Informe de Control Interno

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1 Informe de Control Interno 104

2 INFORME DE LA JUNTA DIRECTIVA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL INTERNO PARA LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS EJERCICIO ECONÓMICO CORRESPONDIENTE AL SEGUNDO SEMESTRE DEL AÑO 2014 En cumplimiento de las funciones que le competen a la Junta Directiva de Finamérica S.A., señaladas en el capítulo IV del título I parte I de la Circular Externa 029 de 2014, circular básica jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, se permite Presentar a la Asamblea General de Accionistas, el informe sobre el resultado de la evaluación del SCI y sus actuaciones sobre el particular, correspondiente al segundo semestre del año Políticas generales establecidas para la implementación del SCI El sistema de control interno implementado por la entidad, sigue los lineamientos del informe COSO, sus elementos y componentes se ven reflejados en los diferentes manuales, así mismo, los principios y políticas del SCI definidos por la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables, se ven plasmados en el desarrollo de su actividad, lo que otorga un grado de seguridad razonable en la consecución de los objetivos trazados en el SCI. 2. Procesos utilizado para la revisión de la efectividad del SCI Se determina por las actividades de trabajo definidas para cada uno de los elementos que integran el SCI, esto es: ambiente de control, gestión de riesgos, actividades de control, información y comunicación y monitoreo. 3. Actividades más relevantes desarrolladas por el Comité de Auditoria 3.1 Designación y conformación del Comité de Auditoría El Comité de Auditoría designado por la Junta Directiva, es el responsable de monitorear el funcionamiento del Sistema de Control Interno, así en cumplimiento de ésta función, se encarga de manera general de la definición de políticas y estrategias tendientes al fortalecimiento y supervisión de la operación de los sistemas de la Entidad. El Comité no sustituye la responsabilidad que le corresponde a la Junta Directiva y a la Administración sobre la supervisión e implementación del control interno de Finamérica, su responsabilidad se limita a servir de apoyo a la Junta Directiva en la toma de decisiones relacionadas con el control. Éste Comité se encuentra integrado por los siguientes miembros: Dr. Jaime Trucco Del Castillo, quien hace las veces de Presidente, Dr. Néstor Fernández de Soto, Dra. Ana Milena Díaz Giraldo, Dr. Mauricio Jaramillo Hoyos y la Dra. Alba Lucia Gómez Vargas. Las labores de Secretario del Comité las cumple el Auditor Interno de la Compañía Actividades desarrolladas por el Comité de Auditoría Con la implementación del Sistema de Control Interno, ha sido función del Comité de Auditoría su evaluación y el mejoramiento continuo a través de la autoridad, orientación y vigilancia al personal directivo superior. Como parte de estas funciones se ha encargado del establecimiento de políticas generales y procedimientos de control, relacionados con cada uno de los elementos definidos en el capítulo IV, título I, parte I de la Circular Externa 029 de 2014, Circular básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, Ambiente de Control, información y Comunicación, Gestión de Riesgos, Actividades de Control, Monitoreo y Evaluaciones Independientes. El proceso utilizado para la revisión de la efectividad del Sistema de Control Interno, comprendió verificaciones del cumplimiento de la regulación externa aplicable y la sujeción a la autorregulación definida por FINAMÉRICA, se analizaron a través del Comité de Auditoría los informes de la Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal, así como los 105

