MANUAL DE PROCEDIMIENTO. Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo

Transcripción

1 5 4 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR Nombre del Procedimiento: Levantamiento de Inventario Físico de las Existencias en OBJETIVO GENERAL: Verificar que las existencias físicas de los artículos custodiados en el Almacén General, correspondan a los registros documentales de salida y entrada de bienes o insumos, a efecto de evaluar los instrumentos de control, así como la situación de existencias. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN: Se realizarán dos levantamientos de inventario físico de las existencias en el Almacén General durante el transcurso del año, realizándose dentro de los primeros días hábiles de los meses de julio y enero respectivamente. Previo a la toma del inventario físico, deberán realizarse las actividades correspondientes al preinventario, mismas que deben de efectuarse para la validación del inventario físico. Se deberá invitar al Órgano de Control Interno a la realización del preinventario e inventario, para que en el ámbito de sus competencias realicen la supervisión y/o observaciones conducentes. El Almacén General se abstendrá de entregar a las diversas áreas el material solicitado en periodo de inventarios, por lo que deberá notificar con dos semanas de anticipación a las áreas usuarias los días que permanecerá cerrado. La verificación de existencias físicas de artículos en el Almacén General, deberá realizarse considerando los registros por artículo en el Sistema Interno de Almacén general. El resultado del inventario deberá indicarse en las actas que se levanten, firmando al calce los que en ellas participaron. C. Eduardo A. Murillo Landeros J.U.D de Recursos Materiales y Servicios Generales

2 5 4 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR 2 Nombre del Procedimiento: Levantamiento de Inventario Físico de las Existencias en Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo J.U.D. de Recursos Materiales y Servicios Generales (Personal encargado del Almacén General) 2 Realiza un preinventario (reacomodo de materiales). Marbetéa todos los artículos que se encuentran en existencia dentro del Almacén General. 3 Elabora un listado del total de los artículos existentes en el Almacén General. 4 Elabora acta de inicio de inventario la cual contiene el nombre de las personas responsables de realizar el inventario y de la persona del Órgano de Control Interno. 5 Realiza de acuerdo con el calendario de levantamiento de inventario, el conteo de existencia en el Almacén General y requisita el formato de Inventario Físico. 6 Verifica que los registros por artículo en el Sistema Interno del Almacén General contemple que estén registrados todos los movimientos de las entradas y salidas de almacén. 7 Verifica si existen diferencias entre el formato de Inventario Físico contra los registros por artículo en el Sistema Interno d

3 5 4 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR 3 Nombre del Procedimiento: Levantamiento de Inventario Físico de las Existencias en Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo EXISTEN DIFERENCIAS? 8 9 NO Elabora reporte de existencia de todos los artículos y requisita el formato de Inventario Físico final en original y copia y Pasa a la actividad 2. SI Investiga las diferencias encontradas contra el registro por artículo y el formato de Inventario Físico. (en caso necesario verifica nuevamente que estén registrados todos los movimientos de entradas y salidas de almacén). En caso de que persistan las diferencias, se asentará en el acta de cierre, se realizan los ajustes correspondientes en el Sistema Interno del Almacén, se aclaran éstas y se registran las evidencias correspondientes. Elabora Reporte de existencia de todos los artículos y requisita el formato de Inventario Físico final.

4 5 4 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR 4 Nombre del Procedimiento: Levantamiento de Inventario Físico de las Existencias en Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 2 Levanta acta de cierre del Inventario Físico del Almacén General, en el que se hacen constar todos los hechos relevantes ocurridos, así como las acciones correctivas a implementar si fuese el caso, firmando en ella las personas que intervinieron. Fin de Procedimiento C. Eduardo A. Murillo Landeros J.U.D de Recursos Materiales y Servicios Generales

5 5 4 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De: 7 5 Nombre del Procedimiento: Levantamiento de Inventario Físico de las Existencias en J.U.D. de R.M. y S.G. (Personal encargado del Almacén General) Inicio Realiza un preinventario (reacomodo de materiales). Marbetéa todos los artículos que se encuentran en existencia dentro del Almacén General 2 Elabora un listado del total de los artículos en el Almacén General. 3 4 Elabora acta de inicio de inventario. Acta 5 Realiza levantamiento de inventario, el conteo de existencias en el Almacén Gral. y requisita el Inventario Físico. Inventario A

6 5 4 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De: 7 6 Nombre del Procedimiento: Levantamiento de Inventario Físico de las Existencias en J.U.D. de R.M. y S.G. (Personal encargado del Almacén General) A Verifica que estén registrados todos los movimientos de las entradas y salidas de almacén en su sistema. 6 Verifica si existen diferencias entre el Inventario Físico contra el Sistema Interno del Almacén General. 7 SI Existen diferencias? B NO 8 Elabora Reporte y requisita el formato de Inventario Físico final. Reporte Inventario

7 5 4 CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR DEL DISTRITO FEDERAL De: 7 7 Nombre del Procedimiento: Levantamiento de Inventario Físico de las Existencias en J.U.D. de R.M. y S.G. (Personal encargado del Almacén General) B Investiga las diferencias encontradas contra el registro por artículo y el formato de Inventario Físico. 9 En caso de que persistan las diferencias, se asentará en el acta de cierre y se dejan las evidencias correspondientes. Elabora Reporte de existencia de todos los artículos y requisita el formato de Inventario Físico final. Reporte Inventario 2 Levanta acta de cierre del Inventario Físico del Almacén Gral. en el que se hace constar todos los hechos relevantes. Acta C. Eduardo A. Murillo Landeros Fin J.U.D de Recursos Materiales y Servicios Generales RETORNO AL INDICE DEL MANUAL