Aplicación de la carrera Relaciones Públicas, en la logística de

Transcripción

1 Aplicación de la carrera Relaciones Públicas, en la logística de un espectáculo. Mariana Soriano Índice Objetivo Principal 2 Objetivos Secundarios 2 Justificación 2 Metodología 3 Introducción 4 Marco Teórico 6 Capitulo 1. Ventajas y desventajas en la organización de un espectáculo por parte de un Relacionista Público 9 Capitulo 2. Comparación de los planes de estudio con referencia de la UP 12 Capitulo 3. Función de las Relaciones Públicas y perfil más buscado por los contratantes. 14 Análisis de Resultados 18 Conclusiones 22 Bibliografía 23 1

2 Aplicación de la carrera Relaciones Públicas, en la logística de un espectáculo. OBJETIVO PRINCIPAL Analizar el desempeño y las funciones que tiene la carrera de Relaciones Públicas a la hora de realizar un espectáculo, para así descubrir si este profesional está capacitado para efectuar este tipo de eventos. OBJETIVOS SECUNDARIOS Ventajas y desventajas en la organización de un espectáculo por parte de un Relacionista Público. Conocer y comparar los planes de estudio teniendo como referencia la Universidad de Palermo. Puntualizar la función de las Relaciones Publicas en el contexto de la realización de un espectáculo y determinar cuál es el perfil profesional más buscado. 2

3 JUSTIFICACIÓN Decidí hacer esta investigación porque me llamo mucho la atención la logística en la organización de espectáculos. Partiendo de la problemática que sería si un Relacionista Público está mejor preparado que un organizador de eventos a la hora de organizar un espectáculo? Quise demostrar en este trabajo que un relacionista público esta mas preparado que cualquier otro profesional para dirigir u organizar eventos porque quiero saber si hay campo de trabajo en esta área. A través de las distintas entrevistas realizadas a estudiantes se conocerá cual es su opinión acerca este tema. METODOLOGIA Esta investigación es en un comienzo descriptiva puesto que el objetivo del trabajo consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes a través de la descripción exacta de las actividades. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables, es decir que también resulta siendo correlacional puesto que vincula dos fenómenos. Así mismo esta investigación se baso en la consulta bibliográfica tanto de autores de ambas disciplinas como de la universidad de Palermo. Se realizaron cinco entrevistas a estudiantes avanzados de Relaciones Publicas en la facultad de la UP en Mario Bravo en el mes de mayo. 3

4 Introducción Dentro de esta investigación se encuentra como interrogante si un relacionista público está mejor capacitado en la realización de un espectáculo debido a que tiene un mayor conocimiento acerca de cómo debe ser construida la imagen de algo para ser aceptada por un público especifico, además está entrenado para relacionarse con todo tipo de personas y como sabemos al organizar un evento necesitamos especialmente de contactos. En primera instancia confundir las Relaciones Públicas como una disciplina estrictamente comunicativa es un obstáculo epistemológico para su desarrollo como práctica profesional. Frecuentemente la disciplina de las Relaciones Públicas se identifica con las ciencias de la información y la comunicación, ubicándola como una rama menor de las estas. Desde el punto de vista epistemológico creo que es un error designar a esta disciplina cuestiones exclusivamente de carácter comunicacional o informativo. Lejos de dedicarse solo a esos puntos como total alcance de la carrera, también forma parte la realización de eventos o espectáculos debido que un relacionista público tiene más conocimiento sobre las herramientas que han de utilizarse en la realización de un evento. Como objetivos dentro de la investigación está la determinación de ventajas y desventajas en la organización de un espectáculo por parte de un Relacionista Público, también se deberá conocer y comparar los planes de estudio de dichas carreras teniendo como única referencia a la universidad de Palermo, y para finalizar se hará una puntualización de la función de las 4

5 Relaciones Publicas en el contexto de la realización de un espectáculo determinando cual es el perfil profesional más buscado en el mercado laboral. Se realizaran entrevistas a cinco estudiantes que están por egresar de la carrera de Relaciones Publicas siempre tomando como referencia a la universidad de Palermo, y para complementar se cuenta con un informante clave en el ámbito de los eventos de espectáculos.. 5

