EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

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1 2 3 4 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE CALIFICACIÓN OBSERVACIONES 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,9 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO IDENTIFICACIÓN 4,9 1 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos? En la caracterización de los procesos del Sistema Integrado de Gestión y Mejora de la Entidad, SIGME, se tienen plenamente identificados los productos que alimentan otros procesos, son insumo del proceso de Gestión Contable o que corresponden a requerimientos de usuarios externos de la Superintendencia Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable? Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? En la caracterización de los procesos del Sistema Integrado de Gestión y Mejora de la Entidad, SIGME, se tienen plenamente identificados los productos que alimentan otros procesos, son insumo del proceso de Gestión Contable o que corresponden a requerimientos de usuarios externos de la Superintendencia En la caracterización de los procesos del Sistema Integrado de Gestión y Mejora de la Entidad, SIGME, se tienen plenamente identificados los productos que alimentan otros procesos, son insumo del proceso de Gestión Contable o que corresponden a requerimientos de usuarios externos de la Superintendencia El Sistema Integrado de Gestión y Mejora se constituye en un sistema que establece más que una política de información para el área contable, una serie de procedimientos claramente definidos, que como parte de unos procesos interrelacionados, garantizan el flujo de información contable debidamente soportada con los registros de rigor, soportada de manera eficaz por el Sistema de Gestión Documantal, ORFEO. 5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? Como se anotó, más que una política de suministro de información contable de las áreas, se aplican los procesos y procedimientos y sus correspondientes registros, lo cual fue plenamente verificado 6 7 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria? Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente? Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales registrados en la contabilidad de la Entidad, responden al principio de contabilidad de Medición consignado en el Régimen de Contabilidad Pública. La Contabilidad de la Superintendencia está basada en documentos soporte internos y externos. Entre otros: comprobantes debidamente soportados para provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones, cierre, comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generan registros en la contabilidad y que garantizan la legalidad, autenticidad e integridad de la información contable pública y su posterior exhibición para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades competentes. 8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? Se evidenció el cumplimiento en la materia en el proceso de gestión contable, sus procedimientos asociados y en las descripciones incluidas en el Manual Contable, con ligeras excepciones producto de informes elaborados por la Oficina de Control Interno durante la vigencia 9 10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública? Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad? 4,0 Se tiene un conocimiento adecuado, susceptible de ser profundizado. Dentro de los perfiles academicos y experticia que se requiere para proveer los cargos y desempeñar las funciones del grupo de contabilidad, se exige unos conocimientos mínimos sobre las normas que rigen la contabilidad pública.

2 11 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? El registro de las transacciones, hechos y operaciones relacionadas con las actividades de la Entidad, responden a la norma técnica relativa a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad, establecida en el Plan General de Contabilidad Pública, la cual hace referencia a la tenencia, conservación, custodia y elaboración de comprobantes de contabilidad, con el fin de garantizar la legalidad, autenticidad e integridad de la información contable pública. Como valor agregado, la Entidad cuenta con el sistema de gestión documental ORFEO, el cual permite acceder los documentos en medio Magnético y en medio físico, facilitando su reproducción y consulta. 12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación? La Contabilidad de la Superintendencia está basada en documentos soporte internos y externos. Entre otros: comprobantes debidamente soportados para provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones, cierre, comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generan registros en la contabilidad y que garantizan la legalidad, autenticidad e integridad de la información contable pública y su posterior exhibición para efectos de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades competentes 13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública? La información financiera económica y social de la Entidad se reconoce y revela con sujeción al Régimen de Contabilidad Pública. El Manual del Proceso de Gestión Contable de la Superintendencia incluido en el Ssitema Integrado de Gestión y Mejora, SIGME, recopila y ajusta los lineamientos y directrices impartidos por la Contaduría General de la Nación a las necesidades particulares de la Superintendencia CLASIFICACIÓN 14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable? El registro de las transacciones, hechos y operaciones relacionadas con las actividades de la Entidad, se realizan a través de un sistema integrado de información - Finanzas Web, el cual recibe información por interfaz de los aplicativos Recursos Humanos Web, Recursos Físicos Web, Contribuciones y Cuentas por Cobrar. Además como se mencionó, todos los procesos de la Entidad, se encuentran interrelacionados, lo que implica que los hechos económicos y financieros tengan necesarimanete que ser de conocimiento del proceso de gestión contable y las áreas involucradas en el mismo Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas? Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública? La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública? El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación? Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas? financieras de la Entidad guardan coherencia a nivel general con el marco conceptual del catálogo de cuentas, descripciones y dinámicas contenidos en el Plan General de Contabilidad Pública. Se presenta reclasificación de cuentas de manera excepcional, dentro de los niveles adecuados que se requiere para el registro y control de las mismas. financieras de la Entidad, guardan coherencia a nivel general con el marco conceptual del catálogo de cuentas, descripciones y dinámicas contenidos en el Plan General de Contabilidad Pública, aunque se precisa excepcionalmente de efectuar algunos ajustes en las transacciones Sí. Además se evidencia con la transmisión de la información contable a través del, Consolidador de Hacienda e Información Pública, CHIP, ya que de no cumplir los requisitos el sistema no valida la información que se no este acorde con el manual de cuentas oficial financieras de la Entidad guardan coherencia a nivel general con el marco conceptual del catálogo de cuentas, descripciones y dinámicas contenidos en el Plan General de Contabilidad Pública.

