APLICACIÓN PARA LA RENDICIÓN TELEMÁTICA DE CUENTAS GUÍA DE AYUDA AL USUARIO

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1 APLICACIÓN PARA LA RENDICIÓN TELEMÁTICA DE CUENTAS GUÍA DE AYUDA AL USUARIO

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN SOLICITUD DE ALTA DE LA ENTIDAD EN LA APLICACIÓN WEB ACCESO A LA APLICACIÓN GESTIÓN DE MI INFORMACIÓN GESTIÓN DE CUENTAS Alta de ejercicio Alta de ejercicio Funciones Descargar, Consultar, y Editar Información adicional Captura de datos Formulario General Documentación complementaria Validación de datos REMISIÓN TELEMÁTICA DE LA CUENTA GENERAL Procedimiento para realizar un segundo o posterior envío de la Cuenta VALIDACIÓN WEB DE ARCHIVOS XML Pág. 2 de 36

3 1. Introducción Las Entidades locales sujetas al Texto Refundido de la Ley de Haciendas Locales y al régimen general de contabilidad pública local establecido en las Órdenes EHA 4040, 4041 y 4042 /2004, tienen la obligación de rendir Cuentas al Tribunal de Cuentas y en el caso en que la Entidad local esté situada en el ámbito territorial de una Comunidad Autónoma con Órgano de Control Externo (OCEx) con competencias en el subsector Local, también a dicho OCEx. El Tribunal de Cuentas ha firmado Convenios con la Sindicatura de Comptes de la Comunidad Valenciana, Audiencia de Cuentas de Canarias, Cámara de Cuentas de Madrid, Sindicatura de Comptes de Illes Balears, Consejo de Cuentas de Castilla y León y Sindicatura de Cuentas del Principado de Asturias y Sindicatura de Cuentas de Castilla-La Mancha, en virtud de los cuales, se da cumplimiento a la obligación de rendir Cuentas a ambos órganos (Tribunal de Cuentas y OCEx) mediante su presentación ante cualquiera de ellos a través de la aplicación web. La rendición de las Cuentas Generales de las Entidades locales se realizará, exclusivamente, mediante soporte informático en el modelo y formato normalizado recomendado por la Resolución de la Intervención General del Estado de 28 de julio de 2006 (BOE 9 de agosto de 2006). A las Cuentas Generales se acompañará la información adicional regulada por el Tribunal de Cuentas y por cada uno de los Órganos de Control citados. La nueva aplicación web para la rendición de cuentas se enmarca dentro del impulso que se pretende dar al uso de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas para el tratamiento de la información contable. La aplicación, que es de uso obligatorio para la rendición de las cuentas a partir del ejercicio 2006, tiene como finalidad el establecimiento de los procedimientos de envío, validación y explotación, mediante medios telemáticos o informáticos, de las Cuentas de las Entidades locales. La Cuenta General de la Entidad local deberá incluir también las Cuentas de sus entidades dependientes. Las condiciones para el uso de esta aplicación web son: La aplicación web se soporta en cualquier Sistema Operativo. La aplicación web está optimizada para el navegador Internet Explorer y para una resolución mínima de la pantalla de 1024x768. Para realizar el envío telemático completo de las Cuentas, la Entidad local deberá disponer de un certificado electrónico digital válido de acuerdo al R.D.59/2003 de Firma Electrónica. Pág. 3 de 36

4 2. Solicitud de alta de la Entidad en la aplicación web Las Entidades locales deben solicitar el alta en el sistema para poder acceder al portal Web. Para ello, una vez hayan accedido a la página de la aplicación tendrán que seleccionar Alta. Para realizar el proceso de alta, se debe rellenar el CIF y luego pulsar Aceptar : Al pulsar Aceptar se mostrarán en un formulario los datos identificativos de la Entidad local, con la información existente en la base de datos de la plataforma. Los campos con contenido, aparecerán en estado no editable y aquellos que no lo estén aparecerán vacíos y en estado editable. En esta pantalla se cumplimentarán los campos que no aparezcan rellenos y el usuario indicará la contraseña que va a utilizar para acceder a la aplicación. Dicha contraseña tendrá un máximo de 20 caracteres alfanuméricos, excluidos eñes y tildes, y sin espacios. Los únicos datos obligatorios para el alta de la Entidad local son los que a continuación se listan: CIF Localidad Provincia Denominación Tipo de entidad Dirección Contraseña Repetir Contraseña Datos del Alcade/Presidente Pág. 4 de 36

