MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INTERVENCIONES EN SITIO DE CLIMA ORGANIZACIONAL

Transcripción

1 SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO PARA INTERVENCIONES EN SITIO DE CLIMA ADMINISTRACION GENERAL DE INNOVACIÓN Y CALIDAD Agosto 2007

2 IDENTIFICACION DE FIRMA(S) DE VALIDACION DEL NOMBRE Y PUESTO Lic. Alejandro Juárez Espíndola Administrador de Desarrollo de Personal FIRMA O RUBRICA Lic. Santiago Hernández Villegas Administrador de Organización

3 Í N D I C E Página PROCEDIMIENTO INTRODUCCIÓN 3 I. MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO 4 II. Objetivo 5 III. Políticas de operación 5 III.1 De Carácter General 5 III.2 Áreas sujetas de Intervenciones 5 III.3 Responsables de realizar las intervenciones 6 III.4 Los Facilitadores 6 III.5 Responsabilidades y compromisos de los involucrados sujetos de este manual 6 III.6 Periodicidad 9 III.7 Descripción de la metodología en sitio 9 III.8 Formatos 13 III.9 Resultados de las intervenciones en sitio 13 IV. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 14 V. DIAGRAMA DE FLUJO 18 VI. FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO 20 VII. INFORMACIÓN ADICIONAL Esquema de la metodología para las Intervenciones en sitio 38

4 INTRODUCCIÓN En cumplimiento al artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; referente a la obligación que tienen las Unidades Administrativas del Servicio de Administración Tributaria de elaborar y actualizar sus Manuales de Organización Específicos y de Procedimientos y demás documentos administrativos, la Administración Central de Capital Humano a través de la Administración de Desarrollo de Personal ha elaborado el presente Manual de Procedimientos para Intervenciones en Sitio de Clima Organizacional, con el propósito de que en la instrumentación de las actividades inherentes a éstos, se cumpla y se apegue a las disposiciones y lineamientos emitidos en la materia, y sirva como un instrumento de apoyo en el desarrollo de las funciones y actividades encomendadas a los servidores públicos involucrados en su operación y dar a conocer la estructura y funciones con que habrán de atender las acciones que le competen a esta área. Como resultado del Clima Organizacional en el SAT se consideran intervenciones con alcances distintos tales como: Cobertura Institucional, por Ámbito de Competencia y de Sitio a estas ultimas son a las que nos referiremos en este manual, el cual contiene información detallada del procedimiento que las opera, ya que éstas tienen como propósito el establecimiento de estrategias y acciones coordinadas de mediano y largo plazo que incidan de manera positiva en la dirección, formas de trabajo, ambiente físico, Integración de equipos y comunicaciones que permitan un compromiso estable del personal con su organización, contribuyendo así a la mejora del Clima Laboral en la Institución. El presente Manual está conformado por el Marco Jurídico-Administrativo en que se fundamenta el procedimiento, integrado por el Objetivo, Políticas de Operación, Descripción de Actividades y Diagramas de Flujo; Formas e instructivo de llenado correspondiente. Cabe mencionar que, con el propósito de mantener actualizado el presente Manual, se deberán realizar revisiones periódicas por parte del personal responsable de su operación, una vez al año o, en su caso, cuando existan modificaciones a los procesos sustantivos que se operan en la Administración de Desarrollo de Personal.

5 I. MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F última reforma D.O.F. 19 de Junio del 2007 Leyes Ley del Servicio de Administración Tributaria. D.O.F. 15-XII-1995, última reforma D.O.F. 12-VI Códigos Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública federal. D.O.F. 31-VII Reglamentos Reglamento Interior del Servicio de Administración Tributaria. D.O.F. 6-VI-2005, última reforma D.O.F. 28-XI-2006 Documentos Normativo-Administrativos Guía Técnica para Elaborar Manuales Administrativos. Servicio de Administración Tributaria.- Administración General de Innovación y Calidad.-Administración Central de Capital Humano.- Administración de Organización. Julio, 2006.

6 PROCEDIMIENTO II. Objetivo Aplicar estrategias de desarrollo organizacional conforme al proceso de intervención en sitio, establecido mediante facilitadores para la implementación de técnicas y acciones coordinadas de mediano y largo plazo en áreas del Servicio de Administración Tributaria con deficiencias en su clima laboral, a fin de incidir de manera positiva en la dirección, formas de trabajo, ambiente físico, relaciones y comunicaciones que permitan un compromiso estable del personal con su organización, contribuyendo así a la mejora del Clima Organizacional. III. Políticas de Operación De Carácter General. III.1 El proceso de Intervenciones en Sitio es aquel que se desarrolla directamente en las áreas del SAT, mediante la presencia de un facilitador en Desarrollo Organizacional y tiene como propósito contribuir a mejorar el Clima Organizacional del SAT, a través de acciones que permitan fortalecer el liderazgo participativo, la comunicación organizacional, la orientación a procesos, el trabajo en equipo y los valores institucionales por lo que el proceso de intervención en sitio acordado debe ser respaldado con el compromiso, persistencia y colaboración de las áreas involucradas y cada uno de los participantes en su ejecución a fin de lograr los mejores resultados. Áreas sujetas de Intervenciones en Sitio. III.2 Procede la realización de una intervención en sitio, previo análisis para determinar la procedencia de la intervención en sitio y se llevará a cabo siempre y cuando se cuente con recursos humanos, materiales y financieros, asimismo cuando: a) En las áreas que derivado de los resultados del monitoreo de Clima Organizacional se ubiquen en un perfil crítico (mínimo de sobrevivencia y/o ambiente de alto riesgo) en aquellos factores que a través de una intervención puedan ser susceptibles de mejora, tales como: jefe, trabajo en equipo y motivación. b) Aquéllas áreas que realicen la petición y justificación por escrito a la Administración de Desarrollo de Personal y que derivado del análisis de la situación y las causas de la solicitud se determine procedente. Las intervenciones en sitio, que representan un costo-beneficio para el SAT, se realizarán en áreas con un mínimo de veinte servidores públicos adscritos a la misma. No obstante, podrán realizarse tales intervenciones en sitio con un número menor a 20 participantes, cuando por lo menos en dos monitoreos de clima organizacional, el área diagnosticada haya obtenido resultados de clima con necesidad de intervención.