6 Marco teórico En distintas partes del mundo las Relaciones Públicas se han adaptado a la variedad de culturas, y consiguiendo el espacio social que se merecen, se trata de mantener un balance y de sostener el hilo conductor que brinde continuidad a las ideas que de manera errónea los departamentos de publicidad, marketing y los recursos humanos han tratando de realizar, pero no es suficiente porque no logran reemplazar a las Relaciones Publicas. Para profundizar el tema de las Relaciones Públicas se debe hablar de las relaciones de las personas entre sí. Las Relaciones Humanas son las interesadas en crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vínculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la personalidad humana. Existe una variedad de definiciones sobre las relaciones públicas, para comprender la importancia y para un mayor entendimiento sobre la disciplina es necesario mencionar alguna de ellas. Rex F Harlow (1976) define a las Relaciones Públicas como una función directiva característica que ayuda a establecer y mantener líneas de comunicación mutuas, entendimiento, aceptación y cooperación entre una organización y sus públicos; implica la gestión de problemas o temas, ayuda a mantenerse informados y sensibles hacia la opinión pública; especifica y enfatiza en la responsabilidad de los directivos de servir al interés público; a utilizarlos de forma efectiva contemplándolos como sistema de aviso para 6

7 anticiparse a las tendencias y utiliza la investigación, la reparación y la comunicación ética como sus herramientas principales. Otra definición es la de Barquero Cabrero (2002) en su texto comunicación y relaciones públicas, donde la define como la actividad que va dirigida a mantener, potenciar, crear o recuperar la credibilidad y confianza de todos y cada uno de los públicos de los que depende una organización. La comunicación en las relaciones públicas tiene un significado importante y el proceso comunicacional debe estar presente en cualquier tipo de definición de relaciones públicas, de la misma forma que debe estar el proceso gerencial de la disciplina. Por otra parte Cutlip y Center (2002) plantean que los elementos comunes de todas las definiciones de las Relaciones Públicas son que en primer lugar actúan de acuerdo a un programa planificado y sostenido como parte de la dirección de una organización. Tratan de las relaciones entre organizaciones y sus públicos, luego supervisan el conocimiento, opiniones, actitudes y comportamiento dentro y fuera de la organización, para posteriormente analizar el impacto de estrategias, procedimientos y acciones sobre los públicos, luego se ajustan aquellas estrategias o acciones que puedan estar en conflicto con el interés público o la supervivencia de la organización. Se aconseja a la dirección sobre el establecimiento de nuevas estrategias, procedimientos y acciones que puedan ser mutuamente beneficiosas para la organización y sus públicos, también se establecen y mantienen comunicación bidireccional entre la organización y sus públicos, en seguida realizan cambios específicos en el conocimiento, opiniones, actitudes y comportamiento dentro y fuera de la 7

8 empresa y para finalizar impulsan nuevas relaciones o mantienen las existentes entre una organización y sus públicos. A nivel interno las relaciones públicas ayudan a que su público conozca que hace su organización y para que lo realiza, la aceptación que tiene; lo que hace entre sus públicos externos, los planes y programa de la organización A nivel externo sus públicos deben conocer la importancia de lo que crea la organización, las políticas y como las están cumpliendo, el esfuerzo de la organización en mejorar lo que hace y la buena administración de la empresa, la contribución que hace a la sociedad, que el servicio que ofrece es de calidad y la calidad de trabajo de sus empleados.. 8

