Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes de contratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte

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1 Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes de contratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte Universidad de Sevilla Tecnocom

2 Proyecto Piloto: ANAQUel Sergio Serrato, Diego Ruíz

3 Objetivos Creación de un modelo que soporte la gestión de documentos en fase de tramitación en las administraciones públicas. Particularización del modelo documental para los expedientes de contratación servicios de Obras de Infraestructuras de Transportes. Preservación de los documentos electrónicos generados en el marco de la gestión de expedientes. Dar soporte a las normativas de interoperabilidad (modelado e implementación de documento y expediente electrónico). Permitir la integración con otros sistemas: Que otros sistemas (clientes) hagan uso de la plataforma; como soluciones de gestión de procesos (BPM) y, en particular, entornos de gestión integrados (ERP, especialmente SAP/R3). Hacer uso de otros sistemas, especialmente de las plataformas horizontales del Junta de Andalucía que proporcionen funcionalidad necesaria Ofrecer una interfaz de usuario usable, con elementos visuales en la búsqueda y recuperación de la información. Garantizar la seguridad de la información del acceso de terceros no autorizados y controlar las operaciones que se realicen sobre los documentos y expedientes por parte de los usuarios. 3

4 Componentes fundamentales La solución técnica está formada por tres subsistemas Esta interfaz consume los servicios ofrecidos por la capa de negocio para permitir a los usuarios trabajar con el gestor documental correspondiente y los módulos adicionales de forma unificada. Permite a los usuarios hacer uso de funcionalidades de visualización de expedientes (timeline, árbol, relaciones, mapa), búsquedas avanzadas y expertas, gestión de favoritos, gestión de préstamos, chat de soporte, etc. Capa intermedia entre el gestor documental y el resto de terceras aplicaciones. Este subsistema es el encargado de exponer la funcionalidad de alto nivel a terceros sistemas para la gestión de expedientes y documentos electrónicos almacenados. Implementa todas las funcionalidades, desde las relacionadas con el acceso a la información (documentos y expedientes) hasta las funcionalidades encargadas de ofrecer todas las operaciones derivadas del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI). Este subsistema lo compone una solución de gestión documental o API de servicios equivalente (por ejemplo. que haga uso de un sistemas de ficheros para el almacenamiento de los documentos) 4

5 Arquitectura General Cumplimiento de MADEJA (Marco de Desarrollo de la Junta de Andalucía) a nivel de arquitectura, servicios y frameworks. 5

6 Subsistema de Interfaz Web de Usuario 6

7 Subsistema de Servicios Integración con terceros 7

8 Funcionalidades del Subsistema de Interfaz Web de Usuario DOCUMENTO Gestión de Documento Formalización ENI Exportación en formato ENI Firma de documentos en formato longevo. UTILIDADES PERSONALES/SOCIALES Configuración de preferencias de usuario. Gestión de favoritos; expedientes, documentos, agregaciones y búsqueda Permite el envío y recepción de favoritos entre usuarios. Carrito de la compra para descarga de expedientes y documentos. Disponibilidad de chat de soporte. EXPEDIENTE Gestión de Expediente Formalización ENI Exportación en formato ENI Validación de expedientes (documentación obligatoria). Creación de plantillas. SEGURIDAD Y ACCESO Gestión de seguridad, roles de aplicación y autorizaciones sobre las series documentales. ACCESO a los DOCUMENTOS Restricciones según el perfil de usuario Gestión de solicitudes de préstamo Estadísticas de uso BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN Permite hacer uso de distintos tipos de búsqueda: básica (full-text), avanzada y experta. Incluso en función del gestor documental clusterizacion o filtrado de los resultados de las búsquedas. Navegación sencilla por el cuadro de clasificación de la Entidad. Visualización de relaciones entre los distintos elementos del cuadro de clasificación. Distintos tipos de visualización de expedientes y documentos: en timeline, en árbol, posicionados en un mapa, en clúster (mostrando relaciones entre expedientes). 8

