Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

Transcripción

1 Versión 1.0 Pág 1 de 121 INDICE 1 CONDICIONES DE CALIDAD EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS ALCANCE COMPETENCIAS DEL NIVEL NACIONAL DEL NIVEL REGIONAL DEL NIVEL ZONAL VERIFICACION DE DEFINICIÓN ALCANCE DE LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES FINALIDADES DE LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES FACULTADES DE LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES A QUÉ O QUIÉNES APLICA LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? CÓMO SE DESARROLLA EL PROCESO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? QUÉ ESTRATEGIAS SE UTILIZAN EN EL PROCESO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? PROCEDIMIENTO QUÉ SE DEBE EVALUAR? QUIÉN O QUIÉNES REALIZAN LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? CUÁL ES EL PERFIL DE LOS PROFESIONALES QUE REALIZAN LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? QUÉ TIPO DE VISITA SE HACEN EN LA EJECUCIÓN DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? CON QUÉ FRECUENCIA SE DEBE REALIZAR LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? CUÁL ES LA DURACIÓN DE LAS VISITAS DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? CUÁNDO SE DEBEN INICIAR LAS VISITAS DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? QUÉ TIEMPO DEBE TRANSCURRIR ENTRE UNA VISITA Y OTRA? Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

2 Versión 1.0 Pág 2 de CÓMO SE ORGANIZA EL PROCESO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? ETAPA DE PLANEACIÓN ETAPA DE EJECUCIÓN ETAPA DE EVALUACIÓN COBERTURA CUÁL ES LA COBERTURA DE LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? RESULTADOS CUÁLES SON LOS RESULTADOS ESPERADOS DE LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? INTRODUCCIÓN QUIÉNES PUEDEN CONSULTAR ESTE DOCUMENTO? CUÁNDO LEER ESTE DOCUMENTO? OBJETIVOS UNA PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES: SUS PRINCIPIOS ORIENTADORES ACTIVIDADES QUE DEBEN DESARROLLAR LOS PROFESIONALES QUE REALIZAN LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES POR QUE SE HACE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? EL PROCESO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES UN EJE FUNDAMENTAL DE LA FUNCIÓN DEL SUPERVISOR/A O INTERVENTOR/A QUIÉN Y CÓMO MANEJAR LAS NOVEDADES? CÓMO ORGANIZAR EL PROCESO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? ETAPA DE PLANEACIÓN ETAPA DE EJECUCIÓN GESTIÓN DE RESULTADOS 4, 5 Y VISITAS FALLIDAS PROYECTO 4, 5 Y ETAPA DE EVALUACIÓN BIBLIOGRAFÍA Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

3 Versión 1.0 Pág 3 de ANEXOS ANEXO 1 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTROS DE EMERGENCIA NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 14 AÑOS QUE SE PRESUMA O HAYAN INCURRIDO EN LA COMISIÓN DE UN DELITO Y ADOLESCENTES MAYORES DE 14 AÑOS Y MENORES DE 18 AÑOS NO JUDICIALIZADOS ANEXO 2 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA EXTERNADOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 14 AÑOS QUE SE PRESUMA O HAYAN INCURRIDO EN LA COMISIÓN DE UN DELITO Y ADOLESCENTES MAYORES DE 14 AÑOS Y MENORES DE 18 AÑOS NO JUDICIALIZADOS ANEXO 3 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTROS DE PROTECCIÓN ESPECIALIZADOS INTERNADOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 14 AÑOS QUE SE PRESUMA O HAYAN INCURRIDO EN LA COMISIÓN DE UN DELITO Y ADOLESCENTES MAYORES DE 14 AÑOS Y MENORES DE 18 AÑOS NO JUDICIALIZADOS ANEXO 4 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERVENCIONES DE APOYO NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 14 AÑOS QUE SE PRESUMA O HAYAN INCURRIDO EN LA COMISIÓN DE UN DELITO Y ADOLESCENTES MAYORES DE 14 AÑOS Y MENORES DE 18 AÑOS NO JUDICIALIZADOS ANEXO 5 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA SEMI INTERNADOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 14 AÑOS QUE SE PRESUMA O HAYAN INCURRIDO EN LA COMISIÓN DE UN DELITO Y ADOLESCENTES MAYORES DE 14 AÑOS Y MENORES DE 18 AÑOS NO JUDICIALIZADOS ANEXO 6 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTRO DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA PARA ADOLESCENTES QUE SE DESVINCULAN DE GRUPOS ARMADOS ORGANIZADOS AL MARGEN DE LA LEY ANEXO 7 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA HOGAR TRANSITORIO - ADOLESCENTES DESVINCULADOS DE GRUPOS ARMADOS ORGANIZADOS AL MARGEN DE LA LEY ANEXO 8 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA HOGARES TUTORES DESVINCULADOS DE GRUPOS ARMADOS ORGANIZADOS AL MARGEN DE LA LEY. ENTIDADES CONTRATISTAS ANEXO 9 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES TUTORES DESVINCULADOS DE GRUPOS ARMADOS ORGANIZADOS AL MARGEN DE LA LEY Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

4 Versión 1.0 Pág 4 de 121 ANEXO 10 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTROS DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA, CAE. SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES, SRPA ANEXO 11 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTROS DE INTERNAMIENTO PREVENTIVO. SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES, SRPA ANEXO 12 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA MODALIDAD FAMILIAR ANEXO 13 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA EXTERNADOS. SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES, SRPA ANEXO 14 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERNADOS ABIERTOS. SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES, SRPA 116 ANEXO 15 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERVENCIONES DE APOYO LIBERTAD VIGILADA. SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES, SRPA ANEXO 16 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA SEMI INTERNADOS. SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES, SRPA ANEXO 17 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CASA HOGAR DE PROTECCIÓN ANEXO 18 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTRO DE EMERGENCIA ANEXO 19 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INSTITUCIONES DE PROTECCIÓN EXTERNADO CON Y SIN DISCAPACIDAD RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS ANEXO 20 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA HOGARES SUSTITUTOS PARA POBLACIÓN CON Y SIN DISCAPACIDAD. ENTIDADES CONTRATISTAS ANEXO 21 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES SUSTITUTOS PARA POBLACIÓN CON Y SIN DISCAPACIDAD Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

5 Versión 1.0 Pág 5 de 121 ANEXO 22 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERNADO DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA ANEXO 23 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERNADO DE DIAGNÓSTICO Y ACOGIDA DE NIÑOS Y NIÑAS ENTRE CERO (0) Y OCHO (8) AÑOS EN INSTITUCIONES AUTORIZADAS PARA EL DESARROLLO DE PROGRAMA DE ADOPCIÓN (IAPAS) ANEXO 24 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERNADO DISCAPACIDAD Y DISCAPACIDAD MENTAL PSICOSOCIAL ANEXO 25 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERVENCIÓN DE APOYO ANEXO 26 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PREPARACIÓN PARA LA VIDA LABORAL Y PRODUCTIVA ANEXO 27 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INSTITUCIÓN DE PROTECCIÓN - SEMI INTERNADO PARA POBLACIÓN CON Y SIN DISCAPACIDAD ANEXO 28 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA INTERNADO DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA. MADRES GESTANTES O EN PERIODO DE LACTANCIA CON SUS DERECHOS AMENAZADOS, INOBSERVADOS O VULNERADOS ANEXO 29 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR MÚLTIPLES EMPRESARIALES ANEXO 30 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR MÚLTIPLES EMPRESARIALES ANEXO 31 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR FAMI ANEXO 32 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR FAMI ANEXO 33 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR FAMILIARES Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

6 Versión 1.0 Pág 6 de 121 ANEXO 34 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR FAMILIARES ANEXO 35 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR GRUPALES ANEXO 36 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR GRUPALES ANEXO 37 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR MÚLTIPLES ANEXO 38 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA UNIDADES DE SERVICIO DE HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR MÚLTIPLES ANEXO 39 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE HOGARES INFANTILES Y CENTROS DE DESARROLLO INFANTIL - CDI ANEXO 40 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA HOGARES INFANTILES ANEXO 41 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA CENTROS DE DESARROLLO INFANTIL ANEXO 42 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR PAE PREPARADA EN EL SITIO. BODEGA DE ALMACENAMIENTO Y/O EMBALAJE ANEXO 43 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR PAE - ENTIDAD CONTRATISTA ANEXO 44 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR PAE - UNIDAD DE SERVICIO. RACIÓN INDUSTRIALIZADA LISTA ANEXO 45 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR PAE RACIÓN INDUSTRIALIZADA. PLANTA DE PRODUCCIÓN Y/O EMBALAJE Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

7 Versión 1.0 Pág 7 de 121 ANEXO 46 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR PAE - UNIDAD DE SERVICIO. RACIÓN PREPARADA EN EL SITIO - CENTRALIZADA ANEXO 47 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR PAE - UNIDAD DE SERVICIO. RACIÓN PREPARADA EN EL SITIO ANEXO 48 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR PAE - UNIDAD DE SERVICIO. RACIÓN PREPARADA EN EL SITIO - SOLO DISTRIBUCIÓN ANEXO 49 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DESAYUNOS INFANTILES CON AMOR DIA. BODEGA DE ALMACENAMIENTO ANEXO 50 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DESAYUNOS INFANTILES CON AMOR DIA. PLANTAS DE PRODUCCIÓN ANEXO 51 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DESAYUNOS INFANTILES CON AMOR DIA. ENTIDAD CONTRATISTA ANEXO 52 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DESAYUNOS INFANTILES CON AMOR DIA. PUNTO DE ENTREGA ANEXO 53 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA PROGRAMA DESAYUNOS INFANTILES CON AMOR DIA. TRANSPORTE DE ALIMENTOS ANEXO 54 G1.MPEV2 VERSIÓN 1.0 INSTRUMENTO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES PARA ENTIDADES CONTRATISTAS DE MODALIDAD FAMILIAR ANEXO 55 HOJA COMPLEMENTARIA ACTA DE VISITA DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

8 Versión 1.0 Pág 8 de 121 MARCO CONCEPTUAL Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

9 Versión 1.0 Pág 9 de 121 INTRODUCCIÓN La presente Guía de Verificación de Estándares se contiene un marco conceptual y un manual. El primero da a conocer el alcance del procedimiento de verificación de estándares, sus objetivos, principios, las competencias, su planeación, manejo de resultados. El manual brinda a los profesionales que realizan la visita de verificación de estándares, herramientas, técnicas y procedimientos necesarios para que puedan realizar en forma eficiente y eficaz el proceso de verificación de estándares a las entidades contratistas y los responsables de las unidades aplicativas que ejecutan los servicios o los administran. Al hacer visitas de seguimiento se identifica el nivel de cumplimiento de los estándares y por lo tanto se establece las condiciones de calidad con las que se está prestando el servicio. Es así como, los resultados que se encuentran a partir de una visita de verificación de estándares son insumos de referencia para el análisis del cumplimiento de obligaciones que debe hacer el supervisor del respectivo contrato. Sin embargo, el uso de los resultados no se restringe a los supervisores contractuales, los responsables de los procesos misionales, y los respectivos actores involucrados deben identificar, analizar y tomar decisiones basados, entre otros elementos, en dichos resultados. La actual edición de la Guía es elaborada por La Oficina de Aseguramiento a la Calidad, dependencia creada con base en lo establecido en el decreto No. 117 del 21 de enero de 2010, y con funciones definidas en el Decreto 987 de 14 de mayo de En el marco de los procesos de aseguramiento se hace necesaria la definición de criterios de calidad para cada servicio, el diseño, actualización y apropiado uso de las herramientas, la implementación de estrategias y la consolidación y seguimiento de los resultados encontrados. En este contexto se enmarca la Guía para la verificación de Estándares; su implementación nos permite conocer el cumplimiento de los estándares definidos para cada una de las modalidades de atención y por lo tanto, generar los mecanismos y las acciones pertinentes que propicien el mejoramiento de los mismos. La aplicación de este instrumento para los servicios que operan en territorio indígena, tendrá como referente lo consignado en la resolución No de 2007 y el lineamiento técnico administrativo de atención diferencial a grupos étnicos, sin perjuicio de los objetivos de calidad de los mismos servicios. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

10 Versión 1.0 Pág 10 de CONDICIONES DE CALIDAD EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO La garantía y/o restablecimiento de derechos hace referencia al cumplimiento, por parte de la entidad contratista o responsable de la unidad aplicativa que asume esta perspectiva, de los compromisos pactados en la Convención Internacional de los Derechos del Niño, a la aplicación de la doctrina de la Protección Integral y el Interés Superior del Niño y, en general, lo establecido en el Código de la Infancia y la Adolescencia. Al reconocer como marco ético la Convención y la Perspectiva de Derechos no sólo como instrumento jurídico aceptado internacionalmente e incorporado su espíritu en nuestra Constitución, sino como instrumento que permite la planificación, organización, desarrollo, seguimiento, evaluación y supervisión de los procesos que desarrollan las personas naturales o jurídicas que tienen como propósito e intención trabajar por la niñez; se acepta el reto de involucrar y asumir este enfoque, garantizando el acceso a los satisfactores de los derechos. Así mismo, este compromiso significa considerar que cada uno de los servicios debe abordar o contemplar los diferentes componentes de los derechos de la niñez: Existencia, Desarrollo, Ciudadanía y Protección. En concordancia con estos acuerdos se asume que la calidad de los procesos de atención está estrechamente relacionada con la claridad, pertinencia, coherencia e integralidad con que se hacen efectivos los derechos de la niñez. Es decir, un proceso de atención será de mejor calidad en la medida en que los indicadores de logro para los diferentes componentes de derechos sean altos o positivos. Por lo anterior, el proceso de Verificación de Estándares debe orientarse hacia la identificación de todas aquellas variables que desde diferentes ámbitos se relacionan con la adecuada y buena calidad de los procesos de atención. Las condiciones de calidad de la prestación del servicio, tienen una relación directa con el cumplimiento de los lineamientos técnicos de las modalidades de atención. Es así que la definición de estándares que se concreta en el proceso de verificación de estándares, parte y está basado en las variables que constituyen los lineamientos técnicos. La verificación de estándares es en esencia un proceso evaluativo, que en la práctica institucional se define como: Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

11 Versión 1.0 Pág 11 de 121 Conjunto de actividades sistemáticas de observación, verificación y registro del nivel de cumplimiento de los estándares de estructura, proceso y resultado, estipulados en los lineamientos técnicos y en los contratos de aporte; utilizando estrategias de seguimiento y asesoría, que permitan mejorar la calidad del servicio y garantizar o restablecer los derechos de la población atendida. Cabe anotar que no todo elemento definido y descrito en un lineamiento técnico puede ser objeto de verificación en una visita que se desarrolla en un tiempo particular, por lo tanto los instrumentos de verificación de estándares recogen las variables sobre las cuales se definen los estándares de calidad y que son susceptibles de evaluar. 2 OBJETIVOS 2.1 Objetivo general Garantizar que los servicios desarrollados para la atención de la población beneficiaria del ICBF, sean prestados bajo criterios de calidad orientados a la garantía de los derechos, la prevención de su amenaza o vulneración y a su restablecimiento. 2.2 Objetivos específicos Identificar las condiciones de prestación del servicio a partir del cumplimiento de los estándares definidos para cada modalidad. Verificar y exigir el cumplimiento de los lineamientos técnicos de los programas, para que el servicio prestado por la persona natural o jurídica, responda real y efectivamente a los compromisos pactados. Brindar información a los supervisores de los contratos con el fin de que estos puedan determinar el cumplimiento o no de las obligaciones del contratista. Cualificar las condiciones de la prestación del servicio mediante el desarrollo de estrategias de asesoría y seguimiento que permitan mejorar la calidad de los procesos de atención a los niños, niñas, adolescentes, adultos mayores y a sus familias. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

12 Versión 1.0 Pág 12 de 121 Brindar información sobre las condiciones reales de la prestación de servicio a partir de los resultados, para que los responsables de los mismos puedan orientar acciones de mejoramiento. Tomar correctivos que contribuyan a mejorar la calidad en el servicio y generar acciones de mejora por parte de los contratistas y de los equipos técnicos del ICBF. Consolidar una relación respetuosa y cálida entre los prestadores de los servicios y los profesionales del ICBF. 3 ALCANCE Inicia con la elaboración de los instrumentos de verificación de estándares a partir de los lineamientos, incluye la observación, verificación y registro del nivel de cumplimiento de los estándares en los servicios y finaliza con las decisiones técnicas que las regionales y áreas misionales de la Sede de la Dirección General adopten. 4 COMPETENCIAS Las responsabilidades para el desarrollo de la verificación de estándares están organizadas por niveles, así: 4.1 Del nivel nacional Establece y divulga en el nivel regional las normas, políticas, lineamientos, guías, manuales, formatos, e instrumentos que se expidan con referencia al procedimiento de verificación de estándares. Coordina y controla el cumplimiento de las políticas, reglamentación y procedimiento de verificación de estándares en el nivel regional. Presta asistencia técnica a las regionales, en el desarrollo del procedimiento de verificación de estándares. Establece el presupuesto que se requiere, a nivel nacional o regional, según el caso, para la función de verificación de estándares con base en la programación de metas sociales y financieras. Orienta a las regionales y centros zonales sobre el procedimiento a seguir frente a las entidades contratistas/operadores/proveedores y unidades aplicativas/puntos de atención que no cumplen con los estándares definidos y los lineamientos técnicos de las modalidades. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

13 Versión 1.0 Pág 13 de 121 Efectúa seguimiento a las actuaciones de las regionales y centros zonales respecto a los casos registrados de reporte inmediato y realiza los reportes correspondientes para las áreas respectivas. Realiza seguimiento a la regional frente a la generación y ejecución de acciones relacionadas con entidades contratistas y unidades aplicativas/puntos que no garantizan el cumplimiento de los estándares y requieren actuaciones técnicas, jurídicas o administrativas según corresponda. Selecciona y contrata a los operadores que se requieren para desarrollar el proceso de verificación de estándares en las regionales. Desarrolla las acciones requeridas en el marco de la supervisión a los contratos que se celebren para desarrollar el proceso de verificación de estándares. Evalúa el proceso de verificación de estándares. 4.2 Del nivel regional Coordina y controla el cumplimiento de las normas, políticas, lineamientos, guías, manuales, formatos, e instrumentos que se expidan con referencia al procedimiento de verificación de estándares. Designa al profesional que lidera y coordina la implementación del proceso de verificación de estándares a nivel regional. Presta asistencia técnica o asesoría, según la necesidad, a los centros zonales en el desarrollo del proceso de verificación de estándares. Realiza la capacitación a los profesionales de centros zonales y /o regional que vayan a hacer visitas de verificación de estándares. Determina las acciones administrativas frente a las personas naturales que son responsables de las unidades de servicio como madres comunitarias, madres sustitutas entre otras, cuando los resultados de verificación de estándares no son favorables. Consolida, actualiza y remite a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad los directorios de entidades contratistas y unidades aplicativas por centro zonal. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

14 Versión 1.0 Pág 14 de 121 Identifica las unidades aplicativas a las que se les realiza visita de verificación de estándares, garantizando el cumplimiento de los criterios definidos por la Sede de la Dirección General para tal fin. Elabora su plan de verificación de estándares anual. Establece espacios de coordinación con las personas naturales o jurídicas contratadas para el desarrollo de la verificación de estándares con el fin de evaluar los avances y dificultades del desarrollo del proceso y analizar los resultados, a partir de las fechas de corte definidas. Realiza en coordinación con las personas naturales o jurídicas contratadas para la verificación de estándares, la presentación de los lineamientos, proceso, procedimientos e instrumentos contenidos en la Guía de Verificación de Estándares. Realiza la capacitación a los profesionales que realizan verificación de estándares, sobre los lineamientos técnicos administrativos de los programas. Apoya a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad en la verificación de las obligaciones contraídas por las personas naturales o jurídicas contratadas para realizar la Verificación de Estándares. Efectúa seguimiento a las actuaciones de los centros zonales respecto a las situaciones de reporte inmediato y realiza los reportes correspondientes a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. Realiza seguimiento al centro zonal frente a la generación y ejecución de acciones relacionadas con entidades contratistas y unidades aplicativas/puntos cuando los resultados muestran que cumplen parcialmente con las condiciones de calidad para operar el servicio y por lo tanto queden en seguimiento y asistencia técnica de forma inmediata y/o a mediano plazo, así como con aquellas que no cumplen con las condiciones de calidad exigida y requieran de actuaciones técnicas, jurídicas o administrativas según corresponda. Evalúa la gestión y los resultados de la Verificación de Estándares y determina su efecto frente al mejoramiento de la calidad de los servicios, teniendo en cuenta los procesos de autoevaluación zonal. Analiza la información resultante de la Verificación de Estándares a nivel local con el fin de establecer el plan de asistencia técnica que se requiere. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

15 Versión 1.0 Pág 15 de Del nivel zonal Aplica las políticas, reglamentación, procesos, procedimientos, manuales, formatos, e instrumentos contenidos en la Guía de Verificación de Estándares. Consolida, actualiza y remite a la Regional los directorios de entidades contratistas y unidades aplicativas por modalidad. Realiza en coordinación con las personas naturales o jurídicas contratadas para la Verificación de Estándares, la presentación de los respectivos instrumentos de verificación de estándares, su uso y manejo a las entidades contratistas y unidades aplicativas. Coordina con las personas naturales o jurídicas contratadas para realizar la Verificación de Estándares, la elaboración de la programación y cronogramas de las visitas correspondientes. Establece el plan de trabajo con las personas naturales o jurídicas que han sido contratados para realizar la Verificación de Estándares a las entidades contratistas y unidades aplicativas. Ejecuta el plan anual de Verificación de Estándares. Establece espacios de coordinación con las personas naturales o jurídicas contratadas para el desarrollo de la Verificación de Estándares con el fin de evaluar los avances, dificultades del desarrollo del proceso y analizar los resultados de las visitas, a partir de las fechas de corte definidas. Realiza acciones oportunas para atender las situaciones de reporte inmediato generadas por la Verificación de Estándares y verifica que las condiciones que dieron origen al mismo hayan sido superadas. Genera y ejecuta las acciones relacionadas con entidades contratistas y unidades aplicativas/puntos cuando los resultados muestran que cumplen parcialmente con las condiciones para operar el servicio y por lo tanto queden en seguimiento a mediano o inmediato plazo, así como con aquellas que no cumplen con las condiciones de calidad requerida. Informa y reporta a la oficina regional los resultados de la Verificación de Estándares, cuando éstos determinan la necesidad de su actuación para Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

16 Versión 1.0 Pág 16 de 121 proceder a realizar un reconocimiento o emitir algún tipo de medida o sanción. Apoya a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad en la verificación de las obligaciones contraídas por las personas naturales o jurídicas contratadas para realizar la Verificación de Estándares Autoevalúa su gestión y los resultados de la Verificación de Estándares y determina su efecto frente al mejoramiento de la calidad de los servicios. Analiza la información resultante de la Verificación de Estándares a nivel local con el fin de alimentar el plan de asistencia técnica que se requiere. 5 VERIFICACION DE 5.1 Definición Como ya se mencionó, se entiende por verificación de estándares el conjunto de actividades sistemáticas de observación, verificación y registro del nivel de cumplimiento de los estándares de estructura, proceso y resultado, estipulados en los lineamiento técnicos y en los contratos de aporte; utilizando estrategias de seguimiento y asesoría, que permitan mejorar la calidad del servicio y garantizar o restablecer los derechos de los niños, niñas y adolescentes. 5.2 Alcance de la verificación de estándares La función de los profesionales que realizan las visitas de verificación de estándares, se centra en verificar el cumplimiento de los estándares definidos para cada modalidad y en brindar la asesoría correspondiente a partir de los resultados encontrados en la misma. De igual manera, deben identificar, y reportar al ICBF, si las hubiere, situaciones que no están contempladas en los instrumentos de estándares, las cuales amenazan o vulneran los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes. 5.3 Principios orientadores de la verificación de estándares Los principios facilitan y orientan el ejercicio de la verificación de estándares, permiten dar dirección a las acciones, para mantener una coherencia permanente con los objetivos propuestos, los procedimientos utilizados, los instrumentos de soporte y los resultados esperados. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

17 Versión 1.0 Pág 17 de 121 Los principios de la verificación de estándares emergen de la misión institucional, son consecuentes con las políticas de infancia y adolescencia y coherentes con la visión, las estrategias y los objetivos de la institución. Como principios orientadores se establecen: Respeto mutuo: se reconoce que desde cualquier ámbito y servicio las relaciones entre beneficiarios, prestadores y contratantes deben enmarcarse en el respeto mutuo. Efectividad: la verificación de estándares debe propiciar y fomentar el mejoramiento de la calidad de vida de los niños, las niñas y los adolescentes. Protección integral: la verificación de estándares, desde el marco de los derechos y estándares de calidad, reconoce y hace efectiva la prevalencia de los derechos, esto significa que los derechos de la niñez priman sobre otros derechos y, el interés superior, referido a que en las decisiones que se tomen con respecto a la vida de los niños y de las niñas, se asegure que las mismas se tomen considerando lo más favorable para él o ella. Equilibrio: la verificación de estándares debe permitir el reconocimiento de logros y dificultades, de tal manera que se promuevan los primeros y se solucionen las segundas. Participación: se reconoce la importancia de que el proceso de la verificación de estándares se desarrolle mediante un trabajo en equipo entre contratista y contratante. Transparencia: en la verificación de estándares, profesionales que realizan la visita y responsables en entidades contratistas y unidades aplicativas conocen con claridad los aspectos que lo componen, las variables que es necesario verificar, los procedimientos utilizados, los instrumentos de evaluación y los logros esperados. 5.4 Finalidades de la verificación de estándares Garantizar que los servicios sean prestados por personas naturales o jurídicas cuyos procesos de atención estén orientados a la garantía de los derechos, la prevención de su amenaza o vulneración y a su restablecimiento. 5.5 Facultades de la verificación de estándares En ejercicio de la verificación de estándares, el profesional que la realiza está facultado para actuar conforme con lo establecido y lo regulado por la presente guía. Compete al profesional o profesionales: Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