9 Capitulo 1. Ventajas y desventajas en la organización de un espectáculo por parte de un Relacionista Público Los profesionales de las Relaciones Publicas tienen la capacidad para gestionar las comunicaciones entre las organizaciones y las personas, siempre teniendo en cuenta las opiniones para tener una excelente imagen ya sea de ellos o de las instituciones para las cuales trabajan, perfeccionar las relaciones internas y externas aportar al fortalecimiento de los intereses de la empresa un relacionista público se interesa más por la parte ejecutiva está preparado para manejar la imagen institucional de una empresa u organización por esto tiene unas solidas bases humanísticas con formación en sociología y sicología para una mayor comprensión debido al trabajo que tiene que realizar. También está preparado para el análisis y la comprensión de la opinión pública para lograr obtener la imagen deseada ante ellos. Si se busca hacer una diferenciación con otras carreras profesionales, por ejemplo un organizador de eventos, se puede mencionar que un organizador está preparado para crear organizar congresos, exposiciones, ferias, festivales o cualquier tipo de reuniones, tiene todas las capacidades para planear, hacer la presupuesto la selección y reserva del espacio, la ejecución, los contratos con los proveedores y los prestadores de servicios, la logística integral de todo el evento. Por otro lado la organización de eventos es una de las herramientas que utilizan las relaciones públicas para cumplir sus objetivos ya que al manejar la imagen institucional de una empresa es importante la interacción con otras áreas de la comunicación. Las dos necesitan tener una alta capacidad de 9

10 liderazgo amplitud de criterio, destreza para la coordinación y excelente relaciones con los demás. Bajo este modelo se puede decir que un Licenciado en Relaciones Públicas se adelanta a los cambios, gestiona las comunicaciones entre las organizaciones y las personas, escuchando los intereses de los públicos sobre los que actúa, monitoreando las opiniones de los grupos, formando una imagen positiva, motivando a las personas e instituciones e influyendo sobre ellas. William Thompson (1996) señala que los profesionales de las relaciones públicas, cada vez más, están representados en el comité ejecutivo en el que se toman decisiones institucionales importantes para obtener el éxito. Es un profesional entrenado para desarrollar innovación, comunicación, con capacidad creativa para generar una visión holística de las Relaciones Públicas. Estudiar Relaciones Públicas significa evaluar los resultados de una estrategia de comunicación, optimizar las relaciones internas y externas contribuir al fortalecimiento de los intereses de las empresas, y de las instituciones como medio para colaborar en la obtención, en forma exitosa, de los objetivos propuestos a través de la planificación, la negociación, y la gestión. Por otro lado en un ámbito de organización de un espectáculo la mayoría de las veces el que realiza este tipo de eventos es un Organizador de Eventos que es un profesional de las comunicaciones que crea, organiza, y produce, congresos, exposiciones, ferias, o festivales; lo cual constituye un campo en pleno desarrollo. 10

11 Estará capacitado para realizar la planificación, gestión y programación de un evento, logrando una adecuada estrategia de comunicación empresarial desde su concepción hasta su evaluación pasando por el diseño, la ejecución, la gestión económica y la logística. Estudiar Organización de Eventos significa aprender a realizar el manejo eficiente de las relaciones y los contratos con los proveedores, profesionales y prestadores de servicios. Esta profesión implica dominar todos los aspectos relativos a la organización de un evento, con capacidad de liderazgo, respeto por la diversidad, flexibilidad en la negociación, amplitud de criterio, habilidad para la coordinación, dinamismo y sutileza en la comunicación, inteligencia para la elección de recursos y medios, y talento para la singularización de productos 11

12 Capitulo 2. Comparación de los planes de estudio con referencia de la UP. Carreras: Relaciones Publicas y Organización de Eventos La carrera de Relaciones Públicas tiene una duración de 3 años si se quiere llegar a ser un analista solamente, pero si se desea ser un licenciado la carrera propone 1 año mas, por otra parte en la carrera de organización de eventos la duración es de 2 años, realizar esta carrera no te otorga una licenciatura como en el caso de las Relaciones Publicas. Si logramos profundizar en los planes de estudio se puede observar que son bastante similares, pero sobre todo en los dos primeros años de carrera, catalogando a las materias como la base. A continuación se menciona cuales son las materias similares. Relaciones Públicas I y II, Taller de Comunicación I, Comercialización I y II, Introducción a la Investigación, Taller de Redacción, Publicidad, Comunicación Oral y Escrita. Además de estas materias, en Relaciones públicas se ven: Relaciones Publicas III, IV y V, Taller de Comunicación III, IV y V, Metodología de la Investigación, Teorías de la Comunicación, Investigación de Mercados, Psicología, Estrategias Empresariales, Ciencias Económicas y Políticas, Derecho y Práctica Profesional, Sociología y Cultura. Plan de Carreras, 12

