Procedimiento Contratación de Personal

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1 Fecha: 08/11/2010 Página 1 de OBJETIVO Definir y establecer un procedimiento administrativo, estándar y uniforme para normar las tareas relacionadas con la selección, inducción, contratación y desvinculación de personas, velando por el estricto cumplimiento de las normas laborales vigentes, en conjunto con los lineamientos y definiciones internas de la organización. 2. ALCANCE El procedimiento es aplicable a todos los procesos de reclutamiento/ selección y a las contrataciones y finiquitos de Empresas Industriales Polytex Ltda., incluyendo prácticas profesionales y subcontratación de servicios y a las variaciones de las condiciones contractuales originales, sean para contrato a Plazo Indefinido o Plazo Fijo. 3. REFERENCIAS Manual de Calidad Documento Estructura Organizacional y Descripción de Cargos. Procedimiento Control de Documentos Código del Trabajo Realizado por: Recursos Humanos Revisado y Aprobado por: Gerente de Administración y Finanzas

2 Página 2 de DEFINICIONES 4.1. Descripción y Perfil de Cargo Documento interno que identifica un cargo, define su dependencia y ámbito de responsabilidad. Describe el propósito fundamental, las funciones estratégicas y los indicadores de gestión del cargo. Así como, los requisitos indispensables para el desempeño adecuado del cargo (Educación, Experiencia, Conocimientos técnicos, etc.) Reclutamiento Subproceso, dentro del proceso de Selección, cuyo objetivo es atraer candidatos potencialmente calificados para ocupar posiciones dentro de la organización. Implica un sistema de información mediante el cual la organización comunica y ofrece al mercado de recursos humanos posiciones a cubrir Fuentes de Reclutamiento Son los recursos humanos sobre los que la empresa focalizará las técnicas de reclutamiento. Pueden ser internas, donde la empresa intenta cubrir la vacante con personal de la propia organización, o externas donde la empresa recluta candidatos no pertenecientes a la organización Selección Proceso de elección, adecuación e integración del candidato más calificado para cubrir una posición dentro de la organización Instrumento de selección Pruebas y otros métodos utilizados para evaluar la capacidad de un candidato de ocupar adecuadamente un cargo Entrevista Actividad que desarrolla el área cliente y/o el área de recursos humanos para evaluar el nivel de ajuste del candidato con los requisitos del cargo al cargo que postula (conocimientos técnicos y experiencia asociada).

3 Página 3 de Evaluación Psicolaboral Conjunto de pruebas a que son sometidos los postulantes para evaluar su potencial, aptitud personal, aspectos cognitivos y/o rasgos de personalidad, de acuerdo a lo establecido en el Perfil de Cargo Examen Preocupacional Batería de exámenes médicos definida para determinar si el postulante está apto o no para desempeñar el cargo al cual postula Contrato de Trabajo Acuerdo por el cual la Institución y el trabajador se obligan recíprocamente; éste a prestar servicios intelectuales o materiales a la primera, y la Institución a pagar al colaborador una remuneración determinada, por dichos servicios Inducción Última etapa del Proceso de Selección, a la cual debe acceder todo nuevo colaborador de la Institución, para facilitar su integración y generar las condiciones que permitan su adecuación laboral en el menor tiempo posible. 5. RESPONSABILIDADES 5.1. Jefes de Área Informar al área de Recursos Humanos la necesidad de contratación de nuevo personal. Llenar la Ficha de Solicitud de, considerando las condiciones y fundamentos que originan la solicitud de contratación de personal. Desempeñar un rol activo en la elección de los candidatos que pasarán a la etapa de selección, por lo cual, ésta elección se realizará en conjunto con el encargado del proceso y la jefatura solicitante. Realizar la Inducción al Cargo y coordinar la ejecución de las inducciones de Calidad y Seguridad.

