MANUAL DE FUNCIONAMIENTO SERVICIOS DE EMPLEO

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1 MANUAL DE FUNCIONAMIENTO SERVICIOS DE EMPLEO TABLA DE CONTENIDO I. OBJETO... 2 II. ALCANCE... 2 III. DEFINICIONES... 2 Centro de atención Usuario (solicitantes del servicio)... 2 Usuario (buscador de empleo)... 2 Requisición de personal Oferta de trabajo Portal De Empleo IV. FUNCIONES Y AUTORIDAD... 3 Responsabilidad y autoridad de la Coordinación de... 3 Responsabilidad y autoridad del... 4 Responsabilidad y autoridad del Asistente de... 4 Responsabilidad y autoridad del Practicante (funge como asesor de empleo) de... 5 V. PROCEDIMIENTO REQUISITOS GENERALES PROVISIÓN DE RECURSOS... 6 Recursos Tecnológicos REALIZACIÓN DEL SERVICIO de la Realización del Servicio Procesos Relacionados con el usuario Requisitos del Servicio Revisión de Requisitos del Servicio INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS PRESTACIÓN DEL SERVICIO Usuarios (Buscadores de Empleo) Usuarios (Ofertantes de Empleo) Reclutamiento de personal Selección y Vinculación Laboral... 9 El servicio de selección y colocación comprende tres tipos de apoyo: Plazos de Entrega de los Procesos SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Medición de la Satisfacción de los Usuarios Control de la Calidad del Servicio MEJORAS ANEXOS: SE-PO01 1

2 I. OBJETO El objeto de este manual es regular los servicios de Empleo del de Competencias Laborales y Empleo Serán funciones prioritarias de la, las siguientes: Registrar y canalizar la oferta de mano de obra y/o servicios dentro del Distrito Metropolitano de Quito y su área de influencia. Desarrollar en los registrados en los las habilidades que le den autosuficiencia en la búsqueda de empleo; y, Lograr canales de comunicación efectivos entre la oferta y la demanda de empleo para los empresarios interesados en este sistema de apoyo. II. ALCANCE El presente manual aplica a las actividades que se desarrollan en los ubicada en las instalaciones de CONQUITO en la Factoría del Conocimiento. III. DEFINICIONES Centro de atención.- Espacio físico debidamente equipado y habilitado que cuenta con un equipo de técnicos y/o personal de apoyo con estudios afines en psicología industrial y/o administración de personal para la asesoría y registro de candidatos y/o empresarios. Usuario (solicitantes del servicio) Es toda aquella persona natural o jurídica que solicita el servicio de apoyo en la búsqueda y colocación de un (a) empleado (a) para su contratación. Usuario (buscador de empleo) Es toda aquella persona cesante o no, que se acerque a los centros de atención para el registro de sus datos en el portal Web de la. CV.- Hoja de Vida del buscador de empleo la misma que consiste en un resumen de su trayectoria académica, laboral (si la tuviere), así como de actividades pertenecientes a la búsqueda de trabajo y/o empleo. Éste no requiere de documentos físicos de respaldo pues solo se lo solicita para el registro en línea. Requisición de personal.- Requerimiento telefónico o escrito que el usuario solicitante del servicio realiza a la Servicios de Empleo. Oferta de trabajo.- Requerimiento de personal publicado en el Portal de Empleo en el cual el empresario y/o SE-PO01 2