5 Datos de la persona de contacto, ya que tanto para el envío de notificaciones, como para el envío de una nueva contraseña, se utiliza la dirección de correo electrónico. Cuando se hayan cumplimentado los datos de la Entidad, el usuario podrá Cancelar o Aceptar la operación en cuyo caso saldrá un mensaje informándole del estado del alta. Si al pulsar el botón Aceptar aparece el siguiente mensaje: La solicitud de alta en el sistema de rendición telemática de cuentas de Entidades locales se ha cursado. En el plazo más breve posible le será comunicada la resolución de la misma., el alta no será automática. Para acceder a la aplicación web deberá esperar la confirmación del alta de la Entidad local en la aplicación, lo cuál se verificará vía correo electrónico. Pág. 5 de 36

6 3. Acceso a la aplicación Para poder acceder a la aplicación se han de rellenar los campos CIF y Contraseña y pulsar el botón Aceptar. Si no recuerda la contraseña deberá pulsar el botón Obtener Nueva Contraseña y se mostrará una pantalla en la que el usuario tendrá que introducir el CIF de la Entidad local a la que pertenece y pulsar Aceptar. La nueva contraseña se le enviará vía correo electrónico a la dirección de la Persona de contacto. Si pulsa Cancelar se remitirá a la pantalla anterior. Una vez que se haya accedido a la aplicación, se mostrará una pantalla con dos pestañas: Desde la pestaña de Mi Información, se podrá consultar y modificar los datos que tiene almacenados en la plataforma. Desde la pestaña Cuentas la Entidad local podrá importar o cumplimentar los ficheros que conforman su Cuenta General. Pág. 6 de 36

7 4. Gestión de Mi información Seleccionando la pestaña Mi información se mostrará al usuario la información almacenada relativa a la Entidad local y a sus entidades dependientes. Al pulsar Entidad Local se mostrarán los datos asociados a la Entidad local y los del Presidente, Secretario, Interventor, Tesorero y Persona de contacto. Estos datos deben corresponder a los del ejercicio en curso, con independencia del ejercicio correspondiente al de la Cuenta General que se está rindiendo. Aparecerán en el formulario los últimos datos aportados por la Entidad local en estado no editable. Pág. 7 de 36

8 Si se quiere modificar cualquiera de estos datos se ha de pulsar el botón Modificar. Se mostrarán los datos en estado editable, excepto el tipo de entidad, la provincia y el CIF. Todos los campos serán de modificación automática excepto la denominación, que se hará bajo previa solicitud. Una vez realizadas las modificaciones que se consideren oportunas, deberá pulsar Aceptar lo que dará lugar a una actualización de la información almacenada en la base de datos de la plataforma y de la contenida en la información adicional. Cualquier cambio que se quiera realizar en la información adicional en relación a una Entidad local principal, se realizará a través de Mi Información. Al pulsar Entidades Dependientes se mostrarán los datos asociados a los organismos autónomos, sociedades mercantiles de capital integro de la Entidad local y entidades públicas empresariales almacenados en la base de datos. Estos datos dependen del ejercicio. Por defecto se mostrarán los datos relacionados con el último ejercicio, para completar o modificar la información correspondiente a cualquier otro ejercicio se seleccionará el ejercicio del combo situado en la parte superior de la pantalla y se pulsará el botón Cargar Ejercicio. Pág. 8 de 36

