CONSULTORÍA. 1. Solicitud, documentos de entrada y radicación de cotización

Transcripción

1 PAGINA 1 DE 12 OBJETIVO Establecer las actividades a desarrollar para la prestación de servicios de consultoría a través de la oficina de la Coordinación de Servicios Científicos. ALCANCE Aplica a la prestación de servicios de análisis de laboratorio o consultorías, desde el recibo de la solicitud hecha por el cliente, pasando por la preparación de las propuestas, negociación, legalización, ejecución, hasta la finalización de las mismas y aseguramiento de la información producida. DESCRIPCIÓN 1. Solicitud, documentos de entrada y radicación de cotización Se recibe por parte del cliente, ya sea vía correo electrónico o carta formal, solicitud de la propuesta técnica y/ó económica para la realización de análisis de laboratorio o consultoría, para la cual se debe asegurar que contenga los alcances del servicio solicitado, el lugar de prestación de los mismos, el tiempo disponible para la entrega de resultados, los productos esperados, etc. En caso de que su solicitud haya tenido origen en un requerimiento de la autoridad ambiental, el cliente debe enviar copia de los términos de referencia que le han sido entregados por la misma. (Entrada para el diseño de la propuesta) Una vez se reciba la solicitud o decisión administrativa, ésta se radicará por parte de la Coordinación de Servicios Científicos con la siguiente nomenclatura: SC-###- AA, en donde SC designa que el documento corresponde a una Solicitud de cotización, ### es un número consecutivo de tres dígitos que corresponde al número de solicitud de cotización AA son los dos últimos dígitos del año en el cual

2 PAGINA 2 DE 12 es hecha la solicitud. Asimismo se registra en el formato de Registro de solicitudes de cotización y de propuestas técnicas y económicas FT-CSC-002. Una vez revisada la solicitud de cotización y dependiendo de los alcances de la misma, el Coordinador de Servicios Científicos y/o el Subdirector de Investigaciones Científicas determinarán quienes serán los responsables de revisar la solicitud para determinar la factibilidad de preparación de una propuesta técnica y económica (PTE); en caso de no ser factible, el Coordinador de Servicios Científicos informará por escrito al cliente explicándole las razones por las cuales no se cotiza y agradeciéndole su solicitud. 2. Preparación del borrador de la PTE La propuesta técnica y económica se codificará en la Coordinación de Servicios Científicos con la sigla PTE-###-AA sigla de la empresa solicitante, en donde PTE designa Propuesta Técnica y Económica, ### será un número consecutivo de tres dígitos que corresponderá al mismo consecutivo de la solicitud de cotización y luego se colocará la sigla de la empresa p.ej. PTE-124-ECOPETROL. El seguimiento de la preparación y revisión del diseño de la misma se hará utilizando el formato de seguimiento del diseño y desarrollo de propuestas técnicas y económicas FT-CSC-003. La propuesta técnica será preparada por el equipo de investigadores y/o consultores que se designen en el paso anterior, la misma buscará dar cumplimiento a los objetivos, alcances y productos solicitados por el cliente, cuidando de mantener los estándares de calidad nacionales e internacionales que sean

3 PAGINA 3 DE 12 necesarios, procurando el cumplimiento de los términos de referencia correspondientes y maximizando el uso del tiempo y los recursos disponibles. 3. Revisión, verificación y validación del diseño de la PTE. El Coordinador de Servicios Científicos revisará la PTE, evaluando la calidad, pertinencia y eficiencia técnica y económica de la misma para lograr los objetivos, alcances y productos solicitados por el cliente y el ajuste de los mismos a los términos de referencia correspondientes dejando evidencia en el FT-CSC-003. Igualmente preparará la propuesta económica en el formato FT-CSC-004 presupuesto de consultoría, con base en la lista de tarifas de consultoría y análisis de laboratorio vigentes, costos de vehículos institucionales, salarios y viáticos vigentes y directrices sobre costos administrativos correspondientes. Igualmente contemplará los impuestos, pólizas, timbre y demás gravámenes nacionales o regionales que apliquen. los cuales, si hay necesidad, serán consultados con la Subdirección de Recursos y Apoyo a la investigación. En caso de requerirse, el equipo de investigadores y consultores designado para trabajar en la propuesta, realizará las correcciones y ajustes solicitados por el Coordinador de Servicios Científicos y entregará dentro de los plazos fijados la PTE adecuada. Los cambios se evidenciaran a través de la herramienta control de cambios de Microsoft Word y Excel, en las diferentes versiones que se hagan de la PTE. El Coordinador de Servicios Científicos verificará las correcciones realizadas tanto en la parte económica como técnica y remitirá la versión final al cliente, junto con carta de remisión firmada por el Coordinador de Servicios Científicos o bien por el representante legal del INVEMAR, en caso de que el cliente así lo requiera.