7 Responsables de realizar las Intervenciones en Sitio. III.3 Los responsables de realizar las Intervenciones en sitio será el personal del SAT que esté habilitado como facilitador en Desarrollo Organizacional y debidamente capacitado en el proceso de intervención en sitio a implementar y que se encuentren adscritos en la Administración General de Innovación y Calidad. III.3 1 Cuando se produzca un cambio del servidor público habilitado como facilitador, en caso de enfermedad o muerte, el nuevo servidor público que asuma el cargo, será responsable de continuar con las actividades del proceso de intervención en sitio seleccionado. III.3 2 Son responsables de la correcta realización de cada intervención en sitio los servidores públicos habilitados para ser facilitadores debidamente autorizados, por lo que no se podrán nombrar sustitutos para la realización de esta actividad, salvo el caso señalado en la política III.3.1. III.3 3. La Subadministración de Desarrollo Organizacional, será el área responsable de seleccionar al facilitador de acuerdo a la formación, conocimientos y experiencia y a la problemática específica que presenta cada área candidata a aplicarle el proceso de intervención en sitio. III.3.4 De acuerdo a la problemática resultante en el diagnóstico, si se requieren talleres y/o cursos, los contenidos temáticos se ajustarán a los tiempos con el fin de no afectar la operación. La Administración de Desarrollo de Personal determinará los requerimientos relativos a cursos/talleres/becas, etc. realizando la solicitud conducente ante la ACCF. Los facilitadores. III.4 Los facilitadores deberán reunir las siguientes características: a) Contar con la formación como facilitador (interna o externa). b) Haber sido habilitado en la metodología de Intervenciones en Sitio c) Contar con los conocimientos y experiencia en materia de Desarrollo Organizacional Responsabilidades y compromisos de los sujetos de este Manual III. 5 De la Subadministración de Desarrollo Organizacional a través del Departamento de Desarrollo Cultural: a) El análisis de los resultados de Clima Organizacional y determinará las áreas críticas que requieren una intervención en sitio. b) Identificar al facilitador, acorde a la problemática específica del área en cuestión.

8 c) Realizar la petición del facilitador, a las áreas de la Administración General de Innovación y Calidad en donde se encuentre adscrito d) Suministrar al facilitador y a su jefe inmediato la asignación y el calendario de actividades. e) Llevar el control y seguimiento del proceso de intervenciones en sitio en cada una de las áreas del SAT, así como brindar el Coaching correspondiente a los facilitadores. f) Dar seguimiento a distancia, a los compromisos establecidos en las intervenciones en sitio, así como de manera presencial en los casos que se requiera. g) Proponer planes de formación y actualización en materia de intervenciones en sitio en desarrollo organizacional y en habilidades gerenciales para la capacitación de los facilitadores. h) Solicitar indicadores de desempeño, cumplimiento de metas, encuestas de opinión de clientes, etc., con la finalidad de contar con la mayor información de las áreas a aplicarles la intervención en sitio. Todo proceso de intervenciones en sitio que haya iniciado deberá considerarse como concluido hasta que se efectúen todas y cada una de las seis etapas del proceso, por lo que por ningún motivo podrá quedar un proceso inconcluso. III De las Administraciones Centrales de la Administración General de Innovación y Calidad: i) Autorizar la solicitud para que el facilitador identificado, adscrito al ámbito de su competencia, realice la intervención. j) Notificar al facilitador, al jefe inmediato de éste y al titular del área donde se llevará a cabo la intervención en sitio. III De la áreas de la Administración General de Innovación y Calidad donde se ubique el facilitador: A) Notificar al facilitador. B) Autorizar calendario de salidas del facilitador. C) Asignar y tramitar viáticos del facilitador. III Del área a la que se aplicará la intervención en sitio: a) En caso de haber solicitado la intervención en sitio deberá notificar al Centro de Servicios Administrativos de su localidad, así como a su área Central (en su caso).

9 b) Brindar las facilidades necesarias para la realización de las acciones de intervención en sitio, tales como: disponibilidad de tiempo para el desarrollo del proceso, otorgamiento de espacio físico, autorización al personal participante. c) Participar en las reuniones y/o entrevistas individuales que realice el facilitador. d) Contestar las encuestas y/o cuestionarios que brindarán información para el diagnóstico. e) Proponer acciones de mejora que ayuden a solventar la problemática detectada. f) Llevar a cabo los compromisos contraídos en el plan de trabajo de acuerdo a la metodología establecida. g) Todos los integrantes del área intervenida, deberán asistir a las reuniones que se convoquen durante y posterior a la intervención en sitio, de acuerdo a los compromisos contraídos y plasmados en los formatos de contacto inicial (Anexo 1) y acuerdo de intervención (Anexo 2) establecidos en la metodología. III. 5 4 Del Facilitador: a) Establecer contacto con el área de Desarrollo Organizacional para el envío-recepción de información relativa al desarrollo de la intervención en sitio conforme a los formatos establecidos en el presente Manual. b) Analizar el diagnóstico del área en la que se realizará la intervención en sitio. c) Ejecutar el proceso de intervención en sitio establecido con la metodología seleccionada. d) En la primera visita el facilitador deberá desarrollar, hasta la etapa tres del proceso de intervención en sitio, el Diagnóstico del Equipo, utilizando los formatos establecidos: anexos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 8. e) Procesar y analizar la información derivada del cuestionario funcionamiento del Equipo (Anexo 3) y las entrevistas individuales (Anexo 4) a fin de determinar el diagnostico definitivo. (Anexo 5) f) Elaborar un anteproyecto de Plan de Acción (Anexo 6) g) Llevar a cabo la etapa 4 del proceso de intervención establecido en la metodología, en coordinación con el responsable del área en la que se aplica la intervención en sitio y darlo a conocer a todo el equipo de trabajo para su retroalimentación y compromiso. h) Implementar el Plan de acción (Anexo 6) acordado con todo el grupo de trabajo y llevar el seguimiento y evaluar el citado Plan de Acción. i) Dar seguimiento al Plan de acción (Anexo 6) y evaluarlo.

10 j) Concluir el proceso de intervención en sitio, salvo casos excepcionales mismos que ya fueron establecidos en este documento, los cuales deberán ser valorados por la Subadministración de Desarrollo Organizacional. Periodicidad III.6 Una vez iniciado el proceso de intervención deberá concluirse en un plazo máximo de 6 meses y no se podrá realizar más de un proceso de intervención a una misma área en un periodo de un año, esto con el fin de atender otras solicitudes o áreas criticas en el SAT. III.6 1. De acuerdo a la metodología establecida en los anexos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 8, el facilitador deberá cumplir con los tiempos estimados para el desarrollo de cada etapa y el lapso de tiempo entre una sesión y otra del proceso de intervención en sitio deberá desarrollarse entre uno ó dos meses máximo. III.6 2 De manera mensual, deberá verificarse el avance de las acciones comprometidas en el Plan de Acción (Anexo 5) que se establezca de manera conjunta entre el responsable del área, los integrantes del equipo y el facilitador. Descripción de la metodología de Intervención en Sitio. III. 7 El proceso de Intervención en sitio en el SAT, es una consultoría interna en la cual el facilitador guía el desarrollo de acciones que permitan mejorar el trabajo en equipo en las áreas en las que se determine llevar a cabo. Tal proceso, se desarrolla en 6 etapas: Etapa 1 Contacto Inicial: Tiempo de Realización Estimado: Un día Día 1 Previo a la visita, la Subadministración de Desarrollo Organizacional debe concertar una cita entre el facilitador y el titular del área, a fin de explicarle que el área de la cual él es el titular será intervenida y por qué, en qué consiste la intervención y darle el nombre del facilitador. El facilitador se pondrá en contacto con el responsable del área para confirmar la cita de la primera sesión y darle a conocer de manera general el objetivo y proceso de intervención. El facilitador solicitará información sobre los indicadores de desempeño, a fin de contar con información integral del área a intervenir y realizar un análisis previo a la sesión de intervención. Realizar encuentro inicial entre el Facilitador y el Responsable del área, para clarificar el objetivo, beneficios y ratificar la intención de fortalecer al equipo. El titular del área presentará al facilitador con todo el personal que labora en el área, estableciendo el objetivo y las necesidades de involucrar del personal en el proyecto.