13 Y en Organización de Eventos: Organización de eventos I - IV, Ceremonia y Protocolo I y II, y Taller de Comunicación Oral La carrera de relaciones públicas es un poco más completa puesto que no solo se basa en la organización de eventos, sino también en la relación entre las organizaciones y la sociedad. Como la idea de la investigación es analizarr la aplicación de las carreras solamente en la organización de un espectáculo, dejando a un lado la importancia que tiene los profesionales en la empresa, analizamos la materia de Organización de Eventos puesto que consideramos puede ser de gran importancia. En esta asignatura el alumno adquirirá una formación práctica para el planteo profesional de un evento y sus implicancias en concepto de efectos sobre la imagen. Asimismo, representa un campo en plena expansión para el futuro laboral del egresado en Organización de Eventos. Pero vemos que igualmente en el plan de estudios de la carrera de Relaciones Públicas hay muchas otras materias que pueden ser de gran importancia y que además hay dos opciones de electivas, así que si un relacionista decide irse por ese campo puede ver también ésta materia. Plan de Carreras, 13

14 Capitulo 3. Función de las Relaciones Públicas y perfil más buscado por los contratantes. Las Relaciones Públicas implementan técnicas de negociación, marketing, publicidad y administración para complementar y reforzar su desempeño en el marco de un entorno social particular y único que debe ser estudiado con máximo esmero para que esas acciones puedan ser bien interpretadas y aceptadas por los distintos públicos a quiénes se dirige un programa de Relaciones Públicas.¹ Como funciones más importantes de la profesión están, elaboración y puesta en marcha de un programa de relaciones públicas con los diferentes públicos, tanto a corto, medio y largo plazo. La Supervisión de las publicaciones empresariales. Analizar las tendencias futuras y predecir sus consecuencias. Investigar de la opinión pública sus actitudes y expectativas y participar en reuniones directivas. Todas estas son las actividades que podrían llegar a hacer todos los relacionistas públicos. Lo importante no es solamente intermediar entre el público externo sino también interactuar con los empleados y todos los recursos comunicativos que hay dentro de la empresa. Lo importante es identificar cuáles son los puntos débiles que tiene cada organización y a partir de todas estas funciones, hacer un diagnóstico y aplicarlo de manera rápida y con planeación para así asegurar que haya un cierto éxito. Concepto y funciones, 14

15 Es por esto que consideramos importante tener claro las funciones de las Relaciones públicas porque muchas veces es confundido o menospreciado solamente porque las personas no saben lo que es y lo útil que puede llegar a ser. Después de hablar con algunos directores de espectáculos pudimos observar que lamentablemente no tienden a diferenciar mucho entre un Relacionista Público y un Organizador de Eventos, esto se debe a la falta de información y también a que estas dos propuestas como carreras son relativamente nuevas y parecidas. Generalmente se piensa que el trabajo de un relacionista público es el de asistir a eventos o fiestas para representar a su empresa, y que la labor de un organizador de eventos es aquel que los organiza. Por esta razón decidimos hacer entrevistas a 5 estudiantes casi egresados de la carrera de Relaciones Publicas, para analizar cuál es la mirada que se tiene hoy en dia sobre este tema. En cuanto a las Funciones del encargado de la logística de un evento Como primera instancia es esencial definir el responsable del evento, este debe elegir a la cantidad de personas con las que contara para desarrollar el evento, luego se determina el objetivo, la audiencia meta, posteriormente se definen opciones de sedes de recintos, realizar el presupuesto y hacer una primera revisión de avances y finalmente se debe revisar y solicitar bases de datos actualizadas de la audiencia meta y su costo (apoyándose en asociaciones).² Funciones, 15