18 Versión 1.0 Pág 18 de 121 Realizar la visita de verificación de estándares para identificar el cumplimiento de los estándares de calidad. Desarrollar la asesoría correspondiente, con base en los resultados encontrados en la verificación de estándares. Tomar las fotografías definidas para cada modalidad. Identificar hechos que se constituyen en Situaciones de Reporte Inmediato. Establecer contacto con los servidores públicos de los centros zonales para notificar situaciones encontradas durante la visita de verificación de estándares. 5.6 A qué o quiénes aplica la Verificación de Estándares?» A los contratos de aporte celebrados con entidades sin ánimo de lucro (asociaciones, fundaciones, corporaciones, cajas de compensación, cooperativas, universidades, etc.) para la atención a niños, niñas, y adolescentes de acuerdo con las modalidades de servicio definidas por el ICBF.» A las unidades aplicativas responsables de atención a niños, niños, adolescentes y sus familias (hogares comunitarios de bienestar, centros de desarrollo infantil, restaurante escolar, hogares infantiles, generaciones con bienestar, hogares sustitutos, hogares tutores y casa hogar de protección). 5.7 Cómo se desarrolla el proceso de Verificación de Estándares? Al ser un conjunto de actividades sistemáticas requiere de un ejercicio de planeación que responda en forma organizada y articulada a los objetivos del proceso y sigue procedimientos definidos para obtener resultados válidos y confiables. La Verificación de Estándares se apoya en la observación, por ser ésta una técnica que permite reconocer las características de la situación analizada e indagar sobre ella, con el fin de establecer los elementos relevantes, positivos y negativos, que influyen sobre el desarrollo de las actividades de un servicio. Utiliza la verificación o comprobación de la ejecución de las obligaciones establecidas en los lineamientos técnicos y en los contratos (cumplimiento de estándares) y su análisis, con el fin de tomar decisiones relacionadas con la continuidad o no de la prestación del servicio. También se sustenta en el registro como procedimiento que posibilita consignar en instrumentos específicos los resultados de las variables observadas, las cuales Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

19 Versión 1.0 Pág 19 de 121 deben ser analizadas, procesadas y valoradas de tal forma que su interpretación genere recomendaciones y/o definición de acuerdos y compromisos. En conclusión, el proceso se centra fundamentalmente en verificar los estándares 1 de proceso (Criterio de referencia que indica un nivel de calidad en la utilización de los recursos para el desarrollo del servicio y el logro de los objetivos.) y de resultados (Criterio de referencia que indica un nivel de calidad con respecto al cumplimiento de los objetivos definidos en los lineamientos técnico administrativos para la prestación del servicio) y algunos de estructura (Criterio de referencia que indica un nivel de calidad en cuanto a la existencia y permanencia de los recursos legales, financieros, administrativos y técnicos, que son determinantes para el inicio y desarrollo de la prestación del servicio) dado que éstos se verifican como requisitos básicos para la contratación. 5.8 Qué estrategias se utilizan en el proceso de Verificación de Estándares? Dos estrategias contribuyen al desarrollo del proceso de Verificación de Estándares: el seguimiento y la asesoría: El seguimiento, como estrategia de evaluación se fundamenta en la observación periódica y sistemática del proceso de atención. Dicha observación está acompañada por la recolección y análisis de información con el fin de identificar el cumplimiento de los estándares establecidos en los lineamientos técnicos y en los contratos de aporte. La asesoría o acompañamiento está orientada a desarrollar acciones específicas y concretas que sugiere el profesional que realiza la visita de Verificación de Estándares, respecto a una situación general o particular, con el fin de mantener los factores positivos encontrados y proponer las alternativas para modificar los aspectos que están generando el incumplimiento de las condiciones y obligaciones establecidas en los lineamientos técnicos y en los contratos de aporte. La asesoría se constituye en una estrategia fundamental para el mejoramiento de los servicios; por lo tanto, es indispensable que se aproveche el encuentro entre el o los profesionales que realizan la visita de verificación de estándares y la entidad o unidad para garantizar, que en el tiempo definido para cada visita, se despliegue el conocimiento de ellos, de tal modo que contribuyan de manera efectiva al cumplimiento de los estándares. 1 Estándar: criterio de referencia que señala un nivel de calidad previamente definido y exigible para la prestación de un servicio. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

20 Versión 1.0 Pág 20 de 121 El seguimiento y la asesoría promueven la calidad de un servicio, lo cual se traduce en el mejoramiento de la calidad de vida de los niños, las niñas y adolescentes, esto es, en el cumplimiento de la garantía y/o restitución de sus derechos, en la posibilidad de realización de una vida digna. 6 PROCEDIMIENTO 6.1 Qué se debe evaluar? El cumplimiento de los estándares de calidad definidos para cada modalidad de servicio, los cuales incluyen las condiciones de operación del proceso de atención y los resultados que se quieren alcanzar con los niños, las niñas y los adolescentes. Estos estándares se organizan en tres componentes: El técnico que a su vez se divide en cinco subcomponentes, uno referido a la organización del proceso de atención y cuatro que corresponden a los derechos: Existencia, Desarrollo, Ciudadanía y Protección. El ejercicio de la Verificación de Estándares contempla la verificación de los estándares de estructura, proceso y resultado, los cuales permiten establecer el efecto real de la atención sobre las condiciones de calidad de vida de los niños, niñas y adolescentes. De igual manera, se identifica los resultados de la corresponsabilidad frente a la prestación del servicio, y en atención a la verificación de las responsabilidades particulares se discriminan los resultados por: Operador, ICBF Defensor, Equipo Técnico Interdisciplinario de la Defensoría, Autoridad Competente, Ente Territorial y Familia. Las unidades de observación para verificar los estándares son las entidades contratistas y unidades aplicativas que administran o prestan servicios de atención a niños, niñas y adolescentes. Se entiende por entidad contratista, la persona jurídica con la cual el ICBF suscribe un contrato de aporte para la prestación o administración de un servicio de atención a niños, niñas y adolescentes. Se entiende por unidad aplicativa, la persona natural o jurídica responsable de la prestación de un servicio de atención a niños, niñas y adolescentes. Las entidades contratistas y unidades aplicativas a quienes se les hace verificación de estándares con los instrumentos establecidos en la presente guía son: Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

21 7: Protección acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia. MACROPROCESO ASEGURAMIENTO A Versión 1.0 Pág 21 de 121 Proyecto Lineamientos Lineamientos técnico administrativos y estándares de estructura de los servicios de bienestar en protección Niños, niñas y adolescentes menores de 14 años, que se presuma o hayan incurrido en la comisión de un delito Atención de adolescentes en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, SRPA Ubicación inicial Apoyo y fortalecimiento a la familia Vulnerabilidad o adoptabilidad Niños, niñas y adolescentes que se desvinculan de grupos armados organizados al margen de la Ley No. de Resolución de aprobación 4594 de octubre 20 de de marzo 19 de de diciembre 27 de de diciembre 30 de de diciembre 27 de de diciembre 30 de 2010 No. Instrumentos / Modalidad 1 Centro de observación 2 Cerrado y semicerrado 3 Centro de emergencia 4 Intervención de apoyo 5 Externado 6 Seminternado 7 Internado 8 Centro transitorio 9 Centro de internamiento preventivo 10 Intervención de apoyo - Libertad vigilada 11 Externado SRPA 12 Semi internado SRPA 13 Internado abierto 14 CAE, SRPA 15 Centro de emergencia 16 Intervención de apoyo 17 Apoyo a madres gestantes o lactantes 18 Externado 19 Seminternado 20 Hogares Sustitutos. Entidad contratista 21 Hogares sustitutos. Unidad aplicativa 22 Internado de atención especializado 23 Casa hogar - madres gestantes y lactantes 24 Internado de atención especializado - Casa de madres gestantes 25 Casa hogar de protección 26 Internado diagnóstico y acogida - IAPAS 27 Internado discapacidad y discapacidad mental psicosocial 28 Preparación para la vida laboral y productiva 29 Hogar transitorio 30 Hogar tutor. Entidad contratista 31 Hogar tutor. Unidad aplicativa 32 CAE Casa juvenil 33 Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

22 4. Asistencia a la primera infancia a nivel nacional 5. Apoyo nutricional y de orientación juvenil a la niñez y adolescencia a nivel nacional MACROPROCESO ASEGURAMIENTO A Versión 1.0 Pág 22 de 121 Programa de alimentación escolar, PAE Programa de Promoción y Prevención para la Protección Integral de niños, niñas y adolescentes Modalidad Hogares Comunitarios de Bienestar en todas sus formas (FAMI, Familiares, Grupales. Múltiples, Múltiples empresariales y Jardines sociales) Centros de Desarrollo Infantil - CDI, para la atención a niños y niñas hasta los 5 años de edad PROGRAMA DIA de diciembre 30 de de julio 21 de 2011 Manual operativo, versión junio 34 PAE, Ración preparada en el sitio. Unidad aplicativa 35 PAE. Ración preparada en el sitio. Entidad contratista 36 PAE. Ración industrializada lista. Unidad aplicativa 37 PAE. Ración industrializada lista. Entidad contratista 38 Unidad aplicativa 39 Entidad contratista 40 Hogares FAMI. Unidad aplicativa 41 Hogares FAMI. Entidad contratista 42 Hogares familiares. Unidad aplicativa 43 Hogares familiares. Entidad contratista 44 Hogares grupales. Unidad aplicativa 45 Hogares grupales. Entidad contratista 46 Hogares múltiples. Unidad aplicativa 47 Hogares múltiples. Entidad contratista 48 Hogares múltiples empresariales. Unidad aplicativa 49 Hogares múltiples empresariales. Entidad contratista 50 Hogares infantiles. Unidad aplicativa 51 Hogares Infantiles. Entidad contratista 52 Centro de Desarrollo Infantil Unidad aplicativa 53 Centro de Desarrollo Infantil Entidad contratista 54 Modalidad Familiar Unidad aplicativa 55 Modalidad Familiar Entidad Contratista 52 Bodega de almacenamiento 53 Planta de producción 54 Punto de entrega Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

23 Versión 1.0 Pág 23 de 121 de Proveedor 56 Transporte de alimentos 6.2 Quién o quiénes realizan la Verificación de Estándares? La Verificación de Estándares, es realizada por profesionales que apoyan al supervisor o interventor de los contratos y a los servidores públicos responsables de las modalidades en los centros zonales, los cuales se constituyen en un soporte para que ellos puedan tomar decisiones, adecuadas, oportunas y pertinentes. Verificación de Estándares, dependiendo de la modalidad, es realizada por uno o más profesionales. Para los casos en los que se estructura un equipo, estos deben organizarse de acuerdo con su formación académica y perfil; por ejemplo, para realizar la visita de Verificación de Estándares a instituciones de protección (Emergencia, Internado, Semi Internado y Externado entre otras), un profesional se encarga de verificar las variables del componente administrativo, otro del componente Legal y todos las del componente técnico. Con respecto a las unidades aplicativas y dependiendo del número de profesionales requeridos, (hogares sustitutos, hogar tutor, etc.) se recomienda una organización similar. Para las entidades contratistas y unidades aplicativas de hogares comunitarios de bienestar y unidades de PAE, el profesional responsable de la Verificación de Estándares, debe prever que debe organizar su tiempo, de tal manera que le permita verificar todos los componentes del instrumento. La Verificación de Estándares es un proceso y puede realizarse por medio de una de las dos alternativas siguientes: Con servidores públicos del ICBF directamente. Con personas natural o jurídicas contratadas, quienes proveen y conformar los equipos de profesionales que implementan el proceso. Aunque la Verificación de Estándares a las entidades y unidades se contrata con personas naturales o jurídicas a nivel nacional, esto no restringe la posibilidad de que las regionales puedan realizar visitas de Verificación de Estándares cuando se presente una situación que así lo amerite. Sin embargo, es indispensable diferenciar las visitas de Verificación de Estándares de aquellas que se deben realizar a partir, por ejemplo, de una queja formulada por un ciudadano o como resultado de una evaluación realizada por el centro zonal frente al desempeño de la entidad o unidad. Frente a esta circunstancia, debe tenerse en cuenta que el procedimiento a aplicar corresponde al de Inspección, Vigilancia y Control (I.V.C). Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

24 Versión 1.0 Pág 24 de 121 Frente a la IVC es de vital importancia tener en cuenta los resultados de las visitas de Verificación de Estándares que se hayan podido realizar. 6.3 Cuál es el perfil de los profesionales que realizan la Verificación de Estándares? Específicamente deben ser profesionales con títulos universitarios en las áreas: Psicosocial (Psicólogos y Trabajadores Sociales), Pedagógica 2, de Salud (Nutricionistas, Enfermeras, Médicos,) Ingenieros Industriales de Alimentos e Ingenieros de Alimentos. Los equipos de profesionales que realizan la visita de verificación de estándares, deben poseer, habilidades sociales y de comunicación que les permitan asumir su papel como asesores, solucionadores de problemas, constructores de equipos, líderes y facilitadores. Así mismo, deben compatibilizar su rol de verificador y asesor del cumplimiento de los lineamientos técnicos y de las obligaciones técnicas contractuales, con el reconocimiento del otro, de su saber y, por lo tanto, establecer una relación cálida y respetuosa, enmarcada en los principios y objetivos de la Verificación de Estándares. Teniendo en cuenta las características de la población usuaria de los servicios del ICBF, las particularidades de los proyectos, las disposiciones legales, los componentes de la Verificación de Estándares y la claridad de realizar un proceso integral, se hace necesario e indispensable que el ejercicio de Verificación de Estándares lo desarrollen profesionales de las áreas relacionadas con las características de cada modalidad. Los equipos de profesionales que realizan la visita de verificación de estándares deben recibir inducción - capacitación, entre otros aspectos, sobre los Lineamientos Técnico Administrativos de los proyectos que desarrolla el ICBF, el manejo y aplicación de la Guía de Verificación de Estándares de los contratos de aporte, la Perspectiva de Derechos y el Código de la Infancia y la Adolescencia, para que puedan dimensionar el sentido de la verificación de los estándares y brindar una adecuada asesoría. 2 Una pedagoga o pedagogo es un experto en los procesos de aprendizaje, su interés es transformar el proceso espontáneo de la educación en conocimiento sistemático que permita la formación ideal del ser humano. En este perfil se incluyen los profesionales (licenciados) en educación infantil, educación preescolar, educación especial, pedagogía social y psicopedagogía. No se aceptan licenciados en matemáticas, sociales, español o biología. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

25 Versión 1.0 Pág 25 de Qué tipo de visita se hacen en la ejecución del proceso de Verificación de Estándares? La visita concertada: se refiere a la verificación directa que se realiza al servicio, previa información al contratista de la fecha y hora en que se va a realizar. La visita no concertada: verificación directa realizada al servicio sin informar al contratista la fecha y la hora en que se va a realizar. Se deben concertar siempre las visitas de Verificación de Estándares a las entidades y unidades ubicadas fuera del perímetro urbano; igualmente, a las entidades contratistas del Programa de Alimentación Escolar, HCB, CDI, Generaciones con Bienestar y a las unidades de Hogares Sustitutos, con el fin de reducir la probabilidad de que por razones ajenas a la programación, las visitas no puedan realizarse. Por ejemplo, es posible que el representante legal o algún miembro de la asociación no se encuentre en la sede de ubicación de la entidad contratista, que los niños de hogares sustitutos estén en el colegio a la hora en que llegue el equipo de profesionales que realizan la visita de verificación de estándares o que los profesionales necesarios para atender la visita no se encuentren en una institución a la que se programó visita de Verificación de Estándares sin avisar el día y hora de la visita. Para el caso especifico de unidades aplicativas de Generaciones con Bienestar y FAMI, es indispensable que se concerten las visitas, ya que se debe identificar los días específicos en los cuales se hacen las sesiones con la población beneficiaria. Para el caso específico de la unidad de servicio PAE, NO se debe concertar la visita, ya que el elemento esencial de éste, es el suministro de alimentos. Por lo anterior, es indispensable que se logre hacer la verificación sin la notificación para poder observar e identificar la condición real del servicio. En todos caso, para unidades aplicativas de PAE, se debe identificar previo a la visita, que la institución educativa estará en funcionamiento para el día de la misma, que no hay condiciones especiales que impidan la evaluación de los estándares. Esto se puede identificar llamando a la institución educativa e indagar por las condiciones de desarrollo de las jornadas escolares. Así mismo, estar atentos a posibles situaciones que afecten la prestación del servicio, por ejemplo: paro de maestros, etc. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

26 Versión 1.0 Pág 26 de 121 Para el caso de unidades de servicio de las otras modalidades, se debe realizar la primera visita concertada y la segunda sin concertar. Para los casos en los cuales se hace concertación de la visita, ésta debe comunicarse con 3 días de anticipación. El informar que recibirá visita de Verificación de Estándares, no implica que al contar con este tiempo, la entidad o unidad pueda lograr el cumplimiento de todos los estándares definidos para la modalidad a evaluar. De igual forma, no comunicar el día y hora de la visita no significa que encontremos un menor cumplimiento de los estándares. Los instrumentos de Verificación de Estándares están diseñados para verificar el cumplimiento de estándares de estructura, proceso y resultado. La gestión, coordinación, procesos, actividades y trabajo con familia, entre otros, que debe realizar la entidad o la unidad para cumplir con los estándares, no son susceptibles de lograr en 3 días, por lo cual, notificar la visita de Verificación de Estándares no le otorga ventaja, si previamente no ha realizado y desarrollado los procedimientos que se requieren para cumplir con los estándares. Las visitas no concertadas tienen mayor impacto, cuando se tiene información de que una entidad no está cumpliendo con lo pactado en el contrato o que una unidad no cumple con lo establecido en los lineamientos técnicos de los programas. Las visitas concertadas y no concertadas reportan información que permite establecer cuál es la calidad del servicio que se está evaluando y ambas cumplen una función útil y necesaria para efectos de la verificación del cumplimiento de estándares. 6.5 Con qué frecuencia se debe realizar la Verificación de Estándares? Como se anotó anteriormente, el seguimiento a los procesos desarrollados por las entidades contratistas y unidades aplicativas es permanente en cada regional, no obstante, frente a las visitas de Verificación de Estándares se recomienda realizar mínimo 2 visitas al año a cada entidad contratista y unidad aplicativa. Debe tenerse en cuenta el tiempo de funcionamiento de cada modalidad o de duración del contrato, de tal forma que la segunda visita, preferiblemente, no se realice cuando está por finalizar el período de atención; igualmente, debe preverse que algunos servicios como unidades de PAE, terminan actividades en la segunda semana de noviembre y las unidades de HCB y hogares infantiles en la segunda semana de diciembre. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

27 7. Protección - Acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia. Conflicto con la Ley MACROPROCESO ASEGURAMIENTO A Versión 1.0 Pág 27 de 121 Con base en los resultados obtenidos y previo análisis de la situación encontrada, podrá realizarse más de 2 visitas a una entidad contratista o unidad aplicativa. 6.6 Cuál es la duración de las visitas de Verificación de Estándares? Con base en los objetivos del Proceso de Verificación de Estándares, las particularidades de los programas y las características de los niños, las niñas y los adolescentes que son atendidos en los diferentes servicios, se definió la duración de la visita de Verificación de Estándares, así: Proyecto Modalidad Duración en horas Centro de observación 8 Cerrado y semicerrado 8 Centro de emergencia 8 Intervención de apoyo 8 Externado 8 Seminternado 8 Internado 8 Centro transitorio 8 Centro de internamiento preventivo 8 Intervención de apoyo - Libertad vigilada 8 Externado SRPA 8 Semi internado SRPA 8 Internado abierto 8 CAE, SRPA 8 Centro de emergencia 8 Intervención de apoyo 8 Apoyo a madres gestantes o lactantes 8 Externado 8 Seminternado 8 Hogares Sustitutos. Entidad contratista 8 Hogares Sustitutos. Unidad aplicativa 4 Internado de atención especializado 8 Casa hogar - madres gestantes y lactantes 8 Internado de atención especializado 8 - Casa de madres gestantes Casa hogar de protección 8 Internado diagnóstico y acogida - IAPAS 8 Internado discapacidad 8 y discapacidad mental psicosocial Preparación para la vida laboral y productiva 8 Hogar transitorio 8 Hogar tutor. Entidad contratista 8 Hogar tutor. Unidad aplicativa 4 CAE 8 Casa juvenil 8 Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

28 4. Asistencia a la primera infancia a nivel nacional 5. Apoyo nutricional y de orientación juvenil a la niñez y adolescencia a nivel nacional MACROPROCESO ASEGURAMIENTO A PAE, Ración preparada en el sitio. Unidad aplicativa PAE. Ración preparada en el sitio. Entidad contratista PAE. Ración industrializada lista. Unidad aplicativa PAE. Ración industrializada lista. Entidad contratista Generaciones con Bienestar. Unidad aplicativa Versión 1.0 Pág 28 de Generaciones con Bienestar Entidad contratista 4 Hogares Comunitarios FAMI. 4 Unidad aplicativa Hogares Comunitarios FAMI. 4 Entidad contratista Hogares Comunitarios Familiares. 4 Unidad aplicativa Hogares Comunitarios Familiares. Entidad 4 contratista Hogares Comunitarios Grupales. 8 Unidad aplicativa Hogares Comunitarios Grupales. 4 Entidad contratista Hogares Comunitarios Múltiples. 8 Unidad aplicativa Hogares Comunitarios Múltiples. 4 Entidad contratista Hogares Comunitarios Múltiples Empresariales. 8 Unidad aplicativa Hogares Comunitarios Múltiples Empresariales. 4 Entidad contratista Hogares infantiles. 8 Unidad aplicativa Hogares Infantiles. 4 Entidad contratista Centros de Desarrollo Infantil 4 Entidad contratista Centros de Desarrollo Infantil 8 Unidad aplicativa Modalidad Familiar 4 Entidad contratista Modalidad Familiar 4 Unidad aplicativa Bodega de almacenamiento 3 Planta de producción 3 Punto de entrega 3 Proveedor 2 Transporte de alimentos 2 Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

29 Versión 1.0 Pág 29 de 121 El tiempo definido para la realización de las visitas de Verificación de Estándares es de 3, 4 u 8 horas, dependiendo de la modalidad. Este tiempo es de acatamiento obligatorio para que los equipos profesionales que realizan la visita efectúen la verificación del cumplimiento de estándares en las sedes de las entidades contratistas y/o unidades aplicativas y puedan realizar la asesoría necesaria para el mejoramiento de la calidad del servicio. La visita debe realizarse dentro del tiempo de funcionamiento del servicio, es decir, si el funcionamiento es de 4 horas, la visita deberá efectuarse entre 8 y 12 M y si es tiempo completo, entre 8 A.M. y 6 P.M., excepto para el programa de alimentación escolar PAE., en atención a que el desayuno se sirve para desayunos hasta las 9:00 A.M. el almuerzo entre 11:30 A.M y 1:00 P.M y el complemento jornada tarde entre 1:00 p.m. y 2:30 p.m. por lo que las Verificación de Estándares deben planearse teniendo en cuenta que pueda observarse todo el proceso de organización, preparación y servido de los alimentos. Para los casos en los cuales se hace la verificación de una misma modalidad en diferentes sedes, la duración se estima de 8 horas para la sede en la cual esté archivada la documentación del programa y de la atención de los niños, niñas y adolescentes y de 4 horas adicionales para cada una de las demás sedes. Tal como está definido en el proceso de Verificación de Estándares, es de la mayor importancia que se ofrezca la asesoría requerida para la cualificación de los servicios, por ello, una vez establecido el nivel de cumplimiento de los estándares, el tiempo restante de la visita debe dedicarse a asesorar a los responsables de las entidades contratistas o unidades aplicativas, con el fin de que se mantengan las fortalezas identificadas o se superen las debilidades detectadas, según sea el caso. 6.7 Cuándo se deben iniciar las visitas de Verificación de Estándares? La primera visita de Verificación de Estándares a unidades aplicativas e instituciones debe efectuarse cuando éstas tengan mínimo un mes de haber iniciado actividades. Con excepción de las modalidades correspondientes al programa de alimentación escolar, las cuales pueden surtirse de manera inmediata. 6.8 Qué tiempo debe transcurrir entre una visita y otra? El tiempo mínimo que debe transcurrir entre la primera y la segunda visita es de tres meses. Las excepciones a esta regla las definirá la Sede de la Dirección General Oficina de Aseguramiento a la Calidad teniendo en cuenta tiempos de contratación y de ejecución de los servicios. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

30 Versión 1.0 Pág 30 de Cómo se organiza el proceso de Verificación de Estándares? El ejercicio de la Verificación de Estándares se desarrolla mediante un proceso que contempla tres etapas articuladas entre sí: la planeación, la ejecución y la evaluación Etapa de planeación Elaboración de directorios: Cada centro zonal debe elaborar el directorio de entidades contratistas y unidades aplicativas, el cual debe ser consolidado por la regional respectiva, de acuerdo con las orientaciones suministradas por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. Definición de la meta de Verificación de Estándares: La Oficina de Aseguramiento a la Calidad establece la meta de Verificación de Estándares para cada Regional con sus respectivos Centros Zonales y por modalidad. La programación de dichas metas se efectúa de acuerdo con el procedimiento siguiente: Se realiza el cálculo de costos de las visitas de Verificación de Estándares de acuerdo con las modalidades contempladas. Para el cálculo de costos se tiene en cuenta: Los rubros que componen el valor de una visita: a) Honorarios, b) Viáticos, c) Materiales y d) Transporte. El número de horas que dura la visita de acuerdo con la modalidad (3, 4 u 8 horas). La distancia en que se encuentra ubicada la entidad contratista o unidad aplicativa con respecto al centro zonal al que pertenece (perímetro urbano, hasta 2 horas, entre 2 y 8 horas y a más de 8 horas). Con base en el techo presupuestal definido para la Verificación de Estándares por la Dirección de Planeación y Control de Gestión, se establece el presupuesto de cada regional, teniendo en cuenta el número total de entidades y unidades de cada una de ellas. Con base en este resultado se programa realizar 2 visitas de Verificación de Estándares al 100% de entidades contratistas y a una muestra de unidades aplicativas. Para los Proyectos: 1)Asistencia a la primera infancia a nivel nacional y 2) Apoyo nutricional y de orientación juvenil a la niñez y adolescencia a nivel nacional, la identificación de las entidades contratistas se hace con base en los directorios elaborados por los centros zonales y consolidados por las regionales y con relación a la selección de unidades Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

