SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y PROTECCIÓN AMBIENTAL

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1 1 de 21 TRABAJO Y PROTECCIÓN Elaborado por: Revisado por: Fecha de Publicación: Cambios de la Versión:

2 2 de GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCIÓN El Manual de Seguridad, Salud en el Trabajo y Protección Ambiental, describe el Sistema de Gestión de SMS implementado con base en las normas ISO 91:28, ISO 141:24 y la Guía RUC. El 16 de octubre de 1953 mediante escritura pública 513 de la Notaria 4ª de Bogotá D.C. el Grupo Cuellar Serrano Gómez crea la organización Equipos, Andamios y Encofrados S. A. con el fin de proveer el sector de la construcción de equipos y formaletas. La empresa adquiere equipos de mayor tecnología para la ejecución de cimentaciones profundas en diferentes tipos de proyectos. Su trabajo y especialidad convierte a Equipos, Andamios y Encofrados S. A. en pionero en la ejecución de pilotaje preexcavado y fundido en concreto. Posteriormente se amplían los servicios a la ejecución integral de obras civiles. Lo anterior llevó a la organización a dejar de lado el suministro de equipos y encofrados, dedicándose exclusivamente a la construcción de pilotaje y obras civiles en general. En el Ingeniero Fernando Schlesinger Isaza asume la gerencia de la organización dándole la orientación hacia la construcción de Obras de Ingeniería. A finales del año 25 Equipos Andamios y Encofrados S. A. se independiza del grupo Cuellar Serrano Gómez con el firme propósito de continuar creciendo como una organización exitosa en el campo de la ingeniería. En el año 27, la Cámara Colombiana de la Infraestructura otorga a la organización Equipos, Andamios y Encofrados S. A. el Premio Nacional a la Trayectoria Empresarial, como reconocimiento a la gestión y aporte al desarrollo de la infraestructura en el país. El 5 de febrero del año 29 Equipos, Andamios y Encofrados S. A. cambia su razón social mediante escritura pública N.27 de la Notaria 16 de Bogotá D.C. por el de Equipos e Ingeniería S.A. buscando mayor identidad con su evolución hacia los nuevos servicios que presta, consolidándose como una organización de renombre y respaldo en el mercado. Para la prestación de sus servicios en primera instancia se apoya en un grupo humano de profesionales de la más alta calidad; equipos con tecnología de punta; e innovación en los procesos lo que constituye un factor esencial para el desarrollo de su gestión. Desde esta perspectiva EQUIPOS E INGENIERIA S. A. cuenta con un grupo

3 humano comprometido con los estándares de calidad y con equipos de alta tecnología para el desarrollo de las siguientes líneas de servicio: CIMENTACIONES ESPECIALES - Pilotes de Hélice Continua - Pilotes pre-excavados fundidos en situ. - Muros pantalla. ESTRUCTURAS EN CONCRETO - Edificios - Puentes 3 de 21 - Obras Industriales - Plantas de tratamiento de agua - Muelles Aplica igualmente a proveedores y subcontratistas, bajo los mismos criterios. 1.2 ALCANCE El Sistema de Gestión SMS de EQUIPOS E INGENIERIA S.A., define su alcance: CIMENTACIONES ESPECIALES, PILOTES, MUROS PANTALLA Y ESTRUCTURAS EN CONCRETO. Las orientaciones consignadas en este Manual SMS aplican para todos los procesos de la Organización. Por tanto, el Gerente, los Líderes de proceso, Directores e Ingenieros de Obra y demás trabajadores son los responsables de la implementación y aplicación de los procedimientos, instructivos y registros que conforman el sistema SMS. 1.3 DISTRIBUCIÓN El Manual aprobado se incorpora a la Intranet del área, donde puede ser consultado por todo el personal de la organización, en la siguiente ruta: "C:\Users\Equipos\Dropbox\SG-SSTA\INTRANET SG-SST

