Procedimiento proceso de selección

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1 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. CAMPO DE APLICACIÓN 4. DEFINICIONES 5. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Todos los procesos del Club, tanto internos como externos, deben realizarse basados en el siguiente procedimiento: 1. OBJETIVO Establecer el proceso y contratación de personal que va a laborar en el Club, de acuerdo con las competencias establecidas en las descripciones de cargo y bajo las condiciones legales establecidas. 2. ALCANCE Inicia desde que el líder y/o responsable de procesos, genera la requisición de necesidades de personal, y termina con la firma del contrato. La autoridad de garantizar la selección y contratación de personal requerido está a cargo del Director de Gestión de Talento Humano. La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con la selección y contratación de personal requerido está a cargo de la Jefatura de, la, el Analista de Nómina y el Asistente de Nómina y Contratación. 1

2 La responsabilidad de hacer la solicitud del personal requerido está a cargo del líder y/o responsable del proceso. 3. CAMPO DE APLICACIÓN La autoridad de garantizar la selección y contratación de personal requerido está a cargo del Director de Gestión de Talento Humano. La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con la selección y contratación de personal requerido está a cargo del Jefe de, la, el Analista de Nómina y el Asistente de Nómina y Contratación. La responsabilidad de hacer la solicitud del personal requerido está a cargo del líder y/o responsable del proceso. 4. DEFINICIONES Búsqueda interna: Es aquella que se realiza con personal de la misma organización. Búsqueda externa: Es aquella en la cual se convoca a personal que no tiene vinculación laboral con la empresa. Cargos temporales: Son aquellos que se requieren por un tiempo determinado para cubrir vacantes generadas por licencias, vacaciones, permisos, incapacidades, etc., así como para la realización de actividades específicas o por aumentos de servicio y de producción. Descripciones de cargo: Información referente al objetivo general del cargo, funciones, responsabilidades y autoridad del mismo, personal supervisado y competencias requeridas en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades. Rotación temprana: Personal que se desvincula de la empresa antes de los primeros seis (6) meses. Fuentes de reclutamiento: Medios utilizados para reclutar personal en el mercado externo de trabajo o al interior de la compañía. 2

3 Pruebas: Conjunto de instrumentos técnicos y psicológicos que permiten verificar determinadas competencias y características personales. Referencias: Información laboral, personal y legal de un candidato que sirve de apoyo en la decisión de su contratación. 5. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO 1. Presupuesto de gastos del personal. 2. Fuentes de reclutamiento. 3. Detección de necesidades de personal. 4. Personal de apoyo (laboratorios clínicos, examen con médico ocupacional y estudios de seguridad). 5. Pruebas psicotécnicas, técnicas, entrevistas con gerentes, subgerentes, directores y/o jefes de procesos. 6. evaluación de proveedores: laboratorio clínico, médico S.O., y empresa contratista de estudios de seguridad. 7. Cuando se realice la selección para un cargo directivo no se diligencia el formato de entrevista, sino que se realiza un informe con el análisis y los resultados del proceso de reclutamiento y selección para la Subgerencia o Gerencia General hecho por el Jefe de, y la Dirección de Talento Humano. 8. Cuando se envía a examen de ingreso con médico de salud ocupacional, el Jefe de Salud Ocupacional debe enviar al Jefe de o al Psicólogo de Selección, el concepto de aptitud laboral para dar continuidad a la contratación de la persona. 9. Los contratos utilizados deben ser validados por el área de Jurídica. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE CÓMO LO HACE REGISTROS PLANEAR Imprimir documentos requeridos para el proceso Jefe de Selección y y Se imprime formato de entrevista entrevista RO3- PGTH001; versión 007, febrero 2013 Revisar pruebas Se imprimen las pruebas Pruebas 3

4 psicotécnicas a aplicar psicotécnicas o se revisa si se tienen electrónicamente, en caso de requerirse psicotécnicas Validar vacante existente en el sistema y Asistente de Talento Humano La Jefe de Selección revisa un documento en Excel en el que se lleva el control de las vacantes Documento en medio magnético, en computador del responsable Mantener bases de datos de empleo y sitios externos actualizados Se revisan las bases de datos de acuerdo con las convocatorias que estén abiertas Documento en medio magnético, en computador del responsable Validar anualmente la estrategia de reclutamiento y selección Jefe de y Director de Talento Humano En reunión de área se valida la estrategia Acta de reunión Se programan los procesos de selección, tanto internos como externos Jefe de Selección y y Se programan a través del Zimbra y/o se registran en el cuaderno de notas Zimbra, cuaderno de notas HACER Recibir la requisición o autorización temporal por correo electrónico para dar inicio al proceso Jefe de y/o Se recibe la requisición de personal (el líder debe adjuntar el perfil del cargo aprobado por la Gerencia General y la Dirección de Talento Humano, en caso de cargos nuevos). Se debe diligenciar también para pasantes el formato de requisición de personal. Para los casos en que no se haya entregado la requisición de la vacante, se podrá realizar hasta el reclutamiento del cargo con la autorización por correo electrónico de la Directora de Requisición de personal R02-P- GTH001; versión 005, febrero