9 Funcionalidades del Subsistema de Servicios DOCUMENTO EXPEDIENTE Crear Documento Versionar Documento Obtener Listado de Versiones Buscar Documento (obtener expediente por diversos criterios de búsqueda). Añadir Documento a Expedientes Obtener Expedientes asociados al Documento Relacionar Documentos Obtener Documentos Relacionados Obtener Listado de Metadatos (atributos) del Tipo documental Obtener Metadatos (valores) del Documento Modificar Metadatos (valores) Asignar Etiqueta Obtener Fichero Modificar Fichero Borrado Físico de Documento Borrado Lógico de Documento Crear Contenidos Documento Eliminar Contenido Documento Servicios para gestionar Agregacion Obtener Tipos Documentales Obtener Serie Documental de Documento Tramitar Documento Crear Expediente Buscar Expedientes (obtener expediente por diversos criterios de búsqueda). Obtener Listado de Documentos Añadir Documento a Expediente Eliminar Documento de Expediente Validar Documentos del Expediente Relacionar Expedientes Obtener Expedientes Relacionados Obtener Listado Metadatos (atributos) de Expediente tipo Obtener Metadatos (valores) del Expediente Modificar Metadatos (valores) Asignar Etiqueta Eliminar Asignación Etiqueta Borrado Físico de Expediente Borrador Lógico de Expediente Obtener Serie Obtener Fase Obtener Tarea Obtener Tareas Expediente Crear SubExpediente Tramitar Expediente 9

10 Funcionalidades del Subsistema de Servicios FIRMA SEGURIDAD RECORD MANAGER Realizar Firma de Usuario Validar Firma de Usuario Realizar Firma de Servidor Validar Firma de Servidor Validar Certificado Realizar Sellado de Tiempo Cofirmar Actualización Firma NTIs Formalizar Documentos Formalizar Expediente Generar Índice Electrónico de Expte Eliminar Indices Electronicos del Expediente Generar Huella Digital de Documentos Firmar Índice Electrónico Exportar Expediente ENI Obtener Autorizaciones Definir Autorizaciones Obtener Usuarios Obtener Grupos Obtener Grupos del Usuario Obtener Información de usuario autenticado Obtener Información miembro por nombre Obtener Permisos Actualizar Permisos BÚSQUEDAS Busqueda Full-text Búsqueda Avanzada Búsqueda Experta Obtener Total Relaciones Obtener Listados por Codigos Record Obtener Record por Id Aplicar RMClassification Expedientes Aplicar RMClassification Documentos Abrir RMFolder Cerrar RMFolder Actualizar Record Documento LOGIN/PREFERENCIAS Login Obtener Preferencias Actualizar Preferencias CrearPreferencias 10

11 Funcionalidades del Subsistema de Gestión Documental Este subsistema lo conforma un ECM que se encargue de las funcionalidades básicas de gestión documental. Puede ser una herramienta de mercado, o un desarrollo equivalente, que en todo caso provea una serie de servicios vía API que puedan ser consumidos por el Subsistema de Servicios. Las funcionalidades mínimas que debe cubrir este subsistema, son los propios de un ECM, y son: DOCUMENTO GENERALES ALMACENAMIENTO Y PERSISTENCIA Creación, alta y modificación. Bloqueo y desbloqueo. Indexación. Catalogación de tipologías documentales. BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN Permitir obtener información, tanto a nivel de metadatos, etc como de los binarios correspondientes almacenados en filesystem u otra unidad de almacenamiento. SEGURIDAD Y AUTENTICACIÓN Gestión de roles, permisos y usuarios. Seguridad de aplicación (log, conexión segura, etc.) Gestión de registros para la retención a largo plazo de los contenidos a través de la automatización y las políticas a aplicar. Interoperabilidad. Capacidad de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y/o activos digitales. Herramientas necesarias para su administración, como las parametrizaciones (clases documentales, propiedades, políticas de seguridad, etc.). Persistencia de binarios en una unidad o dispositivo de almacenamiento (normalmente filesystem). Alta, baja y modificación de los binarios almacenados. Persistencia de información relacionada (cuadros clasificación, series, tipologías, metadatos). Alta, baja y modificación de la información relacionada a CdC, series, tipologías, metadatos (en bbdd). TRAZABILIDAD Control de cambios y versiones de los documentos. Motor de flujos de trabajo (workflows) para gestionar el ciclo de vida del documento y/o apoyar el flujo de trabajo de determinados procesos de gestión de documento. 11

12 Interfaz Web de Usuario. Opciones generales. Opciones menú principal Búsqueda rápida Historial de navegación Chat soporte Opciones en los listados Exportación en distintos formatos: XSL, PDF, CSV, XML Operaciones sobre los registros: borrado lógico, eliminación, favorito, detalle, validar, guardar, descargar. 12

13 La solución técnica: ANAQUel OBJETIVOS ARQUITECTURA FUNCIONALIDADES Interfaz Web de Usuario. Operaciones sobre expedientes y documentos. Operaciones sobre expedientes Operaciones sobre documentos

14 Esta investigación ha sido parcialmente financiada por el proyecto MeGus Mecanismos guiados en etapas tempranas para la mejora de Software (TIN C3-3-R) del Ministerio de Economía y Competitividad y por el proyecto THOT. Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes de contratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte del Programa Operativo FEDER de Andalucía

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