4 Con la herramienta en intranet se garantiza la actualización y difusión para el personal de la oficina central y de los proyectos que estén en desarrollo. 1.4 ACTUALIZACIÓN El Manual se podrá actualizar en la medida en que se generen y aprueben cambios. Igualmente se controlara las modificaciones y las revisiones que se realicen. El Coordinador de SMS es el único que tiene acceso al sistema en la Intranet para efectuar y controlar los cambios que requiera. El Manual SMS será revisado en su totalidad por lo menos una vez al año. 4 de MODIFICACIONES Y CONTROL DE CAMBIOS Las modificaciones de los sistemas de gestión son el resultado de los cambios de estructura, condiciones específicas del cliente (documentación particular), creación y/o eliminaciones de procesos, legislación aplicable, resultado de no conformidades (NC) derivadas de solicitudes del personal, auditorías internas o externas. En la hoja de procedimientos, instructivos y manuales se encontrará el cuadro de control documental, para asegurar las versiones y los cambios realizados. 1.6 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Equipos e Ingeniería S.A, realiza sus operaciones mediante el siguiente mapa de procesos:

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6 5 de GESTIÓN DEL CAMBIO Cuando se identifica la necesidad de modificar el Sistema SMS, el representante de la alta dirección con la colaboración del área SMS, debaten y aprueban los cambios, incluyendo el impacto de los mismos en los procesos y generando el correspondiente registro del cambio realizado. Para la gestión del cambio, la organización identifica los cambios que podrían afectar el Sistema, los peligros y riesgos asociados con cambios en la organización. 2. VOCABULARIO Los contenidos en las normas OHSAS 181:27 e ISO 141: POLITICA DE. La alta dirección de la organización, asume la máxima responsabilidad por el Sistema de Gestión SMS estableciendo la política SMS, asegurando el establecimiento de los objetivos del Sistema de Gestión, llevando a cabo revisiones periódicas al Sistema y realizando reuniones periódicas con el personal de la organización para llevar a cabo la inducción y la re-inducción, s o b r e la política, los objetivos y demás documentos del Sistema de Gestión de SMS. Se debe elaborar los registros de estas reuniones. Equipos e Ingeniería, define que los objetivos del Sistema de Gestión SMS, incluyendo aquellos necesarios para el cumplimiento de su misión, se establecen en las funciones y niveles de la organización. Los objetivos estratégicos en SMS, son coherentes con la política, tal como se indica a continuación: 6 de 21 POLÍTICA SMS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

7 Promover la calidad de vida de nuestros colaboradores a través de la prevención de incidentes y de enfermedades laborales; manteniendo en un nivel aceptable nuestros riesgos más críticos, los cuales se originan del trabajo en alturas y el izaje de cargas. Cumplir con la legislación colombiana vigente y con requisitos de otra índole suscritos por la organización en Seguridad, salud en el trabajo y protección ambiental. Proteger la salud y la seguridad de todos los trabajadores, mediante la identificación y mitigación de los riesgos presentes en nuestras actividades y servicios. Mejorar continuamente nuestras actividades, procesos y servicios, con el ánimo de prevenir el impacto adverso sobre el ambiente y mantener altos estándares en protección ambiental; respecto a los impactos ambientales significativos identificados en nuestras operaciones. Respetar la integridad del ambiente y de las comunidades vecinas; demostrando nuestro compromiso y responsabilidad, lo cual nos permite ser reconocidos en la industria. Estimular el desarrollo y desempeño hacia la excelencia de nuestro grupo humano; implementando programas de capacitación en seguridad, salud en el trabajo, protección ambiental y responsabilidad social. Mantener buenas relaciones con nuestros grupos de interés, desarrollando negocios que impulsen el progreso en los lugares donde están nuestros proyectos. Garantizar la capacitación de los trabajadores en temas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Protección ambiental de acuerdo a los riesgos prioritarios y a las disposiciones legales vigentes. Involucrar a proveedores y contratistas en el Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Protección Ambiental buscando que su desempeño contribuya al cumplimiento de nuestras políticas, la de nuestros clientes y las disposiciones legales vigentes.