5 Talento Humano Crear vacante Asistente de Talento Humano Revisar el sistema y validar para dejar abierta la vacante En el sistema Validar si es vacante nueva o reemplazo Jefe de y/o Se revisa en la base de datos qué se lleva de las vacantes generadas, de acuerdo con el reporte del Asistente de Nómina y Contratación y se valida cada requisición recibida Documento en medio magnético, en computador del responsable En caso de ser nuevo cargo, un cargo de director o de subgerente de área, se debe realizar el perfil del cargo. La requisición debe venir obligatoriamente con la firma de la Gerencia General Jefe de y/o Se verifica que los documentos correspondientes estén firmados Requisición de personal R02-P- GTH001; versión 005, febrero 2013 Descripción del cargo RO1- PGTH001; versión 009, febrero 2013 En vacantes para reemplazo se valida con el Jefe inmediato el perfil existente Jefe de y/o Se revisa el perfil de cargo actual y se envía a los líderes de proceso para validar las condiciones Descripción del cargo RO1- PGTH001; versión 009, febrero 2013 Confirmar condiciones de convocatoria con el Jefe inmediato Jefe de y/o Si se trata de una convocatoria interna se envía para validación de la Dirección de Talento Humano y del líder de proceso Enviar por correo electrónico al Jefe inmediato las características de la convocatoria para su aprobación, cada vez que sea necesario. Siempre se debe enviar el perfil del cargo para la confirmación, por parte del Jefe R04-PGGH001- versión 005 5

6 inmediato, de los cambios que haya tenido Ubicar fuentes de reclutamiento Jefe de y/o De acuerdo con el cargo que se requiera cubrir, se valida el tipo de base de dato necesaria Listado de bases de datos de empleo Preselección de la hoja de vida Jefe de y/o Se preseleccionan las hojas de vida de acuerdo con el cumplimiento del perfil de cargo. Se debe realizar un filtro a través de una llamada, en la que se aclaren los datos de la hoja de vida, según el perfil y las condiciones del cargo Listado de candidatos preseleccionados para entrevistas Si cumple la hoja de vida, se cita a entrevista y se solicitan documentos soporte Jefe de y/o Se cita al candidato a entrevista de Talento Humano. Las personas que se presentan a entrevista deben llevar: soportes de estudio, cursos y experiencia laboral, copia de la libreta militar (para los hombres) certificado de manipulación de alimentos (si el cargo lo requiere) entrevista RO3- PGTH001; versión 007, febrero 2013 Se solicita verificación de antecedentes en la Oficina de Seguridad Jefe de y/o A través de Zimbra se envía al área de monitoreo del Club, un correo electrónico con la información de los candidatos (nombres y números de cédula), para verificar antecedentes judiciales de los candidatos preseleccionados Queda evidencia del correo en la carpeta Antecedentes de Zimbra Aplicar e Interpretar pruebas Psicotécnicas Jefe de y/o Se cita a los candidatos al Centro Administrativo del Club para la realización de las pruebas psicotécnicas correspondientes al cargo al que se postulan: 16pf (todos), Valanti (todos), Nego (para cargos que tienen comunicación directa con socios) Las pruebas quedan guardadas en medio magnético: 16pf y Valanti se encuentran en la carpeta pruebas aplicadas, Eros 6

7 y Eros (jefaturas, cargos directivos o gerenciales) Posteriormente se interpretan cada una de las pruebas: Valanti y 16pf tienen su respectivo software, Eros a través de la plataforma Psigma online y Nego tiene su respectivo cuadernillo La interpretación que hace el profesional queda plasmada en la entrevista queda en la plataforma de Psigma online y el Nego queda en físico anexo al respectivo proceso La interpretación queda por escrito en la entrevista realizada al candidato. Para los candidatos seleccionados y contratados las pruebas y las respectivas interpretaciones quedan en la hoja de vida Presentar candidatos a Jefes inmediatos y/o al Director de Talento Humano Jefe de y/o El área de Selección envía a los jefes inmediatos los procesos de los candidatos preseleccionados, con la respectiva hoja de vida y la entrevista con la interpretación de las pruebas y el concepto general favorable Se envía una carta de presentación con el nombre del cargo y los candidatos preseleccionados La evidencia queda en el formato de entrevista de Talento Humano y en la carta de presentación que se envía anexa a los procesos para la firma de recibido del jefe inmediato Realizar assessment center, pruebas prácticas y de valores para los cargos críticos Jefe de y/o / Director de Talento Humano Para llevar a cabo el assessment center se debe establecer el lugar donde se realizará y el tiempo; lo ideal es que no demore más de dos (2) horas Se evaluarán las competencias organizacionales, los valores y los principios establecidos en la Corporación, a través de juegos de roles, de la historia de vida y Registros de calificación del assessment center y pruebas técnicas con calificación del Jefe inmediato 7