9 Si se quiere modificar los datos visualizados se ha de pulsar el botón Modificar. Todos los campos serán de modificación automática excepto la denominación, que se hará previa solicitud. El usuario una vez realizadas las modificaciones que considere oportunas, deberá pulsar Aceptar lo que dará lugar a una actualización de la información almacenada en la base de datos de la plataforma y de la contenida en la información adicional. Si lo que se quiere es añadir una nueva entidad dependiente, se dan dos casuísticas diferentes según si la entidad dependiente es una entidad pública empresarial o un organismo autónomo, o de si se trata de una sociedad mercantil. Si se trata de una sociedad mercantil, se cumplimentará el CIF de la entidad que se quiere añadir en el campo habilitado para ello y se pulsará Nueva Entidad : Si la sociedad mercantil ya existe en la base de datos se autocumplimentarán todos los campos del formulario. Todos los campos serán editables excepto el CIF y la Fecha de constitución. Si la sociedad mercantil no existe aparecerá un formulario en estado editable excepto el CIF. La fecha de constitución será un campo de cumplimentación obligatoria al dar de alta una nueva entidad dependiente. Si se trata de un organismo autónomo o de una entidad pública empresarial, no aparecerá un campo de búsqueda de la entidad, simplemente deberá pulsar el botón Nueva Entidad y cumplimentar los datos del formulario que aparecerán vacíos. El usuario una vez haya dado de alta la entidad dependiente, deberá pulsar Aceptar y en el plazo más breve posible recibirá en la dirección de correo electrónico de la persona de contacto, el resultado de la misma. El alta de una nueva entidad dependiente dará lugar a una actualización de la información almacenada en la base de datos de la plataforma y de la contenida en la información adicional. Para dar de baja una entidad dependiente lo único que habrá que hacer es cumplimentar la fecha de extinción de la entidad. y pulsar Aceptar. Esto producirá una solicitud de modificación sobre la Entidad local principal. Una vez aceptada dicha solicitud desde el OCEx/TCu, se actualizará la información almacenada en la base de datos de la plataforma y la contenida en la información adicional La pantalla que se muestra al usuario en relación con las entidades dependientes es la que se ilustra a continuación. Pág. 9 de 36

10 Por cada entidad dependiente de la Entidad local que se acaba de introducir aparecerá un botón Borrar Datos que al ser pulsado eliminará dicha entrada. Cualquier cambio que se quiera realizar en la información adicional de un ejercicio determinado en relación con las entidades dependientes, se realizará a través de Mi Información. El fichero de información adicional se creará por defecto al dar de alta un ejercicio con los datos anteriormente mencionados y además con los datos de las Entidades en las que participa, de las que forma parte y las EATIM contenidos en base de datos para dicho ejercicio. Estos campos estarán en estado editable. Pág. 10 de 36

11 5. Gestión de Cuentas Al pulsar en el apartado Cuentas, se carga la pantalla a través de la cuál se llevará a cabo la gestión de las distintas versiones asociadas a cada ejercicio: 5.1 Alta de ejercicio Para dar de alta la cuenta de un ejercicio hay que seguir los siguientes pasos: 1º.- Seleccionar ejercicio. 2º.- Pulsar Cargar Ejercicio. 3º.- Pulsar Alta Ejercicio. Al pulsar Alta ejercicio aparecerá una pantalla en la que se debe seleccionar el modelo contable: Pág. 11 de 36

12 Al seleccionar el modelo y pulsar el botón Continuar se creará la versión de trabajo asociada a la Cuenta. Es muy importante conocer el modelo contable, ya que si no fuera el correcto no se podrá importar el fichero XML de la cuenta y se deberá abrir una incidencia para que se elimine la versión creada. En el caso de que existan Versiones de trabajo o Remitidas de uno o varios ejercicios se podrá acceder a ellas seleccionando el ejercicio y pulsando Cargar ejercicio. Por cada ejercicio existirá siempre una única Versión de trabajo. La versión de trabajo podrá ser modificada cuantas veces sea necesario, sin que se almacene un histórico de este tipo de actualizaciones. Se conservará siempre como Versión de trabajo la última versión de la cuenta remitida al TCu/OCEx, facilitándose así la posible subsanación de la Cuenta. Las versiones de trabajo se podrán modificar, consultar y enviar. Además, al cargar un ejercicio se mostrarán las Versiones remitidas. Un ejercicio podrá tener un número indefinido de versiones remitidas. Las versiones remitidas no se podrán modificar, sólo consultar. 5.2 Alta de ejercicio 2008 A continuación se van a detallar los principales cambios que se observarán a la aplicación de Rendición de Cuentas para el ejercicio 2008 El proceso de alta del ejercicio se ejecutará utilizando los mismos procedimientos que para los años anteriores, a través de la pantalla de Gestión de Cuentas. Una vez editado el ejercicio, la parte del árbol que se utiliza para la importación de ficheros llevará los cambios oportunos para validar contra el nuevo esquema del IGAE. Dado el número de errores posibles a la hora de importar un fichero XML, se detallan algunas recomendaciones: 1) Evitar etiquetas de comentario entre las declaraciones del elemento que indica la codificación de caracteres del documento y del elemento cabecera. Ejemplo: <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <! Comentarios generados --> <Cuenta-04-Norm xmlns=http://www.pap.meh.es/ficherosxsd/... > Aunque el resto del cuerpo del documento sea correcto, un comentario entre las etiquetas provocaría un error al validar contra el esquema. Pág. 12 de 36

