MANUAL GENERACIÓN FICHEROS SEPA

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1 MANUAL GENERACIÓN FICHEROS SEPA KaisEVO financials, versión 15 Diciembre de 2015

2 Índice de contenido Adaptación a SEPA para la emisión de adeudos directos (recibos y giros) Requisitos para emitir adeudos directos Secuencia de los adeudos directos esquema básico CORE, COR1 y esquema B2B Gestión de mandatos en Kais Financial Prefijo FSDD para los adeudos directos financiados (descuento) Habilitación de una línea operativa para gestionar adeudos directos Generación de remesas de adeudos directos en Kais Financials Generación de órdenes de pago en soporte magnético con formato XML en Kais Financials. 10 Con la la información que le proporcionamos en las páginas siguientes sobre los nuevos adeudos directos SEPA, le aconsejamos que genere un fichero de adeudos directos de prueba y lo envie a su banco. Al enviarlo, podrá ver el modo en que su entidad bancaria ha habilitado su página web para gestionar los adeudos directos SEPA y, sobre todo, como gestiona los adeudos financiados (al descuento) y, si tiene alguna duda, podrá tratarla con su oficina bancaria. Del mismo modo, le aconsejamos que también genere un fichero de órdenes de pago con formato XML de prueba para comprobar si su entidad bancaria ha habilitado la recepción de órdenes de pago con este nuevo formato.

3 Adaptación a SEPA para la emisión de adeudos directos (recibos y giros) Los adeudos directos SEPA sustituyen a los instrumentos tradicionales cuaderno 19.14, cuaderno y cuaderno y los recibos físicos y pasan a dividirse en 2 modalidades: - Esquema básico CORE/COR1, en los que el emisor (acreedor) y el deudor pueden ser empresas y/o particulares. - Esquema B2B, en los que el emisor (acreedor) y el deudor deben ser empresas o autónomos. 1

4 1. Requisitos para emitir adeudos directos Adeudos directos esquema básico CORE/COR1 y Adeudos directos esquema B2B Requisitos comunes: Las operaciones deben ser en euros. Código IBAN como el identificador de la cuenta del deudor. BIC como el identificador de la entidad financiera del deudor. A partir del 1 de febrero de 2016 será obligatorio el formato estandarizado XML ISO Identificación única del acreedor y referencia del mandato son obligatorios e identifican al acreedor y los adeudos que se emitan amparados por el mismo. Para cobros recurrentes deben permanecer inalterables. Requisitos particulares: Adeudos directos esquema básico CORE/COR1 Adeudos directos esquema B2B Mandato: El deudor titular de la cuenta de cargo tiene que firmar la orden de domiciliación o mandato. Las órdenes de domiciliación o mandatos existentes (formalizados con la primera migración SEPA, enero 2014) seguirán siendo válidos para emitir adeudos directos bajo el esquema básico CORE y COR1. Formalización previa de un nuevo mandato entre acreedor y deudor donde se especifique la aceptación de operativa de modalidad B2B. Custodia del mandado: Presentación: (días de trami-tación de los adeudos por parte de la entidad bancaria) Plazos de devolución: Para ambos tipos de esquemas, el emisor debe conservar los originales de los mandatos y todas sus modificaciones o cancelaciones por el tiempo que pueda ser exigido para justificar la existencia de autorización para un cobro (13 meses). CORE Adeudos directos al cobro: Operación primera o única: 7 días hábiles mínimo Operación recurrente o última: 4 días hábiles mínimo Adeudos directos al descuento: Para todas las operaciones: 1 día hábil En ambos casos, los días pueden variar ligeramente según la entidad bancaria que los gestione. COR1 Adeudos directos al cobro y al descuento: Todas las operaciones (primeras, únicas, recurrentes y últimas): 1 día hábil Hasta 8 semanas por orden del cliente deudor y hasta 13 meses para pagos no autorizados (por orden del cliente). Adeudos directos al cobro B2B: Los adeudos se presentarán al banco emisor con una antelación respecto a la fecha de cobro de 3 días hábiles. Adeudos directos al descuento B2B: 1 día hábil 2 días hábiles. 2

5 2. Secuencia de los adeudos directos esquema básico CORE, COR1 y esquema B2B En todos los adeudos directos debe especificarse el tipo de adeudo que se presenta. Según el tipo, en la secuencia deberá indicarse uno de estos valores: - OOFF: Adeudo puntual, es decir, corresponde a una operación con un único pago. Para este tipo de operaciones, el mandato y su referencia deben ser únicos y no pueden utilizarse para operaciones posteriores. - RCUR: Adeudos recurrentes, es decir, se utilizan para realizar cobros periódicos a un mismo cliente. El importe y la periodicidad pueden variar a lo largo de la relación comercial. Para este tipo de operaciones recurrentes es posible firmar un único mandato que ampare todos los adeudos que se vayan a emitir. El primer adeudo deberá emitirse como primero (FRST) y los siguientes como recurrentes (RCUR). - FNAL: Los mandatos de adeudos recurrentes caducan a los 36 meses de actividad. En caso de que se desee cancelar el mandato por haber finalizado la relación comercial, podrá emitir el último adeudo como final (FNAL). 3