4 Página 4 de 17 Comunicar a los trabajadores a su cargo cualquier variación en las condiciones contractuales originales, especialmente la decisión de poner término al contrato de trabajo Gerencia de Área Autorizar las contrataciones de personal. Enviar una comunicación al área de Recursos Humanos informando cualquier variación en las condiciones contractuales originales Área de Recursos Humanos Coordinar y/o realizar la Entrevista a postulantes preseleccionados, remitiendo el informe de resultado a las áreas clientes. Preparar carta respuesta para aquellos postulantes que participaron de un proceso de selección de personal y no lograron su contratación. Emitir el contrato de trabajo, obtener la firma del representante legal y del nuevo empleado y entregar una copia al nuevo colaborador, Archivar copia del contrato firmado en la Carpeta, junto con la información requerida por el sistema de calidad entregada por las jefaturas correspondientes. Ingresar datos y antecedentes del trabajador contratado en PayRoll. Archivar en las respectivas Carpetas personales los registros de Inducción al Cargo, Inducción de Calidad y Seguridad. 6. DESCRIPCION DE PROCESO 6.1. RECLUTAMIENTO/ SELECCIÓN DE PERSONAL Requerimiento de Selección Cada vez que se genere la necesidad de contratar personal en alguna área de la compañía, la Jefatura directa de la respectiva Unidad debe llenar y hacer llegar al área de Recursos Humanos la Ficha de Solicitud de PL-RRHH-04, en donde se deberá

5 Página 5 de 17 especificar el fundamento de la contratación, el tipo de contratación, el cargo a ocupar y los requisitos del candidato Revisión o definición del Perfil del cargo a cubrir. En caso de contar con el perfil del cargo, este deberá ser revisado en su validez para las funciones y competencias requeridas actualmente. En caso de no contar con el perfil del cargo vacante elaborado, éste deberá ser construido. El área de Recursos Humanos asesorará técnicamente en la labor de levantar los perfiles de cargo Planificación del Proceso de Reclutamiento y Selección. Una vez recepcionada la solicitud, el área de Recursos Humanos tomará contacto con la jefatura solicitante para acordar detalles de la ejecución del proceso, definiendo cómo se gestionará este. El requerimiento del área cliente puede ser abordado con recursos propios o a través de la subcontratación de servicios externos. Esto dependerá principalmente de: plazo para cubrir la vacante (nivel de urgencia), disponibilidad del área de Recursos Humanos para abordar la necesidad del área cliente y/o tipo de cargo a cubrir Definición del método de Reclutamiento. Las fuentes de reclutamiento serán de origen externo. CV recibidos de manera espontánea. Contactos personales, recomendaciones de empleados. Instituciones educativas (escuelas técnicas, institutos, universidades, etc.). OMIL (Oficinas Municipales de Intermediación laboral). Organizaciones Sociales (juntas de vecinos, parroquia, etc.). Internet: publicación en Portales o en bolsas de trabajo ( entre otras). Anuncios o avisos a través de medios escritos.

6 Página 6 de 17 En caso de requerir publicación en prensa, se deberá realizar solicitud de presupuesto. Posteriormente, el Encargado de Área aprobará la publicación, en concordancia con los criterios del cargo solicitado, la disponibilidad presupuestaria y la existencia de otros medios alternativos efectivos Análisis Curricular El encargado del proceso de selección realizará la evaluación de los antecedentes curriculares de los postulantes. Se sugiere que las variables a considerar incluyan al menos: los requisitos educacionales, experiencia laboral y pretensiones de renta. Para finalizar, esta etapa arrojará un listado con las personas que pasaran a entrevista Concertación de entrevistas Se citará a evaluación a aquellos candidatos que en mayor medida se ajusten al perfil indicado Entrevistas de Selección En base a una entrevista semi-estructurada, se evaluará el grado de adecuación de los postulantes al perfil del cargo. Dependiendo de la naturaleza del cargo a llenar, la entrevista podrá ser realizada por la Jefatura solicitante o la persona designada del área de Recursos Humanos. Los aspectos técnicos, relacionados a las funciones del cargo vacante, se explorarán a través de pruebas técnicas o de conocimientos, realizadas por la Jefatura solicitante u otra persona que pueda prestar asesoría técnica en la materia. En los procesos en que participe el área de Recursos Humanos se contemplará la aplicación de instrumentos de selección (exámenes psicolaborales), adecuados a las particularidades de cada caso, como un apoyo metodológico.

