PLANGED - Plan Gestión Documental FAGEI - Factor Gestión Institucional

Transcripción

1 PLANGED - Plan Gestión Documental FAGEI - Factor Gestión Institucional José Fernando Velásquez Leyton Dirección Gestión Corporativa : Gestión Documental Elaboró: Juan Manuel Riaño Vargas Mario Rafael Rodríguez Clavijo Oscar Andrés Morales Mosquera Oficina Asesora de Planeación

2 SEGUIMIENTO PLANES SIOPEC JUNIO 3 DE Sistema de gestión documental. Proyecto de inversión. Tablas de retención documental. Contar con un instrumento técnico para la administración de la documentación producida y recibida por las diferentes dependencias del Instituto. Elaborar las tablas de retención documental del Instituto. * Tablas de retención documental elaboradas. * Presupuesto ejecutado. 1 1 % Cumplimiento 1% Grafica 1. Tablas de retención documental. 1 2 % Cumplimiento 4% Grafica 2. Actividades ejecutadas % Cumplimiento % Grafica 3. Presupuesto ejecutado Promedio meta 47%

3 SEGUIMIENTO PLANES SIOPEC JUNIO 3 DE 214 Actividades realizadas. 1. Aplicar encuestas de producción documental a cada una de las Direcciones Regionales, Establecimientos de Reclusión y dependencias del Instituto. 2. Revisar y analizar la información recolectada mediante encuestas e identificar las series y subseries documentales. Junio 3 de 214 Según el cronograma para la realización de las encuestas que se empezó a realizar en el mes de marzo hasta el mes de julio, se ha cumplido al 1%. Como resultado se obtuvieron 12 encuestas. Una vez realizadas las encuestas, se definen las TRD para cada oficina o grupo, en donde se determinan las series y subseries documentales, al igual que los tipos documentales que se manejan dentro de cada una de las dependencias. Tablas de retención elaboradas: elaboradas. Actividades ejecutadas. 2. Presupuesto ejecutado: $.

4 SEGUIMIENTO PLANES SIOPEC JUNIO 3 DE Sistema de gestión documental. Proyecto de inversión. Tablas de retención documental. Contar con un instrumento técnico para la administración de la documentación producida y recibida por las diferentes dependencias del Instituto. Elaborar las tablas de valoración documental del Instituto. * Tablas de valoración documental elaboradas. * Presupuesto ejecutado. 1 % Cumplimiento % Grafica 4. Tablas de valoración documental % Cumplimiento % Grafica. Actividades ejecutadas % Cumplimiento % Grafica 6. Actividades ejecutadas Promedio meta 17%

5 SEGUIMIENTO PLANES SIOPEC JUNIO 3 DE 214 Actividades realizadas. 1. Realizar estudio de la documentación institucional. 2. Elaborar diagnóstico documental del Instituto. Junio 3 de 214 Según el cronograma para la realización de la investigación, compilación y estudio de la documentación Institucional se ha cumplido en un 1%. Se entrega diagnóstico del archivo central y del fondo documental acumulado. Se aplicaron 29 encuestas a las seis regionales, obteniendo el cumplimiento de 1% de esta actividad. Tablas de valoración elaboradas:. Actividades ejecutadas. 2. Presupuesto ejecutado:.

6 SEGUIMIENTO PLANES SIOPEC JUNIO 3 DE Sistema de gestión documental. Proyecto de inversión. Archivo en estado natural. Organizar los archivo del nivel central que se encuentren en estado natural. Realizar el levantamiento del inventario documental de hasta 8. unidades documentales de los expedientes judiciales del Consejo Superior de la Judicatura. * Inventario documental de 8. unidades documentales de los expedientes judiciales del Consejo Superior de la Judicatura. * Presupuesto ejecutado. 8. Grafica 7. Unidades documentales de expedientes judiciales inventariadas % Cumplimiento 3% 3 % Cumplimiento 6% Grafica 8. Actividades ejecutadas. 4.. % Cumplimiento % Grafica 9. Presupuesto ejecutado... Promedio meta 3%