31 Versión 1.0 Pág 31 de 121 aplicativas se le remite el número de la muestra a cada regional para que éstas coordinen con cada centro zonal los puntos específicos a visitar. Estos puntos deben ser distintos a los visitados, por lo menos en los dos años anteriores, de tal manera que se garantice el ejercicio en unidades diferentes. los datos deben incluir la distancia respecto del centro zonal. Esta información debe ser remitida a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, en donde de validará que sean unidades distintas. Para el Proyecto Protección - Acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia. Restablecimiento de derechos, respecto a instituciones de protección y para unidades aplicativas con base en los directorios elaborados por los centros zonales y consolidados por las regionales. Se establece una muestra de acuerdo con los criterios definidos por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, la cual debe permitir llegar prioritariamente a las unidades que no han sido visitadas en la vigencia anterior. Las metas así definidas se comunican a las regionales, y a las personas naturales o jurídicas que realizan la verificación de estándares. Plan de verificación de estándares anual: Cada regional debe elaborar su plan de verificación de estándares anual, en el cual se identifiquen los objetivos, las estrategias, el número de entidades contratistas y unidades aplicativas a visitar, el cronograma de visitas, los tiempos establecidos para el registro de información y análisis de resultados en el comité de dirección y finalmente, los períodos establecidos para implementar los planes de asistencia técnica que se requieran. Identificación del supervisor/interventor de contrato: La regional debe contar con un registro de los supervisores de los contratos que serán objeto de la verificación de estándares, de tal manera que se pueda direccionar a cada uno de ellos los resultados de las visitas correspondientes. Para lograr este registro, se debe solicitar a cada centro zonal su respectiva relación. Designación de profesionales a entidades contratistas y unidades aplicativas: Las personas naturales o jurídicas contratadas para la realización de la verificación de estándares deben organizar y definir qué profesionales realizarán las vistas y a qué entidades y unidades irán específicamente. Esta designación debe responder al número y perfil definido para cada modalidad de atención de acuerdo con la tabla siguiente: Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

32 7. Protección - Acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia. Restablecimiento de derechos MACROPROCESO ASEGURAMIENTO A Versión 1.0 Pág 32 de 121 Proyecto Modalidad Centro de observación Cerrado y semicerrado Centro de emergencia Intervención de apoyo N de profesionales requeridos Externado 4 Seminternado 4 Internado 4 Centro transitorio Centro de internamiento preventivo Profesional exigido 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. Todos los profesionales deben tener conocimiento específico en el tema. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. Todos los profesionales deben tener conocimiento específico en el tema. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. Todos los profesionales deben tener conocimiento específico en el tema. 1 Psicólogo (a) y 1 Trabajador (a) Social o 1 Pedagogo (a) 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. Todos los profesionales deben tener conocimiento específico en el tema. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. Todos los profesionales deben tener conocimiento específico en el tema. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. Todos los profesionales deben tener conocimiento específico en el tema. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. Todos los profesionales deben tener conocimiento específico en el tema. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. Todos los profesionales deben tener conocimiento específico en el tema. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

33 7. Protección - Acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia. Restablecimiento de derechos MACROPROCESO ASEGURAMIENTO A Versión 1.0 Pág 33 de 121 Proyecto Intervención de apoyo - Libertad vigilada Externado SRPA Semi internado SRPA Internado abierto CAE, SRPA 4 Modalidad Centro de emergencia Intervención de apoyo Apoyo a madres gestantes o lactantes N de profesionales requeridos Externado 4 Seminternado 4 Hogares Sustitutos. Entidad contratista Hogares sustitutos con y sin discapacidad Unidad aplicativa Psicólogo (a) y 1 Trabajador (a) Social o 1 Pedagogo (a) 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. Todos los profesionales deben tener conocimiento específico en el tema. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. Todos los profesionales deben tener conocimiento específico en el tema. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. Todos los profesionales deben tener conocimiento específico en el tema. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. Todos los profesionales deben tener conocimiento específico en el tema. Profesional exigido 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a) y 1 Trabajador (a) Social o 1 Pedagogo (a) 1 Psicólogo (a) y 1 Trabajador (a) Social o 1 Pedagogo (a) 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social y 1 Nutricionista o. Para el caso de discapacidad todos los profesionales deben tener conocimiento específico en el tema. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

34 Versión 1.0 Pág 34 de 121 Internado de atención especializado Casa hogar - madres gestantes y lactantes Internado de atención especializado - Casa de madres gestantes Casa hogar de protección Internado diagnóstico y acogida Internado discapacidad y discapacidad mental psicosocial Preparación para la vida laboral y productiva Hogar transitorio CAE 4 Casa juvenil Hogar tutor. Entidad contratista Hogar tutor. Unidad aplicativa Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a), 1Trabajador (a) Social y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a), 1Trabajador (a) Social y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a), 1Trabajador (a) Social, 1 Nutricionista y 1 Profesional terapeuta ocupacional, terapeuta físico, educador especial. Todos los profesionales deben tener conocimiento específico en discapacidad. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo (a) y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social y 1 Nutricionista. 1 Psicólogo (a), 1 Trabajador (a) Social y 1 Nutricionista. Proyecto 5. Apoyo nutricional y de orientació n juvenil a Modalidad PAE, Ración preparada en el sitio. Unidad aplicativa N de profesionales requeridos 1 Profesional exigido 1 ingeniero de alimentos, o nutricionista o, ingeniero industrial de alimentos. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

35 Versión 1.0 Pág 35 de 121 la niñez y adolescen cia a nivel nacional PAE. Ración preparada en el sitio. Entidad contratista PAE. Ración industrializada lista. Unidad aplicativa PAE. Ración industrializada lista. Entidad contratista PAE, Ración industrializada, planta de producción y/ embalaje Programa de Promoción y Prevención para la Protección Integral de niños, niñas y adolescentes. Unidad aplicativa Programa de Promoción y Prevención para la Protección Integral de niños, niñas y adolescentes Entidad contratista ingeniero de alimentos, o nutricionista o, ingeniero industrial de alimentos. 1 ingeniero de alimentos, o nutricionista o, ingeniero industrial de alimentos. 1 ingeniero de alimentos, o nutricionista o, ingeniero industrial de alimentos. 1 ingeniero de alimentos, o nutricionista o, ingeniero industrial de alimentos. 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social Proyecto 4. Asistencia a la primera infancia a nivel nacional Modalidad Entidad Contratista de HCB familiares Hogares Comunitarios de Bienestar familiares Entidad contratista de HCB múltiples N de profesionales requeridos Profesional exigido 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social o 1 Pedagogo (a) 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social o 1 Pedagogo. 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social o 1 Pedagogo (a) Hogares 3 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

36 Versión 1.0 Pág 36 de 121 Comunitarios de Bienestar múltiples Entidad contratista de HCB empresariales Unidad contratista de HCB empresariales Entidad contratista de HCB grupales Hogares Comunitarios de Bienestar grupales Entidad contratista de HCB FAMI Hogares Comunitarios de Bienestar FAMI Entidad Contratista de Hogares Infantiles Hogar Infantil 3 Modalidad Familiar Entidad contratista Modalidad Familiar Unidad aplicativa Entidad Contratista de CDI Unidad CDI Social, 1 Pedagogo y 1 Nutricionista 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social o 1 Pedagogo (a) 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo y 1 Nutricionista 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social o 1 Pedagogo (a) 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo y 1 Nutricionista 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social o 1 Pedagogo (a) 1 Nutricionista, o 1 médico o 1 enfermero. 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social o 1 Pedagogo (a) 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo y 1 Nutricionista 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social o 1 Pedagogo (a) 1 Nutricionista, o 1 médico o 1 enfermero 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social o 1 Pedagogo (a) 1 Psicólogo (a) o 1 Trabajador (a) Social, 1 Pedagogo y 1 Nutricionista Igualmente, para el desarrollo de la verificación de estándares para las modalidades que hacen parte de Conflicto con la Ley se ha establecido que sean desarrolladas las visitas por un equipo especial constituido por un Psicólogo, un trabajador Social, un Nutricionista y un Pedagogo quienes deben tener experiencia en procesos de atención a población que ha sido atendida en el marco del sistema de responsabilidad penal o en conflicto con la Ley o tener experiencia Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

37 Versión 1.0 Pág 37 de 121 en procesos de supervisión, auditorias, interventorías de las diferentes modalidades de atención que corresponden al sistema de responsabilidad penal o en conflicto con la Ley, o tener experiencia en la formulación o desarrollo de normas, estudios, lineamientos, programas o proyectos en el marco del sistema de responsabilidad penal o en conflicto con la Ley. Así mismo, para Selección de estrategias: designados los profesionales que realizarán la verificación de estándares, se deben identificar y seleccionar las estrategias que permitan establecer los contactos con los operadores, de acuerdo con la frecuencia definida para las visitas de verificación de estándares. Adicionalmente, para las modalidades de restablecimiento de derechos y conflicto con la ley en la que se desarrolla Grupos de Discusión, se debe identificar quién asumirá el liderazgo del grupo y quién actuara como apoyo. Las modalidades a las que se les realizará grupo de discusión son: Internado Conflicto con la Ley Internado Abierto- SRPA CAE SRPA Internado de Atención Especializado Internado Gestantes Internado Discapacidad CAE Desvinculados. En estas mismas modalidades se organiza un grupo de discusión con los profesionales de la entidad, con el fin de analizar oportunidades de mejora respecto de la modalidad. Por lo anterior, es en esta etapa que se debe igualmente, definir los profesionales que están a cargo de desarrollarlo. Programación de las visitas: de acuerdo con las metas establecidas para cada regional y centro zonal se debe organizar las fechas, lugares, entidades contratistas y unidades aplicativas a visitar. Consecución de elementos de soporte para la programación de visitas: previo a la visita de verificación de estándares debe analizarse el contrato, identificando claramente los compromisos técnicos contraídos por el prestador del servicio; los lineamientos técnico administrativos del proyecto, la propuesta de atención del servicio (si la hubiere), los informes de visitas anteriores y los informes reportados, para el caso de la entidad contratista, sobre el proceso de atención que se adelanta con los niños, las niñas, los y las adolescentes y sus familias. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

38 Versión 1.0 Pág 38 de 121 Elaboración del cronograma de visitas: las actividades previstas en el proceso de verificación de estándares deben quedar consignadas en un cronograma que estipule los tiempos específicos de su implementación. Este cronograma debe identificar por mes a cuál entidad o unidad se irá y quién o quienes realizaran las visitas, esta programación mensual debe ser entregada a la respectiva Regional y a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad mes anticipado. Comunicación de las visitas de verificación de estándares: por regla general deberá realizarse una visita concertada y una no concertada. La primera visita concertada y la segunda no concertada. Para los casos de visitas concertadas debe comunicarse a los operadores el lugar, fecha y hora de la realización de la visita, así como la agenda y los responsables de cada punto de la misma. De igual forma, debe comunicarse previamente la metodología que se utilizará y los documentos y/o soportes que se requerirán. En las visitas no concertadas, no se informa el día y hora, sin embargo, se desarrollan siguiendo el mismo procedimiento de las visitas concertadas. Preparación de la visita de verificación de estándares: para garantizar un adecuado ejercicio de verificación de estándares es vital que se organice a partir de los tres momentos básicos que constituyen la visita: inicio, desarrollo y cierre. Cuando la visita exige más de un profesional, se debe identificar quién liderará cada uno de estos momentos y cómo se distribuirán la verificación de las variables que constituyen los instrumentos específicos para cada modalidad. La etapa de planeación del proceso de verificación de estándares se ilustra en el Diagrama de Flujo No. 1. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

39 Versión 1.0 Pág 39 de 121 Consideraciones especiales para el Proyecto: Protección - Acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia Procedimiento para visitas a sedes operativas: Identifique en el directorio y con el contratista si el servicio se presta en dos o más sedes Verifique si en cada sede el servicio se presta incluyendo los recursos técnicos, administrativos y financieros, es decir, si funciona de manera autónoma. Si el servicio funciona de manera autónoma (las carpetas de los niños y las de los empleados se encuentran en la sede que va a visitar), la duración de la visita es de 8 horas. Si por el contrario, el componente administrativo lo debe verificar en otra sede (administrativa), la duración de la visita es de cuatro horas. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

40 Versión 1.0 Pág 40 de 121 Verifique en el contrato de aporte el número de cupos contratados y las sedes donde se presta el servicio (esta información la puede consultar también en la licencia de funcionamiento) Realice la visita para cada sede y deje una copia del acta y de las hojas de caracterización y registro con lo encontrado. Al terminar la verificación de estándares en cada sede, entregue en la sede principal el acta, las hojas de caracterización y registro y formato de compromiso de mejora definitivos, teniendo en cuenta que la calificación no puede promediarse, esto es, si en una sede el contratista no cumple con el talento humano, la calificación de esta variable afectará el cumplimiento de estándares de la modalidad contratada y la calificación deberá ser cero (0), así la o las otras sedes cumplan con el talento humano. Modalidad de servicio contratada por dos o más regionales en una misma sede: Identifique el número de cupos contratados por cada regional para la modalidad que se va evaluar, en la sede que programó visitar. Para la evaluación de las variables que exigen tomar una muestra, debe tener en cuenta que el universo estará conformado por la suma de los cupos contratados con cada regional. La capacidad instalada de la sede donde funciona la modalidad, (este dato se encuentra en la licencia de funcionamiento) deberá ser igual o inferior a lo autorizado en la licencia de funcionamiento. Si la capacidad instalada es superior a la indicada en la licencia de funcionamiento, deberá realizar un reporte inmediato. Se efectuará una sola calificación de la modalidad y se deberá enviar copia del acta, las hojas de caracterización y registro y el formato de compromiso de mejora, a cada una de las regionales con la cuales la entidad contratista (operador) tenga contrato vigente. Para identificar el incumplimiento de las variables en relación con los contratos suscritos, deberá identificarse en la hoja de registro complementaria, los niños, niñas o adolescentes ubicados por cada regional, con el fin de que se realicen las acciones administrativas, técnicas, legales y financieras a que haya lugar. Copia de esta hoja se remitirá a cada regional junto con el acta, las hojas de caracterización y registro y el formato de compromiso de mejora. Externados que funcionan en doble jornada: Identifique con el operador de la modalidad de externado, si el servicio se presta en ambas jornadas (mañana y tarde) Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

41 Versión 1.0 Pág 41 de 121 Para la evaluación de las variables que exigen tomar una muestra, debe tener en cuenta que el universo estará conformado por la suma de los cupos atendidos en cada una de las jornadas. Debido a que las variables que exigen interacción directa con los niños, niñas o adolescentes, solo se podrán verificar en la jornada en la cual se efectúa la visita, tenga en cuenta que debe incluir en la muestra y para la verificación, las variables de resultado, proceso y estructura que no exigen la presencia de aquellos, pero que dan cuenta del proceso de atención. Programe la segunda visita en la jornada contraria a la que realizó la primera Etapa de ejecución La etapa de ejecución contempla tres aspectos: 1. La coordinación permanente con centros zonales, regionales, sede de la dirección general y personas naturales o jurídicas que desarrollan la verificación de estándares para a) actualizar directorios a partir del reporte de novedades, para b) realizar la socialización de instrumentos de verificación de estándares para cada una de las modalidades, para c) hacer seguimiento a las acciones que hacen parte del proceso realizando reuniones con la regional mensualmente y con los centros zonales bimestralmente siempre y cuando para este último, se hayan realizado visitas y para d) realizar los ajustes a los que hubiera lugar. 2. La realización de las visitas de verificación de estándares a las entidades contratistas y unidades aplicativas, las cuales contemplan la verificación, asesoría y seguimiento acerca del nivel de cumplimiento de los procesos de atención a la niñez y sus familias, frente a los estándares de estructura, proceso y resultado estipulados en los contratos. La ejecución del proceso de verificación de estándares no se circunscribe a la realización de la visita. Debe visualizarse como el conjunto interrelacionado de actividades y momentos que permiten establecer, durante el tiempo total de ejecución del contrato, el nivel de cumplimiento de los aspectos técnicos de la entidad contratista, respecto al objeto del mismo. La etapa de ejecución tiene 3 fases: Fase de inicio: el comienzo de la visita implica contemplar, ante todo, una ambientación y metodología que permitan establecer un clima psicológico amable, con el fin de que la comunicación y las relaciones fluyan libres de ansiedad, prevención, temores y se expresen en un nivel de respeto mutuo, de intercambios comunicacionales asertivos y proactivos. Se requiere realizar la presentación oficial del profesional o profesionales que realizan la verificación de estándares y compartir los objetivos de la visita. En esta fase se acuerda, entre las partes, los aspectos de organización de la visita Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

42 Versión 1.0 Pág 42 de 121 con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la misma. Por lo tanto, se llega a acuerdos sobre la agenda, y para el caso de la entidad contratista, ésta define las personas responsables que acompañan a cada miembro del equipo que hace la verificación de estándares. Fase de desarrollo: durante esta fase, el o los profesionales deben realizar la verificación de acuerdo con la distribución que se definió en la etapa de planeación. Cuando la visita es realizada por un equipo de profesionales, cada miembro debe anotar el resultado que obtuvo la entidad contratista o unidad de observación en cada una de las variables que le correspondió verificar. Dicho registro debe efectuarse en la hoja de caracterización y registro y en la hoja calificación correspondiente al instrumento de verificación de estándares para el servicio que está supervisando. Adicionalmente, deben Desarrollar los Grupos Focales para las modalidades definidas para esta estrategia evaluativa en Protección. Para este ejercicio, es fundamental tener en cuenta las especificaciones contenidas en el aparte de orientaciones para la verificación de estándares Fase de cierre: se debe prever un tiempo significativo para discusión y análisis de los resultados. Si la visita fue realizada por varios profesionales, se debe contemplar el tiempo que requieren para consolidar la información que obtuvo cada uno de ellos durante la verificación. Finalmente, se debe compartir los resultados con las directivas y el equipo técnico de la entidad contratista o los responsables de las respectivas unidades de observación (Madre comunitaria, madre sustituta o encargado del restaurante escolar). Es indispensable en esta fase, que se permita al supervisado consignar las observaciones que tenga tanto del proceso de verificación como de los resultados propiamente dichos, en el acta correspondiente. Finalmente, se debe hacer lectura del acta para que sea firmada por las partes. En el transcurso de la fase de desarrollo y cierre se debe realizar la asesoría correspondiente. Durante la ejecución de la visita, el o los profesionales deben realizar: La verificación: procedimiento de comprobación del nivel de cumplimiento de los estándares, que se hace a partir de la aplicación de las técnicas e instrumentos específicos diseñados para este fin, los cuales son parte constitutiva del Proceso de Verificación de Estándares, como también, mediante el monitoreo documental. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

43 Versión 1.0 Pág 43 de 121 Esta verificación se realiza fundamentalmente por medio de las visitas concertadas y no concertadas que se hacen a la unidad de observación y es, a partir de los resultados de las mismas, que surge la necesidad de la asesoría. La asesoría: elemento indispensable en el ejercicio de la verificación de estándares, ya que por medio de ésta se posibilita el mejoramiento de la calidad del servicio. El o los profesionales que realizan las visita de verificación de estándares, al orientar a la entidad contratista o unidad aplicativa para que mantenga o mejore las condiciones de los procesos de atención, establecen una relación basada en un reconocimiento de lo logrado y, en la identificación conjunta de alternativas para darle solución a las dificultades que puedan estar originando el incumplimiento, si lo hubiere. El seguimiento: como parte constitutiva del proceso de verificación de estándares, el recoger y analizar la información que se produce durante la ejecución del contrato, permite, sobre una base razonable, identificar el nivel global de cumplimiento respecto a los estándares definidos, así como el nivel de cumplimiento por tipo de responsable. Adicionalmente, se puede establecer si las recomendaciones efectuadas durante los procesos de verificación fueron efectivamente acogidas y determinar el nivel de cumplimiento con respecto a los requerimientos que se hayan realizado. 3. El reporte de resultados de la persona natural o jurídica encargada de la verificación de estándares: este reporte incluye los correspondientes a Situaciones de Reporte inmediato SRI, las hojas de caracterización y registro y la hoja de calificación, reportes periódicos a centros zonales, regionales, sede de la dirección general. Cada uno de estos reportes y según el tipo de resultado, tiene unos criterios particulares definidos en cuanto a periodicidad, destinatario y medio los cuales deben ser rigurosamente atendidos. 4. Las acciones de seguimiento y control a partir de los resultados de las visitas. Teniendo en cuenta el reporte de la persona natural o jurídica encargada de la verificación de estándares, el centro zonal debe adelantar las acciones necesarias para contribuir al mejoramiento de las entidades contratistas o unidades aplicativas, o al control de los aspectos que han sido reportados como situación inmediata. La regional a su vez debe realizar el seguimiento correspondiente a las actuaciones de los centros zonales, con el fin de verificar su oportunidad y eficacia. Así mismo, debe reportar a la Sede de la Dirección General el consolidado de estas actuaciones en los periodos establecidos para poder generar los indicadores correspondientes. Por su parte la Sede de la Dirección General, realiza el seguimiento correspondiente a la totalidad de reportes inmediatos y a las actuaciones de Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

44 Versión 1.0 Pág 44 de 121 centros zonales respecto a los reportes por responsable de entidades y unidades que quedaron en cumplimiento parcial en la operación del servicio y frente a los que no garantizan el cumplimiento de estándares, genera los indicadores por regional, consolida los resultados de la verificación de estándares y elabora y difunde los informes correspondientes. 5. La toma de decisiones: se constituye en la estrategia que articula el proceso de verificación de estándares con el de supervisión, ya que de nada sirve realizar una adecuada verificación, hacer un muy buen proceso de asesoría y practicar un seguimiento riguroso, si las decisiones no se toman de manera coherente con los resultados encontrados. Del tipo de resultado que se encuentre se desprende el tipo de decisión que va a tomarse. Si la verificación permite establecer que el cumplimiento de los estándares es parcial o existe algún tipo de incumplimiento, entonces el equipo de profesionales que realizan la visita de verificación de estándares debe comunicar los resultados encontrados al supervisor/interventor del contrato o al coordinador del centro zonal según se trate de entidad o unidad, con el fin de que éste tome las decisiones pertinentes, de acuerdo con el nivel de incumplimiento encontrado por tipo de responsable. El análisis de resultados debe permitir identificar las variables y componentes que requieren atención inmediata en relación con el puntaje obtenido, las recomendaciones más inmediatas y los compromisos que se adquieren para superar los incumplimientos encontrados, si los hubiere. De igual forma, se debe hacer un reconocimiento de los aspectos positivos o relevantes que se hallaron como producto de la visita. Una síntesis de este análisis debe registrarse en el acta de visita, la cual debe ser diligenciada en su totalidad y firmada por las partes. En caso de requerirse, se cuenta con hoja anexa del acta para consignar mayor información. Ver anexo 4 Finalmente, al terminar la visita de verificación de estándares se deben diligenciar en su totalidad la hoja de caracterización y registro y la hoja de calificación, el acta de visita y el registro de compromisos de mejora, las cuales se constituyen en el informe de visita. Cuando se trate de entidad contratista, una copia de estos documentos debe entregarse a la entidad, otra enviarse a la oficina jurídica de la regional, para que repose junto con el contrato y una tercera, se debe entregar al supervisor/interventor del contrato. Asegúrese de anotar en el acta el nombre del supervisor del contrato, para el caso de las unidades y entidades de primera infancia y de niñez y adolescencia. Para el caso de unidades aplicativas, se entrega una copia al responsable de la unidad y se envía otra al coordinador del centro zonal. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

45 Versión 1.0 Pág 45 de 121 La etapa de ejecución de verificación de estándares se ilustra en el Diagrama de Flujo No Etapa de evaluación La evaluación permite establecer el grado de alcance de los objetivos, las metas, la pertinencia de los métodos utilizados, el aprovechamiento de los recursos, el impacto en los beneficiarios y beneficiarias de los programas y prescribir las acciones necesarias para mejorar la calidad de los resultados. La evaluación debe responder, entre otros, por los siguientes aspectos: La Inducción, capacitación y empalme. La inducción es fundamental para comprender el contexto en el cual está inscrito el proceso de verificación de estándares, familiariza al equipo de profesionales que realizan la visita de verificación de estándares, con los fundamentos legales y le permite comprender el enfoque conceptual y metodológico que sirve de soporte para su desarrollo. La capacitación habilita al equipo de profesionales que realizan la visita de verificación de estándares, para ejercer sus funciones en forma eficiente y para que puedan verificar que el desarrollo de los procesos de atención a la infancia y a la adolescencia que adelantan las entidades o unidades prestadoras de servicios, cumplen con los requisitos de calidad exigidos para garantizar o restituir los derechos de los niños, las niñas y los/as adolescentes. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