3 informes que presentó la Gerencia de Riesgos, el Oficial de Cumplimiento, la Gerencia de Cobranza y la Gerencia Financiera. Para soportar adecuadamente la revisión del sistema de Control Interno el Comité de Auditoría conoció y/o evaluó el material documental relacionado con los siguientes temas: a. Estados financieros de la entidad. b. Dictamen de los estados financieros emitido por la Revisoría Fiscal. c. Informes de control interno emitidos por la Revisoría Fiscal y/o las cartas de recomendaciones u observaciones emitidas por el mismo. d. Plan de auditoría de la Auditoría Interna y de la Revisoría Fiscal. e. Oficios de observaciones remitidos por la Superintendencia Financiera a la entidad relacionados con el sistema de control interno. f. Informes del Oficial de cumplimiento y la Gerencia de Riesgos. g. Evaluación periódica de la cartera de créditos de la entidad. h. Informes de auditoría emitidos por la Auditoría Interna. El Comité de Auditoría, en el segundo semestre del año 2014, atendiendo sus responsabilidades dentro del Sistema de Control Interno y en apoyo a la Junta Directiva de Finamérica S.A., llevó a cabo las siguientes actividades, todas ellas sujetas a las disposiciones normativas señaladas en el numeral del capítulo IV del título I, parte I, de la Circular Externa 029 de 2014, circular básica jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia: El Comité de Auditoría viene dando cumplimiento al número de sesiones establecidas, tanto en la normativa de la Superintendencia Financiera como en el reglamento Interno del Comité. Como resultado de lo anterior se reunió en seis (6) oportunidades durante el segundo semestre del año 2014, a continuación se relacionan los números de actas, fechas y principales intervenciones del Comité, en procura del cumplimiento de sus funciones: NUMERO DE ACTA 116 FECHA DE REUNIÓN Julio 16 de 2014 PRINCIPALES INTERVENCIONES DEL COMITÉ Los miembros del Comité sugirieron que para fortalecer el SCI en el Componente de Gestión de Tecnología, se haga seguimiento a los compromisos en la respuesta al informe de licenciamiento de software. Se solicitó presentar ante la Junta Directiva las actualizaciones y modificaciones al SARLAFT y SARL. La Gerencia General en respuesta a la presentación de la Revisoría Fiscal aclaró algunos ítems relacionados con la Administración del Recurso Humano de la Compañía y propuso adelantar una reunión para revisar el tema a profundidad con el nuevo Gerente de Gestión Humana. 106

4 117 Agosto 14 de 2014 Se presentaron a los miembros del comité el balance general, el estado de pérdidas y ganancias, los anexos del balance, las notas a los estados financieros y el proyecto de distribución de utilidades para aprobación, se solicitó la posterior presentación a la Junta Directiva y Asamblea de Accionistas. 118 Septiembre 17 de 2014 Los miembros del comité solicitaron hacer seguimiento a las auditorías cuyo resultado fue bajo, así como a las respuestas de los informes, especialmente de aquellas oficinas que desmejoraron su calificación frente a la auditoría anterior. Los miembros del Comité, manifestaron que si bien los eventos que representaron fraude no son materiales, se evalúe si vale la pena formular las correspondientes denuncias penales, teniendo en cuanta la relación costo beneficio. Así mismo, reiteraron la necesidad de hacer seguimiento de las acciones o planes de mejora (implementados por la Administración) que se han derivado de los informes de la Auditoría Interna, de tal manera que se controle y se asegure que los riesgos han sido gestionados. Los señores miembros del Comité reiteraron ejercer un permanente monitoreo sobre la cartera reestructurada, de tal manera que la misma, este siempre controlada. 107