11 Documentar los aspectos relevantes del primer encuentro, de acuerdo a los formatos establecidos en la metodología en los formatos contacto inicial (Anexo 1) y acuerdo de intervención (Anexo 2) Etapa 2 Acuerdo de Intervención Tiempo de Realización Estimado: Un día Día 1 Realizar reunión para establecer los acuerdos de intervención (Anexo 2). Plantear y analizar las expectativas, responsabilidades y roles del facilitador y del titular del área. Definir las responsabilidades del facilitador y del administrador. Definir las normas que regulen el proyecto de formación del equipo. Identificar recursos, tiempo y personas. Establecer compromiso de retroalimentación de la intervención. Etapa 3 Diagnóstico del Equipo Tiempo de Realización Estimado: 3 días Días 1, 2 y 3 Recopilar información con el titular del área sobre: - Indicadores de desempeño y metas vs. resultados - Resultados de clima laboral - Encuestas de satisfacción del cliente (en su caso) Dar a conocer a los miembros del área, el proceso de intervención. Aplicar la herramienta de diagnóstico (Anexo 3) (cuestionario de tarea y proceso socio-afectivo). Realizar las entrevistas individuales (Anexo 4) que se consideren pertinentes para obtener información que ayude al elaborar el diagnóstico de acuerdo al formato diseñado para tal efecto. Las personas a entrevistar deberán ser seleccionadas por el facilitador de manera aleatoria a fin de conformar un grupo lo más heterogéneo posible (diferentes niveles, funciones, horario, etc.). Capturar los resultados en formato Diagnóstico grupal (Anexo 5) establecido para tal efecto. Una vez que el facilitador regresa a su localidad deberá: o Procesar los datos capturados y analizar la información obtenida de manera integral.

12 o Elaborar el diagnóstico definitivo de resultados de grupo en base al instrumento aplicado, entrevistas individuales, dinámica grupal observada en la sesión y resultados de clima. o Elaborar bosquejo de Plan de Acción (Anexo 6), mismo que deberá estar vinculado necesariamente a las áreas de oportunidad detectadas en la problemática, en el formato diseñado para tal efecto.

13 Etapa 4 Diseño del Plan de Acción Tiempo de Realización Estimado: Dos días (Segunda visita) El facilitador y el Titular del área analizan los resultados del diagnóstico, la situación deseada y el bosquejo del plan de acción para el cierre de brechas de acuerdo al proceso de equipo SAT. El facilitador define junto con el titular del área: -Las acciones concretas y viables que se emprenderán en el área, con el fin de producir los cambios deseados -Programa de trabajo, con acciones, fechas y responsables -El método de evaluación y seguimiento de las acciones y el impacto de las mismas. El facilitador presentará al grupo los resultados del diagnóstico grupal, así como el análisis correspondiente, a fin de generar conclusiones sobre el funcionamiento del equipo (fortalezas, áreas de mejora, causas de problemas). El facilitador y Titular del área deberán presentar la propuesta del plan de acción a los miembros del equipo, para enriquecerla y validarla. Etapa 5 Implementación Tiempo de Realización Estimado: De Uno a Tres meses Dar inicio al proceso de implementación de acuerdo al plan de acción establecido. Etapa 6 Evaluación y Seguimiento intervención (no más de seis meses) Tiempo de Realización Estimado: Lo que dure el proceso de El facilitador, el responsable del área y los integrantes del equipo deberán: Evaluar el cumplimiento de las acciones programadas Medir el avance de cumplimiento Realizar procesos de retroalimentación sobre el desempeño de todos los involucrados en el proceso. Realizar los ajustes que sean necesarios para que se logre el cumplimiento de los objetivos. Documentar los avances de la implementación del proyecto. Nota: El facilitador dará seguimiento (a distancia) a los compromisos establecidos y de manera presencial en los casos que sean necesarios.

14 Formatos III. 8 Los formatos para documentar el proceso de intervenciones en sitio en el control y reporte de avances; así como los de informe de resultados finales, deberán ser los proporcionados por la Subadministración de Desarrollo Organizacional a través del Departamento de Desarrollo Cultural; descritos en la sección VII Formatos e Instructivos de llenado, de este manual Resultados de las Intervenciones en sitio III. 9. Los resultados obtenidos en cada intervención en sitio se reportarán dos días hábiles después del cierre de cada una de ellas a la Subadministración de Desarrollo Organizacional. III. 9.1 Los resultados de cada intervención deberán ser debidamente documentados y firmados por el titular del área en la que se aplica la intervención en sitio y el facilitador. III. 9.2 Los resultados deberán entregarse en los formatos designados por el área de Desarrollo Organizacional descritos en la sección VII Formatos e Instructivos de llenado, de este manual. III. 9.3 Se realizará un comparativo de los resultados de clima organizacional del área en la que se aplica la intervención en sitio, previo al proceso de intervención en sitio y posterior al mismo, con la finalidad de evaluar si se modificó la percepción de los integrantes del equipo. III. 9.4 Los resultados de las intervenciones en sitio incidirán en la cultura organizacional del SAT, así como en el modelo operativo de Capital Humano bajo los criterios y especificaciones que se señalen en las políticas correspondientes.

