PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA I. INFORMACIÓN GENERAL DE LA NECESIDAD

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1 PROCESO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DEPENDENCIA: GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA FECHA 15 de abril de 2010 Código I. INFORMACIÓN GENERAL DE LA NECESIDAD Página 1 de Descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer con la contratación: Teniendo en cuenta que son funciones del Grupo de Gestión Administrativa i) El mantenimiento y conservación de los bienes muebles e inmuebles del Departamento, ii) Dar cumplimiento a las actividades relacionadas con los servicios administrativos necesarios para el normal funcionamiento de la entidad, de conformidad con el plan anual de contratación de la vigencia fiscal 2010, se requiere contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los extintores de propiedad del Departamento Administrativo de la Función Pública. 1.2 Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección: De conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 y el decreto reglamentario 3576 de 2009, el servicio requerido se considera de características técnicas uniformes. No obstante lo anterior, y de conformidad con el estudio de precios del mercado realizado previamente por la entidad, se estableció que el valor del servicio a contratar no supera el diez (10%) por ciento de la menor cuantía, razón por la cual, se adelantará un proceso de selección bajo la modalidad de selección abreviada en los términos del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de En razón a que el presente proceso de contratación no excede el 10% de la menor cuantía, se realizará un proceso de selección bajo la modalidad de subasta inversa, adicionalmente el Departamento formulará invitación para presentar oferta a través de su página Web, acorde con lo establecido en el Decreto 3576 de El presente proceso de contratación no se enmarca dentro de las prohibiciones señaladas en la Ley 996 de 2005 y en la Directiva Presidencial 11 de 2009, en razón a que no se trata de una contratación directa, sino de un proceso de selección abreviada Inferior al 10% de la Menor Cuantía.

2 Página 2 de 5 II. CONDICIONES DEL CONTRATO 2.1 Descripción del objeto a contratar, indicando sus especificaciones esenciales y la identificación del contrato a celebrar: El objeto de la CONTRATACIÓN lo constituye la prestación del servicio de recarga y mantenimiento de los extintores de propiedad del Departamento Administrativo de la Función Pública, incluido el suministro de los repuestos que se requieren para tal fin, de acuerdo con el plan anual de contratación 2010 y los siguientes requerimientos técnicos mínimos: DESCRIPCIÓN UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD POLVO QUIMICO SECO, CLASE ABC DE 10 LB DE POLVO QUIMICO SECO, CLASE ABC DE 20 LB DE RECARGA Y MANTENIMIENTO PARA EXTINTOR DE AGUA A PRESIÓN CLASE A DE 2.5 GL DE POLVO QUIMICO SECO, CLASE ABC DE 30 LB DE RECARGA Y MANTENIMIENTO PARA EXTINTOR 150 LIBRAS TIPO SATELITE RECARGA Y MANTENIMIENTO PARA EXTINTORES SOLKAFLAM 3700 GR. REVISIÓN GENERAL, PRUEBA HIDROSTÁTICA Y RECARGA PARA EXTINTORES CO LB RECARGUE Y MANTENIMIENTO PARA EXTINTOR MULTIPROPOSITO DE 5 LB PARA AUTOMOVIL. UNIDAD 6 UNIDAD 17 UNIDAD 12 UNIDAD 2 UNIDAD 1 UNIDAD 12 UNIDAD 2 UNIDAD 8 SE RECOMIENDA QUE EL DEPARTAMENTO APROPIE RECURSOS SUFICIENTES PARA EL SUMINISTRO E INSTALACION DE LOS REPUESTOS (INCLUIDO IVA), QUE REQUIERAN LOS EXTINTORES AL MOMENTO DE SU REVISION.

