Taller Entrega-Recepción

Transcripción

1 Taller Entrega-Recepción

2 OBJETIVO GENERAL Asegurar que los Ayuntamientos efectúen en tiempo y en forma completa, ordenada y estandarizada, el proceso de entrega recepción

3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Dar transparencia al acto de entrega recepción Formalizar el cumplimiento de la obligación legal Lograr la eficiencia y confiabilidad del proceso Facilitar a las Administraciones entrantes el inicio de su gestión Fortalecer la confianza de los ciudadanos

4 COMENTARIOS A LA LEY La Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública del Estado de Morelos y sus Municipios establece: La obligación El procedimiento Las actividades previas Las obligaciones de las personas que entrarán en funciones La documentación y las características de la información que debe contener la entrega La obligación de llevar a cabo un acto formal de entrega recepción. Las características del acta de entrega recepción.

5 COMENTARIOS A LA LEY Los tiempos que tienen los funcionarios públicos entrantes y salientes, para verificar, validar y requerir información adicional o aclaraciones. La previsión presupuestal para los gastos que se originen por las comisiones de enlace. La constitución de una comisión de enlace, para que en coordinación con la Autoridad saliente, preparen la transferencia, sin que esto implique la entrega de documentación alguna. La obligación de todos los titulares de brindar la información La obligación que tienen los servidores públicos salientes de proporcionar a los servidores públicos entrantes y a los órganos de control y de Auditoria Superior, la información que requieran y las aclaraciones que les soliciten durante los siguientes 30 días hábiles Las responsabilidades por el incumplimiento

6 ALCANCE DEL PROCESO Es un proceso de carácter obligatorio para los Ayuntamientos y sus Entidades, principalmente los Organismos Operadores de los Sistemas de Agua Potable. Es aplicable a los Miembros de los Ayuntamientos, los Titulares y hasta Jefes de Departamento o Equivalentes de las Dependencias y Entidades Paramunicipales y los Servidores Públicos Comprende la entrega de la documentación y los recursos asignados De su debido cumplimiento, depende el evitar sanciones

7 Procedimiento Quiénes INTERVIENEN? El Servidor Público Saliente El Servidor Público TITULAR entrante o la persona que este designe El Contralor Municipal Un Representante de la Auditoria Superior de Fiscalización

8 Comisiones Ejecutivas Debieran estar integradas por: El Presidente Municipal, quien la preside El Síndico El Secretario del Ayuntamiento El Tesorero Municipal El Contralor Municipal.

9 PRESIDENTE MPAL SECRETARIO SINDICO TESORERO CONTRALOR DIRECCION DIRECCION DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

10 Comisiones Ejecutivas Tendrán las siguientes funciones: Conocer, y aplicar los lineamientos y la metodología. Definir las Dependencias, Entidades y funciones que deberán dar cumplimiento al proceso. Las áreas básicas son, entre otras: La Presidencia, cada una de las Regidurías, La Sindicatura, la Secretaria, la Tesorería, Obras Publicas, el DIF y los Organismos Operadores de los sistemas de agua potable, debiendo prever la cobertura total de la estructura del Gobierno Municipal Definir y nombrar a los Titulares de las Comisiones Responsables.

11 Comisiones Ejecutivas Establecer el calendario de acciones El análisis, seguimiento y evaluación de los avances Instruir a los Titulares de las Comisiones Responsables sobre la solución de los asuntos que requieran su participación Recibir los informes periódicos de avance Notificar los nombres de las personas que integran esta comisión Establecer, el procedimiento adecuado y los recursos necesarios para realizar el proceso. Designar a las personas autorizadas para proporcionar información Otras funciones específicas que determine la Comisión Ejecutiva.

12 Comisiones Responsables Se formará una por cada Dependencia,Entidad ó función, serán encabezadas por sus Titulares o responsables Podrán nombrar a quien se encargará de coordinar los trabajos, en cuyo caso, se buscará que esta persona tenga conocimiento y capacidad de mando

13 SECRETARIA CR DIRECCION A DIRECCION B DIRECCION C CR CR CR SUBDIRECCION SUBDIRECCION DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

14 Tendrán las siguientes funciones: Comisiones Responsables Representar a la Dependencia. Participar en los talleres de capacitación. Nombrar al equipo de trabajo. Definir las Unidades Administrativas que tengan la obligación de cumplir con el proceso. Recibir, conocer y transmitir los lineamientos, formatos e instructivos. Coordinar al personal Asesorar permanentemente a las personas involucradas Solicitar a la Comisión Ejecutiva los apoyos que se requieran. Vigilar permanentemente la integración de documentos e información. Asistir a las reuniones de seguimiento y evaluación. Someter a la Comisión Ejecutiva, los informes de avance. Reunir las actas y formatos

15 Comisiones de Enlace De conformidad con el Artículo 29, la Autoridad entrante podrá constituir una comisión de enlace, que estará integrada por: El Presidente Municipal entrante quien la presidirá Las personas que este designe. Se sugiere que de preferencia y de ser posible sean las personas en quienes vaya a recaer la responsabilidad de la Secretaría, la Tesorería, Obras Públicas y titulares de otras áreas básicas.