15 IV. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: INTERVENCIONES EN SITIO DE CLIMA UNIDAD DOCUMENTOS ACTIVIDAD RESPONSABLE INVOLUCRADOS 1. Analiza resultados del monitoreo de clima Base de datos de SUBADMINISTRACIÓN DE organizacional y/o la solicitud de resultados. DESARROLLO intervenciones en sitio por parte de las Solicitud de áreas. intervención 2. Determina áreas a las que se aplicara la intervención en sitio. Reporte de intervenciones 3. Identifica Facilitador. Cartera de facilitadores en Desarrollo ADMINISTRACIONES CENTRALES DE LA AGIC 4. Realiza petición de facilitador a los Centros de Servicio (áreas de Formación) a través de la Administración Central de Operaciones Administrativas, Administración Central de Capacitación Fiscal y Administración Central de Capital Humano. 5. Autoriza facilitador para realizar la intervención y notifica de la autorización a la subadministración de Desarrollo Organizacional Organizacional Oficio de Solicitud Notificación de autorización (formato libre) 6. Notifica autorización al Centro de Servicios Administrativos o ACCF o ACCH a la que esté adscrito el facilitador Notificación (formato libre) ÁREA DE LA AGIC EN DONDE SE UBIQUE EL FACILITADOR 7. Notifica de la intervención en sitio al facilitador y a su jefe inmediato Notificación (formato libre) 8. Autoriza calendario de salidas Calendario de Salidas 9. Tramita viáticos en caso de ser necesario SUBADMINISTRACIÓN DE DESARROLLO 10. Notifica la asignación al facilitador Notificación (formato libre)

16 IV. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: INTERVENCIONES EN SITIO DE CLIMA UNIDAD RESPONSABLE ACTIVIDAD 11. Suministra al facilitador y a su jefe inmediato la asignación, calendario, de actividades, diagnóstico de área por reactivo DOCUMENTOS INVOLUCRADOS Calendario Diagnóstico de área (Anexo 5) FACILITADOR 12. Lleva control y seguimiento del proceso de intervención en sitio presencial o a distancia. 13. Brinda coaching a los facilitadores durante la intervención. 14. Establece contacto con el área de Desarrollo Organizacional, para envío-recepción de información. 15. Analiza el diagnóstico del área a intervenir. 16. Se traslada físicamente al área a intervenir. Agenda de Trabajo (Anexo 8) Diagnóstico del área (Anexo 5) 17. Ejecuta el proceso y metodología de intervención seleccionados. En esta primera visita el facilitador deberá cubrir necesariamente hasta la etapa tres del proceso de intervención seleccionado. Metodología de intervenciones Sección VIII del presente Manual 18. Determina el diagnóstico definitivo. 19. Elabora anteproyecto de Plan de Acción. 20. Lleva a cabo la etapa cuatro de la metodología en coordinación con el responsable del área y lo da a conocer a todo el equipo de trabajo para su retroalimentación y compromiso. Plan de Acción (Anexo 6) Metodología de intervenciones Sección VIII del presente Manual

17 IV. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: INTERVENCIONES EN SITIO DE CLIMA UNIDAD RESPONSABLE ÁREA INTERVENIDA ACTIVIDAD 21. Da seguimiento a los compromisos establecidos (a distancia o presencial). 22. Informa del desarrollo y alcances de la intervención al área involucrada y a la Subadministración de Desarrollo Organizacional. 23. En caso de haber solicitado la intervención, deberá informar al área sustantiva de su localidad. 24. Brinda las facilidades para la realización de las acciones de intervención (tiempo, espacio físico, autorización al personal participante) 25. Participa en reuniones y/o entrevistas que realice el facilitador 26. Aporta información para el diagnóstico. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS Agenda de Trabajo (Anexo 8) 27. Propone acciones de mejora. 28. Lleva a cabo los compromisos contraídos en el plan. 29. Involucra al personal del área en las acciones y compromisos de la intervención. 30. Informa del desarrollo de la intervención al área local correspondiente. Plan de Acción (Anexo 6) Informe del desarrollo de la intervención

18 IV. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: INTERVENCIONES EN SITIO DE CLIMA UNIDAD RESPONSABLE FACILITADOR SUBADMINISTRACIÓN DE DESARROLLO ACTIVIDAD 31. Entrega en un plazo máximo de dos días hábiles el informe final de la intervención a la Subadministración de Desarrollo Organizacional y áreas involucradas. 32. Registra informe final para seguimiento en los resultados del próximo monitoreo. FIN DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS INVOLUCRADOS Informe final Expediente de la intervención

19 V. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: INTERVENCIONES EN SITIO DE CLIMA

20 VI. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO: INTERVENCIONES EN SITIO DE CLIMA

21 VII. FORMAS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO

22 Fortalecimiento de Equipos de Trabajo Modelo SAT CONTACTO INICIAL ANEXO 1 FECHA: 1 CONTACTO INICIAL/RECOPILACIÓN DE DATOS ADMINISTRACIÓN CENTRAL 2 RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN LOCAL FACILITADOR INDICADORES Y METAS EXISTENTES EN EL AREA INDICADOR/META 3 RESULTADO RESULTADO DE CLIMA LABORAL FACTOR 3er. Monitoreo 4to. Monitoreo 5to. Monitoreo 4 Calificación Perfil Calificación Perfil Calificación Perfil Jefe Trabajo en Equipo Reconocimiento Laboral Condiciones Físicas Formación Valores y Principios Cambio SAT Enfoque al Cliente Motivación Calidad de Vida Clima Laboral ANEXO 1

23 Fortalecimiento de Equipos de Trabajo Modelo SAT CONTACTO INICIAL ANEXO 1 1 COMENTARIOS DEL ADMINISTRADOR SOBR EL EQUIPO DE TRABAJO QUÉ LE GUSTA DEL PERSONAL DE LA ADMINISTRACIÓN 4 QUÉ NO LE GUSTA DEL PERSONAL DE LA ADMINISTRACIÓN OPINIÓN DEL ADMINISTRADOR SOBRE EL NIVEL DE TRABAJO EN EQUIPO DEL PERSONAL OBSERVACIONES DEL FACILITADOR ACUERDOS INICIALES PUNTOS ABORDADOS 5 ACUERDOS

24 ANEXO 2 Fortalecimiento de Equipos de Trabajo Modelo SAT 1 ACUERDO DE INTERVENCIÒN FECHA: ACUERDO DE INTERVENCIÓN ADMINISTRACIÓN CENTRAL O LOCAL 2 NOMBRE DEL ADMINISTRADOR NÚMERO DE PARTICIPANTES NOMBRE DEL FACILITADOR EXPECTATIVAS DEL ADMINISTRADOR EXPECTATIVAS DEL FACILITADOR ROLES DEL ADMINISTRADOR ROLES DEL ADMINISTRADOR NORMAS A OBSERVAR DURANTE EL PROYECTO ACUERDOS DE INTERVENCIÓN PERIODICIDAD (DÍAS) FECHA REGRESO 3 4 OBSERVACIONES: 5