13 2) Evitar saltos de línea en el elemento cabecera, cuando existen saltos el programa lo interpreta como una etiqueta mal formada que no coincide con el esquema. Ejemplo: <Cuenta-04-Simp xmlns= 2008_ xmlns:xsi=http://www.w3.org/2001/xmlschema-instance xsi:schemalocation= el-04-s-2008_ xsd 3) Procurar que el esquema del fichero que se está importando coincida con el modelo contable que se ha seleccionado. Por ejemplo, si tenemos un modelo normal en un ejercicio e intentamos importar un fichero del modelo básico, se obtendrá el siguiente error: Para las entidades que tengan como entidades dependientes, sociedades mercantiles mayoritarias o entidades públicas empresariales, se han definido dos posibles esquemas (ambos publicados en el portal del Tribunal de Cuentas): Modelo normal o abreviado. Modelo PYMES y Microempresa El modelo contable irá asociado al ejercicio. Por cada sociedad mercantil mayoritaria o entidad pública empresarial se creará una rama más en su árbol asociado, llamada Formulario Modelo PGC. A través de este formulario se creará el modelo contable (si no existe) o se modificará (si ya existe). Al principio no existirá ningún modelo contable asociado. Cuando no existe modelo, en este formulario se habilita sólo el botón crear. Pág. 13 de 36

14 Una vez seleccionado el modelo, se pulsará Crear y tendrán que Aceptar el mensaje de aviso que indica que el usuario será redirigido a la pantalla inicial de Gestión de Cuentas para proceder a la creación de los formularios asociados. Estos formularios asociados, son los que utilizarán las entidades para insertar los datos si no disponen de medios para generar los ficheros XMLs Cuando existe modelo, es decir se ha creado alguno previamente, se habilitará sólo el botón modificar. Cuando un usuario desea cambiar de modelo Normal o Abreviado a PYME o Microempresa, la aplicación se encarga de borrar el fichero XML de esa sociedad, ya que el modelo Normal/Abreviado sigue un esquema y el modelo PYME/Microempresa otro. Una vez se pulse modificar, el usuario será avisado de dicha eliminación. En ambos casos, creación o modificación del modelo, el usuario será dirigido a la pantalla de Gestión de Cuentas. Esta redirección es necesaria para poder crear los estados contables apropiados en el árbol de la sociedad. Cambios en las reglas contables: Para la validación de la rendición de cuentas del ejercicio 2008 han sido desactivadas las reglas 227 y 228 Inversiones gestionadas del modelo Normal y del modelo Simplificado. Pág. 14 de 36

15 Cambios en los CNAES. Dentro de la APLICACIÓN, en la pantalla Mi información, la pestaña Entidades dependientes puede observarse el siguiente mensaje: Si existe una correspondencia entre el código de CNAE antiguo y el nuevo, la aplicación lo sustituirá automáticamente. Si no hay, dejará el campo en blanco y será el usuario quien tendrá que seleccionar el nuevo código. Cambios en los formularios que representan los distintos estados contables. Para poder adaptar los cambios en los nuevos esquemas publicados por el IGAE para la rendición de Cuentas del ejercicio 2008 y los publicados por el Tribunal de Cuentas para las Sociedades Mercantiles y EPEs, se han añadido/modificado los formularios que hacen referencia a los estados contables. Pág. 15 de 36