3 REGISTRO Y AJUSTES Se realizan periodicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad? Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo? Se ejecutan periodicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas? Se realizan periodicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? Se hacen verificaciones periodicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos? Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar? Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas? El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente? Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique? Las conciliaciones y análisis de cuentas en general se realizan en forma mensual y se pueden evidenciar en los expedientes físicos que custodia el Grupo de Contabilidad Sí. Se confirman trimestralmente y se analizan periódicamente y en el momento en que sea solicitado por las otras Entidades según el caso Las conciliaciones y análisis de cuentas en general se realizan con los distintos procesos de la Entidad (Gestión Humana, Administración de Bienes, Gestión de Ingresos, Control a la Ejecución del Gasto, etc.), en forma mensual y se pueden evidenciar en los expedientes físicos que custodia el Grupo de Contabilidad Esta actividad se realiza en el proceso de Administración de Bienes, lo cual se pudo verificar con las conciliaciones mensuales respectivas financieras de la Entidad guardan coherencia a nivel general con el marco conceptual del catálogo de cuentas, descripciones y dinámicas contenidos en el Plan General de Contabilidad Pública. El proceso de Gestión Contable efectúa revisión y análisis de cuentas antes del cierre mensual y previamente efectúa las conciliaciones antes anotadas Se sigue de manera estricta el orden cronológico de los registros como se puede evidenciar en el aplicativo finanzas Web y en la herramienta de gestión documental ORFEO. Mensualmente antes del cierre se efectúa revisión y análisis de cuentas, adicionalmente los registros son automatizados y existe control de trazabilidad en los aplicativos. La Entidad utiliza las cuentas que representan los aportes destinados para la creación y desarrollo de entidades contables públicas descentralizadas por servicios, establecidas en el catálogo general de cuentas del Régimen de Contabilidad Pública en Colombia. En los estados financieros, se observa que la Entidad registra su patrimonio en el grupo 32 que hace referencia a entidades contables públicas descentralizadas por servicios. La gestión de calidad de la Entidad está basada en procesos como se evidencia en el Sistema Integrado de Gestión y Mejora -SIGME. El proceso de Gestión Contable GC-PR-001, tiene a su vez interrelación con los demás y registra como áreas proveedoras a: Presupuesto, Contribuciones y Cuentas por Cobrar, Tesorería, Almacén e Inventarios, Direcciones Territoriales, Gestión Humana, Defensa Judicial y Control Disciplinario Interno. Adicionalmente, el registro de las transacciones, hechos y operaciones relacionadas con las actividades de la Entidad, se realiza a través de un sistema integrado de información - Finanzas 2000, el cual recibe información por interfaz de los aplicativos Recursos Humanos Web, Recursos Físicos Web, Contribuciones y Cuentas por Cobrar. La depreciación de activos fijos e intangibles se hace automática a través de un aplicativo creado para tal fin y de acuerdo con normas técnicas de la Contaduría. La amortización se realiza de acuerdo con la normatividad vigente. Las valorizaciones de edificaciones y terrenos son el resultado de un avalúo contratado en 2010.