25 ANEXO 3 SUBADMINISTRACIÓN DE DESARROLLO CUESTIONARIO "FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO" FECHA No. INTERVENCIÓN ADMINISTRACIÓN GENERAL: ADMINISTRACIÓN CENTRAL/LOCAL: INSTRUCCIONES: EL PRESENTE CUESTIONARIO REQUIERE LA MAYOR HONESTIDAD Y OBJETIVIDAD EN TUS RESPUESTAS DE MANERA QUE EL RESULTADO OBTENIDO SEA UN APOYO CONFIABLE PARA LA EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL EQUIPO. LEE CUIDADOSAMENTE CADA PAR DE ENUNCIADOS QUE SE PRESENTAN Y UBÍCATE EN ALGÚN NUMERO DE LA ESCALA 10 A 100 QUE APARECE ENTRE ELLOS. EL NÚMERO 100 SIGNIFICA QUE TU PERCEPCIÓN ACERCA DEL DESEMPEÑO DEL EQUIPO SE IDENTIFICA TOTALMENTE CON EL ENUNCIADO DEL LADO DERECHO. MARCA CON UNA "X" EL NÚMERO QUE HAYAS SELECCIONADO. REACTIVO NO TODOS ESTAMOS ENFOCADOS A LOGRAR EL OBJETIVO PRINCIPAL DE LA UNIDAD. PARECE QUE CADA QUIEN PERSIGUE METAS DISTINTAS Y NO CLARAS PARA TODOS. NO ESTÁN DEFINIDAS LAS RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO Y HAY TAREAS IMPORTANTES QUE NADIE ASUME. NO TENEMOS METAS NI RETOS QUE NOS ENTUSIASMEN COMO EQUIPO. NO HAY COMPROMISOS NI CON LAS METAS NI CON EL EQUIPO. 1.- PROPÓSITO DEL EQUIPO RESPONSABILIDADES Y ROLES METAS, RETOS Y COMPROMISO TODOS ESTAMOS ENFOCADOS Y COMPROMETIDOS EN LOGRAR EL OBJETIVO PRINCIPAL DE LA UNIDAD Y ADEMÁS NOS QUEDAN CLAROS Y ESTAMOS DE ACUERDO EN LOS OBJETIVOS DE CADA MIEMBRO DEL EQUIPO. LAS RESPONSABILIDADES Y ROLES DE LOS MIEMBROS ESTÁN CLARAMENTE DEFINIDAS Y CADA QUIEN SABE LO QUE SE ESPERA DE EL Y DE LOS DEMÁS. LOS RETOS Y LAS METAS DEL EQUIPO SON AMBICIOSAS, NOS ENTUSIASMAN Y NOS FORTALECEN COMO EQUIPO. MOSTRAMOS UN ALTO GRADO DE COMPROMISO. TENEMOS MUY POCOS CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS PARA REALIZAR EL TRABAJO O NO ESTAMOS ACTUALIZADOS. 4.- ESPECIALIZACIÓN TÉCNICA TENEMOS UN NIVEL ALTO DE ESPECIALIZACIÓN TÉCNICA (CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES) PARA REALIZAR LAS TAREAS QUE NOS CORRESPONDEN. NUESTRA ACTUALIZACIÓN ES PERMANENTE. HAY ALGUNOS MIEMBROS CON EXCESO DE TAREAS Y NO PUEDEN TERMINARLAS TODAS, MIENTRAS QUE OTROS CONTRIBUYEN POCO CON LAS TAREAS Y RESULTADOS DEL EQUIPO. 5.- EQUIPO DE CARGAS DE TRABAJO HAY EQUILIBRIO EN LAS CARGAS DE TRABAJO. TENEMOS FUERTES CARENCIAS DE ALGUNAS HABILIDADES IMPORTANTES QUE SE REQUIEREN EN EL EQUIPO 6.- HABILIDADES COMPLEMENTARIAS EXISTEN DIVERSIDAD Y COMPLEMENTARIEDAD EN LAS HABILIDADES (TÉCNICAS Y HUMANAS) QUE TENEMOS COMO MIEMBROS DEL EQUIPO. ADEMÁS SOMOS LO SUFICIENTEMENTE FLEXIBLES PARA DESARROLLAR LAS FUNCIONES DE LOS OTROS. NOS FALTA INFORMACIÓN PARA TRABAJAR Y NO EXISTE INTERÉS EN COMPARTIRLA POR PARTE DEL JEFE O DE LOS COMPAÑEROS INFORMACIÓN DE MANERA CLARA Y OPORTUNA SE COMPARTE LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA QUE TODOS HAGAMOS BIEN EL TRABAJO. NO EVALUAMOS EL DESEMPEÑO DEL EQUIPO, NI LA EFECTIVIDAD DE LAS REUNIONES. HAY PROBLEMAS EN EL EQUIPO QUE NO SE TRATAN ABIERTAMENTE Y NO SON ERRADICADOS. NO NOS INTERESA EL APRENDIZAJE NI LA MEJORA CONTINUA, LAS REUNIONES SON DESORDENADAS E IMPRODUCTIVA, LARGAS Y TEDIOSAS. SALTAMOS DE UN TEMA A OTRO Y NO CONCRETAMOS LAS SOLUCIONES. SOLO ALGUNOS PARTICIPAMOS ACTIVAMENTE. 8.- EVALUACIÓN, APRENDIZAJE Y MEJORA CONTINUA REUNIONES DE TRABAJO CONTINUAMENTE EVALUAMOS EL DESEMPEÑO DEL EQUIPO, LA EFECTIVIDAD DE LAS REUNIONES Y ANALIZAMOS LOS OBSTÁCULOS QUE IMPIDEN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS CON EL OBJETO DE APRENDER Y REALIZAR ACCIONES DE MEJORA. TENEMOS UN SISTEMA EXCELENTE DE REUNIONES Y SON MUY PARTICIPATIVAS, PRODUCTIVAS Y ORDENADAS Y ENFOCADAS HACIA EL OBJETIVO SE ANALIZAN LOS PROBLEMAS EN FORMA SUPERFICIAL Y USUALMENTE LAS DECISIONES LAS 10.- TOMA DE DECISIONES TOMA QUIEN GOZA DE MAS PODER. POCOS SE COMPROMETEN CON LO QUE SE HA DECIDIDO NO HAY PERTENENCIA AL EQUIPO. NORMALMENTE HAY DESINTERÉS, ABURRIMIENTO, APATÍA, 11.- IDENTIDAD Y CONFIANZA DESCONFIANZA, TENSIONES Y FORMALISMOS INNECESARIOS. NO NOS CONOCEMOS ENTRE NOSOTROS. LAS DECISIONES QUE TOMA EL EQUIPO SON POR CONSENSO Y SE HACEN DESPUÉS DE RECABAR Y ANALIZAR LA INFORMACIÓN A CONCIENCIA. TODOS NOS COMPROMETEMOS A LLEVARLAS A CABO. NOS SENTIMOS ORGULLOSOS DE PERTENECER A ESTE EQUIPO. EL AMBIENTE ES ESTIMULANTE Y DE ALTA CONFINZA. RECONOCEMOS NUESTRAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES. EL LIDERAZGO ESTÁ CENTRADO EN EL JEFE. SE HACE LO QUE EL DICE AUNQUE NO ESTEMOS CONVENCIDOS. NO SE PERMITE QUE LOS DEMÁS ASUMAMOS ROLES DE DIRECCIÓN EN EL EQUIPO LIDERAZGO GRACIAS POR TU PARTICIPACIÓN NO INTERESA QUIEN MANDA SINO COMO SE LOGRAN LOS OBJETIVOS. SE PERMITE QUE LOS MIEMBROS MUESTREN LIDERAZGO POR SUS CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS EN EL TEMA.