16 Comisiones de Enlace Tendrán las siguientes funciones: Notificar, los nombres de las personas que la integran Iniciar el procedimiento de entrega recepción Establecer el procedimiento adecuado y los recursos necesarios para realizar el proceso. No podrá ejercer más atribuciones que las señaladas en la Ley. Solicitar a la autoridad saliente, la información adicional que requiera o las aclaraciones Esta comisión auxiliará a la comisión de regidores que revisará los inventarios, fondos y valores que serán materia de la entrega (Artículo 24-III LOM)

17 Integración de la documentación y anexos Con el propósito de estandarizar la información, y de conformidad al artículo 33 último párrafo de la Ley la ASF expedirá los FORMATOS respectivos de: Expediente Protocolario Documentación Financiera y Presupuestal Expedientes de Obra Pública Documentación Patrimonial Expedientes Diversos Recursos Humanos Asuntos en Trámite Expedientes Fiscales Otros Determinar, Ubicar e Identificar con facilidad en concepto de que se trate.

18 P.O del 1 de Febrero de 2006 Con el propósito de estandarizar la información, se diseñaron 46 formatos e instructivos de llenado, en nueve conceptos básicos Marco Jurídico Recursos Humanos Recursos Materiales Recursos Financieros Obra Pública Derechos y Obligaciones Relaciones de Archivos Otros Trámites Anexos MJ-01 al MJ-02 Anexos RH-04 al RH-05 Anexos RM-06 al RM-13 Anexos RF-14 al RF-26 Anexos OP-27 al OP-29 Anexos DO-30 al DO-34 Anexos RA-35 al RA-39 Anexos OT-40 al OT-46 Llevar Escudo Oficial del Estado de Morelos y el Escudo del Municipio y membrete de la Auditoria Superior de Fiscalización

19 CON FUNDAMENTO EN LA LEY DE ENTREGA RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA PARA EL ESTADO DE MORELOS Y SUS MUNICIPIOS, PUBLICADA EN EL PERIÓDICO OFICIAL TIERRA Y LIBERTAD, NÚMERO 4939, DE FECHA CATORCE DE DICIEMBRE DEL DOS MIL ONCE, SE FORMULA LA PRESENTE ACTA PARA ENTREGAR EN EL MARCO DE ESE ORDENAMIENTO, LOS RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y FINANCIEROS QUE SE LE HAYAN ASIGNADO AL SERVIDOR PÚBLICO DURANTE SU GESTIÓN, ASÍ COMO LA DOCUMENTACIÓN QUE TUVO BAJO SU RESGUARDO; A QUIEN LO SUSTITUYA AL TÉRMINO DE SU EMPLEO, CARGO O COMISIÓN; POR LO QUE LA PRESENTE ACTA ADMINISTRATIVA FORMALIZA LA ENTREGA RECEPCIÓN DE (NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE SE ENTREGA Y RECIBE) DE LA (DEPENDENCIA O ENTIDAD) EN LA CIUDAD DE,MORELOS SIENDO LAS HORAS DEL DÍA DE DEL DOS MIL TRECE, EN LAS OFICINAS QUE OCUPA LA (UNIDAD ADMINISTRATIVA) DE LA _(DEPENDENCIA O ENTIDAD), CON DOMICILIO EN, SE ENCUENTRAN REUNIDOS LOS CC., QUIEN DEJA DE OCUPAR EL CARGO DE, Y EL, QUIEN RECIBE CON MOTIVO DE LA DESIGNACIÓN DE QUE FUE OBJETO POR PARTE DEL, COMO, A PARTIR DE ASIMISMO, PARA LLEVAR A CABO LA ENTREGA RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y FINANCIEROS ASIGNADOS, ASÍ COMO LA INFORMACIÓN QUE POR RAZÓN DE SU CARGO TENÍA BAJO SU RESGUARDO,. INTERVIENEN, COMO REPRESENTANTE DE LA CONTRALORÍA DEL AYUNTAMIENTO EL C., CONTRALOR MUNICIPAL, EN REPRESENTACIÓN DE LA AUDITORIA SUPERIOR GUBERNAMENTAL DEL H. CONGRESO DEL ESTADO, EL C. ; LA CUAL SE REALIZA AL TENOR DE LOS SIGUIENTES HECHOS