3 asesor de empleo detalla el perfil del cargo requerido. Portal De Empleo.- Es el software utilitario creado para almacenar los registros de los buscadores de empleo. IV. FUNCIONES Y AUTORIDAD Los cuenta con un equipo técnico mínimo de gestión conformado por al menos los siguientes miembros: un coordinador, un responsable, un asistente y practicantes de los últimos años de Psicología Industrial y/o carreras afines con especialización en administración de personal, quienes harán el rol de asesores de empleo durante sus prácticas pre - profesionales. Responsabilidad y autoridad de la Coordinación de a. Coordinar el cumplimiento de metas de acuerdo a la Operativa Anual de CONQUITO. b. Revisar y autorizar la provisión de los recursos necesarios para el cumplimiento de metas y objetivos del servicio. c. Suscribir convenios de cooperación técnica y financiera de organismos nacionales e internacionales d. Coordinar permanentemente la planificación y el desarrollo de los servicios. e. Recomendar a directivos y personal operativo de la Corporación en la implementación de los sistemas, manuales y procesos de mejoramiento; a fin de garantizar la calidad de los servicios. f. Cumplir con las políticas y reglamentos emitidos por CONQUITO para el manejo de los servicios. g. Propiciar el relacionamiento con instituciones, empresas y la comunidad para la gestión eficiente del servicio. h. Asumir la custodia y la responsabilidad de los bienes y equipos de propiedad de CONQUITO y de los aportados por los aliados, de ser el caso. i. Planificar y coordinar las actividades de capacitación con el equipo técnico. j. Definir y establecer objetivos, metas y estrategias para el servicio de empleo ejecutado por la Agencia Municipal de Desarrollo Económico CONQUITO. k. Definir los métodos y técnicas adecuadas para la prestación del servicio de Empleo. l. Definir procedimientos y estándares de trabajo tanto para ser cumplidos por los miembros de su departamento. m. Planificar el trabajo de su equipo a cargo, a fin de cumplir con los objetivos del área. SE-PO01 3

4 n. Promover la mejora continua de los procesos desarrollados por el área, bajo su responsabilidad, implementarlos y monitorearlos. Responsabilidad y autoridad del a. Planificar y coordinar las actividades de capacitación con el equipo técnico. b. Definir y establecer objetivos, metas y estrategias para el servicio de empleo ejecutado por CONQUITO. c. Definir los métodos y técnicas adecuadas para la prestación del servicio de empleo. d. Definir procedimientos y estándares de trabajo tanto para ser cumplidos por los miembros de su departamento. e. Planificar el trabajo de su equipo a cargo, a fin de cumplir con los objetivos del área. f. Promover la mejora continua de los procesos desarrollados por el área, bajo su responsabilidad, implementarlos y monitorearlos. g. Participar de las reuniones de Calidad, como representante de su área para el comité de Calidad de la institución. h. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones, normas, principios y regulaciones que emite la institución, para la correcta ejecución de las actividades suyas y del personal a su cargo. i. Hacer seguimiento del proceso. j. De ser el caso, preparar y presentar proyectos para cooperación técnica y/o financiera de organismos nacionales e internacionales. k. Recabar y consolidar la información de las actividades realizadas por cada uno de los técnicos de forma mensual. l. Elaborar informes mensuales respecto al cumplimiento de metas, actividades realizadas, e ingresos de autogestión realizados. m. Seguimiento a las actividades planificadas en cada Administración Zonal, satisfacción y conformidad del servicio. Responsabilidad y autoridad del Asistente de a. Establecer contacto directo con los usuarios del servicio de empleo. b. Dar información acertada y clara de los eventos que se han planificado. c. Procesar directamente los requerimientos de los usuarios del servicio de empleo. d. Brindar apoyo operativo y administrativo al área. SE-PO01 4

5 e. Gestionar actividades de logística y administrativas. f. Entregar reportes al, sobre el cumplimiento de metas. g. Monitorear los procesos de reclutamiento, selección y colocación de personal. h. Monitorear la atención oportuna a requisiciones de personal. i. Llevar el seguimiento sobre el buen funcionamiento de los eventos dentro y fuera de las instalaciones de CONQUITO. j. Mantener actualizado los expedientes del servicio Responsabilidad y autoridad del Practicante (funge como asesor de empleo) de a. Dar información acertada y clara sobre el servicio de empleo. b. Brindar apoyo operativo y administrativo al área. c. Controlar el registro adecuado de buscadores de empleo d. Controlar que se cumpla con la atención de requisiciones de personal e. Entregar reportes al, sobre el cumplimiento de metas. f. Administrar los suministros de oficina. g. Atender a los usuarios que solicitan el servicio de empleo. V. PROCEDIMIENTO El presente procedimiento describe el apoyo que brinda CONQUITO a través de los servicios de Empleo: 1. REQUISITOS GENERALES Para garantizar la eficiencia y eficacia del Servicio de Bolsa de Empleo se ha contemplado lo siguiente: Se han identificado los subprocesos necesarios, su secuencia e interacción, para prestar un servicio de calidad de acuerdo al Mapa de Procesos SE-MP Se han determinado los controles necesarios para que el proceso sea eficaz. Se han establecido los mecanismos necesarios para medir el comportamiento del proceso. Para garantizar un servicio de calidad se ha contemplado y planificado la contratación de los siguientes procesos externos: SE-PO01 5