26 ANEXO 4 Fortalecimiento de Equipos de Trabajo Modelo SAT ENTREVISTA INDIVIDUAL Administración Central/Local: Nombre del Facilitador: 1 1. Está definido y es conocido por todos los integrantes el propósito y/o la razón de ser de su grupo de trabajo, explique? 2 2. Considera que el grupo de trabajo conoce los requerimientos y demandas de los usuarios en la relación cliente-proveedor (clientes Internos y externos), explique? 3. Explique cómo se da la comunicación y coordinación para realizar el trabajo asignado, entre su grupo y las otras áreas del SAT con las que tiene que interactuar (relación cliente proveedor) 4. Considera que el grupo de trabajo conoce los objetivos y metas del área, así como su contribución para lograrlos, explique 5. Existe una manera (reuniones de trabajo) establecida para revisar los avances en las metas establecidas y el cumplimiento los objetivos de su área, describa

27 Fortalecimiento de Equipos de Trabajo Modelo SAT ENTREVISTA INDIVIDUAL ANEXO 4 6. Existen normas explícitas, claras y suficientes que orienten el comportamiento (reglas del juego, lo que es permitido y lo que no es) en su grupo de trabajo, especifique 7. Están establecidos los roles y responsabilidades (funciones, actividades, etc) de trabajo en su grupo, especifique 8. Considera que los sistemas y procedimientos establecidos en su área, facilitan el trabajo individual y grupal, explique 9. Dentro de su grupo de trabajo los conflictos son reconocidos y se pueden manejar de manera abierta, describa (de frente, manejo oculto, la evasión ó la crítica velada) 10. El grupo sigue trabajando de manera eficaz a pesar de los conflictos que se suscitan, aclare

28 Fortalecimiento de Equipos de Trabajo Modelo SAT ENTREVISTA INDIVIDUAL ANEXO Como considera el grado de colaboración y apoyo que existe entre los integrantes del grupo 12. Describa cómo es la comunicación, apertura, franqueza y retroalimentación en el grupo 13. Describa el grado de compromiso, esfuerzo, vitalidad y dinamismo de su grupo de trabajo 14. Describa el estilo de liderazgo que existe en el grupo 15. Describa el grado de identificación y compromiso que siente usted con el resto del grupo

29 Fortalecimiento de Equipos de Trabajo Modelo SAT 2 2 ENTREVISTA INDIVIDUAL ANEXO 4 Describa las fortalezas y áreas de oportunidad de su grupo de trabajo Fortalezas Áreas de Oportunidad 3 4 Observaciones del Facilitador 5

30 ANEXO 5 Fortalecimiento de Equipos de Trabajo Modelo SAT DIAGNÒSTICO GRUPAL DATOS GENERALES: ADMINISTRACIÓN GENERAL: ADMINISTRACIÓN RESPONSABLE DEL ÁREA: NOMBRE FACILITADOR: FECHA NO. INTERVENCIÓN Resultados del cuestionario RESULTADOS "FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO" 1 No. REACTIVOS ENCUESTADOS PROME DIO 1 PROPOSITO DEL EQUIPO RESPONSABILIDADES Y ROLES METAS, RETOS Y COMPROMISO ESPECIALIZACION TECNICA EQUILIBRIO DE CARGAS DE TRABAJO HABILIDADES COMPLEMENTARIAS INFORMACION EVALUACION, APRENDIZAJE Y MEJORA REUNIONES DE TRABAJO TOMA DE DECISIONES IDENTIDAD Y CONFIANZA LIDERAZGO CONFLICTOS CREATIVIDAD E INNOVACION COMUNICACIÓN / ESCUCHA 0.0 RESULTADO DE LAS ENTREVISTAS INDIVIDUALES 2 OBSERVACIONES RELEVANTES DURANTE LA REUNIÒN DE DIAGNÒSTICO GRUPAL

31 ANEXO 6 Fortalecimiento de Equipos de Trabajo Modelo SAT PLAN DE ACCIÓN Administración Central/Local de: Nombre del Administrador: Nombre del Facilitador de Equipo: 1 Fecha: 2 Enfoque del plan (de acuerdo a las oportunidades) 3 Acciones del plan de acción: Problemática Acción Modificación o cambio esperado Responsable Fecha Inicio Fecha Término Fecha Revisión Avance % 4 Observaciones: 5 Elaboración de Conformidad Responsable del área Facilitador

32 ANEXO 7 Fortalecimiento de Equipos de Trabajo Modelo SAT REUNIÓN DE TRABAJO Administración Central /Local Administrador o responsable del área: Facilitador: 1 Fecha: 2 Nombre de los asistentes Firma 3 Objetivo de la reunión (resultado que se pretende lograr) 4

33 ANEXO 8 Fortalecimiento de Equipos de Trabajo Modelo SAT AGENDA PLAN DE TRABAJO Administración General Administración Central / Local de: Responsable Del Área Nombre del Facilitador Solicito la intervención: Acciones de plan de trabajo 4 Día- 1 Fecha: No. de Intervención: ACTIVIDAD TAREA PARTICIPANTES TIEMPO ESTIMADO FECHA HORA 1- Objetivos y beneficios 1- Responsable del CONTACTO INICIAL 2- Fortalezas y áreas de área De 45 a 60 minutos oportunidad 2- Facilitador 3- Opinión del responsable sobre su área ACUERDO DE TERVENCIÓN DIAGNÓSTICO DEL QUIPO ANÁLISIS DE ESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO DE TERVENCIÓN 1- Expectativas 2- Definición de responsabilidades y roles 3- Establecimiento de normas 4- Identificación de recursos materiales, personas, obstáculos. 1- Presentación con el equipo 2- Definición del modelo de intervención 3- Aplicación de herramientas de diagnóstico 4- Entrevistas individuales 1- Análisis de resultados 2- Elaboración de propuesta plan de trabajo 3- Presentación para el equipo de trabajo 1 1- Responsable del área 2- Facilitador 1- Responsable del área 2- Facilitador 3- Equipo de trabajo 1- Facilitador 1 día De 30 a 45 minutos De 1 a 2 días Día- 2 ACTIVIDAD TAREA PARTICIPANTES TIEMPO ESTIMADO FECHA HORA 2 3 DISEÑO PLAN DE ACCIÓN PRESENTACIÓN DE RESULTADOS AL EQUIPO DE TRABAJO IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 1- Entrega de resultados al responsables del área 2- Situación actual contra desempeño 3- Diseño plan de trabajo 1- Presentación de resultados clima organizacional 2- Presentación de resultados intervención 3- Propuesta del plan de trabajo del equipo para su enriquecimiento 1- Arranque del proceso 1- Reporte de avances 2- Cumplimiento de acciones 3- Efectividad de las acciones 4- Retroalimentación 5- Ajustes 6- Reporte final 1- Responsable del área 2- Facilitador De 120 a 180 minutos 1- Responsable del área 2- Facilitador 3- Equipo de trabajo 1- Responsable del área 2- Responsable de cada actividad 3- Equipo de trabajo 1- Responsable del área 2- Facilitador De 120 a 180 minutos De acuerdo al plan de trabajo establecido De acuerdo al plan de trabajo establecido NOMBRE Y FIRMA RESPONSABLE DEL ÁREA 5 NOMBRE Y FIRMA FACILITADOR