16 5.3 Funciones Descargar, Consultar, y Editar Seleccione la Versión de trabajo o Versión Remitida con la que desee trabajar: a) El botón Descargar permite guardar una copia de los archivos y formularios que forman parte de la versión seleccionada en el entorno del usuario. b) El botón Consultar permite ver todos los archivos y formularios asociados a la versión de la cuenta seleccionada, sin modificarlos. c) El botón Editar permite importar los ficheros de cada una de las Cuentas de las entidades contables que forman la Cuenta General de la Entidad, o, en su caso, la incorporación manual de los datos que figuran en dichas Cuentas. Esta opción no estará activa para las Versiones Remitidas. Si se selecciona una versión para Consultar o Editar, se desplegará una pantalla dividida en tres secciones diferenciadas: Sección 1: Segmento superior de la pantalla. Es la zona del menú. Consta de dos opciones: Mi Información y Cuentas. Sección 2: Zona izquierda, en la cuál se irá creando un árbol desplegable y navegable con los distintos elementos que constituyen una cuenta. Sección 3: Zona derecha, se irán abriendo los distintos formularios y opciones que ofrece la aplicación. Pág. 16 de 36

17 Las exclamaciones en color rojo que aparecen junto a algunos campos indican, bien que el formato utilizado no es válido de acuerdo al esquema publicado por el TCU / OCEX, o que el campo está vacío. Mientras existan exclamaciones en alguno de los formularios, la cuenta no podrá ser enviable. Pinchando sobre el símbolo + se habilitarán los campos a cumplimentar que no aparezcan previamente desplegados. Los campos en los que aparezca el símbolo X a su izquierda pueden eliminarse pulsando dicho icono. 5.4 Información adicional La información adicional se creará por defecto al dar de alta un ejercicio con los datos La información adicional se creará por defecto al dar de alta un ejercicio con los datos incorporados en la pestaña Mi Información, que estarán en estado no editable y, además, con los datos de las Entidades en las que participa, de las que forma parte y las EATIM contenidos en base de datos para dicho ejercicio. Pág. 17 de 36

18 Es necesario mencionar que no aparece rellena la dirección postal de las entidades dependientes, así como el estado de actividad de las Entidades en las que participa, de las que forma parte y las EATIM, pero dichos campos deberán ser rellenados antes de proceder al envío de la cuenta, por lo tanto estos últimos campos estarán en estado editable. También habrá que completar los siguientes campos: Presupuesto, liquidación del presupuesto y tramitación de la cuenta general ; Expedientes de reconocimiento de obligaciones extrajudiciales acordados en el ejercicio, donde Número Expedientes es un número entero y Importe Total un número decimal separado por coma (, ), y Reparos de legalidad formulados durante el ejercicio. Completada la información adicional, se ha de pulsar Guardar. Si durante diez minutos no se trabaja con la aplicación, por seguridad, la sesión se cierra automáticamente, debiendo volver a introducir el usuario y contraseña, por lo que se debe guardar los datos periódicamente para no perder información. Pág. 18 de 36

19 5.5 Captura de datos Hay dos formas de incluir la información requerida: - Mediante la importación de ficheros normalizados - Cumplimentando los distintos formularios que generarán los ficheros Formulario General Para importar los ficheros normalizados de cada una de las Cuentas que forman la Cuenta General habrá que seleccionar en el árbol funcional su Formulario general, que desplegará una pantalla que relacionará los ficheros a anexar: Consta de 3 columnas: Nombre Descripción del fichero normalizado a anexar. Fichero Desde el botón examinar se podrá localizar el fichero que queremos anexar. Pág. 19 de 36

20 Anexado / Cumplimentado Indicador de si el fichero se encuentra o no importado o cumplimentado. Cuando se importa el fichero XML de las Cuentas de la Entidad local y de sus organismos autónomos, se exige importar también su resumen electrónico (MD5) antes de pulsar el botón Guardar. Posteriormente se importarán los PDF que forman parte de la Cuenta de cada entidad contable. En el caso de que el usuario disponga del XML de la Cuenta, pero de los PDF definidos en la Resolución de la IGAE de 28 de julio de 2006, o los genere de forma incompleta, deberán importarse solamente los XML y sus correspondientes MD5 y cumplimentar exclusivamente los campos de texto de la Memoria de la Entidad local y sus organismos autónomos. Para ello, se accederá a los formularios a través del árbol funcional, a efectos de generar los correspondientes PDF que podrán descargarse una vez la Cuenta se encuentre en versión remitida. Si el sistema informático no genera los ficheros XML deberá completar los formularios correspondientes a los estados que forman cada cuenta. En el caso de las Cuentas de las Entidades Públicas Empresariales y de las Sociedades Mercantiles cuyo capital pertenezca íntegramente a la Entidad local, se podrá, bien importar el fichero XML de la Cuenta, o bien completar manualmente los formularios correspondientes. Los ficheros en formato PDF, deben importarse en todo caso. Si se trata del ejercicio del 2008, antes de que esté disponible la opción de importar los ficheros de dichas entidades, debe seleccionarse el modelo contable de dicha entidad para el ejercicio. Dicho paso se puede realizar pulsando la opción Formulario Modelo PGC en el árbol funcional de dicha entidad. Una vez pulsado, se mostrará un formulario de la forma: En el cuál debe seleccionarse en el desplegable Modelo del PGC el modelo que se deseé. Pág. 20 de 36

