Estrategias para la Innovación e institucionalización del Archivo en Organismos de la Administración del Estado

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1 Estrategias para la Innovación e institucionalización del Archivo en Organismos de la Administración del Estado La Implementación Piloto del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGD) de la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) Segundo Seminario Interdisciplinario sobre Archivos en Chile (SIAC)

2 Presentación de la Propuesta Con esta propuesta se pretende presentar la experiencia de la implementación piloto del Modelo de Gestión Documental (MGD) desarrollado por la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) y el apoyo de EUROsociAL, con el objetivo de compartir la experiencia, proponer una mirada estratégica e innovadora de la gestión de documentos y archivos y además generar discusión en torno a la normativa chilena que regula la temática. Lo anterior, entendiendo el contexto en que se deben desenvolver actualmente las instituciones del Estado, promoviendo la Innovación Pública, el Gobierno Abierto, la Participación Ciudadana y la Transparencia. Según la Red de Transparencia y Acceso a la Información, la gestión documental y la administración de archivos en los organismos de la administración pública es uno de los elementos que tiene una mayor implicación con respecto a la efectiva implementación de una Ley de acceso a la información y transparencia en los países. El no poder disponer de información podría convertirse en un impedimento para la gestión de las solicitudes de información, mientras que una gestión inapropiada de archivos podría retardar la recopilación de la información solicitada. En Chile, el (CPLT), el Ministerio Secretaría General de la Presidencia (MINSEGPRES) y el Archivo Nacional lideran el proceso de implementación piloto del Modelo de Gestión Documental de la RTA. Este proceso inició el año 2014 con la elaboración del Modelo de Gestión Documental y, actualmente, las instituciones que participan de la Implementación Piloto han iniciado la fase de ejecución del Proyecto. Cabe señalar que la implementación del Modelo de Gestión Documental también es parte de los 12 compromisos establecidos por Chile, miembro del Open Government Partnership, en el Plan de Acción de Gobierno Abierto ( ). Este compromiso pretende potenciar el acceso a la información pública, en un marco de Transparencia, Participación Ciudadana y Colaboración en la Gestión Pública.

3 La Implementación Piloto se realiza actualmente en 7 instituciones públicas: La Presidencia de la República, el Gobierno Regional Metropolitano (GORE), el Ministerio de Salud (MINSAL), la Dirección General de Aguas del Ministerio de Obras Públicas (DGA), la Municipalidad de La Pintana, la Municipalidad de Calera de Tango y el. Durante el mes de abril, las instituciones chilenas fueron visitadas por expertos en materia archivística de la Secretaría de Estado de Cultura del Gobierno de España, quienes detectaron las principales fortalezas y debilidades de las instituciones visitadas en temas de Gestión Documental y Administración de Archivos. Posteriormente, durante los meses de mayo y junio, las instituciones participantes, junto con el CPLT, iniciaron los procesos de diseño y planificación del Proyecto, considerando los aspectos a mejorar, detectados por los expertos de la RTA. Desde junio hasta diciembre de 2015, las instituciones están en fase de ejecución del Proyecto Piloto. Sin perjuicio de ello, la mayoría de las instituciones realizan una proyección de la implementación en el mediano-largo plazo. Con lo anterior, una vez finalizado el Proyecto Piloto, se pretende realizar una evaluación del proceso de implementación con el objetivo de analizar la experiencia piloto, recabar información y definir la estrategia a partir del año 2016.

4 1. El El (CPLT) es una corporación autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, creado por la ley N de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información del Administración del Estado o Ley de Transparencia. Su principal labor es velar por el buen cumplimiento de dicha ley, la que fue promulgada el 20 de agosto de 2008 y entra en vigencia el 20 de abril de La Misión del CPLT promover y cooperar en la construcción e institucionalización de una cultura de la transparencia en Chile, garantizando el derecho de acceso a la información pública de las personas. Por otra parte, la Visión del CPLT es promover la consolidación de un modelo de gestión gubernamental que, inspirado en el Principio de Transparencia y el Derecho de Acceso a la Información Pública, profundiza la democracia y fomenta la confianza en la función pública sobre la base de la participación y el control ciudadano. Los objetivos estratégicos del CPLT son: 1. Promover el principio de transparencia y difundir el derecho de acceso a la información pública, generando información relevante sobre los niveles de implementación en el sector público y buenas prácticas instaladas. 2. Garantizar el derecho de acceso a la información pública velando por su accesibilidad, exigibilidad y disponibilidad, y fiscalizando el cumplimiento de los deberes de transparencia a través de los medios y procedimientos que establezcan las normativas aplicables. 3. Perfeccionar la regulación de la normativa en materia de transparencia y del derecho de acceso a la información, favoreciendo la eficiencia de la gestión pública y el control ciudadano. 4. Instalar el en base a un modelo de gestión pública de calidad que promueve la participación ciudadana, incorporando experiencias comparadas y mejores prácticas institucionales.