4 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idoneos? Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? ETAPA DE REVELACIÓN 4,8 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública? Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información? Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información? Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública? El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde? Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables? ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y INFORMACIÓN COMUNICACIÓN DE LA Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control? Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental? 4,7 3,0 El registro de las transacciones, hechos y operaciones relacionadas con las actividades de la Entidad, responden a la norma técnica relativa a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad, establecida en el Plan General de Contabilidad Pública, la cual hace referencia a la tenencia, conservación, custodia y elaboración de comprobantes de contabilidad, con el fin de garantizar la legalidad, autenticidad e integridad de la información contable pública. Como valor agregado la Entidad cuenta con el sistema de gestión documental ORFEO, el cual permite acceder los documentos en medio magnético y en medio físico, facilitando su reproducción y consulta. relacionadas con las actividades de la Entidad, están agrupadas en comprobantes debidamente parametrizados, como por ejemplo comprobante 102 consignaciones, 126 causación nivel central, 112 contribuciones en firme, 157, salida de bienes de consumo operativo, entre otros. La contabilidad de la Entidad está debidamente soportada en comprobantes contables. Si, prueba de ello son las actas de apertura anual firmadas por el Representante Legal y el Contador de la Entidad de los diferentes libros oficiales Diario y Mayor del 31/12/09 Mensualmente el grupo de Contabilidad imprime libros auxiliares, los cuales se cruzan contra los libros oficiales. La parametrización de los aplicativos es continúa, en concordancia con los requerimientos y necesidades que se presenten por los cambios normativos, no sólo en los aspectos contables, si no también, alrededor de los procesos que proveen información. Para el mantenimientto, actualización y parametrización del aplicativo, se cuenta con un contrato de outsourcing informático, quienes se encargan de estas actividades. Los reportes mensuales, trimestrales y anuales, tanto a la Contaduría y Contraloría General de la República, Departamento Nacional de Planeación son elaborados y remitidos con la debida oportunidad. Las notas a los estados contables básicos se presentan de conformidad con lo establecido por la Contaduría en la Resolución 356 de Las notas a los estados contables básicos se presentan de conformidad con lo establecido por la Contaduría en la Resolución 356 de Al cierre de las vigencias el Grupo de Contabilidad verifica la coherencia de las notas con el reporte de Estados contables Los reportes mensuales, trimestrales y anuales, tanto a la Contaduría y Contraloría General de la República, Departamento Nacional de Planeación son elaborados y remitidos con la debida oportunidad La publicación de estados financieros para 2010 se hizo semestral

5 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente? Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad? La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios? Se asegura la entidad de presentar cifras homogeneas a los distintos usuarios de la información? Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable? Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable? Los procesos que tienen relación directa con lo contable (Gestión Contable, Control a la Ejecución del Gasto, Gestión de Cobro y Gestión de Ingresos) son objeto de continua medición, a través del seguimiento a los indicadores establecidos en un aplicativo disñeado por la Entidad denominado Strategos. Dentro de los principales indicadores se encuentran: Cumplimiento de reportes a la Contaduría, Cumplimiento de obligaciones tributarias, Oportunidad en la entrega de Estados financieros, Ejecución Presupuestal, Valor recuaudado contribuciones, entre otros. Las notas a los estados contables básicos se presentan de conformidad con lo establecido por la Contaduría en la Resolución 356 de Sí. En especial, aquella relacionada con la Ejecución Presupuestal, informes de saneamiento contable y de Contribuciones y Cuentas por pagar Mensualmente antes del cierre se efectúa revisión y análisis de cuentas; adicionalmente el proceso de registro de información contable es automatizado a través del aplicativo Finanzas WEB, existe control de trazabilidad en los aplicativos. La Entidad cuenta con una política de administración de riesgos. Dentro del Sistema Integrado de Gestión y Mejora se tiene identificado un mapa de riesgos para cada proceso. En el caso específico del proceso de Gestión Contable, los tres riesgos son valorados, se identifican su causas, probabilidad e impacto. La Entidad establece unos controles verificables mediante registros que logran atenuar el riesgo inherente inicial, así como la potencial materialización del mismo. En la materia, la Oficina Asesora de Planeación coordina la actualización de los mapas de riesgos de cada proceso en coordinación con las áreas involucradas. De igual manera, se garantiza la Sostenibilidad del Sistema Contable mediante la existencia del Comité Técnico respectivo Dentro de la cultura de autocontrol existe en la Entidad, el Grupo de Contabilidad efectúa reuniones periódicas con el fin de analizar las actividades del proceso, sus procedimientos y puntos de control respectivos en procura del mejoramiento continuo. La Coordinación del Grupo de Contabilidad hace también seguimiento periódico a las actividades asignadas al personal del área. De estas dos actividades se cuentan con los registros respectivos (actas) De conformidad con el manual de funciones de la Entidad, existe una coordinación con responsabilidades claramente determinadas. Cada integrante del Grupo de contabilidad cuenta con funciones incluidas en dicho manual, así como con una concertación de objetivos y actividades definidas, las cuales se pueden observar en el respectivo cronograma, formato SIGME CG-F-012. Para los contratistas en los objetivos específicos del contrato. Todos estos aspectos se encuentran debidamente documentados dento del proceso de Gestión Contable, procedimientos asociados y Manual Contable incluidos dentro del Sistema Integrado de Gestión y Mejora, SIGME. En atención al proceso de mejora continua, el proceso de Gestión Contable y sus procedimientos asociados fueron actualizados en su versión más reciente versión el 24/11/10 y son el fundamneto del ejercicio de la gestión institucional contable