8 7 de MEJORA CONTINUA Equipos e Ingeniería, busca la mejora continua de la organización en cuanto a: Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo, mediante el establecimiento y mantenimiento de programas de seguridad y salud en el trabajo y del seguimiento de los objetivos de seguridad por proyecto y oficina respectivamente. Gestión Ambiental, mediante el establecimiento y mantenimiento de programas de identificación, manejo y prevención de aspectos ambientales significativos en la operación, cuyos resultados son evaluables en un plazo razonable. Adicionalmente cuenta con los siguientes mecanismos de mejora sistemática que garantizan la evolución de los procesos involucrados: Planes de capacitación, entrenamiento e inducción al personal en temas de seguridad, salud en el trabajo y protección ambiental del entorno donde se desempeñan. Reuniones periódicas de diferentes comités donde se tratan los temas con oportunidad de mejora de cada proceso, Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo, que hace e l trabajo de inspección a las actividades emprendidas por la empresa. Visitas programadas a cada proyecto por la Coordinación SMS y/o programa de inspecciones gerenciales dispuesto en el programa de inspecciones de la organización. 4.1 PLANIFICACIÓN La alta dirección de la organización asegura que en el proceso de planificación del sistema de gestión SMS se cumpla con todos los requisitos aplicables en materia de SMS Identificación de peligros, aspectos e impactos, valoración y determinación de controles Equipos e Ingeniería propende porque sus labores no afecten a sus empleados o a terceros y, establece y mantiene procedimiento para la continua identificación

9 8 de 21 de peligros, valoración de riesgos y determinación de las medidas de control necesarias con el fin de llevar los peligros identificados a un nivel de riesgo aceptable en la organización. Para tal fin se cuenta con el procedimiento IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES P-SMS-3. Para cada sitio donde se ejecutan labores propias del objeto de la compañía se hace una identificación de los aspectos ambientales presentes. En el procedimiento P-SMS-12 IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS ES Y VALORACIÓN DE IMPACTOS ES se define la metodología para la identificación y la valoración de los aspectos e impactos, con sus correspondientes controles. Los resultados que se deriven de la matriz de riesgos de la obra y matriz de identificación de aspectos e impactos, alimentan los diferentes programas y planes de gestión diseñados. La dirección provee los recursos humanos, financieros, técnicos y tecnológicos que se requieran para la buena marcha de cada proyecto Requisitos Legales Y Otros Equipos e Ingeniería tiene establecido el procedimiento P-SMS-2 IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE para identificar y tener acceso a los requisitos tanto legales como de otra índole tanto para seguridad y medio ambiente, aplicables a la organización. Dentro del procedimiento se tiene contemplado la evaluación periódica de cumplimiento legal. La información sobre los requisitos legales aplicables se mantiene actualizada y está documentada en el registro VAR-SMS-1 MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE, donde se relaciona como la organización da cumplimiento a dichos requisitos. Dichos requisitos pueden ser comunicados a través de diferentes medios como: correo electrónico, cartelera, folletos, difusión, inducción o en el programa de capacitaciones a los niveles pertinentes de la empresa.

10 9 de Objetivos, Metas Y Programas Equipos e ingeniería afirma que los objetivos del Sistema de Gestión SMS, son los necesarios para cumplir los requisitos para el servicio, y se encuentran en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización. En proyectos donde el cliente establezca sus objetivos y metas, de aplicación a contratistas, Equipos e Ingeniería se adhiere a su plan de trabajo, teniendo en cuenta los intereses de las partes sin dejar de realizar la medición de los objetivos estratégicos propios de la organización. Los objetivos estratégicos de SMS son: 1. Proteger la salud y seguridad de todos los trabajadores, mediante la identificación y mitigación de los riesgos presentes en nuestras actividades y servicios. 2. Respetar la integridad del ambiente y de comunidades vecinas; demostrando nuestro compromiso y responsabilidad, lo cual nos permite ser reconocidos en la industria. 3. Garantizar la capacitación de los trabajadores en temas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Protección ambiental de acuerdo a los riesgos prioritarios y a las disposiciones legales. 4. Involucrar a proveedores y contratistas en el Sistema de Seguridad, Salud en el Trabajo y Protección Ambiental buscando que su desempeño contribuya al cumplimiento de nuestras políticas, la de nuestros clientes y las disposiciones legales vigentes Programas De Gestión SMS Con el fin de cumplir los objetivos propuestos, y teniendo en cuenta los resultados obtenidos tanto en las matrices de riesgos, identificación de impactos y aspectos ambientales, evaluación de requisitos legales y otros, políticas, la organización establece, implementa y mantiene los siguientes programas de gestión: a. Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo.