6 - Servicios de capacitación - Procesos de organización e implementación de eventos públicos y sociales Dichos procesos externos serán contralados de acuerdo a lo estipulado el Procedimiento Administrativo GA-PO01 2. PROVISIÓN DE RECURSOS CONQUITO planifica la gestión de recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos de acuerdo al presupuesto anual asignado y la estructuración programática para el periodo de acuerdo a las directrices de planificación y presupuesto del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito. Recursos Tecnológicos El servicio de Empleo cuenta con una aplicación informática en línea que permite llevar y acceder a los registros de los candidatos y ofertas. Para operar el sistema es necesario referir al SE-PO02 Manual de Operación del Software de Empleo 3. REALIZACIÓN DEL SERVICIO Los procedimientos descritos a continuación regulan los servicios prestados por el proyecto de Competencias Laborales en temas de empleo. 3.1 de la Realización del Servicio Las actividades a realizarse son planificadas de forma coherente con los objetivos institucionales, locales y nacionales, para esto se han establecido los componentes, macroactividades y recursos necesarios para la prestación del servicio; así como el método de seguimiento y medición de estas actividades. Esta información se encuentra contenida en el Plan Operativo Anual de de acuerdo a los formatos establecidos por la Secretaría de del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito y CONQUITO para el año vigente. 3.2 Procesos Relacionados con el usuario Requisitos del Servicio Los están dirigidos a personas en situación de desempleo y personas naturales, empresas públicas y privadas que requieran personal calificado y competente, para ello se tiene la siguiente oferta de servicios: Cápsulas de orientación profesional Orientación para el acceso a empleos de calidad Vinculación laboral Los buscadores de empleo deben ingresar toda la información de sus hojas de vida en el portal de empleo, para acceder a las ofertas de empleo. SE-PO01 6

7 Las empresas pueden solicitar personal mediante una requisición de personal o publicando sus ofertas de empleo Revisión de Requisitos del Servicio Las requisiciones de personal u ofertas de empleo serán revisadas por el asistente de proyecto, e ingresadas al portal de empleo, con el fin de analizar la disponibilidad de perfiles que se ajusten al requerimiento y la transparencia en la información brindada por la empresa Comunicación con el usuario a. Los usuarios pueden acceder de forma permanente al equipo del proyecto para solicitar apoyo o manifestar cualquier inquietud. b. Los usuarios de los, en cualquier momento a través de cualquier medio, podrán manifestar sus comentarios. c. Los comentarios se pueden recibir por cualquier medio, en el formato general Oportunidades de Mejora d. Las consultas, pedidos y convenios para uso del servicio se pueden hacer mediante; Visitas físicas al centro de atención Visitas virtuales a Consultas telefónicas o vía Oficios y cartas dirigidas puntualmente al proyecto y/o la Dirección Ejecutiva e. Estos comentarios serán remitidos al Sistema de Gestión de Calidad para su seguimiento de acciones a tomar, verificación del cumplimiento y eficacia de las acciones implementadas. 4. INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS El proceso general para la adquisición de bienes y servicios están identificados en el Procedimiento Administrativo GA-PO01, para el caso de procesos de capacitación se deberá considerar el de Competencias Laborales CLE-PO01, donde se describen los requisitos necesarios para iniciar un proceso de compra. 5. PRESTACIÓN DEL SERVICIO 5.1 Usuarios (Buscadores de Empleo) Sólo podrán ser usuarios de los, las personas naturales mayores de edad, o menores debidamente autorizados, de nacionalidad ecuatoriana o extranjeros con papeles debidamente legalizados o en condición de refugio cuyo caso deberán ser portadores de la visa 12-IV, dando prioridad a madres jefas de hogar y jóvenes que requieran encontrar un empleo o mejorar sus condiciones de trabajo actuales así como quienes estén considerados como mano de obra no calificada para efectos de capacitación. SE-PO01 7

