Comunicado a Proveedores Nacionales Operaciones con Orden de Compra Recepción y validación de facturas electrónicas

Transcripción

1 Comunicado a Proveedores Nacionales Operaciones con Orden de Compra Recepción y validación de facturas electrónicas Estimado Proveedor: Sigma (*) está obligada a conservar en medios electrónicos actualizados las facturas electrónicas (FE) tanto en formato XML como en PDF que le emitan sus proveedores, como único medio para comprobar la deducibilidad de compra de bienes y servicios. De esta manera, a partir del 1º de enero de 2014 solo serán procesadas para pago las facturas que nuestros proveedores nos hayan enviado tanto en formato XML como en PDF. Ante este entorno, la administración de Sigma ha desarrollado en conjunto con Alliax una plataforma tecnológica basada en Correo Electrónico que generará los siguientes beneficios de comunicación en nuestra relación: Canal único para la entrega a revisión de facturas electrónicas. Confirmación en línea de recepción de facturas, validación fiscal y comercial (1). Evita errores humanos y captura de información. Control de antigüedad de la cartera y custodia en línea de FE. El envío de las facturas en los formatos referidos (XML y PDF) será a través de correo electrónico como archivos Adjuntos (Attached); se ha definido un correo para este fin: facturasigma@alliax.com. Deberá enviarse factura por factura, anotando en el Asunto o Subject del correo el # de Entrada al almacén correspondiente. Es importante que estos envíos los realice personal del Departamento de Créditos y Cobranzas de cada proveedor; esto dado a que mantendremos comunicación del avance del registro en nuestro sistema de cada factura. Las respuestas serán vía mail y al correo que haya enviado las facturas. Nuestro proceso de validación comercial (1) requiere el # de Entrada al almacén; este número tiene dos formas de obtenerse: El Proveedor podrá ingresar al Portal de Proveedores Alliax y obtener el mencionado # de Entrada. Ver manual correspondiente Anexo I. La Administración de Sigma enviara vía al contacto de su empresa el # de Entrada, una vez se hayan realizado las inspecciones de calidad correspondientes. Características de las operaciones con Orden de Compra con Proveedores Nacionales: Tipo proveedor Característica Tipo de orden de compra Enviar a correo Subject (Asunto) correo Materias Primas, Activos Fijos, Materiales, Refacciones y Servicios Entrega bienes o servicios con base a Orden de Compra nominativa 10 dígitos numéricos, donde los primeros dígitos son: 45 o 75 facturasigma@alliax.com Entradas en el Almacén 10 dígitos donde el primer dígito es 6: Ver Anexo I Ejemplo: Consignación Entrega bienes o servicios con base a Orden de Compra nominativa Folio liquidación facturasigma@alliax.com Folio generado en el portal al momento de la toma del consumo. 5 dígitos. Ejemplo:

2 (*) Conjunto de empresas integradas por: Sigma Alimentos Centro, S.A. de C.V., Sigma Alimentos Noreste, S.A. de C.V., Sigma Alimentos Lácteos, S.A. de C.V., Sigma Alimentos Comercial, S.A. de C.V., Sigma Alimentos Prom, S.A. de C.V., Alimentos Finos de Occidente, S.A. de C.V., Sigma Alimentos Corporativo, S.A. de C.V., Comercializadora de Embutidos ICO, S.A. de C.V., Servilac, S.A. de C.V., Bonanza Industrial, S.A. de C.V., Sigma Alimentos Importaciones, S.A. de C.V., Autotransportes Especializados de Saltillo, S.A. de C.V., Carnes Selectas Tangamanga, S.A. de C.V., Empacadora de Carnes Premium, S. de R.L. de C.V., Empacadora de Embutidos Centro, S.A. de C.V., Empacadora Supremo de Monterrey, S.A. de C.V., Grupo Chen, S. de RL. de C.V., Industrias Alimentarias del Sureste, S.A. de C.V., Productos Cárnicos de Occidente, S.A. de C.V., Sigma Alimentos Congelados, S.A. de C.V., Sigma Alimentos, S.A. de C.V. Permanece sin cambios la recepción de bienes y aceptación de servicios en sus aspectos de control físico, de calidad y documental. Toda entrega debe contar con la emisión previa de una Orden de Compra. Al momento de entrega de Bienes en Almacén General o de Servicios ante usuarios internos de Sigma; el proveedor deberá entregar factura impresa donde se amparen los bienes o servicios entregados haciendo referencia a la Orden de Compra. El Almacén General o los usuarios internos de Sigma sellarán de recibida copia de factura impresa al momento de recibir los Bienes referidos en la factura. Facturación en papel En 2013 se aceptarán facturas en papel de las denominados Código de Barras Bidimensional. Exhortamos a proveedores que emiten este tipo de facturas migre durante 2013 a factura electrónica. Nuevas disposiciones del SAT para 2014 en relación a Factura Electrónica Adicionalmente, hacemos de su conocimiento que a partir del 1 de enero de 2014, por disposición oficial, todos los contribuyentes que utilizan el esquema CFD deberán sustituirlo por el CFDI para la emisión de sus facturas electrónicas. El 31 de mayo de 2013 la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, mediante publicación en el Diario Oficial de la Federación de la Modificación a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2013, señaló que se derogan las reglas que otorgaban la facilidad de expedir CFD. En esta misma disposición, las autoridades fiscales están dando un plazo de transición, el cual permite expedir CFD hasta el 31 de diciembre de Por lo anterior, Sigma Alimentos y sus subsidiarias dejarán de recibir CFD a partir del 1 de Enero de 2014, ya que este tipo de comprobantes no serán válidos, por lo que les pedimos por favor revisen si este cambio es aplicable a ustedes y así evitar retrasos en la recepción y pago de documentos. Incluimos índice con manuales de operación y ponemos a disposición al departamento de Help Desk de Alliax para aclaración de dudas. Anexo I o Manual de obtención de # de Entrada en Portal de Proveedores Alliax Anexo II o Manual de Envío-Recepción y validación de facturas electrónicas hd@alliax.com Teléfono