11 1 de 21 b. Programa de Gestión Seguridad vial. c. Programa de Gestión Trabajo seguro en alturas. d. Programa de Gestión Trabajo seguro para izaje de cargas. e. Programa de Gestión Observaciones para la prevención de incidentes. f. Programa de gestión ambiental. g. Plan de emergencia y contingencia. Estos programas son revisados y ajustados a intervalos regulares y planificados dentro del mismo programa, tomando en cuenta los cambios que pueden existir en los diferentes procesos y actividades que se ejecutan en la organización, para asegurar que los objetivos se logren. 4.2 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 4.3 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, RENDICIÓN DE CUENTAS Y AUTORIDAD Equipos e Ingeniería ha definido los cargos en el formato F DIAGNÓSTICO DE COMPETENCIAS LABORALES donde se definen funciones y responsabilidades. De igual manera se cuenta con el documento VAR-SMS-16 FUNCIONES, RESPONSABILIDADES, RENDICIÓN DE CUENTAS Y AUTORIDAD EN SMS, el cual especifica por rangos las responsabilidades en SMS para cada cargo que lo conforme. El organigrama General de Equipos e Ingeniería, establece los cargos y sus líneas de dependencia, dicho organigrama incluye el área SMS. Para la ejecución de los proyectos, se genera un organigrama específico con el personal que asumirá las funciones de SMS en la obra quien dependerá del Director de Obra y del Coordinador de SMS. Toda persona que pertenezca a la organización, tiene la autoridad para: Reportar, corregir actos y condiciones inseguras. Reportar, corregir posibles afectaciones al ambiente. Suspender trabajos que tengan la potencialidad de afectar a las personas, al ambiente y/o a terceros.

12 11 de 21 El r epresentante l egal de la organización determina, asegura y proporciona los recursos humanos, financieros y tecnológicos necesarios para ell establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión SMS. Para esto se cuenta con el presupuesto asignado al Sistema de Gestión, al cual se le puede hacer seguimiento por proyectos si así se requiere. La asignación de recursos para el funcionamiento del sistema se determina anualmente por la gerencia general y p o r c a d a proyecto al inicio del año. Para presentar el presupuesto se debe tener en cuenta: Recursos humanos para el área SMS. Actividades de motivación, participación y consulta. Auditorías internas y externas. Acciones de mejora. Medios de comunicación. Capacitación y entrenamiento. Equipos para atención de emergencias y contingencias. Infraestructura. La organización proporciona la infraestructura necesaria para lograr la conformidad de los requisitos del producto y para el desarrollo del Sistema de Gestión SMS. Dentro de la infraestructura se consideran las instalaciones físicas (edificio), los espacios de trabajo en cada proyecto y los equipos de cómputo necesarios para el desarrollo de los procesos entre otros. La organización provee un ambiente de trabajo seguro y adecuado para los trabajadores, en el cual se han determinado los factores físicos y ambientales necesarios para lograr la conformidad con los requisitos del producto. 12 de 21

13 Compromiso De La Dirección La alta dirección de la organización, asume la máxima responsabilidad por el Sistema de Gestión SMS, estableciendo la política SMS, asegurando el establecimiento de los objetivos estratégicos, llevando a cabo revisiones semestrales del Sistema y haciendo reuniones periódicas con el personal de la empresa para realizar la inspección, la inducción y la re- inducción, de la Política, Objetivos y demás documentos del Sistema de Gestión SMS. L o a n t e r i o r s e evidencia en las presentaciones realizadas en los comités. Representante de la Dirección El representante de la dirección para los sistemas de gestión es nombrado por la alta dirección de Equipos e Ingeniería y tiene la responsabilidad y autoridad para: Asegurar que los requisitos de los sistemas de gestión de SMS y requisitos RUC se establezcan, implementen y mantengan. - Informar sobre el desempeño del Sistema de Gestión Integral para su revisión, incluyendo las recomendaciones para el mejoramiento del mismo. Insistir sobre la toma de conciencia con respecto a las necesidades del cliente y de que se asuma la responsabilidad por los aspectos de seguridad, salud en el trabajo y ambiente en todos los niveles de la organización. La identidad del representante de alta dirección es comunicada a los trabajadores y partes interesadas a través de la inducción, de carteleras y correos electrónicos, entre otros. La organización cuenta con el boletín Comunícate, utilizado para realizar la información concerniente al desarrollo del Sistema de gestión SMS Entrenamiento, conocimiento y Competencia. 13 de 21 Por medio del procedimiento corporativo P-SMS-1, Capacitación, motivación y entrenamiento en SSTA la organización establece los requisitos para identificar las necesidades de capacitación que requiere el personal que realiza tareas para la empresa o en su nombre, con el fin de asegurar que el personal sea competente habilidades, experiencia, formación y comportamiento. Las capacitaciones incluyen la realización de la inducción inicial, el entrenamiento en los temas de Calidad, Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y