5 El, junto con la SEGPRES y el Archivo Nacional han sido los encargados de coordinar el Proyecto de Implementación Piloto del Modelo de Gestión Documental de la RTA, en concordancia con los principios y buenas prácticas establecidas en los estándares internacionales: Norma ISO 9001 de Gestión de Calidad, ISO sobre Gestión de Documentos, etc. 2. Problemática: Situación de los Archivos en los Órganos de la Administración del Estado Para comprender el contexto en el que se implementa el MGD-RTA, es preciso entender la situación de la Gestión Documental y Administración de Archivos en Chile. Para ello, se pueden señalar 3 informes realizados que reflejan la realidad, complejidad y dificultades de esta temática en las instituciones públicas: Informe Descripción Hallazgos Informe 2012: Situación de los archivos institucionales en Organismos del Estado (BID-CPLT) Este informe - El 41% de los encargados de archivos no tiene recopiló formación en materias archivísticas. información de - El conocimiento de los encargados de archivo 734 Organismos de la Ley de Transparencia es de un 72,3%. Públicos en su - El conocimiento de normativa archivística en fase cualitativa temas tales como cuadro de clasificación es (encuestas a de un 43,5%, transferencia al archivo nacional Jefes de Servicio, un 34,5% y tablas de retención documental un Encargados de 20,3%. TICs y - El conocimiento de las normas de descripción Encargados de archivística se declara con un 82,6% de Archivo) y la desconocimiento. percepción de 24 - La formación profesional de quienes se Encargados de desempeñan en los archivos son mayormente Archivo en su ingenieros (18,5%), abogados (16,7%), fase cualitativa administradores públicos (15,9%) y

6 bibliotecarios (14,8%). Informe Diagnóstico RTA de Resultado encuestas de (Diciembre 2014) - El 73,2% de los Jefes de Servicios encuestados, declaran como principal debilidad la infraestructura física como inadecuada. - La gran mayoría de las instituciones públicas no dispone de un cuadro de clasificación (53%). - Con respecto a la existencia de normas, políticas o instructivos creados específicamente por la institución, bajo el 40% se encuentran políticas de conservación, criterios de ordenación de documentos y digitalización. - Desconocimiento de normas, procedimientos archivísticos y aplicación de los mismos versus manejo de la Ley de Transparencia. - En general, se detecta un menor conocimiento de materias archivísticas, en temas tales como: tablas de retención, cuadro de clasificación, transferencia, etc. y software de archivos. - Falta de desarrollo de herramientas tecnológicas en los procesos archivísticos, uso de firma electrónica y documentos electrónicos. - 41% de los responsables del Archivo no tienen nivel de formación archivístico. - Sólo un 20% de las instituciones cuentan con planes de contingencia ante catástrofes. - Sobre un 50% de las instituciones no tienen normas, políticas e instructivos.

7 Informe de Realizado por - Ninguna institución Plan de Contingencia en Diagnóstico Organismos Piloto RTA a MGD- expertos de la RTA en abril de 2015 luego de visitas a terreno. caso de catástrofe. - Sólo un 14% posee política de Gestión documental, manuales de procedimiento, control de la documentación generada y realización de transferencia al Archivo Nacional. - La totalidad de las instituciones usa TICs en la gestión de documentos y tiene el compromiso del alto directivo en la implementación del Modelo de Gestión Documental. 3. Visión estratégica y cambio discursivo para posicionar la Gestión Documental y Archivos. Aplicación de Normas y Estándares Internacionales de Calidad 3.1. La Gestión Documental como un aporte a la creación de Valor Público. La Transparencia y el Derecho de Acceso a la Información Pública han sido fundamentales para que la ciudadanía se relacione de manera más participativa y proactiva en el quehacer de las Instituciones, fiscalizando el cumplimiento de la labor pública, reclamando ante la insatisfacción de los servicios, participando en la rendición de cuentas, etc. Justamente, la Gestión Documental y Administración de Archivos ha adquirido relevancia en las instituciones públicas chilenas luego de la implementación de la Ley de Transparencia, el año Es más, según lo señalado por el CPLT (2012), la Ley de Transparencia ha sido una gran oportunidad para que encargados de Archivo y profesionales de la Gestión Documental y de la información puedan solicitar personal, presupuesto, infraestructura y tecnología para cumplir con Solicitudes de Acceso a la Información Pública, acorde al mandato legal. Desde esta perspectiva, cada vez