3 Anexo I Manual de obtención de # de Entrada en Portal de Proveedores Alliax 1.- Obtención # de Entrada en Portal de Proveedores Alliax Paso 1 Dar clic en Portal de Tracking y seleccionar empresa 3

4 Paso 2 En la sección de Entradas seleccionar el icono de embudo (flecha roja) Paso 3 Ingresar número de pedido y dar clic en el icono de caja (flecha roja) Paso 4 El sistema muestra el número de entrada, que deberás utilizar en el envío de facturas electrónicas. 4

5 En su caso, la Administración de Sigma enviara vía al contacto de su empresa # de Entrada al almacén, una vez se hayan realizado las inspecciones de calidad correspondientes. Recibirás el siguiente mensaje: Estimado Proveedor: Los Bienes y/o Servicios referidos en su factura Numero XXXX quedo registrada en nuestro sistema con # de Entrada 6XXXXXXXXX y ésta corresponde al # de Orden de Compra XXXXXXXXXX. Favor de enviar como archivos adjuntos los formatos XML y PDF de esta factura, a la dirección de correo facturasigma@alliax.com. Anotar como asunto de este correo el # de Entrada referido en este mail. Esperamos recibir tu factura dentro de las siguientes 24 horas para continuar con el proceso de registro contable. 5

6 Anexo II Envío, recepción y validación de facturas electrónicas Operaciones con Orden de Compra Proveedores Nacionales que emiten factura electrónica I. Envío de facturas electrónicas 1. Proveedor nacional que emite facturas electrónicas debe enviar formatos XML y PDF a correo facturasigma@alliax.com. Debe anotar como Asunto (Subject) # de Entrada al almacén. El Proveedor podrá ingresar al Portal de Proveedores Alliax y obtener el mencionado # de Entrada o esperar que la Administración de Sigma le envíe al contacto de su empresa el # de Entrada. Ejemplo envío formatos XML y PDF De acuerdo a página 1: Enviar a correo facturasigma@alliax.com Anotar en el Asunto ( Subject ) : dígitos numéricos de Número Entrada en el Almacén o Servicio: Ejemplo O 5 Dígitos de Folio liquidación para consignación: Ejemplo II. Validación de información recibida Revisión fiscal y comercial 1. Nuestro sistema validará ante el SAT la estructura del XML recibido de acuerdo a normatividad fiscal vigente. En caso de rechazo fiscal, se comunicará al remitente del envío. 2. Se verificará que el # de Entrada al almacén, reportado en el Asunto de envío en el correo, coincida con nuestros registros internos. De no existir el # de Entrada anotado como Asunto con nuestros registros, la factura será rechazada 3. Al momento de la recepción de facturas y una vez realizada la validación fiscal y de # de Entrada al almacén; nuestro sistema vía facturasigma@alliax.com contestará al remitente del correo electrónico que su factura fue contabilizada automáticamente o bien que fue asignada a un analista para su posterior contabilización. 6

7 Ejemplo respuesta de contabilización automática En los casos en que las facturas fueran asignadas a un Analista de Cuentas por pagar; facturasigma@alliax.com te avisará vía correo cuando esto se presente proporcionándote Número de transacción de recepción de facturas para seguimiento. En un plazo no mayor a 72 horas y sobre estos rechazos: a) facturasigma@alliax.com, te enviará mail informándote confirmación de verificación para su seguimiento para pago o en su caso b) Analista Cuentas x Pagar te avisará motivo de rechazo. 7

8 Ejemplo caso de facturas tratadas por Analista Cuentas por Pagar; con aplicación contable posterior. Aplica para referencias # de Entrada al almacén En el proceso de recepción y validación de facturas en sus formatos XML y PDF se podrán presentar motivos de Rechazo; mismos que el sistema comunicará vía correo electrónico. Motivos de rechazo: c) Subject con # de Entrada al almacén que no coincida con nuestros registros internos. d) Subject con # de Entrada al almacén ya utilizada en validación de otras facturas. e) Información incompleta; PDF o XML. f) Facturas con envío duplicado g) Facturas que no correspondan al ejercicio fiscal en curso. Rechazos comerciales Los casos que no puedan ser resueltos por el Analista Cuentas por Pagar ya sea por diferencias en precio o en volumen entre lo reportado en # de Entrada al almacén y lo facturado; serán comunicados al igual que hoy por este al proveedor. El proveedor deberá re-facturar en base a las cantidades internas de Grupo Sigma. Cuando se reciba la nueva factura; la anterior será retirada de nuestros archivos. Cuando el proveedor opte por re-facturar deberá dar aviso de las facturas que se van a cancelar; con el fin de dar de baja del sistema los Números de transacción y liberar # de Entrada al almacén para ser asignados a nuevas facturas. Los archivos XML y PDF que permanezcan más de 3 meses sin solución también serán eliminados de nuestros registros. Las facturas cuya solución involucre 2 ejercicios fiscales; necesariamente requerirán re-facturación. 8