20 I.- LA ENTREGA RECEPCION DE LOS RECURSOS E INFORMACIÓN CON QUE CUENTA LA _(NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA) DE LA (DEPENDENCIA O ENTIDAD), SE AMPARA EN LOS FORMATOS QUE A CONTINUACION SE RELACIONAN

21 I.- MARCO JURIDICO I.1.- MJ-01 MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN I.2.- MJ-02 MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS II.- RECURSOS HUMANOS II.1.- RH-03 PLANTILLA DE PERSONAL II.2.- RH-04 RELACION DE PERSONAS FISICAS SUJETAS A PAGO DE HONORARIOS, PRESTACION DE SERVICIOS Y NOMBRAMIENTOS POR OBRA Y TIEMPO DETERMINADO II.3.- RH-05 RELACION DE PERSONAL CON LICENCIA, PERMISO O COMISION

22 III.- RECURSOS MATERIALES III.1.- RM-06 RELACION DE BIENES MUEBLES III.2.- RM-07 RELACION DE EQUIPO DE TRANSPORTE Y MAQUINARIA PESADA III.3.- RM-08 RELACION DE EQUIPO DE RADIO COMUNICACIÓN Y TELEFONIA MOVIL III.4.- RM-09 RELACION DE ARMAMENTO ARMAS III.5.- RM-10 RELACION DE ARMAMENTO CARTUCHOS Y GRANADAS III.6.- RM-11 EQUIPO ANTIMOTINES III.7.- RM-12 INVENTARIO DE ALMACEN III.8.- RM-13 RELACION DE BIENES INMUEBLES

23 IV.- RECURSOS FINANCIEROS IV.1.- RF-14 CUENTAS PUBLICAS DE LA PRESENTE ADMINISTRACION APROBADAS IV.2.- RF-15 ESTADOS FINANCIEROS IV.3.- RF-16 PRESUPUESTO DE INGRESOS AUTORIZADO PARA EL EJERCICIO IV.4.- RF-17 PRESUPUESTO DE EGRESOS APROBADO PARA EL EJERCICIO IV.5.- RF-18 RELACION DE CAJA O FONDO FIJO, CUENTAS BANCARIAS, INVERSIONES, DEPOSITOS, TITULOS O CUALQUIER OTRO CONTRATO CON INSTITUCIONES DE CREDITO, CASAS DE BOLSA O SIMILARES IV.6.- RF-19 RELACION DE CHEQUES PENDIENTES DE ENTREGAR IV.7.- RF-20 INGRESOS PENDIENTES DE DEPOSITO IV.8.- RF-21 INGRESOS OBTENIDOS EN EL EJERCICIO IV.9.- RF-22 RELACION DE DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR IV.10.- RF-23 RELACION DE PASIVOS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO IV.11.- RF-24 RELACION DE PASIVOS CONTINGENTES IV.12.- RF-25 PRESUPUESTO DE EGRESOS EJERCIDO IV.13.- RF-26 EMPRESTITOS

24 V.- OBRA PUBLICA V.1.- OP-27 RELACION DE OBRAS PUBLICAS TERMINADAS V.2.- OP-28 RELACION DE OBRAS PUBLICAS EN PROCESO V.3.- OP-29 RELACION DE ANTICIPIOS DE OBRAS PENDIENTES DE AMORTIZAR VI.- DERECHOS Y OBLIGACIONES VI.1.- DO-30 RELACION DE CONTRATOS Y CONVENIOS VI.2.- DO-31 ESTADO QUE GUARDAN LOS JUICIOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS VI.3.- DO-32 ACUERDOS DE COORDINACION Y ANEXOS DE EJECUCION DERIVADOS DEL CONVENIO DE DESARROLLO VI.4.- DO-33 COMITÉ Y SUBCOMITÉ DE PLANEACION PARA EL DESARROLLO VI.5.- DO-34 CONTRATOS DE FIDEICOMISO