6 3. Gestión de mandatos en Kais Financials La pantalla Mandatos (SEPA) reúne todos los campos necesarios para registrar los mandatos formalizados con los clientes, entre los cuales el Tipo de pago donde se selecciona la secuencia de los adeudos directos. Indicación de la secuencia según el tipo de adeudo directo. En caso de que, habiendo formalizado un mandato con un cliente no lo tenga registrado en Mandatos (SEPA) de Kais Financials y deba emitir un adeudo directo a nombre de dicho cliente, el programa le permitirá emitirlo. En este caso, el mandato contendrá estos datos: - El identificador del acreedor: Su NIF-Sufijo anteponiendo el código de país ES y dos dígitos de control. - El tipo de pago será siempre RCUR-recurrente. Fecha de firma mandato:

7 Ejemplo de fichero de adeudos directos generado por Kais Financials: Secuencia de un adeudo: 5

8 4. Prefijo FSDD para los adeudos directos financiados (descuento) Se ha definido una regla de uso para las remesas de adeudos directos esquema básico CORE, COR1 y B2B financiados. Para ello, los ficheros se identificarán con una codificación especifica en la cabecera del mensaje de iniciación de adeudos en la etiqueta "Identificación del mensaje". Esta referencia, que tiene un máximo de 35 posiciones alfanuméricas, incluirá en las cuatro primeras posiciones el prefijo "FSDD". Ejemplo de fichero de adeudos directos financiados generado por Kais Financials: El acreedor/presentador podrá utilizar este formato para el envío de remesas de adeudos directos, tanto esquema básico como B2B, que sean financiados. El fichero contendrá exclusivamente remesas con este tipo de adeudos. Para envíos de remesas al cobro, se deberá confeccionar un fichero separado. 6

9 5. Habilitación de una línea operativa para gestionar adeudos directos Para empezar a operar, deberá ponerse en contacto con su oficina bancaria para que le habiliten una línea operativa para gestionar adeudos directos SEPA, sean al cobro o al descuento. Una vez habilitada dicha línea, deberá registrarla en Tabla de líneas de riesgo de Kais Financials y especificar el sufijo 000 (salvo que su entidad bancaria le indique uno distinto). 7

10 6. Generación de remesas de adeudos directos en Kais Financials. En Kais Financials se ha añadido la pantalla Normas SEPA XML para generar el soporte magnético con formato XML de remesas de adeudos directos SEPA. Esta opción se marcará para los adeudos directos SEPA financiados Como abonar los documentos en el extracto propio del banco Esta opción permite seleccionar como se van a abonar los documentos de la remesa en el propio extracto del banco: - Por documento: documento a documento (uno a uno). - Por fecha de cobro: el total de los documentos según la fecha de cobro seleccionada (Fecha cargo soporte o Fecha vencimiento documentos). 8

11 Agrupación de los documentos de la remesa al generar el soporte Esta opción permite seleccionar como se van a agrupar los documentos de la remesa cuando se genere el soporte magnético con formato XML: Sin agrupación: los documentos se generarán uno a uno y por su respectivo vencimiento. Agrupación documentos de una misma cuenta y fecha de vencimiento: los documentos se agruparán por cliente (cuenta) y por sus respectivos vencimientos. Una vez seleccionado el Formato CORE, COR1 o B2B y seleccionado las opciones pertinentes, al pulsar en Aceptar, el programa le mostrará un mensaje de aviso e informativo del tipo siguiente: Este texto cambiará según si ha seleccionado: Esquema básico CORE, Esquema básico COR1 o Esquema B2B. 9

12 7. Generación de órdenes de pago en soporte magnético con formato XML en Kais Financials. En Kais Financials se ha añadido la siguiente pantalla para generar órdenes de pago en soporte magnético con formato XML. Tenga en cuenta que: Si se selecciona Transferencias SEPA, Otras transferencias (zona no SEPA) y cheques bancarios nacionales, se generarán 2 ficheros con formato XML: uno para las transferencias y otro para los cheques bancarios. En caso de que un documento de la orden de pago no contenga el IBAN del proveedor, el programa considerará el pago del documento como cheque bancario y lo incluirá en el archivo de cheques bancarios. Si se selecciona Transferencias SEPA u Otras transferencias (zona no SEPA), se generará un fichero con formato XML, aunque se excluirán los documentos en los que no conste el IBAN del proveedor y sólo se incluirán aquellos en los que conste. Si selecciona Cheques bancarios nacionales, se generará el archivo con formato XML con los cheques bancarios, independientemente de si el IBAN de los proveedores consta o no consta. 10

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