CACHIVACHES. Un estilo de vida CASOS DE ÉXITO

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1 CASOS DE ÉXITO CACHIVACHES Un estilo de vida País: Colombia Vertical: Por confirmar Partner: IT Consulting and Cloud Services Perfil del cliente: Cachivaches es una empresa dedicada a la importación de artículos para el hogar, y a la fabricación de disfraces para niños y adultos que son comercializados a nivel nacional. Posee 4 tiendas en Bogotá, en las cuales ofrece productos de decoración y listas de regalos para bodas y showers, entre otros. Situación: Los empleados y socios de la compañía utilizaban los servicios de correo electrónico Microsoft Exchange, que estaba soportado por su respectivo Exchange Server El director de tecnología de Cachivaches tenía que estar permanentemente atento a su funcionamiento para garantizar la disponibilidad del servicio y la seguridad. Solución: Microsoft Office 365 y Windows Intune. Beneficios Disponibilidad de los servicios en un 99.9% Administración y seguridad en la nube Soporte y control administrativo de forma remota Reducción en los costos y tiempos asociados a la administración Actualización de software de forma automática Cachivaches es una empresa dedicada a la importación de artículos para el hogar, y a la fabricación de disfraces para niños y adultos que son comercializados a nivel nacional. En cuanto a los artículos para el hogar, Cachivaches posee 4 tiendas en Bogotá, en las cuales ofrece productos de decoración y listas de regalos para bodas y showers, entre otros.

2 Situación Caída del servidor y reportes de spam Tanto los empleados como los socios de la compañía utilizaban los servicios de correo electrónico Microsoft Exchange, que estaba soportado por su respectivo Exchange Server Esto implicaba que el Director de Tecnología de Cachivaches, Ricardo Prada, tuviera que estar permanentemente atento a su funcionamiento para garantizar la disponibilidad y seguridad. Sin embargo, no faltaban los inconvenientes técnicos y las caídas del servidor, que interferían e interrumpían las labores de los empleados. El ingeniero recuerda en especial una ocasión en que se cayó el servidor: tuvimos un bajonazo de luz y se averió la UPS, por lo tanto el servidor se cayó por un tiempo importante. Cuando volvimos a activarlo y retomamos los servicios de las bases de datos, éstas entraron en un conflicto y quedaron corruptas. En esa oportunidad su restauración fue muy complicada. Por otra parte comenzaron a presentarse problemas con los envíos de correos electrónicos a las bases de datos de sus clientes, ya que en la mayoría de las ocasiones eran señalados como spam por los prestadores de estos servicios (Hotmail, Yahoo, Gmail). No alcanzamos a quedar en listas negras, ni mucho menos, pero sí nos rebotaban muchos correos porque el dominio no estaba certificado por ciertos prestadores de estos servicios, indicó el ingeniero Ricardo. Adicionalmente, aparte de la oficina principal, Cachivaches posee 4 locales comerciales que suman un total de 15 computadores, y surgió entonces, la necesidad de que éstos pudieran ser administrados de forma remota, ya que tampoco se podían realizar inventarios ni actualizaciones de forma automática, sino que debían hacerse manualmente y máquina por máquina. Debido a que esta es una empresa que importa y vende productos para el hogar, y que está abierta al público en general, se debía garantizar en un 100% la óptima operación de los computadores y los servicios asociados a estos en todos los puntos de venta.