4 PAGINA 4 DE Revisión, negociación y ajustes de la PTE El cliente revisará la PTE y solicitará las aclaraciones, correcciones o ajustes a la propuesta que él considere pertinentes. De ser necesario se realizarán las negociaciones del caso en cuanto a costos, tiempos de ejecución y productos esperados, hasta la aprobación o rechazo definitivos de la PTE. 5. Legalización del contrato De ser aprobada la propuesta se procederá, de común acuerdo con el cliente, a la elaboración de la orden, oferta mercantil, contrato o convenio que sea necesario para la prestación del servicio y a su posterior legalización mediante la adquisición de las garantías, firmas y de ser necesario publicación del documento respectivo. 6. Ejecución del proyecto Se procederá a la realización del proyecto de acuerdo a los lineamientos de la PTE y del PR-SCI-001 Ejecución y evaluación de proyectos de investigación (exceptuando la identificación de informes). Durante la ejecución del mismo se entregarán los productos parciales y finales previstos, normalmente consistentes en informes ejecutivos, de avance y finales. Los informes dependiendo de su tipo se designan por las siglas: IEA para informes ejecutivos de actividades, ITA para informes técnicos de avance e ITF para informes técnicos finales. 7. Finalización y liquidación del contrato Una vez revisado, corregido y recibido a satisfacción el informe final por parte del cliente se procederá a la liquidación del contrato o convenio, firmándose el acta de finalización correspondiente. 8. Aseguramiento de la información

5 PAGINA 5 DE 12 Finalmente se incluirán en la copia institucional los informes y documentos correspondientes a la consultoría para asegurar la información producida. La información en medio físico queda bajo la responsabilidad de la Coordinación de Servicios Científicos, por un periodo de cinco años.

6 PAGINA 6 DE 12 No FLUJO ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS 1 RECIBIR SOLICITUD DEL SERVICIO DE Recibir por escrito, radicar y enviar a la oficina CSC la solicitud del servicio de consultoría. Si llega directamente a la CSC o por correo electrónico, se enviará copia a AYC para su radicación. AYC FT-CSC DEFINIR PARTICIPANTES Se revisa solicitud de servicio de consultoría y se define la participación de los programas del Instituto en la presentación de propuesta y/ó ejecución de la consultoría SCI y CSC FT-CSC PREPARAR PROPUESTA Preparación de la propuesta técnica y económica de acuerdo con la solicitud y términos de referencia. La propuesta debe incluir entre otros: objetivos, alcances, metodología, cronograma, presupuesto, forma de pago CSC y Programa (s) responsables FT-CSC-003 Propuesta técnica FT-CSC REVISIÓN, VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DEL DISEÑO DE LA PTE. Revisar, verificar y validar propuesta técnica y económica, revisar oficio remisorio para envío al cliente a través de la oficina de archivo y correspondencia Coordinador de Servicios Científicos FT-CSC ENVIAR PROPUESTA Escanear y enviar propuesta de consultoría por correo certificado AYC FT-CSC NEGOCIAR Realizar el seguimiento a la propuesta con el cliente, de acuerdo a consideraciones técnicas y económicas, en los casos que aplique se llevaran a cabo modificaciones a la propuesta inicial. 7 LEGALIZAR Firmar documento contractual para la prestación del servicio DGI Acuerdo Contractual 8 SUSCRIBIR PÓLIZAS 1 Conforme al documento contractual, CSC solicita al Jefe de Convenios y Seguros que se suscriban las pólizas convenidas con el cliente. Gestionar la suscripción de las pólizas solicitadas ante las aseguradoras o por intermedio de una empresa corredora de seguros. Coordinador Servicios Científicos o su delegado Jefe de Convenios y Seguros