7 SEGUIMIENTO PLANES SIOPEC JUNIO 3 DE 214 Actividades realizadas. 1. Definir la metodología para el levantamiento del inventario. 2. Realizar la limpieza externa de los archivos y la marcación de estantería. 3. Efectuar prueba piloto para la toma de tiempos para el levantamiento de las unidades documentales. Junio 3 de 214 Según el cronograma para esta actividad, se definió la metodología para realizar el levantamiento del inventario en un 1%. Se realizó la limpieza por medio de fumigación para los archivos y se realizó la marcación de la estantería para su fácil ubicación. Se realizó la prueba piloto para determinar el tiempo que se lleva al momento de levantar las unidades documentales. Ésta se desarrolló en un 1%. 8. unidades documentales inventariadas: Actividades ejecutadas. 3. Presupuesto ejecutado:.

8 SEGUIMIENTO PLANES SIOPEC JUNIO 3 DE Sistema de gestión documental. Proyecto de inversión. Archivo en estado natural. Organizar los archivo del nivel central que se encuentren en estado natural. Realizar el levantamiento del inventario documental de 1. unidades documentales del archivo central en estado natural. * Levantamiento de inventario de 1. unidades documentales realizado. * Presupuesto ejecutado % Cumplimiento 28% Grafica 1. Unidades documentales inventariadas % Cumplimiento 7% Grafica 11. Actividades ejecutadas. 1.. % Cumplimiento % Grafica 12. Presupuesto ejecutado Promedio meta 34%

9 SEGUIMIENTO PLANES SIOPEC JUNIO 3 DE 214 Actividades realizadas. 1. Adecuación del área de trabajo. 2. Definir la metodología para el levantamiento del inventario. 3. Efectuar prueba piloto para la toma de tiempos para el levantamiento de las unidades documentales. Junio 3 de 214 Se adecuó el área para el levantamiento del inventario en la bodega ubicada en Siberia del archivo central del Instituto, en lo relacionado con mesas de trabajo, equipos de cómputo, sillas, cableado, etc. Se definió la metodología con la que se está llevando a cabo el levantamiento del inventario. Se realizó la prueba piloto para determinar el tiempo que se lleva al momento de levantar las unidades documentales. Ésta se desarrolló en un 1%. 1. unidades documentales inventariadas: Actividades ejecutadas. 3. Presupuesto ejecutado:.

10 SEGUIMIENTO PLANES SIOPEC JUNIO 3 DE 214 Programa de gestión documental. Estructuración programa de gestión documental. Documentación sistema integral de gestión. Actualizar los documentos de calidad del proceso de gestión documental de acuerdo a la normativa establecida y las necesidades del Instituto. Revisar y actualizar el 1% de los documentos de calidad que conforman el proceso de gestión documental del Instituto. * Porcentaje de documentos de calidad que conforman el proceso de gestión documental del Instituto revisados y actualizados. 1% % % Cumplimiento % Grafica 13. Porcentaje de documentos revisados y actualizados. 1% % 4 % Cumplimiento % Grafica 14. Actividades ejecutadas. Promedio meta %

11 SEGUIMIENTO PLANES SIOPEC JUNIO 3 DE 214 Junio 3 de 214 Porcentaje de documentos revisados y actualizados: %. Actividades ejecutadas:. 6 Programa de gestión documental. Estructuración programa de gestión documental. Política Institucional Cero Papel. Fomentar entre los funcionarios del Instituto el uso racional del papel y las buenas prácticas de los instrumentos electrónicos como medios oficiales de comunicación. Implementar la política institucional de cero papel. * Política institucional de cero papel aprobada y socializada. 1 % Cumplimiento % Grafica 1. Política institucional Cero Papel. 1 4 % Cumplimiento % Grafica 16. Actividades ejecutadas. Promedio meta % Junio 3 de 214 Política aprobada y socializada:. Actividades ejecutadas:. Promedio plan 21%