PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS FUNCIÓN PÚBLICA PINAR

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1 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS FUNCIÓN PÚBLICA PINAR INTRODUCCIÓN El Plan Institucional de Archivos de la Función Pública PINAR es un instrumento de planeación para labor archivística, que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de gestión documental institucional y da cumplimiento a las directrices del Archivo General de la Nación y a la normatividad vigente frente a la administración de los documentos. Para la elaboración de este instrumento se identificaron las necesidades y puntos críticos a mejorar y se definieron objetivos, metas y proyectos, para garantizar la adecuada gestión y conservación de los documentos institucionales. 1. CONTEXTO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Función Pública es una entidad estratégica, técnica y transversal del Gobierno Nacional que contribuye al bienestar de los colombianos mediante el mejoramiento continuo de la gestión de los servidores públicos y las instituciones en todo el territorio nacional, y ha establecido a través de la participación de los grupos internos de trabajo direccionamiento así: Misión: Lideramos la modernización y el mejoramiento continuo de las Instituciones Públicas y el desarrollo de sus Servidores para afianzar la confianza en el Estado. Visión: En el 2019 seremos referente internacional de la modernización e innovación institucional, y de la profesionalización del empleo público. Valores Institucionales: Igualdad, Solidaridad, Tolerancia, Diálogo, responsabilidad, Honestidad, compromiso, participación, respeto y cooperación. Principios Institucionales: Actitud laboral positiva, Bienestar y desarrollo de los servidores, Productividad y trabajo en equipo, Investigación, innovación y desarrollo, Probidad administrativa, Moralidad administrativa, Actitud de servicio, Identificación exhaustiva de la y uniformidad. Política de Calidad: El Departamento Administrativo de la Función Pública está comprometido a trabajar con criterios de oportunidad, responsabilidad, innovación, transparencia y uso adecuado de los recursos naturales, para el mejoramiento continuo del servicio que presta la entidad. Objetivos institucionales y de Calidad: Establecer y aplicar directrices para desarrollar organizaciones acordes a las necesidades de los usuarios y a las exigencias del buen servicio.

2 Promover la cultura de mejoramiento sostenible y la innovación en las Instituciones Públicas en busca de mejores prácticas de gestión. Consolidar la Gerencia Pública como eje del desarrollo institucional de la administración pública. Gestionar conocimiento para el desarrollo efectivo de los procesos misionales y las competencias legales del Departamento. Implementar el uso de las tecnologías de la y las comunicaciones - TIC para la gestión de las políticas públicas a cargo del Departamento. Potenciar el desarrollo del talento humano orientado a la cultura del servicio y la confianza ciudadana. 2. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS Para la creación e implementación del Plan Institucional de Archivos en la Función pública se desarrolló la metodología sugerida por el Archivo General de la Nación, con lo siguientes resultados: 2.1. Identificación de aspectos críticos de la labor archivística en Función Pública Durante la vigencia 2014 se analizaron los planes de mejoramiento del Proceso de Gestión Documental resultado de las auditorías ejecutada, el diagnóstico integral de archivos, el mapa de riesgos documentales, los informes de visitas a las áreas por parte del Grupo de Gestión documental y los resultado FURAG, concluyendo los aspectos críticos y sus riesgos como se observa en la siguiente tabla: Aspectos Críticos 1. No se tiene articulada la gestión documental física y electrónica 2. No se cuenta con un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo 3. No se han elaborado tablas de valoración para la organización del fondo documental acumulado 4. No se ha realizado proceso de digitalización de series documentales de conservación permanente en el Archivo Central (Nóminas e Historias Laborales) 5. Los expedientes de las historias laborales del archivo de gestión no están totalmente organizados de acuerdo a los lineamientos establecidos Riesgos por la desarticulación de la gestión documental con los sistema de de la entidad Dificultad para la recuperación de la y atención de consultas Duplicidad de Dificultad para la recuperación de la y atención de consultas Trazabilidad de la Duplicidad de Dificultad para la recuperación de la y atención de consultas por el deterioro de la documentación por la constante manipulación Dificultad para la recuperación de la para atender los requerimiento de certificaciones de pensión Dificultad para la recuperación de la Trazabilidad de la Duplicidad de 1