34 INSTRUCTIVO DE LLENADO No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR FORMATO CONTACTO INICIAL (ANEXO 1) 1 FECHA Día, mes y año en que se lleva acabo la actividad. 2 CONTACTO INICIAL/RECOPILACIÓN DE DATOS Nombre de la administración central y/o local que esta siendo intervenida, nombre del responsable de la administración y nombre del facilitador (Nombre, apellido paterno y materno) sin abreviaturas. 3 INDICADORES Y METAS EXISTENTES EN EL ÁREA 4 RESULTADOS DE CLIMA LABORAL 5 COMENTARIOS DEL ADMINISTRADOR SOBER EL EQUIPO DE TRABAJO Resultados y perfiles de los monitoreos anteriores por factor Resultados y perfiles de los monitoreos anteriores por factor Comentarios del administrador y facilitador sobre su equipo de trabajo. 6 ACUERDOS INICIALES Especificación de los puntos abordados y acuerdos contraídos entre el Titular del área y el facilitador. FORMATO ACUERDO DE INTERVENCIÓN (ANEXO 2) 1 FECHA Día, mes y año en que se lleva acabo la actividad. Datos generales, Expectativas del administrador y facilitador se refiere a lo 2 ACUERDO DE INTERVENCIÓN que pretende lograr al finalizar la intervención. Roles: se refiere a las 3 NORMAS A OBSERVAR DURANTE EL PROYECTO 4 ACUERDOS DE INTERVENCIÓN actividades y actitudes de cada uno. Compromisos que deben cumplir cada uno de los participantes durante las reuniones de trabajo Fechas de compromiso para el seguimiento de la intervención 5 OBSERVACIONES 6 FIRMAS Comentarios o aclaraciones respecto a lo especificado anteriormente. Firmas autógrafas del Titular del área y Facilitador.

35 No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR FORMATO CUESTIONARIO FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO (ANEXO 3) 1 FECHA Día, mes y año en que se lleva acabo la actividad. Número de intervención asignada por la 2 NO. DE INTERVENCIÓN Subadministración de desarrollo de personal. 3 ADMINISTRACIÓN CENTRAL/LOCAL Administración local de o central a la que pertenece el área intervenida Reactivo acerca de la percepción del 4 REACTIVOS desempeño del equipo, elección gradual. 5 DATOS GENERALES Información general del área intervenida. Resultados del funcionamiento del 6 RESULTADOS equipo por factor, de acuerdo a las encuestas. FORMATO ENTREVISTA INDIVIDUAL (ANEXO 4) Nombre de la Administración Central 1 DATOS GENERALES /Local, Nombre del entrevistado y nombre del facilitador (Nombre, apellido Paterno y Materno). 2 REACTIVOS Respuestas abiertas del entrevistado. 3 FORTALEZAS Descripción de los aspectos firmes o fuertes del grupo. Aspectos débiles que pueden dar la 4 AREAS DE OPORTUNIDAD oportunidad de ser mejoradas o fortalecidas. 5 OBSERVACIONES DEL Comentarios o aclaraciones del FACILITADOR facilitador FORMATO DIAGNÓSTICO DEL ÁREA (ANEXO 5) Concentrado de calificación por reactivo 1 RESULTADOS DEL CUESTIONARIO y por cada uno de los encuestados y promedio por reactivo. 2 RESULTADO DE LAS ENTREVISTAS Resumen o síntesis de las entrevistas INDIVIDUALES individuales de los encuestados. 3 OBSERVACIONES RELEVANTES Comentarios o aclaraciones importantes durante la reunión de diagnóstico grupal. Aspectos firmes o fuertes del grupo que 4 FORTALEZAS pueden soportar problemas o adversidades

36 No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR Aspectos débiles que pueden dar la 5 AREAS DE OPORTUNIDAD oportunidad de ser mejoradas o fortalecidas. 6 ACCIONES DE MEJORA Actividades individuales y de grupo encaminadas a mejorar los factores débiles. FORMATO PLAN DE ACCIÓN (ANEXO 6) Administración local de o central a la 1 ADMINISTRACIÓN CENTRAL/LOCAL que pertenece el área intervenida, Nombre del Administrador y Facilitador sin abreviaturas. 2 FECHA Día, mes y año en que se lleva acabo la actividad. 3 ENFOQUE DEL PLAN Objetivo y enfoque del plan de acción. 4 ACCIONES DEL PLAN DE ACCIÓN Actividades que deben llevarse a cabo por parte de todos los participantes en tiempo y forma 5 OBSERVACIONES Comentarios o aclaraciones respecto a lo especificado anteriormente. 6 FIRMAS Firmas autógrafas del Titular del área y del Facilitador. FORMATO REUNIÓN DE TRABAJO (ANEXO 7) Información general del área intervenida: 1 DATOS GENERALES Admón. Central/Local, Responsable del Área, Nombre de Facilitador sin abreviaturas. 2 FECHA Día, mes y año en que se lleva acabo la reunión Nombre, apellido paterno y materno de 3 NOMBRE DE LOS ASISTENTES cada uno de los asistentes sin abreviaturas 4 OBJETIVO DE LA REUNIÓN El fin a alcanzar de los participantes reunidos. FORMATO AGENDA DEL PLAN DE TRABAJO (ANEXO 8) Información general del área intervenida: Admón General, Admón. Central/Local, 1 DATOS GENERALES Responsable del Área, Nombre de Facilitador y Nombre de quién solicitó la intervención. 2 FECHA Día, mes y año en que se requisita el formato.

37 No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR Número de intervención asignada por la 3 NO. DE INTERVENCIÓN Subadministración de desarrollo de personal. Actividades, Tareas, Participantes, 4 ACCIONES DE PLAN DE TRABAJO Tiempo estimado, Fecha y Hora de cada una de las acciones que conforman el plan de trabajo. 5 FIRMAS Firmas autógrafas del Titular del área y del Facilitador.