7 PAGINA 7 DE 12 No FLUJO ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS 9 INFORMAR INICIO DE Se elabora memorando interno para DGI, para aprobación del inicio de la consultoría, el cual incluye el plan operativo, anexo de original de contrato y pólizas, delegación de jefe de proyecto y de ordenador del gasto Coordinador de Servicios Científicos Memorando a DGI con plan operativo, delegación de jefatura de proyecto y ordenador del gasto 10 EJECUTAR Ejecución del proyecto. Entrega de informes ejecutivos, de avance y final del proyecto. Informes financieros cuando sea el caso, así como radicación de cuentas de cobro y facturas, así como seguimiento de pagos parciales CSC, PROGRAMA ; y SRA 11 LIQUIDAR CONTRATO Suscribir acta de finalización de contrato u orden de servicio con el cliente CSC Acta de finalización o acuso de recibo a conformidad 12 LEGALIZAR LIQUIDACIÓN Firmar acta de finalización del contrato, previa verificación del visto bueno de la Coordinación de Servicios Científicos. DGI 13 INGRESAR A COPIA INSTITUCIONAL Copiar informes de consultoría en carpeta de copia institucional. CSC Copia en papel y electrónica en pdf de los informes asegurada DEFINICIONES Análisis de laboratorio: corresponde a la determinación de una o más variables físico-químicas en muestras de agua, sedimentos u organismos marinos, siendo el producto una tabla de resultados obtenidos por la Unidad de Laboratorios del Instituto, los cuales se entregan en un formato de Informe de Resultados (IR), firmados por el químico del laboratorio.

8 PAGINA 8 DE 12 Consultoría: proyecto de investigación diseñado para responder una o varias preguntas ambientales hechas por el cliente en torno a una obra marina o costera, un requerimiento de la autoridad ambiental o una problemática ambiental determinada, que requiere para su resolución de un diseño metodológico riguroso y de la conformación de un equipo de especialistas generalmente interdisciplinario. Cliente: persona natural o jurídica que solicita y financia un servicio de análisis de laboratorio o de consultoría. Términos de referencia: documento que describe en detalle los objetivos, alcances, preguntas o problemática ambiental que se desea resolver. Normalmente incluye además las variables físicas, químicas y biológicas mínimas a ser tenidas en cuenta. Propuesta Técnica y Económica (PTE): documento en el que se recopilan los objetivos, alcances, metodología, productos, cronograma, presupuesto y forma de pago propuesta para resolver las preguntas o requerimientos hechos por el cliente. Consultores: profesionales o firmas especializadas externas que participan en la consultoría a través de contratos de prestación de servicios y que normalmente son o pueden llegar a ser proveedores de servicios profesionales del INVEMAR. Desde el punto de vista del cliente son subcontratistas. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O RELACIONADOS Guía de contratos Guía de convenios