14 Medio Ambiente y las habilidades técnicas y administrativas necesarias para el desempeño de cada cargo, con el fin de que las personas tomen conciencia de la pertinencia e importancia de la conformidad de la política SMS, los procedimientos, los requisitos de SMS y de las consecuencias de sus actividades. La organización cuenta con el programa de capacitaciones el cual incluye la identificación de las necesidades de entrenamiento, se cuenta con registros del personal capacitado y entrenado de acuerdo con las necesidades previamente identificadas. El programa de capacitaciones es revisado y ajustado de acuerdo a la naturaleza y l o s riesgos q u e la organización prevea en la planeación y ejecución de los proyectos. El programa de capacitación igualmente tiene en cuanta la programación de inducciones y re inducciones en SMS, donde se tratan entre otros aspectos los siguientes temas: Generalidades de la Empresa, aspectos generales en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente, Política de prevención y control del consumo de alcohol, drogas y tabaco en los sitios de trabajo, reglamento de higiene y seguridad industrial, funcionamiento del comité paritario de SST, plan de emergencias, entre otros Consulta y comunicación. La organización ha establecido los siguientes medios para: a. Comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización y y su relación con los contratistas. La comunicación interna se realiza, teniendo en cuenta los niveles jerárquicos, equipo de trabajo, recursos tecnológicos disponibles y requisitos legales, a través de los siguientes medios: Programa de capacitaciones 14 de 21 Correo Electrónico Carteleras Señalización Folletos b. Comunicación con los visitantes Dependiendo de los riesgos y l os requisitos del Sistema de Gestión aplicables a los visitantes, la organización puede informar o comunicar a través de: Folletos para visitantes

15 Video de ingreso (cuando aplique) Señalización. Información Verbal. c. Comunicación con partes interesadas externas. Para el recibo de la documentación y respuesta a comunicaciones con las partes interesadas externas, se siguen los lineamientos administrativos: FALTA.. d. Participación y consulta La organización ha definido la participación de los trabajadores a través del comité de investigación de incidentes, conformado por representantes del Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo, el cual participa activamente en la investigación de incidentes. Así mismo, el Comité Paritario de seguridad y salud en el trabajo, participa en: Desarrollo, revisión de Políticas y Objetivos SMS Seguimiento a las consultas realizadas por los trabajadores a cerca de cambios que afecten su seguridad o salud. Los trabajadores se encuentran representados en asuntos de HSEQ a través del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo; centralizado en la oficina principal. Las reuniones del Comité Paritario de seguridad y salud en el trabajo, son documentadas en el formato Acta de Reunión F Los trabajadores son informados sobre s us representantes en el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y quien es el representante de la alta dirección, designado por la alta Gerencia, a través de los medios establecidos por la organización. De igual forma se utilizan las carteleras, avisos y/o medio magnético a través de los computadores asignados. 15 de Documentación La Documentación del Sistema de SMS está conformada por la Política SMS, el Manual, los Objetivos, Procedimientos, Registros y todo elemento que constituye el plan básico legal integral. Los documentos son elaborados de acuerdo al INSTRUCTIVO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS I-4.2-3

16 Su acceso está habilitado para el personal de Equipos e Ingeniería en la siguiente ruta, que corresponde a la ruta del directorio compartido: "C:\Users\Equipos\Dropbox\SG-SSTA\INTRANET SG-SST Control de documentos. La organización ha diseñado y establecido un sistema de control de los documentos y registros que inciden en la prestación del servicio, lo cual se documenta en el procedimiento CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS P Los documentos pueden ser utilizados cuando sean revisados y aprobados por el personal autorizado, posterior a esto se publican en la intranet SG-SST para su difusión y se enviará vía correo a toda la organización para que sea conocido. Los documentos se aplican a partir de su fecha de expedición. Los cambios documentales pueden ser sugeridos por cualquier persona, es necesario documentar dichas sugerencias en el formato F SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTO. En el LISTADO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, F-4.2-8; se relacionan todos los manuales, procedimientos, instructivos, formatos y registros utilizados y controlados para el desarrollo de la actividades, incluido también la documentación del Sistema de Gestión SMS. 16 de Control Operacional Los controles operacionales se establecen e implementan para el nivel aceptable (gestión de riesgos) y no significativo (gestión de impactos); para las áreas y las actividades operacionales. Los controles operacionales se establecen para eliminar, reducir y/o controlar los riesgos del lugar de trabajo, para alertar a trabajadores, contratistas o visitantes. Para definir los controles operacionales, se tendrán en cuenta los siguientes documentos: Matrices de Riesgos. Matriz de aspectos e impactos ambientales. Matriz de Requisitos legales y de otra índole. Requisitos del contrato. Diagnóstico de Salud. Reportes de actos y condiciones inseguras. Resultados de auditorías. Revisiones gerenciales. Sugerencias de los trabajadores. Procedimientos operativos.