7 Página 7 de Elaboración de Informes El Informe es el producto final y es una ayuda para la toma de decisiones porque da una aproximación a las características buscadas, descripción de rendimiento, habilidades o dificultades. Los informes desarrollados deberán contener al menos los siguientes aspectos: Apreciación general. Evaluación de nivel de desarrollo en competencias requeridas. Conclusiones: consignar al candidato en una escala de recomendación para el cargo. Sugerencias en caso de contratación: aspectos a supervisar o apoyar, necesidades de desarrollo, etc Selección de Candidatos Se presentarán los candidatos para ser entrevistados por el área cliente, con sus respectivos antecedentes curriculares y resultados de las evaluaciones realizadas. El área cliente toma la decisión final, apoyado por Recursos Humanos. Recursos Humanos avisa a los candidatos seleccionados y no seleccionados la decisión efectuada PROCESO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL El contrato de trabajo, es un documento que requiere de dos formalidades: deberá constar por escrito y ser firmado por ambas partes (empleador y colaborador), en dos ejemplares, quedando un ejemplar en poder del empleado y el otro archivado en su carpeta personal. Todas las contrataciones, convenios o cambios en las condiciones contractuales originales deben ser formalizados por medio de un documento, el cual puede ser un contrato de trabajo o un anexo de contrato laboral para el caso de las modificaciones.

8 Página 8 de 17 Los contratos deberán ser escriturados dentro de un plazo máximo de 15 días de incorporado el empleado. Para el caso de contratos por obra, faena, trabajo o servicio o de contratos de duración inferior a treinta días, el artículo 9 del Código del Trabajo establece un plazo máximo de 5 días. Las solicitudes de contratación deben ser entregadas al área de Recursos Humanos por el área usuaria, adjuntando los siguientes documentos para la confección del contrato: a) Currículum Vitae actualizado. b) Certificado de Afiliación de AFP. c) Certificado de Afiliación de ISAPRE o FONASA. d) Fotocopia de Cédula de Identidad por ambos lados. e) Certificado de Antecedentes entregado por Registro Civil. f) Certificado de Matrimonio (de ser casado). g) Certificado de Nacimiento de sus hijos (para asignación familiar, en el caso que sea necesario). h) Certificado de Situación Militar al Día (en el caso de los hombres mayores de 18 años). i) Copia Título Profesional y/o Certificado de Estudios. j) Licencia de Conducir Clase A y/o D, vigente y al día (si corresponde). k) Cualquier otro documento que sea necesario y que la empresa estime necesario y que tenga el carácter de imprescindible, según su propia calificación para poder celebrar el contrato de trabajo. Todos estos documentos deben ser entregados, junto con la Planilla Ficha Antecedentes es PL-RRHH-06 debidamente completada y firmada por todos los responsables. El área de Recursos Humanos deberá emitir el contrato de trabajo y obtener la firma del representante legal, previo visto bueno, en el mismo documento de la Jefatura solicitante. Posteriormente, deberá obtener la firma del nuevo empleado. Una vez firmado el contrato por ambas partes, el área de Recursos Humanos debe entregar una copia al nuevo colaborador, siendo la otra archivada en la Carpeta del nuevo trabajador.

9 Página 9 de 17 Es obligación de la organización mantener toda la documentación que deriva de la relación laboral entre la Institución y cada colaborador. Esta información debe estar siempre disponible en el lugar donde el trabajador realice sus funciones. Por esto, será responsabilidad del área de Recursos Humanos mantener una carpeta personal de cada trabajador, debidamente actualizada, la que debe contener a lo menos los siguientes documentos: a) Antecedentes requeridos para la preparación del contrato. b) Contrato de trabajo debidamente firmado por las partes. c) Comprobante de recepción del Reglamento Interno debidamente firmado por las partes. d) Anexos de Contratos. e) Solicitudes de Vacaciones. f) Copia de Licencias Médicas. g) Liquidaciones de Sueldos debidamente firmadas. Para la generación de anexos contractuales, el encargado del área usuaria deberá enviar una comunicación al área de Recursos Humanos, indicando: a) Modificación a realizarse en el contrato original. Prórroga de Contrato (Desde - Hasta). Contrato Indefinido a contar de determinada fecha. b) Fecha de emisión del documento. El área de Recursos Humanos informará mensualmente a las áreas usuarias, la nómina de trabajadores con contratos a Plazo Fijo, indicando la fecha de término del mismo, para que éstos validen cualquier modificación en las condiciones contractuales originales.