46 Versión 1.0 Pág 46 de 121 El empalme es fundamental para que se de continuidad a los procesos que se han venido adelantando y, para garantizar que los nuevos integrantes o el nuevo equipo, adquiera las herramientas y conocimientos necesarias para el desarrollo del ejercicio de la verificación de estándares. La etapa de planeación. Pregúntese si siguió todos los pasos establecidos en la etapa, qué dificultades se le presentaron, cómo las resolvió, si contó con todos los elementos necesarios para planear y programar las visitas de verificación de estándares, si tuvo el tiempo suficiente para revisar la documentación de soporte de la visita, el contrato, lineamientos, informes de seguimiento, reportes previos, etc., si cumplió con el cronograma de visitas, si comunicó a los interesados la fecha y hora de la visita y si preparó y ejecutó las fases de inicio, desarrollo y cierre. La etapa de ejecución Pregúntese si desarrolló paso a paso los procedimientos diseñados para la etapa, si organizó su equipo de apoyo para distribuir responsabilidades por componente, si pudo recaudar toda la información en el tiempo previamente definido, cuál fue su actitud frente a los equipos o integrantes de las unidades aplicativas, si cumplió todos los objetivos que se había trazado, si alcanzó los resultados que había planeado, si se presentaron desacuerdos en la calificación de las variables, cómo resolvió los desacuerdos, si prestó la asesoría requerida, si al finalizar la visita hizo la devolución de los resultados a los equipos o miembros de las unidades aplicativas, cuál es su apreciación personal de los resultados de la visita, si cree que es necesario introducir modificaciones al proceso y cómo cree que puede mejorar su desempeño. Registros de información Verifique que trasladó todos los datos de las hojas de caracterización y registro y de la hoja de calificación al formato de registro EV 12.1 correspondiente a la modalidad visitada. Compruebe que los controles establecidos le hayan permitido garantizar que la información reportada es de calidad y está libre de errores. Establezca la oportunidad en la entrega de la información y si es necesario tomar correctivos al respecto. El análisis de los resultados de la información Verifique que haya seguido rigurosamente el procedimiento definido para el análisis de los resultados (la Oficina de Aseguramiento a la Calidad entrega un esquema para la presentación de informes). Compruebe que la información Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

47 Versión 1.0 Pág 47 de 121 reportada contenga los datos discriminados por variables, tipo de estándares y componentes, identificación de cumplimiento de las condiciones para operar el servicio por responsable y situaciones de reporte inmediato que les permita a las regionales la formulación de los planes de asistencia técnica. Plan de asistencia técnica Los planes de asistencia técnica son responsabilidad de las regionales, su formulación se hace a partir de los resultados de las visitas de verificación de estándares, de acuerdo con las fechas de corte establecidas y siguiendo las instrucciones consignadas en el registro EV 16 elaborado por la Oficina Aseguramiento a la Calidad. Los planes deben ajustarse de acuerdo con las fechas de corte y los avances remitirse en las fechas establecidas a la Oficina Aseguramiento a la Calidad. La etapa de evaluación de verificación de estándares se ilustra en el Diagrama de Flujo No. 3. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

48 Versión 1.0 Pág 48 de COBERTURA 7.1 Cuál es la cobertura de la verificación de estándares? Por disposiciones legales, la supervisión debe cubrir todo servicio que sea desarrollado mediante la contratación con terceros, independientemente del tipo de contrato que se establezca. Los contratos que suscribe el ICBF tienen dos orientaciones: a) Administración del servicio, por ejemplo Hogares Comunitarios de Bienestar, Restaurantes Escolares y Hogares Infantiles y b) Ejecución directa del servicio, (Instituciones de Protección, Conflicto con la Ley, Desvinculados de Grupos Armados Ilegales e instituciones del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes). El proceso de verificación de estándares se realiza para el 100% de las entidades contratistas y a un porcentaje de unidades aplicativas. La sede de la dirección general con base en el presupuesto anual, establece el número de unidades aplicativas a las cuales se les hará visita de verificación de estándares. Para la selección de las unidades aplicativas se da prioridad a las que no han sido visitas y la ubicación por distancia del centro zonal. 8 RESULTADOS 8.1 Cuáles son los resultados esperados de la verificación de estándares? Cumplimiento de las obligaciones pactadas entre las partes. Garantía y restitución de los derechos de niños, niñas y usuarios y usuarias a partir de los procesos de atención. Procesos de atención a la infancia en permanente cualificación. Mantenimiento de las fortalezas y superación de las debilidades del servicio prestado. Cumplimiento de los estándares establecidos para cada modalidad. Efectiva cooperación entre el ICBF y las entidades contratistas y responsables de las unidades aplicativas, para que éstas desarrollen los programas con el nivel de calidad previsto. Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

49 Versión 1.0 Pág 49 de 121 ORIENTACIONES PARA LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES 49

50 Versión 1.0 Pág 50 de 121 INTRODUCCIÓN El propósito del presente documento es ofrecer a los profesionales que realizan visitas de verificación de estándares, herramientas, técnicas y procedimientos necesarios para que puedan realizar en forma eficiente y eficaz el proceso de verificación de estándares a las entidades contratistas y los responsables de las unidades aplicativas que ejecutan los servicios o los administran. La estructura y contenidos de este documento están diseñados para responder de manera fácil y sencilla a las necesidades de planeación, ejecución y evaluación del proceso de verificación de estándares. Adicionalmente, se incluyen los procedimientos e instructivos siguientes: Proyectos Asistencia a la primera infancia a nivel nacional, Apoyo nutricional y de orientación juvenil a la niñez y adolescencia a nivel nacional, Protección - Acciones para preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de la niñez y la familia Procedimiento verificación de estándares Verificación documental a contratistas que realizan la verificación de estándares Gestión de resultados Diseño, seguimiento y análisis del plan anual de verificación de estándares Visitas fallidas Proyectos 9.1 QUIÉNES PUEDEN CONSULTAR ESTE DOCUMENTO? Toda la ciudadanía en general tendrá derecho a consultar el presente documento, así como todos los servidores y servidoras públicos de las diferentes dependencias del Instituto Colombiano de Bienestar ICBF, las personas naturales o jurídicas que se contraten para realizar la verificación de estándares y en especial, los profesionales que realizan visitas para hacer la verificación de estándares. 9.2 CUÁNDO LEER ESTE DOCUMENTO? La consulta debe ser permanente y convertirse en una guía que permita a los profesionales que realizan las visitas o que participan en el proceso de verificación de estándares resolver las dudas que puedan surgir en el desarrollo del mismo. 50

51 Versión 1.0 Pág 51 de OBJETIVOS Ofrecer a los profesionales que realizan verificación de estándares, una metodología clara y precisa para el cumplimiento de los criterios de calidad que deben darse en la planeación, ejecución y evaluación del proceso. Brindar orientaciones detalladas y especificas para que sean aplicadas frente a la realización de las visitas. Facilitar la revisión oportuna de cada uno de los procedimientos e instructivos que constituyen el proceso de verificación de estándares de los contratos de aporte suscritos por el ICBF y de las unidades de aplicativas. 10. UNA PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES: SUS PRINCIPIOS ORIENTADORES En este capítulo se abordan y plasman consideraciones de carácter ético y técnico con el fin de orientar, de manera sencilla y precisa los aspectos constitutivos del proceso de verificación de estándares, que deben tener en cuenta el o los profesionales que realizan las visitas de verificación de estándares. Recuerde que los principios son elementos de referencia que orientan las acciones y posibilitan mantener una coherencia permanente con los objetivos del proceso de verificación de estándares y por ende con cada uno de los componentes que la constituyen frente a los procedimientos definidos, los instrumentos de aplicación y los resultados esperados. Los principios emergen de la misión del ICBF, son consecuentes con la política de niñez y coherentes con la visión, los objetivos y las estrategias de la institución. Por ello, el respeto mutuo, la efectividad, la protección integral, el equilibrio, la participación y la transparencia son principios que deben tenerse en cuenta en la planeación, la ejecución y la evaluación del proceso de verificación de estándares. Tenga en cuenta que en el proceso de verificación de estándares se expresa un conjunto de relaciones en las cuales usted no sólo representa a la institución para la cual trabaja o que lo contrató, sino también a todos los beneficiarios de los servicios, y que las instituciones y/o unidades aplicativas que prestan los servicios están tan comprometidos como usted en lograr que se le garanticen o restituyan los derechos a todos aquellos niños, niñas, adolescentes y adultos mayores atendidos en los servicios que ejecutan. La práctica de los principios le ayudará a desarrollar todas sus acciones sobre la base de que el otro es un socio para conseguir los resultados que le interesan tanto al ICBF frente a los beneficiarios de los programas del ICBF. 51

52 Versión 1.0 Pág 52 de ACTIVIDADES QUE DEBEN DESARROLLAR LOS PROFESIONALES QUE REALIZAN LA VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES Recuerde que se ha definido que el objetivo central es la verificación del cumplimiento de estándares y ofrecer la asesoría que requiera el operador del servicio. Esta verificación implica que en el proceso se ejecuten una serie de actividades específicas, las cuales corresponden con la etapa de planeación, ejecución y evaluación y se concretan en las visitas a entidades contratistas y unidades aplicativas (verificación del cumplimiento de estándares y asesoría respectiva). Las actividades que realizan los profesionales para la verificación de estándares, están orientadas a verificar y exigir el cumplimiento de los lineamientos técnicos de los programas y para el caso de entidades contratistas igualmente, de las condiciones técnicas estipuladas en los contratos y manuales operativos, fichas técnicas de negociación; para que los servicios que prestan, respondan real y efectivamente a los compromisos previamente establecidos. Adicionalmente, mediante el desarrollo de estrategias de asesoría y seguimiento se busca mejorar la calidad de los procesos de atención a la población beneficiaria POR QUE SE HACE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? Tenga presente que el proceso de verificación de estándares tiene sentido, pertinencia e impacto en función de los beneficiarios de los servicios, es decir, por intermedio de ésta, se hace posible la garantía o restitución de los derechos de los niños, las niñas y los/as adolescentes. Al verificar y hacer efectivo el cumplimiento de los estándares de estructura, proceso y resultado, por parte de las entidades contratistas y unidades aplicativas, usted está contribuyendo a que los servicios ofrecidos, cumplan con requisitos mínimos de calidad y además, a que los/as usuarios/as de los servicios tengan la posibilidad de llevar una vida digna. 11. EL PROCESO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES UN EJE FUNDAMENTAL DE LA FUNCIÓN DEL SUPERVISOR/A O INTERVENTOR/A Es importante que el supervisor o interventor y los profesionales de apoyo tengan muy claro qué es un proceso de verificación de estándares, por lo cual es de la mayor importancia que se familiaricen con los elementos que constituyen el proceso, sus diferentes mecanismos de interacción y su forma de implementación. Al concebir el proceso de verificación de estándares como un conjunto de actividades sistemáticas de observación, verificación y registro, del nivel de cumplimiento de los estándares de estructura, proceso y resultado estipulados en 52

53 Versión 1.0 Pág 53 de 121 los contratos de aporte, utilizando estrategias de seguimiento y asesoría, que permitan mejorar la calidad del servicio y garantizar o restablecer los derechos de la población atendida, se aprecian una serie de conceptos y elementos que son los que determinan las acciones específicas que los profesionales que realizan las visitas siempre deben contemplar y sobre las cuales deben incidir. Como se observa en esta definición, los elementos que constituyen el proceso de verificación de estándares son la observación, verificación y el registro. Los mecanismos de interacción están contenidos en las estrategias de seguimiento y asesoría, y su implementación se expresa en los instrumentos diseñados para el registro y calificación del cumplimiento de los estándares de estructura, proceso y resultado y, en la información y observaciones que se dejan consignadas en el acta de visita. A continuación se presentan en detalle los componentes incluidos en esta definición: Conjunto de actividades sistemáticas: para que la verificación de estándares sea un conjunto de actividades sistemáticas, se requiere de un ejercicio de planeación que responda en forma organizada y articulada a los objetivos del proceso y que siga procedimientos definidos que permitan obtener resultados válidos y confiables. Si el equipo de profesionales que realizan la visita de verificación de estándares, o usted de manera individual no planea, entonces se pierde el sentido y la orientación del proceso de verificación de estándares, se improvisan las acciones, se deja de ser eficiente y los resultados no responderán a los objetivos propuestos. Observación: para reconocer las características de la situación analizada e indagar sobre ella con fines de establecer los elementos relevantes, positivos y negativos que influyen sobre el desarrollo de las actividades de un servicio, usted debe observar. Esta observación debe ser organizada y estar dirigida a las variables que se han identificado como relevantes para determinar la calidad del servicio. Si a partir de esta observación usted detecta elementos que ameritan un análisis y una verificación adicional, debe hacerlo. Sin embargo, recuerde que la observación es una técnica y que por sí sola no permite concluir o determinar el nivel de cumplimiento frente a un estándar. Verificación: tiene que ver con la realización de un análisis que permite identificar el nivel de cumplimiento frente a los estándares definidos para el servicio. La verificación debe disminuir al máximo la subjetividad y por lo tanto, debe contemplar las fuentes de verificación. Las fuentes de verificación son los datos, los documentos, los registros, las planillas, los convenios, las actas, las historias, los reportes de los beneficiarios, los elementos de infraestructura, etc. que permiten contrastar el reporte verbal que hace su interlocutor con la 53

54 Versión 1.0 Pág 54 de 121 realidad observada. La verificación permite establecer el cumplimiento de las obligaciones derivadas del lineamiento técnico, de los compromisos contractuales y, para algunos casos como hogares comunitarios u hogares sustitutos de los asumidos por el responsable de la unidad cuando fue seleccionado. Del análisis de esta información se debe tomar decisiones relacionadas con la continuidad o no del servicio. Registro: a partir de la observación y verificación de estándares, se hace indispensable el registro de los datos obtenidos, los cuales deben ser analizados por quienes realizan las visitas, con el fin de orientar las acciones de mejora necesarias a seguir. Sin embargo este análisis no puede hacerse solamente por él, o los profesionales que realizan la visita, debe realizarse de manera conjunta con quién está siendo evaluado de tal manera que sean contempladas todas las consideraciones para hacer viable las acciones de mejora requeridas. Igualmente, se debe garantizar la consistencia de los resultados, pues de los mismos y su respectivo análisis se desprenden acciones jurídicas, administrativas, financieras y técnicas y se evalúa la evolución en las acciones de mejoramiento que se pudieron hacer. Todos los instrumentos están acompañados de hojas de caracterización, y registro y de hojas de calificación diseñadas especial y particularmente para cada una de las modalidades de servicio. Fundamentalmente, las hojas de caracterización y registro permiten comparar el nivel de cumplimiento alcanzado con respecto a las variables observadas. Estos datos deben analizarse, procesarse y valorarse de forma tal que su interpretación genere la asesoría necesaria, la cual debe traducirse, entre otros aspectos, en recomendaciones y/o en la definición de acuerdos y compromisos. A partir de los resultados específicos arrojados en la visita de verificación de estándares, se debe identificar cuáles son las variables que se encuentran por fuera del estándar, de éstas cuáles son de competencia directa de la entidad contratista o responsable de la unidad aplicativa y con base en esto diligenciar el registro denominado Registro de Compromisos de Mejora. En él, se establecen las acciones a desarrollar para solucionar el resultado que no es positivo, que corresponde a la responsabilidad de la entidad contratista o responsable de la unidad de servicio con el fin de obtener una calificación dentro del estándar. El registro contempla de manera inicial estos casos, sin embargo se debe igualmente consignar, los aspectos específicos que están determinando el no cumplimiento del estándar en aquellas variables en las cuales son otras instancias diferentes a entidad y unidad el responsable. Para los casos anteriores, se diligencian solamente el campo de N de variable y de descripción de resultados. 54

55 Versión 1.0 Pág 55 de 121 Estándares de estructura, proceso y resultado: recuerde que los estándares son criterios de calidad previamente definidos y exigibles, lo que permite señalar la pertinencia del proceso y determinar su contribución a la calidad y al logro de los objetivos del programa o servicio que usted está evaluando. Bajo la anterior consideración, la identificación y diferenciación de qué tipo de estándares se están cumpliendo y cuáles no, le permite a usted dentro de la función de asesoría que tiene, direccionar los elementos a abordar en la misma. Es decir, las estrategias a tener en cuenta, los tiempos para lograr la mejora serán distintos, por ejemplo: para estándares de infraestructura las adecuaciones demandarán tiempos moderados, mientras que actuaciones de mejora referidas a estándares de proceso deberán realizarse a muy corto plazo. Estrategias de seguimiento y asesoría: los resultados frente a la verificación pueden cambiar. No necesariamente la entidad que usted está visitando y evaluando va a obtener siempre los mismos resultados. Usted debe garantizar una observación periódica y la recolección sistemática de la información de los procesos de atención, con el fin de identificar el cumplimiento de los estándares en diferentes momentos y brindar la asesoría pertinente. La asesoría es fundamental, pues permite incidir sobre las debilidades y fortalezas de los procesos, con miras a disminuir las primeras y mantener las segundas, lo cual debe verse reflejado en los resultados de la visita que se haga con posterioridad. En dicha visita y como elemento trascendente de la misma, usted debe mirar con especial énfasis lo que se logró avanzar respecto a las variables observadas y hacer observaciones en el acta respecto a lo encontrado en este aspecto. Para los casos en los cuales los resultados siguen evidenciando debilidades respecto a las mismas variables, se debe analizar qué se hizo, cómo se hizo y reforzar los elementos necesarios de la asesoría. Mejorar la calidad del servicio: la verificación de estándares en sí misma no es un fin. El fin debe ser que a partir del seguimiento y la asesoría se promueva la calidad de los servicios. Esto debe traducirse en mejoramiento de la calidad de vida de los niños y las niñas así como en el cumplimiento de la garantía o restitución de sus derechos, es decir, en la posibilidad de realización de una vida digna. 55

56 Versión 1.0 Pág 56 de QUIÉN Y CÓMO MANEJAR LAS NOVEDADES? Se entiende por una novedad los cambios en cualquier campo del directorio de entidades contratistas y unidades aplicativas que hacen parte de la muestra y ha sido entregado a la persona natural o jurídica que realiza la verificación de estándares Origen de las novedades: 1. En la verificación de los directorios con los centros zonales se originan las siguientes novedades: Puntos cerrados Cambios de dirección, teléfono, nombre del responsable Distancia (afecta presupuesto) Para Hogares Tutores y Sustitutos por no tener niños ubicados en el hogar. 2. En la concertación de la primera visita se originan las siguientes novedades: Puntos cerrados Cambios de dirección, teléfono, nombre del responsable Cambios de modalidad por no pertenecer a la programada Cierres parciales por licencia o incapacidad Para Hogares Tutores y Sustitutos por no tener niños ubicados en el hogar. 3. En la ejecución del proceso de verificación de estándares se originan las siguientes novedades: Puntos cerrados Cambios de dirección, teléfono, nombre del responsable Por condiciones climáticas y de orden público no puede ser visitado el punto. Distancia (afecta presupuesto) Terminación de contrato no reportado Cuándo el centro zonal debe atender la novedad? Cuando la novedad no afecta el presupuesto. Y el presupuesto no se afecta cuando: El punto a sustituir corresponde a la misma modalidad y la misma distancia. 56

57 Versión 1.0 Pág 57 de 121 El punto a sustituir no corresponde a la misma modalidad pero el número de profesionales que realiza la visita, la duración de la misma y la distancia son las mismas al punto inicialmente programado. Para estos casos el centro zonal debe informarle el cambio a la persona natural o jurídica contratada para hacer la verificación de estándares, identificando claramente los datos contemplados en el directorio sobre el nuevo punto asignado de manera inmediata. Reportar a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad el consolidado de novedades mensualmente. Cuándo la oficina de aseguramiento a la calidad debe atender la novedad? Cuando la novedad afecta el presupuesto. Y el presupuesto se afecta cuando: El punto a sustituir no corresponde a la misma distancia o el número de profesionales no es el mismo o la duración de la visita no es la misma. No se puede realizar la segunda visita al punto inicialmente visitado. Se suscriben nuevos contratos. Para estos casos la Regional debe informar a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad de manera inmediata la novedad con el fin de que ésta reprograme el presupuesto correspondiente a dichas novedades. La Oficina de Aseguramiento a la Calidad compartirá simultáneamente a la persona natural o jurídica contratada y a la Regional los nuevos puntos asignados. La Regional debe de manera inmediata notificar si se puede hacer efectiva la sustitución y en caso que alguno de los puntos sustituidos no pueda ser incluido en la meta, el centro zonal puede hacer la reprogramación del mismo siempre y cuando se cumplan las condiciones identificadas en el título Cuándo el centro zonal debe atender la novedad?. En caso contrario se repite el procedimiento descrito. Los puntos que son sustituidos por el centro zonal deberán incorporarse en el reporte de novedades mensual remitido a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. 13. CÓMO ORGANIZAR EL PROCESO DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES? Para el desarrollo del ejercicio de la verificación de estándares es preciso organizar el proceso en tres etapas articuladas entre sí: la planeación, la ejecución y la evaluación ETAPA DE PLANEACIÓN En la etapa de planeación usted debe: 57

58 Versión 1.0 Pág 58 de 121 Identificar las entidades contratistas y unidades aplicativas a visitar, fijar los objetivos, identificar las estrategias y distribuir las funciones que permitan prever los resultados de la verificación de estándares. Por ello debe: 1. Verificar la información de los directorios de las entidades contratistas y unidades aplicativas a visitar: En coordinación con el centro zonal respectivo, revisar y actualizar los directorios, pues debido a la dinámica propia de los servicios, es posible que se presenten cambios por cierres, reubicación o retiros de algunas entidades o unidades. 2. Elaborar la programación de visitas de verificación de estándares: De acuerdo con las metas definidas y verificada la información respectiva de directorios con los centros zonales, realizar en coordinación con el centro zonal correspondiente, la programación de visitas, teniendo en cuenta: El número y perfiles de los profesionales requeridos para cada modalidad de servicio. El tipo de modalidad o servicio. La duración de la visita: 3, 4 u 8 horas de acuerdo con la modalidad a evaluar. Que el servicio esté funcionando. Que existan niños ubicados en el servicio. La ubicación (distancia) de la entidad o unidad con respecto al centro zonal. Recuerde los criterios definidos en el marco conceptual para concertar una visita. El número de visitas concertadas y no concertadas. El cronograma de visitas. 3. Plan de verificación de estándares anual: para la elaboración de este plan se debe garantizar una adecuada coordinación entre el profesional asignado en cada Regional como enlace y el profesional que representa a la persona natural o jurídica que realiza la verificación de estándares. Esta coordinación debe permitir que se entregue a la Regional el cronograma de visitas por mes anticipado, ya que este es un aspecto constitutivo del plan de verificación de estándares anual que debe formular la respectiva Regional. La Oficina de Aseguramiento a la Calidad desde el nivel central y regional, harán seguimiento al cumplimiento cabal del respectivo cronograma. Para los casos en los cuales sea necesario hacer reprogramación de una visita por situaciones particulares, estas novedades deben ser reportadas tanto a la Oficina de Aseguramiento en la Sede de la Dirección General como al profesional enlace de estándares o profesional de aseguramiento a la calidad en la respectiva regional. 58

59 Versión 1.0 Pág 59 de 121 El cronograma debe especificar: nombre de la unidad, regional, centro zonal, dirección, teléfono, nombre del responsable del punto, nombre del o los profesionales que realizaran la visita, hora estipulada y teléfonos celulares de dichos profesionales 4. Identificación del supervisor/interventor de contrato: la regional debe tener claridad de qué profesionales están designados como supervisores de contrato, con el fin de hacer un seguimiento riguroso de la función que ellos deben realizar. De la calidad de este información dependerá la articulación que debe lograrse entre la verificación de estándares que se realiza a través de las visitas y las actividades adicionales del supervisor del contrato. La regional debe por lo tanto entregar a la persona natural o jurídica que realiza la verificación de estándares este listado, el cual debe contemplar como mínimo la siguiente información: nombre y apellidos del supervisor del contrato, teléfono, centro zonal o dependencia en la cual se ubica, nombre de la entidad contratada, NIT, número del contrato, modalidad a la que pertenece 5. Designación de profesionales a entidades contratistas y unidades aplicativas: Los equipos que realizan las visitas de verificación de estándares deben estar constituidos exclusivamente, por el número y profesión definido para cada modalidad de atención, de acuerdo con lo establecido en la tabla correspondiente en el marco conceptual. Para esta designación debe tenerse en cuenta adicionalmente aspectos que pueden impactar tanto positiva como negativamente el ejercicio de la verificación de estándares a saber: Debe privilegiarse la asignación a la modalidad en la cual tenga mayor conocimiento y experiencia. Debe asignarse a las modalidades con las cuales no haya tenido vinculación con la entidad o unidad a visitar en funciones y actividades distintas a las de la verificación de estándares, con el fin de evitar cualquier tipo de subjetividad o parcialidad. Debe verificar con la oficina de aseguramiento a la calidad si hay algún tipo de antecedente negativo en el ejercicio de la actividad de verificación de estándares en años anteriores. 4. Capacitar al equipo de apoyo: Una vez conformado el equipo que realiza las visitas de verificación de estándares, éste debe recibir capacitación entre otros, sobre los Lineamientos Técnico Administrativos de los proyectos que desarrolla el ICBF, el manejo y aplicación de la Guía de Verificación de Estándares de los contratos de aporte, (Marco Conceptual, Manual para la verificación de 59