6 Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad? Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información? Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública? Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad? Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público? Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador? Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales? Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia? El flujo de información se encuentra en el respectivo diagrama incluido en el proceso de Gestión Contable del Sistema Integrado de Gestión y Mejora, SIGME De acuerdo con los lineamientos de la Contaduría General de la Nación, la Superintendencia creó el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable mediante resolución No de abril 10 de Periódicamente y previa evaluación del área contable, se presentan al Comité las partidas que requieran depuración de acuerdo con el Procedimiento de Sostenibilidad Contable establecido en el Sistema Integrado de Gestión y Mejora, SIGME. En los aplicativos Recursos Físicos Web - RFWEB, Contribuciones y Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Nómina y en el Sistema de Gestión Documental -ORFEO-, se logra identificar claramente la individualización de dichos ítems En la materia se viene dando cumplimiento al artículo 2 del Decreto 1536 de 2007, el cual modificó el inciso 9 de artículo 64 del Decreto 2649 de El último avalúo se realizó en septiembre de 2010, cumpliendo con los lineamientos de Contaduría. Como se anotó anteriormente, la estructura de la Entidad está basada en procesos. Para el caso del proceso de gestión contable y sus procedimientros asociados, las áreas que los involucran (Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Contribuciones y Cuentas por Cobrar, Almacén e Inventarios, etc.) están acordes con su complejidad y el tamaño de la Superintendencia Cada integrante del Grupo de contabilidad cuenta con funciones específicas incluidas en el manual respectivo, así como con una concertación de objetivos y actividades definidas de conformidad con el proceso y procedimientos definidos en SIGME Participar en todas las capacitaciones programadas por la Contaduría General de la Nación, adicionalmente en el programa institucional de capacitación se incluyen actividades complementarias para fortalecer los conocimientos del grupo de trabajo. De conformidad con la Ley 951 de 2005, se tiene documentado en el Sistema Integrado de Gestión y Mejora un formato de acta de entrega del cargo, el cual debe ser dligenciado por todos los servidores públicos, incluidos el Representante Legal y el Contador El Sistema Integrado de Gestión y Mejora se constituye en un mecanismo que establece más que una política de información para el área contable, una serie de procedimientos claramente definidos, que como parte de unos procesos interrelacionados, garantizan el flujo de información contable debidamente soportada con los registros de rigor para un adecuado cierre integral de la información contable. Adicionalmente, se tuvieron en cuenta los parámetros establecidos por la Contaduría en el instructivo 011 del 16/12/10, para el cierre de la vigencia 2010 e inicio de 2011 El registro de las transacciones, hechos y operaciones relacionadas con las actividades de la Entidad, responden a la norma técnica relativa a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad, establecida en el Plan General de Contabilidad Pública, la cual hace referencia a la tenencia, conservación, custodia y elaboración de comprobantes de contabilidad, con el fin de garantizar la legalidad, autenticidad e integridad de la información contable pública. Como valor agregado la Entidad cuenta con el sistema de gestión documental ORFEO, el cual permite acceder los documentos en medio magnético y en medio físico, facilitando su reproducción y consulta.