17 Para los procedimientos operativos de actividades críticas, donde la ejecución de las tareas contemple riesgos asociados a seguridad, salud en el trabajo y protección ambiental, se anexará a la plantilla de documentos tres ítems: Responsabilidades Requerimientos de SMS. Peligros identificados. Trabajos con riesgo alto, según la matriz de riesgos se analiza mediante el formato F-SMS-14 ANÁLISIS DE TRABAJO SEGURO; el cual es utilizados para cualquier actividad que se realice. La organización cuenta con el MANUAL DE SMS: SEGURIDAD, SALUD EN EL ; el cual describe la estructura documental del Sistema de Gestión Integral de SMS de la Organización y presenta la interacción entre sus elementos. También cuenta con programas de gestión, subprograma de medicina preventiva y del trabajo, higiene, seguridad industrial y ambiente. 17 de 21 Teniendo en cuenta lo establecido en el numeral Objetivos, metas y programas, la organización gestiona los riesgos e impactos, que puedan generar accidentes de trabajo, enfermedad profesional y afectaciones ambientales, a través del desarrollo e implementación de los programas de Gestión, los cuales se interrelacionan en el VAR-SMS-19 PLAN SMS. Los subprogramas de medicina preventiva y del trabajo, Higiene industrial, seguridad industrial y medio ambiente se describen en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización. La gestión ambiental cuenta con el programa VAR-SMS-2 PGA Manejo de residuos sólidos y líquidos. También cuenta con los documentos: VAR-SMS-21, PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS OFICINA y el VAR-SMS-22 PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL OBRA; estos documentos se crean con la finalidad de establecer un código en el manejo de residuos tanto sólidos como líquidos de tipo industrial y doméstico generado por las actividades de EQUIPOS E INGENIERÍA. 5. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

18 EQUIPOS E INGENIERÍA S.A. posee una estructura organizacional para responder ante posibles emergencia, la cual se entrena a intervalos planificados en el programa de inducción, y visitantes. Así mismo, la organización cuenta con los elementos esenciales para atender las emergencias en primera instancia y prestar los primeros auxilios. Para la planificación de la respuesta ante emergencias, se contempla los siguientes dos escenarios: Emergencias en la sede administrativa: Se aplica el procedimiento VAR-SMS-5 PLAN DE EMERGENCIAS CONTINGENCIAS SEDE ADMINISTRATIVA. En los proyectos o contratos, con sedes diferentes, cada plan de respuesta a emergencias debe desarrollarse teniendo en cuenta la aplicación del modelo emergencias en las oficinas. Este plan debe estar alineado con el plan de emergencias del cliente. 18 de 21 En las oficinas de campo las actividades relacionadas con la planeación de simulacros de emergencia, cuando apliquen en sitio, son registradas en el programa HSE de cada proyecto. Los planes de emergencias, son revisados o actualizados en las siguientes situaciones: Por solicitud de acción correctiva y preventiva como resultado simulacros o auditorias; Como respuesta a los resultados obtenidos en la investigación accidentes; o Anualmente si es requerido. de de Para registrar la prueba del procedimiento de respuesta a situaciones de emergencia, se ha establecido el formato F-SMS-21 SIMULACROS. 6. VERIFICACIÓN, MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO 6.1 MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO Generalidades La organización cuenta con el formato F-SMS-35 INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES SMS por medio del cual cada uno de las obras reporta las actividades realizadas durante el mes o la frecuencia que se determine