60 Versión 1.0 Pág 60 de 121 estándares, Estándares e Instrumentos, Hoja de caracterización y registro Hojas de calificación, Actas de visita y Registro de compromisos de mejora) la Perspectiva de Derechos y el Código de la Infancia y la Adolescencia, para que puedan dimensionar el sentido de la verificación de los estándares y brindar una adecuada asesoría. La capacitación sobre Lineamientos Técnicos de los proyectos es responsabilidad de las regionales y la capacitación sobre el manejo y aplicación de la Guía de Verificación de Estándares es responsabilidad de las personas naturales o jurídicas contratadas para realizar este proceso. Específicamente, una vez seleccionado y contratado el talento humano que realizará directamente las visitas de verificación de estándares, deberá asistir a una capacitación inicial sobre los Lineamientos Técnico Administrativos de cada una de las modalidades y la aplicación de la Guía de Verificación de Estándares. La capacitación tendrá una duración de cuarenta (40) horas; dieciséis (16) horas para Lineamientos y veinticuatro (24) para la Guía de Verificación de Estándares y será orientada por el ICBF. Ningún profesional podrá asistir a la inducción que orientará el ICBF, sin haber sido previamente contratado por la persona jurídica o natural a la que se le haya contratado a partir del concurso de méritos para dicho fin. 5. Revisar los siguientes elementos antes de la visita de verificación de estándares: a) El contrato de aporte objeto de verificación, identificando claramente los compromisos del contrato; recuerde que debe solicitar las copias de los contratos a la regional. b) La propuesta de atención presentada por el contratista, si la hubiere. c) Los informes de verificación de estándares de visitas anteriores. d) Los instrumentos de verificación de estándares diseñados para cada una de las modalidades a visitar (hojas de caracterización y registro, hojas de calificación, actas de visitas, registro de compromisos de mejora, anexos, encuestas, etc.). 6. Organización de la visita a. Si la visita la hace un equipo, asigne a cada profesional la responsabilidad de verificar el cumplimiento de los estándares de estructura, proceso y resultado por componente, de acuerdo con su perfil, de tal forma que la división del trabajo permita aprovechar las fortalezas de cada miembro del equipo. 60

61 Versión 1.0 Pág 61 de 121 b. Establezca rutas para la observación y verificación del cumplimiento de los procesos que debe observar. Recuerde que la planeación se ocupa precisamente de optimizar los recursos con el fin de hacer más efectiva su labor. c. Defina previamente el tiempo que deberá dedicarle a cada componente y a la verificación del cumplimiento de las obligaciones que se miden mediante la valoración de cada una de las variables que lo integran. Recuerde que la duración de la visita es de 3, 4 u 8 horas dependiendo de la modalidad a visitar. Para los casos en los cuales se hace la verificación de una misma modalidad en diferentes sedes, la duración se estima de 8 horas para la sede en la cual esté archivada la documentación del programa y de la atención de los niños, niñas y adolescentes y de 4 horas adicionales para cada una de las demás sedes. d. Para el programa de alimentación escolar PAE., para desayunos hasta las 9:00 a.m; el almuerzo entre 11:30 a.m y 1:00 p.m y el complemento jornada tarde entre 1:00 p.m. y 2:30 p.m., por lo que las visitas de verificación de estándares deben planearse teniendo en cuenta que pueda observarse todo el proceso de organización, preparación y servido de los alimentos. e. Identifique el número de niños, niñas y adolescentes, con el fin de establecer la cantidad de encuestas que se requieren para cada grupo en particular, de acuerdo con lo establecido en los instrumentos de verificación de estándares. f. Asegúrese de contar con toda la información necesaria y con la participación del personal que se requiera, así como de prever que algunas variables exigen un tiempo mayor para su valoración (por ejemplo, las entrevistas al personal de la institución, a los/as niños/as, a la madre comunitaria o sustituta, la aplicación de encuestas etc.) g. Pacte para la fase de cierre (si la modalidad exige que la visita la realice un equipo) una reunión con el equipo para acordar cómo se hará la devolución de los resultados de la visita de verificación de estándares, qué aspectos deberán contemplarse y cuáles recomendaciones deberán hacerse (asesoría). Recuerde que la asesoría es un elemento fundamental de la visita de verificación de estándares y debe dedicarle el tiempo que se requiera, (dependiendo de la duración de la visita, 3, 4 u 8 horas), para asegurarse que los supervisados han comprendido las orientaciones que usted ha ofrecido para superar las dificultades encontradas y para fortalecer los aspectos positivos. 7. Socialización de instrumentos 61

62 Versión 1.0 Pág 62 de 121 Cuando se realice la socialización de instrumentos debe establecer acuerdos previos con el enlace de estándares o de aseguramiento a la calidad de la regional respectiva, con el fin de organizar detalladamente la misma. Esta socialización debe hacerse por centro zonal, para lo cual los profesionales definidos por el ICBF tendrán la responsabilidad de convocar a las entidades y unidades aplicativas respectivas. Para el proyecto 4 y 5 la socialización debe hacerse para cada modalidad y puede hacerse de manera simultánea para entidades contratistas y las unidades aplicativas respectivas. Para el proyecto 7, la socialización debe hacerse en un primer grupo las entidades de las diferentes modalidades y un segundo grupo con unidades aplicativas. Es prioritario que la reunión para desarrollar la socialización de los instrumentos debe ser un constituirse en un espacio formativo, para que realmente los responsables de las unidades y entidades, entiendan que los estándares son la ruta para una óptima prestación del servicio. Se debe implementar estrategias adicionales desde la regional, para lograr comunicar y explicar los instrumentos a aquellas unidades y entidades que por su ubicación geográfica es poco probable que asistan a dicha reunión de socialización. Las estrategias deben tener en cuenta las características de las zonas, de las modalidades y de los recursos regionales. La programación de visitas debe hacerse a partir de la socialización de instrumentos. Para los casos de entidades y unidades aplicativas que no asisten a la reunión de socialización es fundamental que la explicación del instrumento se haga en la primera visita cerciorándose de que ha sido claramente entendido. 8. Comunicarle a las entidades contratistas y unidades aplicativas que van a recibir visita de verificación de estándares: por regla general debe informarse a los contratistas y unidades aplicativas la fecha y hora de la realización de las visitas concertadas, así como la agenda y los/as responsables de cada punto de la misma. De igual forma, debe comunicarse previamente la metodología que se utilizará y los documentos y/o soportes que se requerirán. A diferencia de las visitas concertadas, en las visitas no concertadas no se comunica a la entidad o unidad el día y hora de la visita. Sin embargo, en lo que se refiere a procedimientos, ambas siguen la misma metodología. Debe tenerse una programación precisa de todas las fechas de visitas y en lo que 62

63 Versión 1.0 Pág 63 de 121 respecta a la comunicación al evaluado, esta se debe hacerse mínimo con tres días de anticipación a la misma. Cuando realice la concertación es fundamental qué verifique los datos de ubicación de la entidad o unidad aplicativa, esto con el fin de validar la información que se registra en el directorio y así garantizar una visita efectiva. Además de los datos de ubicación, identifique para el caso de hogares sustitutos y hogares tutores si hay niños, niñas o adolescentes ubicados y en caso de que no los haya esta visita debe ser reprogramada. Si es necesario reprogramar la visita coordine con el centro zonal, si se realiza a la misma unidad en fecha distinta o si debe asignarse una nueva unidad aplicativa. Además de los datos consignados en el directorio de entidades y unidades, asegúrese de contar con el número del teléfono celular del representante legal de la entidad contratista a la cual pertenece la unidad, de algunos de los profesionales de las instituciones u otra persona de contacto. De cualquier forma, es importante que usted cuente con la información necesaria que le permita concertar la visita, la cual solo se podrá efectuar si el servicio lleva más de un mes de actividades (con excepción de PAE) y si hay niños y niñas ubicados. 9. Consecución de elementos para la realización de visitas: es importante que identifique qué elementos debe tener para la realización de la visita. Para las variables que contemplan verificación sobre el servicio de alimentos, el profesional que lo realiza debe cumplir con los requisitos higiénicos establecidos en decreto 3075 de Igualmente deben llevar metro para medir los espacios y cámara fotográfica para realizar el registro fotográfico. Las especificaciones de las cámaras con las cuales se debe realizar el registro fotográfico son: Formato: JPEG, TIFF o RAW; resolución mínima: 72 DPI hasta 300 DPI; tamaño mínimo: 600X800 PIXEL; característica de la cámara: Mínimo 8 mega píxeles. 10. Concretar cómo iniciar, cómo desarrollar y cómo cerrar la sesión o visita de verificación de estándares: para la fase de inicio prevea las condiciones que permitirán una adecuada ambientación (presentación del equipo, saludo, clima psicológico, etc.). Para la ejecución tenga en cuenta los instrumentos, hojas de caracterización, registro, hojas de calificación, formatos de actas de visita que requiere y 63

64 Versión 1.0 Pág 64 de 121 registro de compromisos de mejora (hay un instrumento, hoja de caracterización y registro, hojas de calificación y acta de visita para cada modalidad), la asignación de variables que cada miembro del equipo va a verificar, los tiempos específicos para todos los momentos de la visita, la ruta que se va a seguir y las personas que lo acompañarán. Para el cierre, destine un tiempo para definir la forma de presentar los resultados encontrados, las sugerencias y recomendaciones sobre lo que debe hacerse, el diligenciamiento del acta de visita, del formato de compromisos de mejora y el agradecimiento a los miembros de la entidad o unidad por su participación ETAPA DE EJECUCIÓN En la etapa de ejecución usted debe: Realizar la verificación, asesoría, seguimiento, registro y socialización de resultados sobre el nivel de cumplimiento de los estándares de estructura, proceso y resultado, estipulados en los lineamientos técnicos y en los contratos. 1. Duración de las visitas: El tiempo establecido para la verificación del cumplimiento de los estándares y el desarrollo de la asesoría, es de 3, 4 u 8 horas, dependiendo de las características propias de cada modalidad. 2. Frecuencia de las visitas de verificación de estándares: La evaluación es un proceso permanente, no obstante, se recomienda realizar mínimo 2 visitas al año a cada entidad contratista y unidad aplicativa. Recuerde las especificaciones dadas en al marco conceptual sobre las circunstancias bajo las cuales se concertan las visitas y las circunstancias a considerar para la no concertación de visitas. Para entidades contratistas siempre se concertan la visitas para todas las modalidades de prevención: Programa de Alimentación Escolar, HCB, CDI, Generaciones con Bienestar Para el caso de unidades se concertan todas las que están a más de 8 horas Para unidades de Generaciones con Bienestar, FAMI y Hogares Sustitutos, también siempre se deben concertar independientemente de su ubicación. Para las unidades aplicativas de PAE no se concerta ninguna de las dos visitas. 64

65 Versión 1.0 Pág 65 de 121 Para el caso de unidades de servicio de las otras modalidades, se debe realizar la primera visita concertada y la segunda sin concertar 3. Desarrollo de las visitas de verificación de estándares. Para la realización de las visitas siga este procedimiento: Cree una atmósfera adecuada, establezca una relación respetuosa y cálida que le permita obtener la información que requiere para verificar el cumplimiento de los estándares. Concerte con los directivos del programa, qué miembros de la entidad acompañarán al equipo de verificación, teniendo en cuenta los componentes que cada uno de ellos entrará a verificar: administrativo, técnico y jurídico. Realice la verificación siguiendo estrictamente las instrucciones consignadas para cada variable en el instrumento de verificación de estándares. Para ingresar al área de preparación de alimentos se debe adoptar las medidas de protección establecidas en el artículo 15 del decreto 3075 de 1997, específicamente: Mantener el cabello recogido y cubierto totalmente mediante malla, gorro u otro medio efectivo. Usar protector de boca y en caso de llevar barba, bigote o patillas, usar cubierta para ellas. Mantener las uñas cortas, limpias y sin esmalte. Usar calzado cerrado, de material resistente e impermeable y de tacón bajo. No se permite usar anillos, aretes, joyas u otros accesorios. No está permitido comer, beber, o masticar cualquier objeto o producto, fumar o escupir en las áreas de producción o en cualquier otra zona donde exista riesgo de contaminación del alimento. En todas las modalidades en donde se preparen desayunos o almuerzos, el profesional o equipo de apoyo al supervisor debe llevar una gramera y un vaso medidor. Para las variables que deban ser objeto de observación directa en los niños, las niñas o los/as adolescentes tenga en cuenta que esta observación no debe atentar contra la integridad y el respeto a ellos y ellas. Por ejemplo, para observar la presencia de piojos, cera en los oídos o posible maltrato, entre otros, establezca un contacto discreto y no evidente con los niños y niñas. No utilice frases alusivas a los aspectos que va a observar. 65

66 Versión 1.0 Pág 66 de 121 Familiarícese con los instrumentos, de tal manera que pueda hacer la aplicación de los mismos, sin necesidad de seguir el orden consecutivo de las variables, es decir, identifique cuáles pueden verificarse en función de la ruta y recorrido que haga en la unidad de observación. Maximice el tiempo, pero no deje de revisar y leer cada variable, aunque crea recordar lo que en ésta se evalúa. Muchas veces por asumir este comportamiento deja de lado algunos aspectos necesarios de evaluar y puede afectar la calificación real. Tomar las fotografías que para las modalidades de Apoyo nutricional y de orientación juvenil a la niñez y adolescencia a nivel nacional y Asistencia a la primera infancia a nivel nacional deben ser: Fachada de la unidad aplicativa, área de almacenamiento de alimentos perecederos y no perecederos cuando corresponda, área de distribución o servido de alimentos, cocina, baños y de todos los aspectos que sean considerados hallazgos que sustentan una situación de reporte inmediato. El registro fotográfico debe elaborarse por visita. Para el proyecto 7: fachada de la vivienda, dormitorio, baño, cocina y de todos los aspectos que sean considerados hallazgos que sustentan una situación de reporte inmediato. Para Entidades Contratistas, adicionalmente a las anteriores deberá incluir: aulas y espacios de talleres, espacios recreativos, zona de archivo, ropería y lavandería, duchas, lavamanos y sanitarios. El registro fotográfico debe permitir evidenciar los aspectos que soportan los resultados. En la primera se toman las fotografías señaladas anteriormente y en la segunda visita, para los casos a los que haya lugar, se hace registro fotográfico de los aspectos que permitan evidenciar cambios respecto a la primera visita Diligencie la hoja de caracterización y registro en su totalidad y consigne el resultado en la hoja de registro. Asegúrese de tener siempre los suficientes criterios de verificación de cumplimiento de la variable observada, antes de hacer la anotación. Revise que no existan errores en la valoración de las variables, en las sumatorias por grupo de estándar y en el valor total obtenido. Cerciórese de anotar el nombre y apellidos del responsable o responsables de la entidad contratista o unidad aplicativa y de trasladarlo de igual forma al acta de visita. Diligencie en su totalidad el acta de visita de verificación de estándares y tenga especial cuidado de llenar todos los espacios de la misma. Recuerde que el acta es un instrumento de registro de los resultados de la verificación de estándares y debe dar cuenta clara y precisa de los resultados, acuerdos y asesoría realizada. 66

67 Versión 1.0 Pág 67 de 121 Cada uno de los espacios del acta debe ser llenado en letra clara, en un lenguaje entendible, no tener borrones, tachones ni enmendaduras. La información consignada en el acta debe permitir hacer el seguimiento de la unidad o entidad supervisada. No olvide verificar que diligenció el nombre y apellidos del responsable o responsables de la entidad o unidad exactamente como lo escribió en la hoja de caracterización y registro. En el apartado Concepto general sobre lo encontrado en la visita se debe anotar de manera general, cuál es la percepción que tiene el o los profesionales que han realizado la visita de verificación de estándares, sobre el funcionamiento y la calidad del servicio que se está evaluando. Asegúrese de ser objetivo y concreto, evite el lenguaje coloquial, no transcriba qué variables cumplieron o no con el estándar, evalúe el servicio en su totalidad y exprese un concepto técnico que posibilite al supervisor del contrato o a los profesionales de los centros zonales encargados de la modalidad visitada, tener clara la situación del servicio y tomar las decisiones que se requieran. De manera más detallada tenga en cuenta que los conceptos son construcciones, por medio de las cuales expresamos la comprensión de las condiciones de calidad del servicio evaluado, es decir el concepto recoge la opinión del o los profesionales que realizan la visita a partir de los resultados obtenidos, del dialogo con los niños, niñas y adolescentes y con el equipo del socio estratégico. EL concepto debe contener unos mínimos a saber: 1. Una descripción de las estrategias de evaluación (observación, verificación, encuestas grupos focales) A partir de la observación, verificación, entrevistas con niños y niñas y con los profesionales de la institución se puede concluir. 2. Expresa la conclusión que se obtiene del conjunto de resultados obtenidos que el proceso de atención brindado a los niños y niñas les permiten avanzar en su desarrollo, potenciar los factores protectores que tienen y disminuir o eliminar los factores de vulnerabilidad teniendo en cuenta las características de la población y el tipo de modalidad. 67

68 Versión 1.0 Pág 68 de Vincula la apreciación y percepción de los niños, niñas y adolescentes en la conclusión ya sea ratificando lo observado con las otras estrategias de evaluación o generando una condición diferente la cual debe ser interpretada y en lo posible entendida.. Los niños y niñas consideran que la atención que están recibiendo, que los servicios brindados les han permitido.. Los niños y niñas consideran que la atención que están recibiendo, que los servicios brindados NO LES EL concepto relacionado en el acta de visita No debe contener los aspectos siguientes: Caracterización de la población, Relación de variables y estándares cumplidos o incumplidos Debe asegurarse que quede consignada en el acta en Observaciones de la entidad o unidad evaluada, las apreciaciones de los supervisados sobre diferencias que no se hayan podido concertar, así como la percepción sobre la actitud y trato que se ha tenido por los profesionales que han realizado la visita. Esto permitirá en primer lugar, asegurar la participación final de quien se evalúa y en segundo lugar formalizar las observaciones que se presentan respecto a características de las variables, el desarrollo de la visita y así disminuir observaciones posteriores que no pueden ser objeto de verificación. Igualmente, debe registrar de manera específica en el espacio de Asesoría la orientación y acompañamiento que ha brindado para superar los aspectos débiles o deficientes e igualmente anotar las recomendaciones presentadas. Recuerde que las actas deben ser firmadas tanto por las personas que reciben la visita, como por el equipo de profesionales que las realiza, incluyendo el número del documento de identidad de cada uno de los participantes. 4. Registrar los resultados de la verificación teniendo en cuenta: a) Identificar para cada variable el nivel de cumplimiento en la cual se encuentra y establezca el rango de calificación que le corresponde, y anotar el valor numérico que está a la izquierda del indicador, en la casilla correspondiente de la respectiva hoja de caracterización y registro. 68

69 Versión 1.0 Pág 69 de 121 b) Para la verificación, ciertas variables exigen que se cumplan algunos requisitos, los cuales se encuentran numerados en la columna instructivo y rangos de calificación de cada instrumento de verificación de estándares. De acuerdo con la calificación asignada a la variable, identifique cuál o cuáles de estos requisitos no se están cumpliendo, identifique las posibles causas del incumplimiento, establezca con los responsables de la entidad o unidad, los compromisos de mejora y transcriba estos datos al formato Compromisos de mejora. Este procedimiento se debe realizar para cada una de las variables que no cumpla con el estándar y están identificadas como de responsabilidad de la entidad o unidad. El formato Compromisos de mejora, hace parte del informe de visita de verificación de estándares y debe ser firmado por los responsables de la entidad o unidad. Una copia de este formato debe ser entregado a la entidad o unidad y otra remitirla al supervisor del contrato o coordinador zonal, según corresponda. Si las hojas del formato son insuficientes, adicione tantas como sean necesarias, numérelas y hágalas firmar por las partes. c) Asegurarse de anotar la calificación que efectivamente obtuvo la variable en la casilla correspondiente de la hoja de caracterización y registro d) Para obtener el valor total por grupo de estándares debe realizar la sumatoria de los valores obtenidos en cada una de las variables que hacen parte del grupo que está evaluando, es decir estándares de estructura, estándares de proceso y estándares de resultado e) Para algunos servicios, en los instrumentos aparecen variables que por razones específicas no son objeto de verificación, particularmente, las que tienen restricciones por edad o discapacidad severa de los niños y las niñas. Para estas variables se ha previsto la condición de No aplica, la cual debe manejarse de tal manera que no sobre califique o subcalifique a la unidad de observación en cuestión. f) En atención a lo anterior, si a la unidad de observación que está visitando se le restringen algunas variables con el No aplica, el profesional o equipo de apoyo de profesionales que realizan la verificación de estándares debe efectuar un cálculo respecto al nivel de cumplimiento del estándar del componente, así: Identifique el valor total obtenido en cada grupo de estándares. Reste los valores estándar de las variables que no aplican. Para las variables No aplica escriba en la casilla correspondiente una barra inclinada a la izquierda y cuando traslade la información al registro EV 12.1, digite N/A 69

70 Versión 1.0 Pág 70 de 121 (en mayúsculas). El sistema automáticamente descontará este valor del establecido para el grupo de estándares. Por ejemplo, el valor estándar para el grupo de estándares de resultado es 170 y para el servicio que está evaluando existen dos variables de resultado que no aplican, cuyos valores estándar suman 20, entonces, el valor estándar de este grupo de estándares, para este caso específico, será: = 150. g) Cuándo no aplica una variable? Cuando en la columna VARIABLE Y DEFINICION, del instrumento de verificación de estándares está consignado el No aplica y se explica por qué. Es importante no confundir este concepto con el incumplimiento de la variable. Algunos profesionales consideran en una visita, por razones particulares, que una variable eventualmente no debe aplicar y deciden hacer efectivo un NO APLICA, que no está autorizado. Esto no debe darse, lo correcto para estos casos es reportar la observación a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, en donde se analizará la situación y si es procedente se hará el ajuste correspondiente en el instrumento específico. h) Para los programas en los cuales se supervisa tanto a la entidad contratista como a la unidad aplicativa (por ejemplo, entidad contratista de hogares de bienestar y madres comunitarias, entidad contratista de hogares infantiles y hogares infantiles, hogares sustitutos y alimentación al escolar), tenga en cuenta que el nivel de cumplimiento de los estándares por parte de la entidad contratista, debe verse reflejado en la ejecución de las unidades aplicativas. Por lo tanto, es necesario que las entidades contratistas conozcan los resultados de las visitas de verificación de estándares que han obtenido las unidades aplicativas que están administrando. i) La verificación de algunas variables exigen la aplicación de una encuesta. Para su aplicación siga las instrucciones contenidas en el instructivo y además, tenga en cuenta que: Las encuestas están previstas para registrar la percepción de de los/as usuarios/as de los programas, como de los equipos de la entidad contratista y de las madres sustitutas. La aplicación de las encuestas requiere tener en cuenta el tiempo que llevan en el servicio tanto los niños, las niñas o los/as adolescentes, como las personas que hacen parte de la unidad aplicativa. Los resultados carecerán de validez si se aplica una encuesta de opinión a un/a usuario/a o integrante de una unidad aplicativa, que no haya permanecido el tiempo suficiente en el 70

71 Versión 1.0 Pág 71 de 121 servicio, que le permita tener el conocimiento y la experiencia para opinar sobre los aspectos indagados en las encuestas. Una vez aplicadas las encuestas realice la tabulación de las mismas, siguiendo las instrucciones contenidas en el formato de consolidación de frecuencia de respuestas. Copia del registro de análisis de frecuencias deberá entregarse a la entidad o unidad, con el fin de que los resultados así obtenidos se constituyan en oportunidad de mejoramiento de la calidad del servicio. Como ya se mencionó se deben concertar todas las visitas, pero si por razón extraordinaria se realiza una no concertadas y no es posible aplicar las encuestas según lo establecido en el anexo 1 de los instrumentos (selección de la muestra) éstas se realizarán con el número de niños, niñas, adolescentes del programa que se encuentre presente durante la realización de la visita. Si un niño, niña o adolescente responde en las encuestas que lo castigan con golpes, insultos o ridiculización, debe entrevistarlo individualmente, para verificar si se ha producido algún tipo de maltrato. Este hecho se constituye en una situación de reporte inmediato y debe comunicarla al supervisor del contrato o al coordinador zonal, según corresponda. GRUPO DE DISCUSION Es una técnica de levantamiento de información en estudios sociales. Su justificación y validación teórica se funda sobre un postulado básico, en el sentido de ser una representación colectiva a nivel micro de lo que sucede a nivel macrosocial, toda vez que en el discurso de los participantes, se generan imágenes, conceptos, lugares comunes, etc., de una comunidad o colectivo social. La técnica de los grupos focales es una reunión con modalidad de entrevista grupal abierta y semiestructurada, en donde se procura que un grupo de individuos seleccionados discutan y elaboren, desde la experiencia personal, una temática o hecho social que es objeto de análisis, por ejemplo, una detección de necesidades de capacitación. En resumen es una discusión cuidadosamente diseñada para recoger la percepción de un grupo de personas sobre un área particular de interés Al utilizar las entrevistas de preguntas abiertas como metodología, se ofrece a los participantes una mayor flexibilidad en la manera en que desean responder. 71

72 Versión 1.0 Pág 72 de 121 El secreto consiste en que los participantes puedan expresar libremente su opinión sobre diferentes aspectos de interés en un ambiente abierto para el libre intercambio de ideas. CONDICIONES GENERALES Características del grupo de discusión Los participantes tienen ciertas características Homogéneas. Se proveen datos de índole cualitativo. La discusión es enfocada en un aspecto específico. Es sumamente importante la percepción de los usuarios sobre los servicios y oportunidades. El propósito no es el de establecer consenso, sino el de establecer las percepciones, sentimientos, opiniones y pensamientos de los usuarios sobre el servicios y oportunidades. Puede constituir un buen foro para facilitar un cambio sistémico adecuado en la organización. Ventajas del grupo de discusión Es un proceso social, donde se ofrece la oportunidad de interactuar con otras personas. Las personas prefieren y responden más a este tipo de actividad que a otras donde haya menos interacción, como en el caso de los cuestionarios individualizados, o el caso de los cuestionarios escritos. Esta técnica no excluye a aquellos participantes que tengan limitaciones en la lectura y la escritura. Los participantes pueden decidir sus opiniones después de escuchar a otros. El grupo de discusión es un proceso vivo y dinámico, el cual ocurre naturalmente. Provee suficiente flexibilidad para explorar asuntos no anticipados de antemano. Tiene mayor credibilidad que otras técnicas, debido a que la estrategia y los hallazgos son fácilmente entendibles por los participantes y por aquellos que van a utilizar la información. Limitaciones del grupo de discusión 72