3 Solución y Beneficios Microsoft Office 365 y Windows Intune A finales del año 2011, y con el acompañamiento de IT Consulting and Cloud Services, partner de Microsoft, el director de tecnología de Cachivaches conoció de cerca la solución Microsoft Office 365. Nos enteramos de los servicios en la nube que estaba ofreciendo Microsoft, puntualmente en el tema de correos electrónicos. Al estudiarla en detalle, conocí que si tomábamos estos servicios de Office 365 ya no tenía que realizar una administración de servidor directa, ni preocuparme más por el tema del spam, ni tener que hacer más backups. Adicional a esto, nos garantizaba un acceso desde cualquier lugar del mundo las 24 horas del día. En síntesis, disponibilidad del servicio en un 100%, explicó el Ingeniero. Por estas y otras ventajas, el departamento de tecnología de Cachivaches decidió implementar esta solución. En un comienzo fue un proceso delicado porque debíamos apuntar los DNS a los servidores Microsoft. Pero finalmente no resultó traumático, ya que la página administrativa de Office 365 entrega información valiosa para este procedimiento. Por lo tanto la migración fue efectiva, señaló Ricardo. Microsoft Office 365 ofrece un conjunto de aplicaciones web que pueden sincronizarse con otras herramientas Microsoft y acceder así a diferentes servicios en la nube: correo electrónico, calendario, tareas, mensajería instantánea, videoconferencias y compartir documentos, ya sea en formato Microsoft Word, Excel, One Note o Power Point. Todo esto bajo unas altas garantías en temas de seguridad y de disponibilidad del servicio. Luego de la implementación de Office 365 me liberé de un porcentaje considerable de la realización de los backups, del tema del spam y de la administración del Exchange Server, lo que me ha permitido dedicarme a otras funciones. La información concerniente a los correos electrónicos está almacenada en la nube, por lo tanto este tema ya no es una preocupación. Entre tanto para los usuarios ha sido exitoso porque se mueven bajo una plataforma muy intuitiva que les permite seguir sus tareas, sus calendarios y realizar búsquedas de una forma muy sencilla. Ha funcionado muy bien y, entre los más satisfechos, están los dueños de Cachivaches, ya que aparte de las características descritas anteriormente, resaltan la disponibilidad del servicio y el acceso a éstos desde cualquier parte del mundo. Al ingeniero, además de la disponibilidad del servicio de correo electrónico durante las 24 horas del día (las interrupciones asociados a la caída del servidor son parte del pasado), también le genera una gran tranquilidad la disponibilidad de la información en la nube para solucionar cualquier inconveniente asociado a la quema de equipos o averías en los discos duros, ya que en este escenario solo debería reparar el equipo, instalarle Microsoft Outlook y luego sincronizarlo con el Office 365. El tema de las comunicaciones es otro servicio que han resaltado el ingeniero y los demás empleados de Cachivaches: Microsoft Lync ha sido otra herramienta clave para la óptima operación de la empresa. Podemos hacer videoconferencias desde cualquier parte del mundo y contamos con los servicios de mensajería instantánea como una especie de intranet corporativa, a la que solo tienen acceso los empleados de la compañía. Luego de la implementación de Office 365 y de los buenos resultados obtenidos, el interés del ingeniero por los servicios en la nube aumentó. Por lo tanto, al conocer Microsoft Intune no dudó en que esta era la solución apropiada para el manejo remoto de los computadores de las diferentes tiendas de Cachivaches.

4 Con el acompañamiento nuevamente de IT Consulting and Cloud Services, Cachivaches implementó esta solución. Cuando conocí las diferentes herramientas ofrecidas por Microsoft Intune descubrí que se ajustaba perfectamente a nuestras necesidades. En primer lugar, los equipos quedaban muy bien protegidos con el antivirus Microsoft Endpoint, y segundo, ofrece la posibilidad de administración de hardware y software desde un punto remoto, así como la prestación de servicio técnico igualmente de forma remota, indicó Ricardo. Windows Intune le ofrece a las pequeñas y medianas empresas las herramientas necesarias para la administración y seguridad de los equipos, por medio de Internet, y sin necesidad de adquirir y administrar servidores o una compleja infraestructura en hardware. Desde la consola puedo saber la capacidad del disco y la memoria RAM de cada máquina, así como el hardware. También puedo conocer si alguien violó las restricciones e instaló algún software prohibido. Y, adicionalmente, realiza las actualizaciones de software autorizadas de forma automática, explicó Ricardo. Tras la experiencia de Cachivaches al contratar estos servicios en la nube de Microsoft, Ricardo Prada enfatiza en que la administración y el manejo de la información desde máquinas locales ya está en desuso, porque implica, en cierta forma, mayor esclavitud al momento de garantizar el óptimo funcionamiento de los servidores. Cuando Microsoft le garantiza a uno la disponibilidad de los servicios, la actualización constante de los backups y la seguridad de la información y de los equipos, porqué no aprovechar estas ventajas? Después de esta experiencia recomiendo estas soluciones a ojo cerrado, tanto a las pequeñas, medianas y grandes empresas. Las empresas que adquieren Windows Intune y que tienen en sus equipos el sistema operativo Windows XP, obtienen la licencia de Windows 7 Enterprise, por lo tanto pueden actualizar este software sin costo adicional y quedar a la vanguardia en temas tecnológicos. Windows Intune es una herramienta bastante práctica, sencilla y completa. Tenemos servicios de transferencia de archivos y, para el soporte técnico, podemos tomar el control de la máquina y realizar las respectivas adecuaciones, y agregó el Ingeniero: hasta el momento no hemos tenido ningún inconveniente con virus, los equipos están muy bien protegidos con Endpoint.

5 Acerca de Microsoft Office 365: Ofrece un conjunto de aplicaciones web que pueden sincronizarse con otras herramientas Microsoft y acceder así a diferentes servicios en la nube: correo electrónico, calendario, tareas, mensajería instantánea, videoconferencias y compartir documentos, ya sea en formato Microsoft Word, Excel, One Note o Power Point. Todo esto bajo unas altas garantías en temas de seguridad y de disponibilidad del servicio. Windows Intune: Ofrece a las pequeñas y medianas empresas las herramientas necesarias para la administración y seguridad de los equipos desde un punto remoto, por medio de Internet, y sin necesidad de adquirir y administrar servidores o una compleja infraestructura en hardware todos los derechos reservados. Microsoft Corporation. Este caso de estudio tiene propósitos informativos únicamente. Microsoft no ofrece garantía expresa o implícita de este contenido. Todas las marcas y nombres de Microsoft son propiedad de ella. Las demás marcas y nombres mencionadas son marcas registradas de sus respectivos dueños.

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