Nombre de la sesión: Fundamentos de software contable

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1 Paquetería contable

2 1 Sesión No. 1 Nombre de la sesión: Fundamentos de software contable Contextualización: Estamos viviendo tiempos donde la información viaja por todo el mundo en algunos minutos o segundos, desde noticias, fotos, música, etc., esto gracias a la tecnología que nos abastece de equipos electrónicos que nos facilitan esta actividad, se ha vuelto necesario contar con alguna herramienta de este tipo, como puede ser el uso de un equipo de cómputo; el contar con él no es un lujo es una necesidad, una herramienta de gran uso para nuestro trabajo diario, me atrevo a decir que hoy en día la computadora se ha convertido en una extensión de nuestras habilidades y su uso o manejo se da por hecho como algo ya aprendido. En el caso de los negocios el uso de la información se vuelve vital para el desarrollo de las empresas, de la economía y de los países, por lo que la información contable o financiera ya no sólo queda guardada en un archivo o impresa en un cuaderno, debe estar a la mano en los medios electrónicos adecuados para su uso y transmisión. La contabilidad consiste en el registro de todas y cada una de las actividades que realicen una empresa o ente económico en términos monetarios y de manera conceptualizada. Históricamente el registro de estas operaciones era a mano, conforme avanzó el tiempo se fueron haciendo clasificaciones, estandarizaciones de registros y llego la época del uso de máquinas contables de perforación que utilizaban el sistema binario, pero ahí es sólo el inicio, surgió la necesidad de empezar a desarrollar sistemas contables que pudieran satisfacer las necesidades de cualquier tipo de empresa, del tamaño de la misma y que estuviera la contabilidad encadenada al registro de las operaciones desde su inicio.

3 2 Esto nos lleva al uso adecuado de equipos de cómputo (hardware) y de sistemas contables (software) para contar con los compromisos de tener información contable y financiera casi al día. En esta materia conocerás algunos de estos sistemas ya utilizados y disponibles en el mercado, que van desde los más sencillos y económicos hasta sistemas sofisticados y por consecuencia de costo más elevado, esto te permitirá ubicar la necesidad de la empresa y poder tomar la decisión adecuada al momento de comprarlo e implementarlo.

4 3 Introducción al Tema: Como mencionamos en el apartado anterior, la información es uno de los principales recursos que tienen los administradores, gerentes o directores de las empresas para llevar adecuadamente el rumbo de la misma. Por qué es tan importante la información financiera? Primero, porque los negocios se han vuelto más complejos, más estrechos en sus procesos de operación y más exigentes en su rapidez y calidad, sin esto se quedarían atrasados, pero cuentan ya con una gran variedad de equipos de cómputo que constantemente están creciendo en sus capacidades. Se dice que la primera utilización importante de la computadora fue en el proceso de datos contables, posterior a ella se utilizó para sistemas de información gerencial, sistemas para apoyo de decisiones y sistemas basados en conocimientos. Desde siempre los negocios han sido complejos en su operación y administración, pero consideremos también que existen muchos factores externos que hacen aún más compleja la actividad comercial, tales como las influencias económicas nacionales e internacionales, la velocidad en el crecimiento de la tecnología, la competencia global, la reducción en el tiempo de respuesta, por lo tanto, es difícil que se pueda administrar sin contar con las herramientas que permitan contar con información buena y oportuna, que nos ayude a desechar aquella que no es útil, a esto se le conoce también como administración de la información. Para efectos de la materia nos enfocaremos en aquellos sistemas que soportan la operación contable y financiera de las empresas.