25 VII.- RELACIONES DE ARCHIVOS VII.1.- RA-35 RELACION DE ARCHIVOS VII.2.- RA-36 RELACION DE LIBROS DEL REGISTRO CIVIL VII.3.- RA-37 RELACION DE ARCHIVO POR SECCIONES VII.4.- RA-38 RELACION DE ARCHIVO GENERAL DE NOTARIAS VII.5.- RA-39 RELACION DE PROTOCOLOS EN PODER DE NOTARIOS VIII.- OTROS TRAMITES VIII.1.- OT-40 ASUNTOS EN TRAMITE PENDIENTES DE RESOLVER VIII.2.- OT-41 OBSERVACIONES REALIZADAS POR LA AUDITORIA SUPERIOR GUBERNAMENTAL Y DE LA SECRETARIA DE LA CONTRALORIA PENDIENTES DE SOLVENTAR VIII.3.- OT-42 RELACION DE FORMAS OFICIALES VIII.4.- OT-43 RELACION DE SELLOS OFICIALES VIII.5.- OT-44 RELACION DE ACTAS DEL ORGANO DE GOBIERNO Y/O CABILDO VIII.6.- OT-45 RELACION DE ACUERDOS DEL ORGANO DE GOBIERNO Y/O CABILDO PENDIENTES DE CUMPLIR VIII.7.- OT-46 RELACIÓN DE DONACIONES, LEGADOS Y HERENCIAS

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27 Integración de la documentación y anexos La información deberá estar sustentada en los archivos documentales Para la entrega recepción de los archivos, se deberá observar lo dispuesto en la Ley General de Documentación para el Estado de Morelos Es fundamental la entrega detallada de la documentación relativa a la contabilidad, a la ejecución de obra pública y la correspondiente a los derechos patrimoniales y obligaciones del Municipio. La integración de los datos, deberá iniciarse a partir del momento en que se formalicen las Comisiones Responsables y debe mantenerse actualizada, en medios magnéticos

28 Propuesta de Cortes periódicos de información y revisión del avance Deberán realizarse tres cortes preliminares al cierre de los meses de Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre con el objeto de que se realice una evaluación completa Las Comisiones Responsables, deberán elaborar informes por escrito en cada una de las fechas de corte

29 Fecha definitiva de Corte La información deberá poseer como fecha de corte, la comprendida en un período no mayor de quince días antes de que se celebre la entrega recepción. Se reunirán los anexos correspondientes al inicio de la segunda quincena de Diciembre para que se elaboren los formatos de acta Cuando existan cambios importantes de la información o asuntos que puedan derivar en obligaciones para el Municipio, deberán mencionarse expresamente

30 Integración definitiva de la información Para la integración de la documentación deberán considerarse las Dependencias, Entidades, funciones y Organismos Operadores definidos por la Comisión Ejecutiva. En el acto de entrega de los Titulares de estas áreas, la información se integrará de la siguiente manera: Acta y Anexos impresos en originales y firmados, con los asuntos que correspondan estrictamente a la oficina del Titular. Acta y Anexos con los asuntos que correspondan estrictamente a la oficina del Titular en medios magnéticos. Acta y Anexos, en medios magnéticos, de cada una de las áreas de su dependencia que hayan sido definidas para llevara cabo el proceso.

31 Integración definitiva de la información En caso de que no hubiera áreas o funciones dependientes, obligadas a la entrega recepción, el Titular deberá incluirlas en su propia entrega. La impresión del acta con sus anexos se hará únicamente cuando se haya integrado la información correspondiente al último corte.

32 ACTO FORMAL DE ENTREGA RECEPCIÓN Fecha en la que debe realizarse El 1º de Enero el Presidente Municipal o el Ayuntamiento saliente, entregarán en acta circunstanciada y mediante inventario, los bienes muebles e inmuebles y los fondos del municipio. En Cuanto se designe al Secretario del Ayuntamiento, al Tesorero, al Contralor Municipal, al Oficial del Registro y a los demás Titulares se llevarán a cabo los actos formales de su entrega recepción

33 ACTO FORMAL DE ENTREGA RECEPCIÓN Participantes En los Ayuntamientos: a) El servidor público saliente; b) El servidor público titular entrante o la persona que este designe; c) El Contralor Municipal; y, d) Un representante de la Auditoria Superior de Fiscalización del Congreso del Estado.

34 ELEMENTOS ADICIONALES Adicionalmente, en los talleres de capacitación para el personal operativo, se presentarán y analizarán con todo detalle los siguientes elementos: Cronograma General de Actividades Esquema Operativo del proceso de entrega recepción de la Administración Pública Municipal Instrucciones para la elaboración de los anexos del acta de entrega recepción Formatos de acta y anexos con sus correspondientes instructivos

35 ACTO FORMAL DE ENTREGA RECEPCIÓN Participantes En las Entidades Paramunicipales, a) El servidor público saliente. b) El servidor público titular entrante o la persona que este designe; c) El Titular de su órgano de Control Interno; d) Un representante de la Auditoria Superior de Fiscalización del Congreso del Estado.

36 SERVICIOS EXTERNOS En caso de que los Ayuntamientos decidan contar con los servicios de consultores o despachos externos para desarrollar o supervisar el proceso, es recomendable que estos cuenten con conocimientos y experiencia en procesos similares y la legislación local en la materia