3 Página 3 de 5 Requerimientos técnicos mínimos: El proponente deberá otorgar como mínimo un (1) año de garantía de la recarga. El servicio de recarga y mantenimiento, incluye el suministro e instalación sin costo adicional para el Departamento, de los siguientes ítem: Anillos de verificación. Carga, bajo los estándares definidos por la Norma Técnica Vigente correspondiente. Productos químicos de excelente calidad. Repuestos menores, tales como empaques, pasadores, remaches, resortes, tubo vástago, entre otros. Etiqueta rotulado de recarga y/o calcomanía nuevos (de clasificación y fecha de recarga). Los equipos deberán ser entregados e instalados en las respectivas dependencias del edificio sede, sin costo adicional para el Departamento. Préstamo de extintores al 50%, para cubrir las diferentes áreas, en caso de presentarse alguna emergencia, sin costo adicional para el Departamento. El proponente que resulte favorecido deberá dictar una charla sobre prevención de incendios, clasificación y manejo de extintores a los funcionarios que designe el Departamento para tal fin, sin costo adicional para el Departamento. Favor indicar las exclusiones del servicio. Si el servicio incluye el suministro de repuestos indicar que repuestos excluye. Indicar la garantía ofrecida, para los servicios prestados y los repuestos incluidos. De igual manera el oferente deberá responder por la originalidad y/o compatibilidad 100% de los repuestos suministrados e instalados. Nota: El Departamento dejará disponible una apropiación presupuestal por el rubro correspondiente, con el fin de suplir cualquier eventualidad que se pueda presentar. Se aclara que el precio de los repuestos suministrados deberá estar acorde con los precios del mercado. Lo anterior únicamente hasta agotar la apropiación asignada por este rubro, previo concepto técnico. Nota: Se recomienda adjudicar el proceso contractual en forma total, es decir, a un solo proponente.

4 Página 4 de Análisis técnico y económico que soportan el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos para la entidad, asociados al proceso de selección y a la ejecución del contrato El valor estimado para el contrato asciende a la suma de CUATRO MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS MONEDA CORRIENTE, incluido el IVA. En todo caso, el presupuesto oficial para la contratación del servicio se establecerá una vez se reciban las ofertas y se seleccione aquella que sea más favorable para los intereses de la entidad, y será atendida con cargo al presupuesto de funcionamiento de la vigencia fiscal 2010 Unidad , Gestión General, así: a) Cuenta 2 Gastos Generales, Subcuenta 0, Objeto 4, Ordinal 5, Subordinal 2, Recurso 10, Mantenimiento de bienes muebles, equipos y enseres CUATRO MILLONES TRESCIENTOS MIL PESOS ($ ,oo) MONEDA CORRIENTE y b) Cuenta 2, Gastos Generales, Subcuenta 0, Objeto 4, Ordinal 4, Subordinal 20, Recurso 10, Repuestos TRECIENTOS MIL PESOS ($ ,oo) MONEDA CORRIENTE El Departamento cancelará el valor del contrato en Un solo contado, previa presentación de la respectiva factura y del certificado de recibido a satisfacción por parte del supervisor del contrato, sin que el monto total de los servicios prestados y de los bienes suministrados puedan exceder la cuantía total del contrato. El DAFP como requisito previo para autorizar el pago del contrato, verificará que el contratista se encuentre al día en el pago y/o cumplimiento de sus obligaciones con los aportes a seguridad social y parafiscales, de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la ley 828 de Todos los pagos estarán sujetos al Programa Anual Mensualizado de Caja P.A.C. y al cumplimiento de los procedimientos presupuestales 2.3 Plazo de ejecución estimado: El plazo de ejecución del contrato será de quince (15) días calendario, de conformidad con el cronograma de actividades que las partes acuerden, previo perfeccionamiento del contrato y registro presupuestal.

5 Página 5 de Supervisión del contrato: Teniendo en cuenta las características técnicas del bien ó servicio a contratar y los perfiles y competencias de los funcionarios de la planta del Departamento, respetuosamente se sugiere que la supervisión del contrato sea efectuada por el doctor David Alejandro Giraldo Coordinador Grupo Gestión Administrativa, III. ANÁLISIS DE RIESGOS DEL CONTRATO 3.1 Realice la descripción y análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista: Para el presente proceso de selección no aplica este numeral, dada la cuantía y el plazo de ejecución del mismo. DAVID ALEJANDRO GIRALDO MOLINA Coordinador Grupo Gestión Administrativa