5 4 Explicación: 1.1. Introducción al software contable Si partimos del concepto de contabilidad que nos indica que es el registro de todas y cada una de las operaciones de una empresa en términos monetarios, comprendemos que necesitamos utilizar un sistema contable que parta de un modelo principal y bien desarrollado, que contemple el poder procesar la información del área contable de manera estandarizada, compatible y oportuna, y que su interpretación sea fácil para los usuarios de la misma. Cabe mencionar que existen en el mercado un portafolio amplio de opciones que tienen un costo de implementación bajo hasta muy alto. El importe que se pague por un sistema debe proporcionar un valor de resultado esperado. Mencionamos que el sistema debe estar diseñado para facilitar la actividad del administrador, por lo cual un sistema contable debe considerar en su diseño que debe registrar, clasificar y resumir, en conjunto y como resultado se podrá obtener información para las áreas interesadas y crear un vínculo de comunicación entre éstas y el departamento de contabilidad. Cualquier sistema o software contable tiene como principal objetivo el facilitar el registro de los datos y su tiempo de proceso, no valdrá el costo si esto no se cumple y creará un problema al administrador. Como sistema de información contable debemos entender que es un proceso de datos, que está vinculado a las operaciones de la empresa, que muy probable es que dependa de subsistemas generadores de información que lo alimentan. El sistema de información contable realiza las aplicaciones de contabilidad de la empresa, que normalmente es bastante volumen para su proceso, que contempla la recolección, la manipulación y almacenamiento de datos, finalmente la preparación de documentos. Cuando nos referimos al

6 5 procesamiento de datos se debe entender a la manipulación o transformación de datos en símbolos y números definidos en la programación. Recopilación de datos: cada acción se describe con un registro (internas y externas). Manipulación de datos: es convertir los datos en información, clasificándolos, ordenándolos, aplicando operaciones de cálculo, sintetizarlos y almacenarlos. A esto lo podemos ubicar como transformación y procesamiento de datos. 1.2 Concepto de la paquetería contable El término de paquetería contable lo utilizaremos a fin de referirnos a cualquier sistema de información contable que conozcamos y que lleguemos a utilizar en nuestra actividad profesional. Ya hemos mencionado que en el mercado existen

7 6 programas o sistemas para distintos tipos de empresa, es una herramienta bastante útil para el procesamiento de datos y que generalmente son en un volumen considerable, que en su registro manual sería imposible el poder hacer esta actividad. Adelante estaremos mencionando características de algunos sistemas de paquetería contable que se utilizan, cabe mencionar que algunas empresas diseñan su propia paquetería, ya que su necesidad o requerimiento de información así los obliga; mientras que otras empresas por cuestión económica de implementación prefieren hacerlo con sus propios recursos. También existen subsistemas que utiliza la empresa en el desarrollo de sus actividades pero que están ligados al sistema contable y provee de los registros necesarios para su codificación contable. Esta paquetería contable deberá contar con las siguientes características: Realizar tareas específicas. Contener procesos estandarizados. Manejar a detalle la información. Resguardar información histórica. Facilitar la generación de reportes. Proceso Catálogo de cuentas Entrada de información Base de Manual datos de instrucciones Descripción del Sistema Transformación Políticas contables Estados Financieros Información financiera complementaria Sistema de información contable

8 7 1.3 Tecnología, usos y beneficios Qué entendemos por tecnología? Podemos definirla como un grupo de conocimientos y técnicas relacionadas entre sí y utilizadas de manera ordenada y lógica que nos permite cambiar, en este caso, el entorno de las áreas de contabilidad para mejorar y satisfacer las necesidades, dando como resultado soluciones útiles. La tecnología nos ayuda a satisfacer el deseo y la voluntad que tenemos las personas de transformar el medio que nos rodea, buscando nuevas y mejores formas de satisfacer estas necesidades. Se requiere motivación y actividad para lograr obtener los resultados reflejados en bienes y servicios o métodos y procesos. El uso de la tecnología en los negocios es por la necesidad del administrador en asegurar que la empresa alcance sus objetivos, esto a través de los sistemas. El sistema de la empresa incluye sistemas aledaños o periféricos que tiene sus propios objetivos pero que contribuyen a los globales de la empresa. Por ejemplo, si ésta es un banco, tiene sus sistemas de apoyo y su sistema global, el cual también puede ser parte de la comunidad financiera local o global. 1.4 Requisitos de equipo Las empresas se componen de recursos económicos y físicos En aplicaciones de software y hardware, los requerimientos de hardware son las características que debe tener una computadora para poder soportar y ejecutar una aplicación o un dispositivo específico. Los requerimientos mínimos pueden ser: Requisitos de CPU. Requisitos de memoria.