16 Informante Clave Esta entrevista fue realizada para tener un conocimiento más amplio sobre lo que un experto sobre eventos puede aportar a esta investigación, brindando información esencial para el desarrollo del trabajo en sí. Después de hablar este director de espectáculos pudimos observar que lamentablemente no conoce mucho la diferencia entre un Relacionista Público y un Organizador de Eventos, esto se debe a la falta de información que posee y también a que estas dos propuestas como carreras son relativamente nuevas y parecidas. Los profesionales con los que cuenta para realizar este tipo de eventos se encargan de atender actividades culturales programadas según el cronograma y horario pautado. Difunde programas especiales en función a la logística y el objetivo planteado. Asiste o atiende lo relacionado con las presentaciones de los diferentes grupos artísticos. Asiste a la gerencia en la promoción y logística de los espectáculos y permanece en el sitio, para resolver cualquier eventualidad presentada. Repara daños menores que presentan los equipos y herramientas de trabajo que se encuentran bajo su responsabilidad. Recopila y selecciona información de interés y la difunde a través de diferentes medios, carteleras, prensa, televisión., radio, etc. Diseña, dibuja y proyecta anuncios, avisos, propagandas, programas de mano, afiches, etc. Revisa y verifica que los espacios reservados para la colocación de los equipos e instrumentos que se utilizan en los eventos artísticos y culturales, tengan la suficiente capacidad requerida. Participa con el equipo de protocolo todo lo relativo a los eventos culturales y artísticos programados por la Dirección de Cultura. Detecta y 16

17 reporta por escrito a la unidad correspondiente, los daños y pérdidas de equipos, fallas, requerimientos, necesidades de cambios futuros, reposición de equipos e instrumentos. Lleva el control de los espacios en los espectáculos, desde el punto de vista técnico, mecánico, eléctrico, escenográfico, etc. Asiste a las agrupaciones en cuanto a la logística, transporte, insumos, etc. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier error que pudiese presentarse y por ultimo elabora informes periódicos de las actividades realizadas. El entrevistado piensa que el trabajo de un relacionista público es el de asistir a eventos o fiestas para representar a su empresa, y que la labor de un organizador de eventos es aquel que los organiza. El menciona que nunca hace el trabajo solo más bien que tiene colaboradores en cada obra que realiza y dice que para el éxito de cualquier espectáculo el trabajo en equipo es lo más importante. Este encuentro dio paso, a la realización de las cinco entrevistas a los distintos estudiantes de Relaciones Públicas, donde posteriormente se verán las deducciones de los mismos, realizando un análisis de resultados y desarrollando las conclusiones de este trabajo. 17

18 Análisis de Resultados Conocimiento sobre espectáculos. Los entrevistados tienen un conocimiento básico sobre los espectáculos, señalan ellos que se debe a que en la facultad cursaron materias que tienen que ver con eventos, por lo cual profundizaron el tema de los espectáculos, aunque no sea uno de los principales temas que se aborda en toda la carrera, mencionaron que los espectáculos son de interés público y que como todo evento, tiene una metodología en su desarrollo que el que planifica debe tener en cuenta a la hora de realizarlo. Para hacer un espectáculo no es solo necesario que haya una persona a cargo del evento sino que para que este consiga el éxito debe tener colaboradores que estén al tanto de las acciones que se deben realizar. Los espectáculos son acontecimientos que se realizan en cualquier ámbito de la profesión dependiendo el enfoque que se le quiera dar al evento. 18