7 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,94 ADECUADO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,97 ADECUADO IDENTIFICACIÓN 4,92 ADECUADO CLASIFICACIÓN 0 ADECUADO REGISTRO Y AJUSTES 0 ADECUADO 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 4,83 ADECUADO ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 0 ADECUADO ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4,67 ADECUADO 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 0 ADECUADO ACCIONES IMPLEMENTADAS 0 ADECUADO RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO INADECUADO (no incluye 2.0) DEFICIENTE (no incluye 3.0) SATISFACTORIO (no incluye 4.0) ADECUADO

8 VALORACION CUALITATIVA FORTALEZAS EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1) Existencia y actualización de un Manual del Proceso de Gestión Contable que recopila y ajusta los lineamientos y directrices impartidos por la Contaduría General de la Nación a las necesidades particulares de la entidad y se constituye en una herramienta de gestión que da valor agregado al proceso de Gestión Contable, dando claridad y transparencia al actuar del proceso y a todos los actores que participan del mismo. 2) Competencia del Talento Humano y la capacitación permanente. El Grupo de Contabilidad cuenta con un Contador Público especializado como Coordinador, tres profesionales especializados de planta, una contratista profesional especializada, quienes tienen bajo su responsabilidad las etapas y actividades del proceso contable (Identificación, Clasificación, Registro y Ajustes de la información Contable) de la Superintendencia y una técnico - contratista - estudiante de sexto semestre de Contaduría Pública. 3) Generación de reportes, informes y estados financieros automatizada, permitiendo atender con oportunidad y calidad los diferentes requerimientos de usuarios de la información contable, bien sea internos o externos como la Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República, entre otras entidades usuarias de la información contable producida por la Superservicios. 4) Un modelo de gestión por procesos y el Sistema Integrado de Gestión y Mejora, SIGME, que involucra la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP1000:2004, el modelo estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y el SISTEDA 5) Ua política de administración de riesgos que involucra a todos los procesos mediante la identificación de un mapa de riesgos para cada uno de ellos, donde se establece la probabilidad e impacto de cada riesgo y se adoptan una serie de puntos de control para evitar la materialización de los riesgos o minimizar su probabilidad e impacto en la gestión institucional. DEBILIDADES 1) La comunicación de la información contable hacia el público debe ser más permanente en consideración a lo dispuesto en la normatividad vigente, pues se están publicando los estados financieros sólo semestralmente AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS 1) Se efectuó la actualización del proceso de Gestión Contable y procedimientos asociados en noviembre de Las principales mejoras y modificaciones fueron las siguientes: Cambios en entradas y salidas del proceso en el diagrama de flujo de acuerdo con la caracterización del proceso; modificaciones o inclusiones de formatos y registros que se consideraron pertinentes en los procedimientos; inclusión en los procedimientos de actividades o complemento en su detalle y documentación asociada; modificaciones al Manual Contable en cuanto al detalle de algunas tareas y se modificaron algunos registros. 2) Dentro del marco del Sistema de Gestión de Calidad, se adelantaron diversas acciones correctivas, preventivas y de mejora. Entre ellas: Modificación de la cuenta utilizada para los bienes usados en bodega teniendo en cuenta las directrices de Contaduría; Ajuste aplicativo Orfeo para mejorar la funcionalidad de consulta de expedientes virtuales de impuestos. 3) En relación con aplicativos fue necesario modificar la parametrización del módulo de activos fijos con la creación de un nuevo concepto de Adiciones y Mejoras del aplicativo Recurso Físicos Web. RECOMENDACIONES 1) Hacer una revisión periódica de los puntos de control de todos los procesos que alimentan la información al proceso de gestión contable, con el fin de determinar si los existentes son adecuados a la normatividad contable pública y hacer las modificaciones oportunas a que haya lugar. 2) Efectuar la publicación mensual en la página web de la Entidad, los Estados Financieros Básicos, en concordancia con lo dispuesto en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública vigente. 3) Contar con un manual del usuario del aplicativo utilizado para el registro de operaciones financieras y/o manual técnico del mismo, que sirva de apoyo para los usuarios antiguos y en especial, a los nuevos, así como al personal que efectúa el soporte técnico respectivo, habida cuenta que este último hace parte de un outsourcing y por tanto, puede presentar gran rotación de personal que dificulte o retrase la oportunidad de dicho apoyo. 4) Adelantar un análisis de las causas típicas de los ajustes contables, con el fin de desarrollar de manera oportuna las acciones preventivas que minimicen su ocurrencia Página 8

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