8 son mayores los esfuerzos que realizan las instituciones por generar valor público a la ciudadanía. En ese contexto, Moore (1998) señala que la creación de valor público en las organizaciones y en los gestores públicos es fundamental para mejorar la percepción del ciudadano sobre el funcionamiento de las organizaciones gubernamentales. Respecto a la innovación y su relación con la creación de valor público, Francisco Longo señala 2 elementos fundamentales a) la creación de valor público exige de las organizaciones públicas contemporáneas un significativo esfuerzo de innovación para satisfacer las necesidades colectivas; y b) que la interiorización de este papel innovador se enfrenta, por una parte, a visiones rígidas de ciertas nociones fundacionales del constitucionalismo moderno y, por otra, a tradiciones propias del funcionamiento de las burocracias públicas. (Longo, 2012:51). Entendiendo la relación entre el Gobierno Abierto, el valor público y la innovación, las instituciones debieran ser capaces de comprender el entorno en el que se desenvuelven, generando servicios que impacten positivamente en la ciudadanía transparentando sus actos, promoviendo la participación y gestionando con innovación. Desde ese punto de vista, el Modelo de Gestión Documental busca precisamente aportar a que las instituciones logren crear valor público, haciendo más eficiente sus procesos internos en la gestión de la documentación, administración de archivos y de la información, con el fin de entregar efectivamente la documentación ante una Solicitud de Acceso a la Información de manera fiable, oportuna y rápida al ciudadano.

9 3.2. Política de Gestión Documental en Organismos de la Administración del Estado El Modelo de Gestión Documental propone buenas prácticas y lineamientos estratégicos para elaborar una Política de Gestión Documental 1 acorde a las funciones de la organización, los objetivos y sus procesos internos. En base a esto, el Proyecto Piloto implementado en Chile considera relevante que las instituciones comiencen a elaborar una Política de Gestión Documental de acuerdo a las buenas prácticas del MGD-RTA, las normas ISO 9001 de calidad, la ISO sobre Gestión de Documentos y los principios de Transparencia y Derecho de Acceso a la Información. El MGD-RTA señala algunas propuestas de buenas prácticas a considerar en las Políticas de Gestión Documental de las instituciones: - Estar basada en un análisis de las condiciones reales. - Dar prioridad a la calidad del servicio y estar dirigida a la mejora de la estructura y cultura global de la organización. - Ser coherente con la normativa aplicable a gestión y acceso a documentos (Ley de Transparencia, Ley de Protección de Datos Personales, Ley de Procedimiento Administrativo, entre otras). - Presentarse en un lenguaje claro y simple. - Especificar objetivos concretos y definir claramente las metas esperadas. - Especificar las prioridades y problemas. - Ser concreta y específica. - Tener límites definidos en el tiempo, objetivos y campos de aplicación claramente definidos. Desde este punto de vista, la experiencia del Piloto ha demostrado que las instituciones, en general, no poseen Políticas Institucionales para el tratamiento de los Documento y los Archivos. Por ello, desde el y 1 Ver Guía MGD-RTA G01/G Política de Gestión de Documentos y Archivos

10 el Archivo Nacional, con el apoyo de la SEGPRES, se realizó durante el mes de Agosto una serie de capacitaciones a las Instituciones Piloto, donde se dieron a conocer las principales herramientas que deben componer las Políticas y Procedimientos de Gestión Documental y Archivos: Tablas de Retención, Cuadros de Clasificación, Descripción Documental, etc. 4. Gobierno Abierto e Innovación en Gestión Documental y Administración de Archivos 2 Las Instituciones Públicas viven constantemente en un entorno cambiante, con una ciudadanía cada vez más demandante y crítica del quehacer de la Administración Pública. En ese sentido, las leyes N , N y N (De Transparencia, Participación Ciudadana y Ley de Lobby, respectivamente) han aportado y entregado herramientas de empoderamiento ciudadano, que han obligado a las Instituciones Públicas a fomentar la apertura hacia la ciudadanía. Transparencia Participación Colaboración Respecto al Gobierno Abierto, la OCDE en un Informe del año 2003 señala que Informar, consultar y hacer participar a los ciudadanos constituyen los pilares de todo buen gobierno, los medios adecuados de fomentar la apertura, y una buena inversión para mejorar la elaboración de las políticas públicas. Estos tres aspectos permiten a los poderes públicos obtener nuevas fuentes de ideas, información y 2 Ver Guía MGD-RTA G02/G Gobierno Abierto y Transparencia