19 Funcionalidad de la carrera de Relaciones Publicas en la organización de un espectáculo Los entrevistados mencionaron que un espectáculo es un evento la mayoría de las veces organizado, planificado y dirigido por personas que se dedican específicamente a esto, más allá de tener diferentes puntos de vista los futuros egresados de la Universidad de Palermo pusieron énfasis en que las Relaciones Publicas utilizan a los eventos de una manera más corporativa es decir empresarial, dependiendo que tipo de espectáculo se tratase, el Relacionista Público puede o no hacer un buen uso de sus conocimientos aplicándolos al manejo y ejecución de un evento. Creen además que las Relaciones Publicas al ser una carrera más completa que otras, posee mejores herramientas a la hora de la organización de un espectáculo. Es esencial saber que es un evento y para que se debe utilizarlo, porque como herramienta es una de las más utilizadas en la carrera Interés en organizar eventos en el futuro A todos los entrevistados les parece interesante la idea de organizar eventos, mas allá de que en la universidad de Palermo se pueda hacer mención en organización de eventos aparte de estudiar toda la licenciatura de Relaciones Publicas. Están convencidos de que la vida profesional les presentara retos entre los cuales será organizar eventos que en su mayoría serán empresariales, no tanto de entretenimiento pero aun así la base para la planificación ejecución y control son las mismas, en definitiva los 19

20 entrevistados están seguros de querer realizar este tipo de eventos y el interés es amplio. Es así como todos concordaron en que si la vida profesional les da la oportunidad de realizar un evento, ellos lo harán sin dudarlo. Conocimiento de las diferentes funciones de un Relacionista Público y de un organizador de eventos. En las Respuestas bridadas por los casi egresados de la Carrera de Relaciones Publicas, ellos señalaron que tienen en claro cuáles son las funciones de un Relacionista Público, en la que todos coincidieron que la más importante es la de generar vínculos con los públicos ya sea internos o externos, y la optimización de la comunicación entre los miembros de una organización, respecto a las funciones de un organizador de eventos, muy vagamente respondieron que se deben encargar de planificar y ejecutar un evento de cualquier tipo. Creo que la diferencia de estos dos profesionales cae en que un relacionista público abarca más actividades, y eso conlleva a que tenga más funciones que un organizador de eventos. Un relacionista público al igual que un organizador de eventos estaría preparado para trabajar en la logística de un espectáculo Los resultados que nos dieron las entrevistas fue que la mayoría respondió que tanto un relacionista público como un organizador de eventos está preparado 20

21 para trabajar en la logística de un espectáculo, en una menor medida siendo solamente un organizador. Para realizar un evento no simplemente debes saber los pasos para la creación de un evento sino que la logística es un proceso más profundo que debe ser manejado por alguien que esté capacitado Están en la misma posición de realizar cualquier evento, ambos están capacitados. 21

22 Conclusiones Al terminar el siguiente trabajo de investigación puedo mencionar que la carrera de Relaciones Publicas esta mejor preparada para realizar este tipo de eventos ya que el conocimiento adquirido por este es más completo que los demás profesionales específicamente los organizadores de eventos, al comparar el plan de carreras observe que muchas de las materias que incluye la carrera de organización de eventos son las mismas que hay en Relaciones Públicas, por este motivo es necesario complementar una carrera con la otra. Al efectuar las entrevistas se llego a la conclusión de que dicho trabajo puede ser realizado por cualquiera de los dos profesionales, teniendo en cuenta que tipo de evento es el que se quiere realizar, aunque muchos de los entrevistados concordaron que no es un compromiso que debe hacerse individualmente sino en conjunto con un grupo de personas. Es por eso que se puede ultimar que un evento de espectáculos puede ser organizado por ambos profesionales trabajando como equipo y aportando cada uno desde su carrera. 22

23 Bibliografía Barquero Cabrero, J. D. (2002) Comunicación y Relaciones Públicas:de los orígenes históricos al nuevo enfoque de planificación estratégica. Madrid: Mc Graw Hill Thompson, W. (1996): Targeting the Message. A Reciber-Centered Process for Public Relations Writing. White Plains, New York: Longman Publisher USA. Harlow, R. F. (1976): "Building a Public Relations Definition". En Public Relations Review. Estados Unidos: Ed. Elsevier Inc. p.34 Cutlip, S. y Center, A. (2002). Effective public relations. Englewood Cliffs, NJ: Prentice- Hall, Inc. Concepto y funciones, Plan de Carreras, 23