21 En caso de que se deban importar numerosos archivos PDF para completar la información correspondiente a un apartado, dicha información podrá fraccionarse en dos o más ficheros, manteniendo la codificación asignada al fichero único en la resolución, añadiendo, al final, un número que refleje la fracción que el fichero representa (1, 2, 3, ). Para cumplir la resolución, la Aplicación de Rendición de Cuentas mostrará otro campo más que permita la importación de un nuevo PDF, pero solamente en el caso de que se haya realizado una importación previa. Por ejemplo la importación de la Memoria en 2 ficheros PDF se haría de la siguiente forma: 1. Importación del primer fichero PDF de Memoria en el campo Memoria (PDF) (1) 2. La Aplicación generará un nuevo campo para importar otro PDF con el nombre Memoria (PDF) (2) 3. Importación del segundo fichero PDF de Memoria en el nuevo campo Memoria(PDF) (2) 4. La Aplicación generará un nuevo campo para importar otro PDF con el nombre Memoria (PDF) (3) La Aplicación generará n campos para importación de ficheros PDF, siendo n-1 los ficheros PDF importados Documentación complementaria Al pulsar Documentación Complementaria, se mostrarán los ficheros a importar, que constituyen la documentación complementaria de cada cuenta. La Aplicación también permite importar más de un PDF en el apartado de Documentación Complementaria, de forma que las actas de arqueo, justificantes de los saldos bancarios y demás documentos, podrán incorporarse en uno o más ficheros PDF. Pág. 21 de 36

22 5.6 Validación de datos Pulsando Acceso a Validación la aplicación enviará la cuenta al proceso de validación, para que verifique la existencia de los ficheros normalizados de las distintas Cuentas que integran la Cuenta General de la Entidad local, de la integridad de los ficheros, y de la coherencia interna de la información que en ellos se contiene. Cuando la cuenta es enviada al proceso de validación, no puede ser editada. La aplicación redirigirá a la pantalla de Gestión de Cuentas, donde se podrá observar el estado de la misma. Se distinguen tres estados: - Pendiente de Validación La cuenta está esperando a ser validada y no puede ser editada. - Validando La cuenta está siendo validada en ese momento y no puede ser editada. Pág. 22 de 36

23 - Versión de Trabajo La validación ha sido realizada. La cuenta puede ser editada y a través de Acceso de Validación pueden observarse los resultados. Una vez editada la cuenta, a través de Acceso a Validación se muestran las incidencias. Existen dos tipos de incidencias: 1. Incidencias que impiden el envío de la cuenta. 2. Incidencias que no impiden el envío de la cuenta. Las incidencias de tipo 1 son: a. XML no válido por esquema. Este estado indica que el fichero en cuestión no cumple con el esquema definido por el IGAE para ese tipo de entidad, por lo que debe cumplimentarse correctamente el formulario general eliminando la presencia de las exclamaciones rojas que indican que un campo está mal relleno. b. XML no válido por codificación. Este estado indica que la codificación del fichero XML no coincide con la declarada en la cabecera del mismo, por lo que debe modificarse para poder proceder al envío de la cuenta. Las de tipo 2 pueden ser o no subsanadas por el usuario antes del envío, o en su defecto introducir un comentario de texto en la columna Justificación. Pág. 23 de 36

24 Cuando se desee guardar las últimas validaciones realizadas con sus correspondientes justificaciones se deberá pulsar el botón Guardar. Una vez pulsado dicho botón, para que se vuelvan a realizar las validaciones se debe pulsar el botón Validar Cuenta. Pág. 24 de 36