8 5.1 Usuarios (Ofertantes de Empleo) Solo podrán ser usuarios, solicitantes de personal, las personas naturales, empresas públicas y privadas, legalmente constituidas, cuyas ofertas de empleo se rigen al mandato estipulado en el Código del Trabajo vigente. 5.2 Reclutamiento de personal En la búsqueda de personal, existen diversas formas en las cuales se pueden hacer los primeros acercamientos. La modalidad elegida dependerá de los siguientes factores: Si existe personal con el perfil requerido que se pueda reclutar; y, Si ha habido cambios en el mercado laboral en cuanto a modalidades de contratación Los métodos pueden incluir: Publicar una oferta de trabajo en el Portal de Empleo lo que automáticamente abrirá un proceso de selección Definir el perfil del cargo, mediante requisición de personal Establecer contacto directo o cualquier otra forma de comunicación personal con los posibles candidatos; Dirigirse a grupos profesionales específicos a cuyos miembros se les considera como personal calificado; Solicitar el apoyo a la red de colocadores; y, Publicar anuncios en que se solicita personal mediante los medios masivos comunitarios, reuniones y campañas de información pública Registro de datos del Buscador de Empleo El buscador de empleo que desea ser parte del personal registrado en los Servicios de Empleo, tiene que necesariamente dar la autorización respectiva para difundir la información de su hoja de vida, en cumplimiento a la Ley de Uso de la Información. Para esto el buscador de empleo, debe seleccionar la casilla que se encuentra en el apartado Condición de Registro una vez concluido el registro de sus datos en el Portal Web de Empleo. El personal puede reclutarse y seleccionarse estrictamente con base a la idoneidad para las funciones que tendrá que desempeñar, para lo cual se le realizará la evaluación y calificación correspondiente previa al ofrecimiento del empleo. El registro de la hoja de vida se podrá hacer en cualquier momento a través del Portal Web de Empleo o en el centro de servicios en caso de que el buscador de empleo no esté en capacidad de registrar sus datos por sí mismo, de acuerdo a los horarios estipulados para el efecto Registro de datos de los Usuarios Empresas Ofertantes de Empleo a) Las empresas solicitantes del servicio pueden remitir sus requerimientos de personal de forma escrita a través de una Requisición de Personal, o publicar su oferta en el Portal de Empleo, en cualquiera de estos casos nos reservamos el derecho de no atender el requerimiento por falta de garantías a los usuarios, o por no disponer de los perfiles SE-PO01 8

9 solicitados; en cuyo caso se enviará una comunicación excusándonos por no atender el requerimiento presentado, con su respectiva justificación. b) Una vez recibida la Requisición de personal / Oferta de trabajo, el asistente de proyecto, procede a la publicación de la oferta de empleo en el Portal Web de Empleo. c) Los solicitantes del servicio, pueden obtener la información de nuestra base de datos únicamente tras haber llenado el Registro de Empresas/Hogares y obtenido su clave respectiva. Nota: para los procesos de registro de datos, referirse al Manual de Uso de Software de Empleo SE-PO Selección y Vinculación Laboral Una vez que se ha publicado la oferta de empleo, se da inicio al proceso de selección donde el asistente de proyecto efectúa el cruce de información entre la oferta y la demanda debidamente registradas a fin de buscar e identificar los candidatos que cumplan con el perfil del cargo requerido por los usuarios solicitantes del servicio. El asesor de empleo, será asignado para manejar los procesos de selección al que hará un seguimiento respectivo, a fin de confirmar la colocación de los candidatos seleccionados. Para el efecto el Portal Web de Empleo permite generar reportes de colocaciones y seguimientos en tablas. Sin embargo, el candidato puede hacer una aplicación directa a una oferta de trabajo publicada en el Portal Web de CONQUITO haciendo clic en Aplicar a esta Oferta ubicado en la parte inferior del anuncio, lo cual no garantiza idoneidad en la aplicación. El servicio de selección y colocación comprende tres tipos de apoyo: 1. Información de perfiles para el contacto y reclutamiento por parte del usuario solicitante del servicio En este caso, el asesor de empleo, busca candidatos que cumplan con el perfil requerido por el usuario solicitante del servicio, y le envía la información para que se proceda a la selección. 2. Selección básica (entrevista de trabajo y verificación de referencias) Basados en una entrevista básica se podrán detectar el grado de conocimientos y experiencias de los candidatos para cumplir con el perfil requerido por los solicitantes del servicio. La verificación de referencias consiste en: Revisar el historial de empleo, pidiendo referencias de su desempeño Verificar sus antecedentes personales y laborales; En casos donde el solicitante no tiene este historial previo, pedir una referencia que pruebe la experiencia y capacidad (en pasantías, prácticas o actividades informales y otros) del solicitante en comparación con el perfil necesario y con las descripciones de las labores. SE-PO01 9