10 Página 10 de INDUCCIÓN DE PERSONAL Consiste en la incorporación del candidato seleccionado a su realidad laboral, a través de un programa planificado de actividades. El sistema de inducción permite, entre otras cosas: Entregar a quienes se incorporan a la empresa una visión global y clara del negocio. Disminuir la ansiedad del trabajador que se inicia en un puesto de trabajo, ya que éste conoce lo que se espera de él y los requerimientos del medio laboral en que se desarrollará. Disminuir el tiempo que demora el trabajador desde que es incorporado a la empresa, hasta que es capaz de producir aportes. Fomentar en el trabajador la adopción de los valores de la empresa y el compromiso con ésta, reconociendo su aporte individual al proceso global. A continuación, se describen las principales fases del sistema: Inducción al Cargo El propósito de esta fase es guiar al ingresado a las labores que desempeñara en la empresa. Esta capacitación será realizada por el jefe de área correspondiente o quien éste designe, quedando registrada en la hoja Planilla Inducción al Cargo, PL-RRHH-09, posteriormente la entregará Recursos Humanos, para su archivo en la carpeta correspondiente. La Jefatura directa de la respectiva área es la responsable de la preparación y provisión del puesto de trabajo. Deberá preparar el lugar físico y materiales necesarios destinados para la persona recién contratada. Asimismo, deberá clarificar el cargo y sus funciones, dándole a conocer el organigrama general de la empresa y del área específica.

11 Página 11 de Inducción de Calidad Capacitación dirigida a entregar los conceptos de calidad del sistema, dar a conocer la política y como el participa de ésta. Esta capacitación será realizada por el encargado del sistema de calidad, quien la dejara registrada en la Planilla Inducción de Calidad, PL-RRHH-10, posteriormente la entregara al área de recursos humanos, para su archivo en la carpeta correspondiente Inducción de Seguridad Capacitación orientada a informar a los trabajadores acerca de los riesgos que entrañan sus labores, de las medidas preventivas y de los métodos de trabajo correctos. Esta capacitación será realizada por el Prevencionista de Riesgos, quien la dejará registrada en la hoja Planilla Inducción de seguridad PL-RRHH-11, posteriormente la entregara al área de Recursos Humanos, para su archivo en la carpeta correspondiente. Al mismo tiempo, se hará entrega del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la compañía PROCESO DE DESVINCULACIÓN DE PERSONAL Un contrato laboral puede ser terminado por: a) Mutuo acuerdo de las partes. b) Por decisión del empleado. c) Por decisión o necesidades de la Compañía. Mayor detalle acerca de las características y aspectos a considerar para cada una de las alternativas anteriores se pueden encontrar en el apartado: De la Terminación del Contrato de Trabajo del Reglamento de Interno de Orden, Higiene y seguridad.

12 Página 12 de En el caso de que el acuerdo sea mutuo o una decisión del empleado. El área usuaria deberá informar a Recursos Humanos, en el mismo día que se acuerde la decisión o que reciba la carta formal (notarial) de la renuncia voluntaria. El área de Recursos Humanos deberá chequear que todas las condiciones estén dispuestas para poder poner fin al contrato. Recursos Humanos coordinará el cálculo del finiquito (en el caso de que proceda) el cual será enviado directamente al empleado a fin de lograr una validación de su parte. Una vez recibida la conformidad del empleado con respecto del monto del finiquito es llevado a la notaria en con todos los documentos asociados, el cual es firmado por el empleado. Si por algún motivo el finiquito no quiere ser firmado por el empleado, la empresa procederá a enviar toda la documentación relacionada a la Inspección del Trabajo respectiva. Será responsabilidad del supervisor directo del trabajador desvinculado el identificar los recursos, que debido a la terminación de contrato, este deberá devolver, por ejemplo: implementos de seguridad, herramientas y materiales de trabajo, notebook, celulares, tarjetas de acceso, etc.. Cuando corresponda, Recursos Humanos coordinará el cierre de todas las claves, y en general, todos los aspectos que estaban relacionados a ese contrato a contar de la fecha de término acordada En el caso de que el término del contrato sea por decisión de la empresa. El área usuaria deberá informar a Recursos Humanos en el mismo día que se tome la decisión. Recursos Humanos deberá chequear que todas las condiciones estén dispuestas para poder poner fin al contrato. Recursos Humanos coordinará el cálculo del finiquito (en el caso de que proceda) el cual será enviado directamente al área del trabajador, para que el encargado del área comunique la decisión con toda la información y documentación necesaria.