25 Pulsando Generar PDF puede crear una hoja de trabajo donde se incluyen las validaciones y sus correspondientes justificaciones: Pág. 25 de 36

26 6. Remisión telemática de la Cuenta General Una vez introducidos todos los datos, ficheros requeridos y justificadas las incidencias de tipo 2, que permiten el envío y que no se puedan resolver, se procederá al envío de la Cuenta, pudiéndose presentar tres casos: a) La Cuenta es firmada digitalmente por el Presidente de la Entidad local, y se envía telemáticamente. b) La Cuenta es firmada con un certificado digital que no pertenece al Presidente de la Entidad local. En este caso, la aplicación web generará automáticamente el escrito de remisión que deberá imprimirse, firmarse manuscritamente por el Presidente de la Entidad local, escanearse e importarse para ser enviado telemáticamente junto a la Cuenta. c) La Cuenta no es firmada digitalmente. En este caso, el escrito de remisión deberá imprimirse, firmarse manuscritamente por el Presidente de la Entidad local y enviarse (exclusivamente este documento) por correo postal al Tribunal de Cuentas o al OCEx correspondiente, siendo la fecha de entrada en cualquiera de estas Instituciones la fecha en que se considerará presentada la Cuenta. Para enviar la Cuenta se volverá a pinchar sobre la pestaña Cuentas y aparecerá la siguiente pantalla: Pulsando el botón Comenzar Envío, se mostrará una pantalla en la que se listan las incidencias asociadas a la cuenta. Desde esta pantalla el usuario puede realizar dos acciones Firmar electrónicamente y enviar y Enviar sin firma electrónica. Pág. 26 de 36

27 Si el usuario no dispone de firma electrónica, ha de pulsar el botón Enviar sin firma electrónica. En ese momento se desplegará la siguiente pantalla en la cuál se indica la necesidad de imprimir y enviar vía correo postal el escrito de remisión firmado manualmente por el Presidente de la Entidad local. En dicha pantalla el usuario debe pulsar Finalizar envío, para que la cuenta sea enviada al TCU/OCEx correspondiente. Si este botón no se pulsa, la cuenta no se enviará. Pág. 27 de 36

28 Si el usuario si dispone de firma electrónica, ha de pulsar el botón Firmar electrónicamente y enviar. En ese momento se desplegará una pantalla en la cuál se muestra el escrito de remisión. Al pulsar el botón Firmar, se mostrará el siguiente mensaje: Al pulsar el botón Aceptar, el usuario tendrá que seleccionar el certificado digital con el cuál desee firmar cada uno de los ficheros de la cuenta: Pág. 28 de 36

29 Si la firma digital corresponde al Presidente de la Entidad local se mostrará un mensaje indicando que la cuenta ha sido remitida correctamente. Si la firma mediante certificado digital no corresponde al Presidente de la Entidad local se mostrará de nuevo el documento de remisión que deberá imprimirse, firmarse manualmente por el Presidente y escanearse. El documento escaneado deberá importarse en el espacio habilitado al efecto. El usuario debe pulsar Finalizar envío, para que la cuenta sea enviada al TCU/OCEx correspondiente. Si este botón no se pulsa, la cuenta no se enviará. Pág. 29 de 36

30 En este punto la aplicación puede indicar que no puede enviarse la cuenta mediante un mensaje de error que especifica el nombre del campo incorrecto, en el caso de que la información aportada en un campo no cumpla con el formato establecido en los esquemas publicados por el TCU /OCEX y por la IGAE. Estos errores se visualizan con exclamaciones de color rojo en los formularios de los distintos estados que forman la cuenta (ver Incidencias que impiden el envío de la cuenta. en pág. 23). 6.1 Procedimiento para realizar un segundo o posterior envío de la Cuenta Una vez realizado el envío de la Cuenta general el procedimiento a seguir para la subsanación de las incidencias comunicadas por parte del Tribunal de Cuentas o el Órgano de Control Externo correspondiente es el siguiente: 1º.- Acceda a la aplicación introduciendo el CIF y la Contraseña de la Entidad local y pulsando Aceptar : 2º.- Pulse la pestaña Cuentas : 3º.- Elija el ejercicio del que se quiere realizar el segundo envío y pulse Cargar Ejercicio : Pág. 30 de 36

