SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI CALIDAD) REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE

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1 PAGINA 1 DE 5 OBJETIVO: Establecer las acciones pertinentes, para el funcionamiento del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. ALCANCE: Este documento aplica a los funcionarios que integran el Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1º.- NATURALEZA. De acuerdo con lo establecido por la Resolución 119 de abril 27 de 2006 emitida por el Contador General de la Nación por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, el Comité es una instancia asesora del área contable y financiera de las entidades. ARTÍCULO 2º.- FUNCIONES. Son las fijadas en la resolución 1744 de agosto 27 de 2007 y 2911 de octubre 16 de. ARTICULO 3.- Los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público, y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad. ARTICULO 4º.- La asistencia al Comité es indelegable con respecto a todos sus miembros. En el evento en que el Presidente del Comité deba ausentarse definitivamente de la sesión esta se suspenderá, dejándose constancia de ello en la respectiva acta y se reiniciara previa citación para el efecto. PARÁGRAFO 1. El Comité, por intermedio de su Secretaría Técnica, podrá invitar a sus sesiones a las personas o funcionarios que requiera para la mejor comprensión de los asuntos materia de consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero sin voto. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

2 PAGINA 2 DE 5 ARTÍCULO 5º.- Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efecto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico. ARTICULO 6º.- Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración; los demás miembros del Comité decidirán sobre si procede o no el impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta. De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. Si se admitiere la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el Presidente del Comité designará un miembro ad hoc que reemplace al que se ha declarado impedido o recusado. CAPÍTULO II ARTICULO 7º. Sesiones. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, se reunirá de manera ordinaria cada tres (3) meses en la segunda semana subsiguiente a la terminación de cada trimestre (marzo, Junio, Septiembre y diciembre), en el lugar indicado en la citación respectiva. El Comité se reunirá extraordinariamente cuando sea necesario previa solicitud de al menos dos (2) de sus miembros permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

3 PAGINA 3 DE 5 Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión. ARTÍCULO 8º. Convocatoria. De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité procederá a convocar a los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad, con al menos dos (2) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo Orden del Día. Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración de los miembros del Comité. Con la convocatoria, se deberán remitir a cada miembro del Comité el Orden del Día y los documentos que se consideren pertinentes para el efecto. ARTICULO 9º.- Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión. En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación. Lo anterior, para los fines que estime pertinentes el funcionario responsable del Área de Control Interno en la entidad. ARTÍCULO 10º.- Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión. A continuación, el Secretario Técnico del Comité informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente.

4 PAGINA 4 DE 5 Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el Secretario Técnico informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, procediendo el Presidente a levantar la sesión. ARTICULO 11º.- Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con la totalidad de sus miembros permanentes, y las decisiones serán adoptadas por la mitad más uno de los mismos. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate. ARTÍCULO 12º.- Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales dejarán constancia en la respectiva acta. CAPÍTULO III SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO ARTÍCULO 13º.- Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el Responsable del Grupo Interno de Tesorería. ARTÍCULO 14º.- Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité PARÁGRAFO TERCERO: Las decisiones adoptadas en las reuniones que realicen los responsables de las áreas de gestión, se consignarán en actas y las mismas se traducirán en acciones concretas delimitadas en el tiempo, con responsables definidos. CAPÍTULO IV

5 DISPOSICIONES FINALES PAGINA 5 DE 5 ARTICULO 15º. Vigencia. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su publicación en la página WEB del Fondo de Pasivo Social de ferrocarriles Nacionales de Colombia. El presente Reglamento se discutió y aprobó por los miembros del Comité, quienes en constancia de aprobación lo suscriben a los Dieciséis (16) días del mes de Octubre de Dos Mil Nueve (). MIEMBROS DEL COMITÉ ERNESTO CARVAJAL MORENO BLANCA NELSY CHIQUIZA Secretario General- Presidente GIT Tesorería - Secretaria Integrantes del Comité: MAURICIO VILLANEDA JIMENEZ Subdirector Financiero LIGIA IBETH BARRERA PAEZ Jefe Oficina Jurídica LUIS ALBERTO SEGURA BECERRA LUZ FANY VACA GUTIERREZ GIT Gestión Bs, Compras y SS Adtivos GIT Contabilidad YADINE CAUSIL BETTIN Liquidador Cartera DEMETRIO GALVIS HERNANDEZ Control Interno

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