73 Versión 1.0 Pág 73 de 121 El moderador tiene menos control en una entrevista de grupo de la que pueda tener en una individualizada. Los datos son más difíciles de analizar, especialmente porque los comentarios deben ser analizados según el contexto de la discusión. La técnica requiere de entrevistadores diestros. El éxito de la actividad va a residir en gran parte en las destrezas del moderador. Los grupos pueden variar considerablemente. La composición de cada grupo de discusión tiende a tener unas características especiales, para las que el moderador debe estar preparado. A veces resulta difícil reunir a las personas. La dinámica debe ofrecerse en un ambiente que invite al intercambio de ideas. Esto puede representar algún tipo de problema de logística. Planificación del grupo de discusión Es necesario determinar el propósito de la actividad. Entre otras cosas se debe establecer la razón por la cual se va a desarrollar un ejercicio de grupo de discusión, a quiénes les interesa la información, los tipos de información que son importantes, quiénes van a ser los usuarios de la información, determinar el tipo de información requerida, y la razón por lo que la misma es requerida. Determinar la población a participar. Para el caso particular se desarrollará el grupo de discusión para las siguientes modalidades de restablecimiento de derechos y conflicto con la ley: 1) Internado Conflicto con la Ley 2) Internado Abierto- SRPA 3) CAE SRPA 4) Internado de Atención Especializado 5) Internado Gestantes 6) Internado Discapacidad 7) CAE - Desvinculados El propósito es que los participantes se puedan expresar libremente sin herir susceptibilidades. Es posible desarrollar buenos grupos focales si el moderador provee un ambiente apropiado para el mismo. El tamaño de cada grupo debe fluctuar entre 8-12 personas, con un número óptimo de 10. Se organizará un grupo con la población que tenga entre 13 y 18 años, sin embargo si en el momento de la visita o la población atendida es menos a este rango, se debe constituir un grupo con niños y niñas entre 8 y 12 años de edad. 73

74 Versión 1.0 Pág 74 de 121 Desarrollar un plan y estimar los recursos requeridos. Esto usualmente incluye el desarrollar el plan, desarrollar las preguntas, identificar y reunir a los participantes, probar el proceso. La redacción de las preguntas Las preguntas deben ser abiertas, de manera que éstas generen pensamiento crítico, y que cada uno tenga la suficiente flexibilidad para elaborar sus respuestas. Preguntas que se contesten con una palabra o con un sí o un no se deben evitar. Ejemplos de preguntas son los siguientes: Qué opinas del programa? Cómo te sentiste en la conferencia? Dónde conseguiste la nueva información? Qué aspectos te gustan más de la propuesta o proyecto? Durante este proceso no se debe descartar el añadir preguntas que no habían sido previamente consideradas, o modificar preguntas existentes. 4., Se debe establecer una secuencia lógica de las mismas. 5. Para el caso que nos ocupa, la duración del grupo de discusión debe fluctuar entre 1 y 1.1/4 horas de duración. Selección del moderador del Grupo de Discusión Es importante que el moderador participe de la planificación de la reunión y esté totalmente al tanto del tema a desarrollar para que logre un dominio efectivo de la actividad. Debe ser una persona que se tenga las habilidades requeridas para dirigir un grupo. Debe tener habilidades comunicacionales, como saber escuchar, darse a entender claramente tanto verbal como no verbalmente, saber interpretar conductas comunicacionales, manejo de dinámicas de grupos, control eficiente del tiempo, asertividad. Debe poder ocuparse no solo de mantener a los miembros del grupo atento y concentrado, sino también mantener el hilo central de la discusión, y cerciorarse que cada participante participe activamente. También se debe utilizar un equipo de dos personas, donde una persona modera la discusión y la otra lleva la relatoría o hace un trabajo de observación del comportamiento asociado de los asistentes. Durante la reunión el moderador debe promover el debate planteando preguntas que estimulen la participación demandando y desafiando a los participantes con el objetivo de sacar a flote las diferencias. Algunas veces será necesario llevar la discusión a los pequeños detalles o si es el caso impulsar la discusión hacia temas más generales cuando ésta ha alcanzado un rumbo equivocado o ambiguo. 74

75 Versión 1.0 Pág 75 de 121 Debe procurar mantener a los participantes atentos al tema en discusión siendo posible que en ciertas circunstancias, él deba conducir la conversación hacia sus orígenes con el objetivo de reordenarla. El moderador también deberá asegurarse que cada uno de los participantes tenga la oportunidad de expresar sus opiniones. Se recomienda que no muestre preferencias o rechazos que influencien a los participantes a una opinión determinada o a una posición en particular. DESARROLLO DEL GRUPO DE DISCUSION Se debe seleccionar un lugar donde los participantes puedan hablar en privado, evitando zonas ruidosas para que puedan ser escuchados por el moderador y el relator. Es necesario seleccionar un lugar de fácil acceso a los participantes. La discusión se debe conducir en forma de diálogo abierto en el que cada participante pueda comentar, preguntar y responder a los comentarios de los demás, incluyendo a los del moderador. Todos los participantes deben sentarse a la misma distancia del moderador y dentro del campo de visión de los demás participantes. El Moderador da la bienvenida a los participantes, presenta el objetivo, da orientaciones generales y ubica al grupo mentalmente en el debate. El moderador formula la primera pregunta e invita a participar. En el caso de que nadie hablara, el moderador puede estimular las respuestas por medio del recurso de la "respuesta anticipada", que consiste en contestar uno mismo insinuando algunas alternativas posibles. Esto da pie para que los presentes adhieran o rechacen las sugerencias, con lo cual comienza el debate. Una vez en marcha el debate, el moderador lo guía prudentemente cuidando de no ejercer presiones, intimidaciones o sometimientos. Lo que importa más no es obtener la respuesta que se desea, sino la elaboración mental y las respuestas propias del grupo. El Moderador prestará atención no sólo al desarrollo del contenido que se debate, sino también a las actitudes de los miembros y detalles del desarrollo del proceso de grupo. Distribuirá convenientemente el uso de la palabra alentando a los tímidos. Observará las posibles inhibiciones o dificultades que se presenten, y si lo cree conveniente para la marcha del debate las hará manifiestas al grupo. El Moderador no debe "entrar" en el debate del tema; su función es la de conducir, guiar, estimular. Mantendrá siempre una actitud cordial, serena y segura que servirá de apoyo sobre todo en eventuales momentos de acaloramiento de quienes sí están intelectual y emocionalmente entregados a la discusión. Admitirá todas las opiniones, pues ninguno debe sentirse 75

76 Versión 1.0 Pág 76 de 121 rechazado, burlado o menospreciado. Su función es la de conducir al grupo hacia ideas correctas y valiosas. El relator y el observador anotan las respuestas de los participantes y observan los mensajes ocultos y no verbales de los participantes. Relator y los observadores analizan la información recabada y obtienen conclusiones. Función del moderador antes del grupo de discusión Familiarizarse con el tema a tratarse Coordinar la conformación del grupo. Coordinar la logística del grupo. Practicar la introducción. Sentirse cómodo con las preguntas. Estar descansado. Llegar temprano. Determinar la ubicación de las personas. Se recomienda una mesa redonda y un cartón donde se escriba el primer nombre de los participantes. En cuanto a la ubicación de las personas, el más tímido debe colocarse al frente del moderador, para que se sienta confiado a hablar. El más inquieto debe sentarse justamente al lado del moderador con el propósito de que se tranquilice un poco. Esto si se puede identificar con anticipación. Dar la bienvenida al inicio del grupo. Comenzar y terminar en el tiempo previsto (1 hora máximo 1 ¼ horas). Guardar su opinión. Controlar reacciones verbales y no verbales. Al final, pregunte si algo se ha quedado sin tener en cuenta. Funciones del relator en el grupo de discusión Conseguir los materiales (libreta, tarjetas de cartulina) Hacerse cargo del arreglo del salón. Dar la bienvenida a los participantes. Sentarse en el lugar designado. Se recomienda que sea en una mesa cerca de los participantes. Verificar los datos recolectados. Tomar nota de la discusión. No participar en la dinámica. Realizar preguntas cuando se lo indique el moderador. 76

77 Versión 1.0 Pág 77 de 121 Proveer un resumen de la actividad. Proveer insumos al informe del moderador. PROCESO DEL ANALISIS DEL GRUPO DE DISCUSION Fecha del Grupo de Discusión Nombre de la entidad en la que se desarrolla el Grupo de Discusión Nombre de la modalidad Número de participantes Número de hombres Número de mujeres Rango de edad Nombre del Moderador Nombre del Relator EJEMPLO DE UNA INTRODUCCIÓN AL GRUPO DE DISCUSION Buenas tardes y bienvenidos a nuestra sesión. Gracias por sacar un tiempo para participar en esta discusión del Servicio de xxxxxxx. Me llamo y trabajo para. Me acompaña. Cada uno de ustedes tiene cosas que decir sobre los tema que vamos a abordar. El propósito del encuentro es el de conocer su opinión sobre algunos aspectos del servicio y de cómo se sienten ustedes. Para el ICBF es muy importante conocer la opinión de ustedes. En esta actividad no hay respuestas correctas o incorrectas, sino diferentes puntos de vista. Favor sentirse con libertad de expresar su opinión, aún cuando esta difiera con la que expresen sus compañeros. 77

78 Versión 1.0 Pág 78 de 121 Les pido que por favor hablen alto, ya que no queremos perdernos ninguno de sus comentarios. Si varios participantes hablan al mismo tiempo, no lograremos escuchar y entender lo que están planteando y la recolección de la información se hará difícil. Estaremos llamando a cada uno por el primer nombre. El informe final no incluirá los mismos para asegurar la confidencialidad. Tengan en cuenta que estamos tan interesados en los comentarios negativos como en los positivos. Nuestra sesión durará una hora máximo una hora y cuarto, y no tomaremos ningún receso formal. Colocaremos tarjetas en la mesa al frente de Usted, para que nos ayuden a recordar los nombres de cada cual. Para romper el hielo, vamos a averiguar algo sobre Ustedes, su nombre, xxx, xxxx, y hace cuanto está ubicado en esta institución. TEMATICAS A ANALIZAR PREGUNTAS En la institución en dónde y con quién han aprendido algo importante? Resumen Breve/Aspectos Claves Frases Notables Relación de posibles categorías de respuesta, marque con una X aquellas opciones que se recogieron en la discusión: Actividades 1. Espacios académicos (básica y media) 2. Espacios académicos (Formación laboral) 3. Talleres ocupacionales 4. Espacios recreativos 5. Espacios culturales 78

79 Versión 1.0 Pág 79 de Intervenciones profesionales individuales 7. Sesiones grupales 8. Espacios de alimentación 9. Actividades cotidianas de hábitos y costumbres. 10. Salidas pedagógicas. 11. Reuniones doctrinales 12. Otro cuál Conclusión General sobre la tercera temática Quiénes, marque con una X aquellas opciones que se recogieron en la discusión: 1Director y/o coordinador 2. Psicólogo 3. Trabajadora Social 4. Pedagogo 5. Educador - formador 6. Personal manipulador de alimentos 7. Nutricionista. 8. Terapeutas 9. Personal de salud 10. Voluntarios 11. Talleristas 12 otro Cuál Conclusión General sobre la tercera temática 79

80 Versión 1.0 Pág 80 de 121 Si tuvieran que identificar las expresiones - sentimientos (felices, tristes, ansiosos, furiosos, tranquilos) de la gran mayoría de sus compañeros acá, cuál la representa mejor. Resumen Breve/Aspectos Claves Frases Notables Marque con una X aquellas opciones que se recogieron en la discusión: 1. Felicidad 2. A gusto 3. Tranquilidad 4. Rabia 5. Tristeza 6. Ansiedad 7. Miedo 8. Aburrimiento 9. Desesperanza Conclusión General sobre la segunda temática Estar acá les ha permitido algo importante para la vida? Resumen Breve/Aspectos Claves Frases Notables 80

81 Versión 1.0 Pág 81 de 121 Marque con una X aquellas opciones que se recogieron en la discusión: 1. Crecimiento personal. 2. Mejorado las relaciones con la familia. 3. Mejorado las relaciones con pares. 4. A valerse por sí mismo oficio 5. A querer estudiar y aprender 6. A superar los problemas. 7. A respetar a otros. 9. A respetar las normas. 10. A quererme valorar la vida 11. A valorar la libertad. 12. Nada Conclusión General sobre la tercera temática Cómo describirían el trato de los adultos de la institución hacia ustedes? Resumen Breve/Aspectos Claves Frases Notables 81

82 Versión 1.0 Pág 82 de 121 Marque con una X aquellas opciones que se recogieron en la discusión: 1. Amables. 3. Respetuosos 4. Preocupados por generar lo mejor para mi 5. Irrespetuosos 6. Indiferentes 6. Groseros 7. Maltratantes de palabra 9. Maltratantes físicamente Conclusión General sobre la cuarta temática PROCESO DEL ANALISIS DEL GRUPO DE DISCUSION Por cada temática abordada el moderador con el relator deben hacer un cierre, en el cual se comparta con el grupo los aspectos claves identificados y la conclusión general a la que se llega a partir de lo expuesto por el grupo. Si es necesario, a partir de las opiniones finales se hacen los ajustes requeridos a la conclusión planteada por temática Para lograra lo anterior, el relator expone los aspectos calves consignados y el moderador debe hacer el cierre correspondiente. GRUPO DE DISCUSION EQUIPO INSTITUCIONAL Fecha del Grupo de Discusión Nombre de la entidad en la que se desarrolla el Grupo de Discusión 82

83 Versión 1.0 Pág 83 de 121 Nombre de la modalidad Número de participantes Número personas directivas Número de personas profesionales Número de personas administrativas Número de personas servicios generales Nombre del Moderador Nombre del Relator EJEMPLO DE UNA INTRODUCCIÓN AL GRUPO DE DISCUSION Buenas tardes y bienvenidos a nuestra sesión. Gracias por sacar un tiempo para participar en esta discusión para identificar oportunidades de mejora para la modalidad xxxxxxx. Me llamo y trabajo para. Me acompaña. Cada uno de ustedes tiene cosas que decir sobre los tema que vamos a abordar. El propósito del encuentro es el de conocer su opinión sobre algunos aspectos que puedan contribuir a fortalecer y mejorar las condiciones generales de la modalidad que desarrollan acá. Para el ICBF es muy importante conocer la opinión de ustedes. En esta actividad no hay respuestas correctas o incorrectas, sino diferentes puntos de vista. Favor sentirse con libertad de expresar su opinión. Les pido que por favor hablen alto, ya que no queremos perdernos ninguno de sus comentarios. Si varios participantes hablan al mismo tiempo, no lograremos escuchar y entender lo que están planteando y la recolección de la información se hará difícil. El informe final no incluirá los mismos para asegurar la confidencialidad. Tengan en cuenta que estamos tan interesados en los comentarios negativos como en los positivos. Nuestra sesión durará una hora máximo una hora y cuarto, y no tomaremos ningún receso formal. Colocaremos tarjetas en la mesa al frente de Usted, para que nos ayuden a recordar los nombres de cada cual. 83

84 Versión 1.0 Pág 84 de 121 Para romper el hielo, vamos a averiguar algo sobre Ustedes, su nombre, xxx, xxxx, y hace cuanto está trabajando en esta institución. Objetivo de la modalidad Resumen Breve/Aspectos Claves Frases Notables Conclusión General sobre la cuarta temática Criterios de ubicación Resumen Breve/Aspectos Claves Frases Notables 84

85 Versión 1.0 Pág 85 de 121 Conclusión General sobre la cuarta temática Etapas de la modalidad Resumen Breve/Aspectos Claves Frases Notables Conclusión General sobre la cuarta temática Actividades previstas de la modalidad Resumen Breve/Aspectos Claves Frases Notables 85

86 Versión 1.0 Pág 86 de 121 Conclusión General sobre la cuarta temática Recursos requeridos Resumen Breve/Aspectos Claves Frases Notables Conclusión General sobre la cuarta temática Tiempos de permanencia - Rotación Resumen Breve/Aspectos Claves Frases Notables 86

87 Versión 1.0 Pág 87 de 121 Conclusión General sobre la cuarta temática Qué hacer en caso de que se presente una situación sobre la cual la observación del profesional o equipo de profesionales difiere de la observación del equipo o persona que presta el servicio? Para este caso particular desarrolle el procedimiento siguiente: Identifique la variable o situación sobre la cual no hay consenso. Escuche los argumentos de quien recibe la visita de verificación de estándares, respecto a la diferencia de apreciación de su calificación. Plantee de la forma más clara y precisa sus propios argumentos y dirima los desacuerdos dirigiéndose a la fuente de verificación de la variable. Recuerde que las fuentes de verificación y los criterios de calidad definidos son los que permiten establecer si se está cumpliendo o no con la obligación contraída, pero esto sólo será posible si usted sigue fielmente las instrucciones definidas para la observación de cada variable. Establezca acuerdos y propicie la concertación. Además, tenga en cuenta que: a. La concertación es una actividad que requiere habilidad, empatía, prudencia, paciencia y conciencia de valores. b. Manejar los desacuerdos negativamente implicará una lucha de contrarios, en un clima de destructividad que lleva al enfrentamiento y al desgaste. El resultado será de tensión, frustración y agresión. En cambio, el conflicto 87

88 Versión 1.0 Pág 88 de 121 manejado positivamente significará una conciliación de puntos de vista diferentes, donde surgirán nuevas formas de solución. c. Es necesario ser asertivo/a, propositito/a, flexible, objetivo, no agresivo/a ni inhibido/a y evitar las amenazas, pues éstas crean resistencias y mecanismos de defensa que no contribuyen a la solución del conflicto. 5. Recepción de visitas: Los contratos de aporte establecen como obligación que las entidades contratistas deben aceptar el seguimiento y control del ICBF. Igualmente, los lineamientos técnicos definen que los responsables de las unidades deben aceptar estas condiciones. Por ello, es indispensable que las visitas se desarrollen respetando los tiempos establecidos para cada modalidad. Si una entidad o unidad se niega a recibir la visita o no acepta que la visita se desarrolle de acuerdo con los tiempos establecidos, el profesional o equipo de profesionales que está asignados para hacer la verificación de estándares, debe recordarle lo pactado en el contrato y en los lineamientos técnicos y reportar al centro zonal esta situación y diligenciar el formato de Situación de Reporte Inmediato. 6. Situaciones de reporte inmediato: Durante el desarrollo de la visita de verificación de estándares, pueden observarse situaciones que no están contempladas en los instrumentos. A estas situaciones que amenazan o vulneran los derechos de los niños y las niñas o a la descrita en el numeral anterior se les denomina situaciones de reporte inmediato. Con el fin de registrar las eventualidades de este tipo, se elaboró el registro Reporte de situación inmediata y se diseñó la ruta para respuesta a éstos (ver flujo grama). Cuando el profesional o equipo de profesionales identifique una situación de reporte inmediato, debe consignarlo en el registro correspondiente e informar al centro zonal, a la regional y la sede nacional, como su nombre lo indica de manera inmediata y simultánea. El centro zonal con el apoyo de la regional debe iniciar las acciones inmediatas que permitan resolver la situación encontrada. La Oficina de Aseguramiento a la Calidad, hará el seguimiento a las actuaciones del centro zonal, hasta verificar que las condiciones que dieron origen al reporte inmediato, hayan sido superadas. Las regionales deben informar a los dos días del reporte, la actuación inicial que adelantaron y una vez solucionada la situación comunicar a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad los resultados de su gestión. El incumplimiento de los estándares de las variables de prevención y detección del maltrato, se considera situación de reporte inmediato. 88

89 Versión 1.0 Pág 89 de La asesoría. Se entiende por asesoría el conjunto de acciones específicas y concretas que sugiere el profesional o equipo de profesionales con respecto a la situación general y/o particular encontrada, con el fin de mantener los factores que están determinando los resultados positivos identificados y proponer las alternativas para modificar los aspectos que están generando el incumplimiento de los estándares. La asesoría es una estrategia que le da valor agregado a la verificación de estándares. La formación académica y la experiencia laboral del profesional o equipo de profesionales, posibilitan que se ofrezcan las sugerencias e indicaciones pertinentes para el mejoramiento de la calidad del servicio que se está evaluando. Por ello, es fundamental que se dedique el tiempo que sea necesario a estas actividades, con el fin de garantizar que las orientaciones, sugerencias y recomendaciones dadas en relación con la cualificación de la atención a los niños, niñas y/o adolescentes han quedado lo suficientemente claras. Como parte del ejercicio de asesoría se debe apoyar la elaboración de los acciones de mejoramiento, de acuerdo con los resultados de la verificación de estándares. De igual manera en algunos casos se puede identificar que es necesario elaborar plan de mejoramiento los cuales son responsabilidad de la entidad contratista o unidad aplicativa; el profesional o equipo de profesionales presta la asesoría para la elaboración del mismo. La posibilidad de mejora de una entidad contratista o unidad aplicativa está directamente relacionada con la calidad de la asesoría, por lo tanto debe asegurarse de brindar todo el acompañamiento necesario, bajo parámetros técnicos y garantizar que no se entra en contradicción con los lineamientos técnicos del ICBF. Por lo anterior, es de vital importancia que se tenga conocimiento exacto y detallado de los mismos. 8. El cierre formal de la visita. Al finalizar la visita se debe prever la discusión y el análisis de los resultados con las directivas y el equipo técnico de la institución; con los representantes de las entidades contratistas y con los o las responsables de las unidades, según sea el caso. Los resultados deben ser consignados en el acta de visita de verificación de estándares y ésta debe ser firmada por las partes. Cerciórese de que las recomendaciones de mejoramiento han quedado claras así como los tiempos para efectuarlas. Utilice el parafraseo, es decir, exprese en sus palabras los aspectos acordados, lo que le permitirá estar seguro de los acuerdos y su cabal entendimiento. 89

90 Versión 1.0 Pág 90 de 121 Recuerde que el tipo de resultados es lo que determinará los aspectos que deben consignarse en el acta y que, adicionalmente, permitirá establecer otro tipo de actuaciones. La hoja de caracterización y registro, la hoja de calificación y el acta de visita se constituyen en el informe de visita; copia de estos documentos deben entregarse a la entidad contratista o unidad aplicativa según sea el caso. 9. Registro y Clasificación de los resultados de la visita. La calificación de los resultados de la visita tiene un componente cuantitativo y uno cualitativo. El cuantitativo se refiere al porcentaje global del cumplimiento de estándares definidos para la modalidad evaluada. El porcentaje de cumplimiento es un factor que contribuye a definir la calificación, no obstante, lo determinante es la condición en la cual se encuentra la entidad o unidad evaluada. Por ello, se discrimina por actor corresponsable de la calidad del servicio cuatro condiciones: 1) 100% del porcentaje de cumplimiento: Cumple con los estándares frente a la prestación del servicio. 2) Entre 80% y 99%: del porcentaje de cumplimiento: Cumple parcialmente con los estándares frente a la prestación del servicio y requiere seguimiento y asistencia técnica a corto plazo. Máximo 3 meses. 3) Entre 60% y 79%. del porcentaje de cumplimiento: Cumple parcialmente con los estándares frente a la prestación del servicio y requiere seguimiento y asistencia técnica INMEDIATA. Máximo 1 mes. 4) El 59.9% o menos del porcentaje de cumplimiento: No garantiza el cumplimiento de los estándares y requiere actuaciones técnicas, jurídicas o administrativas según corresponda. Teniendo en cuenta que la calidad de un servicio es responsabilidad de diferentes actores, los instrumentos de cada una de las modalidades, en su primera columna, están identificando por variable esta situación. A partir de esta diferenciación se realizarán dos tipos de análisis y cálculos diferentes para lo cual usted debe: a) Realizar la sumatoria total por grupo de estándar y consignar el resultado en la hoja de caracterización y registro. b) Realizar la sumatoria total por grupo de estándar correspondiente a cada responsable. 90

91 Versión 1.0 Pág 91 de 121 Teniendo en cuenta las sumatorias anteriores de deben seguir estrictamente las instrucciones relacionadas a continuación, las cuales: se ejemplifican desde los resultados de una visita realizada a un Hogar Sustituto. Para la Hoja de Calificación. Para la Calificación por tipo de estándares El diligenciamiento de los cuadros siguientes permite, por una parte, obtener un porcentaje de cumplimiento global en la prestación del servicio, y por otra, una calificación sobre el cumplimiento de cada responsable en lo que le compete como tal. (1) Tipo de Estánda r Vs Resulta do Vs Proceso (2) Valor máximo Vs Estructu 20 ra Sumatoria Columna (3) (3) Valor máximo a obtener descontan do No aplica (4) Proporción factor Sumatoria Columna (3) / (Valor máx. N/A) Var. Resultado Sumatoria Columna (3) / (Valor máx. N/A) Var. Proceso Sumatoria Columna (3) / (Valor máx. N/A) Var. Estructura (5) Resultado Operación Factor (Tomar 4 Dígitos) (6) Valor obtenido (7) Resultado Operación (5) x (6) (Tomar 4 Dígitos) (8) Cálculo % de cumplimiento (7) / Sumatoria Columna (3) X 100 (Tomar 2 Dígitos) (9) Porcentaje global = Sumatoria columna (8) / 3 (10) En la columna 1 se encuentran relacionados los tipos de estándares en el orden en que están agrupados en el instrumento. En la columna 2 Se encuentra consignado el valor máximo que puede obtenerse, si todas las variables aplican. En La columna 3 Si todas las variables aplican consigne el valor que aparece en la columna 2. Si se hacen efectivos los no aplica, registre el valor máximo a obtener, descontando las variables que no aplican para el conjunto de variables que conforman cada grupo (Resultado, Proceso, Estructura). En la columna 4 se registra la proporción así: en el numerador se registra la sumatoria de la columna (3) y en el denominador se registra el valor obtenido para cada grupo de estándares como aparece en la columna (2). Esta proporción permite obtener un factor multiplicador para igualar el peso estadístico de cada grupo de estándares. 91