19 Subprograma de Gestión Ambiental Con el fin de minimizar los impactos ambientales originados por las actividades que realiza la organización, la empresa cuenta con el procedimiento P-SMS- 12 IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS ES Y VALORACIÓN DE IMPACTOS ES, el cual contempla temas relacionados con el plan de gestión de residuos. Análisis de Datos 19 de 21 La organización determina, compila y analiza los datos necesarios para demostrar la eficacia del sistema de gestión y evaluar donde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema. Para ello, el Informe de Revisión del Sistema de Gestión acopia los resultados de los indicadores de procesos y programas de gestión del sistema, resultados de auditorías, evaluación de los clientes, entre otros y genera las recomendaciones para la mejora y el plan de acción para el siguiente periodo. Los resultados que se obtengan de las actividades desarrolladas en los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo, Seguridad e Higiene Industrial, son analizados y revisados como parte integral del Sistema de Gestión SMS. 7. EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO LEGAL Y OTROS Para el cumplimiento de los requisitos legales y otro índole, la organización ha implementado el procedimiento P-SMS-2 IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE, el cual incluye las estrategias para la evaluación de cumplimiento de requisitos legales y otros aplicables. 8. INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES, NO CONFORMIDADES, Y ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Investigación de incidentes. La empresa implementa y aplica el procedimiento P-SMS-9 REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES para registrar, investigar y analizar incidentes con el fin de: a) Determinar las deficiencias en Seguridad, Salud en el trabajo y

20 Ambiente, y otros factores que puedan causar o contribuir a que ocurran incidentes, así como la identificación de necesidades de acción correctiva, preventiva u oportunidades de mejora. b) Comunicar los resultados de estas investigaciones a través de las lecciones aprendidas. 2 de 21 La firma dentro del registro F-SMS-13 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES establece los plazos para realizar dichas investigaciones atendiendo los requisitos legales y otros suscritos por la organización, con el fin de que se lleven a cabo de manera oportuna. Los resultados del reporte su investigación, se efectúan mediante los formatos: F-SMS-12 REPORTE INMEDIATO DE INCIDENTES. Estos documentos permiten realizar la investigación de los accidentes, casi accidentes laborales y ambientales que puedan ocurrir, para determinar sus causas. 8.1 NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Acciones preventivas Equipos e Ingeniería, ha establecido, implementa y mantiene el procedimiento P ACCIÓN CORRECTIVA - PREVENTIVA, para tratar las no conformidades y tomar acciones correctivas y preventivas según sea el caso. Para la identificación, seguimiento y control de las no conformidades, la organización cuenta con el Cuadro de Control de ACAP (Acciones Correctivas Acciones Preventivas) por medio del cual se identifican las No conformidades o desviaciones al sistema, se determinan las causas, se establecen los correctivos o acciones a tomar, se establecen los recursos y plazos para seguimiento y control. 9. CONTROL DE LOS REGISTROS La organización cuenta con el procedimiento CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS P-4.2-2, que permite la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros existentes en todos los proyectos y procesos de la organización. 1. AUDITORÍA INTERNA Equipos e Ingeniería, establece semestralmente un programa de Auditoria SMS

21 el cual tiene un proceso de seguimiento. Estos programas se planifican teniendo en cuenta el estado y la importancia de los procesos, los resultados de auditorías previas y los resultados de las valoraciones de riesgo de las actividades de la organización. 21 de 21 Por medio de estos mecanismos se determina si el sistema: Está conforme con las disposiciones planificadas para su Sistema de Gestión Ha sido implementado y mantenido en forma apropiada. Es efectivo en cumplir las políticas y objetivos de la empresa. El programa de auditoría, se basa en los resultados de las auditorías previas, las evaluaciones de riesgos e impactos de actividades de la organización y el estado y la importancia de los procesos. 11. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN La Gerencia realiza semestralmente la revisión al Sistema de Gestión, para verificar su cumplimiento. La información de entrada para la revisión incluye: Oportunidades de mejora Necesidades de efectuar cambios al sistema de Gestión, incluyendo Políticas y Objetivos. Los resultados de las auditorías y las evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros. Resultados de la participación y consulta. Retroalimentación del cliente Las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas (inclusive las quejas). El desempeño de los procesos y la conformidad del producto. Grado de cumplimiento de los objetivos. Estado de investigaciones de incidentes, acciones correctivas y preventivas. Análisis estadísticos de enfermedad laboral, revisión de los indicadores del programa ambiental. Seguimiento a revisiones de la dirección anteriores. Circunstancias cambiantes que puedan afectar el sistema, incluidos los cambios de los requisitos legales y otros.