3 2.2. Priorización de los aspectos críticos Los aspectos críticos de Función Pública fueron evaluados con cada eje articulador definido en el Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos PINAR, con el siguiente resultado: Aspecto Crítico Administración de archivos Acceso a la Información Preservación de la Aspectos tecnológicos y de seguridad Fortalecimiento y articulación TOTAL La entidad no tiene articulada la gestión documental físico - electrónica La entidad no cuenta con un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo No se han elaborado tablas de valoración para la organización del fondo documental acumulado La entidad no ha realizado proceso de digitalización de series documentales de conservación permanente en el Archivo Central (Nóminas e Historias Laborales) Los expedientes de las historias laborales del archivo de gestión no están totalmente organizados de acuerdo a los lineamientos establecidos TOTAL Nota: la valoración responde al número de requisitos cumplidos en la Enitdad frente a los solicitados por el Archivo General de la Nación- ver tabla 3-criterios de evaluación Manual de formulación PINAR Una vez priorizados se ordenaron de mayor a menor según el impacto para establecer la visión estratégica de la Gestión Documental, así: Aspecto Crítico Total Ejes articuladores Total La entidad no tiene articulada la gestión documental físico - electrónica La entidad no cuenta con un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo No se han elaborado tablas de valoración para la organización del fondo documental acumulado La entidad no ha realizado proceso de digitalización de series documentales de conservación permanente en el Archivo Central (Nóminas e Historias Laborales) Los expedientes de las historias laborales del archivo de gestión no están totalmente organizados de acuerdo a los lineamientos establecidos 28 Aspectos tecnológicos y de seguridad Preservación de la Acceso a la Información Fortalecimiento y articulación Administración de archivos 20 2

4 3. FORMULACION VISION ESTRATEGICA DE LA GESTION DOCUMENTAL De acuerdo a los resultados obtenidos en la priorización, la Función Pública establece la declaración de la visión estratégica documental de la siguiente forma: Función Pública implementará y apropiará lineamientos para la conservación, trazabilidad y recuperación de los documentos físicos y electrónicos recibidos y/o producidos en la Entidad, con estándares de seguridad, preservación y acceso a la, que den cumplimiento a los requisitos normativos y las necesidades del usuario 3.1. Objetivos estratégicos documentales: A partir del análisis realizado por el Grupo de Gestión documental, se establecieron los siguientes objetivos, planes y proyectos, los cuales se ejecutarán en la planeación anual de cada vigencia, siguiendo la metodologia de proyectos de la Función Pública: Aspecto crítico /ejes articuladores La entidad no tiene articulada la gestión documental físico electrónica La entidad no cuenta con un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo - SGEDA No se han elaborado tablas de valoración para la organización del fondo documental acumulado Aspectos tecnológicos y de seguridad Preservación de la Acceso a la Información Objetivos 1.Elaborar e implementar el programa de gestión de documentos electrónicos para articular y facilitar la gestión documental 2. Adquirir e implementar Sistema de Gestión Electrónico de documentos de archivo acorde a las necesidades de la entidad, para administrar la. 3. Elaborar las Tablas de Valoración Documental, para organizar el Fondo documental acumulado 4. Aplicar la disposición final a los documentos de acuerdo a las Tablas de Valoración Documental 5. Definir e implementar políticas de confidencialidad, protección de datos, seguridad de la, gestión de documentos, estandarización de la articulación de los Sistemas de Gestión de la Información y procesos archivísticos 6. Elaborar los planes que conforman el Sistema Integrado de Conservación SIC 7. Elaborar política interna para la valoración y disposición final de los documentos 8. Elaborar de Instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos 9. Capacitar a los funcionarios sobre el buen uso de las herramienta tecnológicas destinadas a la administración de la de la entidad 10.Elaborar la caracterización de los usuarios de archivo, de acuerdo a sus necesidades de Planes y Proyectos Asociados Meta Programa de gestión de documentos electrónicos Meta Proyecto de Inversión Meta Programa de gestión de documentos electrónicos - Meta Sistema Integrado de Conservación - SIC - Instrumentos archivísticos Proyecto de instrumentos archivísticos Meta Asesoría y acompañamiento Meta Caracterización usuarios de archivo 3

5 3.2. Seguimiento y control de los proyectos: Plan o Proyecto Corto Plazo (1 año) Mediano Plazo (1 a 4 años) Largo Plazo (4 años en adelante) Tiempo Meta Programa de gestión de documentos electrónicos Meta Proyecto de Inversión - Tics mejoramiento infraestructura tecnológica Sistema Gestión Documental Meta Proyecto de Inversión Tablas de Valoración y aplicación - Meta Sistema Integrado de Conservación - SIC - Instrumentos archivísticos Meta Asesoría y acompañamiento Meta Caracterización usuarios de archivo El seguimiento y monitoreo a la ejecución de los proyectos planificados en cada vigencia, se realizará a través del Sistema de Gestión Institucional SGI de la Entidad, según la periodicidad establecida en cada uno de ellos. Grupo de Gestión Documental Febrero 25 de

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