92 Versión 1.0 Pág 92 de 121 En la columna 5 se consigna el valor resultante de la operación anterior, para cada grupo de estándares. En la columna 6 registre el valor obtenido por la entidad o unidad a partir de la visita de verificación de estándares, como usted la registró en la hoja de caracterización y registro, para cada grupo de estándares. En la columna 7 registre el producto de la operación resultante de multiplicar el valor de la columna (5) por el valor de la columna (6). En la columna 8 registre el valor resultante de dividir el valor de la columna (7) entre la sumatoria de la columna (3) y multiplíquelo por 100, lo que corresponde al porcentaje de cumplimiento para cada grupo de estándares. Para calcular el porcentaje global del instrumento, realice la operación indicada en el numeral 9, registre el resultado en la celda (10.) Calificación por Responsable En la columna 1 aparecen discriminados los responsables frente a la prestación del servicio. La columna 2 contiene la sumatoria del valor estándar del conjunto de variables por cada responsable. En la columna 3 registre el valor máximo a obtener, descontando las variables que no aplican para cada responsable. En la columna 4 registre el valor total obtenido a partir de la visita de verificación de estándares, como usted la registró en la hoja de caracterización y registro para cada responsable. Identifique este valor realizando la sumatoria por responsable de los estándares de Resultado, Proceso y Estructura. En la columna 5 realice el cálculo del porcentaje de cumplimiento, incluyendo en el numerador el valor consignado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (3) En la columna 6 registre la operación de la columna (5) En la columna 7 registre el valor obtenido en la operación realizada en la columna (6). (1) (2) (3) (4) (5) (6) 92

93 Versión 1.0 Pág 93 de 121 Responsable Valor Máximo sin N/A Operador 840 Familia 20 Defensor de Familia 20 ETIDF 10 Valor a obtener descontando No aplica Valor obtenido Cálculo de % de cumplimiento Porcentaje de cumplimiento (Tomar 2 decimales) NOTA IMPORTANTE: *Para la modalidad de Hogar sustituto, si el hogar sustituto es administrado por entidad contratista, las variables que aparecen en el instrumento como responsabilidad de operador - centro zonal serán sumadas para el operador y sólo la variable 47 Carpeta del hogar sustituto será sumada al centro zonal. Si el hogar sustituto es administrado por el centro zonal, las variables responsabilidad de operador - centro zonal serán sumadas al centro zonal incluyendo la número El informe de la visita. La hoja de caracterización y registro, la hoja de calificación, el acta de visita, formato de compromisos de mejora constituyen el informe de la visita y el registro fotográfico. Los destinatarios y el número de copias físicas que debe reproducirse, con excepción del registro fotográfico, son: Las oficinas jurídicas de las regionales: La persona jurídica contratada debe enviarle mensualmente dentro de la semana siguiente al mes vencido, copias de las hojas de caracterización y registro, de las hojas de calificación, de las actas de visita y del formato de compromisos de mejora de las entidades contratistas y de las unidades aplicativas que administra la respectiva entidad contratista. Los supervisores de contratos: La persona jurídica, debe enviarle mensualmente dentro de la semana siguiente al mes vencido. De manera inmediata, cinco días hábiles después de realizada la visita, copias de las hojas de caracterización y registro, hojas de calificación, de las actas de visita y del formato de registro de mejora de las entidades contratistas que para cualquiera de los responsables se determina que quedan ubicados en: Entre 60% y 79%. Cumple parcialmente con los estándares frente a la prestación del servicio y requiere seguimiento y asistencia técnica INMEDIATA. Máximo 1 mes. 93

94 Versión 1.0 Pág 94 de 121 En el 59.9% o menos: No garantiza el cumplimiento de los estándares y requiere actuaciones técnicas, jurídicas o administrativas según corresponda. Los coordinadores de los centros zonales: La persona jurídica que realiza la visita, debe enviarle mensualmente dentro de la semana siguiente al mes vencido. De manera inmediata, cinco días hábiles después de realizada la visita, copias de las hojas de caracterización y registro, hojas de calificación, de las actas de visita y del formato de compromisos de mejora de las unidades aplicativas que para cualquiera de los responsables se determina que quedan ubicados en : Entre 60% y 79%. Cumple parcialmente con los estándares frente a la prestación del servicio y requiere seguimiento y asistencia técnica INMEDIATA. Máximo 1 mes. En El 59.9% o menos: No garantiza el cumplimiento de los estándares y requiere actuaciones técnicas, jurídicas o administrativas según corresponda. Oficina de Aseguramiento a la Calidad: La persona jurídica contratada para realizar la verificación de estándares debe remitir a la Sede de la Dirección General los registros fotográficos teniendo en cuenta: 1.Marcar cada fotografía con el nombre del lugar, de acuerdo con la ficha técnica (Fachada, cocina, comedor, zona recreativa, etc.) 2. Marcar la carpeta con el nombre de la unidad o entidad, regional, centro zonal y el título específico de la modalidad, especialmente en los casos en los que se maneje población infractora de ley (RP) para diferenciarlas de las instituciones de protección. 3. No excederse en tamaños que puedan generar peso en disco y mucho más en correos y publicaciones Web. Un tamaño máximo recomendado es (1280x960). 4. Tener en cuenta aspectos básicos de fotografía para la calidad de las mismas tales como: No tomar fotos a contra luz (Con un fondo resplandeciente, sol, bombillos fuertes); usar flash cuando se requiera (Interiores, fondos oscuros y espacios con poca luz); hacer ensayos y repeticiones cuando se requiera, aprovechando la ventaja de la fotografía digital de escoger. (Fotos movidas o borrosas) 11. Manejo de Resultados La verificación permite establecer si el contratista o la unidad aplicativa están dando cumplimiento a las obligaciones contraídas o si, por el contrario, están incumpliendo los compromisos pactados. 94

95 Versión 1.0 Pág 95 de 121 Los resultados de la visita de verificación de estándares pueden expresarse en resultados positivos y resultados negativos. Se entiende por resultado positivo, el cumplimiento de los estándares de calidad establecidos para un servicio o modalidad, el cual expresa que la entidad contratista o unidad aplicativa está desarrollando un proceso de atención orientado a garantizar o restablecer los derechos de la población atendida. Un resultados es positivo, cuando la entidad contratista o unidad aplicativa obtiene una calificación total igual al 100% del estándar definido para cada modalidad de servicio. Se entiende por resultado negativo, el incumplimiento de los estándares de calidad establecidos para un servicio o modalidad, lo cual expresa que la entidad contratista o unidad aplicativa no está desarrollando, en forma eficiente, un proceso de atención para garantizar o restablecer los derechos de los beneficiario del servicio. Un resultado es negativo cuando la entidad contratista o unidad aplicativa obtiene una calificación total, igual o inferior al 99% del estándar definido para cada modalidad de servicio. Para determinar cuál es el procedimiento a seguir frente a los resultados obtenidos en el proceso de verificación de estándares, es necesario establecer si el resultado es positivo o negativo, discriminando por actor corresponsable la condición detectada. 12. Clasificación de los resultados: Los resultados se clasifican a partir del porcentaje de cumplimiento y se discrimina para cada actor corresponsable de la manera siguiente: Condición Responsable 100%: Cumple con los estándares frente a la prestación del servicio. Entre 80% y 99%: Cumple parcialmente con los estándares frente a la prestación del servicio y requiere seguimiento y asistencia técnica a corto plazo. Máximo 3 meses. Entre 60% y 79%. Cumple parcialmente con los estándares frente a la prestación del servicio y requiere seguimiento y asistencia técnica INMEDIATA. Máximo 1 mes. Familia Sustituta Operador* Defensor de Familia Equipo Técnico de la Defensoría Centro Zonal* 95

96 Versión 1.0 Pág 96 de 121 El 59% o menos: No garantiza el cumplimiento de los estándares y requiere actuaciones técnicas, jurídicas o administrativas según corresponda. De cualquier manera, tenga en cuenta que independiente de la calificación obtenida por la entidad contratista o unidad aplicativa, si se observan situaciones de violación o vulneración de derechos (por ejemplo, maltrato o abuso sexual), estos hechos por sí mismos, constituyen un situación grave que exige la intervención inmediata por parte del supervisor o interventor del contrato. Frente a estas situaciones, debe procederse de acuerdo con lo establecido en la Circular 06 Junio 29 de 2006, Acciones a seguir para prevenir y/ o atender situaciones de abuso o maltrato de niños menores de edad en el proceso administrativo de protección y adopciones y en el Código de la Infancia y la Adolescencia En los casos en los cuales se detecte una calificación equivocada por errores en las sumatorias, se debe realizar un acta aclaratoria la cual debe ir firmada por las partes involucradas y ser remitida en los tiempos establecidos, según corresponda, señalados en la Etapa de Ejecución, numeral Procedimiento para el manejo de los resultados El resultado es positivo cuando: El porcentaje corresponde al 100% para cada actor corresponsable, y por lo tanto cumple con los estándares frente a la prestación del servicio. En este caso el procedimiento a seguir para la toma de decisiones es el siguiente: Consigne en las casillas correspondientes del acta de visita de verificación de estándares, el valor total obtenido por grupo de estándares y por responsable. En el numeral correspondiente a observaciones, anote que la entidad contratista o unidad aplicativa, cumple con el 100% de los estándares definidos para la modalidad de servicio. Haga un reconocimiento por escrito donde especifique que la entidad contratista o unidad aplicativa, ha cumplido satisfactoriamente con los estándares de calidad establecidos para la modalidad de servicio. Si en la segunda visita, la entidad contratista o unidad aplicativa obtiene una calificación igual al 100% para cada grupo de estándares definidos para la modalidad de servicio que se está evaluando, repita los pasos anteriormente indicados. 96

97 Versión 1.0 Pág 97 de 121 Si en la segunda visita, la entidad contratista o unidad aplicativa obtiene una calificación inferior al 100%, para cualquiera de los actores corresponsables de la calidad del servicio, proceda según lo establecido en el apartado siguiente. El resultado es negativo cuando: Cualquiera de los actores corresponsables presenta un porcentaje menor al 99% de cumplimiento. En este caso el procedimiento a seguir para la toma de decisiones es el siguiente: Si está entre 80% y 99%: Cumple parcialmente con los estándares frente a la prestación del servicio. Se debe hacer el seguimiento correspondiente y brindar la asistencia técnica a corto plazo. Máximo 3 meses. Si está entre 60% y 79%. Cumple parcialmente con los estándares frente a la prestación del servicio. Se debe hacer el seguimiento correspondiente y brindar la asistencia técnica de manera INMEDIATA. Máximo 1 mes. Si está entre el 59.9% o menos: No garantiza el cumplimiento de los estándares. Se debe identificar el tipo de decisiones a tomar. Para entidades contratistas se debe iniciar sin lugar a dudas el debido proceso para establecer algún tipo de sanción, realizar un seguimiento riguroso y brindar la asistencia técnica correspondiente; si es una unidad aplicativa debe evaluarse la pertinencia de cierre o no de la misma, para lo cual debe tener en cuenta si existen las condiciones que permitan su cualificación o si por el contrario no se presentan dichas condiciones y la probabilidad de transformación es nula o mínima. Para el análisis anterior, determine si el incumplimiento es de responsabilidad exclusiva del contratista o unidad aplicativa o es de competencia de otros actores, en cuyo caso las acciones de cualificación están directamente relacionadas con la gestión que logre hacer el centro zonal respectivo. Un incumplimiento es de responsabilidad exclusiva del contratista o unidad aplicativa, cuando teniendo la autonomía y recursos suficientes para cumplir lo pactado en el contrato y/o en los lineamientos técnicos del proyecto, el contratista o unidad aplicativa omite hacerlo; por ejemplo, cumplir con las minutas establecidas o garantizar que los niños, niñas o adolescentes cuenten con elementos de aseo personal. Un incumplimiento es de competencia de otra entidad, cuando el contratista o unidad aplicativa realiza la gestión necesaria para cumplir con lo pactado en el contrato y/o lineamientos técnicos del proyecto, pero la decisión para lograrlo 97

98 Versión 1.0 Pág 98 de 121 depende de otros; por ejemplo, la obtención del registro civil, la entrega de material didáctico duradero para el caso de hogares comunitarios de bienestar GESTIÓN DE RESULTADOS 4, 5 Y 7 No. Actividad Responsable Registro Inicio Instrumentos de Verificación de estándares 1 2 Realizar la visita e identificar si el resultado corresponde a una condición que no garantiza el cumplimiento de los estándares o SRI Ver criterios Revisar las hojas de caracterización, registro y calificación, y actas de visita y verificar que efectivamente las entidades y unidades se encuentran en condición que no garantiza el cumplimiento de los estándares La entidad contratista ó unidad aplicativa se encuentra en condición que no garantiza el cumplimiento de los estándares por errores de calificación? SI: Ir a la Actividad No. 03 NO: Ir a la Actividad No. 04 Personas naturales o jurídicas que se contraten para realizar verificación de estándares Personas naturales o jurídicas que se contraten para realizar la verificación de estándares Formato Registro de Situaciones de Reporte Inmediato Hojas de caracterización, registro y calificación, y actas de visita Enviar inmediatamente al profesional o profesionales que realizan la visita de verificación de estándares, a realizar las correcciones a que haya lugar, en la sede de la entidad o unidad. 3 Comunicar inmediatamente, por escrito al supervisor de contrato o al coordinador del centro zonal, cuál o cuáles entidades o unidades, se clasificaron por error, en condición que no garantiza el cumplimiento de las obligaciones. Personas naturales o jurídicas que se contraten para realizar la verificación de estándares Oficio Enviar al supervisor del contrato o 98

99 Versión 1.0 Pág 99 de coordinador zonal y a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, acta aclaratoria en la cual se especifiquen los errores que se cometieron y las correcciones que se realizaron. Entregar como máximo a los 5 días hábiles siguientes a la realización de la visita, copias (en físico) de las hojas de caracterización y registro, hojas de calificación y actas de visita, al supervisor del contrato (ICBF) o coordinador zonal, según corresponda para los casos en los cuales los resultados determinan que no hay cumplimiento de los estándares.. Diligenciar el Formato de Registro de Situaciones de Reporte Inmediato y Enviar por correo electrónico hasta dos (2) días después copia a la Regional y Centro Zonal Diligenciar el archivo denominado Relación Semanal Identificación de resultados en condición que no garantizan el cumplimiento de los estándares y entregarlo a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. Ver criterios operativos. Analizar con el equipo técnico del centro zonal, la situación de las entidades contratistas o unidades aplicativas, con el fin de identificar las variables que inciden negativamente en el cumplimiento de los estándares y tomar las decisiones técnicas, administrativas o jurídicas según corresponda. Ver condiciones operativas Revisar y verificar la información contenida en el CD e ingresar la información a la Base de Datos de condiciones que no garantizan Personas naturales o jurídicas que se contraten para realizar verificación de estándares Centro Zonal Oficina de Aseguramiento a la Calidad Acta Aclaratoria Hojas de caracterización y registro, hoja de calificación y actas de visita. Formato Registro de Situaciones de Reporte Inmediato (Archivo Excel) Relación Semanal Identificación de resultados en condición que no garantizan el cumplimiento de los estándares en medio magnetico Formato Registro de Situaciones de Reporte Inmediato (Archivo Excel y escaneado) Acta Bases de datos oficio de entrega 99

100 el cumplimiento de los estándares. Ver criterios operativos Versión 1.0 Pág 100 de 121 Correo Electrónico 8 Recibir el Formato de Registro de Situaciones de Reporte Inmediato y realizar el registro en la correspondiente base de datos Situación de Reporte Inmediato. Informar en el formato Seguimiento a condiciones que no garantizan el cumplimiento de los estándares las entidades ó unidades que se encuentran en seguimiento por parte de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, al profesional de enlace de verificación de estándares y/o al profesional de aseguramiento a la calidad en la respectiva regional. Oficina de Aseguramiento a la Calidad Correo Electrónico 9 Enviar la base de datos Situación de Reporte Inmediato de forma inmediata a la Regional y Centro Zonal para su respectivo diligenciamiento Registrar en el formato Seguimiento a condiciones que no garantizan el cumplimiento de los estándares, las acciones, fechas y responsables de las acciones de mejoramiento, que será necesario implementar para cada entidad contratista o unidad aplicativa reportada y enviarlo al profesional asignado de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, por medio electrónico, dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo del formato. Nota: Este registro también incluye procesos de cierre para las unidades aplicativas o de sanción para las entidades contratistas. Centro Zonal Formato Seguimiento a condiciones que no garantizan el cumplimiento de los estándares Realizar y registrar las acciones para subsanar de forma inmediata el reporte en la base de datos Situación de Reporte Inmediato, y enviar a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. 8 Revisar si fue diligenciado y enviado por el Oficina de 100

101 Versión 1.0 Pág 101 de Centro Zonal en el tiempo establecido (Máximo 10 días hábiles a la recepción del formato? y efectuar el seguimiento a las acciones de mejora formuladas, de acuerdo con las fechas registradas y evaluar los resultados del seguimiento con el fin de establecer si las entidades contratistas y unidades aplicativas mejoraron el nivel de cumplimiento de estándares y superaron la condición en la cual fueron clasificadas. Actualizar semanalmente el consolidado de los avances en las acciones adelantadas a la(s) Situación(es) de Reporte Inmediato y de los cierres. Verificar las acciones ejecutadas enviadas por el Centro Zonal o Regional y emitir concepto de cierre o no de la condición que no garantiza el cumplimiento de los estándares y de las SRI Ver condiciones operativas Los casos se pueden cerrar, Si: continua con 10 No: vaya a 6 Generar un informe mensual y publicarlo en la intranet con los resultados del seguimiento a las actuaciones de los centros zonales y regionales, con respecto a las entidades contratistas y unidades 10 aplicativas clasificadas en condición que no garantiza el cumplimiento de los estándares y de SRI y Generar el resultado de los indicadores de acuerdo con la información reportada Desarrollar sesiones de análisis conjunto, con los responsables de los procesos con el fin de establecer estrategias o planes de 11 acción y hacer seguimiento a los mismos de acuerdo con la competencia de cada uno. 12 Fin Nota: P.C. Punto de Control CRITERIOS: Aseguramiento a la Calidad Oficina de Aseguramiento a la Calidad Oficina de Aseguramiento a la Calidad Oficina de Aseguramiento a la Calidad de Terceros Formato Seguimiento a condiciones que no garantizan el cumplimiento de los estándares Formato No Conformidad Formato Seguimiento a condiciones que no garantizan el cumplimiento de los estándares Informe Tablero de Control Acta 101

102 Versión 1.0 Pág 102 de 121 Cuando se identifica una entidad contratistas o unidad aplicativas que se encuentran en condición que no garantiza el cumplimiento de los estándares se debe revisar las hojas de caracterización, y registro y las de calificación, y actas de visita y verificar que efectivamente las entidades y unidades se encuentran en condición que no garantiza el cumplimiento de las obligaciones. Al entregar a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad el archivo denominado Relación Semanal Identificación de resultados en condición que no garantizan el cumplimiento de los estándares, en CD se debe tener en cuenta que: Todos los campos del archivo deben estar diligenciados No se puede cambiar la estructura del archivo. Hojas de caracterización, registro y calificación, y actas de visita escaneadas. Archivo diligenciado Relación Semanal Identificación de resultados en condición que no garantizan el cumplimiento de las obligaciones. 4.1 El reporte debe hacerse sólo una vez a la semana y el primer día hábil de la semana. Estas condiciones corresponden a las identificadas dos semanas antes a la fecha del reporte. 4.2 Revisar y verificar la información contenida en el CD e ingresar la información a la Base de Datos de condiciones que no garantizan el cumplimiento de los estándares. Si la Oficina de Aseguramiento a la Calidad al hacer esta verificación identifica que hay algún error, se debe comunicar a las personas naturales o jurídicas que se contraten para realizar la verificación de estándares que deben corregirlas en la sede de la entidad o unidad. Una vez corregidas, la persona natural o jurídica que se contrate para realizar la verificación de estándares debe entregarlas dentro de los 5 días hábiles siguientes, al supervisor del contrato (ICBF) o coordinador zonal y a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. 4.3 La regional y centro zonal deben analizar la información y establecer para el caso de las entidades Contratistas si es pertinente implementar un plan de asistencia técnica o iniciar el debido proceso para imponer las medidas de apremio o sanciones por incumplimiento a que haya lugar. De igual manera si es una unidad Aplicativa se debe iniciar un proceso de asistencia técnica o de cierre para las unidades clasificadas en condición que no garantiza el cumplimiento de los estándares. 4.4 Cuando la Oficina de Aseguramiento a la Calidad verifica las acciones ejecutadas enviadas por el Centro Zonal o Regional y emite concepto de cierre debe registrarse 102

103 Versión 1.0 Pág 103 de 121 en la respectiva Base de Datos. La Oficina de Aseguramiento a la Calidad, hace el cierre cuando las acciones formuladas son reportadas como ejecutadas. Si no es factible hacer el cierre la Oficina de Aseguramiento a la Calidad brinda retroalimentación y solicita la ejecución de las acciones formuladas. 4.5 Cuando una entidad ó unidad se clasifica en condición que no garantiza el cumplimiento de los estándares en la segunda visita, la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, evaluará la situación y si lo considera pertinente, recomendará el cierre de la unidad o la no renovación del contrato. 4.6 Cuando el enlace de la verificación de estándares en la Regional se ausente, la Oficina de Aseguramiento a la Calidad remitirá el formato Seguimiento a condiciones que no garantizan el cumplimiento de los estándares y la base de Datos Situación de Reporte Inmediato a los Coordinadores de los Centros Zonales para su respectiva gestión. Y a su vez, el Coordinador del Centro Zonal entregará dichos archivos a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad en los tiempos establecidos. 4.7 Para las Situaciones de Reporte Inmediato la Oficina de Aseguramiento evalúa si la acción ejecutada permite corregir la Situación de Reporte Inmediato. En caso de que las acciones ejecutadas impliquen una superación inmediata de la situación que vulnera se cierra el caso o por el contrario brindar retroalimentación sobre la acción propuesta y solicitar las acciones complementarias VISITAS FALLIDAS PROYECTO 4, 5 Y 7 En algunos casos se hace necesario para el ICBF y la persona jurídica contratada, establecer las condiciones bajo las cuales se reconocerán visitas como efectivas, cuando éstas por diferentes circunstancias no pueden realizarse. A continuación, se detalla las actividades, responsables y soportes que se deben contemplar: No. Actividad Responsable Registro Inicio Verificar con el centro zonal correspondiente los siguientes aspectos: 1 Que la UNIDAD o ENTIDAD CONTRATISTA a visitar, de acuerdo con la meta y el directorio enviados por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, se encuentra activa. Que la distancia Zonal (casco urbano, hasta 2 horas, entre 2 y 8 horas, más 8 horas) corresponda con la definida en el directorio para Persona Jurídica que realiza visita de verificación de estándares Acta FG01 suscrita entre el servidor público del centro zonal y la Persona Jurídica 103

104 Versión 1.0 Pág 104 de 121 No. Actividad Responsable Registro UNIDAD o ENTIDAD CONTRATISTA. Que los datos de localización y contacto de la UNIDAD o ENTIDAD CONTRATISTA, (nombre, dirección, teléfono fijo, teléfono celular u otra forma de contacto) correspondan y en caso necesario sean ajustados y reportado a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. Que en la UNIDAD o ENTIDAD CONTRATISTA a visitar, para el momento de la visita cuenta con niños, niñas y/o adolescentes ubicados. 2 Concertar la visita con el responsable de la UNIDAD o ENTIDAD CONTRATISTA, mínimo con 3 días de anticipación a la misma, para los casos que aplique de acuerdo con lo definido en la Guía de Verificación de Estándares. Persona Jurídica que realiza visita de verificación de estándares Registro de programación y concertación de visitas 3 Ir a la Entidad Contratista o Unidad Aplicativa de acuerdo con el cronograma de visitas establecido Es posible efectuar la visita? SI: Diligenciar los soportes correspondientes NO: Identificar la causal de la no realización de la vista. La visita no se realiza por una de estas causales: Por Cierre temporal o definitivo no informado por el centro zonal a la persona jurídica contratada para hacer la verificación de estándares, acceso denegado por el responsable de la Entidad Contratista o Unidad Aplicativa? SI: Se constituye en Situación de Reporte Inmediato. Ver Gestión de Resultados Persona Jurídica que realiza visita de verificación de estándares Acta FG01 suscrita entre el servidor público del centro zonal y la Persona Jurídica Cronograma de visitas o documento que evidencie la entrega de la programación Acta FG01 firmada por autoridad civil, militar o eclesiástica, o representante de la Junta de 104