5 119 Octubre 17 de 2014 Los señores miembros del Comité de Auditoría hicieron recomendaciones para mejorar la productividad, de igual forma el comité solicito seguimiento a las respuestas de los informes, especialmente de aquellas oficinas que desmejoren su calificación frente a la auditoría anterior. Los miembros del Comité reiteraron que ante los eventos que impliquen fraude, dado que los mismos no representaron sumas materiales, teniendo en cuanta la relación costo beneficio, se evalúe si vale la pena formular las correspondientes denuncias penales. Así mismo, reiteraron la necesidad de hacer seguimiento de las acciones o planea de mejora (implementados por la Administración) que se han derivado de los informes de la Auditoría Interna, de tal manera que se controle y se asegure que los riesgos han sido gestionados. Teniendo en cuenta el pliego de cargos formulado por parte de la Superintendencia Financiera relacionada con el proceso de calificación y provisión por riesgo de cartera de créditos calificación y provisión por riesgo en el otorgamiento y por riesgo en el seguimiento de cartera, así como la Ley de víctimas, el comité de auditoría sugirió algunas modificaciones en la propuesta de respuesta y solicitó informar a la Junta Directiva del presente asunto atendiendo la naturaleza del requerimiento, con el fin de ratificar la propuesta de respuesta presentada. Se propusieron algunos cambios para el SARO y SARM los cuales los miembros del comité, solicitaron someter los cambios a aprobación de la Junta 120 Noviembre 19 de 2014 Los miembros del Comité solicitaron capacitación relacionada con el SARLAFT para los miembros de la Junta Directiva. 121 Diciembre 11 de 2014 El Comité Aprobó el Plan Anual de Auditoría y el presupuesto de gastos del área para el año Frente a los resultados de la auditoría practicada por la Revisoría Fiscal a las oficinas Yopal e Ibagué, los miembros del comité solicitaron realizar auditoría de seguimiento a éstas oficinas 108

6 Adicionalmente a las intervenciones puntuales citadas anteriormente, el Comité de Auditoría adelantó un permanente control y seguimiento, reflejado en las actividades que se describen a continuación: Efectuó seguimiento al desarrollo del Plan General de Auditoría, aprobado en diciembre de 2013 durante las reuniones del Comité que tuvieron lugar en el segundo semestre del año Veló por el cumplimiento de las políticas generales de la Compañía relacionadas con del Sistema de Control Interno y realizó seguimiento para que la Administración atendiera las recomendaciones de los órganos de control encaminadas al fortalecimiento de este sistema. En cada una de las reuniones del Comité, se revisaron las comunicaciones recibidas del ente supervisor y se validó que no existieran requerimientos sin atender por parte de la Administración Revisó los informes que el Oficial de Cumplimiento presentó a la Junta Directiva en lo relacionado con el desempeño del Sistema de Administración de Riesgos para el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT y el cumplimiento de la normatividad aplicable, efectuó las recomendaciones pertinentes, velando porque FINAMERICA disponga de los procedimientos y controles suficientes para evitar que sea utilizada como instrumento para el lavado de activos y financiación del terrorismo. Veló por el cumplimiento de la normatividad aplicable a la Compañía, especialmente la relacionada con los diferentes Sistemas de Administración de Riesgos y Evaluación del Sistema de Control Interno. Conoció los informes sobre las diferentes auditorías (de Crédito, Financiera, de cumplimiento, Operativas, de Sistemas, de SARLAFT e investigaciones especiales), practicadas por la Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal y se enteró de los planes de acción para gestionar los riesgos por parte de la Administración. Con base en los informes presentados por la Revisoría Fiscal, la Auditoría Interna y la Administración, verificó la existencia de controles que permiten asegurar que las cifras de los Estados Financieros reflejan razonablemente la situación Financiera y los resultados de la Compañía, Así mismo a través de los citados informes evidenció que no se presentaron deficiencias materiales que afectaran los estados financieros y el informe de gestión. El Comité efectuó seguimiento a la cartera, el cual quedo documentado en las actas de reunión y sus anexos donde constan las evaluaciones de cartera y las explicaciones que dio la Gerente de Cobranza de la Compañía, sobre los diferentes estados de la cartera (vencida, restructurada y castigada), durante el segundo semestre del año Los temas que ameritaron un mayor nivel de atención por razón de su carácter estructural, la naturaleza de los riesgos advertidos o las implicaciones financieras u operativas, fueron tratados con mayor énfasis en las sesiones del Comité. Cuando el Comité lo consideró conveniente citó a los funcionarios directivos responsables de cada uno de los aspectos tratados, para que presentaran los informes, análisis y evaluaciones necesarios para conocer directamente las actividades desarrolladas en cada tema, los mecanismos de control implementados y el grado de adopción de correctivos. 4. Deficiencias materiales detectadas, las recomendaciones formuladas y las medidas adoptadas, incluyendo entre otros temas aquellos que pudieran afectar los estados financieros y el informe de gestión. Durante el segundo semestre del 2014 no se recibieron observaciones de la Administración, las Revisoría Fiscal y la Auditoria Interna, relacionadas con deficiencias materiales del SCI que pusieran en riesgo su efectividad. 5. Observaciones formuladas por los órganos de supervisión y sanciones impuestas. Para el segundo semestre del año 2014, se realizaron observaciones relacionadas con la visita riesgo de crédito que adelantó la Superintendencia Financiera de Colombia en donde se dio traslado del pliego de cargos, así mismo, se formularon recomendaciones relacionadas con la visita de carácter institucional adelantada por tal entidad, las cuales fueron acogidas por la entidad, por lo que se obtuvo respuesta final a este requerimiento. Al cierre del ejercicio la Financiera no fue objeto de sanciones por parte de los órganos de supervisión. 109