13 Página 13 de 17 La Empresa notificará por escrito al trabajador, cuando decida poner término a la relación laboral, comunicación que se hará efectiva siguiendo lo indicado en el artículo 162 del Código del Trabajo. Esta comunicación podrá ser efectuada, personalmente o por carta certificada, enviada al domicilio señalado en el contrato, expresando la o las causales invocadas, los hechos en que se funda y el estado en que se encuentran las imposiciones previsionales, adjuntando los comprobantes de pago que lo justifiquen. Una vez recibida la conformidad del empleado, el monto del finiquito es llevado a la notaría en conjunto con el finiquito, el cual es firmado por el trabajador. En el caso de que el trabajador definitivamente no quiera firmar el finiquito, éste será enviado a la Inspección del Trabajo correspondiente. Será responsabilidad del supervisor directo del trabajador desvinculado el identificar los recursos, que debido a la terminación de contrato, este deberá devolver, por ejemplo: implementos de seguridad, herramientas y materiales de trabajo, notebook, celulares, tarjetas de acceso, etc.. Cuando corresponda, Recursos Humanos coordinará el cierre de todas las claves, y en general, todos los aspectos que estaban relacionados a ese contrato a contar de la fecha de término acordada En el caso de que el término del contrato sea por término de plazo de un Contrato Plazo Fijo. El área usuaria deberá informar al área de Recursos Humanos con al menos una semana de anticipación. Recursos Humanos coordinará el cálculo del finiquito (en el caso de que proceda). Una vez recibida la conformidad del trabajador, el monto de la indemnización es llevado a la notaría, en conjunto con el finiquito, el cual es firmado por el empleado. Será responsabilidad del supervisor directo del trabajador desvinculado el identificar los recursos, que debido a la terminación de contrato, este deberá

14 Página 14 de 17 devolver, por ejemplo: implementos de seguridad, herramientas y materiales de trabajo, notebook, celulares, tarjetas de acceso, etc.. Cuando corresponda, Recursos Humanos coordinará el cierre de todas las claves, y en general, todos los aspectos que estaban relacionados a ese contrato a contar de la fecha de término acordada.

15 Página 15 de REGISTROS. Identificación Contrato de Trabajo Anexo de contrato laboral Currículum Vitae actualizado Certificado de Afiliación de AFP Certificado de Afiliación de ISAPRE o FONASA Fotocopia de Cédula de Identidad por ambos lados Certificado de Antecedentes entregado por Registro Civil Certificado de Matrimonio (de ser casado) Certificado de Nacimiento de sus hijos (para asignación familiar, en el caso que sea necesario) Certificado de Situación Militar al Día (en el caso de los hombres mayores de 18 años) Copia Título Profesional y/o Certificado de Estudios Licencia de Conducir Clase A, vigente y al día (si corresponde) Solicitudes de Vacaciones Copia de Licencias Médicas Liquidaciones de Sueldos debidamente firmadas Planilla Inducción al Cargo Planilla Inducción de Calidad Planilla Inducción de seguridad

16 Página 16 de 17 Ficha ingreso personal Planilla Ficha antecedentes personales Comprobante de recepción del Reglamento Interno debidamente firmado por las partes Copia finiquito carta formal (notarial) de la renuncia voluntaria Planilla Ficha de Solicitud de Planilla Inducción de Seguridad Planilla Inducción Ambiental 8. ANEXOS No Aplica

17 Página 17 de CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION RESPONSABLE 19/07/2010 Original Subgerente RR. HH. 08/11/2010 Revisión Jefe de RR. HH.

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