105 Versión 1.0 Pág 105 de 121 No. Actividad Responsable Registro NO: Identificar la causal de la no realización de la vista No se encontraban los niños, niñas y/o adolescentes en la Entidad Contratista o Unidad Aplicativa en el momento de la visita la cual había sido concertada Si no se realiza la visita por las causales definidas, levantar el Acta, la cual debe estar firmada por autoridad civil, militar o eclesiástica, representante de la Junta de Acción Comunal o servidor público del centro zonal. Acción Comunal, o servidor público del centro zonal 4 Realizar la visita al lugar donde ha sido reubicado el punto siempre y cuando cuente con el tiempo requerido para el desarrollo de la visita. Remitir dentro de los ocho días hábiles siguientes a cada mes de ejecución, a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, el reporte de visitas no realizadas con los respectivos soportes, en medio magnético. Revisar el reporte y definir si se puede considerar como visita fallida. Persona Jurídica que realiza visita de verificación de estándares Oficio y Archivos magnéticos 5 La visita es fallida? SI: La visita se incluye en el concepto que emite el profesional de apoyo al supervisor del contrato para su reconocimiento. FIN NO: Informar a Persona Jurídica que realiza verificación de estándares, que la visita no corresponde a una visita fallida y reprogramar la (s) visita(s) que no se acepta (n) como fallida (s). Ir a la actividad 6 Oficina de Aseguramiento a la Calidad / Oficio 6 Reprogramar las visitas de los casos que no fueron aceptados como fallidas y realizar la visita de acuerdo con lo establecido en la Guía de Verificación de Estándares 2013, capitulo 12. Novedades Oficina de Aseguramiento a la Calidad Centro Zonal Regional Correo electrónico 105

106 Versión 1.0 Pág 106 de 121 No. Actividad Responsable Registro 7 Relacionar en el informe a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, las visitas Fallidas (siempre y cuando correspondan a las enunciadas en este instructivo) y adjuntar los soportes y las visitas reprogramadas. Fin Persona Jurídica que realiza visita de verificación de estándares Informe CRITERIOS: Criterio actividad 1: En el caso que los datos de ubicación o distancia zonal no correspondan a lo definido en el directorio, se debe gestionar la respectiva novedad. La novedad se debe gestionar de acuerdo con lo establecido en la Guía de Verificación de Estándares 2013, capitulo 12. Novedades Criterio actividad 2: Se deben concertar siempre las visitas de Verificación de Estándares a las entidades y unidades ubicadas fuera del perímetro urbano; igualmente, a las entidades contratistas del Programa de Alimentación Escolar, HCB, CDI, Generaciones con Bienestar y a las unidades de Hogares Sustitutos, con el fin de reducir la probabilidad de que por razones ajenas a la programación, las visitas no puedan realizarse. Para el caso especifico de unidades aplicativas de Generaciones con Bienestar y FAMI, es indispensable que se concerten las visitas, ya que se debe identificar los días específicos en los cuales se hacen las sesiones con la población beneficiaria. Para el caso específico de la unidad de servicio PAE, NO se debe concertar la visita. En todos caso, para unidades aplicativas de PAE, se debe identificar previo a la visita, que la institución educativa estará en funcionamiento para el día de la misma, que no hay condiciones especiales que impidan la evaluación de los estándares. Para el caso de unidades de servicio de las otras modalidades, se debe realizar la primera visita concertada y la segunda sin concertar. Criterio actividad 3: Para que la visita no efectuada sea validada como fallida, el profesional de campo debe llegar hasta la unidad aplicativa o entidad contratista programada y levantar los soportes respectivos. Si no le es posible llegar hasta la unidad aplicativa o entidad contratista, debe informar la situación al centro zonal o regional y solicitar la reprogramación correspondiente. El acta de visita para reconocer la visita fallida corresponde al acta de visita del instrumento de verificación de estándares, en la cual se debe diligenciar los datos 106

107 Versión 1.0 Pág 107 de 121 del encabezado, el objetivo, observaciones (explicar la causa de la visita fallida y si corresponde a datos errados de ubicación debe consignarlos allí) y levantar las firmas a que haya lugar (nombre, cedula, firma y teléfono) ETAPA DE EVALUACIÓN En la etapa de evaluación usted debe: Propiciar un espacio de autorreflexión con todos los profesionales que realizan las visitas de verificación de estándares, en el cual examinen los siguientes aspectos: 1. En relación con el proceso de inducción, capacitación y empalme: Para que la verificación de estándares sea eficiente y eficaz se requiere que los profesionales que realizan las visitas sean capacitación sobre cómo realizar el proceso de verificación. Igualmente, es necesario que cuando se vincule un nuevo profesional se garantice esta capacitación. La inducción es fundamental para comprender el contexto en el cual está inscrito el Proceso de Verificación de Estándares, familiariza al equipo de profesionales, con los fundamentos legales y le permite comprender el enfoque conceptual y metodológico que sirve de soporte para su desarrollo. La capacitación habilita al profesional, para ejercer sus funciones en forma eficiente y para que puedan verificar que el desarrollo de los procesos de atención a la infancia y a la adolescencia que adelantan las entidades o unidades prestadoras de servicios, cumplen con los requisitos de calidad exigidos para garantizar o restituir los derechos de los niños, las niñas y los/as adolescentes. El empalme es fundamental para que se de continuidad a los procesos que se han venido adelantando y, para garantizar que los nuevos integrantes o el nuevo equipo, adquieran las herramientas necesarias para el desarrollo del ejercicio de verificación de estándares. 2. En relación con el proceso de planeación: pregúntese si siguió todos los pasos establecidos en la etapa, qué dificultades se le presentaron, cómo las resolvió, si contó con todos los elementos necesarios para planear y programar las visitas de supervisión técnica, si tuvo el tiempo suficiente para revisar la 107

108 Versión 1.0 Pág 108 de 121 documentación soporte de la visita (contrato, lineamientos, informes de seguimiento, reportes previos, etc.), si cumplió con el cronograma de visitas, si comunicó a los interesados la fecha y hora de la visita y si preparó y ejecutó las fases de inicio, desarrollo y cierre. 3. En relación con la etapa de ejecución: pregúntese si desarrolló paso a paso los procedimientos diseñados para la etapa, si organizó su equipo de apoyo para distribuir responsabilidades por componente, si pudo recaudar toda la información en el tiempo previamente definido, cuál fue su actitud frente a los equipos o integrantes de las unidades aplicativas, si cumplió todos los objetivos que se había trazado, si alcanzó los resultados que había planeado, si se presentaron desacuerdos en la calificación de las variables, cómo resolvió los desacuerdos, si prestó la asesoría requerida en caso de que se la solicitaran, si al finalizar la visita hizo la devolución de los resultados a los equipos o miembros de las unidades aplicativas, cuál es su apreciación personal de los resultados de la visita, si cree que es necesario introducir modificaciones al proceso y cómo cree que puede mejorar su desempeño. 4. En relación con el registro de la información: Una vez se han realizado todas las visitas de verificación de estándares, los profesionales que las realizan, deben transcribir la información de las hojas de caracterización, registro y calificación a los registros EV 12.1 correspondientes. Cuando transcriba la información, observe lo siguiente: Siga rigurosamente las instrucciones consignadas en el formato de registro. Verifique que traslade todos los datos de las hojas de caracterización, registro y las hojas de calificación al formato de registro EV Para el caso de los No aplica, siga las instrucciones consignadas en el formato de registro EV Cerciórese de digitar la información de las hojas de caracterización y registro y de la hoja de calificación en el formato EV 12.1 correspondiente y de ingresar la información de todas las entidades contratistas o unidades aplicativas. Tenga en cuenta que debe digitar en los registros EV12.1, la información consignada en los consolidados de frecuencias de respuestas de las encuestas aplicadas a los niños, niñas y adolescentes, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el registro mencionado. Verifique que se ingresen en los archivos específicos los resultados de la totalidad de visitas realizadas para cada modalidad. 108

109 Versión 1.0 Pág 109 de 121 Una vez digitada y consolidada la información por modalidad, efectúe un control de calidad al azar, para verificar que no existen errores y envíela a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, a las regionales y a los centros zonales, de acuerdo con las fechas de corte y los tiempos establecidos. 5. En relación con el análisis de los resultados de la información: Con los resultados de las visitas de verificación de estándares, la regional debe proceder de la manera siguiente: Analizar en el comité de dirección de la regional los resultados de las visitas de verificación de estándares. Por lo tanto, se debe programar que las personas naturales o jurídicas contratadas hagan una presentación de los resultados obtenidos y como se mencionó arriba, analizar los casos en los cuales las entidades o unidades: Por cualquier actor corresponsable obtiene entre 60% y 79%. Cumpliendo parcialmente con los estándares frente a la prestación del servicio y por lo tanto requiere seguimiento y asistencia técnica INMEDIATA, máximo a 1 mes. Por cualquier actor corresponsable obtiene el 59.9% o menos: No garantizado el cumplimiento de los estándares y por lo tanto requiere actuaciones técnicas, jurídicas o administrativas según corresponda. No mejoraron en la segunda visita. No respondieron las solicitudes que les fueron formuladas. Elaborar e implementar a partir de los resultados de las visitas de verificación de estándares, el plan de asistencia técnica (formato EV 16), para superar las debilidades encontradas en los procesos de atención y mantener las fortalezas que permitan hacer posible la garantía o restablecimiento de los derechos de la población atendida. Los planes deben ajustarse de acuerdo con las fechas de corte y los avances remitirse en las fechas establecidas a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. Realizar, por intermedio de la oficina jurídica regional, los procedimientos legales a que haya lugar, para exigir del contratista el cumplimiento de las obligaciones pactadas, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de manejo de hallazgos. 109

110 Versión 1.0 Pág 110 de 121 Remitir a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad copia del plan de asistencia técnica. 6. En relación con las medidas y actuaciones adoptadas a partir de los resultados negativos: Los resultados negativos determinan la necesidad de que se realicen actuaciones tanto jurídicas como administrativas, frente a los porcentajes de cumplimiento ubicados entre 60% y 79% y cuando obtiene 59.9% o menos Para ello, tenga en cuenta: Los supervisores de contrato deben enviar a la oficina jurídica de la regional, copia de la hoja de caracterización y registro, hoja de calificación, del acta de visita y del formato de compromiso de mejora junto con un informe técnico (ver anexo 1) correspondiente. La oficina jurídica de la regional, evaluará la situación consignada en los documentos recibidos y procederá de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente y, en particular, según lo consignado en la circular 65 de La Oficina de Aseguramiento a la Calidad, hará el seguimiento a estas actuaciones y orientará, según sea procedente el procedimiento a seguir. Los coordinadores zonales evaluarán los casos de las unidades con porcentajes de cumplimiento ubicados entre 60% y 79% y cuando obtienen 59.9% o menos y tomarán las medidas administrativas que sean procedentes, de acuerdo con su competencia y la normatividad vigente. La Oficina de Aseguramiento a la Calidad efectuará seguimiento a las actuaciones desarrolladas por los centros zonales. 15. BIBLIOGRAFÍA Almanzor, Flores Evangelina. Supervisión docente: Amenaza o ayuda para mejorar? Universidad de Guadalajara. Guadalajara, Bartle, Phil. La naturaleza de la supervisión y la evaluación. Definición y propósito.7. Traducción de Maria de Lourdes Sada, lules0@hotmail.com. Bartle, Phil. Manual de supervisión. bm038@scn.org. Benavente, Jaime, Heredia Susana y Orozco Lupe. Supervisión evaluativa de centros de salud. Proyecto de Supervivencia Infantil. MSP/USAID/Quito, Ecuador, Bounds, Gregory y Woods, John. Supervisión. International Thomson Editores, México,

111 Versión 1.0 Pág 111 de 121 Castaño Uribe, Mónica. Proyecto Autoevaluación, Fortalecimiento y Estándares de calidad de los Procesos de Protección Integral, PAFEC. La supervisión, asesoría y acompañamiento: una estrategia y una alianza. Bogotá, Castaño Uribe, Mónica. Proyecto Autoevaluación, Fortalecimiento y Estándares de calidad de los Procesos de Protección Integral, PAFEC. Pautas básicas para procesos de autoevaluación, supervisión, seguimiento y evaluación de los procesos de atención de protección, reeducación y rehabilitación. Bogotá, Centro de Gestión Hospitalaria. Revista Vía Salud No. 18. El sistema de habilitación: algo más que los nuevos requisitos esenciales. Bogotá, Contraloría General de la República. Control fiscal participativo. Bogotá, 2000 Contraloría General de la República. El control ciudadano como mecanismo de vigilancia de la gestión pública. Bogotá, Contraloría General de la República. Participación ciudadana: instrumentos de participación ciudadana. Bogotá, Constitución Política de Colombia. Temis. Bogotá, Convención sobre los derechos de los niños y las niñas. UNICEF Colombia. Bogotá, Decreto 2388 de 1979 por el cual se reglamentan las leyes 75 de 1968, 27 de 1974 y 7 de Decreto supremo ED. Reglamento del sistema de supervisión educativa. Ministerio de Educación. Lima, 1982 Decreto No de 1989 por el cual se expide el Código del Menor. Decreto No de 1991 por el cual se reglamenta el régimen de las instituciones del subsector privado del sector salud. Decreto No de 2002 por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Franco Giraldo, Lucía. Auditoría en salud. Alcaldía de Manizales, Secretaría de Salud y Seguridad Social. Manizales, Franco Giraldo, Lucía y López Agudelo, Javier. La ruta de la auditoria. Alcaldía de Manizales, Secretaría de Salud y Seguridad Social. Manizales, FPMD Project. Guide pour les superviseurs du niveau intermédiare MOHSAF du Burkina Faso, Draft, García, Ricardo. Control de gestión: conceptos básicos. ICBF., Bogotá, Goodstein, Nolan y Pfeiffer. Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional. Términos y conceptos usados en la administración de proyectos y la planeación estratégica. Heegaard, F. A Proposed Conceptual Framework for Analyzing Needs for Supervisory Training in Family Planning Programs. Teaching Population Management. University of North Carolina, Chapel Hill,

112 Versión 1.0 Pág 112 de 121 ICBF. Evaluación de la calidad del proceso de atención: edición para servicios de intervenciones especializadas. Bogotá, ICBF. Lineamientos generales de supervisión para la prestación del servicio público de bienestar familiar. Subdirección de instituciones. Bogotá, ICBF. Lineamientos técnico administrativos del Programa Asistencia Alimentaria al Escolar y Adolescente ICBF. Lineamientos técnicos de Hogares Sustitutos ICBF. Lineamientos generales para la organización y funcionamiento de los Hogares Comunitarios de Bienestar ICBF. Acuerdo 021 de 1996 por el cual se dictan lineamientos y procedimientos técnico administrativos para la organización y funcionamiento del programa hogares comunitarios de bienestar. ICBF. La protección integral: nuevo paradigma para el ICBF. Documento para discusión. Dirección técnica. Bogotá, ICBF. Manual de contratación. Bogotá, ICBF. Modelos de minutas de contratos de aporte ICBF. Resolución No de 2003 por la cual se reglamenta la función de supervisión o interventoría en los contratos suscritos por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se adoptan otras disposiciones. ICBF. Subdirección de seguimiento y análisis. Sistema de Mejoramiento de la Calidad. Documento de trabajo Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. Norma Técnica Colombiana. NTC-ISO Bogotá, Jiménez, Francisco. Evaluación de la propuesta para la reorganización de la supervisión en la Secretaría de Educación de Santafé de Bogotá, Distrito Capital. Universidad Externado de Colombia, tesis de postgrado, Bogotá, Ley 7 de 1979 por la cual se dictan normas para la protección de la niñez, se establece el Sistema Nacional de Bienestar Familiar, se reorganiza el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y se dictan otros disposiciones. Ley 80 de 1993 por la cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública. Ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia. Ministerio de Salud. Decreto No de 2002 por el cual se organiza el Sistema de Vigilancia, Inspección y Control del sector salud. Mota, Enciso Flavio. Director DAPA, Supervisión. Universidad de Guadalajara. Guadalajara, Otros enfoques de la auditoria. En: Régimen contable colombiano. Envío No. 43. Agosto de Páez, Luís. Propuesta de supervisión técnico pedagógica con enfoque de calidad total del Centro de Atención Integral del Occidente de Bogotá, Caizooc- Sena. Universidad Externado de Colombia. Tesis de postgrado, Bogotá,

113 Versión 1.0 Pág 113 de 121 Procuraduría General de la Nación. Directrices para rendir la información a la delegada. Memorando No. 7. Bogotá, Febrero de Procuraduría General de la Nación. Manual de lineamientos técnicos para la intervención judicial ante la jurisdicción de familia. Bogotá, Programa de Gestión Comunitaria de Uganda, ejecutado por el CNUAH (Hábitat), e implementado por la Dirección de Desarrollo Comunitario del Gobierno de Uganda Quintero, Víctor. Evaluación de proyectos sociales. FES, Bogotá, Resolución 505 de Manual de Contratación del ICBF. Ruiz, Valderrama Fredy. Integración funcional del sistema de inspección, vigilancia y control del SGSSS a escala municipal. Secretaría de Salud y Seguridad Social, Alcaldía de Manizales. Manizales, Vargas, Hernández Marita. El proceso de supervisión en alternativas de protección que atienden niñas, niños y adolescentes. San José, de Costa Rica, Alcaldía de Medellín. Manual práctico de interventoría. Medellín, Bounds, Gregory y Woods, John. Supervisión. International Thomson Editores, México, Castaño Uribe, Mónica. Proyecto Autoevaluación, Fortalecimiento y Estándares de Calidad de los Procesos de Protección Integral, PAFEC. La supervisión, asesoría y acompañamiento: una estrategia y una alianza. Bogotá, Castaño Uribe, Mónica. Proyecto Autoevaluación, Fortalecimiento y Estándares de Calidad de los Procesos de Protección Integral, PAFEC. Pautas básicas para procesos de autoevaluación, supervisión, seguimiento y evaluación de los procesos de atención de protección, reeducación y rehabilitación. Bogotá, Constitución Política de Colombia. Legis, Bogotá, DABS. Manual de procedimientos de contratación. Bogotá, Decreto 1537 de 2001 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado. ICBF. Lineamientos de programación ICBF. Lineamientos de programación ICBF. Lineamientos de programación ICBF, Fundación Restrepo Barco, UNICEF. Marco conceptual del sistema de supervisión de los contratos de aporte suscritos por el ICBF ICBF. Manual de contratación. Bogotá, ICBF. Resolución No de 2003 por la cual se reglamenta la función de supervisión o interventoría en los contratos suscritos por el Instituto colombiano de bienestar Familiar y se adoptan otras disposiciones. Ley 7 de 1979 por la cual se dictan normas para la protección de la niñez, se establece el sistema nacional de bienestar familiar, se reorganiza el instituto colombiano de bienestar familiar y se dictan otros disposiciones. 113

114 Versión 1.0 Pág 114 de 121 Ley 80 de 1993 por la cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública. Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia. Resolución 505 de 2007, Manual de Contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y resolución 1278 de 2007 por al cual se modifica parcialmente la resolución 505 de Universidad de los Andes, Fundación Antonio Restrepo Barco. Fortalecimiento de juntas directivas. Red de instituciones de protección, Bogotá,

115 Versión 1.0 Pág 115 de ANEXOS Anexo 1 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Centros de Emergencia Niños, Niñas y Adolescentes menores de 14 años que se presuma o hayan incurrido en la comisión de un delito y adolescentes mayores de 14 años y menores de 18 años no judicializados Anexo 2 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Externados Niños, Niñas y Adolescentes menores de 14 años que se presuma o hayan incurrido en la comisión de un delito y adolescentes mayores de 14 años y menores de 18 años no judicializados Anexo 3 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Centros de Protección Especializados Internados Niños, Niñas y Adolescentes menores de 14 años que se presuma o hayan incurrido en la comisión de un delito y adolescentes mayores de 14 años y menores de 18 años no judicializados Anexo 4 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Intervenciones de Apoyo Niños, Niñas y Adolescentes menores de 14 años que se presuma o hayan incurrido en la comisión de un delito y adolescentes mayores de 14 años y menores de 18 años no judicializados Anexo 5 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Semi Internados Niños, Niñas Y Adolescentes menores de 14 Años que se presuma o hayan incurrido en la comisión de un delito y adolescentes mayores de 14 años y menores de 18 años no judicializados Anexo 6 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Centro de Atención Especializada para Adolescentes que se desvinculan de grupos armados organizados al margen de la ley Anexo 7 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Hogar Transitorio - Adolescentes desvinculados de grupos armados organizados al margen de la ley Anexo 8 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Hogares Tutores desvinculados de grupos armados organizados al margen de la ley. Entidades contratistas Anexo 9 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Unidades de Servicio de Hogares Tutores desvinculados de grupos armados organizados al margen de la ley Anexo 10 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Centros de Atención Especializada, CAE. Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, SRPA 115

116 Versión 1.0 Pág 116 de 121 Anexo 11 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Centros de Internamiento Preventivo. Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, SRPA Anexo 12 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Atención Integral a la Primera Infancia modalidad Familiar Anexo 13 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Externados. Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, SRPA Anexo 14 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Internados Abiertos. Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, SRPA Anexo 15 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Intervenciones de Apoyo Libertad Vigilada. Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, SRPA Anexo 16 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Semi Internados. Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes, SRPA Anexo 17 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Casa Hogar de Protección Anexo 18 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Centro de Emergencia Anexo 19 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para instituciones de protección Externado con y sin discapacidad restablecimiento de derechos Anexo 20 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Hogares Sustitutos para población con y sin discapacidad. Entidades contratistas Anexo 21 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Unidades de Servicio de Hogares Sustitutos para población con y sin discapacidad Anexo 22 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Internado de Atención Especializada Anexo 23 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Internado de Diagnóstico y Acogida de Niños y Niñas entre Cero (0) y Ocho (8) años en instituciones autorizadas para el desarrollo de programa de Adopción (IAPAS) Anexo 24 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Internado Discapacidad y Discapacidad mental psicosocial 116

117 Versión 1.0 Pág 117 de 121 Anexo 25 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Intervención de Apoyo Anexo 26 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Preparación para la Vida Laboral y Productiva Anexo 27 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para institución de protección - Semi Internado para población con y sin discapacidad Anexo 28 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Internado de Atención Especializada. Madres Gestantes o en periodo de Lactancia con sus derechos amenazados, inobservados o vulnerados Anexo 29 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Entidades Contratistas de Hogares Comunitarios de Bienestar Múltiples Empresariales Anexo 30 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Unidades de Servicio de Hogares Comunitarios de Bienestar Múltiples Empresariales Anexo 31 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Entidades Contratistas de Hogares Comunitarios de Bienestar FAMI Anexo 32 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Unidades de Servicio de Hogares Comunitarios de Bienestar FAMI Anexo 33 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Entidades Contratistas de Hogares Comunitarios de Bienestar Familiares Anexo 34 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Unidades de Servicio de Hogares Comunitarios de Bienestar Familiares Anexo 35 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Entidades Contratistas de Hogares Comunitarios de Bienestar Grupales Anexo 36 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Unidades de Servicio de Hogares Comunitarios de Bienestar Grupales Anexo 37 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Entidades Contratistas de Hogares Comunitarios de Bienestar Múltiples Anexo 38 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Unidades de Servicio de Hogares Comunitarios de Bienestar Múltiples 117

118 Versión 1.0 Pág 118 de 121 Anexo 39 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Entidades Contratistas de Hogares Infantiles y Centros de Desarrollo Infantil - CDI Anexo 40 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Hogares Infantiles Anexo 41 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Centros de Desarrollo Infantil Anexo 42 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Programa de Alimentación Escolar PAE Preparada en el Sitio. Bodega de Almacenamiento y/o Embalaje Anexo 43 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Programa de Alimentación Escolar PAE - Entidad Contratista Anexo 44 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Programa de Alimentación Escolar PAE - Unidad de Servicio. Ración Industrializada Lista Anexo 45 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Programa de Alimentación Escolar PAE Ración Industrializada. Planta de Producción y/o Embalaje Anexo 46 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Programa de Alimentación Escolar PAE - Unidad de Servicio. Ración Preparada en el Sitio - Centralizada Anexo 47 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Programa de Alimentación Escolar PAE - Unidad de Servicio. Ración Preparada en el Sitio Anexo 48 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Programa de Alimentación Escolar PAE - Unidad de Servicio. Ración Preparada en el Sitio - Solo Distribución Anexo 49 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para programa Desayunos Infantiles con Amor DIA. Bodega de Almacenamiento 118

119 Versión 1.0 Pág 119 de 121 Anexo 50 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para programa Desayunos Infantiles con Amor DIA. Plantas de Producción Anexo 51 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para programa Desayunos Infantiles con Amor DIA. Entidad Contratista Anexo 52 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para programa Desayunos Infantiles con Amor DIA. Punto de Entrega Anexo 53 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para programa Desayunos Infantiles con Amor DIA. Transporte de Alimentos Anexo 54 G1.MPEV2 Versión 1.0 Instrumento de Verificación de Estándares para Entidades Contratistas de modalidad Familiar 119

120 Versión 1.0 Pág 120 de 121 Anexo 55 Hoja Complementaria Acta de Visita de Verificación de Estándares Hoja Complementaria Acta de visita de Verificación de Estándares Regional Centro Zonal Fecha (DD/MM/AAAA) Nombre de la Entidad Nombre de la Unidad Página número (adicional a las 2 páginas del acta) Miembros de la entidad contratista que participan en la visita Nombres y Apellidos Cargo Firma y Cédula Miembros del equipo que realizan la visita Nombres y Apellidos Profesión Firma y Cédula 120

121 Versión 1.0 Pág 121 de 121 Director General Diego Andrés Molano Aponte Subdirectora General Adriana María Gonzalez Maxcyclak Secretaria General Beatriz Emilia Muñoz Calderón Jefe Oficina de Aseguramiento a la Calidad Alberto Higuita Góez Equipo de Verificación de Estándares Mónica Castaño Uribe Andrea Vanessa Sierra Bazante Claudia Marcela López Poveda Diana Marcela Rodríguez Fabian Mafla Díaz Reinel Alonso Sánchez Reina Andrés Julian Niño Suárez Gerardo Villamil Walteros Carlos Zárate Durán Heimmy Alejandra Quintero Romero Lida Rodríguez Guiza Miguel Andrés Pérez Soracá Héctor Arias Almeida Laura Feijoó Parra Nestor Urazan García Edición 2013 Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Av. Carrera 68 No. 64C 75 Sede Nacional Línea gratuita nacional