9 8 Requisitos de espacio disponible en disco duro. Requisitos de monitor y adaptador de video. Requisitos de unidades de CD, DVD, ratón, impresora, módem, tarjeta de red, puertos disponibles. Otros requisitos de hardware. En ocasiones, son discutibles los requerimientos de hardware de una aplicación porque los desarrolladores de la aplicación dicen que la memoria RAM recomendada es de X MB, otros expertos aseguran que la aplicación sólo funcionaría bien teniendo más de Y GB. Ejemplo de requerimientos de hardware: *Monitor Led GB DDR Memoria. DVD±R/RW DL. Video Radeon HD Windows 8 (64 Bits). 1.5 Riesgos y control Una empresa no sólo tendrá el sistema contable, lo más seguro es que tendrá una serie de equipos asignados para esa actividad, así como para otras áreas; toda su información estará concentrada en un centro de informática o de sistemas que deberá contar con los equipos necesarios para guardar y custodiarla, podemos decir que debe tener medidas para su seguridad informática que es mantener la privacidad, integridad y disponibilidad de todos los sistemas de información.

10 9 Se pueden tener diferentes tipos de amenazas que ponen en riesgo lo anterior, por lo que las empresas buscan disminuir al máximo ese riesgo, estableciendo políticas o controles de seguridad, tanto físicos como de sistemas, por ejemplo los antivirus, los sistemas detectores de información dudosa. Tenemos también controles físicos que están asociados al espacio donde se encuentran los equipos, el mantenimiento de los mismos y que estén bajo protección de posibles situaciones de fuego, inundaciones, robo, etc., y tenemos controles administrativos que forman parte de las políticas de uso o trabajo de la empresa para la custodia y utilización del equipo entregado como herramienta de trabajo al personal. Podemos resumir una serie de pasos a considerar: Identificar todos los activos informáticos que se tienen. Identificar las posibles amenazas que pueden comprometer la seguridad de los equipos. Analizar la probabilidad de que ocurran estas amenazas. Dimensionar el impacto en términos de importancia, costos y tiempo para priorizar la protección. Asignar prioridades. Establecer controles operativos y administrativos que ayuden a disminuir el riesgo. Documentar todo el proceso y revisarlo periódicamente.

11 10 Conclusión: En esta sesión hemos podido ver la importancia de la tecnología utilizada en el procesamiento de la información contable, haciendo de esto una excelente oportunidad de contar con datos veraces y oportunos, entendiendo el uso de equipos de cómputo y sus periféricos, así como sistemas desarrollados con un criterio y lógica que permiten el procesar estos datos y al mismo tiempo el tener la custodia y resguardo de la misma por mucho tiempo. Si consideramos esta oportunidad como una ventaja competitiva, permite a la empresa el poder participar en el mundo global de los negocios y no preocuparse por la inversión de recursos que pudiera realizar por tener un área de sistemas gerenciales. También aprendimos que los usuarios son distintos y por consecuencia existen subsistemas que alimentan al principal de gestión de información financiera, identificar y darle la importancia necesaria al resguardo físico de los equipos, establecer políticas de administración, custodia y operación de los mismos, se crea también un perfil diferente para las posibles contrataciones de personal, donde se da por un hecho el que ya se tengan conocimientos, al menos básicos de computación o paquetería contable. Finalmente debemos entender la importancia que tienen los equipos de cómputo en la actividad de negocios para usar la paquetería contable existente, reconocer el apoyo muy fuerte que la tecnología nos brinda. Debemos también familiarizarnos con la estructura dentro de la empresa de un área de sistemas y de entender la necesidad de administrar los recursos de información en toda la empresa.

12 11 Actividad de Aprendizaje: En esta primera sesión deberás trabajar las siguientes actividades: -Realizar la tarea o actividad individual 1 siguiente: 1. Describe qué entiendes por un sistema de información y menciona la diferencia con un sistema contable. 2. Por qué es importante contar con un sistema de información contable? 3. Describe cuál es el proceso principal de un sistema contable. 4. Qué entiendes por software y que entiendes por hardware? Requisitos de entrega: Esta es una actividad individual, deberás entregar la tarea en un archivo de Word y subirlo a la plataforma en el lugar indicado.

13 12 Bibliografía: Mc.Leod Jr., R. (2000) Sistemas de información gerencial. España: Prentice Hall. Sprague Jr., R. y Canning McNurlin, B. (2007) Information systems management in practice. Universidad de Michigan: Prentice Hall.

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