7 6. Evaluación de la labor realizada por la Auditoria Interna La Junta Directiva, por medio del Comité de Auditoría, evaluó la gestión de la Auditoría Interna, determinando que su labor se desarrolló de manera independiente y objetiva, los programas de auditoría aplicados tuvieron el alcance y cubrimiento que permitió conocer el nivel de cumplimiento de los procedimientos y controles necesarios para contribuir a la mejora de los procesos, la eficiencia y seguridad de las operaciones y la custodia de los activos. De otra parte, la Auditoría Interna contó con los recursos necesarios y el plan de auditoría se cumplió satisfactoriamente. Durante el periodo comprendido entre julio y diciembre de 2014, la labor realizada por la Auditoria interna se ha realizado conforme al plan de Auditoria aprobado por el Comité de Auditoria, contemplando un cubrimiento a la Red de Oficinas enfocada principalmente al programa de auditorita de crédito, y procesos de la Dirección General focalizada a cubrir los riesgos más significativos, realizando pruebas de control y formulando recomendaciones, así mismo la auditoria abarco los sistemas de información, manejo operativo, administrativo y financiero de los procesos auditados. Es de resaltar que la entidad viene promoviendo la cultura de Control Interno, por lo que la Auditoria Interna dicto 21 charlas sobre el SCI a nuevos funcionarios, destacando la importancia del control interno para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la entidad y la seguridad en las operaciones. Igualmente la labor de la Auditoría contempló la evaluación del adecuado funcionamiento del SCI en las áreas y procesos que se consideran más relevantes, y de los elementos del SCI, verificando el cumplimiento de las disposiciones que regulan la materia y de los principios y políticas definidos por la entidad. La actividad de la Auditoria se llevó a cabo con fundamento en normas que regulan la práctica profesional de la Auditoria Interna, y las disposiciones sobre el SCI, los hallazgos y recomendaciones fueron puestos en conocimiento de la administración y de las áreas responsables de los procesos, realizando el seguimiento correspondiente a las recomendaciones formuladas. 7. Conclusión La Junta Directiva a través del Comité de Auditoría ha cumplido su gestión relacionada con el Control Interno, de acuerdo con lo señalado en el numeral del capítulo IV del título I parte I de la Circular Externa 029 de 2014, circular básica jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, las actas de las sesiones fueron debidamente analizadas y aprobadas y se ha realizado la labor de seguimiento sobre puntos pendientes en forma adecuada. Los temas tratados en las diferentes sesiones se documentaron en forma adecuada y los aspectos relevantes derivados de las reuniones han sido comunicados a la alta Dirección solicitando implementar los planes de mejoramiento pertinentes. Si bien para este segundo semestre del año 2014 no se identificaron situaciones críticas como resultado de los exámenes de los entes de control, se han formulado las recomendaciones correspondientes, las que son gestionadas por la Administración en procura de fortalecer el Sistema de Control Interno. De acuerdo con lo anterior, durante el segundo semestre de 2014 no se encontraron debilidades materiales que pusieran en riesgo la efectividad del SCI. Bogotá D.C., 29 de enero de

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