31 4º.- Cada vez que se envía la Cuenta la aplicación realiza automáticamente una copia exacta de la misma, con todos los archivos incluidos, en Versión de Trabajo, es decir, en estado editable. Por tanto puede haber varias Cuentas enviadas pero una sola Versión de Trabajo. Para realizar el segundo o posterior envío seleccione la Versión de Trabajo y pulse Crear : 5º. La nueva versión de trabajo contendrá como ficheros iniciales, aquellos que fueron enviados en la versión anterior. Para realizar cualquier modificación, se debe seleccionar la Version de Trabajo y pulsar Editar. 6º.- Si desea introducir nuevos ficheros pulse en el árbol funcional que aparece a la izquierda de la pantalla Formulario General, Documentación Complementaria, Formulario Organismo Autónomo, Formulario Sociedad Mercantil o Formulario Entidad Pública Empresarial e importe los archivos necesarios. Si quiere modificar datos de la Información adicional pulse Información Adicional y después de modificar los datos oportunos pulse Guardar : Pág. 31 de 36

32 7º.- Una vez realizadas las modificaciones deseadas en la Cuenta pulse Acceso a Validación. Si es la primera vez que se valida la cuenta saldrá una pantalla como la que se muestra a continuación (si hubiera validado la cuenta anteriormente saldría una pantalla con las incidencias detectadas en la última validación efectuada). Pulse Validar Cuenta : 8º.- Se le mostrarán las validaciones que saltan en la actualidad con las justificaciones que había introducido en el anterior envío. Modifique las justificaciones que desee (se recomienda modificar sólo las que se le hayan comunicado en el Oficio de incidencias recibido) y pulse Guardar. Pág. 32 de 36

33 9º.- Realice el envío de la Versión de Trabajo de alguna de las maneras descritas en la presente guía. Pág. 33 de 36

34 7. Validación Web de archivos XML La herramienta de validación web permite a las Entidades locales validar el formato de los archivos XML de la Cuenta General, de acuerdo con las especificaciones aprobadas por la Intervención General de la Administración del Estado, así como el formato de los archivos XML correspondientes a la Información adicional y al Balance y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias de las Sociedades mercantiles de capital íntegramente local y de las Entidades Públicas Empresariales. Adicionalmente, esta herramienta permite comprobar la coherencia interna de las cifras contables contenidas en los estados financieros de la Entidad local. Se podrá acceder al Validador Web mediante el botón de Acceso a Validación. De esta manera el Validador Web permite comprobar el formato de los archivos XML de manera directa, sin necesidad de entrar en la aplicación mediante Usuario y Contraseña. Pág. 34 de 36

35 Desde la pantalla de validación se podrá seleccionar el tipo de archivo a validar. Mediante el botón Examinar localizaremos el archivo XML. Por último el botón Validar comprobará la validez del archivo seleccionado. Para volver a la pantalla de inicio se debe pulsar Cancelar. Esta pantalla advierte también sobre la restricción que existe en el tamaño del archivo a validar (no superior a 3 Megabytes). Si el archivo XML contiene errores formales (o se ha seleccionado incorrectamente el tipo de archivo) aparecerán en pantalla los errores detectados Si el formato del archivo XML es correcto y es del tipo Información Adicional o del tipo Balance y cuenta de Pérdidas y Ganancias de Sociedades Mercantiles y Entidades Públicas Empresariales, aparecerá una nueva pantalla con el resultado de la validación y la opción de Volver a validar o Aceptar para volver a la pantalla de inicio. Si el formato del archivo XML es correcto y es del tipo Cuentas Anuales, el Validador mostrará por pantalla la coherencia interna de las cifras contables contenidas en los estados financieros de la Entidad local y la opción de Volver a validar o Aceptar para volver a la pantalla de inicio. Pág. 35 de 36

36 Si el XML es distinto del modelo de ejercicio. Por ejemplo si la entidad tiene el modelo normal y en el encabezado del XML hace referencia al esquema simplificado o básico, a la hora de validar le dará un error como el siguiente: En este caso se deberá corregir la etiqueta <Cuenta-04- > que se encuentra en el encabezado del XML y se generará un nuevo fichero MD5 para poder subir ambos ficheros a la aplicación Pág. 36 de 36

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