38 VIII. INFORMACIÓN ADICIONAL ESQUEMA DE LA METODOLOGÍA PARA INTERVENCIONES EN SITIO Etapa 1. CONTACTO INICIAL Actividad Subadmón. de Desarrollo Organizacional Participantes del Proyecto Facilitador Responsable del Área intervenida Miembros del equipo Formatos - Concertar cita con el facilitador y titular del área para dar a conocer el motivo de la intervención - Contactar al responsable del área para confirmar la cita de la primera sesión y hacer de su conocimiento el objetivo y proceso de intervención. - Recabar información sobre los indicadores de desempeño, metas y resultados del área a intervenir. ANEXO 1 - Realizar encuentro inicial para clarificar el objetivo, beneficios y ratificar la intención de fortalecer al equipo del área. ANEXO 1 ANEXO 8 - Presentar al facilitador en el área, estableciendo el objetivo y las necesidades de involucramiento del personal en el proyecto. - Documentar los aspectos relevantes del primer encuentro ANEXO 1 Etapa 2. ACUERDO DE INTERVENCIÓN Actividad Subadmón. de Desarrollo Organizacional Participantes del Proyecto Facilitador Responsable del Área intervenida Miembros del equipo Formatos - Realizar reunión para establecer los acuerdos de intervención. ANEXO 2 - Plantear, analizar Y definir las expectativas, responsabilidades y roles del facilitador y del titular del área. ANEXO 2 - Definir las normas que rigen el proyecto de formación del equipo. ANEXO 2 - Identificar recursos, tiempo y personas. ANEXO 2 - Establecer compromiso de retroalimentación de la intervención ANEXO 2 - Identificar los riesgos que existen para no lograr los objetivos ANEXO 2

39 Etapa 3. DIAGNÓSTICO DEL EQUIPO Actividad Subadmón. de Desarrollo Organizacional Participantes del Proyecto Facilitador Responsable del Área intervenida Miembros del equipo Formatos - Dar a conocer a los miembros del área, el modelo de intervención ANEXO 8 - Aplicar la herramienta de diagnóstico (cuestionario de tarea y proceso socio-afectivo). ANEXO 3 - Realizar las entrevistas individuales para obtener información que ayude al elaborar el diagnóstico ANEXO 4 - Las personas a entrevistar deberán ser seleccionadas por el facilitador de manera aleatoria a fin de conformar un grupo lo más heterogéneo posible (diferentes niveles, funciones, horario, etc.) - Capturar los resultados de herramienta y entrevista ANEXO 5 - Una vez que el facilitador regresa a su localidad deberá: o Procesar y analizar la información obtenida de manera integral o Elaborar el diagnóstico definitivo de resultados de grupo en base al instrumento aplicado, entrevistas individuales, dinámica grupal observada en la sesión y resultados de clima. o Elaborar bosquejo de Plan de Acción, mismo que deberá estar vinculado necesariamente a las áreas de oportunidad detectadas en la problemática, en el formato diseñado para tal efecto. ANEXO 6 Los participantes deberán registrar su asistencia ANEXO 7

40 Etapa 4. DISEÑO DEL PLAN DE ACCIÓN Participantes del Proyecto Actividad Subadmón. de Desarrollo Organizacional Facilitador Responsable del Área intervenida Miembros del equipo Formatos - El facilitador y el Titular del área analizan los resultados del diagnóstico, la situación deseada y el bosquejo del plan de acción para el cierre de brechas de acuerdo al modelo de equipo SAT ANEXO 6 - El facilitador define junto con el titular del área: -Las acciones concretas y viables que se emprenderán en el área, con el fin de producir los cambios deseados -Programa de trabajo, con acciones, fechas y responsables -El método de evaluación y seguimiento de las acciones y el impacto de las mismas ANEXO 6 - El facilitador y Titular del área deberán presentar la propuesta del plan de acción a los miembros del equipo, para enriquecerla y validarla. ANEXO 6 - Generar una lista de acciones para el fortalecimiento del equipo y priorizarlas para que sirvan de guía para el plan de acción ANEXO 6 - Analizar con el grupo los resultados del diagnóstico grupal y generar conclusiones sobre el funcionamiento del equipo (fortalezas, áreas de mejora, causas de problemas) ANEXO 5 Etapa 5. IMPLEMENTACIÓN Participantes del Proyecto Actividad Subadmón. de Desarrollo Organizacional Facilitador Responsable del Área intervenida Miembros del equipo Formatos Arrancar el proceso de implementación de acuerdo al plan de acción establecido. ANEXO 6 Nota: De acuerdo a la problemática resultante en el diagnóstico, si se requieren talleres y/o cursos, los tiempos se ajustarán a los contenidos temáticos sin afectar la operación. La Administración de Desarrollo de Personal determinará los requerimientos relativos a cursos/talleres/becas, etc. realizando la solicitud conducente ante la ACCF.

41 Etapa 6. Evaluación y Seguimiento Actividad Subadmón. de Desarrollo Organizacional Participantes del Proyecto Facilitador Responsable del Área intervenida Miembros del equipo Formatos - Evaluar el cumplimiento de las acciones programadas - Medir el avance de cumplimiento - Realizar procesos de retroalimentación sobre el desempeño de todos los involucrados en el proceso. - Realizar los ajustes que sean necesarios para que se logre el cumplimiento de los objetivos. - Documentar los avances de la implementación del proyecto. ANEXO 6 Nota: El facilitador dará seguimiento (a distancia) a los compromisos establecidos y de manera presencial en los casos que sean necesarios.

42 DEFINICIONES Para efectos e interpretación del presente documento, se entenderá por: COACHING: Proceso de asesoría individualizada que permite estimular y facilitar el encuentro de respuestas y/o soluciones ayudando a definir metas claras, y a establecer un plazo especifico para alcanzarlas. DIAGNÓSTICO: Informe derivado de los resultados del monitoreo de Clima Organizacional que reflejan la percepción que tienen el personal de su área de trabajo. FACILITADOR: Persona que se desempeña como instructor u orientador de las actividades de Desarrollo Organizacional. INTERVENCIÓN: Participación de un facilitador especializado en un área de la institución con necesidad de mejora en su clima laboral, a fin de prestar un servicio en la identificación e investigación de procesos humanos tales como comunicación, solución de problemas, liderazgo y dinámica de grupo así como en la recomendación de medidas apropiadas y prestación de asistencia en la aplicación de dichas recomendaciones METODOLOGÍA: Conjunto de métodos y formas que se siguen en el desarrollo de un proceso. PROCESO SOCIO-AFECTIVO: Conjunto de acciones y reacciones afectivas o emocionales de los miembros de un equipo de trabajo.