10 Verificación de antecedentes penales. 3. Selección completa de personal (diagnóstico psicométrico de candidatos y envío de ternas) Para confirmar que candidatos seleccionados están en capacidad de cumplir con una buena disposición y actitud proactiva para el trabajo, se aplicarán diagnósticos psicométricos a fin de confirmar ciertas aptitudes básicas en un candidato, los diagnósticos psicométricos son: - Test 16PF5 - Test de CLEAVER Una vez evaluado el grupo se procederá a resumir todo el proceso en la opción de Colocaciones del sistema en el Portal de Empleo y acompañado de un correo electrónico o carta de envío de candidatos será entregado al usuario en forma electrónica o impresa respectivamente Plazos de Entrega de los Procesos El plazo de entrega de los resultados de reclutamiento y/o selección al usuario solicitante del servicio será el siguiente: a) En el caso de un proceso de reclutamiento al menos 3 días laborables a partir de la recepción de la Requisición o registro del Anuncio de trabajo en el Portal de Empleo. b) En el caso de un proceso de selección básico, al menos 5 días laborables a partir de la recepción de la Requisición o registro del Anuncio de trabajo en el Portal de Empleo. c) En el caso de un proceso de selección completo, dependerá del número de aspirantes a los procesos, en tal caso un proceso de este tipo no podrá ser mayor a 15 días laborables a partir de la recepción de la Requisición o registro del Anuncio de trabajo en el Portal de Empleo. 6. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Una vez que se ha cubierto el número de vacantes procesadas, el asesor de empleo, cada fin de mes, realizará el seguimiento a las colocaciones realizadas contactándose vía telefónica o por correo electrónico con el usuario, empresa solicitante del servicio, para verificar la colocación efectiva de los candidatos enviados. Dados los probables límites de tiempo no considerados en el proceso de reclutamiento, también es de gran importancia que se ejecuten los controles administrativos con efectividad para asegurar que se reciba la oferta de empleo y sea debidamente registrada, para esto se utilizara el formato SE-PO01-F01 Seguimiento a Colocaciones. El cual será entregado mensualmente al Sistema de Gestión de Calidad para controlar el cumplimiento a los indicadores de eficacia del servicio y medir su trazabilidad. SE-PO01 10

11 Medición de la Satisfacción de los Usuarios 1. Trimestralmente se realizará una encuesta a una muestra de 30 personas (buscadores de empleo) con el formato SE-PO01-F02 de Encuesta de Satisfacción al Usuario-Buscador de Empleo 2. Las encuestas de satisfacción del usuario (empresa oferente de empleo) se procesarán trimestralmente a partir de una muestra de 30 empresas recogida en el formato SE-PO01- F03 Encuesta de Satisfacción al Usuario-Empresa Los respaldos físicos originales de estas actividades estarán bajo la custodia del sistema de gestión de calidad Control de la Calidad del Servicio A partir del informe de seguimiento de colocaciones SEPO01-F01, mensualmente se realizará la verificación de la permanencia del personal colocado mensualmente para determinar la conformidad del servicio de acuerdo a los siguientes parámetros: Si el 80% de las colocaciones se han mantenido durante el primer mes, tendremos un nivel de conformidad del 100% en el proceso de selección Si el 76% de las colocaciones se han mantenido durante el primer mes, tendremos un nivel de conformidad del 95% en el proceso de selección Si el 72% de las colocaciones se han mantenido durante el primer mes, tendremos un nivel de conformidad del 90% en el proceso de selección Si el 68% de las colocaciones se han mantenido durante el primer mes, tendremos un nivel de conformidad del 85% en el proceso de selección Si el nivel de satisfacción se coloca por debajo del 85%, el sistema estará con un nivel de no conformidad del servicio. 7. MEJORAS Se mantienen reuniones con el equipo, incluyendo facilitadores, donde se sugieren mejoras en la prestación del Servicio, las mismas que son documentada en una Ayuda Memoria para su control y seguimiento. Se acogen las acciones resultantes de la revisión por la dirección y auditorias de calidad. 8. ANEXOS: 1. SEPO01-F01 Seguimiento de Colocaciones 2. SEPO01-F02 Encuesta de Satisfacción buscadores de empleo 3. SEPO01-F03 Encuesta de Satisfacción empresas SE-PO01 11

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