solución que está construida en múltiples aplicaciones. 2. Front-end basado en web. Porque el acceso total de la compañía en tiempo real a la información relativa al rendimiento del negocio es uno de los objetivos prioritarios para implementar una solución BI, un sistema basado en web permitirá a las personas un acceso fiable y conveniente a esa información desde cualquier lugar y en cualquier momento. 3. Herramientas de administración constantes. Los usuarios del sistema deberían poder extraer, manipular y presentar los datos desde diversos entornos, tanto estructurados como 8

9 no estructurados, usando herramientas familiares como Microsoft Excel y/o un navegador de internet. 4. Una única base de datos. Con un sistema que establezca un repositorio simple de almacenamiento, modificación y publicación de todos los informes acerca del rendimiento, las empresas pueden aumentar la precisión, consistencia y relevancia de los datos y ser presentados a quienes toman las decisiones a través de la organización. 5. Acceso a información de soporte. De forma común, presupuestos, estados de pérdidas y ganancias, proyecciones de ventas y otros reportes de datos estructurados carecen de la capacidad de penetración en la información desestructurada. 6. Seguridad. Distribuir información relevante de la compañía a través de la web puede parecer, a primera vista, una posibilidad amedrentadora para muchas empresas. En verdad, nada puede estar más lejos de la realidad. Una solución efectiva puede proteger de manera eficaz a la compañía de una ruptura no intencional de su confidencialidad. La solución aquí presentada, MIS DecisionWare, cumple con las consideraciones presentadas por los consultores, convirtiéndose en un producto muy completo y eficaz como solución BI para cualquier empresa. 9

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