8 del plan de vida de los candidatos Las pruebas prácticas las realizará el Jefe de área a cada uno de los candidatos Candidatos aprobados se les entrega lista de documentos y se firman autorizaciones requeridas de acuerdo al cargo Jefe de y/o Se citan los candidatos seleccionados a inicio de contratación en el Centro Administrativo, para que diligencien la hoja de vida del Club y para entregar y explicar los siguientes formatos: A - Estudio de seguridad: informar el procedimiento del estudio de seguridad y las recomendaciones pertinentes para que el candidato firme la respectiva autorización B - Orden de exámenes médicos por cargo: informar horario de atención y recomendaciones antes de asistir a los laboratorios (firmado y sellado) C - Requisición de uniformes: brindar información acerca de los horarios en el ropero (firmado y sellado) Hoja de vida de las personas contratadas Autorización de estudios de seguridad, orden de exámenes médicos, requisición de uniformes, listado de documentos para contratación y/o polígrafo, dependiendo del cargo y formato de hoja de vida. Estos registros no están codificados D - Documentos de ingreso de personal por cargo: explicar cada uno de los documentos que debe presentar para firmar contrato E - Para cargos del área de seguridad, y vestier de socios y socias, la autorización de polígrafo 8

9 Enviar copia de hoja de vida al proceso de seguridad del Club y solicitar estudio de seguridad externo Jefe de y/o Con previa autorización del candidato, se envía a través de Zimbra la solicitud a la empresa de seguridad ISVI de un estudio preliminar de antecedentes, anotaciones judiciales y de policía Si el concepto de este primer filtro es favorable, se envía solicitud a ISVI de visita domiciliaria. Si no es favorable, el concepto del estudio preliminar el proceso de contratación se cancela Correos de solicitud de estudio preliminar y de visita domiciliaria, y respuesta por parte de ISVI en el correo de Zimbra autorización de estudio de seguridad (no codificado) La empresa externa ISVI se encarga de enviar los respectivos informes del estudio de seguridad, los cuales deben ser revisados y contrastados con la entrevista de Talento Humano y con la información suministrada por el candidato en su hoja de vida Carpeta magnética confidencial donde se guardan los estudios de seguridad Revisar informe de estudio de seguridad y copiar en carpeta Jefe de y/o Selección Posteriormente la Selección se encarga de guardar los informes en la carpeta confidencial de estudios de seguridad y se informa al Analista de Talento Humano, a Dirección de Talento Humano, al Jefe de y al Director de Seguridad, que los informes ya pueden ser vistos por ellos y saber si tienen concepto favorable o no por parte de la empresa de seguridad Si no son favorables, se cancela el proceso de contratación Este paso no aplica para 9

10 convocatorias internas Recibir visto bueno de Seguridad y Salud Ocupacional Jefe de y/o A través de Zimbra, tanto la empresa de seguridad ISVI como Salud Ocupacional, envían el concepto de cada uno de los candidatos que se encuentran en proceso de contratación para poder continuar con el respectivo ingreso Correos a través de Zimbra los cuales se guardan en carpeta de ISVI y de Salud Ocupacional Aprobados los procesos, se continúa Jefe de y/o Cuando se tiene el concepto favorable tanto del estudio de seguridad como de salud ocupacional, se procede a entregar los procesos a contratación para el respectivo proceso de ingreso En Sinergy se ingresa la información de los candidatos que se pasarán a contratación para el respectivo ingreso Completar información en el sistema sobre los datos del candidato Analista de Nómina y Contratación Se ingresa la información en Sinergy, de acuerdo al proceso con cada candidato y se matricula a nómina una vez se encuentre asignada la vacante Se llama al candidato para recibir la documentación y se realiza las afiliaciones a seguridad social y caja de compensación Hoja de vida empleado Sistema Sinergy Se abre la hoja de vida por cada candidato, y se marca y se archiva la documentación Citar a firma de contrato Asistente de Nómina y Contratación De acuerdo con la fecha de inducción, se cita el personal para la firma de contrato Correo electrónico interno Registros en Excel 10

11 Citar a inducción Asistente de Nómina y Contratación Mensualmente se llevan a cabo tres (3) inducciones a las cuales se deben citar los candidatos que han cumplido con todos los requisitos del proceso de contratación para realizar el respectivo ingreso Cuadro en Excel Proceso de contratación Llamada telefónica VERIFICAR Semanalmente validar las vacantes en proceso Director de Talento Humano Jefe de En cuadro de seguimiento, revisar el estado de cada uno de los procesos adelantados En el sistema de archivo Trimestralmente validar los resultados de cada uno de los procesos Director de Talento Humano Jefe de En reunión, validar los resultados adecuados y los que no han cumplido los parámetros Acta de reunión, formato de acción correctiva, preventiva o de mejora ACTUAR Generar las acciones a los procesos que no cumplieron los parámetros Director Gestión de Talento Humano y Jefe de En reunión, generar las acciones correspondientes a las actividades que no cumplieron los parámetros establecidos Acta de reunión 11

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