9 PAGINA 9 DE 12 ANEXOS Anexo 1. Formato FT-CSC-002 Formato de solicitudes de cotización y de propuestas técnicas y económicas Anexo 2. Formato FT-CSC-003 Seguimiento del diseño y desarrollo de propuestas técnicas y económicas (PTE) Anexo 3. Formato FT-CSC-004 Presupuesto de consultoría REGISTRO DE CAMBIOS VERSIÓN No CAMBIO REALIZADO Primera versión del documento preparada por Oscar David Solano, Coordinador de Servicios Científicos En el numeral 3 Preparación y revisión de la PTE se modificó la última frase del antepenúltimo párrafo, cambiando revisión y aprobación por parte de SRA por si hay necesidad, serán consultados con la Subdirección de Apoyo a la Investigación. Pues este es el procedimiento real que se está realizando. Se suprimió el sistema de nomenclatura de los informes provisionalmente, pues se está haciendo una revisión de la misma para su optimización y reconstrucción histórica, lo que permitirá que cada informe generado cuente con un código único Se modifican los numeras 2 y 3 y se mejora el FT-CSC-003 con el propósito de dar cumplimiento al numeral 7.3 de la ISO 9001 en lo relacionado con el diseño y desarrollo de las propuestas técnicas y económicas de la CSC VIGENTE DESDE 19-jun may-11 Revisado por: Jesus Garay Tinoco Oscar Solano Plazas Aprobado por: Francisco Arias Isaza Cargo: Subdirector de Coordinación de Investigaciones Coordinador de Servicios Científicos Cargo: Director General Firma:

10 PAGINA 10 DE 12 FORMATO DE SOLICITUDES DE COTIZACIÓN Y DE PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS FT-CSC-002 Versión:00 PROPUESTA CODIGO CLIENTE DESCRIPCION PRIMERA SEGUNDA FINAL PT AN PTE - PE FECHA SOLICITUD FECHA ENTREGA RTA FECHA RTA SC-###-AA PTE-###-Sigla empresa Abreviaturas: PTE: Propuesta Técnica y Económica PE: Propuesta Económica AN: Análisis de Laboratorio RTA: Respuesta del cliente

11 PAGINA 11 DE 12 SEGUIMIENTO DEL DISEÑO Y DESARROLLO DE PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS (PTE) FT-CSC-003 Versión:01 Cotización: Solicitante: Contacto: Cotizó: Fecha de solicitud: Fecha de cotización: Objeto: No. FASES TAREA Vo FECHA Solicitud formal de análisis DOCUMENTO SOPORTE RESPONSABLE Planificación y desarrollo. Elementos de entrada Resultados del diseño y desarrollo Revisión del diseño y desarrollo Verificación del diseño y desarrollo Validación del diseño y desarrollo Control de cambios del diseño y desarrollo Radicación e inclusiòn de solicutud en base de datos de cotizaciones Definir con quienes corresponda la factibilidad de la propuesta Nombrar responsables de la elaboración de la propuesta y entregarles elementos base del diseño Primer borrador de la propuesta técnica y Económica (PTE) Viabilidad de los objetivos propuestos Solidez del diseño metodológico Definición de productos entregables y cronograma Revisión del presupuesto para verificar que se cuente con los recursos necesarios Se verifica el borrador corregido de la PTE para asegurar que el mismo cumple con los requisitos inicialmente solicitados Se aprueba la versiòn final de la PTE y se envía al cliente con carta remisoria Solicitar y archivar documento de acuso de recibo Incluir esta hoja de chequeo en copias electrónicas e impresas de la PTE Archivar cotización debidamente nombrada en carpeta Cotizaciones año Los cambios y modificaciones del diseño eventualmente solicitados por el cliente son revisados, verificados y validados en nuevo diseño

12 FT-CSC-004 Versión:00 PAGINA 12 DE 12 PRESUPUESTO DE Cotización: Solicitante: Contacto: Presupuesto desglosado Fecha de solicitud: Fecha de cotización: Cotizó: Objeto: RUBROS HONORARIOS PERSONAL UNIDAD COSTO UNITARIO CANTIDAD TOTAL (pesos) Subtotal 0 SALIDAS DE CAMPO Subtotal 0 ANÁLISIS FISICOQUÍMICOS EN AGUAS EN SEDIMENTOS EN ORGANISMOS Subtotal 0 MATERIALES Y SUMINISTROS Subtotal 0 OTROS RUBROS Subtotal 0 SUBTOTAL SIN A.I.U. 0 A.I.U. Administración y utilidad % 0 Pólizas de cumplimiento, calidad, etc % 0 Impuestos % Timbre % Publicación % Subtotal 0 SUBTOTAL 0 IVA 0 TOTAL 0