11 recursos para la toma de decisiones. Además, y no menos importante, contribuyen a desarrollar la confianza del público en la Administración, lo que, a su vez, incrementa la calidad de la democracia y fortalece el civismo. A lo anterior, Villoria (2012) señala que la popularización del Gobierno Abierto se ha posicionado como un espacio de innovación pública atractivo e interesante. Diversos autores realzan la importancia de la innovación proponiendo no dejarla sólo en el discurso, sino que también llevarla a cabo dentro de las mismas organizaciones públicas. Al respecto, Sánchez, Lasagna y Marcet señalan que Las administraciones deben gestionar un mundo donde la innovación ya no es excepcional o esporádica para muchas organizaciones que marcan tendencias, sino algo constante, en el que el cambio es algo encadenado y recurrente y que, por esa razón, las administraciones no podrán contribuir a crear valor público si no entienden y participan de las lógicas de la innovación. (Sánchez, Lasagna y Marcet, 2013:29). Considerando este contexto, la Gestión de Documentos y Archivos al interior de las instituciones públicas no debe quedar al margen de la innovación. En ese sentido, el Modelo de Gestión Documental de la RTA propone una mirada estratégica e innovadora en esta temática.

12 Compromisos Open Government Partnership Chile En el contexto de los compromisos para OGP (Alianza para el Gobierno Abierto, por sus siglas en inglés) el desarrollo del Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos aporta a los siguientes valores de la OGP: Transparencia y Acceso a la Información, Rendición de cuentas, Participación Cívica y Tecnología e innovación para la apertura y rendición de cuentas. El Plan de Acción de Chile ( ) contempla 12 compromisos, detallados a continuación: Compromiso Responsable(s) 1. Implementación del Modelo de Gestión de Transparencia Municipal. 2. Estrategia de Datos Abiertos y Reutilización /Unidad de Modernización del Ministerio Secretaría General de la Presidencia. 3. Concurso Nacional de Datos Abiertos y Reutilización de Información Pública con Foco Ciudadano. 4. Portal de Transparencia 5. Desarrollar un modelo de gestión en archivos y gestión documental, que potencie el acceso a la información pública. 6. Proceso de seguimiento de los Ministerio Secretaria General de la compromisos Presidenciales Presidencia División de Coordinación Interministerial. 7. Fortalecimiento de los mecanismos de participación ciudadana (Ley Unidad de Modernización y Gobierno Digital Ministerio Secretaría General de 3 Más información en

13 20.500) Gobierno 8. Campaña de mejoramiento de trámites y servicios entregados a la ciudadanía (Chile sin papeleo) 9. Constitución del Consejo Nacional de Participación Ciudadana y Fortalecimiento de la Sociedad Civil 10. Portal de atención ciudadana de Salud 11. Implementación y monitoreo de la ley de lobby. 12. Fortalecimiento de la democracia ambiental Unidad de Modernización y Gobierno Digital, Ministerio Secretaría General de la Presidencia. MINSEGPRES MINSAL Comisión Defensora Ciudadana y Transparencia, Ministerio Secretaría General de la Presidencia. Ministerio del Medio Ambiente 5. Desafíos y retos para innovar en la Gestión Documental La literatura y la práctica han planteado diversos desafíos que los equipos de trabajo, los directivos y las instituciones en general debieran considerar en torno a la Gestión de Documentos y Administración de Archivos. El MGD-RTA también aporta a que la Gestión de Documentos y Administración de Archivos sea abordada desde una mirada diferente, estratégica e innovadora, con la finalidad lograr que los servicios de archivo contribuyan a la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública.

14 Innovación Pública Establecerse como Modelo de Innovación en la Gestión Pública Gobierno Abierto Avanzar a la Participación Ciudadana, la Transparencia y la Colaboración Transparencia y Acceso a la Información Garantizar el Derecho de Acceso a la Información Pública Uso de TICs Incorporar Herramientas Tecnológicas y Sistemas Informáticos E-Government Considerar la Gestión de Documentos Electrónicos y uso de F. E. Avanzada Posicionamiento Estratégico Posicionar la Gestión Documental al alto nivel de la organización Estándares Internacionales Cumplir con normas ISO, Moreq y otros estándares Open Data Propiciar la reutilización de datos

15 Referencias Bibliográficas (2012). Informe de diagnóstico: situación de los archivos institucionales en Organismos del Estado. Disponible en Longo, F. (2012). Innovación en gobernanza: entornos colaborativos y liderazgos relacionales. Ekonomiaz, 80(02), Moore, M. H. (1998). Gestión estratégica y creación de valor en el sector público. Buenos Aires: Paidós. OCDE (2003). Open Government: Fostering Dialogue with Civil Society. Ocde. RTA (2014). Modelo de Gestión Documental. Disponible en Sánchez, C., Lasagna, M., & Marcet, X. (2013). Innovación Pública, un modelo de aportación de valor. Santiago, Chile: RiL Editores.

16 Anexos Anexo N 1: Gráficos comparativos de Diagnóstico, Abril 2015 Comparativamente, los Informes de Diagnóstico presentaron los siguientes antecedentes (100%= 7 Instituciones Piloto MGD/RTA):

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